1. PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN PROJEK

Transcription

1 1. PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN PROJEK BAB PENGURUSAN PROJEK Pengurusan projek adalah satu sistem untuk menguruskan sesuatu kerja, sumber yang digunakan dan juga kos yang terlibat. Ianya sangat berguna untuk memperbaiki komunikasi dan koordinasi dan mengurangkan jumlah keseluruhan bagi masa yang digunakan untuk menguruskan sesuatu projek PROJEK Yang dikatakan sebagai projek adalah usaha untuk melaksanakan satu objektif yang hendak dicapai dalam satu jangka masa tertentu. Sasaran utama projek adalah untuk melaksanakan sesuatu aktiviti yang dirancang dalam tempoh masa yang ditetapkan dimana aktiviti ini merangkumi beberapa turutan kerja dengan melibatkan sumber manusia yang tertentu dan dalam lingkungan bajet yang diperuntukkan. Dalam merancang sesuatu projek, bebrapa perkara yang perlu diberi penekanan untuk memastikan projek dapat dilaksanakan tepat pada masanya adalah : tarikh perlu siap projek (deadline) tugas utama yang hendak dicapai orang (pekerja) yang berkebolehan untuk melaksanakan tugas 1.3. TEKNIK PENGURUSAN PROJEK Teknik yang berkesan dalam menguruskan projek ini mengandungi empat peringkat iaitu : i. Menakrifkan projek Dalam peringkat ini penetapan visi dan sasaran akan dilakukan.membina kumpulan kerja, menakrifkan semua kemungkinan dan perlu menetapkan skop projek. ii. Merancang Menakrif semula skop projek, mengenalpasti kerja yang perlu dilakukan untuk mencapai, membangunkan jadual dan bajet Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 1

2 iii. iv. Melaksanakan dan memantau Mengetuai kumpulan, menyelesaikan masalah dan membangunkan projek. Dari masa ke semasa hendaklah memantau kemajuan projek,. Sekiranya terdapat kepincangan dan ketidaksempurnaan pada projek hendaklah membuat pembetulan ataupun melaras jadual yang telah dirancang ataupun menukar jangkaan ataupun sasaran mengikut kesesuaian. Menutup projek Membentangkan hasil projek kepada pengurusan. Adalah lebih baik sekiranya meluangkan masa untuk mendokumenkan penilaian ke atas projek dan segala usaha dalam menghasilkan/ membangunkan projek. Peringkat 2 dan 3 boleh dibantu oleh Microsoft Project PENGURUSAN PROJEK YANG BERJAYA Ada beberapa perkara yang perlu dititik beratkan semasa menguruskan projek bagi memastikan kejayaan sesuatu projek. Perkara-perkara tersebut adalah : Membangunkan satu projek yang boleh dicapai (realistik) Menghasilkan pelan projek Mengukur kemajuan projek Menyelesaikan masalah yang berbangkit dengan segera menguruskan kos dengan efektif Sentiasa memberi motivasi/ semangat kepada pekerja Dari masa ke semasa memaklumkan pihak pengurusan mengenai status terkini projek. Menyiapkan projek Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 2

3 2. MENGENALI MICROSOFT PROJECT BAB MEMULAKAN MS PROJECT Ada beberapa cara untuk memulakan Microsoft Project. Di bawah adalah langkah-langkah yang biasa digunakan untuk memulakan perisian ini. i. Klik Start Menu ii. Pergi ke Program iii. Cari Microsoft Project dan kemudian klik atau tekan enter iv. Setelah itu antaramuka Microsoft Project seperti di bawah akan dipaparkan Rajah 2.1 : Antaramuka Microsoft Project 2.2. KELUAR DARIPADA MS PROJECT Pengguna boleh keluar/ menutup perisian ini dengan memilih menu Exit daripada Menu File ataupun dengan klik pada tanda X di sebelah kanan atas. Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 3

4 2.3. TASK PANE Butang x untuk menutup Task Pane Membuka fail sedia ada Secara default, apabila Microsoft Project diaktifkan pada kali pertama Panel kerja (Task Pane) akan kelihatan di sebelah kiri antaramuka Ms Project (Lihat gambarajah sebelah). Task Pane adalah satu langkah pendek (short cut) untuk membantu pengguna membuka fail sedia ada atau membina fail baru. Membina fail baru Pengguna boleh menutup Task Pane dengan menekan butang X pada sebelah kanan atas dan untuk mengaktifkan semula Task Pane ini dengan : Klik menu File Pilih arahan New 2.4. MENU DAN TOOLBAR i. VIEW BAR View bar adalah satu palang yang mengandungi ikon-ikon mewakili jenis paparan bagi projek. Turutan ikon dalam view bar adalah sama dengan sususan jenis paparan Ms Project dalam menu View. Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 4

5 Jenis paparan Ms Project boleh ditukar dengan cara : a b c Pergi ke menu View Check pada jenis paparan yang dikehendaki Jenis paparan yang sedang digunakan akan bertanda check pada sebelah kirinya seperti gambar a dan pada View bar ikon bagi jenis paparan yang sedang aktif akan kelihatan seperti ditekan ke bawah (gambar b). Langkah untuk mengaktifkan atau menutup View bar : Pergi ke menu View Klik disebelah kiri pada arahan View bar (gambar c) Jika bertanda check bermaksud view bar telah diaktifkan dan jika uncheck view bar tidak diaktifkan. View Bar ii. MENU BAR Menu bar (gambar di bawah) adalah bar yang tidak boleh disembunyikan daripada antaramuka Microsoft Project. Menu bar ini terdiri daripada beberapa arahan asas iaitu : 1. File Menu 2. Edit Menu Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 5

6 3. View Menu 4. Insert Menu 5. Format Menu 6. Tools Menu 7. Project Menu 8. Collaborate Menu 9. Windows Menu 10. Help Menu iii. TOOL BAR Pada kali pertama dilancarkan, Microsoft Project akan memaparkan 4 jenis toolbar yang boleh disembunyikan. Tool bar tersebut adalah : 1. Standard 2. Formatting 3. Task Pane dan 4. Project Guide Menu bar mengandungi arahan asas seperti File, Edit, View, Insert, Format, Tools Project, Collaborate, Windows dan Help Standard toolbar Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 6

7 3. MEMBINA PROJEK BARU 3.1. MEMULAKAN FAIL PROJEK YANG BARU BAB 3 Kaedah untuk membina satu fail projek yang baru adalah sama dengan mana-mana aplikasi Microsoft Office yang lain iaitu dengan klik pada menu bar File > New ataupun dengan klik pada ikon New daripada Toolbar. Kaedah yang lain adalah dengan memilih pilihan New, New From Existing Project ataupun New from template daripada Task Pane MENDEFINASIKAN PROJEK Langkah pertama untuk membina pelan projek adalah dengan membina fail projek baru, menetapkan tarikh mula atau tarikh tamat bagi projek dan memasukkan beberapa maklumat asas mengenai projek tersebut. Sekiranya tarikh mula atau tarikh akhir projek tidak ditetapkan, secara automatik Microsoft Project akan menjadikan tarikh terkini (current date) sebagai tarikh mula projek. Untuk mendefinisikan maklumat asas projek adalah dengan membuka dialog box Project Information dengan menekan enter atau klik pada pilihan Project Information daripada Menu Project (Project > Project Information). Secara default paparan dialog box di bawah akan kelihatan Rajah 3.2 : Kekotak dialog Project Information Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 7

8 Ada peraturan yang telah ditetapkan oleh Microsoft Project dalam mengisi maklumat tarikh projek iaitu pengguna hanya boleh mengisi sama ada tarikh mula atau tarikh tamat projek dan tidak dibenarkan untuk mengisi kedua-duanya. Kebiasaannya pengguna akan memasukkan maklumat mengenai tarikh mula projek (Start Date) dan secara automatic Microsoft Project akan mengira tarikh tamat projek setelah task bagi projek dimasukkan. Sekiranya sesuatu projek itu dikehendaki untuk disiapkan sebelum sesuatu tarikh yang ditetapkan maka pengguna boleh memasukkan hanya tarikh projek tamat (Finish Date) sahaja Memasukkan dan mengedit tarikh mula atau tarikh tamat projek Langkah-langkahnya adalah dengan : i. Pada Menu Project, klik Project Information ii. Masukkan tarikh mula atau tarikh tamat projek a. Untuk memasukkan tarik mula, taipkan tarikh pada text box Start Date atau pilih tarikh daripada kalender yang dipaparkan. b. Untuk memasukkan tarikh tamat, klik Project Finish Date daripada kekotak Schedule From kemudian taipkan tarikh yang sepatutnya projek perlu disiapkan dalam kekotak Finish Date. iii. Akhir sekali, klik OK Menyimpan dan menamakan projek i. Klik ikon Save atau klik Save pada Menu File ii. Dialog Box Save As akan dipaparkan iii. Taipkan nama fail ke dalam kekotak File name dan klik Save Microsoft Project akan bertanyakan filename sebelum pengguna menutup fai projek tersebut atau keluar daripada Microsoft Project sekiranya fail projek tersebut belum dinamakan lagi Menutup dialog box Project Information i. Daripada menu Tools klik pilihan Options ii. Pilih tab General dan kosongkan butang check mark Prompt for project info for new projects Merekod properties Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 8

9 i. Pilih properties daripada menu File ii. Dialog box Properties akan dipaparkan Rajah : Kekotak dialog Project Properties iii. Pilih tab Summary dan masukkan maklumat yang diperlukan seperti tajuk projek, subject, author, Manager, Company, category, Keywords dan comments iv. Pengguna boleh memasukkan maklumat lain seperti skop atau sasaran projek ke dalam kekotak Comments. v. Klik OK Mendefinasikan sistem dan default projek Bagi menetapkan nilai default bagi sesuatu projek atau untuk keseluruhan sistem, ia boleh dilakukan dengan memilih arahan Options daripada menu Tools. Ada banyak pilihan untuk diubah seperti menetapkan bilangan jam sehari, jadual berkerja, menetapkan kos sumber manusia sejam atau banyak lagi perkara yang boleh ditentukan di awal pembuatan projek ini. Penetapan pada setting yang dicadangkan adalah seperti di bawah: i. Pilih tab View dan klik pada Show Project Summary Task ii. Pilih Tab General dan masukkan nama anda sebagai user. Nama ini akan digunakan sebagai author bagi projek ini. Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 9

10 iii. iv. Piih tab Calender dan masukkan masa mula dan masa tamat projek. Pilih tab Schedule dan masukkan unit bagi masa yang digunakan dalam ruangan duration dan work, Mendefinasikan Views (jenis paparan) Views (telah disentuh pada bab 2) membolehkan pengguna melihat projek daripada beberapa sudut yang diingini berdasarkan kepada jenis maklumat yang hendak dipaparkan pada satu-satu masa. Pengguna boleh menggunakan kombinasi beberapa jenis paparan di dalam satu windows pada masa yang sama! Jenis Views (paparan projek) boleh dikategorikan kepada dua jenis iaitu i. Task Views (5 jenis) ii. Resource Views (3 jenis) Default bagi paparan projek adalah paparan Gantt Chart. Untuk mentakrifkan/ memformat paparan ini boleh dilakukan dengan memilih menu Format > Gantt Chart Wizard. Wizard ini akan membantu user untuk menukar kepada paparan Gantt Chart yang diingini. Sebarang perubahan pada format tidak akan memberi kesan kepada data yang dimasukkan Mendefinasikan Calenders (Kalender) Adalah penting untuk melihat atau sekiranya perlu membuat perubahan kepada setting kalender sebelum pembahagian sumber bagi sesuatu task dilakukan. Untuk menukar daripada Standard Project Calender kepada kalender yang baru, pengguna boleh melakukannya dengan memilih menu Tools > Change Working Time. Kalender akan diterangkan lebih lanjut pada bab Kalender Mendefinasikan Resource Pool Untuk mendefinisikan sumber yang akan digunakan di dalam projek, boleh dilakukan dengan memilih menu View > Resource Sheet. Masukkan kesemua maklumat mengenai sumber ke dalam Resource Sheet ini. Selepas maklumat sumber dimasukkan, pergi ke Tools > Change Working Time untuk memasukkan maklumat mengenai hari tidak berkerja bagi sumber:staf seperti hari bercuti. Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 10

11 Memasukkan Setting ke dalam Organizer Gunakan Organizer (daripada menu Tools > Organizer) untuk menyalin kesemua setting (customized views, toolbars, calendars dan lain-lain) yang telah ditetapkan kepada fail Global untuk digunapakai oleh semua projek Mendefinasikan Page Layout Untuk mendefinisikan page layout, boleh dilakukan dengan memilih menu File > Page Setup. Setting yang perlu di lakukan adalah dengan memastikan fomat printing adalah landscape dengan header dan footer yang betul, maklumat legend supaya author dan tajuk projek dapat diprintkan pada pelan projek. Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 11

12 4. MENYEDIAKAN SENARAI TUGASAN BAB 4 Senarai tugasan adalah cara yang perlu untuk mencapai matlamat (goal) sesuatu projek. Ia menceritakan/menggambarkan kerja sebenar yang sedang dibuat/dilakukan dalam projek dan struktur projek. Senarai tugasan disusun mengikut logic dan menggunakan nama yang unik termasuklah Perbuatan dan kata kerja. Contoh, Menghantar proposal. Tugasan biasanya berlaku diantara satu hari dan dua minggu. Cara-cara menyediakan senarai tugasan (task): i. Senaraikan fasa projek yang paling besar. ii. Tambah secara detail pada setiap fasa. 4.1 JENIS SENARAI TUGASAN Senarai tugasan ada pelbagai jenis untuk menceritakan atau menggambarkan sesuatu maklumat. Ia terdiri daripada subtasks atau normal tasks, milestones, project summary task, summary tasks, recurring tasks dan split tasks. Biasanya ada 4 jenis tugasan: i) Subtasks or normal tasks Senarai tugasan yang kecil adalah sebahagian daripada Ringkasan tugasan. ii) Milestones Di setkan kpd masa(duration) 0 dan kelihatan/menggambarkan untuk mencapai matlamat (goals) dalam projek. iii) Ringkasan Tugasan Mengandungi subtasks dan berkaitan dengan properties. iv) Tugasan yang berulang (Recurring tasks) Biasanya berlaku pada satu masa mempunyai dua perkara(events) 4.2 PLANNING PROCESS Menguruskan projek yang berkesan kita perlu tahu maksud tugasan supaya berada ditempat yang betul. Tugasan tidaklah terlalu kecil atau besar untuk menggelakkan wujudnya masaalah/kesulitan yang lain. Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 12

13 Untuk membantu dalam menyusun/mengatur sesuatu projek plan, tugasan boleh di groupkan dalam fasa. Fasa mengandungi group yang berkaitan dengan tugasan. 4.3 DEALING TASKS Selepas memilih tugasan yang dikehendaki untuk project, kita boleh masukkan tugasan dalam projek plan. 4.4 MEMAHAMI FIELD YANG ADA DIDALAM TASKS TABLE Setiap tugasan(task) adalah rekod yang unik dalam file database projek Field Dependencies Apabila Sesuatu tugasan telah diwujudkan sebahagian daripada field akan diperlukan secara default. 4.5 MEMASUKKAN NAMA TUGASAN (Entering tasks names) Memasukkan semua tugasan yang penting pada projek, pastikan setiap tugasan mempunyai hubung kait dianta satu sama yang lain seperti di Gantt Chart. i) Didalam Task Name field, taip nama tugasan ataupun boleh menggunakan entry bar (Guna perbuatan dan katanama pada nama tugasan). ii) iii) Tekan ENTER atau klik pada green check mark dalam entry bar. Field masa(duration) akan dipaparkan secara automatically bila tekan pada salah satu tugsan(task). indicator Entry bar Default view; Gantt Chart Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 13

14 4.6 MENGUBAH SENARAI TUGASAN (Editing The Task List) i) Klik pada Task Name yang mana hendak diubah. ii) iii) Ubah nama pada entry bar atau klik 2 kali utk ubah. Klik checkbox pada entry bar 4.1 Ubah task name pada entry bar 4.2 Ubah task name dengan double-click pada cell atau tekan f MENGHAPUSKAN TUGASAN (Deleting a tasks) Menghapuskan/menghilangkan tugasan yang tidak diperlukan. 4.3 Deleting tugasan (task) Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 14

15 4.8 MEMASUKKAN TUGASAN (Inserting a task) i) Entry table klik pada field utk tugasan(task) baru ii) Klik pada insert menu dan pilih new task. 4.4 Memasukkan tugasan(task) baru pada menu bar. 4.9 MEMINDAHKAN TUGASAN (Moving a task) i) Pada bahagian kelabu pada entry table, klik pada ID tugasan(task) yang hendak dipindahkan. 4.5 Highlighting dan pindahkan tugasan(task) 4.10 MASA(DURATION) TUGASAN Setiap tugasan dalam projek mesti mempunyai masa untuk selesaikan tugasan tersebut. Masa tugasan tidak termasuk hari tidak berkerja seperti hari sabtu, ahad dan cuti umum. Meletakkan masa pada setiap tugasan menggunakan minit, jam, hari atau minggu. Default masa adalah satu hari bersamaan 8 jam Memasukkan masa (Entering Duration) Pada duration column, masukkan masa yang diperlukan untuk menyiapkan setiap tugasan, seperti format yang diberikan jam, hari atau bulan. Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 15

16 Anggaran tempoh masa (Estimated Duration) Setiap tugasan baru, estimated duration telah disetkan dan tidak perlu memasukkan nilai masa lagi. Sekiranya kita tidak pasti masa yang diperlukan, masukkan nilai? untuk menunjukkan estimate. Estimated check box is marked 4.6 Estimated Task Duration Masa lepas (Elapsed Duration) Tidak merujuk kepada kalendar projek dan hari tidak berkerja HASIL(MILESTONE) Memasukkan hasil(milestone): Untuk menandakan selesai sesuatu projek ataupun bermulanya sesuatu perkara yang penting. Masa sementara yang diberikan kpd matlamat(goals) yang boleh digunakan untuk memastikan pergerakan sesuatu projek. Simbol yang digunakan pada tugasan ialah masa = 0(zero duration) Milestone diletakkan pada akhir fasa atau sebagai tanda sesuatu projek mesti dihantar sebelum projek tamat/selesai Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 16

17 Diamond symbol sebagai milestone 4.7 Menandakan tugasan (task) sebagai milestone (cara 1) 4.8 Menandakan tugasan (task) sebagai milestone (cara 2) 4.12 TUGASAN BERULANG(RECURRING TASKS) Tugasan yang berlaku secara berulang-ulang. Tugasan didalam sesuatu projek berlaku berulang-ulang (repeatedly) Memasukkan sesuatu Tugasan yang berlaku secara berulang-ulang (recurring task) hanya sekali sahaja. Setkan tugasan yang berlaku pada setiap hari, minggu, bulan atau tahun. Tetapkan masa pada setiap perkara yang berlaku (occurrence) Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 17

18 4.9 Masukkan recurring tugasan(task ) dariupada menu bar 5.0 Recurring tugasan(task) information dialog box 4.13 TASKS INFORMATION DIALOG BOX Menyediakan maklumat yang berkaitan dengan tugasan dan membolehkan pengguna untuk mengubah maklumat. 5.1 Task information dialog box Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 18

19 5. PENGURUSAN SENARAI TUGASAN (TASK LIST) BAB 5 PENDAHULUAN Dengan pengurusan tugasan secara logical dan mengumpulkannya didalam penyusunan yang betul, anda boleh : Mengenalpasti tugasan yang tertinggal Melengkapkan setiap fasa pada projek mengikut masa yang betul Merekabentuk hirarki untuk menunjukkan setiap tugasan sebagai sebahagian daripada langkah utama. Pengurusan tugasan ada 3 langkah : 1. Meletakkan tasks pada susunan logical 2. Mengumpulkan tasks yang berkaitan 3. Meringkaskan senarai tugasan 5.1 LOGICAL ORDER TASK LIST Selepas senarai tugasan dibuat, tugasan hendaklah didalam susunan realistic untuk merekabentuk jadual projek yang tepat. Kekurangan sususnan tugasan boleh menjadi tidak bernilai kerana anda tidak dapat menentukan bila sepatutnya tugasan bermula atau lengkap. 5.2 MENGUMPUL TUGASAN BERKAITAN Tugasan boleh dikumpulkan dalam beberaoa cara : Tasks adalah sebahagian daripada proses yang sama Tasks adalah lengkap dlam tempoh masa yang sama Sesudah anda memutuskan cara terbaik menyusun tugasan dalam criteria kumpulan, anda boleh memnindahkan tugasan kepada kumpulan yang mana ia lebih berkaitan atau anda boleh menyusun semual tugasan di dalam kumpulan. Bagi membolehkan sesuatu kumpulan tamat dan yang lainnya pula bermula, maka senarai tugasan hendaklah di outline. Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 19

20 5.3 OUTLINE SENARAI TUGASAN Dengan Mircosoft Project anda boleh memindahkan tahap tugasan yang rendah atau tinggi melalui indenting atau outdenting. Outlining adalah aktif bila anda memulakan projek dan toolsnya boleh diperolehi di sebelah kiri akhir Formatting bar. Untuk memasukkan subtask, masukkan tugasan dalam sell yang kosong dalam lajur Task Name dan klik butang Indent pada Outlining tool bar. Drop down tool akan memberi pelbagai pilihan tahap Outline. Kebaikan Outlining : Merekabentuk pelbagai tahap bagi subtasks bagi summary tasks Mengurangkan dan menambahkan summary task apabila perlu Memindah, menyalin dan memadam seluruh kumpulan bagi task Definasi Bagi Summary Tasks Merupakan tugasan utama yang terdiri daripada subtasks. Ia selalunya digunakan untuk menyatakan fasa major dan minor bagi projek. Summary tasks di outdented pada sempada sell kiri, digelapkan dan mempunyai butang collapse pada hadapannya. Subtasks masing-masing adalah indented. Cara melakukan summary task : Pilih Gantt Chart daripada Menu Vie Klik task pertama yang kehendaki menjadi summary group dalam Task Name field Klik New Task pada Inset Menu Taip nama bagi summary task pada Task Name field Pilih tugasan yang anda hendakki Tekan CTRL dan klik setiap task Klik Indent pada Format toolbar untuk indent tasks Kebaikan Outline Summary tasks dn subtasks adalah : Membenarkan anda memapar dan mencetak perancangan projek pada tahap sesuai Membolehkan papar dan sembunyi subtasks. Membenarkan anda memapar summary tasks bagi fasa semasa bagi projek dan cetak paparan tersebut untuk masa akan datang Memajukan dan Mengundurkan Tasks Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 20

21 Butang Outdent dan Indent disediakan pada sebelah kiri bahagian Formatting toolbar dan digunakan untuk merekabentuk outline dalam perancangan projek. Butang outline membenarkan simbul outline di toggle sebagai on dan off. Paparan bagi nombor outline, symbol, nama identasi, dan summary tasks disediakan melalui tab View daripada Menu Tools dan Pilihan Options. Butang Outdent dan Indent Tasks Bagi Memajukan Tasks : Klik tasks yang dikehendaki Klik butan Outdent pada Format toolbar atau daripada Menu Project, pilih Outline > Outdent Bagi Mengundurkan Tasks : Klik tasks yang dikehendaki Klik butan Indent pada Format toolbar atau daripada Menu Project, pilih Outline > Indent Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 21

22 5.3.3 Menambah dan Mengurang Task Outline Levels Melalui menambah dan mengurang outline, anda boleh papar atau sembunyi subtasks bagi summary tasks. Bagi menambah dan mengurang outline : - Klik pada summary task atau level outline yang dikehendaki - Klik butang Show Subtasks daripada Formatting toolbar - Klik butang Hide Subtasks bagi kurangkan tahap outline Pilihan ini juga boleh diperolehi pada : - Project menu Pilih Outline > Show Subtasks atau - Project menu Pilih Outline > Hide Subtasks Melakukan Outlining Outdent kesemua subtasks dan next level summary tasks sehingga semua tugasan anda kembali kepada tahap outline yang sama. Perancang Projek sebelum outlining Unit Khas Latihan Dan Perundingan, CICT, UTM 22

23 Perancang Projek selepas outlining Unit Khas Latihan Dan Perundingan, CICT, UTM 23

24 6. PENGGUNAAN KEPERLUAN JADUAL BAB MAKLUMAT PROJEK Kekotak dialog akan terpapar setiap kali projek baru dibuka. Pilihan di dalam kekotak dialog adalah penting untuk menyatakan bagaimana tasks akan dijadualkan dan bagaimana sumber-sumber akan memberi kesan kepada penjadualan tugasan/task. Maklumat projek juga memainkan peranan dalam tracking progress bagi sesuatu perancangan projek. Bagi mendapatkan paparan maklumat projek : i. Klik Menu Project ii. Pergi ke Project Information iii. Setelah itu antaramuka Project Information seperti di bawah akan dipaparkan Start Date menyatakan hari pertama bagi tugasan pertama. Finish Date menyatakan tarikh bagi semua tugasan sepatutnya. Schedule From- pilihan bagaimana projek akan dijadualkan samada melalui Project Start Date atau Project Finish Date. Unit Khas Latihan Dan Perundingan, CICT, UTM 24

25 6.2 TAB PENJADUALAN Bagi mendapatkan tab penjadualan : i. Klik Menu Tools ii. Pergi ke Option iii. Setelah itu antaramuka Option seperti di bawah akan dipaparkan 6.3 PENJUJUKAN TUGASAN (TASK) Penjujukan tgasan adalah penting sebelum pautan dilakukan. Kebergantungan setiap tugasan terutamanya dalam menyatakan tarikh mula atau tamat sesuatu tugasan dengan tugasan yang lain perlu diambilberat. Penjujukan tugas boleh dimanipulasikan dalam beberapa cara : i. Tugasan yang tidak memerlukan pautan dan tidak bergantung antara satu sama lain. ii. Tugasan yang perlu dihabiskan sebelum memulakan sesuatu tugasan baru. iii. Tugasan-tugasan yang boleh dilaksanakan secara serentak. Predecessor task adalah tugasan yang mesti bermula atau tamat sebelum tugasan lain boleh dimulakan. Successor tasks adalah bergantung pada tugasan preceding tasks yang bermula atau tamat. Unit Khas Latihan Dan Perundingan, CICT, UTM 25

26 6.4 MEMAUTKAN TUGASAN Untuk membolehkan Microsoft Project memulakan setiap tugasan pada masa yang tepat, anda perlu memautkan sesuatu tugasan pada tugasan yang lain bergantung pada permulaan dan tamatnya. Tugasan tanpa pautan dalam Gantt Chart View Tugasan dengan pautan dalam Gantt Chart View Paparan dialog box apabila pautan dilaksanakan Pautan boleh dikemaskini pada tugasan tertentu sekiranya sebarang perubahan penjadualan berlaku Jenis Pautan Tugasan Selepas jujukan tugasan dilaksanakan bergantung kepada predecessor dan successor bagi setiap tugasan, anda hendaklah Unit Khas Latihan Dan Perundingan, CICT, UTM 26

27 menyatakan jenis bagi setiap pautan yang perlu digunakan untuk menyambung suatu tugasan kepada tugasan yang lain. Terdapat 4 jenis pautan iaitu : 1- Finish-Start Predecessor tama dan tugasan lain bermula. Task B tidak boleh bermula sehingga tugasan A tamat. 2- Start-Finish Tugsan bermula pada masa yang sama dimana predecessor tamat. Tugasan B tidak boleh bermula sehingga tugasan A bermula. 3- Finish-Finish Kedua-dua tugasan tamat pada masa yang sama. Tugasan B tidak boleh tamat sehingga tugasan A tamat. 4- Start-Start Bermulanya predecessor menyatakan bila suatu tugasan lain akan bermula. Tugasan B tidak boleh bermula sehingga tugasan A bermula Membuat Pautan Tugasan Beberapa cara untuk membuat kerbergantungan diantara 2 tugasan adalah seperti berikut : 1- Pilih satu atau lebih tugasan yang hendak dipautkan pada Task Name, klik butang Link Tasks pada Standard Toolbar. 2- Pilih satu atau lebih tugasan yang hendak dipautkan pada Task Name, klik butang Link Tasks pada Edit Menu. 3- Pilih satu atau lebih tugasan yang hendak dipautkan pada Task Name, tekan kekunci CTRL dan F2. 4- Dwi klik tugasan successor yang akan memaparkan Task Information. Klik tab predecessor, enter tugasan ID atau task name dan klik OK. 5- Pada Gantt Chart klik pada tugasan predecessor dan heret tetikus pada tugasan successor. 6- Masukkan lajur predecessor pada Entry table. Masukkan nombor tasks ID pada predecessor bagi tugasan successor. Unit Khas Latihan Dan Perundingan, CICT, UTM 27

28 6.4.3 Mengemaskini Pautan Tugasan Beberapa cara mengemaskini tugasan adalah seperti berikut : 1- Dwi klik garisan link pada tugasan yang hendak diubah. Klik task link yang dikehendaki pada Type box. 2- Memasukkan jenis kebergantungan kedalam predecessor field selepas ID tugasan. 3- Pemilihan jenis pada Task Information dialog box dalam tab predecessor Memindahkan Pautan Tugasan Pada Task Name field, pilih tugasan yang hendak dipautkan. Klik butang Unlink Tasks pada Standard toolbar atau pilih Edit > Unlink Tasks. Garisan link akan hilang pada Gantt Chart. Unit Khas Latihan Dan Perundingan, CICT, UTM 28

29 6.4.5 Pautan Tertangguh/Bertindih Kadangkala tugasan bergantung pada beberapa factor yang boleh menyebabkan delay time(masa tertangguh) atau overlap time(masa bertindih) Lag Time Digunakan bagi menyatakan tempoh menunggu atau tertangguh diantara tamatnya predecessor task dan bermulanya successor task. Lag Time ditandakan dengan plus (+ ) Lead Time Digunakan bagi membolehkan successor task bermula sebelum predecessor task tamat. Lead Time ditandakan dengan minus (-). Unit Khas Latihan Dan Perundingan, CICT, UTM 29

30 Menambah Lag atau Lead Time Cara lebih cepat untuk menambah lag atau lead time kepada successor adalah melalui dwi klik pada garisan link. Kemudian masukkan lead atau lag time pada Lag Box pada Task Dependency dialog box. 6.5 CONSTRAINTS Penetapan tarikh bagi tugasan tidak lengkap sekiranya setakat memautkan tugasan dan menambah lead atau lag time sahaja. Ia perlu menentukan constraints yang bergantung kepada keperluan penjadualan tugasan. Jenis-Jenis Contraints adalah : 1. As Late As Possible(ALAP) Menjadualkan tugasan seberapa lewat yang mungkin. 2. As Soon As Possible(ASAP) Menjadualkan tugasan seberapa cepat yang mungkin. 3. Finish No Earlier Than(FNET) Menjadualkan tugasan untuk menamatkan pada atau selepas constraint date. 4. Finish No Later Than(FNLT) Menjadualkan tugasan untuk menamatkan pada atau sebelum constraint date. 5. Must Finish On(MFO) Menjadualkan tugasan untuk menamatkan tugasan pada constraint date. 6. Must Start On(MSO) Unit Khas Latihan Dan Perundingan, CICT, UTM 30

31 Menjadualkan tugasan untuk memulakan tugasan pada constraint date. 7. Start No Earlier Than(SNET) Menjadualkan tugasan untuk memulakan tugasan pada atau selepas constraint date. 8. Start No Later Than(SNLT) Menjadualkan tugasan untuk memulakan tugasan pada atau sebelum constraint date. Pernyataan constraint boleh dilakukan melalui : 1- Pilih tasks yang dikehendaki pada Task Name field, dan klik Task Information 2- Klik tab Advanced 3- Klik constraint type, pada Type box 6.6 DEADLINES Tarikh deadline boleh ditambah pada mana-mana tugasan kecuali project summary task, summary task representing bagi memasukkan projek, atau summary task bagi recurring task bersiri. Deadline dimasukkan pada kumpulan constraint task pda tab Advanced didalam Task Information dialog box Memperuntukkan deadline bagi task Dwi-klik pada task yang hendak ditentukan tarikh deadline. Klik tab Advanced pada Task Information dialog box. Dalam Deadline field, tentukan tarikh deadline dan klik OK. Unit Khas Latihan Dan Perundingan, CICT, UTM 31

32 Dengan penentuan tarikh deadline, penunjuk akan terpapar sekiranya tarikh tamat lewat daripada deadline. Tiada penunjuk terpapar jika task tamt sebelum deadline. 6.7 TASK SPLITTING Task splitting adalah cara terbaik untuk model interruption kepada tugasan. Sebagai contoh menghentikan sesuatu kerja bagi tempoh tertentu dan memulakannya kembali. Split tasks boleh dilengkapkan pada bahagian untuk masa berbeza dengan masa rehat pada masa tertentu. Microsoft Project menyokong relative splits dan bukan absolute spilts sebagaimana yang diterangkan seperti berikut : Absolute Splits Bermakna jurang perbezaan tarikh bagi split adalah tetap dan sekiranya tarikh mula tugasan berubah, tugasan akan flows sekeliling jurang perbezaan yang tetap Relative Splits Bermakna sekiranya tarikh mula tugasan beruabh, jurang perbezaan akan berpindah. Butang Split Task pada Standard Toolbar Unit Khas Latihan Dan Perundingan, CICT, UTM 32

33 Split Task pada Menu Edit Unit Khas Latihan Dan Perundingan, CICT, UTM 33

34 7. PAPARAN JADUAL MENGGUNAKAN KALENDAR BAB 7 Kalendar menyatakan bagaiman sumber diperuntkan untuk tugasan yang dijadualkan. Base calendar diperuntukan bagi working dan nonworking. Jenis kalendar adalah : 1 - Projek Kalendar 2 - Sumber Kalendar 3 Tugasan Kalendar Base Calendar Base calendar boleh digunakan untuk projek calendar dan tugasan calendar, ia juga menyediakan asas bagi sumber calendar Projek Kalendar Projek Kalendar digunakan untuk schedule summary tasks, fixed duration tasks, tugasan yang tiada tugasan calendar, dan tugasan tanpa assignments Tugasan Kalendar Membolehkan tugasan untuk mempunyai pelbagai calendar daripada projek calendar. Tugasan calendar memberi kesan kepada tarikh tugasan yang telah dijadualkan Sumber Kalendar Ia memberi kesan kepada sumber tertentu atau kategori bagi sumbersumber seperti tarikh bagi unit tetap dan tugasan kerja yang ditetapkan. Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 34

35 7.1 MENENTUKAN BASE CALENDAR Apabila anda membuta fail projek baru, kebiasaaannya calendar telah ditetapkan sebagai default bagi projkek. Anda diboleh mengubah Standard calendar tersebut mengikut kehendak projek calendar. Cara menentukan Base Calendar adalah melalui Project Information/ Change Working/ dan Calendar tab daripada Menu Options Project Information Project Information diaglog box menunjukkan informasi penjadualan bagi projek genting(critical). Calendar field dalam dialog box digunakan untuk menyatakan calendar yang mana akan digunakan untuk jadual tugasan dalam perancangan projek. Calendar field bagi Project Information dialog box Mengubah Masa Bekerja Untuk paparan atau perubahan projek calendar masa atau hari berkerja. Boleh dilaksanakan melalui Menu Tools, klik Change Working Time. Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 35

36 Dialog box bagi Mengubah Masa Bekerja Bagi memulakan base calendar baru : Daripada Tools Menu, klik Change Working Time Klik arahan butang New dalam Change Working Time dialog box Pilih butang New Pilihan Kalendar Pilih Tools/Options daripada menu bar dan buka Options dialog box. Klik tab Calendar. Change Working Time Options Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 36

37 8. PENJADUALAN SUMBER DAN ASSIGNMENT (tugas) BAB PENGENALAN Dalam bab ini kita akan mempelajari rahsia penjadualan kesemua sumber-sumber yang diperlukan untuk menyiapkan sesebuah projek dan memasukkan pelbagai bentuk kos dan menentukan sumber kepada tugas (task) Senarai kerja yang lengkap adalah penting memadai dengan memastikan objektif dan matlamat tercapai. Walaupun begitu, jika anda mahukan latihan kawalan yang baik atas projek anda, keduaduanya pada project level dan task level mestilah ditentukan sumbernya kepada tugas (task). Adalah penting dicatatkan bahawa tiada kerja yang dikaitkan dengan tugas dalam Ms Project sehingga sumber-sumber tersebut ditetapkan pada tugas. Kita hanya boleh menganggar berapa lama tugas-tugas yang diberikan perlu disiapkan. Ms Projek mengira tugastugas apabila sumber-sumber telah ditetapkan keatasnya. Definasi Tempoh (duration) Berapa lama masa diperlukan bagi menyempurnakan tugas Kerja (work) Jumlah usaha yang diperlukan untuk menyiapkan tugas. Fine-tune kerja (work), tempoh (duration) dan sumber untuk dijadualkan tugas pada masa yang sesuai, memastikan tugas sependek yang mungkin dan penggunaan sumber yang berkesan. Contoh : Jika tempoh tugas untuk menyiapkan sesuatu projek telah hampir tamat, tugas itu sebenarnya boleh diletakkan lebih sumber supaya kerja itu menjadi lebih cepat atau membuat masa kerja (working hour) yang diletakkan pada sumber lebih panjang. 8.2 KEBAIKAN PENENTUAN SUMBER KEPADA TUGAS Beberapa kebaikan dikenalpasti jika kita melakukan penentuan sumber Jadual yang kita bangunkan memberi gambaran sebenar terhadap situasi tersebut. Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 37

38 Kita juga boleh menentukan tanggungjawab bagi setiap tugas tersebut. Boleh memantau beban kerja dan membuat penyelarasan atau perubahan untuk mengelakkan sumber-sumber terlebih beban. Boleh menjejak (track) kos sumber. 8.3 KERJA, TEMPOH DAN SUMBER Apabila anda menentukan sesuatu sumber kepada tugas, Ms Projek akan mengira tugas-tugas tersebut berdasarkan kerja, tempoh masa, dan sumber-sumber yang berkaitan dengan tugas tersebut. Kerja (work) Bilangan usaha, diukur berdasarkan unit masa (time), dan dimasukkan ke dalam tugas sebagai sumber. Jumlah kerja (Total work) untuk setiap tugas adalah jumlah keseluruhan kesemua unit masa, tidak mengira banyak mana sumber ditentukan kepada tugas. Contoh : Jika 3 orang bekerja untuk 4 jam untuk menyiapkan sesuatu kerja, jumlah keseluruhan adalah untuk kerja tersebut adalah 12 jam. Tempoh (Duration) Jumlah masa diantara mula dan habis sesuatu tugas. Microsoft Projek mengira jumlah masa berdasarkan bilangan sumber dan bilangan kerja yang ditentukan keatasnya. Sumber (Resources) benda atau perkara yang membuat sesuatu kerja atas tugas seperti orang, peralatan atau ruang pejabat. Dengan menggunakan sumber-sumber ini memberikan kawalan yang lebih baik atas penjadualan anda. 8.4 BAGAIMANA MS PROJEK MENJADUALKAN TUGAS Beberapa factor perlu dilihat sebelum memasukkan data ke dalam Ms Projek. Pautan (Link) pautan antara tugas(task) dan precedessor Tempoh (Duration) Sumber Tenaga Kerja (Resource Working) dan Masa Luar Kerja (Nonworking Time) Resource Unit - yang ditetapkan pada tugas 8.5 SUMBER-SUMBER Persoalan yang perlu dijawab jika mahu memasukkan sumber-sumber ke dalam perancangan projek Sumber bentuk manakah yang anda perlukan? Banyak mana sumber yang diperlukan? Dimana kita boleh mendapatkan sumber-sumber tersebut? Macamana anda menentukan kos projek anda? Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 38

39 8.5.1 Jenis-jenis sumber (Type of resource) Ada 2 jenis Work resources menyelesaikan tugas dengan memberi masa kepada mereka, mereka ini biasa manusia dan peralatan yang telah ditetapkan untuk bekerja bagi projek tersebut. Material resources Adalah bekalan atau stok yang diperlukan untuk menyelesaikan sesebuah projek. Ms projek membenarkan anda untuk menjejak material resource dan menetapkannya pada tugas(task) Resource Pool Apabila satu set sumber sedia digunakan ia dipanggil resource pool Selepas anda menentukan bilangan sumber yang diperlukan, anda perlu menakrifkan masa dan kesediaan untuk setiap sumbersumber tersebut. Dalam kes sumber kerja, jumlah masa mereka bekerja boleh jadi dalam jam, hari, bulan atau tahun dan jumlah ini (unit ukuran) bagi material resources perlu ditakrifkan dahulu. Langkah seterusnya adalah menetapkan sumber-sumber ini pada tugas-tugas yang sepatutnya. Anda hendaklah meletakkan masa pada tugas yang anda assign (tetapkan) sumbernya. Apabila semua ini telah selesai, Ms Projek boleh mengira semula waktu bekerja yang ditampung dalam jadual bagi sumber-sumber tersebut. Cuti dan waktu tak bekerja boleh dikenalpasti dan dimasukkan bagi setiap sumber sumber itu. Dengan ini, anda boleh pergi selangkah kehadapan iaitu perisian ini dapat memberitahu jika dalam projek itu anda terlebih atau kurang menetapkan sumber. Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 39

40 8.5.3 Memasukkan sumber ke dalam projek Assign Resources Dialog Box digunakan untuk membuat senarai nama dalam resource pool. Cara memasukkan senarai sumber : 1. Klik the Assign Resources button pada Standard Tool bar or Tools > Resources > Assign resources. 2. Pilih cell dalam name column dan taip resource names yang terlibat. Tekan Enter. 3. Ulang langkah 2 sehingga anda masukkan kesemua resource names. 4. Klik OK. Resource names tak boleh mengandungi slash (/), brackets [ ] and commas (,). Cara lain of menakrifkan senarai sumber anda adalah melalui Resource Sheet View. 1. Paparkan Resource Sheet View dengan memilih View > Resource Sheet atau tekan ikon Resource Sheet pada View bar. 2. Masukkan maklumat resource. (Untuk memasukkan material resource gunakan column Material Label) Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 40

41 Resource Sheet Column Max Units mengandungi kapasiti yang maksimun bagi sesuatu sumber tenaga kerja (Work resource) yang ada bagi mencapai mana-mana tugas dalam sesuatu masa yang telah ditetapkan. Default bagi format ini adalah format peratus (percentage format). Sebagai contoh, jika unit yang ditetapkan adalah 100%, ini menunjukkan sumber tersebut akan bekerja selama 8 jam sehari iaitu masa kerja normal. Jika unit tersebut ditetapkan 50% maka sumber akan bekerja untuk 4 jam sahaja, separuh daripada masa kerja normal. Dalam kes ini, jika resource pool mengandungi 5 pekerja, maksimun unitnya adalah 500% atau dengan bilangan 5. Anda boleh mengubah default format kepada decimals menggunakan Tools > Options > schedule tab > Show Assignment Units as. Material resources tidak mempunyai Max Units. Resource units ini menunjukkan kadar penggunaan yang tetap atau boleh berubah. Tiga columns yang lain dalam Resource Sheet View adalah tentang kos dan kita akan melihat lebih lanjut mengenai kos dalam bab seterusnya. Resource information dialog box Apabila klik pada resource pada Resource Sheet akan menunjukkan Resource Information dialog box yang memberikan maklumat tentang Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 41

42 sumber, workgroup, jenis sumber, material labels, masa bekerja,kos dan resource specific notes. Kesemua maklumat diatas boleh diubah suai mengikut kehendak anda. Pada tab Working Time di dalam kotak di atas, anda boleh menetapkan base calendar yang berbeza-beza terhadap setiap sumber dan perubahan pada masa bekerja bagi sumber tersebut seperti yang diperlukan Menetapkan base calendar Dalam Resourse Information dialog box tukar kepada resource view dan tekan dua kali pada Working Time tab untuk membuat sebarang perubahan Ubahsuai resource calendar Tools > Change Working Times > Pilih calendar yang mahu diubah suai. Workgroup menerangkan macamana anda boleh berhubung dengan sumber di dalam projek. Anda boleh menggunakan Microsoft project Central untuk berhubung menggunakan Web. 8.6 ASSIGNMENTS Menetapkan sumber pada tugas (task): 1. Buka Gantt Chart View dan Assign Resources Dialog box. 2. Dalam Entry Table pilih tugas yang anda ingin menetapkan sumbernya. 3. Dalam Assign Resources Dialog box, pilih sumber yang anda menetapkannya. 4. Klik pada Assign button. Anda boleh ubah atau menetapkan lebih banyak sumber menggunakan Assign Resources Dialog box. Menyediakan fail projek, menetapkan sumber kepada tugas dan perubahan penetapan sumber semasa perjalanan projek adalah tidak salah, tetapi macamana anda menghubung kait ketidak pastian faktorfaktor yang boleh memberi kesan kepada tempoh tugas dan penetapan kerja. Macamana Project 2003 menbantu dalam hal ini? Apabila anda menetapkan sesuatu sumber kepada tugas, Projek akan mengambil tempoh tugas tersebut dan akan didarab dengan peratusan yang spesifik atau bilangan unit dalam sumber bagi menjadikan masa bekerja yang boleh dilakukan dalam tugas. Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 42

43 Bekerja adalah jumlah masa atau keupayaan yang sumber yang boleh digunakan untuk menjalankan tugas. Tempoh adalah jumlah jam diantara mula hingga habis sesuatu tugas. Oleh itu, Kerja (work) = tempoh (duration) * Units (W= D*U) Diantara tempoh, kerja dan units, Projek akan memilih untuk mengubah tempoh. Jika tempoh berlaku telah ditetapkan tidak berubah, oleh itu perubahan kerja dilakukan sebelum perubahan pada unit. Anda juga boleh menetapkan kawalan yang lebih besar keatas pengiraan projek dengan menakrifkan jenis tugas (Type task) seperti yang akan dijelaskan pada bab seterusnya Task Type Projek ditakrifkan kepada 3 jenis tugas yang menolong kita untu melakukan pengiraan semula pembolehubah jika sumber ditetapkan kepada :- 1. Fixed Units 2. Fixed Work 3. Fixed Duration Setiap jenis tugas diatas ditakrifkan berdasarkan pembolehubah yang membuatkan ia sentiasa tetap. Untuk Fixed Unit task type, projek akan mengira semula kerja atau tempoh apabila diperlukan, tetapi unit bagi kerja akan sentiasa tetap. Sama juga, dalam Fixed Duration tasks, jika unit berubah, sewajarnya kerja akan dikira semula. Apabila menggunakan Ms Projek 2003 untuk menguruskan sesuatu projek, pengurus projek perlu menganalisa setiap tugas dan kemudian memilih jenis tugas (task type) yang sesuai. Tetapi default task type adalah Fixed Units task Mengubah default task type: 1. Tools > Options > Options Dialog box. 2. Schedule tab > Fixed Duration atau Fixed Work daripada Default Task Type senarai drop-down. 3. klik OK. Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 43

44 Malah, bagi default settings untuk bagi tugas adalah effort-driven. Bagi tempoh sesuatu tugas ia bergantung sepenuhnya kepada sumber yang anda tetapkan kepadanya. Jika anda mengubah bilangan sumber-sumber selepas penetapan pertama, projek akan mengira semula tempoh tanpa menggangu kerja. Anda boleh menggunakan Tools > Options > Options Dialog box > Schedule, untuk menutupnya "New Tasks are Effort-driven" check box Menetapkan sumber-sumber kerja kepada tugas (task) Task Form boleh memaparkan penetapan sumber yang terperinci seperti Units dan kerja. Untuk memaparkan Task Form bersama-sama Gantt Chart klik View > Gantt Chart > pisahkan paparannya dengan memilih Windows > Split. Task Form secara automatic akan memaparkan pada panel sebelah bawah. Klik-kanan disitu ada dipaparkan menu singkatan Untuk menetapkan sumber-sumber kerja dalam Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 44

45 Task Form 1. Pilih tugas dalam Gantt Chart View. 2. Dalam Task Form, pilih sumber daripada nama sumber yang terdapat dalam senarai drop-down. 3. Dalam column Unit dan kerja (Work), gunakan spin box control untuk memasukkan units, kerja(work) atau kedua-duanya. 4. Ulang langkah 2 dan 3 sehingga kesemua sumber yang dipilih bagi tugas-tugas tertentu dan klik OK dalam Task Form untuk menetapkan sumber tersebut. Anda juga boleh menetapkan sumber-sumber menggunakan Assign Resource Dialog Box seperti yang diterangkan sebelum ini Menetapkan Sumber Material (Material Resources) kepada Tugas (Task) Apabila anda menetapkan sumber material, anda boleh khususkan cara bagaimana ia digunakan. Pilih variable material consumption bagi mengubah tempoh tugas tersebut Untuk menetapkan sumber material kepada tugas dalam Gantt Chart View: 1. Pilih task dalam panel Gantt Chart. 2. Pilih ruang Resource Name dalam task form 3. Pilih resource name daripada senarai drop-down 4. Pilih ruang units dan masukkan unit yang ingin anda tetapkan. Jika anda tinggalkan ruang ini kosong. Projek akan di set kan Projek akan menambah material label pada decimal entry anda. 6. Ruang Kemasukan Kerja (Work Field Entries) : Bagi kadar penggunaan tetap, nilai dalam Work Field dan Units Field akan menjadi sama, 7. walaupun begitu kesemua penetapan sumber adalah untuk kerja (task). Klik OK Jika anda bercadang membuang penetapan tersebut pada tugas, pilih tugas dan kemudian nama sumber (resource name) yang anda ingin buang dan tekan kekunci DELETE. Effort Driven Task Field akan terpapar pada Task Form dan dalam Task Information Dialog box sebagai checkbox yang telah dipenuhi dengan default dalam Ms Projek. Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 45

46 9. KOS BAB PENAKRIFAN DAN KAWALAN KOS Ms Projek akan mendarab bilangan jam sumber bekerja dan setiap jam kadar harga memberi anda kadar kos sumber (resource cost rate). Bagi sumber-sumber yang banyak kos sumber individu ditambah. Bilangan units yang digunakan juga memberi kesan terhadap kos material. Kadar yang standard atau kadar bayaran bagi per jam unit untuk jam kerja biasa atau kos per unit bagi sumber material dan kadar kerja lebih masa didefinasikan bagi kerja lebih masa adalah dua kadar nlai yang perlu diisi dalam Resource Sheet view. Kos tetap dan kos sumber akan ditambah kepada jumlah keseluruhan cost. 9.2 ACCRUAL METHOD Cara ini menerangkan bagaimana projek mengira kos. Kadangkadang, kita perlu membayar sumber sepenuhnya sebelum memulakan kerja, kemudian accrual method ini diletakkan pada projek adalah mula(start). Jikalau hendak bayaran hanya akan dibuat selepas tugas selesai, pendekatan tamat(end) digunakan.untuk tugas yang sememangnya dah siap, anggaran kos adalah seperti berikut ; Jika 20% kerja adalah siap, kos dikira pada waktu itu adalah 20% daripada anggaran kos. Ini adalah dimana accrual method boleh memainkan peranan yang penting. Mereka tidak mempunyai apa-apa kesan terhadap kos akhir projek. 9.3 MEMASUKKAN MAKLUMAT KOS Pada cost tab dalam Resource Information Dialog box anda boleh merekod 5 jenis kadar yang berlainan untuk sumber-sumber yang dipilih dan ditetapkan bagi 5 tugas yang berbeza. Anda juga boleh memasukkan kadar secara berasingan seperti kadar biasa, kadar kerja lebih masa dan kos bagi setiap kegunaan. 9.4 CARA MEMASUKKAN KOS BAGI SUMBER- SUMBER: Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 46

47 1. Buka Resource Information Dialog Box dan klik pada cost tab 2. Tarikh bagi kos mungkin sama dengan tarikh projek bermula. Jika tidak, masukkan tarikh atau pilih tarikh daripada kalendar. 3. Masukkan kadar biasa. Bagi sumber kerja telah ditetapkan nilai default adalah $/h, tetapi anda boleh menaip dalam /y, /m seperti yang diperlukan. Material resources menggunakan material label untuk menetapkan kedalam sumber. 4. Masukkan kadar kerja lebih masa 5. Masukkan mana-mana nilai tambahan kos bagi setiap penggunaan untuk sumber-sumber tersebut. 6. Kadar tersebut boleh berubah, klik pada baris kedua, masukkan tarikh dan masukkan kadar baru, kerja lebih masa dan kos bagi setiap penggunaan kadar tersebut. Anda juga boleh memenuhi kadar yang sebenar atau memasukkan nilainya sebagai % pengurangan atau penambahan daripada kadar dalam baris pertama. 7. Jika sumber-sumber dalam berlainan accrual methods, pilih pilihan anda daripada senarai kos terakru. Ms Project ini menyokong kos tetap dan boleh berubah. Kos yang tetap adalah kos yang tidak berubah sepanjang perjalanan projek. Untuk memasukkan kos tetap pilih View > Table > Cost dan buka jadual kos (cost table). Pilih ruang kos tetap untuk tugas tersebut dan masukkan nilainya. Sebagai tambahan kepada kos yang tecatat diatas, anda juga boleh mempunyai kos sumber tetap. Ini boleh dilakukan jika sejumlah nilai dibayar kepada sumber itu tanpa mengira kerja yang dilakukan olehnya. Untuk memasukkan kos tersebut, asingkan Gantt Chart View dan aktifkan panel sumber yang dibawah dan ikut langkah-langkah tersebut. 1. Pilih Format > Details > Resource Costs untuk memaparkan kos secara terperinci. 2. Pilih tugas dan tetapkan Task Type kepada fixed duration. 3. Masukkan nama sumber dan % dalam ruang unit. 4. Klik OK. 5. Masukkan nilai dalam ruang kos. 6. Klik OK. Sebarang perubahan tambahan bagi penetapan sumber boleh dibuat menggunakan Task atau Resource Usage View dan Assignment Information Dialog box. Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 47

48 10. MEMFORMAT DAN PAPARAN MENCETAK BAB Pengenalan Di dalam bab ini akan diterangkan bagaimana untuk menetapkan paparan maklumat bagi sesuatu projek, memformat dan mengubah paparan dan mencetak jadual projek yang telah siap Memformat Paparan Pelbagai bentuk paparan maklumat boleh disediakan oleh perisian Microsoft Project mengikut kehendak pengguna Ada beberapa cara untuk memulakan Microsoft Project. Di bawah adalah langkah-langkah yang biasa digunakan untuk memulakan perisian ini Memformat Teks Bagi memformat sesuatu teks yang telah dipilih, butang Formating Toolbar atau pilihan Format Menu boleh digunakan. Fungsi Format Painter pada ruangan toolbar membolehkan bentuk format yang telah dibuat bagi sesuatu teks disalin ke mana-mana teks yang lain pula 1. Pilih sel yang ingin diformat 2. Pilih Format > Font untuk memaparkan Font Dialog Box. 3. Setkan atribut fon bagi teks yang telah dipilih. Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 48

49 Rajah 10.0: Cara untuk memaparkan Font Dialog Box Rajah 10.1: Font Dialog Box Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 49

50 Memformat Skala Masa (Timescales) Terdapat dua jenis skala masa yang boleh digunakan di dalam carta gantt iaitu:- Major Unit scale Minor Unit scale Langkah-langkah bagi memformat skala masa:- 1. Pilih Format > Timescale untuk membuka Timescale Dialog Box 2. Pada tab skala Tier Formating, pilih unit masa yang dikehendaki Rajah 10.2 : Cara untuk memaparkan Timescale Dialog Box Rajah 10.3: Timescale Dialog Box Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 50

51 Memformat Paparan Mencetak Sebelum mencetak dokumen projek yang telah siap, adalah amat penting untuk memformat paparan mencetak terlebih dahulu. Untuk memformat paparan mencetak, klik pada tab File > Page Setup dan Page Setup Dialog Box akan dipaparkan Rajah 10.4:Cara untuk memaparkan Page Setup Dialog Box Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 51

52 Rajah 10.5: Page Setup Dialog Box Mencetak Laporan Dengan menggunakan perisian Microsoft Project, laporan dapat dicetak dalam pelbagai kategori iaitu :- i) Overview Report ii) Top Level Task Report iii) Critical Task Report iv) Milestones Report v) Working Days Report vi) Cost Reports vii) Assignment Reports viii) Workload Report Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 52

53 Cara Mencetak Laporan 1) Klik tab View > Reports untuk membuka Reports Dialog Box dan pilih kategori laporan yang ingin dicetak Rajah 10.6: Membuka Reports Dialog Box Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 53

54 Rajah10.7: Reports Dialog Box Rajah 10.8: Memilih format paparan laporan yang bersesuaian Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 54

55 Rajah 10.9: Contoh laporan Workload Category Report Membuat laporan baru 1. Pillih View > Reports 2. Klik pada Custom Category untuk membuka Custom Reports Dialog Box New Menghasilkan laporan baru Edit Mengubahsuai laporan sedia ada Copy Menyalin format laopran sedia ada Organizer Berkongsi laporan dalam Ms Project 3. Taip nama laporan yang dihasilkan 4. Memformat bentuk laporan menggunakan butang Organizer Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 55

56 Rajah 10.10: Memilih Custom Report Rajah 10.11: Custom Reports Dialog Box Rajah 10.12: Jika Butang New dipilih dari Custom Reports Dialog Box Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 56

57 Rajah 10.13: Jika Butang Edit dipilih dari Custom Reports Dialog Box Rajah 10.13: Jika Butang Copy dipilih dari Custom Reports Dialog Box Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 57

58 Rajah 10.15: Jika Butang Organizer dipilih dari Custom Reports Dialog Box Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 58

59 11. MENJEJAKI DAN MENGANALISA PERKEMBANGAN PROJEK BAB Pengenalan Kebiasaannya setiap perancangan projek yang telah dibuat akan sentiasa dirujuk bagi memastikan ia berjalan dengan lancar mengikut perancangan. Ia juga dapat membantu dalam memastikan perancangan projek juga dapat dikemaskini jika terdapat perubahan ketika projek sedang berjalan Menjejaki Projek Menggunakan MS Project Perkara yang paling penting bagi seseorang pengurus projek ialah memastikan projek berjalan lancer terutama daripada aspek masa dan kos. Untuk membolehkan pengurus projek memantau projeknya dengan berkesan, satu kaedah menjejaki perjalanan projek yang berkesan diperlukan Pada peringkat permulaan iaitu semasa proses perancangan perjalanan projek menggunakan MS Project adalah amat penting untuk menyimpan fail tersebut dalam format baseline. Setelah itu ia akan dibandingkan dengan perjalanan sebenar projek tersebut Baseline Terdapat ruangan untuk perjalanan projek sebenar dan baseline bagi sesuatu projek. Ruangan perbezaan pula menyatakan perbezaan di antara perjalanan projek sebenar dengan baseline. Jika perbezaan yang positif ditunjukkan ini bermaksud bahawa projek itu mengambil masa yang lebih lama daripada apa yang dirancang. Microsoft Project akan mengira perbezaan di antara baseline dan perjalan projek sebenar berdasarkan start date, duration, work dan costs. Bagi melihat perbezaan ini, pilih Tracking Gantt Chart View dan pilih Variance Table. Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 59

60 Menetapkan Baseline Perancangan projek yang telah dibuat sebelum projek berjalan merupakan perancangan yang telah dirangka rapi berdasarkan faktor masa, kos dan sumber. Oleh itu untuk melihat samada perjalanan projek akan mengikut perancangan, kita perlu menetapkan baseline. Baseline adalah amat penting untuk memantau perkembangan sesuatu projek. Ini adalah kerana ia mengandungi jadual asal, sumber dan kos yang dijangka. Apabila perbandingan telah dibuat di antara baseline dan perjalanan projek sebenar, pengurus projek dapat merancang kembali atau mengubah keperluan mengikut perjalanan projek semasa Menyimpan dalam format Baseline Apabila sesuatu perancangan projek itu disimpan dalam format baseline, tidak bermakna penambahan kepada perancangan projek yang asal tidak boleh dilakukan. Maklumat terkini perkembangan dan perjalanan projek semasa perlu dimasukkan agar perancangan projek sentiasa dikemaskini dan terkini. Rajah 11.0: Membuka Save Baseline Dialog Box Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 60

61 Rajah 11.1: Save Baseline Dialog Box Memasukan Maklumat Tugas Yang Telah Dikemaskini Proses mengemaskini maklumat projek dengan menggunakan Tracking Table di dalam Task Sheet View. Paparan ini mengandungi Actual Start and Finish, Percent Complete, Actual Duration, Remaining Duration, Actual Cost dan Actual Work Fields Mengubah paparan ke Task Sheet/Tracking Table View 1) Pilih View > More Views Task Sheet dan klik OK 2) Pilih Views > Table - Tracking Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 61