2.0 UNIT SISTEM PENGURUSAN PERPUSTAKAAN 3

Transcription

1

2 KANDUNGAN MUKASURAT 1.0 PENGENALAN Unit Sistem Pengurusan Perpustakaan Unit Perolehan dan Penyenggaraan Komputer Unit Server dan Rangkaian Komputer Unit Aplikasi dan Multimedia UNIT SISTEM PENGURUSAN PERPUSTAKAAN AKTIVITI UNIT Memantau dan Menyenggara Sistem Pengurusan Perpustakaan Menerima, Menyemak, Menganalisis dan Mengatasi 3 Masalah Sistem Pengurusan Perpustakaan Muat Naik Rekod Pelajar Baru/Graduan UTM dan Pelajar/ 6 Graduan SPACE ke Sistem ADVANCE Rekod Pelajar Baru Graduan UTM Housekeeping Lain-lain Aktiviti Unit Projek Katalog Induk Kebangsaan (KIK) Penyediaan senarai jurnal bagi pangkalan data MyULIS TINDAKAN DAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN Kemaskini kata laluan Staf User Requirement Study Sesi perbincangan bersama CICT Sesi semakan parameter Pusat Sumber Fakulti 9

3 KANDUNGAN MUKASURAT 3.0 UNIT PEROLEHAN DAN PENYENGGARAAN KOMPUTER AKTIVITI UNIT Peruntukan Mengurus Mengikut Vot Perbelanjaan Mengikut Vot JBA Penyenggaraan Perkakasan Komputer Pelupusan Perkakasan Komputer CADANGAN PENAMBAHBAIKAN Penambahan Peruntukan Mengurus ICT Keperluan Back-up Perkakasan ICT UNIT SERVER DAN RANGKAIAN KOMPUTER Aktivit Unit Memantau dan menyenggara server PSZ termasuk sistem 16 pengoperasian, perisian dan perkakasan (UNIX based dan Windows based) Masalah sistem/aplikasi Masalah perkakasan Memantau dan menyenggara peralatan dan rangkaian 18 komputer PSZ termasuk menerima, menyemak, menganalisa dan mengatasi masalah berkaitan rangkaian PSZ Point rangkaian Masalah rangkaian Memantau dan menyenggara Sistem Perakam Waktu 20 Berkomputer (SPWK) Pemantauan Portal PSZ Senggaraan perisian/perkakasan Sistem emel - MDaemon dan Mailscan Antivirus Cleaning tape drive Service Pack dan Patches Proxy server pelajar (notebook) Proxy server pelajar Peralatan Keselamatan Rangkaian PSZ Storage Area Network (SAN) 24

4 KANDUNGAN MUKASURAT Disaster Recovery Plan (DRP) LATIHAN DALAMAN STAF BAGI MODUL TEKNOLOGI MAKLUMAT (IT) CADANGAN PENAMBAHBAIKAN Naiktaraf Peralatan Server 5.0 UNIT APLIKASI DAN MULTIMEDIA Aktiviti Unit Memantau, Membangun dan Menyenggara Sistem Aplikasi 25 Perpustakaan (SAP), Sistem Pengurusan Dokumen (SPD) dan Sistem Pengurusan Pengetahuan (SPP) Sistem Aplikasi Perpustakaan 25 a) Perisian Penghubung Data Pesanan b) Menerima, menyemak, menganalisis dan 27 mengatasi masalah yang dilaporkan i. Sistem Aplikasi Perpustakaan 27 ii. Perisian Penghubung Data Pesanan Sistem Pengurusan Dokumen 29 a) Menerima, menyemak, menganalisis dan mengatasi masalah yang dilaporkan Sistem Pengurusan Pengetahuan Housekeeping Sistem Aplikasi Perpustakaan Pembangunan dan penyelarasan laman web 32 Perpustakaan dan Jabatan/Unit Portal PSZ Membina dan menyenggara laman web bagi 33 Ahli Jawatankuasa UTM-IR Membina laman web Standard People Practise (SPP) Membina Animasi Montaj Penganjuran Latihan Dalaman Staf PSZ 34

5 KANDUNGAN MUKASURAT 5.2 ISU DAN MASALAH TINDAKAN PENAMBAHBAIKAN Sistem Aplikasi Perpustakaan Sistem Pengurusan Dokumen LAIN-LAIN AKTIVITI JABATAN Penyediaan prosedur penyenggaraan Unit Server dan 37 Rangkaian dan Unit Aplikasi dan Multimedia selain mengemaskini Prosedur Penyenggaraan Permasalahan Sistem INFOLAN2 6.2 Mengkaji semula dan mengemaskini dasar/polisi JBA 37 mengikut keperluan semasa. 6.3 Projek Bangunan Tambahan PSZ RMK Susun atur ruang Jabatan Pembangunan Automasi LATIHAN, SEMINAR DAN BENGKEL STAF JBA Staf Profesional Staf Sokongan 39

6 1.0 PENGENALAN Jabatan Pembangunan Automasi (JBA) adalah jabatan yang bertanggungjawab untuk membangun, menyediakan infrastruktur dan perkhidmatan Teknologi Maklumat yang menyokong kepada semua aktiviti di Perpustakaan Sultanah Zanariah (PSZ). Jabatan ini terdiri daripada empat unit iaitu :- 1.1 Unit Sistem Pengurusan Perpustakaan Unit Sistem Pengurusan Perpustakaan bertanggungjawab sepenuhnya ke atas Sistem Bersepadu ADVANCE Integrated Library System di Perpustakaan Sultanah Zanariah (PSZ) Skudai, PSZ Kuala Lumpur (SPACE), Pusat Sumber BATC, Pusat Sumber Loji Pandu, FKKKSA dan Pusat Sumber FAB, yang lebih kenali sebagai INFOLAN2. Selain itu, Unit ini juga memastikan pengguna PSZ dapat akses kepada INFOLAN2 di dalam membuat pencarian maklumat berkaitan koleksi di PSZ dan cawangannya. Unit ini juga berperanan di dalam menyediakan keperluan lain berkaitan dengan sistem perpustakaan seperti perangkaan yang di perlukan oleh PSZ, Universiti dan Kementerian Pengajian Tinggi. 1.2 Unit Perolehan dan Penyenggaraan Komputer Unit Perolehan dan Penyenggaraan Komputer, Jabatan Pembangunan Automasi bertanggungjawab dalam menguruskan perolehan dan penyenggaraan perkakasan komputer di Perpustakaan Sultanah Zanariah Skudai dan perpustakaan cawangan iaitu PSZ Citycampus, Kuala Lumpur dan BATC. Penyenggaraan komputer dan perkakasan komputer pada masa ini hanya dilaksanakan di PSZ Skudai. Penyenggaraan bagi PSZ cawangan Kuala Lumpur dan BATC dibuat bagi perkakasan komputer yang masih di dalam jaminan pembekal sahaja, manakala penyenggaraan bagi perkakasan komputer yang lain disenggara oleh Pusat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (CICT), Universiti Teknologi Malaysia, Citycampus, Kuala Lumpur atau pembekal luar. 1

7 1.3 Unit Server dan Rangkaian Komputer Unit Server dan Rangkaian Komputer bertanggungjawab terhadap penyediaan infrastruktur Teknologi Maklumat & Komunikasi (ICT) di Perpustakaan Sultanah Zanariah (PSZ) termasuklah aspek perancangan, pengujian dan pelaksanaan. Sepanjang tahun 2007, bilangan masalah server dan rangkaian komputer di PSZ semakin berkurangan berbanding dari tahun Proses pemantauan dan penyenggaraan berkala memainkan peranan yang penting dalam memastikan kemudahan server dan rangkaian komputer di PSZ beroperasi dengan stabil dan lancar setiap masa. 1.4 Unit Aplikasi dan Multimedia Unit ini bertanggungjawab di dalam perancangan, pembangunan, penyelenggaraan dan penambahbaikan Sistem Aplikasi Perpustakaan, Document Management, Knowledge Management, Pembangunan Laman web dan lain-lain aplikasi yang terdapat di PSZ, serta bertanggungjawab dalam memantau pelaksanaannya. Mengkaji, menganalisis dan menentukan keperluan aplikasi dan multimedia dalam menyokong pengurusan perkhidmatan perpustakaan di PSZ. Bahagian ini juga bertanggungjawab terhadap pembangunan dan penyelarasan laman web PSZ dan jabatan/unit serta menyediakan subsistem yang berkaitan dengannya. Pihak kami juga menyedia, memantau dan memberi khidmat nasihat mengenai persembahan, aplikasi dan multimedia. Merancang dan membangunkan perlaksanaan program latihan Teknologi Maklumat kepada staf yang berkaitan dengan aplikasi yang terdapat di perpustakaan 2

8 2.0 UNIT SISTEM PENGURUSAN PERPUSTAKAAN 2.1 AKTIVITI UNIT Memantau dan Menyenggara Sistem Pengurusan Perpustakaan Menerima, Menyemak, Menganalisis dan Mengatasi Masalah Sistem Pengurusan Perpustakaan Pada 2007 sebanyak 133 laporan keperluan/masalah yang berkaitan dengan sistem pengurusan perpustakaan ADVANCE telah diterima. Statistik bulanan penerimaan laporan adalah seperti di Rajah daripadanya telah diselesaikan dan 20 masih dalam perhatian/outstanding. Perincian jangka masa penyelesaian laporan keperluan/masalah yang diterima adalah seperti di Jadual 1 di bawah. Rajah 1. Statistik Laporan/Penyenggaraan Sistem 2007 INFOLAN JAN FEB MAC APR MEI JUN JUL OGOS SEPT OKT NOV DIS Jumlah

9 BULAN JAN FEB MAC APR MEI JUN JUL OGOS SEPT OKT NOV DIS Jadual 1. Tempoh penyelesaian laporan keperluan/masalah Sistem INFOLAN SELESAI 7 HARI >7HARI DALAM PERHATIAN JUMLAH JUMLAH Daripada jumlah tersebut, didapati modul yang tertinggi telah diterima adalah Modul System 63 laporan, diikuti dengan Modul Circulation, 28 laporan dan 14 laporan bagi Modul Holdings seperti di Rajah 2. Rajah 2. Statistik Mengikut Modul Perolehan Catalogin g Circulation Holdings Integration Serials System Web Jumlah

10 Daripada 133 laporan yang diterima, 113 laporan yang telah diselesaikan, 106 adalah dari tindakan JBA dan 7 adalah dengan bantuan pihak vendor seperti di Rajah 3. Rajah 3. Statistik Laporan Status Selesai oleh JBA dan Vendor Comline 6% JBA 94% Manakala 20 laporan masih belum dapat diselesaikan dengan 14 masalah yang masih dalam perhatian/outstanding JBA dan 6 oleh vendor, Comline seperti di Rajah 4. Rajah 4. Laporan Dalam Perhatian/Outstanding Bagi Tindakan JBA dan Vendor Comline 30% JBA 70% 5

11 2.1.2 Muat Naik Rekod Pelajar Baru/Graduan UTM dan Pelajar/Graduan SPACE ke Sistem ADVANCE Rekod Pelajar Baru Sebanyak 5,896 rekod yang telah dimuatnaik. 5,679 rekod berjaya dimuatnaik dan 217 rekod yang tidak berjaya dimuatnaik adalah pelajar yang telah mendaftar di Kaunter, rekod pelajar yang melanjutkan pengajian ke peringkat yang lebih tinggi dan mempunyai Full Blocks serta staf yang melanjutnya pengajian semasa berkhidmat di UTM. Rujuk Jadual 2. Jadual 2. Statistik Penerimaan dan Kemaskini Rekod Pelajar baru 2007 Kategori Pelajar (Bulan) Berjaya Muatnaik Tidak Berjaya Jumlah Rekod Muatnaik MARA (Jan.) DIPLOMA (Jul.) IJAZAH (Jul.) SARJANA (Jul.) 1, ,176 Jumlah 5, , Graduan UTM Proses kemaskini rekod graduan Konvo 38 dan 39 telah dilakukan dengan jumlah masing-masing 1,897 rekod dan 4,510 rekod. Jumlah rekod yang didapati mempunyai Fullblock 160 rekod bagi Konvo 38 dan 220 rekod dari senarai Konvo 39. Oleh itu jumlah keseluruhan rekod graduan yang telah dikemaskini sepanjang 2007 adalah 6,407 rekod seperti di Jadual 3. 6

12 Jadual 3. Statistik Kemaskini Rekod Graduan 2007 Graduan Berjaya Dikemaskini Rekod Bermasalah Konvo 38 1, Konvo 39 4, Jumlah 6, Housekeeping Butiran housekeeping dan global change yang telah dilakukan adalah seperti di Jadual 4 dan 5 di bawah. Jadual 4: Statistik Housekeeping 2007 Proses Housekeeping Fail Jumlah Rekod Padam expired patron records PATRON 424 Padam expired patron records BLOCKS 35 Jumlah 459 Jadual 5: Statistik Global Change 2007 Proses Global Change Koleksi Tesis Status rekod tesis kepada At Reprogaphy Koleksi keratan akhbar Circ code SE9,SE8 dan tiada circ code kepada circ code CF7 Koleksi Kertas Soalan UTM Circ code BK6, SE9 dan tiada circ code kepada circ code CF7 Fail Jumlah Rekod PIECES 1, 148 PIECES 28,251 PIECES 32,917 Jumlah 62,316 7

13 2.1.4 Lain-lain Aktiviti Unit Projek Katalog Induk Kebangsaan (KIK) Penyediaan senarai koleksi PSZ yang yang perlu disediakan bagi keperluan pangkalan data tersebut. Fasa pertama penyerahan senarai rekod berjumlah 307,278 rekod dalam format ISO 2709 telah diserahkan melalui pautan yang telah disediakan untuk urusetia (Perpustakaan Negara Malaysia) pada 21 Jun Penyediaan senarai jurnal bagi pangkalan data MyULIS Terlibat di peringkat awal penyediaan senarai koleksi jurnal UTM. Penyediaan senarai ini telah melalui beberapa fasa semakan dan penghasilan semula bagi memenuhi keperluan dan kriteria dari pihak pemohon (Universiti Malaysia Pahang). Sebanyak 3,416 judul jurnal PSZ yang telah diserahkan dalam format CSV pada 20 Jun TINDAKAN DAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN Kemaskini kata laluan Staf Kemaskini kata laluan semua staf Sirkulasi telah dilakukan supaya setiap staf bertanggungjawab menjaga dan menggunkan katalaluan masingmasing User Requirement Study Melakukan sesi User Requirement Study bersama penyelaras Modul di dalam mengenalpasti keperluan sistem sebagai persediaan pelaksanaan sistem baru pada 2009 selain merujuk kepada laporan masalah/keperluan yang dilogkan di Sistem Aduan Masalah Aplikasi. 8

14 2.2.3 Sesi perbincangan bersama CICT Oleh kerana timbul kesukaran mendapatkan rekod pelajar baru dan graduan dari CICT sepanjang 2007, maka satu sesi perbincangan bersama CICT akan diadakan bagi memastikan kelancaran proses pendaftaran di sistem PSZ dan seterusnya memudahkan para pelajar menggunakan perkhidmatan yang disediakan di PSZ Sesi semakan parameter Pusat Sumber Fakulti Bagi memastikan operasi sistem perpustakaan pusat sumber fakulti dapat berjalan dengan lebih lancar. 9

15 3.0 UNIT PEROLEHAN DAN PENYENGGARAAN KOMPUTER 3.1 AKTIVITI UNIT Peruntukan Mengurus Mengikut Vot Peruntukan yang diperolehi oleh Jabatan Pembangunan Automasi (JBA) bagi mengurus keperluan ICT di PSZ adalah seperti di dalam Jadual 6. Jadual 6 : Jumlah Peruntukan Perbelanjaan Mengurus JBA Tahun 2007 Vot Peruntukan 2007 Dasar One-Off RM 121, RM 474, RM 101, JUMLAH RM 222, RM 474, Dasar One-Off yang diterima oleh JBA ialah bagi perolehan melalui tender bagi Sistem Pintu Keselamatan, Sistem Pinjaman/Layandiri, Staff Workstation, Conversion Station, Handheld RFID Reader (Inventori Bahan Perpustakaan), pembelian tag RFID untuk buku dan bahan pandang dengar yang keseluruhannya berharga RM 474, Perbelanjaan Mengikut Vot JBA 2007 Perbelanjaan bagi perolehan keperluan ICT di PSZ adalah seperti Jadual 7. Baki peruntukan yang tidak dapat dibelanjakan ialah 34, atau 16% untuk vot dan vot Pembelian perkakasan komputer sebanyak RM 2, telah dimasukkan ke vot kerana alat berkenaan berharga kurang dari RM dan dikategorikan sebagai alat pakai habis. Untuk vot 35000, peruntukan tidak dapat dihabiskan kerana makluman dari pihak PKP untuk tidak membuat pembelian alat selepas 6 Disember

16 Jadual 7 : Jumlah Perbelanjaan Mengurus JBA Tahun 2007 Vot Peruntukan Perbelanjaan Baki RM 2, RM 248,478.50* RM 121, RM 87, RM 34, RM 101, RM 100, RM JUMLAH RM 222, RM 438, RM34, Nota: * Mengikut jumlah penyenggaraan 2007 yang dibuat Penyenggaraan Perkakasan Komputer Jumlah penyenggaraan perkakasan komputer menggunakan Borang Laporan Kerosakan Alat/Perabot PSZ 18.1 (Pin. 2/2005) daripada Januari Disember 2007 ialah sebanyak 197 kes. Jumlah ini telah menurun sebanyak 17 kes atau 8.6% berbanding 214 kes pada Januari Disember Rujuk Jadual 8. Jadual 8: Penerimaan Laporan Kerosakan Perkakasan tahun 2007 Berbanding Tahun 2006 Laporan Kerosakan Jan- Jun 2006 Julai Dis 2006 Jan- Jun 2007 Komputer Julai Dis 2007 Perisian Perkakasan Penutup trunking kabel 2* JUMLAH PERATUS % (Berbanding kes) % Nota: 2 kes kerosakan yang dilaporkan walaupun telah diambil tindakan tetapi tidak diambilkira kerana melibatkan perabot dan bukannya perkakasan/perisian komputer 11

17 Daripada 120 kes penyenggaraan yang diterima, 57 kes melibatkan penyenggaraan perkakasan dan 63 kes melibatkan penyenggaraan perisian. Jumlah penerimaan kes bagi penyenggaraan juga telah menurun sebanyak 17 kes atau 8.6% berbanding 214 kes pada tahun Secara keseluruhan, pencapaian tahun 2007 bagi penyenggaraan dalam tempoh masa 0-72 jam meningkat dari 71.5% pada tahun 2006 kepada 82.7% pada tahun 2007, peningkatan sebanyak 11.2%. Penyenggaraan melebihi 72 jam menurun sebanyak 11.2% dari 28.5% pada tahun 2006 kepada 17.3% pada tahun 2007.(Jadual 9). Jadual 9: Pencapaian Penyenggaraan Tahun 2006 dan 2007 Tempoh Penyenggaraan Jumlah/ Peratus Jan - Jun 2006 Jumlah/ Peratus Jul - Dis 2006 Kumulat Jumlah/ Peratus Jan Dis Jumlah/ Peratus Jan Jun 2007 Jumlah/ Peratus Jul - Dis 2007 Kumulat Jumlah/ Peratus Jan Dis Perbezaan Peratusan Jam % 71.6% 71.5% 83.1% 82.5% 82.7% 11.2 > 72 jam % 28.4% 28.5% 16.9% 17.5% 17.3% Pelupusan Perkakasan Komputer Jumlah keseluruhan perkakasan komputer yang telah dilupuskan pada tahun 2007 ialah sebanyak 148 unit dengan anggaran harga sebanyak RM 471, Pelupusan perabot dibuat kerana pemasangan partition di laksanakan Jabatan Pembangunan Automasi melibatkan pembekalan perabot baru kepada staf. Rujuk Jadual 10 dan

18 Jadual 10 : Pelupusan Perkakasan Komputer Tahun 2007 Bil Perkakasan Komputer Unit Anggaran Harga (RM) AVR Barcode Scanner Barcode Printer Barcode Reader Slide CPU Self Check Machine CPU - PC CDRom Drive Desensitizer Digital Reader Floppy Drive HDD External HDD Keyboard Laptop Monitor Mouse NIC Power Supply Pencetak Pencetak Thermal SelfCheck machine Scanner Speaker Switch UPS Wireless Access Point , , , , , , , , , , , , , JUMLAH ,

19 Jadual 11 : Pelupusan Perabot Di JBA Tahun 2007 Bil Perabot Unit Catatan 1 Almari laci 1 2 Almari buku - rendah 2 3 Kabinet Fail 1 4 Kabinet 3 laci 3 5 Kerusi kayu dengan kusyen 3 6 Kerusi kayu 7 7 Kerusi komputer 2 8 Kerusi pejabat 3 9 Kerusi MBK Kerusi MBK Kerusi MBK Meja kerani 1 13 Meja sisi 1 14 Meja pejabat 6 15 Meja komputer Rak buku berkaca 1 17 Rak buku panjang 2 18 Rak fail terbuka 1 19 Sofa 1 JUMLAH 62 Pelupusan perabot pemasangan partition di JBA 3.2 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN Penambahan Peruntukan Mengurus ICT Peruntukan Mengurus bagi keperluan ICT di PSZ perlu ditambah memandangkan peruntukan bagi vot dan vot yang diperolehi digunakan untuk pembelian alat yang lain di PSZ. Kekurangan peruntukan menyebakan kesukaran memberikan perkhidmatan yang cekap dan efisyen kepada staf dan juga pengguna PSZ. 14

20 3.2.2 Keperluan Back-up Perkakasan ICT Keperluan back-up untuk perkakasan tertentu seperti server apabila berlaku kejadian yang tidak diingini seperti server crashed dan gagal berfungsi. Dengan peruntukan yang ada, perolehan kepada perkakasan ini dapat dibuat dengan segera tanpa menjejaskan perkhidmatan kepada pengguna. 15

21 4.0 UNIT SERVER DAN RANGKAIAN KOMPUTER 4.1 Aktiviti Unit Memantau dan menyenggara server PSZ termasuk sistem pengoperasian, perisian dan perkakasan (UNIX based dan Windows based) Bagi tempoh Jan - Dis 2007, pemantauan dan penyenggaraan secara sistematik terhadap server di PSZ telah dilaksanakan bagi meningkatkan kestabilan server dan mengelakkan berlaku sebarang masalah kritikal. Masalah-masalah yang dilaporkan telah dikenalpasti dan tindakan penyelesaian telah dilaksanakan bagi mengatasinya Masalah sistem/aplikasi a) ADVANCE Sebanyak 2 masalah berkaitan akses ke server adlis telah dikesan. Masalah yang berkaitan dengan aplikasi tersebut telah dilaporkan kepada vendor Comline di mana proses mengenalpasti punca masalah dan tindakan penyelesaian termasuk fine tuning server dilakukan bagi membolehkan sistem dapat beroperasi dengan lebih efisyen dan stabil. Pemantauan secara berterusan dilakukan dari semasa ke semasa bagi memastikan server adlis sentiasa berada dalam keadaan yang stabil. b) INFOLAN2 Sebanyak 10 masalah dilaporkan berkaitan dengan masalah aplikasi server opac. Masalah tersebut telah dimaklumkan kepada vendor Comline di mana proses mengenalpasti punca masalah dan tindakan penyelesaian telah dilakukan dari semasa ke semasa. c) Emel Sejumlah 5 masalah penggunaan emel telah dilaporkan oleh staf yang melibatkan masalah Webmail dan Mail Client. Langkah 16

22 penyelesaian yang bersesuaian telah dilaksanakan bagi mengatasi masalah-masalah tersebut. d) Proxy server staf Sepanjang tempoh Jan - Dis 2007, sebanyak 1 masalah dilaporkan yang menyebabkan akses ke Internet/Intranet terganggu. Masalah ini berpunca dari aplikasi proxy server staf. Proses penyelesaian berjaya dilakukan oleh CICT setelah punca masalah dikenalpasti. e) Library Application System Masalah akses ke Library Application System telah dilaporkan sebanyak 3 kali. Semua masalah adalah berpunca dari masalah aplikasi yang sama dan proses penyelesaian telah dilakukan berdasarkan saranan vendor Masalah perkakasan a) Server DOC Masalah tape drive bagi server Doc telah dikesan pada 28 Mac 2007 dan telah dilaporkan kepada pihak vendor CSA JB. Pada 3 April 2007, proses penggantian tape drive baru telah dilakukan. b) Server advlis Pada tahun 2007, server advlis telah dikesan mengalami kerosakan tape drive pada April 2007 dan telah dilaporkan kepada vendor CSA JB. Proses penggantian tape drive tersebut telah berjaya dilakukan pada 6 Jun Rujuk Jadual 12 bagi masalah sistem/aplikasi dan perkakasan server di PSZ. 17

23 Jadual 12 : Senarai masalah server yang dilaporkan bagi tempoh Jan Dis 2007 Fungsi Instalasi Masalah OS Masalah sistem Instalasi semula Masalah baru /aplikasi OS/aplikasi perkakasan Window based : Proxy server staf Proxy server pelajar Proxy server pelajar (wireless & notebook) Server Emel Server Doc Server Advlis (Latihan) Unix based : Server Adlis( ADVANCE) Server Opac( Infolan2) Jumlah Langkah-langkah penyenggaraan dan pemantauan server dilaksanakan secara berkala termasuklah muat turun dan instalasi service pack/patches terkini bagi Windows 2000 server, proses backup data/sistem, proses cleaning tape drive dan imbasan virus Memantau dan menyenggara peralatan dan rangkaian komputer PSZ termasuk menerima, menyemak, menganalisa dan mengatasi masalah berkaitan rangkaian PSZ Proses susunatur patch cable di rak switch PSZ telah dapat ditingkatkan sebanyak 25% dari 60% pada tahun 2006 dan dijangkakan dapat diselesaikan sepenuhnya pada tahun Proses mengenalpasti patch cable dan menampal label setiap patch cable di rak switch Media telah selesai dilaksanakan sepenuhnya Point rangkaian a) Pemasangan 6 point rangkaian baru di Bilik Eksekutif PSZ, aras 3 bagi menampung keperluan akses ke Internet oleh pensyarah dan professor pelawat UTM. 18

24 b) Pemasangan 5 point rangkaian baru di Syarikat Plasco di aras 5 PSZ bagi menampung keperluan akses ke Internet oleh pelanggan yang terdiri daripada pelajar UTM. c) Pemasangan 3 point rangkaian baru bagi menampung keperluan wireless network di PSZ. d) Pemasangan 4 point rangkaian baru bagi keperluan Mesin Layan Diri di aras 3. e) Pemasangan 1 point rangkaian baru di aras 5 bagi memenuhi keperluan projek Solar yang dikendalikan oleh Prof. Madya Pakharuddin bin Mohd Samin, Fakulti Kejuruteraan Mekanikal Masalah rangkaian Masalah rangkaian pada 2007 telah dikategorikan kepada 2 jenis iaitu masalah akses ke Intranet/Internet dan masalah akses ke sistem PSZ. a) Internet/Intranet Sepanjang tahun 2007, sebanyak 8 masalah akses ke Intranet/ Internet yang dilaporkan oleh pengguna. Rujuk Jadual 13 Jadual 13 : Statistik masalah rangkaian yang dilaporkan Punca masalah Bilangan masalah Masalah berpunca dari masalah konfigurasi bagi kawaln akses ke 1 INFOLAN2 di proxy server pelajar Masalah berpunca dari masalah proxy server staf 1 Masalah berpunca dari masalah kerosakan switch PSZ 1 Masalah berpunca dari masalah gangguan bekalan elektrik di bilik server 2 CICT Masalah berpunca dari masalah kerosakan router Jaring 1 Masalah berpunca dari proses penyenggaraan syarikat telekomunikasi 1 rangkaian dan Jaring zon selatan Masalah berpunca dari masalah talian antarabangsa Jaring 1 Jumlah 8 19

25 Masalah berjaya diselesaikan setelah proses kenalpasti punca masalah dilakukan. b) Sistem PSZ Sepanjang Jan Dis 2007, sebanyak 10 masalah dilaporkan berkaitan akses ke Infolan2 yang berpunca dari masalah aplikasi di server opac. Proses mengenalpasti punca masalah dan tindakan penyelesaian dilakukan dengan bantuan vendor Comline. Manakala sebanyak 2 masalah berkaitan akses yang lambat menggunakan ADVANCE Client ke server adlis dilaporkan yang berpunca dari masalah aplikasi di server adlis. Tindakan penyelesaian telah Berjaya dilakukan dengan kerjasama PSZ dan vendor Comline. Rujuk Jadual 14 Jadual 14 : Statistik masalah akses ke sistem PSZ. Akses Bilangan masalah Punca masalah Infolan2 10 Masalah berpunca dari aplikasi di server opac. (OPAC) ADVANCE 2 Masalah berpunca dari masalah aplikasi di server adlis Jumlah Memantau dan menyenggara Sistem Perakam Waktu Berkomputer (SPWK) Sepanjang Jan Dis 2007, sebanyak 5 rekod staf baru PSZ telah diwujudkan dalam SPWK dan sebanyak 3 rekod staf baru yang ditukarkan ke PSZ dari fakulti/bahagian di UTM tururt dikemaskini. Proses mengemaskini rekod kedatangan staf dilakukan oleh staf di Pejabat Ketua Pustakawan dari semasa ke semasa apabila akses ke SPWK tidak dapat dilakukan akibat masalah rangkaian PSZ atau UTM. Rekod staf juga turut dikemaskini termasuklah cuti sakit, cuti bersalin dan lain-lain cuti. 20

26 4.1.4 Pemantauan Portal PSZ Penyerahan proses penyenggaraan dan kemasukan maklumat telah diserahkan kepada Pustakawan Unit Aplikasi dan Multimedia sepenuhnya pada pertengahan tahun 2007 apabila projek penstrukturan semula portal PSZ diwujudkan dibawah Jawatankuasa Portal PSZ Senggaraan perisian/perkakasan Sistem emel - MDaemon dan Mailscan Antivirus Proses naiktaraf dan pembaharui lesen MDaemon sentiasa dilaksanakan bagi memastikan kestabilan dan kelancaran sistem emel. Rujuk Jadual 15 Jadual 15 : Naiktaraf, pembaharui lesen perisian MDaemon dan MDaemon Antivirus. Bil Tindakan Versi Tarikh Lupus Tarikh pelaksanaan 1 MDaemon Pro 500 Usesr (Renewal Upgrade) 2 MDaemon Antivirus 500 Users (Renewal Upgrade) - 17 Ogos Ogos Nov Dis 2008 Proses pemantauan dan penyenggaraan dilakukan dari semasa ke semasa bagi memastikan server sentiasa berkeadaan stabil. Konfigurasi setting MDaemon turut dilakukan bagi memenuhi keperluan semasa terutama terhadap pelbagai ancaman dan serangan virus terhadap sistem emel. Rujuk Jadual 16 21

27 Jadual 16 : Aktiviti senggara sistem emel sepanjang 2007 Tindakan Bilangan Mailing List baru telah diwujudkan :- 5 ukk@mel.psz.utm.my jk-ir-utm@mel.psz.utm.my projek-psz@mel.psz.utm.my jkpsz_bgnbaru@mel.psz.utm.my jpk@mel.psz.utm.my Akaun emel baru yang diwujudkan bagi staf baru PSZ termasuk 9 seorang Penolong Pendaftar sementara PSZ. Akaun emel staf PSZ yang dikemaskini ke mailing list lain atas 4 sebab pertukaran jawatan Akaun emel staf PSZ yang dihapuskan dari system emel 7 Setiap staf PSZ baru akan menerima Pekeliling Pentadbiran PSZ Bil 6/2005 Peraturan Penggunaan Emel menerusi akaun emel yang baru diwujudkan bagi memaklumkan prosedur keselamatan penggunaan emel di PSZ dari serangan virus menerusi penghantaran emel dalam rangkaian. Proses menguji dan pelaksanaan ciri-ciri keselamatan emel server yang terkini dilaksanakan dari semasa ke semasa bagi meningkatkan lagi kestabilan sistem emel dan mengelak dari serangan virus/emel spam. Pemantauan secara sistematik dan berterusan turut dilakukan Cleaning tape drive Proses cleaning tape drive menggunakan cleaning tape dilakukan secara berkala bagi memastikan tape drive semua server berada dalam dalam keadaan yang baik. Setiap tape drive server telah disediakan cleaning tape yang berasingan bagi mengelakkan wujud sebarang masalah dengan tape drive server. 22

28 Service Pack dan Patches Proses naiktaraf service pack dan patches terkini bagi Window based server sentiasa dilakukan bagi memastikan server sentiasa dilindungi dari ancaman penggodam dan serangan virus serta memastikan sistem semakin mantap Proxy server pelajar (notebook) Pembukaan notebook zon di aras 3 telah dibuka semula pada 19 Mac 2007 setelah segmen rangkaian khas bagi pelajar menggunakan notebook persendirian menerusi proxy server pelajar (notebook) PSZ yang baru dan konfigurasi switch selesai dilaksanakan oleh PSZ-CICT. Sebarang risiko serangan virus dan worm apabila pelajar menggunakan segmen tersebut adalah dibawah tanggungjawab masing-masing. Para pelajar telah dinasihatkan agar memastikan notebook mereka sentiasa mempunyai perisian antivirus yang terkini dan proses windows update dilakukan dari semasa ke semasa Proxy server pelajar Pelaksanaan kawalan terhadap akses ke Infolan2 bagi komputer di Zon INFOLAN2 di semua aras telah dilaksanakan sepenuhnya pada bulan September 2007 apabila proses konfigurasi di proxy server pelajar PSZ di CICT secara remote access telah berjaya dilakukan Peralatan Keselamatan Rangkaian PSZ Proses naiktaraf versi peralatan keselamatan rangkaian PSZ dari versi 3.2 ke 4.0 telah dilakukan pada bulan Disember 2007 oleh pembekal yang baru dilantik oleh PSZ setelah wujud masalah dari segi khidmat sokongan teknikal dari pembekal asal peralatan tersebut. 23

29 4.1.7 Storage Area Network (SAN) Kertas kerja bagi permohonan peruntukan mengurus (One-off) untuk tahun 2008 bagi Storage Area Network (SAN) telah disediakan pada tahun Kertas kerja tersebut menyatakan justifikasi permohonan keperluan SAN di PSZ yang bertujuan menampung pembangunan koleksi bahan digital PSZ yang semakin meningkat. Proses penyediaan spesifikasi teknikal akan dilaksanakan dalam tahun 2008 melalui pembentangan pelbagai produk SAN oleh beberapa pembekal SAN Disaster Recovery Plan (DRP) Fasa pertama bagi penyediaan DRP telah dilaksanakan secara berperingkatperingkat. Penyediaan beberapa set koleksi penyimpanan tape backup bagi sistem-sistem utama di PSZ telah dilakukan dan lokasi penyimpanan di lokasi selain bilik server PSZ telah turut dikenalpasti. 4.2 LATIHAN DALAM STAF BAGI MODUL TEKNOLOGI MAKLUMAT (IT) Latihan emel yang dijadualkan pada tahun 2007 telah dirancang untuk dilaksanakan sebanyak 2 sesi bagi kumpulan profesional dan juruteknik PSZ. Namun begitu hanya satu sesi sahaja telah berjaya dilaksanakan pada 2007, manakala sesi II akan dilaksanakan pada tahun Latihan emel bagi kumpulan staf sokongan juga akan turut dilaksanakan secara berperingkatperingkat dalam tahun CADANGAN PENAMBAHBAIKAN Naiktaraf Peralatan Server Proses naiktaraf server sediada perlu diadakan bagi meningkatkan keupayaan server utama yang secara tidak langsung memperbaiki tahap aksesesibiliti (accessibility) dan ketersediaan (availability) koleksi bahan digital dan sumber PSZ yang lain. 24

30 5.0 UNIT APLIKASI DAN MULTIMEDIA 5.1 Aktiviti Unit Memantau, Membangun dan Menyenggara Sistem Aplikasi Perpustakaan (SAP), Sistem Pengurusan Dokumen (SPD) dan Sistem Pengurusan Pengetahuan (SPP) Sistem Aplikasi Perpustakaan a) Perisian Penghubung Data Pesanan Pada 2007 terdapat pertambahan modul pada SAP iaitu Perisian Penghubung Data Pesanan (PPDP) yang mana sistem ini telah pun digunakan di dalam proses membuat pesanan oleh Unit Perolehan dan mempunyai integrasi dengan Sistem Pengurusan Perpustakaan, ADVANCE yang menjadikan keseluruhan modul di SAP adalah 8 modul i. Pengenalan sistem PPDP adalah satu sistem yang dimasukkan kedalam Sistem Aplikasi Perpustakaan. Ianya mengandungi 7 submodul iaitu; 1. Upload New Order List 2. Z39.50 MARC tag Maintenance 3. Non Z39.50 MARC tag Maintenance 4. Z39.50 MARC Database Maintenance 5. Non Z39.50 MARC Database Maintenance 6. Vendor maintenance 7. Reports ii. Aspek teknikal PPDP Ianya merupakan sistem yang dibangunkan oleh pihak vendor melibatkan proses pencarian bahan melalui senarai yang dibekalkan oleh vendor mengikut standard yang telah ditetapkan. iii. Fungsi Pencarian meliputi tag mandatory Z39.50 rekod MARC Melalui fungsi ini pengguna boleh memilih tag MARC mengikut keperluan yang sama seperti di dalam Sistem Pengurusan 25

31 Perpustakaan, ADVANCE bagi keseragaman rekod yang di perolehi melalui sistem PPDP dengan rekod MARC di dalam sistem ADVANCE. Untuk itu, penyenggaraan di sub modul Z39.50 MARC Tag Database perlu dilakukan bagi membolehkan pencarian di pangkalan data tersebut dilakukan mengikut kesesuaian bahan yang ingin dibuat pesanan. iv. Fungsi Pencarian melalui tag bukan Z39.50 Fungsi ini hanya boleh dilakukan pada pangkalan data bibliografik tertentu sahaja. Maklumat yang dikenalpasti, kemudiannya akan di pindahkan kepada bentuk MARC tag. PPDP juga berupaya membuat pencarian di pangkalan data Z39.50 dan bukan Z v. Senarai Pesanan Arkib Senarai vendor yang telah diperolehi dan telah dimuatnaik akan di masukkan kedalam senarai pesanan arkib selepas 3 hari proses muatnaik dan boleh dilihat melalui submodul Reports untuk semakan. vi. Latihan Latihan bagi penggunaan Perisian Penghubung Data Pesanan (PPDP) di bawah modul utama telah diadakan pada 7dan 8hb Februari Latihan tersebut telah dilakukan di bilik MPM2 dan dihadiri oleh staf Perolehan bahagian pembelian bahan, masa latihan adalah daripada pukul 8.30 pg hingga jam 4.00 ptg. Latihan ini telah diadakan untuk 2 sesi oleh kerana ruang MPM2 yang terhad. Perkara yang dibincangkan didalam latihan adalah berkisar mengenai proses bagaimana menggunakan sistem PPDP melalui modul Aplikasi Perpustakaan yang boleh dilakukan secara atas talian. Ini termasuklah cara memasukkan maklumat vendor, senarai vendor, pencarian bahan baru, laporan, arkib pencarian, proses sistem dsbnya. 26

32 b) Menerima, menyemak, menganalisis dan mengatasi masalah yang dilaporkan i. Sistem Aplikasi Perpustakaan Sepanjang tahun 2007, sebanyak 27 laporan terima. Laporan yang diterima merangkumi kesemua modul yang terdapat di SAP. 12 adalah laporan masalah manakala 15 daripadanya adalah cadangan pertukaran (change request). Rujuk Jadual 17 di bawah. Sebanyak 19 masalah telah berjaya diselesaikan manakala 8 laporan masih lagi tertangguh. Maklumat ini dikumpul daripada rekod SAMA samada dan juga rekod yang diperolehi daripada pihak vendor. Permasalahan rekod yang belum diselesaikan adalah kerana: Keperluan check in dan check out bagi Smart Reservation yang memerlukan hubung kait dengan Sistem Pengurusan Perpustakaan. Kemaskini rekod lama di dalam Modul Smart Reservation yang juga saling berkaitan diantara Modul Library Skill Classes dan Sistem Pengurusan Perpustakaan perlu diteliti. Semakan status PPDP yang memerlukan penelitian terhadap setiap data senarai vendor yang di muat turun bagi membuat pencarian di pangkalan data tertentu. 27

33 Jadual 17: Masalah LAS Mengikut Modul sepanjang tahun 2007 Module Change Request Problem Report Jumlah Visitor Tracking Library Skill Classes Reservation System Media Streaming Discussion Forum Billing Online Reference Desk General Utility Screens Perisian Penghubung Data Pesanan Jumlah ii. Perisian Penghubung Data Pesanan Keseluruhan masalah bagi sistem PPDP masih agak rendah oleh kerana ianya masih lagi dalam pengujian. Bagaimanapun keseluruhan masalah yang di laporkan telah mendapat perhatian sewajarnya dari pihak vendor dan dapat diselesaikan. Sebanyak lebih dari 40 senarai vendor telah di masukkan ke dalam PPDP bagi menilai keberkesanan pencarian dan status senarai tempahan bahan (new order list status). Bermula dari bulan Jun hingga Ogos 2007 hasil dari pencarian PPDP ke pangkalan data Z39.50 mendapati ianya sangat rendah iaitu dalam lingkungan 30% sahaja bahan yang telah diperolehi. Hasil dari pengujian ini menyebabkan pihak vendor telah menukar enjin pencarian kepada Zoom.net yang lebih berkesan. Ujian dengan menggunakan enjin pencarian ini membolehkan 70-80% senarai vendor dapat dikesan dari pangkalan data Z39.50 atau bukan Z Rujuk Jadual 18 28

34 Jadual 18: PPDP Problem Report/Change Request Log Masalah Aktiviti Keputusan Problem Report 8 Laporan kepada Vendor Change 1 Laporan Kepada Request Vendor Jumlah 9 Selesai Selesai Sistem Pengurusan Dokumen a) Menerima, menyemak, menganalisis dan mengatasi masalah yang dilaporkan Hasil dari semakan yang di buat mendapati kaedah pencarian di CyberDocs kurang memuaskan. Terdapat berbagai kaedah pencarian melalui profile card yang membolehkan rekod dikesan di Doc Server. Bagaimanapun kaedah ini dilihat kurang tepat dan tidak stabil bagi satu-satu pencarian. Keadaan ini menyukarkan kerana; Fail yang tidak boleh di akses oleh pengguna Penggunaan ruang storan yang tidak cekap Fail format dokumen yang sudah ketinggalan Dasar yang tidak seragam. Untuk 2007 masalah yang dilaporkan mengenai CyberDocs adalah agak rendah/berkurangan. Namun masih ada masalah dan laporan penambahbaikan direkodkan. Sebanyak 5 laporan masalah daripada 8 yang dilaporkan telah berjaya diselesaikan. Rujuk Jadual 19. Walaubagaimanapun masih terdapat masalah yang outstanding dan dalam proses untuk diselesaikan. Masalah tersebut berkaitan ; Proses membuat eksport fail ke DM server yang tidak selesai keseluruhannya dan memerlukan penyiasatan lanjut melibatkan profile card, Smart Billing dan DOC Server. 29

35 Jadual 19 : CyberDocs/Document Management Tahun Kategori Bulan (Jumlah) Status Selesai Status Tindakan Vendor Status Sedang disemak 2006 Laporan Januari 0 0 Masalah Februari 1 1 Mac 0 0 April 0 0 Mei 0 0 Jun 0 0 Julai 1 1 Ogos 0 0 September 3 3 Oktober 0 0 November 0 0 Disember Jumlah Sistem Pengurusan Pengetahuan Satu lagi aplikasi pencarian yang sedia ada telah dihidupkan semula bagi memenuhi keperluan pencarian maklumat di dalam pelayan intranet PSZ. Ianya dikenali sebagai Fulcrum WebFind yang berbentuk aplikasi web. Sehingga kini sebanyak 2 alamat pelayan dalaman telah diaktifkan untuk membolehkan pencarian maklumat di lakukan iaitu pelayan Document Management dan Laman web PSZ. Bagaimanapun aplikasi webfind ini masih belum lagi dibuka kepada umum kerana masih dalam penelitian dan makluman mengenainya hanya kepada beberapa unit di PSZ sahaja. 30

36 Housekeeping Sistem Aplikasi Perpustakaan Daripada semakan setiap Modul SLA kerja-kerja housekeeping telah dilakukan. Pada bulan Januari hingga Disember 2007 satu pemantauan dan semakan pada Sistem Aplikasi Perpustakaan Modul General bahagian security mendapati terdapat namanama staf perpustakaan yang telah keluar dan perlu dilakukan update atau dilupuskan dari mendapat kebenaran menggunakan SLA. Faktor-faktor seperti persaraan, perpindahan jabatan, permintaan untuk masuk ke modul lain, percubaan patron dan ujian keselamatan bagi setiap akses pengguna dan kemasukan staf baru. Rujuk Jadual 20. Pemantauan berkala setiap bulan dan melalui makluman mengenai permintaan kepada akses telah dilakukan. Percubaan patron dan akses ke modul lain adalah di sebabkan wujudnya modul baru (PPDP) ke dalam Sistem Aplikasi Perpustakaan. Jadual 20 : Housekeeping Faktor Tahun 2007 Bersara/Kematian 6 Pertukaran jabatan 4 Akses Modul lain 2 Percubaan patron 5 Keselamatan 3 Staf Baru 4 Jumlah 24 31

37 5.1.2 Pembangunan dan penyelarasan laman web Perpustakaan dan Jabatan/Unit Portal PSZ a) Ahli Jawatankuasa Portal Penghasilan Portal PSZ telah mula dibangunkan pada awal Januari Ahli Jawatankuasa Portal seramai 5 orang di ketuai oleh KBA telah dilantik bagi membangunkan Portal PSZ. P(UA) telah dilantik sebagai penyelaras kepada AJK Portal PSZ ini. b) Naiktaraf Portal PSZ Hasil dari analisa laman web sediada mendapati ianya sudah ketinggalan dari segi Sistem Pengurusan Kandungan, sukar dikemaskini, tidak tersusun dan ciri-ciri keselamatan yang rendah. Oleh itu satu portal baru yang mengikuti teknologi terkini perlu untuk dibangunkan. Portal PSZ telah di bangunkan dengan menggunakan Aplikasi Sumber Terbuka (Open Source) aplikasi server XAMPP dan Sistem Pengurusan Halaman (Content Management System) dengan menggunakan aplikasi Mambo Version Pangkalan Data kepada portal pula menggunakan aplikasi PHPMyadmin. Keseluruhan pembinaan portal ini telah di buat perancangan dan analisa terlebih dahulu dan keseluruhan aplikasi mula di muat turun ke dalam pelayan dalam bulan April Pembangunan portal telah memakan masa yang panjang dan memerlukan ketelitian dalam menentukan section, category, content, menu, modules, components dan templates. Keupayaan pelayan juga perlu di ambilkira bagi menampung akses pengguna yang ramai pada satu-satu masa. Penyusunan kandungan dan ketepatan kandungan juga dinilai terlebih dahulu sebelum dimasukkan ke dalam portal yang kemudiannya di terbitkan secara rasmi. Latihan secara rasmi mengenai 32

38 pembangunan portal juga telah diadakan dengan kerjasama CICT pada bulan Februari Keupayaan akses kepada portal yang perlahan dan sistem keselamatan yang agak rendah menyebabkan Sistem Operasi pelayan di tukar kepada Linux Fedora Core v.7. Ini termasuklah menyediakan pelayan sokongan bagi menghadapi sebarang masalah berkaitan dengan portal PSZ Membina dan menyenggara laman web bagi Ahli Jawatankuasa UTM-IR Laman web AJK UTM-IR telah dibangunkan pada bulan Jun Ianya menggunakan aplikasi Sumber Terbuka dengan Sistem kandungan Halaman aplikasi Drupal. Ianya di letakkan di dalam fail portal PSZ bagi memudahkan akses pencarian. Laman web ini adalah bertujuan untuk membantu tugas-tugas editor dan publisher serta memuatkan cara bagaimana untuk menggunakan UTM-IR. ( Membina laman web Standard People Practise (SPP) Laman web ini telah di bangunkan dengan menggunakan perisian Adobe Dreamweaver CS3. Ianya merupakan salah satu laman web yang dibangunkan dalam bentuk fail dan bahasa hypertext markup language (HTML). Ianya banyak menyimpan aplikasi audio dan video bagi latihan SPP. ( Membina Animasi Montaj Aplikasi-aplikasi baru ini begitu penting dan diperlukan bagi setiap tugas membina animasi montaj yang hendak dibina mengikut keperluan jabatan di PSZ dan Universiti. Ianya juga amat membantu didalam menghasilkan satu produk yang lebih interaktif dan berkesan. Montaj bagi beberapa perasmian besar juga telah dapat dihasilkan dengan adanya aplikasi animasi multimedia seperti Macromedia Flash dan juga aplikasi audio Sony Sound Forge iaitu penghasilan montaj bagi: 33

39 i. Montaj Perasmian Open Access UTM-IR (PSZ) - ii. Montaj Malam Merdeka (Universiti) - iii. Montaj Malam jasamu dikenang (Universiti) Montaj malam Merdeka telah di tayangkan sempena malam merdeka di dataran Kokurikulum pada 31hb Ogos Pembangunan montaj ini telah menggunakan Adobe Flash CS3 yang terkini membolehkan lebih banyak ruang animasi mampu dibangunkan. Arahan program yang lebih terperinci menjadikan aplikasi ini lebih mudah di gunakan dan tugas menghasilkan scene, tween, animation, sound effect menjadi lebih menarik Penganjuran Latihan Dalaman Staf PSZ Latihan kemaskini Maklumat dan fungsi di Portal PSZ Latihan secara Hands-On untuk Pustakawan di Jabatan Perkhidmatan Maklumat telah dilakukan pada 15 Jun Latihan ini lebih kepada memberi tunjuk ajar bagaimana tambahan dan kemaskini kandungan dilakukan, kegunaan fungsi categories dan content dalam pembinaan laman web portal PSZ Latihan Microsoft Access Latihan asas Microsoft Access di dalam pembangunan pangkalan data telah dilaksanakan pada 6-7 November 2007 kepada staf UTM yang menguruskan Pusat Sumber Fakulti. 34

40 5.2 ISU DAN MASALAH Permintaan terhadap keperluan aplikasi baru kian bertambah namun kursus atau latihan cara bagaimana menggunakan aplikasi tersebut begitu minima kerana kekurangan tenaga kerja Penggunaan aplikasi baru sentiasa berkembang dan ketinggalan mengetahui mengenainya akan menyebabkan pergantungan kepada staf dari jabatan lain, contoh proses kemaskini Laman Web di PSZ Pertingkatkan pengetahuan Ahli Jawatankuasa Portal di dalam menyenggara dan mengemaskini maklumat Portal PSZ Tiada kesedaran mengenai wujudnya teknologi multimedia menyebabkan tahap pengetahuan aplikasi berada di paras rendah dan dilihat kurang berkeupayaan Kekangan peralatan perkakasan yang agak ketinggalan dalam mengurus keperluan portal masih rendah dan tidak memenuhi spesifikasi keperluan. 5.3 TINDAKAN PENAMBAHBAIKAN Sistem Aplikasi Perpustakaan Melakukan pengemaskinian terhadap imej dan aplikasi pada Sistem Aplikasi Perpustakaan. Banyak imej yang sudah ketinggalan dan kurang sesuai pada paparan setiap modul. Kualiti imej juga dikenalpasti dan dilakukan pengubahan untuk menghasilkan kualiti format grafik yang lebih menarik dan ruang storan yang cekap Melakukan promosi dengan lebih berkesan untuk memperkenalkan Sistem Aplikasi Perpustakaan ini kepada semua pengguna. Perbincangan dan perancangan dengan pemilik modul perlu di laksanakan secara sistematik dan tersusun. Pendekatan yang lebih selesa serta manual penggunaan aplikasi secara interaktif perlu di wujudkan. 35

41 5.3.2 Sistem Pengurusan Dokumen Pengemaskinian terhadap dokumen yang disimpan didalam CyberDocs, dimana format grafik bagi kesemua dokumen akan diselaraskan. Dokumen yang tidak digunakan lagi akan di buang dan satu standard scanning akan di rangka bagi menghasilkan mutu dokumen yang lebih baik. Aplikasi yang sesuai untuk membaca fail/rekod cyberdocs diteliti bagi memudahkan pengguna mengakses rekod dengan lebih cepat. Masih terdapat rekod yang menggunakan format lama menghadapi kesukaran untuk diakses, rekod ini sedang dikenalpasti untuk menukarnya kedalam format yang lebih sesuai. 36

42 6.0 LAIN-LAIN AKTIVITI JABATAN 6.1 Penyediaan prosedur penyenggaraan Unit Server dan Rangkaian dan Unit Aplikasi dan Multimedia selain mengemaskini Prosedur Penyenggaraan Permasalahan Sistem INFOLAN2 Prosedur Penyenggaraan yang telah diwujudkan adalah yang merangkumi 3 unit di JBA. Walaubagaimana pun prosedur tersebut perlu diperhalusi bersama pegawai di Unit yang terlibat bagi memastikan kelancaran proses yang terlibat. 6.2 Mengkaji semula dan mengemaskini dasar/polisi JBA mengikut keperluan semasa. Dasar baru JBA (Dasar ICT Teknologi Maklumat) di bawah Dasar Pembangunan dan Perancangan PSZ, telah disediakan hasil perjumpaan antara pegawai JBA dan bengkel permurnian yang dianjurkan oleh PSZ. Walaubagaimana pun kemaskini dan keseragaman di antara dasar JBA dengan dasar lain yang ada kaitan sedang dilakukan bagi memantapkan Dasar PSZ secara keseluruhan. 6.3 Projek Bangunan Tambahan PSZ RMK 9 Berdasarkan peruntukan RMK 9, sebuah bangunan tambahan PSZ akan dibangunkan dan Jabatan Pembangunan Automasi juga akan diwujudkan di bangunan baru tersebut. Semua pegawai JBA telah terlibat di dalam merekabentuk bangunan, keperluan ruang dan perabot bersama Arkitek yang telah dilantik. Perincian bagi pembangunan rekabentuk serta keperluan kelengkapan seperti peralatan dan perabot akan dilakukan pada tahun Susun atur ruang Jabatan Pembangunan Automasi Susun atur ruang pejabat JBA telah dilakukan pada awal Oktober Kerjakerja penyusunan keluar perabot lama serta pelupusan perabot lama telah dilakukan dan seterusnya penyusunan partition mengikut kawasan kerja staf telah disediakan oleh pihak pembekal yang terpilih. 37

43 7.0 Latihan, Seminar Dan Bengkel Staf JBA 7.1 Staf Profesional Sepanjang 2007, sebanyak 31 kursus, latihan dan lawatan telah dianjurkan oleh Universiti dan Perpustakaan untuk semua pegawai JBA. Butiran kehadiran yang terlibat adalah seperti di Jadual 21 di bawah. Jadual 21 : Latihan/Kursus Yang Telah Dihadiri Oleh Staf Profesional Bil Nama Program Kehadiran 1 Course on Reinforce and Harness Audit Skill & Techniques 4 2 Amanat Ketua Pustakawan Kursus Training for Trainers Level II 1 4 Sistem Perisian Perhubungan Data (PPDP) PSZ 4 5 Training for Trainers Level II 1 6 Pengurusan Kewangan 1 7 Emel & Rangkaian Komputer 2 8 Perjumpaan Staf Bersama Ketua Pustakawan 3 9 Ceramah Peraturan Perkhidmatan Di Universiti Teknologi Malaysia 4 10 Teknik Pengajaran Bagi Pustakawan 3 11 Dreamweaver & PHP 2 12 Bengkel Pengkatalogan 1 13 Bengkel Identifying Occupational Health & Safety Hazards & Risk 3 14 Bengkel Permurnian Dasar-dasar PSZ 3 15 Latihan Sistem Peminjaman/Pemulangan & Pintu Keselamatan LIBRA 4 16 Latihan Sistem Peminjaman/Pemulangan & Pintu Keselamatan LIBRA 4 (Administrator Module) 17 Bengkel Peningkatan Kualiti PSZ 1 18 Taklimat Pengurusan Aset Alih Universiti 1 19 Lawatan Kerja Ke Petrosains Sdn. Bhd dan UITM, Shah Alam 1 20 Lawatan Ke Perpustakaan Petronas di KLCC 1 21 Lawatan ke National Library Board (NLB) dan Pameran RFID di 1 Singapura 22 Kursus Penilaian Tahap Kecekapan Fasa II Tahun Ceramah Maulidur Rasul 1 24 Audit Dalaman ISO 1 25 Bengkel Katalog Induk Kebangsaan Fasa Latihan Dalaman Modul Serials 1 27 Pra Bengkel Pemurnian Dasar-dasar PSZ 1 28 Multimedia 1 29 Kursus Kemahiran Temuduga 1 30 The 2007 Malaysia Service Excellence Conference & Focus Learning 1 31 Bengkel Perancangan Halatuju & Kualiti Perkhidmatan Cemerlang CICT 1 JUMLAH KEHADIRAN 60 38

44 7.2 Staf Sokongan Bagi staf sokongan sebanyak 15 latihan dan kursus yang telah dianjurkan oleh Universiti dan Perpustakaan yang telah disertai oleh kesemua staf sokongan JBA. Rujuk Jadual 22. Jadual 22 : Latihan/Kursus Yang Telah Dihadiri Oleh Staf Sokongan Bil Nama Program Staf Yang Hadir 1 Amanat Ketua Pustakawan Ceramah Zakat Pendapatan 5 3 Emel Dan Rangkaian Komputer 1 4 Ceramah Maulidur Rasul 3 5 Perjumpaan Staf Bersama Ketua Pustakawan 4 6 Ceramah Peraturan Perkhidmatan Di Universiti Teknologi Malaysia 5 7 Ceramah Maulidur Rasul - PSZ 4 8 Kumpulan Inovatif & Kreatif 3 9 Latihan Sistem Peminjaman/Pemulangan & Pintu Keselamatan 1 LIBRA 10 Ceramah Maal Hijrah 2 11 Bengkel Identifying Occupational Health & Safety Hazards & Risk 1 12 Latihan Sistem Peminjaman/Pemulangan & Pintu Keselamatan 1 LIBRA 13 Kursus Kenegaraan 2 14 Kursus Internet, Emel dan Keselamatan IT 1 15 Kursus Penyambut Tetamu Untuk Petugas Majlis Rasmi 1 JUMLAH KEHADIRAN 39 BPA 31/1/