PENGURUSAN DAN PEMELIHARAAN REKOD DALAM PERSEKITARAN ELEKTRONIK

Size: px

Start display at page:

Download "PENGURUSAN DAN PEMELIHARAAN REKOD DALAM PERSEKITARAN ELEKTRONIK"

Erick Bradley
6 years ago
Views:

1 PENGURUSAN DAN PEMELIHARAAN REKOD DALAM PERSEKITARAN ELEKTRONIK AZIMAH MOHD ALI PENGARAH BAHAGIAN PERANCANGAN DAN PENYELARASAN ARKIB NEGARA MALAYSIA LATARBELAKANG Pada 1 November 1995, Koridor Raya Multimedia (MSC) telah dilancarkan oleh kerajaan. 7 aplikasi perdana di bawah Koridor Raya Multimedia adalah - Electronic Government - R&D Clusters - E-Business - Mykad - Smart School - Telehealth - Technopreneur Development Kerajaan Elektronik yang dilancarkan pada Ogos 1996 mempunyai visi untuk mempertingkatkan produktiviti dan keberkesanan perkhidmatan awam melalui penggunaan IT dan multimedia. 1

2 LATARBELAKANG Pembangunan pelbagai sistem e-perolehan, HRMIS, e-syariah, GOE-EGDMS dll. Wujudnya dokumen dan rekod elektronik dalam pelbagai media dan format media- cakera optik, CD/DVD format -.doc,.ppt,.mp3,.jpeg,.bmp PERUBAHAN DALAM PENGURUSAN REKOD 2

3 SISTEM DAN PROSES ELEKTRONIK SEDIA ADA Program pengkomputeran dan automasi pejabat - membawa kepada percambahan rekod elektronik. Tiada sistem dan prosedur untuk menguruskan rekod elektonik diwujudkan. Prosedur dan amalan yangsedia ada - "cetak dan fail". Penggubalan dasar, perundangan, piawaian, garis panduan dan prosedur PERUBAHAN AKTA,PERATURAN DAN PROSEDUR Akta Arkib Negara 2003 Peranan utama dalam mengawal pengurusan rekod elektronik dari pengwujudan sehingga pelupusan dalam sektor awam. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun Panduan Pengurusan Pejabat. Pekeliling mengenai pelaksanaan ICT di Sektor Awam Maklumat. seperti Arahan Teknologi 3

4 PERUBAHAN AKTA,PERATURAN DAN PROSEDUR Panduan-panduan Pengurusan Rekod Panduan Pelupusan Rekod Awam Panduan Penyediaan JPR Fungsian Panduan Pembangunan Klasifikasi Fail Pejabat Awam Panduan Penyediaan Pelan Tindakan Bencana Rekod (PTBR) Kerajaan Jadual Pelupusan Rekod (JPR) Urusan Am PERUBAHAN AKTA,PERATURAN DAN PROSEDUR Pemakaian Piawaian Pengurusan Rekod: MS 2223:2009 Part 1 and Part 2 - Information and Documentation Records Management Information and documentation. MS ISO 16175:2012 Part 1, Part 2 and Part 3 - Principles and functional requirements for records in electronic office environments. MS 2473: Information and documentation - Implementation guidelines for digitisation of records (ISO/TR 13025:2010). 4

5 APLIKASI SISTEM PENGURUSAN REKOD ELEKTRONIK (ERMS) ERMS adalah sistem aplikasi yang berkeupayaan i. menguruskan rekod elektronik bagi keseluruhan kitaran hayatnya meliputi pewujudan, penawanan, pendaftaran, penyimpanan dan pelupusan. ii. mengekalkan integriti, kesahihan dan boleh dicapai. OBJEKTIF PELAKSANAAN ERMS Bagi memastikan rekod semasa diurus dan disenggara secara elektronik - membolehkan rekod diakses dengan cepat dan mudah apabila diperlukan. 5

6 RINGKASAN PERBEZAAN FUNGSI EDMS DENGAN ERMS EDMS Menyokong kegunaan dokumentasi semasa bagi tujuan perniagaan atau maklumat Lazimnya, tidak merangkumi aspek dari sudut konteks rekod Boleh mempunyai kawalan penahanan Mungkin mempunyai keupayaan klasifikasi dokumen dan keperluan asas metadata ERMS Menyediakan repositori yang selamat bagi pemeliharaan dan akses kepada rekod Mesti merangkumi aspek dari sudut konteks rekod dan hubungkait antara rekod Mesti mempunyai kawalan penahanan yang ketat Mesti mempunyai keupayaan klasifikasi dokumen dan memenuhi keperluan metadata secara komprehensif bagi menentukan struktur penyusunan rekod SYARAT-SYARAT PENGURUSAN REKOD ELEKTRONIK Rekod Ditawan Penawanan adalah satu proses menempatkan dokumen ke dalam sistem pengurusan rekod dan memberikan metadata untuk menerangkan rekod tersebut dan meletakkannya ke dalam konteks, agar ia boleh diuruskan sepanjang masa. Rekod Diselengara Rekod hendaklah diselenggara di dalam sistem pengurusan rekod berdasarkan kepada penilaian persekitaran, aliran kerja dan kehendak ketelusan dan risiko. Rekod Boleh Digunakan Rekod boleh dipindah/eksport, dicapai, dipapar dan disunting. 6

7 UNSUR-UNSUR REKOD Kandungan Mesej Maklumat yang hendak disampaikan Struktur Penyusunan maklumat Bentuk fizikal dan logical Konteks Hubungkait dengan lain-lain rekod dan proses atau transaksi di mana ianya diwjud atau diterima CIRI-CIRI SISTEM PENGURUSAN REKOD Memastikan rekod didaftar dan disahkan kesahihannya (integritinya dijaga) memelihara kandungan, struktur dan konteks rekod Menyimpan butir-butir lanjut (sebagai bukti) bagi setiap tindakan, keputusan and transaksi pentadbiran/perniagaan 7

8 SISTEM PENGURUSAN REKOD ELEKTRONIK (ERMS) Desktop Applications E-mel Imaging Pewujudan & Penawanan Penggunaan dan Akses Pemusnahan Pendaftaran Pelupusan Penyelenggaraan Pengarkiban Pemindahan PROSES PENGURUSAN REKOD ELEKTRONIK Pewujudan dan Penawanan Meliputi pendaftaran, klasifikasi, penambahan metadata, dan penyimpanan rekod di dalam aplikasi sistem pengurusan rekod elektronik Pendaftaran Mempastikan sesuatu rekod, komponen rekod, jejak audit, dan metadata disimpan serta diurus secara teratur tanpa kehilangan maklumat bernilai Membolehkan pembinaan dan pengumpulan metadata di peringkat fail atau folder 8

9 PROSES PENGURUSAN REKOD ELEKTRONIK Penggunaan dan Akses / Capaian Memudahkan semua komponen rekod atau fail termasuk isi kandungan (content), metadata, nota, lampiran, dan lain-lain boleh dicapai, diakses, dipapar dan diurus sebagai satu unit ataupun satu rekod yang lengkap semasa proses capaian Pelupusan dan Pemusnahan Meliputi Jadual Pelupusan Rekod, Proses Penilaian, Pemindahan Rekod, Kemudahan mengeksport Rekod, dan Pemusnahan Rekod Penyelenggaraan Mempastikan keselamatan dan terdapat kawalan terhadap rekod-rekod di dalam ERMS. PENYEDIAAN PRA-SYARAT ERMS KLASIFIKASI FAIL JADUAL PELUPUSAN REKOD 9

10 KLASIFIKASI FAIL Satu proses mengenalpasti kategori atau kumpulan rekod yang dijana atau dihasilkan melalui aktiviti atau proses kerja. Sekiranya pengenalpastian ini terpakai, ia akan membantu di dalam penyediaan deskripsi, kawalan, hubungan dan penetapan status pelupusan dan capaian. KLASIFIKASI FAIL ANM 10

11 KLASIFIKASI FAIL ANM MINIT TINDAKAN 11

(2) Ketua Pengarah boleh meluluskan jadual pelupusan rekod yang dikemukakan di bawah subseksyen (1) dan, dalam meluluskan

12 SEKSYEN 27 JADUAL PELUPUSAN REKOD (1)Ketua Pentadbir sesuatu pejabat awam hendaklah menyediakan dan mengemukakan Jadual Pelupusan Rekod dalam bentuk yang ditetapkan bagi pelupusan rekod awam kepada Ketua Pengarah untuk kelulusannya. (2) Ketua Pengarah boleh meluluskan jadual pelupusan rekod yang dikemukakan di bawah subseksyen (1) dan, dalam meluluskan apa-apa jadual sedemikian, boleh mengenakan apaapa kehendak atau syarat yang difikirkannya patut. CONTOH JADUAL PELUPUSAN REKOD 12

DEFINISI METADATA Maklumat mengenai rekod yang menerangkan proses teknikal dan pentadbiran yang digunakan bagi mewujudkan, mengubahsuai, mengguna dan menyimpan rekod

13 DEFINISI METADATA Maklumat mengenai rekod yang menerangkan proses teknikal dan pentadbiran yang digunakan bagi mewujudkan, mengubahsuai, mengguna dan menyimpan rekod tersebut. METADATA Data yang menerangkan konteks, kandungan dan struktur rekod Contoh Tajuk rekod Subjek yang diliputi Tarikh rekod diwujudkan Sejarah penggunaan Format rekod 13

14 JENIS REKOD CONTOH METADATA : SURAT-MENYURAT 14

15 CONTOH METADATA : MINIT MESYUARAT TANGGUNG-JAWAB PEJABAT AWAM 1. Mengurus rekod elektronik, menyediakan kemudahan akses, serta penggunaan dan perkongsian maklumat mengikut tanggung-jawab polisi dan undang-undang berkaitan termasuk Akta Arkib. 2. Memastikan rekod elektronik yang diwujudkan, ditawan dan diselenggarakan, bagi memenuhi keperluan program, Polisi dan tanggung-jawab jabatan, adalah releven, lengkap dan boleh dipercayai. 3. Melaksanakan struktur bagi memastikan ketelusan dan akauntabiliti di dalam pengurusan rekod elektronik. 4. Menggunakan sistem elektronik sebagai cara pilihan bagi mewujudkan, menggunakan dan menguruskan rekod. 15

TANGGUNG-JAWAB PEJABAT AWAM 5. Menggunakan teknologi maklumat dengan cara yang dapat memastikan rekod elektronik tulenan, boleh dipercayai dan mempunyai integriti selama diperlukan. 6.

16 TANGGUNG-JAWAB PEJABAT AWAM 5. Menggunakan teknologi maklumat dengan cara yang dapat memastikan rekod elektronik tulenan, boleh dipercayai dan mempunyai integriti selama diperlukan. 6. Melindungi dan memelihara rekod elektronik yang penting dan memusnahkannya apabila tidak lagi diperlukan untuk tujuan operasi, dengan cara teratur dan tepat pada waktunya. 7. Membina persekitaran yang menyokong pengurusan rekod elektronik serta memastikan semua kakitangan memenuhi tanggung jawab masing-masing. 8. Menilai keberkesanan and kecekapan pengurusan rekod-rekod elektronik di sepanjang kitaran hayat. PELAKSANAAN ARCHIVAL MANAGEMENT SYSTEM DI ARKIB NEGARA MALAYSIA Komponen penting dalam sistem ini adalah Repositori Arkib Digital yang akan menyediakan tempat simpanan bagi objek digital dan metadatanya. Model bagi pembangunan Sistem Pemeliharaan Arkib Digital (AMS) ini diadaptasikan dari ISO Model Open Archival Information System (OAIS) yang dikeluarkan oleh NASA and Research Library Group, US. Model ini adalah model yang terbaik setakat ini untuk dijadikan sebagai permulaan bagi rekabentuk fungsian sistem pengurusan arkib digital. titik 16

digital dan ini menepati keperluan di. Model OAIS ini mempunyai 6 entiti fungsi utama iaitu: i.

17 GAMBAR RAJAH - MODEL OPEN ARCHIVAL INFORMATION SYSTEM (OAIS) FUNGSI - FUNGSI OAIS Mengikut model OAIS terdapat enam entiti fungsi utama di dalam membangunkan sesebuah sistem pengurusan arkib digital dan ini menepati keperluan di. Model OAIS ini mempunyai 6 entiti fungsi utama iaitu: i. Ingest ii. Archival Storage iii. Data Management iv. Administration v. Preservation Planning vi. Access 17

ALCHEMY CUMULUS RDBMS Trim Context XML SDB XIP Native

18 CARTA ALIR ARCHIVAL MANAGEMENT SYSTEM PEMINDAHAN REKOD ELEKTRONIK ERMS TRIM CONTEXT BUSINESS SYSTEMS CDS-ISIS ALCHEMY CUMULUS RDBMS Trim Context XML SDB XIP Native Format SDB XIP AMS Archival Management System TESSELLA SDB 18

19 PEMINDAHAN DAN PEMELIHARAAN REKOD ELEKTRONIK Rekod elektronik yang bernilai kekal hendaklah dipindahkan ke ANM untuk dipelihara dan simpanan kekal di dalam Archival Management System kerana sistem ini berupaya melaksanakan migrasi format rekod dari format lama ke format baharu melalui pemeliharaan aktif (active preservation) Rekod elektronik ini tersedia untuk rujukan awam selepas mencapai taraf arkib. FAEDAH PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN REKOD ELEKTRONIK Dapat meningkatkan produktiviti jabatan Pengesanan adalah mudah dan cepat, serta rekod tidak akan hilang Boleh diakses oleh lebih daripada seorang pengguna pada masa yang sama dari lokasi yang berbeza Jimat ruang fizikal Perkongsian rekod 19

20 TERIMA KASIH Mei 2016 DEWAN BESAR, PUSAT ISLAM ISKANDAR JOHOR BAHRU 20

B,8 PERKHIDMATAN KREDIT DAN PERBANKAN. Pemindahan Data PROSEDUR UNIT KOMPUTER. BPKP/KlOK-117 Bilangan Semakan : 0 Tarikh : PERUBAHAN.

B,8 PERKHIDMATAN KREDIT DAN PERBANKAN. Pemindahan Data PROSEDUR UNIT KOMPUTER. BPKP/KlOK-117 Bilangan Semakan : 0 Tarikh : PERUBAHAN. PROSEDUR UNIT KOMPUTER Pemindahan Data BPKP/KlOK-117 Bilangan Semakan : 0 Tarikh : 30.09.13 Disediakan oleh :- Disahkan oleh :- Ketua Unit PERUBAHAN Ubahan Muka surat Tarikh Keterangan Diluluskan B,8 8