Zásady Európskeho parlamentu pre monitorovanie pomocou kamerového systému schválené zástupkyňou generálneho tajomníka Európskeho parlamentu Francescou R. RATTIOVOU 20. apríla 2013 aktualizované 28. marca 2014
Obsah 1. Účel a rozsah pôsobnosti zásad pre monitorovanie pomocou kamerového systému...4 2. Ako EP zabezpečuje, aby bol jeho kamerový monitorovací systém naprojektovaný tak, aby v ňom boli zohľadnené otázky súkromia a ochrany údajov a aby bol v súlade s právnymi predpismi o ochrane údajov?...4 2.1. Revízia súčasného systému... 4 2.2. Stav dodržiavania predpisov... 4 2.3. Kamerový monitorovací systém a vlastný audit ochrany údajov... 4 2.4. Oznámenie o súlade pre EDPS... 5 2.5. Kontakty s príslušnými orgánmi ochrany údajov v členských štátoch... 5 2.6. Rozhodnutie a konzultácie... 5 2.7. Transparentnosť... 6 2.8. Pravidelné revízie... 6 2.9. Technologické riešenia rešpektujúce súkromie... 6 3. V ktorých priestoroch sa používa kamerový monitorovací systém?...6 4. Ktoré osobné informácie sa zhromažďujú a na aký účel?...7 4.1. Technické špecifikácie systému... 7 4.2. Cieľ sledovania kamerovým monitorovacím systémom... 7 4.3. Obmedzenie účelu... 7 4.4. Monitorovanie ad hoc a skryté monitorovanie... 8 4.5. Webové kamery... 8 4.6. Osobitné kategórie údajov... 8 5. Aké sú zákonné dôvody a právny základ monitorovania pomocou kamerového systému?...9 6. Kto má k informáciám prístup a komu sa informácie zverejňujú?...9 6.1. Interní a externí bezpečnostní pracovníci a pracovníci v oblasti údržby... 9 6.2. Prístupové práva... 10 6.3. Odborná príprava v oblasti ochrany údajov... 10 6.4.Vyhlásenie o dodržiavaní dôvernosti... 10 6.5. Postupovanie, zverejňovanie a registrovanie... 10 7. Ako sú informácie chránené a aké existujú záruky?...11 8. Ako dlho sa údaje uchovávajú?...11 9. Akým spôsobom sa informácie poskytujú verejnosti?...11 9.1. Viacúrovňový prístup... 12 9.2. Osobitné individuálne oznámenie... 12 10. Ako si môže verejnosť overovať, upravovať alebo vymazať údaje o sebe?...12 EP Video-Surveillance Policy - Page 2
11. Právo na odvolanie...13 EP Video-Surveillance Policy - Page 3
1. Účel a rozsah pôsobnosti zásad pre monitorovanie pomocou kamerového systému Európsky parlament (ďalej len EP ) prevádzkuje kamerový monitorovací systém s cieľom zabrániť bezpečnostným incidentom, odrádzať od nich, umožniť ich zvládnutie a vyšetrenie a tiež zabezpečiť ochranu osôb, majetku a dokumentov proti požiaru, krádeži, neoprávnenému vniknutiu, napadnutiu a akýmkoľvek iným hrozbám. Monitorovaním konkrétnych priestorov a akcií dopĺňa kamerový monitorovací systém iné bežné opatrenia v oblasti bezpečnosti a kontroly prístupu. Kamerový monitorovací systém je súčasťou opatrení na podporu širších politík EP v oblasti bezpečnosti. Spracovateľom údajov z kamerového monitorovacieho systému je oddelenie posudzovania rizík v rámci generálneho riaditeľstva pre bezpečnosť a ochranu v EP. Tieto zásady pre monitorovanie pomocou kamerového systému opisujú kamerový monitorovací systém EP, jeho cieľ a používanie, ako aj opatrenia na ochranu osobných údajov a súkromia osôb vo vnútri EP a v jeho najbližšom okolí. Jednotlivé prvky týchto zásad platia na všetkých troch pracoviskách Európskeho parlamentu v Luxemburgu, Štrasburgu a Bruseli. 2. Ako EP zabezpečuje, aby bol jeho kamerový monitorovací systém naprojektovaný tak, aby v ňom boli zohľadnené otázky súkromia a ochrany údajov a aby bol v súlade s právnymi predpismi o ochrane údajov? 2.1. Revízia súčasného systému Kamerový monitorovací systém sa v EP používal už predtým, ako európsky dozorný úradník pre ochranu údajov (ďalej len EDPS ) prijal v marci 2010 tzv. usmernenia pre využívanie priemyselnej televízie (ďalej len usmernenia EDPS ). Postupy EP sa však pravidelne revidujú, aby boli v súlade s odporúčaniami uvedenými v usmerneniach EDPS (časť 15) a aby sa zvýšila úroveň ochrany údajov v EP. Usmernenia EDPS sú prístupné na nahliadnutie na internete: http://www.edps.europa.eu/edpsweb/edps/site/mysite/guidelines 2.2. Stav dodržiavania predpisov EP spracúva obrazové záznamy v súlade s usmerneniami EDPS a s nariadením (ES) č. 45/2001 o ochrane osobných údajov inštitúciami a orgánmi Spoločenstva. 2.3. Kamerový monitorovací systém a vlastný audit ochrany údajov Všetky kamery v rámci kamerového monitorovacieho systému EP prešli kompletným auditom. Na každej kamere sa vykonala analýza rizík z hľadiska bezpečnosti a ochrany a hodnotenie vplyvu, pokiaľ ide o ochranu údajov. Na základe výsledkov EP Video-Surveillance Policy - Page 4
oboch analýz a s cieľom minimalizovať monitorovanie priestorov, ktoré nie sú relevantné z hľadiska zamýšľaných cieľov, boli kamery presunuté, bol upravený ich zorný uhol, niektoré boli odinštalované, alebo bolo ich rozmiestnenie a ich zorný uhol potvrdené. Navyše bola ešte vykonaná podrobná revízia súčasného stavu s cieľom posúdiť, do akej miery je prax EP v oblasti monitorovania kamerovým systémom v súlade s nariadením č. 45/2001 a s usmerneniami EDPS a do akej miery je primeraná. Keďže doposiaľ nebolo monitorovanie pomocou kamerového systému žiadnym spôsobom upravené, výsledkom tejto revízie sú tieto zásady. 2.4. Oznámenie o súlade pre EDPS Pri inštalovaní alebo významnej úprave kamerového monitorovacieho systému vykoná generálne riaditeľstvo EP pre bezpečnosť a ochranu s pomocou úradníka Európskeho parlamentu pre ochranu osobných údajov oficiálne hodnotenie ochrany údajov a v prípade potreby predloží EDPS oznámenie o predbežnej kontrole. Tieto zásady pre monitorovanie pomocou kamerového systému a všetky jej významné úpravy sa zasielajú EDPS. Táto komunikácia s EDPS predstavuje oznámenie EP o súlade vo veci monitorovania pomocou kamerového systému. 2.5. Kontakty s príslušnými orgánmi ochrany údajov v členských štátoch Po prijatí boli tieto zásady pre monitorovanie pomocou kamerového systému zaslané príslušným orgánom v Belgicku, Francúzsku a Luxembursku. Všetky prípadné obavy, ktoré tieto orgány vyjadria, sa zohľadnia v budúcich revíziách týchto zásad. 2.6. Rozhodnutie a konzultácie Rozhodnutia týkajúce sa zachovania existujúceho kamerového monitorovacieho systému, overenia existujúcich postupov, stanovenia cielených, konkrétnych úprav na zvýšenie súladu s predpismi a napokon prijatia bezpečnostných opatrení prijali orgány EP na základe konzultácie s: úradníkom Európskeho parlamentu pre ochranu osobných údajov EDPS EP počas tohto rozhodovacieho procesu: preukázal potrebu kamerového monitorovacieho systému, tak ako je navrhnutá v týchto zásadách; urobil všetko preto, aby bol jeho cieľ legitímny; prediskutoval alternatívne riešenia a dospel k záveru, že používanie súčasného kamerového monitorovacieho systému je potrebné a primerané cieľom uvedeným v bode 1 (pozri vyššie) po prijatí opatrení v oblasti ochrany údajov navrhovaných v týchto zásadách; zaoberal sa obavami, ktoré vyslovili organizácie, s ktorými boli vykonané konzultácie. Prostredníctvom siete spravodajcov pre bezpečnosť EP sa budú v otázke týchto zásad pre monitorovanie pomocou kamerového systému kontaktovať ďalšie EP Video-Surveillance Policy - Page 5
zainteresované strany vrátane výboru zamestnancov EP a ich pripomienky sa zohľadnia na účely ďalšieho rozvoja týchto zásad. 2.7. Transparentnosť Zásady pre monitorovanie pomocou kamerového systému majú dve verzie verziu pre oprávnené osoby a túto verejne dostupnú verziu, ktorá je zverejnená na intranete a na internetových stránkach. V tejto verejnej verzii zásad pre monitorovanie pomocou kamerového systému môžu byť uvedené súhrnné informácie o konkrétnych témach. Informácie sú vypustené z verejnej verzie len vtedy, ak je zachovanie dôvernosti absolútne nevyhnutné zo závažných dôvodov (napríklad z bezpečnostných dôvodov, na zachovanie dôvernosti citlivých informácií alebo s cieľom ochrániť súkromie jednotlivcov). 2.8. Pravidelné revízie Generálne riaditeľstvo pre bezpečnosť a ochranu vykoná každé dva roky pravidelnú revíziu ochrany údajov. Počas pravidelných revízií opätovne posúdi: či je kamerový monitorovací systém naďalej potrebný, či systém naďalej plní svoj deklarovaný účel, či nie sú k dispozícii adekvátne alternatívne riešenia. V pravidelných revíziách sa posúdia aj iné otázky, ktoré boli predmetom prvej správy z auditu predovšetkým to, či sú zásady pre monitorovanie pomocou kamerového systému naďalej v súlade s nariadením č. 45/2001 a s usmerneniami EDPS (audit adekvátnosti) a či sa v praxi dodržiavajú (audit súladu). 2.9. Technologické riešenia rešpektujúce súkromie Pri objednávaní nových zariadení pre systém a vždy, keď je to možné, EP použije najlepšie technologické riešenia rešpektujúce súkromie, ktoré budú k dispozícii. Na základe analýzy rizík a hodnotenia vplyvu ochrany údajov už EP realizuje a zlepšuje technologické a procesné riešenia nenarušujúce súkromie, napríklad: detektory pohybu, obmedzovanie prístupu do systému, rozlíšenie kamier podľa stupňa rizika (rozlíšenie je čo najnižšie s ohľadom na zamýšľaný bezpečnostný cieľ). 3. V ktorých priestoroch sa používa kamerový monitorovací systém? Umiestnenie kamier a ich zorný uhol vychádza z metodickej analýzy rizík a z hodnotenia vplyvu ochrany údajov, čím sa zaručí, aby boli kamery zamerané len na najdôležitejšie miesta vo vnútri a mimo budov (bod 2.3). Kamery sledujú vchody a východy budov (hlavné vchody, únikové a požiarne východy a vchody na parkoviská). Okrem toho kamery sledujú viaceré dôležité schodiská alebo miesta, na ktorých sa krížia chodby, a nachádzajú sa tiež v blízkosti EP Video-Surveillance Policy - Page 6
niektorých dôležitých priestorov, ktoré si vyžadujú zvýšenú bezpečnosť, napríklad miest, kde sa uchovávajú veľké sumy peňazí, rokovacích miestností, v ktorých prebiehajú dôverné rokovania, a priestorov s obmedzeným prístupom. V zásade sa nesledujú žiadne priestory, v ktorých sa očakáva vyššia miera súkromia, napríklad jednotlivé kancelárie, miestnosti na oddych s výnimkou ojedinelých prípadov a za prísnych podmienok uvedených v oddiely 4.4. Oblasti s veľmi vysokou mierou súkromia ako toalety sa nesledujú nikdy. Sledovanie vonkajších priestorov budov na území Belgicka, Luxemburska a Francúzska je obmedzené na minimálny obvod budovy. 4. Ktoré osobné informácie sa zhromažďujú a na aký účel? 4.1. Technické špecifikácie systému EP využíva konvenčný kamerový monitorovací systém. Všetky kamery sú v prevádzke 24 hodín denne, sedem dní v týždni. Kvalita obrazu väčšinou umožňuje identifikovať osoby nachádzajúce sa v zábere kamery. Kamery zaznamenávajú digitálny obraz a sú vybavené detektorom pohybu. Každý pohyb v sledovanom priestore sa zaznamená spolu s príslušným údajom o čase, dátume a mieste. EP nevyužíva supermoderné ani inteligentné kamerové monitorovacie technológie, systém nie je prepojený s inými systémami a nevyužíva sa ani záznam zvuku, ani tzv. hovoriace kamery (pozri usmernenia, bod 6.12.). 4.2. Cieľ sledovania kamerovým monitorovacím systémom Európsky parlament používa kamerový monitorovací systém na účely bezpečnosti, ochrany a kontroly prístupu. Kamerový monitorovací systém pomáha kontrolovať prístup do budov EP a zaručuje bezpečnosť a ochranu budov, poslancov, zamestnancov a návštevníkov EP, ako aj majetku a dokumentov, ktoré sa v priestoroch EP nachádzajú alebo sú v nich uložené. Kamerový monitorovací systém pomáha zabraňovať bezpečnostným incidentom, potenciálnym hrozbám alebo neoprávnenému vstupu vrátane neoprávneného vstupu do zabezpečených priestorov a chránených miestností a prístupu k IT infraštruktúre alebo prevádzkovým informáciám, odrádza od nich a v prípade výskytu takýchto situácií umožňuje ich zvládanie, resp. pomáha pri ich vyšetrovaní. Pravidelné analýzy rizík, ktoré sa vykonávajú so zreteľom na koncepciu celkovej bezpečnosti EP, potvrdzujú, že kamerový monitorovací systém pomáha zabraňovať krádežiam zariadení alebo majetku EP, poslancov, zamestnancov, zmluvných dodávateľov alebo návštevníkov, ako aj bezpečnostným hrozbám vo vnútri Parlamentu a v prípade, že sa takéto krádeže vyskytnú, pomáha pri ich odhaľovaní a vyšetrovaní. 4.3. Obmedzenie účelu Okrem menovaných cieľov sa systém nepoužíva na žiaden iný účel. Nepoužíva sa napríklad na sledovanie práce zamestnancov ani na sledovanie prítomnosti na EP Video-Surveillance Policy - Page 7
pracovisku. Systém sa nepoužíva ani na iné ako menované účely vyšetrovania či na disciplinárne účely, pokiaľ to nie je v súvislosti s bezpečnostným incidentom alebo trestným činom. Záznamy sa môžu postúpiť vyšetrovacím orgánom len vo výnimočných prípadoch v rámci oficiálneho disciplinárneho alebo trestného vyšetrovania, ako sa uvádza v bode 6.5. 4.4. Monitorovanie ad hoc a skryté monitorovanie V rámci kamerového monitorovacieho systému sa nepredpokladá žiadne ad hoc monitorovanie. Vo výnimočných prípadoch však EP môže použiť, bez akéhokoľvek prepojenia na kamerový monitorovací systém a na obmedzený čas, samostatné skryté monitorovanie iba ako poslednú možnosť a vo vážnych prípadoch ohrozujúcich bezpečnosť a ochranu inštitúcie. V týchto prípadoch vážneho porušenia bezpečnosti alebo v prípade pochybností, či dôkazy alebo podozrenia zakladajú odôvodnené obavy z vážneho incidentu, sa konzultuje úradník Európskeho parlamentu pre ochranu údajov. V takomto prípade sú kamery rozmiestnené za prísnych podmienok zabezpečujúcich minimálny vplyv na súkromie: na základe oficiálnej písomnej žiadosti zodpovednej osoby pre danú oblasť, posúdení rizika a vplyvu rozmiestnenia (zaručujúc, že miera rizika je väčšia ako vplyv na súkromie) a na základe predchádzajúceho písomného povolenia generálneho riaditeľa pre bezpečnosť a ochranu. Kamery je možné rozmiestniť najviac na jeden mesiac a potom sa už uvedený postup musí zopakovať. Po rozmiestnení môžu kamery nahrávať iba vo vopred určených časoch a používať detekciu pohybu. Nahrané záznamy budú čo najskôr preskúmané, najmenej raz v týždni, výlučne úradníkmi EP zodpovednými za vyšetrovanie. Relevantné záznamy sú bezpečne archivované spolu s dokladmi o vyšetrovaní až na dobu desiatich rokov, kým ostatné záznamy sú bezodkladne zmazané. Osoby, ktoré boli na záznamoch relevantných pre vyšetrovanie identifikované, sú o tom po vyhodnotení vyšetrovania upovedomené. V prípade trestných činov alebo hrozby iným stranám sa údaje môžu postúpiť bezpečnostným službám iných inštitúcií EÚ alebo príslušným vnútroštátnym orgánom. Takéto postúpenie podlieha prísnemu posúdenia z hľadiska potreby a predchádzajúcemu schváleniu generálnym riaditeľom pre bezpečnosť a ochranu. Prijímajúca strana vyplní formulár o ochrane údajov. Použitie skrytého monitorovania je predložené EDPS na predbežnú kontrolu. Oznámenie o predbežnej kontrole a následné stanovisko EDPS sú prílohami k týmto zásadám. V prípade akýchkoľvek budúcich pochybností o ochrane údajov sa v konkrétnych prípadoch vykoná konzultácia s úradníkom Európskeho parlamentu pre ochranu osobných údajov. 4.5. Webové kamery EP nepoužíva žiadne webové kamery na účely bezpečnosti a ochrany. 4.6. Osobitné kategórie údajov Cieľom kamerového monitorovacieho systému EP nie je zhromažďovať špecifické kategórie údajov týkajúce sa napríklad rasového alebo etnického pôvodu, politických názorov, náboženského alebo filozofického presvedčenia, členstva v odboroch alebo údajov o zdraví alebo sexuálnej orientácii. EP Video-Surveillance Policy - Page 8
Kamerový monitorovací systém sleduje minimálny priestor, ktorý je potrebný na zaručenie bezpečnosti a ochrany príslušnej budovy. Vzhľadom na to, že bezpečnosť priestorov EP možno ľahko ohroziť (k obvodu budovy je ľahký prístup), vchody do Európskeho parlamentu a obvod budovy sú vybavené kamerami. Kamery nie sú inštalované nato, aby mohli zaznamenávať alebo spracúvať osobitné kategórie údajov alebo aby boli zacielené na konkrétnu osobu, ale nato, aby mohli zabrániť bezpečnostným incidentom a aby sa mohli tieto incidenty vyhodnotiť a vyšetriť. Osoby prevádzkujúce tieto špeciálne kamery sú vyškolené v oblasti ochrany údajov a základných práv. 5. Aké sú zákonné dôvody a právny základ monitorovania pomocou kamerového systému? Kamerový monitorovací systém je potrebný z hľadiska riadenia a fungovania EP (na účely bezpečnosti, ochrany a kontroly prístupu pozri bod 4.2), ako sa uvádza v rozhodnutí Predsedníctva EP zo 16. decembra 2002 a všeobecnejšie v rozhodnutiach Predsedníctva EP z 3. mája 2004 a zo 6. júla 2011. Zásady monitorovania pomocou kamerového systému tvoria naopak súčasť všeobecnejších vykonávacích pravidiel a pravidelne sa aktualizujú a prispôsobujú možným konkrétnym hrozbám, politickej situácii alebo technickým možnostiam. So zreteľom na uvedené skutočnosti má EP na monitorovanie pomocou kamerového systému zákonný dôvod a jednoznačný súbor postupov. 6. Kto má k informáciám prístup a komu sa informácie zverejňujú? 6.1. Interní a externí bezpečnostní pracovníci a pracovníci v oblasti údržby Niektoré činnosti v oblasti monitorovania kamerovým systémom zabezpečuje EP externe. K živému prenosu majú prístup bezpečnostní pracovníci v službe (dispečing), ktorí pracujú pre externú bezpečnostnú službu, a to podľa zásady čo je potrebné vedieť (need to know principle). Externí dodávatelia majú prístup k obrazovému záznamu len s výslovným súhlasom vedúceho oddelenia posudzovania rizík alebo vedúceho oddelenia bezpečnosti. Počítačový systém kamerového monitorovacieho systému neumožňuje externým dodávateľom kopírovať obrazový záznam na externé médium (napríklad DVD alebo pamäťovú kartu). Len zamestnanci EP z generálneho riaditeľstva pre bezpečnosť a ochranu môžu vykonať tento druh operácií, čo sa náležite zdokumentuje. Údržbu kamerového monitorovacieho systému vykonáva externý dodávateľ pod dohľadom pracovníka EP zodpovedného za bezpečnosť. Povinnosti týkajúce sa ochrany údajov externých dodávateľov v oblasti bezpečnosti aj údržby sú zaznamenané písomne a sú právne záväzné. Externí dodávatelia musia svojim zamestnancom zabezpečiť aj náležité školenie v otázkach ochrany údajov. EP Video-Surveillance Policy - Page 9
6.2. Prístupové práva V bezpečnostných zásadách EP v oblasti monitorovania pomocou kamerového systému sú presne špecifikované a uvedené osoby, ktoré majú prístup k záznamom z kamerového monitorovacieho systému a/alebo k jeho technickej infraštruktúre, na aký účel sa tento prístup poskytuje a z čoho pozostávajú tieto prístupové práva. Tento dokument v prvom rade špecifikuje, kto má právo: sledovať záznam v reálnom čase, sledovať uložený záznam, kopírovať záznam, sťahovať, mazať, meniť záznam. 6.3. Odborná príprava v oblasti ochrany údajov Všetkým zamestnancom s prístupovým právom vrátane členov externej bezpečnostnej služby a technikov údržby sa poskytne odborná príprava v oblasti ochrany údajov. Odborná príprava sa poskytne každému novému zamestnancovi a pravidelné semináre o otázkach dodržiavania ochrany údajov pre všetkých zamestnancov s prístupovým právom sa konajú najmenej raz za dva roky. 6.4.Vyhlásenie o dodržiavaní dôvernosti Zamestnanci s prístupovým právom vrátane zamestnancov dodávateľov, ktorí vykonávajú každodenné operácie v súvislosti s kamerovým monitorovacím systémom alebo majú na starosti údržbu systému, podpisujú vyhlásenia o dodržiavaní dôvernosti, v ktorých sa zaväzujú, že neprevedú, neukážu a ani inak nezverejnia obsah žiadneho záznamu z kamerového monitorovacieho systému žiadnej osobe s výnimkou na to oprávnených osôb. 6.5. Postupovanie, zverejňovanie a registrovanie Informácie zhromaždené v súvislosti so spracovaním osobných údajov vrátane záznamov kamerového monitorovacieho systému sa môžu zverejniť bezpečnostným službám iných európskych inštitúcií alebo bezpečnostným alebo súdnym orgánom alebo orgánom presadzovania práva členských štátov EÚ na účely prebiehajúceho vyšetrovania alebo na účely vyšetrovania alebo stíhania trestných činov. Uskutočňuje sa to len na základe žiadosti. Žiadne pravidelné ani rutinné postupovanie sa neuskutočňuje. Každé postúpenie a zverejnenie mimo generálneho riaditeľstva pre bezpečnosť a ochranu sa prísne posúdi z hľadiska potreby a náležite zdokumentuje. Prístup ku kamerovému monitorovaciemu systému sa neposkytuje vedeniu ani ľudským zdrojom na žiadne iné účely okrem tých, ktoré sú uvedené v týchto zásadách. Potreba použiť uložený záznam (pozri bod 4.2.) sa môže týkať niekoľkých oddelení generálneho riaditeľstva pre bezpečnosť a ochranu oddelenia bezpečnosti v Bruseli, Štrasburgu a Luxemburgu, oddelenia dispečingu a oddelenia posudzovania EP Video-Surveillance Policy - Page 10
rizík. Každé oddelenie je zodpovedné za dodržiavanie postupov a opatrení na ochranu údajov uvedených v týchto zásadách, ako aj za oznámenia generálneho riaditeľstva úradníkovi Európskeho parlamentu pre ochranu osobných údajov, a každé oddelenie si vedie vlastný register uvedený v týchto zásadách. 7. Ako sú informácie chránené a aké existujú záruky? V záujme ochrany bezpečnosti celého kamerového monitorovacieho systému vrátane osobných údajov sa revidujú a postupne zavádzajú mnohé technické a organizačné opatrenia. Podrobne sú uvedené v bezpečnostných zásadách pre monitorovanie pomocou kamerového systému, ktoré sa konkrétne týkajú spracovania. Bezpečnostné zásady pre monitorovanie pomocou kamerového systému boli prijaté v súlade s oddielom 9 usmernení EDPS pre využívanie priemyselnej televízie. S cieľom zaručiť bezpečnosť systému a ochranu údajov sa prijímajú všetky možné technické a materiálne opatrenia. Okrem iného: zamestnanci (externí aj interní) sú zaviazaní dohodami o mlčanlivosti a dôvernosti; používateľom sa poskytujú prístupové práva len k tým zdrojom, ktoré nevyhnutne potrebujú na vykonávanie svojej práce (zásada čo je potrebné vedieť ); bezpečnostné zásady pre monitorovanie pomocou kamerového systému obsahujú aktuálny zoznam všetkých funkcií/pozícii, ktoré majú časovo neobmedzený prístup do systému, a sú v nich uvedené prístupové práva. 8. Ako dlho sa údaje uchovávajú? Na základe analýzy rizík a posúdenia vplyvu na ochranu údajov sa o lehote uchovávania údajov rozhoduje individuálne pre každú kameru, pričom maximálna lehota uchovávania sú dva mesiace. Takáto predĺžená lehota je nevyhnutná na vyšetrovanie z dôvodov bezpečnosti vzhľadom na to, že v mnohých prípadoch sa sťažnosti podávajú dlho po konkrétnej udalosti, keďže používatelia pôsobia na rozličných pracoviskách. Ak treba záznam uchovať na účely ďalšieho vyšetrovania alebo ako dôkaz bezpečnostného incidentu, môže sa uchovať počas trvania vyšetrovania a v prípade potreby sa môže archivovať spolu s dokladmi o vyšetrovaní až desať rokov. Uchovanie záznamu sa dôkladne zdokumentuje. 9. Akým spôsobom sa informácie poskytujú verejnosti? EP Video-Surveillance Policy - Page 11
9.1. Viacúrovňový prístup Informácie o monitorovaní pomocou kamerového systému sa verejnosti (tým, ktorí prechádzajú okolo budovy EP, a/alebo tým, ktorí vstupujú do jeho priestorov alebo na jeho parkoviská) poskytujú účinným a komplexným spôsobom. Parlament sa pri tom riadi viacúrovňovým prístupom pozostávajúcim z kombinácie týchto troch metód: Uvedením oznámení na monitorovaných miestach, ktoré verejnosť (chodcov, vodičov, návštevníkov, zamestnancov atď.) varujú, že priestory sú monitorované a poskytujú im základné informácie o spracovaní, poskytnutím zhrnutia týchto zásad na recepciách, uvedením týchto zásad na intranete a tiež na internetových stránkach tým, ktorí si želajú doplňujúce informácie o postupoch monitorovania pomocou kamerového systému v našej inštitúcii. Pre prípad ďalších otázok a informácií o práve na odvolanie je uvedená emailová adresa. 9.2. Osobitné individuálne oznámenie Každý jednotlivec bude tiež zvlášť upozornený, pokiaľ bol identifikovaný na kamere (napríklad pracovníkmi bezpečnostnej služby pri vyšetrovaní týkajúcom sa bezpečnosti), za predpokladu, že je splnená aspoň jedna z týchto podmienok: jeho totožnosť sa uchováva v spise, jeho totožnosť sa uchováva dlhšie, ako je zvyčajná lehota uchovávania, video záznam sa používa proti danej osobe, obrazový záznam je postúpený mimo generálneho riaditeľstva, totožnosť danej osoby sa zverejní komukoľvek mimo generálneho riaditeľstva. Od poskytnutia individuálneho upozornenia sa však môže upustiť alebo sa môže dočasne odložiť, ak sa to považuje za nevyhnutné z dôvodov bezpečnosti a ochrany, napríklad ak je to potrebné na prevenciu, vyšetrovanie, odhaľovanie a stíhanie možných trestných činov a teroristických činov alebo v prípade ďalších výnimiek podľa článku 20 nariadenia č. 45/2001. Ak takáto situácia nastane a existujú pochybnosti o súlade s právom na ochranu údajov, generálne riaditeľstvo pre bezpečnosť a ochranu sa obráti na úradníka Európskeho parlamentu pre ochranu osobných údajov so žiadosťou o odbornú radu. 10. Ako si môže verejnosť overovať, upravovať alebo vymazať údaje o sebe? Verejnosť má právo na prístup k osobným údajom, ktoré o nich EP uchováva, a právo tieto údaje opraviť a doplniť. Žiadosti o prístup, opravu, zablokovanie a/alebo vymazanie osobných údajov treba zasielať na adresu: European Parliament Directorate General for Security and Safety The Risk Assessment Unit Rue Wiertz 60 B-1047 Brusel EP Video-Surveillance Policy - Page 12
e-mailová adresa: Securite-ProtectionDonnees@ep.europa.eu Tel.: +32 2 28 31171 Fax: +32 2 28 46940 Generálne riaditeľstvo pre bezpečnosť a ochranu možno kontaktovať aj v prípade akýchkoľvek iných otázok týkajúcich sa spracovania osobných údajov. Generálne riaditeľstvo pre bezpečnosť a ochranu odpovie na každú otázku v zásade do 15 kalendárnych dní. V prípade, že nie je možné dodržať túto lehotu, žiadateľovi sa do 15 dní poskytnú informácie o ďalších krokoch a o dôvodoch nedodržania lehoty. Aj v tých najkomplikovanejších prípadoch mu bude najneskôr do troch mesiacov udelený prístup alebo mu bude poskytnutá odpoveď so zdôvodnením zamietnutia jeho žiadosti. Príslušné oddelenia urobia všetko preto, aby odpovedali skôr, najmä v prípade, že žiadateľ svoju žiadosť označí za naliehavú. Na základe osobitnej žiadosti možno žiadateľovi poskytnúť možnosť pozrieť si záznam alebo je možné zhotoviť kópiu záznamu a poskytnúť ju žiadateľovi. V prípade takejto žiadosti musia žiadatelia nespochybniteľne preukázať svoju totožnosť (pred pozretím záznamu by sa mali preukázať dokladom totožnosti) a, ak je to možné, mali by uviesť aj dátum, čas, miesto a okolnosti ich zachytenia bezpečnostnými kamerami. Musia zároveň poskytnúť svoju nedávnu fotografiu, aby bezpečnostným pracovníkom umožnili ich identifikáciu zo skúmaných záznamov. V súčasnosti sa žiadosť o pozretie si záznamu alebo vyhotovenie jeho kópie nespoplatňuje. V prípade, že počet takýchto žiadostí o sprístupnenie narastie, si však EP vyhradzuje právo účtovať primeraný poplatok. Žiadosť o prístup môže byť zamietnutá, ak sa použije výnimka podľa článku 20 ods. 1 nariadenia č. 45/2001 (pozri tiež bod 9.2.). Hodnotenie jednotlivých prípadov môže napríklad viesť k záveru, že obmedzenie prístupu je nevyhnutné na zabezpečenie vyšetrovania trestného činu. Obmedzenie môže byť potrebné aj s cieľom ochrany práv a slobôd iných osôb, napríklad ak sú na zázname prítomné aj iné osoby a nie je možné získať ich súhlas so sprístupnením ich osobných údajov ani záznam v takomto prípade náležite upraviť. 11. Právo na odvolanie Každá osoba má právo obrátiť sa na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (EDPS) a kontaktovať ho na e-mailovej adrese edps@edps.europa.eu, pokiaľ sa domnieva, že jej práva vyplývajúce z nariadenia 45/2001 boli v dôsledku spracovania jej osobných údajov Európskym parlamentom porušené. Predtým však jednotlivcom odporúča, aby sa najprv pokúsili odvolať u: spracovateľa údajov z kamerového monitorovacieho systému v Európskom parlamente generálne riaditeľstvo pre bezpečnosť a ochranu oddelenie posudzovania rizík e-mailová adresa: Securite-ProtectionDonnees@ep.europa.eu a/alebo úradníka Európskeho parlamentu pre ochranu osobných údajov Tel.: +352 4300 23595 e-mailová adresa: data-protection@ep.europa.eu EP Video-Surveillance Policy - Page 13
Zamestnanci môžu tiež požiadať orgán oprávnený na ich vymenovanie o preskúmanie podľa článku 90 služobného poriadku. EP Video-Surveillance Policy - Page 14