David Allen GTD Umenie byť produktívny bez stresu Getting Things DONE
Getting Things Done. Copyright 2001 David Allen All rights reserved including the right of reproduction in whole or in a part in any form. This edition published by arrangement with Viking, a member of Penguin Group (USA) Inc. Slovak edition 2008 by Eastone Books Translation 2008 Eva Batiková V roku 2008 vydalo vydavateľstvo Eastone Books, Bratislava. Z anglického originálu David Allen, Getting Things Done vydaného v roku 2003 vydavateľstvom Penguin Books preložila Eva Batiková. Všetky práva vyhradené. Žiadna časť tejto knihy nesmie byť nijakým spôsobom reprodukovaná alebo rozmnožovaná bez predchádzajúceho písomného súhlasu majiteľa autorských práv. www.eastonebooks.com Jazyková úprava a korektúra: Soňa Valachovičova, Mária Terenová Layout: Studio Eastone Vytlačili: Tlačiarne BB, s. r. o. ISBN: 978-80-8109-049-3 Vydavateľ ďakuje partnerom edície Eastone Books Open Mind: Amrop Hever Slovakia, Slovenská pošta a časopis Profit za to, že napomohli vydaniu tejto knihy.
Obsah Poďakovanie vii Vitajte v Getting Things Done xi Časť 1: GTD ako umenie dotiahnuť veci dokonca 1 Kapitola 1 Nová prax v novej realite 3 Kapitola 2 Kapitola 3 Získajte kontrolu nad svojím životom: Päť fáz zvládnutia toku práce 21 Tvorivé riešenie projektov: Päť fáz plánovania projektu 47 Časť 2: Nácvik bezstresovej výkonnosti 71 Kapitola 4 Začíname: Príprava času, priestoru a nástrojov 73 Kapitola 5 Zber: Zhromaždite všetky záležitosti 90 Kapitola 6 Spracovanie: Vyprázdnite zberný kôš 103 Kapitola 7 Organizácia: Zvoľte si správne priečinky 119 Kapitola 8 Rekapitulácia: Udržte svoj systém funkčný 156 Kapitola 9 Čo robiť: Vyberte si najvhodnejšiu činnosť 164 Kapitola 10 Dostaňte projekty pod kontrolu 181 ix
Časť 3: Sila kľúčových princípov 191 Kapitola 11 Sila návyku zbierať 193 Kapitola 12 Sila rozhodnutia o ďalšom kroku 202 Kapitola 13 Sila sústredenia sa na výsledok 213 Záver 219 Register 221 x
Vitajte v Getting Things Done Vitajte v zlatej bani nápadov, ktoré vám prinesú viac energie a zároveň pocit uvoľnenia. S pomocou tejto knihy zvládnete oveľa viac vecí s oveľa menším úsilím. Ak ste ako ja, radi robíte svoju prácu dobre a doťahujete veci do konca. Pritom si chcete vychutnávať život, čo sa zdá byť zároveň s tvrdou prácou nedosiahnuteľné alebo dokonca nemožné. Nemusí to byť voľba: buď alebo. Aj v dnešnej každodennej záplave povinností je možné efektívne pracovať, a popri tom sa radovať zo života. Myslím si, že efektívnosť je dobrá vec. Možno je vaša práca zaujímavá, dôležitá a užitočná a možno nie, no urobiť sa musí aj tak. V prvom rade chcete z investovaného času a energie vyťažiť čo najviac. V druhom rade sa chcete čo najrýchlejšie prepracovať k ďalším veciam bez toho, aby ste sa k danej úlohe museli vracať. Nech už robíte čokoľvek, nepochybne by ste pri tom boli radi uvoľnenejší a istejší si tým, že čo práve robíte, je presne to, čo máte robiť. Aby ste vedeli, že keď si po práci dávate so zamestnancami pivo, pozeráte o polnoci na svoje spiace dieťa, odpovedáte na e-mail, či trávite po stretnutí pár chvíľ v neformálnom rozhovore s potenciálnym novým klientom, je presne to, čo máte robiť, pretože to robíte. Pri písaní tejto knihy som sa preto sústredil na to, aby som vás naučil pracovať čo najefektívnejšie a aby ste sa po jej prečítaní vedeli uvolniť kedykoľvek to budete potrebovať. Dlho som hľadal, možno podobne ako vy, odpovede na otázky čo robiť, kedy to robiť a ako to robiť. Po vyše dvadsiatich rokoch rozvoja a využívania nových metód zvyšovania osobnej a organizačnej výkonnosti, spojených zároveň Umenie nechať odpočívať myseľ a sila vyhnať z nej všetky obavy a starosti je pravdepodobne jedným z tajomstiev veľkých ľudí. Kapitán J. A. Hatfeld s tvrdou prácou na osobnom rozvoji, môžem potvrdiť, že neexistuje nijaké jednoduché a všeobecne platné riešenie. Nijaký softvér, seminár, skvelý osob- xi
V i ta j t e v G e t t i n g T h i n g s D o n e ný plánovač ani osobné vyhlásenie misie vám neuľahčí pracovný deň ani vaše rozhodovanie počas tohto dňa, týždňa či života. Práve naopak, čím ďalej sa dostanete v rozvoji vašej výkonnosti a rozhodovacej schopnosti, tým viac nových tvorivých cieľov a okruhov zodpovednosti zrazu objavíte. Vaše nové výzvy budú úspešne odolávať akémukoľvek pravidlu alebo mottu na získanie toho, čo chcete. Hoci neexistuje jednoznačný spôsob na zdokonalenie osobnej organizácie a výkonnosti, existujú postupy, ktoré vám ich uľahčia. Ako som osobne dozrieval, z roka na rok som objavoval hlbšie a zmysluplnejšie, významnejšie zásady, na ktoré sa treba sústrediť, byť si ich vedomý a robiť ich. Odhalil som tiež jednoduché procesy, ktoré sa môžeme všetci naučiť používať a ktoré nám významne zvýšia schopnosť predvídavo a konštruktívne reagovať na každodennú realitu. Nasledujúce stránky sú kompiláciou poznatkov o osobnej výkonnosti, získaných počas dvoch desaťročí. Je to príručka ako dokázať zmaximalizovať výstupy a zminimalizovať vstupy vo svete, kde je práca čoraz objemnejšia a menej jednoznačná. Strávil som tisíce hodín trénovaním ľudí v zákopoch za ich pracovnými stolmi a pomáhal som im spracovať a zorganizovať všetku prácu, ktorá sa vyskytla. Objavené metódy sa ukázali byť vysoko účinné vo všetkých typoch organizácií, na každej úrovni pracovných pozícií, vo všetkých kultúrach a dokonca aj doma a v škole. Po dvadsiatich rokov tréningu a koučovania najkultivovanejších a najvýkonnejších profesionálov sveta viem, že každý potrebuje moje metódy. Výkonní riaditelia na všetkých úrovniach sa snažia osvojiť si a vštepiť svojim ľuďom bezpodmienečnú výkonnosť ako základný štandard. Vedia rovnako ako ja, že za zavretými dverami na konci úradných hodín ostávajú nevybavené telefonáty, úlohy na delegovanie, nespracované záležitosti zo stretnutí a rozhovorov, nezariadené osobné úlohy, a tucty nedoriešených e-mailov. Veľa podnikateľov je úspešných vďaka tomu, že dokážu vyriešiť krízy a využiť príležitosti bez toho, aby sa nechali zavaliť problémami číhajúcimi na nich vo vlastných úradoch a aktovkách. Tempo súčasného života a podnikania však túto rovnováhu ohrozuje. Na jednej strane potrebujeme overené nástroje, ktoré ľuďom pomôžu sústrediť energiu strategicky a takticky, pričom nič nesmie uniknúť ich xii
V i ta j t e v G e t t i n g T h i n g s D o n e pozornosti. Na strane druhej, treba vytvoriť pracovné prostredie a schopnosti, ktoré nám umožnia ochrániť najvyťaženejších ľudí pred vyhorením zo stresu. Potrebujeme pozitívne pracovné štandardy, ktoré pritiahnu a udržia najlepších a najbystrejších. Vieme, že tieto informácie sú veľmi žiadané v organizáciách. No chýbajú aj na školách, kde sa naše deti stále nenaučia, ako spracovať informácie, ako sa zamerať na ciele alebo čo urobiť, aby ich splnili. Sú potrebné aj pre nás všetkých, aby sme vedeli využiť všetky dostupné príležitosti pre zvýšenie hodnoty nášho sveta udržateľným, seba-posilňujúcim spôsobom. Silu, jednoduchosť a účinnosť metódy Getting Things Done je najlepšie vyskúšať si na vlastnej koži, v skutočných situáciách v ozajstnom živote. Kniha je obmedzená tým, že musí vložiť dynamické umenie zvládnutia toku práce a osobnej výkonnosti do lineárneho formátu. Snažil som sa ju zostaviť takou formou, aby ste zároveň počas čítania vnímali jej inšpiratívny vyšší princíp a aj pocítili chuť okamžitých výsledkov. Kniha je rozdelená do troch častí. Prvá časť opisuje celok prostredníctvom stručného prehľadu systému, spolu s vysvetlením prečo je jedinečný a vhodný, a tiež zhusteným spôsobom ukazuje podstatu základných metód. Druhá časť vám ukazuje, ako je možné tento systém zaviesť. Formou osobného koučovania vás prevedie krok po kroku najdôležitejšími využitiami týchto modelov. Tretia časť ide do ešte väčšej hĺbky a podrobnejšie opisuje výsledky, ktoré možno očakávať po zavedení týchto metód a modelov do vašej práce a života. Chcem, aby ste naskočili do tohto vlaku. Chcem, aby ste si tieto veci vyskúšali a dokonca preverili. Chcem, aby ste sami zistili, že čo sľubujem, je nie len možné, ale naviac každému hneď aj dostupné. Chcem, aby ste zistili, že všetko, čo navrhujem, je jednoduché. Netreba na to žiadne nové schopnosti. Už predsa viete, ako sa sústrediť, ako si veci poznačiť, ako sa rozhodovať o výsledkoch a skutkoch a ako prehodnocovať svoje názory a vyberať si. Overíte si, že veľa z toho, čo ste robili intuitívne celý čas je správne. Ukážem vám cesty, ako pozdvihnúť tieto základné vlastnosti na novú úroveň výkonnosti. Chcem vás inšpirovať, aby ste toto všetko investovali do nového typu správania sa, ktoré vám vyrazí dych. V knihe sa často odvolávam na koučovanie a semináre z tejto oblasti. xiii
V i ta j t e v G e t t i n g T h i n g s D o n e Posledné dve desaťročia som pracoval samostatne aj v malom partnerstve ako konzultant manažmentu. Moja práca spočívala predovšetkým v súkromnom koučovaní produktivity a vedení seminárov založených na mojich metódach. Ja (a moji kolegovia) sme koučovali viac ako tisíc jednotlivcov, zaškolili stovky tisícov odborníkov a viedli stovky verejných seminárov. Z tohto zázemia som čerpal skúsenosti a príklady. Prísľub mojej metódy dobre opísal jeden klient: Keď som si zvykol uplatňovať zásady tohto programu, zachránilo mi to život... keď som ich začal používať s presvedčením, zmenilo mi to život. Pôsobia ako očkovanie proti každodennému haseniu požiaru (takzvané súrne a krízové úlohy na každý deň) a tiež protijed na nerovnováhu, ktorú na seba veľa ľudí privoláva. xiv
časť 1 GTD ako umenie dotiahnuť veci dokonca
1 Nová prax v novej realite JE MOŽNÉ, aby ste mali na starosti nesmierne množstvo vecí a predsa fungovali efektívne, s čistou hlavou a príjemným pocitom uvoľnenej kontroly. Je skvelé žiť takto, na zvýšenej úrovni výkonnosti a efektívnosti. A takýto štýl práce sa pomaly stáva nevyhnutným pre všetkých úspešných a nadpriemerných profesionálov. Už viete, čo je potrebné, aby ste dosiahli tento stav nadpriemernej výkonnosti. Ak ste však ako väčšina ľudí, tak potrebujete tieto znalosti aplikovať vhodnejšie, kompletnejším a systematickejším spôsobom, aby ste sa dostali na vrch kopy, miesto toho, aby ste sa ňou cítili zavalení. A hoci sú opísané metódy a techniky predovšetkým praktické a založené na zdravom rozume, väčšina ľudí má niekoľko zásadných pracovných návykov, ktoré treba upraviť, ak chcú tento systém prevziať. Tieto malé zmeny sa Úzkosť je spôsobená nedostatkom kontroly, organizácie, prípravy a konania. - David Kekich týkajú vášho spôsobu upresňovania a organizovania všetkého, čo si vyžaduje vašu pozornosť a mohli by znamenať výrazný posun vo vašom prístupe ku kľúčovým aspektom každodennej práce. Veľa mojich klientov to opísalo ako významný posun zorného uhla. Metódy, ktoré tu predstavujem, sú všetky založené na dvoch kľúčových cieľoch: 1. zachytiť všetky veci, ktoré treba urobiť (teraz, neskôr, niekedy, veľké, malé alebo stredné) do logického a dôveryhodného systému mimo vašej pamäte a mysle; a 2. disciplinovane robiť predbežné rozhodnutia o všetkých vstupoch, ktoré prichádzajú do vášho života, takže vždy budete mať plán na ďalšie činnosti, ktoré je môžete kedykoľvek začať alebo prehodnotiť. Táto kniha ponúka overenú metódu na vysokovýkonné riadenie toku práce. Nájdete v nej dobré nástroje, tipy, techniky a triky a zároveň zistíte, že princípy a metódy, ktoré tu objavíte, je možné okamžite zaviesť do všetkých činností 3
Č a s ť 1 G T D a k o u m e n i e d o t i a h n u ť v e c i d o k o n c a v profesionálnom, ale aj osobnom živote. * Tak ako mnohí pred vami, môžete zaviesť tento sústavný dynamický štýl fungovania do vašej práce a do vášho sveta. Alebo ako mnohí ďalší môžete jednoducho používať tento návod v prípadoch potreby zvýšenej kontroly nad situáciou. Problém: Nové požiadavky, nedostatočné prostriedky Čas je vlastnosť prírody, ktorou sa bráni pred tým, aby sa všetko dialo naraz. V poslednom čase, zdá sa, nefunguje. - Anonym Takmer každý, koho v týchto dňoch stretávam, má pocit že má priveľa práce a primálo času, aby ju všetku stihol. Len minulý týždeň som sa rozprával s partnerom vo veľkej globálnej investičnej firme, ktorý sa obával, že nová pozícia v podnikovom manažmente by neúnosne zaťažila jeho rodinné záväzky; a s manažérkou ľudských zdrojov na strednej úrovni, ktorá sa snažila zvládnuť vyše 150 e-mailov denne, spôsobených úlohou zdvojnásobiť personál regionálnej pobočky spoločnosti z tisíc sto na rovné dve tisícky počas jedného roka, keďže si chcela uchrániť spoločenský život aspoň cez víkend. Nové tisícročie so sebou prinieslo paradox: kvalita života stúpa, ale zároveň sa zvyšuje hladina stresu, pretože ľudia si toho na seba berú viac, než dokážu zvládnuť. Akoby mali väčšie oči než žalúdok. A väčšina ľudí je z toho do istej miery frustrovaná a zmätená a nevie situáciu vyriešiť. Práca už nemá jasné hranice Hlavným faktorom narastajúcej hladiny stresu je, že samotná podstata našej práce sa zmenila zásadnejšie a rýchlejšie než naša príprava na ňu a schopnosť spracovať ju. Len počas druhej polovice dvadsiateho storočia sa to, čo v priemyselnom svete znamenalo prácu premenilo z pásových úkonov typu: vyrob * Prácou rozumiem v tom najvšeobecnejšom význame čokoľvek, čo treba dostať do iného stavu než v akom sa to momentálne nachádza. Veľa ľudí robí rozdiel medzi prácou a osobným životom, ale ja nie: pre mňa je trhanie buriny v záhrade alebo zmena poslednej vôle rovnakou prácou ako napísať knihu či trénovať klienta. Všetky metódy a techniky v tejto knihe sú platné v celom spektre práca/život, pretože len tak sa zaručí ich účinnosť.
K a p i t o l a 1 N o v á p r a x v n o v e j r e a l i t e to a posuň ďalej na niečo, čo Peter Drucker príhodne nazval knowledge-work (vedomostná práca). Kedysi bola práca jednoznačná. Polia bolo treba zorať, stroje opraviť, balíky zabaliť, kravy podojiť, kľuky roztočiť. Vedeli ste, čo treba urobiť videli ste to. Bolo jasné, či je práca dokončená alebo nedokončená. Pre mnohých z nás nemajú teraz projekty, na ktorých pracujeme, žiadne hranice. Väčšina ľudí, ktorých poznám, má aktuálne rozpracovaných aspoň poltucta záležitostí a aj keby na nich pracovali až do smrti, výsledok by nebol dokonalý. Aj vy pravdepodobne čelíte rovnakej dileme. Dá sa tá konferencia pripraviť lepšie? Môže byť školiaci program či štruktúra balíkov zamestnaneckých benefitov účinnejšia? Je esej, ktorú píšete, dosť podnetná? Je schôdza zamestnancov dosť motivačná? Je reorganizácia dostatočne funkčná? A posledná otázka: Koľko prístupných údajov nám môže pomôcť, aby sme tieto projekty zvládli lepšie? Odpoveďou je, že máme k dispozícii nekonečné množstvo ľahko dostupných údajov (aspoň potenciálne) prostredníctvom internetu. Na druhej strane stojí fakt, že nedostatok hraníc môže priniesť všetkým viac práce. Veľa dnešných organizačných cieľov si vyžaduje komunikáciu medzi oddeleniami, spoluprácu a účasť. Zásobárne našich kancelárií sú preplnené a dávno si nemôžeme dovoliť luxus nečítať preposlané kópie e mailov od marketingového oddelenia, ľudských zdrojov, či nejakej náhodnej komisie, ktorá sa čímsi zaoberá. Takmer každý projekt sa dá urobiť lepšie a v súčasnosti existuje nekonečné množstvo dostupných informácií, ktoré k tomu môžu prispieť. Nikdy nemôžeme byť celkom pripravení na to, čo je úplne nové. Musíme sa prispôsobiť a každé radikálne prispôsobovanie znamená krízu v mienke o sebe samom: prechádzame testom, v ktorom musíme dokázať svoju hodnotu. Čeliť drastickej zmene bez vnútorných otrasov si vyžaduje stáť nad svojím sebahodnotením. -Eric Hoffer Naša práca sa ustavične mení Už len nejasné hranice našich projektov a práce sú pre nás dosť náročné. Na dôvažok však musíme rátať aj s ustavične sa meniacou definíciou našej práce. Na seminároch sa často pýtam: Kto z vás robí iba to, čo má v popise práce? Málokedy sa zdvihne nejaká ruka. Práca s nejasnými hranicami máva aj nejasný tvar. Ak ste mali príležitosť venovať sa istý čas nejakému presne určenému zamestnaniu, pravdepodobne ste si vedeli stanoviť, koľko a na akej úrovni
Č a s ť 1 G T D a k o u m e n i e d o t i a h n u ť v e c i d o k o n c a toho máte robiť, aby ste sa nezbláznili. Len málokto z nás si však môže naďalej vychutnávať takýto luxus a to z dvoch dôvodov: 1 Organizácie, v ktorých pracujeme sú akoby v programe sústavného pretvárania, so stále sa meniacimi cieľmi, výrobkami, partnermi, zákazníkmi, trhmi, technológiami a majiteľmi. To všetko nevyhnutne vyvoláva otrasy štruktúry, foriem, rolí a povinností. 2 Priemerný profesionál je v súčasnosti viac než kedykoľvek predtým sám sebe pánom a mení kariéru tak často, ako jeho rodičia kedysi prácu. Dokonca aj štyridsiatnici a päťdesiatnici sa pridŕžajú štandardu sústavného rastu. Ich ciele sú jednoducho viac začlenené do hlavného prúdu pod hlavičkou rozvoj profesionality, manažmentu a exekutívy, čo v preklade znamená, že nikdy nebudú robiť dlhšiu dobu to isté. Čím rýchlejšie idem, tým viac zaostávam. - Anonym Už dlhšiu dobu nie je veľmi jasné, čo je presne naša práca a koľko vstupov si vyžaduje jej správne vykonanie. Púšťame si k sebe veľké množstvo informácií z vonkajšieho sveta a generujeme rovnako veľké množstvo myšlienok a dohôd voči sebe samému a ostatným z nášho vnútorného sveta. Navyše nie sme dostatočne vybavení, aby sme dokázali zvládnuť také obrovské množstvo vnútorných a vonkajších záväzkov. Vietor a vlny sú vždy priaznivé pre najschopnejších navigátorov. - Edward Gibbon Staré modely a zv yky sú nedostatočné Ani naše štandardné vzdelanie, ani tradičné modely časového manažmentu, ani prebytok dostupných organizačných nástrojov ako osobné plánovače, Microsoft Outlook alebo vreckový osobný digitálny asistent (PDA) nám neposkytujú schodnú cestu pri plnení nových požiadaviek, ktoré sa na nás kladú. Ak ste skúšali použiť niektoré z týchto procesov či nástrojov, pravdepodobne ste zistili, že nie sú schopné prispôsobiť sa faktorom rýchlosti, zložitosti a meniacich sa priorít toho, čo robíte. Byť úspešný, uvoľnený a mať veci pod kontrolou v týchto plodných, no búrlivých časoch si vyžaduje nové spôsoby myslenia a práce. Vzniká nevyhnutná potreba nových metód, technológií a pracovných návykov, pokiaľ sa chcete v dnešnom svete dostať na špicu.
K a p i t o l a 1 N o v á p r a x v n o v e j r e a l i t e Tradičné prístupy k časovému manažmentu a osobnej organizácii boli svojho času užitočné. Poskytovali dôležité referenčné body pre pracovnú silu, ktorá práve prechádzala z priemyselného pásového modelu fungovania do nového typu práce, ktorej súčasťou je voľba toho, čo robiť a schopnosť rozlišovať, kedy to urobiť. Keď sa sám čas premenil na pracovný faktor, kľúčovým pracovným nástrojom sa stali osobné kalendáre. (Dokonca ešte aj v osemdesiatych rokoch považovali mnohí profesionáli svoj vreckový diár za základ organizovania a veľa ľudí aj dnes považuje kalendár za svoj hlavný nástroj udržiavania kontroly nad situáciou.) Spolu s dispozičným časom prišla tiež potreba správne sa rozhodovať o tom, čo robiť. Kľúčové techniky, ktoré si ľudia vymysleli, aby sa vo svojich voľbách dokázali zmysluplne zorientovať, boli kódy priorít ABC a denné zoznamy úloh. Keďže sme dostali slobodu rozhodnúť sa čo robiť, získali sme zároveň zodpovednosť rozhodnúť sa správne podľa našich priorít. Pravdepodobne ste už aspoň do istej miery objavili, že kalendár dokáže efektívne spravovať iba malú, hoci dôležitú časť toho, čo je potrebné zorganizovať. Denné zoznamy úloh a jednoduché kódovanie priorít sa v množstve variabilných pracovných úloh priemerného profesionála ukázali ako nedostatočné. Stále viac ľudí má denne na starosti odpovedanie na tucty, dokonca stovky e-mailov, bez možnosti ignorovať čo len jedinú požiadavku, sťažnosť či objednávku. Je len málo ľudí, ktorí môžu (a u ktorých má zmysel) kódovať úlohy podľa priorít A, B alebo C alebo ktorí by si udržali nejaký určený zoznam úloh, nezvrátiteľný prvým telefonátom či šéfovým oznamom. Celkový obraz verzus kontrola každého detailu Na druhej strane spektra je veľké množstvo podnikateľských kníh, modelov, seminárov a guruov, ktorí presadzujú celkový obraz ako riešenie prístupu k dnešnému zložitému svetu. Vychádza z myšlienky, že je potrebné ujasniť si hlavné ciele a hodnoty, aby dali poriadok, zmysel a smer našej práci. V praxi však toto dobre mienené cvičenie uvedomovania si hodnôt často nevedie k očakávaným výsledkom. Videl som zlyhať veľa takýchto pokusov a to z jedného alebo viacerých z nasledujúcich troch dôvodov: 1 Na úrovni každodenných momentálnych záväzkov je priveľa rozptýlenia, aby sa dalo sústrediť na vyššie úrovne. 7
Č a s ť 1 G T D a k o u m e n i e d o t i a h n u ť v e c i d o k o n c a 2 Neefektívne osobné organizačné systémy vytvárajú obrovský podvedomý odpor k zaväzovaniu sa k väčším projektom a cieľom, pretože pravdepodobne nebudú dobre zorganizované a to bude mať za následok ešte väčšie rozptýlenie a stres. 3 Keď si spresníme vyššie úrovne a hodnoty, zdvihne to našu latku a všimneme si, že je nutné toho zmeniť oveľa viac. Pritom už prechádzame vážnou negatívnou reakciou voči ohromujúcemu množstvu vecí, ktoré treba urobiť. Čo v prvom rade spôsobilo väčšinu tej práce na našich zoznamoch? Naše hodnoty! Sústredenie sa na primárne výsledky a hodnoty je pochopiteľne závažná súčasť práce. Nevedie však k tomu, že budeme mať menej práce či menej ťažkostí s jej dokončením. Práve naopak: núti nás napínať sily v hre, ktorú aj tak hráme každý deň. Napríklad rozhodnutie manažéra ľudských zdrojov venovať sa otázkam kvality života a tým pritiahnuť a udržať si kľúčové talenty mu prácu neuľahčí. V našej novej kultúre vedomostnej práce chýba niečo veľmi dôležité: systém koherentného súboru správania sa a nástrojov, ktorý by efektívne fungoval na úrovni skutočne vykonávanej práce. Musí obsahovať celkový obraz na Sústredenie sa na hodnoty nerobí život jednoduchším. Dáva mu zmysel a smer a tiež ho oveľa viac komplikuje. najvšeobecnejšej úrovni a zároveň aj najmenšie každodenné detaily. Musí dokázať spravovať mnohonásobné úrovne priorít. Musí denne udržiavať kontrolu nad spracovaním stoviek nových vstupov. Musí šetriť oveľa viac času a námahy, než je potrebné na jeho prevádzku. Musí uľahčovať zvládanie úloh. Prísľub: Stav pripravenosti majstra bojových umení Skúste si na chvíľu predstaviť, aké by bolo mať situáciu úplne pod kontrolou, na všetkých úrovniach a stále. Čo keby ste mohli venovať plných sto percent pozornosti tomu, čo sa vyskytne, podľa vlastného výberu a bez vyrušovania? Dá sa to. Existuje spôsob, ktorým sa dá všetko uchopiť, cítiť sa uvoľnene a zároveň urobiť všetky dôležité veci s minimálnym úsilím v celej škále vášho
K a p i t o l a 1 N o v á p r a x v n o v e j r e a l i t e života a práce. Aj v zložitom svete, ktorého ste súčasťou môžete zažiť to, čo majstri bojových umení volajú myseľ ako voda a špičkoví atléti zóna. Pravdepodobne ste sa dokonca už niekedy v tomto stave ocitli. Je to stav práce, konania a bytia, v ktorom je myseľ čistá a dejú sa konštruktívne veci. Tento stav môžu dosiahnuť všetci a pre efektívne zvládanie zložitosti života v dvadsiatom prvom storočí jeho potreba narastá. Čoraz viac sa stáva nevyhnutnou požiadavkou pre všetkých špičkových profesionálov, ktorí si chcú udržať rovnováhu a trvalé pozitívne výstupy svojej práce. Svetový veslár Craig Lambert tento stav opísal v knihe Mind over Water (Myseľ nad vodu), ktorá vyšla v Houghton Mifflin v roku 1998 takto: Veslári majú pre takýto bezodporový stav pomenovanie swing ( prehupnúť sa)... Spomeňte si na čistú radosť z hojdania sa na hojdačke na ihrisku: ľahký cyklus pohybu, pri ktorom hybná sila ide z hojdačky samotnej. Hojdačka nás nesie, nevynakladáme úsilie. Hýbeme nohami, aby sme vystúpili v oblúku vyššie, no väčšinu práce odvedie zemská príťažlivosť. Nehojdáme sa, sme hojdaní: čln nás hojdá. Jeho trup sa chce hýbať rýchlo - rýchlosť zodpovedá jeho tvaru aj prírode. Našou úlohou je jednoducho spolupracovať s člnom, nezdržiavať ho svojou urputnou snahou ísť rýchlejšie. Keď sa priveľmi snažíte, maríte rýchlosť lode. Snaha sa mení na úpornosť a úpornosť ruší sama seba. Tí, čo chcú šplhať na spoločenskom rebríčku sa usilujú byť aristokratmi, no práve to úsilie ich zrádza. Aristokrati sa nesnažia, oni to už dosiahli. Prehupnúť sa znamená dosiahnuť. Prirovnanie Myseľ ako voda V karate je jedna metafora, ktorá sa používa na vyjadrenie pozície dokonalej pripravenosti: myseľ ako voda. Predstavte si, že hodíte kamienok do tichého rybníka. Ako na to voda reaguje? Odpoveď je, že úplne primerane voči sile a objemu vstupu; potom sa vráti do stavu pokoja. Nereaguje prehnane ani nedostatočne. V karate pochádza sila úderu z rýchlosti, nie zo sva- Nedostatkom pozornosti popierate život, či už ide o umývanie okien alebo pokus napísať umelecké dielo. - Nadia Boulanger Vaša schopnosť generovať silu je priamo úmerná vašej schopnosti uvoľniť sa. Ak je vaša myseľ prázdna, je stále pripravená na všetko a voči všetkému otvorená. - Shunryu Suzuki 9
Č a s ť 1 G T D a k o u m e n i e d o t i a h n u ť v e c i d o k o n c a Čokoľvek, na čo lov; tvorí sa zo sústredeného plesk na konci švihu. Preto reagujete nedostatočne sa môžu drobní ľudia naučiť lámať rukami dosky a tehly: nezáleží na mozoľoch či hrubej sile, ale na schop- či príliš, vás môže ovládať a často aj ovláda. nosti zasadiť rýchly sústredený úder. Napätý sval je však pomalý. Preto sa na vysokých úrovniach tréningu bojových umení okrem iného vyučuje aj vyžaduje rovnováha a uvoľnenie. Čistá myseľ a pružnosť sú základ. Čokoľvek, na čo reagujete nedostatočne či príliš, vás môže ovládať a často aj ovláda. Neprimeraná reakcia na e-mail, personál, projekty, neprečítané časopisy, myšlienky na to, čo ešte treba urobiť, vaše deti alebo vášho šéfa povedú k menej efektívnym výsledkom, než by ste chceli. Väčšina ľudí venuje veciam menej alebo viac pozornosti, než si zasluhujú, a to jednoducho preto, že nemajú myseľ ako voda. Dokážeme jednu skvelú vec. Tí najšťastnejší z nás až po hranice svojich schopností. Môžeme byť úplne prítomní. Všetci môžeme byť tu. Môžeme... venovať celú svoju pozornosť príležitosti pred sebou. - Mark Van Doren Dokážete sa v prípade potreby dostať do produktívneho stavu? Spomeňte si, aké to bolo, keď ste sa naposledy cítili vysoko výkonne. Pravdepodobne ste prežívali pocit kontroly nad vecami; neboli ste vystresovaní; dokázali ste sa na svoju činnosť sústrediť; nevnímali ste veľmi čas (to už je obed?); a cítili ste, že robíte značný pokrok smerom k zmysluplnému výsledku. Chceli by ste mať takých zážitkov viac? Keď sa dostanete výrazne mimo tohto stavu, začnete strácať kontrolu a cítiť sa vystresovaní, nesústredení, znudení a zaseknutí, máte schopnosť sa doň znovu vrátiť? Toto je bod, v ktorom môže mať metóda Getting Things Done najväčší dopad na váš život: ukáže vám, ako sa vrátiť späť do stavu myseľ ako voda, v ktorom všetky vaše zdroje a schopnosti fungujú naplno. Princíp: Účinne sa vyrovnať s vnútornými záväzkami Základná pravda, ktorú som objavil po vyše dvadsiatich rokoch koučovania a trénovania je, že väčšina ľudského stresu pochádza z nezvládnutých záväzkov, ktoré sme si dali alebo prijali. Dokonca aj tí, ktorí nie sú vedome vystresova- 10
K a p i t o l a 1 N o v á p r a x v n o v e j r e a l i t e ní, budú určite prežívať pocit väčšieho uvoľnenia, lepšieho sústredenia sa a zvýšenej produktívnej energie, keď získajú kontrolu nad nedoriešenými vecami. Pravdepodobne ste so sebou uzavreli oveľa viac dohôd, než si uvedomujete a všetky, veľké či malé, sleduje istá časť vášho Čokoľvek, čo v danej podobe nepatrí tam, kde sa to nachádza, je otvorená položka, vyžadujúca si pozornosť. nie celkom vedomého vnímania. Sú to takzvané otvorené položky (open loops), ktorými nazývam čokoľvek, čo si vyžaduje vašu pozornosť a čo nemá byť tam, kde to je tak, ako to tam je. Otvorené položky môžu predstavovať čokoľvek od naozaj gigantických záležitostí ako ukončiť hlad vo svete cez skromnejšie prijať novú sekretárku až po najbanálnejšie úlohy typu vymeniť elektrické strúhadlo na ceruzky. Určite máte aj teraz v hre oveľa viac vnútorných záväzkov, než ste si vedomí. Zamyslite sa, za koľko vecí pociťujete zodpovednosť, aby ste ich zmenili, dokončili, zvládli, alebo nejakým spôsobom ovplyvnili. Napríklad máte pocit nutnosti zaoberať sa nejakým spôsobom každou novou správou, ktorá príde na váš e-mail, hlasovú službu, či na váš stôl. Istotne máte veľa projektov, ktoré považujete za potrebné definovať ako súčasť vášho poľa zodpovednosti, a tiež si chcete ujasniť ciele a smer, riadiť svoju kariéru a celkovo si udržiavať život v rovnováhe. Za všetko vo svojom živote a práci ste prijali istý druh vnútornej zodpovednosti, ktorá predstavuje otvorenú položku. Ak chcete všetko efektívne zvládnuť, musíte najprv určiť a zozbierať všetko, čo púta vašu pozornosť a potom si naplánovať, ako to zariadiť. Na prvý pohľad to možno vyzerá jednoducho, no v praxi väčšina ľudí nevie, ako k tomu dôsledne pristupovať. Základné požiadavky pre správu záväzkov Vhodné spravovanie záväzkov si vyžaduje zavedenie niektorých základných druhov činností a správania: V prvom rade: ak máte niečo na mysli, vaša myseľ nie je čistá. Všetko, čo považujete za nejako nedokončené, sa musí zachytiť do dôveryhodného systému mimo vašej mysle (do toho, čo nazývam zberným košom), o ktorom viete, že sa k nemu budete pravidelne vracať a triediť ho. Po druhé, musíte si presne ujasniť čo je váš záväzok a rozhodnúť sa, čo 11
Č a s ť 1 G T D a k o u m e n i e d o t i a h n u ť v e c i d o k o n c a musíte urobiť, a či je vôbec potrebné niečo robiť, aby ste sa pohli smerom k jeho splneniu. Po tretie, keď sa rozhodnete o všetkých činnostiach, ktoré treba vykonať, musíte si pripomienky týchto činností usporiadať do systému, ktorý pravidelne kontrolujete. Dôležité cvičenie pre otestovanie tohto modelu Navrhujem, aby ste si zapísali projekt alebo situáciu, ktorá vám v tejto chvíli najviac leží na mysli. Čo vás najviac otravuje, vyrušuje, zaujíma, alebo nejakým iným spôsobom zaberá veľkú časť vašej vedomej pozornosti? Možno je to projekt alebo problém, ktorý máte naozaj pod nosom, niečo, čo na vás tlačí, aby ste to riešili, alebo situácia, ktorú pravdepodobne budete musieť riešiť. Možno sa chystáte na dovolenku, o ktorej ešte musíte urobiť nejaké dôležité rozhodnutia na poslednú chvíľu. Alebo ste možno práve zdedili šesť miliónov a neviete čo s nimi. Čokoľvek. Máte to? Dobre. Teraz opíšte jednoduchou vetou, čo považujete za úspešný výsledok tohto problému alebo situácie. Inými slovami, čo sa musí stať, aby ste si mohli tento projekt odškrtnúť ako urobený? Môže to byť tak prosté ako: odísť na dovolenku do Tatier, zvládnuť situáciu so zákazníkom X, pomôcť Zuzke s výberom univerzity, spresniť novú organizačnú štruktúru oddelenia, alebo zaviesť novú investičnú stratégiu. Je to jasné? Výborne. Teraz napíšte najbližší krok, nevyhnutný pre vyriešenie danej situácie. Keby ste momentálne nemali na starosti nič iné, len dotiahnuť túto vec do konca, kam by ste teraz išli a akú viditeľnú činnosť by ste robili? Zdvihli by ste telefón a zatelefonovali niekam? Alebo išli k počítaču a napísali e-mail? Vzali si pero a papier a urobili si malý brainstorming? Porozprávali sa o tom osobne s vaším partnerom, sekretárkou, právnikom, šéfom? Kúpili klince v obchode so železiarskymi potrebami? Čo? Máte na to odpoveď? Dobre. Našli ste v tých dvoch minútach premýšľania pre seba nejakú hodnotu? Ak ste ako väčšina ľudí, ktorí toto cvičenie robia na mojich seminároch, mali by ste prežívať aspoň mierny pocit zvýšenej kontroly, uvoľnenia a sústredenia. Budete sa tiež cítiť motivovanejší urobiť niečo so situáciou, nad ktorou ste Premýšľajte ako muž činu a konajte ako mysliteľ. - Henry Bergson 12
K a p i t o l a 1 N o v á p r a x v n o v e j r e a l i t e doteraz len premýšľali. Predstavte si tisícnásobok takejto motivovanosti ako životný a pracovný štýl. Ak ste si z tohto malého cvičenia vzali pre seba niečo pozitívne, premýšľajte nad tým, čo sa stalo. Čo sa zmenilo? Čo spôsobilo pozitívny zážitok zlepšeného stavu? Samotná situácia už netrvá, aspoň teda nie vo fyzickom zmysle. V každom prípade ešte nie je dokončená. Pravdepodobne sa stalo to, že ste získali jasnejší pohľad na želaný výsledok a ďalšiu potrebnú činnosť. Ale ako to vzniklo? Odpoveď je: myslením. Nie priveľkým, avšak dostatočným na to, aby ste skonsolidovali svoj záväzok vedomostnou prácou a prostriedky potrebné na jeho dosiahnutie. Ozajstná práca pri vedomostnej práci Vitajte v skutočnom zážitku vedomostnej práce a jej hlbokom operačnom princípe: Nad svojimi vecami musíte rozmýšľať viac, než si uvedomujete, avšak nie až toľko, koľko sa obávate. Ako napísal Peter Drucker: Pri vedomostnej práci... úloha nie je daná, musí byť zvolená.,aké sú očakávané výsledky tejto práce?, to je kľúčová otázka, keď ide o produktivitu ľudí vykonávajúcich vedomostnú prácu. A táto otázka si vyžaduje riskantné rozhodnutia. Zvyčajne neexistuje správna odpoveď, máte možnosti na výber. A výsledky musia byť presne určené, ak máte dosiahnuť výkonnosť. Väčšina ľudí musí prekonať nechuť, aby vyvinuli energiu potrebnú na objasnenie skutočného významu záležitostí, ktoré vpustili do svojho sveta a rozhodli, čo v tejto veci treba urobiť. Nikto nás neučil, že nad prácou máme pred jej začatím porozmýšľať, pretože väčšina našej dennej aktivity je vopred určená v podobe neurobených a neriešených vecí, ktoré na nás hľadia v práci, alebo keď prídeme domov; treba nakŕmiť rodinu, oprať šaty, obliecť deti a podobne. Potrebu sústredeného premýšľania nad želanými výsledkami pociťuje len málo ľudí. V skutočnosti je však myslenie zamerané na výsledok jedným z najefektívnejších dostupných nástrojov pri premieňaní želaní na skutočnosť. Predchodcom každého skutku je myšlienka. - Ralph Waldo Emerson Prečo nám veci neschádzajú z mysle Najčastejší dôvod, prečo vám niečo neschádza z mysle je prianie, aby to niečo bolo iné, než v súčasnosti je a pritom: 13
Č a s ť 1 G T D a k o u m e n i e d o t i a h n u ť v e c i d o k o n c a ste si presne nevyjasnili želaný výsledok, ste sa nerozhodli, aký bude ďalší krok k dosiahnutiu cieľa, alebo ste pripomenutie výsledku a potrebných krokov ešte nevložili do systému, ktorému dôverujete. Preto vám to neschádza z mysle. Kým tieto myšlienky nebudete mať ujasnené, nerozhodnete o ďalších krokoch a nevložíte tieto údaje do systému, o ktorom absolútne viete, že vám ich pripomenie tak často ako treba. Ľudský mozog sa nevie vzdať svojej úlohy. Môžeme prekabátiť každého, okrem vlastnej mysle. Tá vie veľmi dobre, či ste dospeli k potrebným riešeniam a či ste si ich výsledky a pripomienky ďalších krokov umiestnili tam, kde sa môžete spoľahnúť na to, že sa včas objavia vo vašej vedomej mysli. Ak ste tieto kroky neurobili, myseľ neprestane pracovať nadčas. Dokonca aj keď ste sa rozhodli o najbližších krokoch k vyriešeniu problému, myseľ sa ho nevzdá, kým neumiestnite pripomienku na miesto o ktorom vie, že sa naň pozriete. Bude na vás ďalej tlačiť, aby ste vykonali prvý krok a väčšinou vtedy, keď ho nie je možné vykonať, čo iba zvýši váš stres. Toto sústavné neproduktívne zaoberanie sa všetkými vecami, ktoré treba urobiť, je najväčší hltač času a energie. - Kerry Gleeson Vaša myseľ nemá vlastný rozum Minimálne jedna časť mysle je svojím zaujímavým spôsobom hlúpa. Keby mala aspoň nejakú vnútornú inteligenciu, pripomínala by veci, ktoré máme urobiť iba vtedy, keď je možné ich urobiť. Máte niekde baterku s vybitými batériami? Kedy vám vaša myseľ pripomenie, že musíte vymeniť batérie? Keď zbadá tie staré! To nie je veľmi múdre. Keby mala nejakú vnútornú inteligenciu, pripomenula by vám, že máte vymeniť batérie len vo chvíli, keď v obchode vidíte nové. Navyše tej správnej veľkosti. Od vášho dnešného prebudenia až doteraz, napadlo vám aspoň raz niečo, čo máte urobiť, no stále ste to neurobili? Napadlo vám to Ovládnite svoju myseľ, inak ovládne ona vás. - Horácio viac než raz? Prečo? Myslieť na niečo, keď riešení nerobíte žiadny pokrok, je strata času a energie. Navyše to podporuje pocit úzkosti, ktorá vzniká z tušenia, že by ste isté veci mali robiť, ale nerobíte. 14
K a p i t o l a 1 N o v á p r a x v n o v e j r e a l i t e Zdá sa, že veľa ľudí necháva svoju myseľ predvádzať sa, predovšetkým keď ide o syndróm mám priveľa práce. Pravdepodobne ste presunuli veľa týchto vecí, veľa otvorených položiek do vašej vnútornej rozhodovacej rady, do vašej mysle, ktorá nie je schopná sa s nimi efektívne vyrovnať v takom stave, v akom sú. Transformácia záležitostí Záležitosti definujem ako všetko, čo ste vpustili do svojho psychického alebo fyzického sveta a čo nepatrí tam, kde to je ešte ste sa však nerozhodli, aký má byť želaný výsledok a ďalší krok v riešení. Veľa ľudí však ešte nezhodnotilo všetky svoje záležitosti, ktoré sa snažia zorganizovať. Pokiaľ sa tak nestane, tieto záležitosti ostanú nekontrolovateľné. Väčšina pracovných zoznamov, ktoré som za tie roky videl (pokiaľ ich ľudia vôbec mali) boli len zoznamy záležitostí, nie inventáre skutočnej práce, ktorú treba vykonať. Boli to čiastočné pripomienky množstva nevyriešených vecí, ktoré Všetky záležitosti, ktoré sa snažíme zorganizovať, musíme transformovať do konkrétnych vykonateľných činností. ešte neboli transformované do výsledkov a činností, teda do skutočných krokov a detailov činnosti, ktorú má zostavovateľ zoznamu urobiť. Záležitosti ako také nie sú zlé. Sú to veci, ktoré svojou podstatou ovládajú našu pozornosť. Ale keď záležitosti vstúpia do nášho života a práce, máme voči sebe vnútorný záväzok definovať ich a ujasniť si ich zmysel. To je povinnosť vedomostných pracovníkov; veď ak by boli záležitosti už od začiatku transformované a jasné, pravdepodobne by sme neboli, s výnimkou fyzickej práce, vôbec potrební. Na konci jedného z mojich seminárov sa jedna senior-manažérka veľkej biotechnologickej firmy pozrela na svoje pôvodné pracovné zoznamy a povedala: Bože, veď toto je amorfná nesplniteľná bublina! To je najpresnejšia charakteristika väčšiny pracovných zoznamov v osobných organizačných systémoch, akú som kedy počul. Väčšina ľudí sa snaží zorganizovať si život prepisovaním neúplných zoznamov nejasných vecí, pretože si ešte neuvedomili koľko a čo presne majú zorganizovať, aby to bolo účinné. Ak majú byť ich organizačné snahy úspešné, musia pozbierať všetko, čo si zasluhuje premýšľanie a potom vykonať to premýšľanie. 15
Č a s ť 1 G T D a k o u m e n i e d o t i a h n u ť v e c i d o k o n c a Proces: Organizovanie činnosti Môžete sa vycvičiť, celkom ako atlét, aby ste boli rýchlejší, promptnejší, aktívnejší a sústredenejší v poznávaní i v práci. Môžete rozmýšľať efektívnejšie, riadiť výsledky rozmýšľania s ľahkosťou a mať veci pod kontrolou. Môžete zminimalizovať počet otvorených položiek v celom rozsahu vášho pracovného aj osobného života a urobiť toho oveľa viac s oveľa menším úsilím. A môžete robiť predbežné rozhodnutia o všetkých záležitostiach čo vyzbierate a vytvoriť si štandardný operačný proces pre život a prácu v novom miléniu. Aby sa vám to všetko mohlo podariť, musíte si zvyknúť udržiavať svoju myseľ prázdnu. Spôsob, ako to dosiahnuť, však nespočíva, ako sme videli, v rozhodovaní o čase, informáciách či prioritách. Napokon: Neriadite čas a preto sa nestane, že za päť minút ušetríte šesť minút Neriadite informácie inak by ste zomreli pri návšteve knižnice, alebo po prvom pripojení na web, alebo dokonca už pri otvorení telefónneho zoznamu Neriadite priority: máte ich Miesto toho je kľúčom k riadeniu všetkých vašich záležitostí riadenie vašej činnosti. Začiatok znamená polovicu každého skutku. - grécke príslovie Najväčšou v ýzvou je zatriedenie činností To, čo robíte s vaším časom, čo robíte s vašimi informáciami, čo robíte so svojím telom a svojím sústredením sa na priority: to sú skutočné voľby, medzi ktoré musíte rozdeliť svoje obmedzené zdroje. Ozajstnou úlohou je urobiť vhodnú voľbu činnosti v každom časovom bode. Ozajstnou úlohou je riadiť svoje činy. Možno vám to znie ako samozrejmosť. Čudovali by ste sa však, koľko ďalších krokov pre mnohé projekty a záväzky si väčšina ľudí jednoducho neurčí. Je nesmierne ťažké zariadiť niečo, k čomu nebol presne určený cieľ a stanovený ďalší krok. Veľa ľudí má na starosti hromadu vecí, a potrebuje postupovať na mnohých frontoch, ale ešte nevedia, ktoré to sú. Zvyčajná výhovorka nemám čas na (doplňte, čo uznáte za vhodné) je pochopiteľná, pretože veľa projektov vyzerá zmätočne a aj je zmätočných, preto- 16
K a p i t o l a 1 N o v á p r a x v n o v e j r e a l i t e že projekt sa nedá urobiť! Môžete urobiť iba činnosť, ktorá s ním súvisí. Veľa činností si vyžaduje iba minútu alebo dve vo vhodnom kontexte a projekt sa pohne vpred. Počas trénovania a koučovania tisícov profesionálov som zistil, že ich skutočným problémom nie je nedostatok času (hoci oni sami si to môžu myslieť), ale nepresné určenie zámeru projektu a krokov, ktoré si vyžaduje.. Ujasniť si veci hneď na začiatku, keď sa prvýkrát zjavia na radare, a nie na konci, keď už predstavujú problém, nám poskytuje výhodu riadenia svojej činnosti. Hodnota prístupu zdola nahor Počas dlhých rokov som objavil praktickú hodnotu zvyšovania osobnej produktivity smerom zdola nahor, počnúc tou najprízemnejšou, najbežnejšou úrovňou súčasnej činnosti a záväzkov. Z intelektuálneho hľadiska by to malo byť naopak a postupovať zhora nadol; najprv objaviť osobné a korporatívne poslanie, potom stanoviť dôležité ciele a nakoniec sa sústrediť na ich dosiahnutie. Problém však je, že väčšinu ľudí natoľko zamestnávajú ich záväzky na každodennej rovine, že ich schopnosť úspešne sa sústrediť na širší horizont je vážne narušená. Preto je prístup zdola nahor zvyčajne oveľa účinnejší. Najlepšou cestou k rozšíreniu vašich obzorov je zaktualizovať a dostať pod kontrolu položky, ktoré sa práve nachádzajú vo vašom zbernom koši * a vo vašej hlave a zaviesť návyky, vďaka ktorým to tak ostane. Uvoľníte tým v sebe tvorivú, vzostupnú energiu, lepšie podporujúcu vaše sústredenie sa na vyššiu úroveň a sebadôveru na zvládanie vecí, ktoré tá tvorivosť prinesie. Ľudí, ktorí si vyhrnú rukávy a zavedú tento proces, čaká okamžitý pocit slobody, uvoľnenia a inšpirácie. Veci zriedkakedy uviaznu na mŕtvom bode z dôvodu nedostatku času. Uviaznu tam preto, lebo nebolo presne určené, ako ich spraviť. Samotná vízia nestačí; musí byť spojená s činom. Nestačí pozerať sa hore schodmi, musíme po nich vykročiť. - Václav Havel Budete lepšie vybavení na sústredené premýšľanie na vyššej úrovni, ak nástroje pre zvládanie z neho vyplývajúcich činností budú súčasťou vášho bežného spôsobu fungovania. Samozrejme, že sa dá rozmýšľať aj nad zmysluplnejšími vecami než kopa toho, čo máte vybaviť. Ak však vaše riadenie tejto úrovne nie je natoľko efektívne ako by mohlo byť, vaše úsilie pripomína snahu plávať v kabáte. * Pozn. prekladateľa: pôvodný anglický výraz in-basket 17
Č a s ť 1 G T D a k o u m e n i e d o t i a h n u ť v e c i d o k o n c a Veľa výkonných manažérov, s ktorými som počas dňa pracoval na vyčistení ich stolov od prízemných záležitostí, strávilo potom večer v príjemnom príleve nápadov a vízií o ich spoločnosti a budúcnosti. To je prirodzeným následkom odblokovania toku práce. Horizontálne a vertikálne riadenie činností Záväzky, projekty a činnosti je potrebné ovládať dvoma smermi: horizontálne a vertikálne. Horizontálna kontrola nám pomáha udržiavať súdržnosť medzi všetkými činnosťami, na ktorých sa zúčastňujeme. Predstavte si, že vaša myseľ sústavne skenuje svet okolo vás ako policajný radar. Môže sa zastaviť na rozličných veciach, ktoré si vyžadujú alebo privolávajú vašu pozornosť celých dvadsaťštyri hodín denne: drogéria, domovník, teta Marta, strategický plán, vädnúca rastlina v kancelárii, nahnevaný zákazník, topánky, ktoré treba vyleštiť. Musíte ísť kúpiť známky, vložiť šek, zarezervovať hotel, zrušiť pracovnú poradu, ísť večer do kina. Možno by vás prekvapilo množstvo vecí, nad ktorými premýšľate a ktoré musíte za deň vyriešiť. Potrebujete dobrý systém, ktorý eviduje čo najviac z nich. Bude vás o nich v prípade potreby informovať a umožní vám rýchlo a ľahko presúvať pozornosť z jednej na druhú. Naopak, vertikálna kontrola vám pomáha riadiť premýšľanie o jednotlivých témach a projektoch. Váš vnútorný policajný radar zastane napríklad na najbližšej dovolenke, keď o nej s manželkou rozprávate pri večeri: kam a kedy pôjdete, čo budete robiť, ako sa na to pripravíte a podobne. Alebo musíte spolu so šéfom urobiť zopár rozhodnutí o novej reorganizácii oddelení, ktorá sa chystá. Alebo si musíte len zaktualizovať myšlienky o zákazníkovi, ktorému sa chystáte volať. Toto je projektové plánovanie v širšom slova zmysle. Je to sústredenie sa na jednu aktivitu, situáciu alebo osobu a spresnenie si všetkých nápadov, podrobností, priorít a reťazí udalostí, ktoré by sa vám mohli zísť pre jej zvládnutie, aspoň pre danú chvíľu. Cieľ horizontálneho aj vertikálneho manažmentu je rovnaký: dostať veci preč z hlavy a dotiahnuť ich dokonca. Vhodné riadenie jednotlivých činností pri zvládaní celého spektra pracovných a životných požiadaviek vám prinesie pocit uvoľnenia a kontroly. S náležitou koncentráciou na projekt si pri tom ujasníte špecifické požiadavky. 18
K a p i t o l a 1 N o v á p r a x v n o v e j r e a l i t e Hlavná zmena: dostať všetko von z hlavy Uvoľnená kontrola, ktorú sľubujem, sa nedá dosiahnuť, pokiaľ budete mať všetko iba v hlave. Iste zistíte, že jednotlivé činnosti opísané v tejto knihe už nejaký čas robíte. Veľký rozdiel medzi tým, čo robím ja a čo ostatní je, že zaznamenávam a organizujem 100 percent svojich záležitostí s použitím a prostredníctvom objektívnych nástrojov, ktoré mám po ruke, a nie v mysli. A to platí pre všetko: malé alebo veľké, osobné alebo profesionálne, súrne alebo nie. Všetko. Určite ste sa už ocitli v istom bode nejakého projektu, alebo dokonca života, keď ste si jednoducho museli sadnúť a urobiť zoznam. Ak je to tak, máte predstavu, o čom rozprávam. Väčšina ľudí sa však na takýto tvrdý dril odhodlá len keď im zmätok prerastie cez hlavu a jednoducho ho musia nejako riešiť. Väčšinou sa zoznam týka len oblasti, ktorá ich momentálne zaťažuje. Ak si však túto techniku zaradíte do svojho životného a pracovného štýlu a budete ju používať vo všetkých oblastiach života (nie len v prípade núdze), získate čierny pás v manažerskom štýle. Snažím sa robiť intuitívne rozhodnutia na základe svojich možností namiesto toho, aby som premýšľal, aké sú tieto možnosti. Už predtým som si ich určite premyslel a zaznamenal do dôveryhodného zdroja. Nechcem plytvať časom, aby som nad vecami premýšľal viac než raz. Nehospodárne využívanie tvorivej energie je zdrojom frustrácie a stresu. Tomuto premýšľaniu sa totiž nedokážete vyhnúť. Vaša Väčšinou existuje nepriama úmera medzi tým, koľko času máte nejakú vec na mysli a koľko z nej uskutočníte. Niet dôvodu nad niečím rozmýšľať dvakrát, samozrejme okrem prípadov, keď sa vám páči nad tým premýšľať. myseľ bude ustavične pracovať na všetkom, čo sa stále nachádza v nerozhodnutom stave. Množstvo nevyriešených záležitostí, ktoré sa v nej môžu nahromadiť pred tým, než vybuchne, je však obmedzené. Krátkodobá pamäť mysle, ktorá má tendencie držať v sebe všetky neúplné, nerozhodnuté a nezorganizované veci, funguje podobne ako RAM osobného počítača. Vedomá myseľ je ako počítačová obrazovka len nástrojom sústredenia, nie miestom ukladania informácií. Naraz môžete rozmýšľať iba nad dvoma alebo troma vecami. Nedokončené veci však stále zaberajú miesto v krátkodobej pamäti. Podobne ako RAM, aj tá má obmedzenú kapacitu: dá sa do nej uložiť len isté množstvo záležitostí, a ak chcete, aby váš mozog 19
Č a s ť 1 G T D a k o u m e n i e d o t i a h n u ť v e c i d o k o n c a stále fungoval na vysokej úrovni. Väčšina ľudí žije s RAM praskajúcou vo švíkoch. Mentálne preťaženie ich sústavne vyrušuje a kazí im sústredenie. Zablúdila napríklad počas posledných pár minút vaša myseľ do nejakej oblasti, ktorá nemá nič spoločné s tým, čo tu čítate? Pravdepodobne. A najčastejšie zvykne vaša myseľ zablúdiť práve k niektorej z otvorených položiek, k nejakej nedokončenej situácii, v ktorej ste zainteresovaní. Táto situácia jednoducho vyskočila zo zákutia RAM oddelenia vašej mysle a vnútorne na vás skríkla. A čo ste s tým urobili? Ak ste si to hneď nezapísali a nevložili do spoľahlivej škatule o ktorej viete, že sa do nej v príhodne blízkom čase pozriete, predpokladám, že ste si ohľadom nej robili starosti. To nie je najproduktívnejšie správanie: nikam ste nepokročili a napätie sa zvýšilo. Problém spočíva v tom, že vaša myseľ vám stále pripomína aj tie veci, s ktorými momentálne nemôžete robiť nič. Nemá zmysel pre rozlišovanie medzi minulosťou a budúcnosťou. To znamená, že keď si poviete, že niečo treba urobiť a uložíte si to do RAM, jedna vaša časť si bude stále myslieť, že to treba robiť práve teraz. Pravda je taká, že keď si do RAM pamäte uložíte dve veci, v tej chvíli ste sa odsúdili na osobný neúspech, pretože ich nemôžete robiť obidve naraz. A to spôsobuje všadeprítomný stresový faktor, ktorého zdroj sa nedá vypátrať. Väčšina ľudí sa nachádza v nejakej forme tohto mentálneho stresu tak sústavne a dlhodobo, že si jeho prítomnosť už ani neuvedomuje. Keďže je tu neustále, tak, ako zemská príťažlivosť, tí, ktorých ovplyvňuje, ho už ani nevnímajú ako tlak. Veľkosť napätia, v ktorom žijú, pochopia len keď sa spod jeho vplyvu vymania a uvedomia si rozdiel v tom, ako sa cítia. Môžete sa aj vy takého stresu zbaviť? Určite. V ďalších kapitolách vysvetlím ako. Je ťažké bojovať s protivníkom, ktorý má základne priamo vo vašej hlave. - Sally Kempton 20