PERKHIDMATAN MEJA BANTUAN HRMIS JPA PROGRAM SHARING HRMIS APPLICATION KNOWLEDGE & EXPERIENCE (SHARE) SIRI 4 2017 4 5 APRIL 2017
TADBIR URUS HELPDESK JPA NIK ZARINA NIK MAT (F48) NOORHALIMATUN SAADIAH AZIZ (F44) ZAINI MAT ZIN (FA32) HASHIMAH HAMSI (FA29) NORLAILI MD SOHOD (FA29) NORZIHAN HARUN (FT19) SUPAREKHA KAMARI (FT19) NORSAADAH SAYUTI (FT19) MOHD ABU BAKAR SULAIMAN (FT19) AHMAD ASRI ABD WAHID (FT19) ZURAIDA BADRI (FT19) NORAZLINA MAT JOHARI (FT19) ANITH UMIRA AHMAD (FT19)
FUNGSI HELPDESK JPA Menerima semua aduan berkaitan aplikasi dan peralatan JPA. Menganalisa dan menyelesaikan aduan serta menyemak maklum balas penyelesaian sebelum dikemukakan kepada pengadu Menyediakan Laporan Statistik Aduan Mengeluarkan e-mel pemakluman gangguan aplikasi kepada Pentadbir HRMIS agensi Menyertai Sesi Program Turun Padang ke agensi Memberi khidmat bantuan dan nasihat kepada pengguna yang walk in ke helpdesk dan yang dijemput oleh agensi. Melaksanakan Prosedur Sistem Pengurusan Keselamatan Maklumat (ISMS) bagi Pengauditan Pensijilan MS ISO/IEC 27001:2013
PIAGAM PELANGGAN HELPDESK JPA Akuan penerimaan aduan dalam tempoh satu (1) hari bekerja dari tarikh aduan diterima Memaklumkan status penyelesaian aduan dalam tempoh tidak melebihi tiga (3) hari bekerja dari tarikh akuan penerimaan diterima Memaklumkan status penyelesaian berikutnya dalam tempoh tidak melebihi tiga (3) hari bekerja
SUMBER ADUAN HRMIS HOTLINE HELPDESK 03-8321 1400 & VoiceMail E-MEL helpdesk@jpa.gov.my Surat Rasmi Agensi Fax Sistem Maklum Balas JPA Biro Pengaduan Awam Akhbar Tempatan 1MOCC Mesyuarat/Bengkel/Seminar/Latihan Hari Bersama Pelanggan JPA/Agensi Walk-in ke JPA Laman Sosial Rakan-rakan warga JPA/ saudara mara/ taulan WAKTU OPERASI: Isnin Jumaat : 08:00 pagi 07:00 malam Sabtu, Ahad & Cuti Umum : 08:00 pagi 05:00 petang
PERINGKAT PENGURUSAN ADUAN HRMIS AGENSI JPA JPA JPA Level 0 Level 1 Level 2 Level 3 Terima dan selesaikan aduan di peringkat agensi. Terima, diagnos dan selesaikan aduan. Terima, analisa dan selesaikan aduan. Analisa Cadangan Keperluan Proses. Rujuk FAQ melalui Portal HRMIS untk bantuan awal. Pantau dan kemaskini aduan sehingga selesai. Release Control dan Quality Assurance. Penasihat dan saluran untuk pengesahan serta penyelesaian kepada Level 2 Rujuk Level 1 untuk bantuan dan saluran aduan. Salurkan aduan yg tidak dapat diselesaikan ke Level 2. Makluman aduan selesai kepada Level 1 Merupakan Pemilik Proses (PO). Semak status log aduan di Level 1. Pemakluman status aduan kepada CO sehingga selesai. Tutup aduan selesai. Pemakluman status selesai kepada pengguna Terdiri dari Pemilik Modul (MO), Pegawai Dasar (SME), Pasukan Pembangunan (Dev) dll
PERANAN PENTADBIR HRMIS AGENSI 1 2 3 4 Menyelesaikan aduan yang boleh diselesaikan di peringkat Level 0 (agensi) dan menyalurkan aduan ke Level 1 (Helpdesk JPA) jika aduan tidak dapat diselesaikan. Meningkatkan keupayaan Pentadbir HRMIS Agensi dari semasa ke semasa dengan mengadakan latihan dan program kesedaran HRMIS melalui bengkel/kursus/ mesyuarat/handson. Mempromosikan kemudahan dan peranan Helpdesk/Pentadbir Agensi di Portal Agensi/ PSUK/ Jabatan. Mempromosikan Portal Rasmi HRMIS (www.eghrmis.gov.my) Ruang Pembelajaran- Nota/Makluman Terkini Bantuan HRMIS/Soalan Lazim/FAQ
PELAPORAN ADUAN KE HELPDESK JPA Sila nyatakan: Nama: Agensi dan lokasi bekerja; dan No. telefon pengadu. Sila nyatakan: Nama; Agensi dan lokasi bekerja; dan Masalah yang dihadapi secara terperinci. Maklumat yang tidak lengkap akan diberi tempoh 2 minggu untuk CO memberi maklumbalas sebelum log aduan ditutup Sila nyata dan sertakan: Nama; Agensi dan lokasi bekerja; No. IC; Salinan IC (kemaskini rekod peribadi sahaja); No. telefon pengadu; Alamat e-mel pengadu; Masalah yang dihadapi secara terperinci; dan Print screen paparan yang bermasalah.
TREND LOG ADUAN CUTI 2016 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0 JUMLAH ADUAN 156 114 81 82 68 71 70 46 45 Jul2016 Ogos2016 Sept2016 Okt2016 Nov2016 Dis2016 Jan2017 Feb2017 Mac2017 400,000 350,000 300,000 250,000 200,000 150,000 100,000 50,000 0 335,896 292,095 288,093 271,168 251,258 244,807 233,837 209,331 264,069 Tarikh Jul2016 Ogos2016 Sept2016 Okt2016 Nov2016 Dis2016 Jan2017 Feb2017 9 Mac2017 Jumlah Pengguna
JUMLAH LOG ADUAN 2017 MENGIKUT MODUL 700 658 273 243 173 173 109 125 82 137 46 33 14 Rekod Peribadi SKT/LNPT Tuntutan PENGURUSAN CUTI Profil Perkhidmatan Penamatan Perkhidmatan Sekuriti Data Perjawatan MBJ Pengisytiharan Harta Aliran Kerja Saraan Lain-lain 10
LOG ADUAN CUTI YANG SERING DITERIMA Gagal membuat carian penyokong dan pelulus cuti Hapus maklumat cuti pada peti pesanan Maklumat cuti bertindan pada tahun yang sama Kegagalan untuk merekod Cuti Kuarantin( 5 Hari) Tiada tetapan aliran kerja Maklumat GCR Yang Terkumpul Tidak Tepat Masalah Kebenaran Keluar Pejabat Baki cuti tidak sama antara HRMIS versi Klasik dan HRMIS 2.0 Masalah mengemaskini GCR Masalah permohonan cuti rehat 11
03-83211400 helpdesk@jpa.gov.my 12