MASARYKOVA UNIVERZITA FAKULTA INFORMATIKY Využití Open Source ERP systému pro řešení konkrétního realizačního problému DIPLOMOVÁ PRÁCE Martin Kemka Brno, podzim 2013
Prehlásenie Prehlasujem, že táto práca je mojím pôvodným autorským dielom, ktoré som vypracoval samostatne. Všetky zdroje, pramene a literatúru, ktoré som pri vypracovaní používal, alebo z nich čerpal, v práci riadne citujem s uvedením úplného odkazu na príslušný zdroj. Vedúci práce: Ing. Leonard Walletzký, Ph.D. ii
Poďakovanie Ďakujem pánovi Ing. Leonardovi Walletzkému, Ph.D. za cenné rady, trpezlivosť a ochotu pri tvorbe práce. Zároveň by som rád poďakoval svojim rodičom a sestre za neustávajúcu podporu pri písaní. iii
Zhrnutie Práca sa zaoberá open-source systémom idempiere, popisom jeho vlastností a použitia. Zároveň popisuje účtovníctvo a jeho funkciu v systéme a analyzuje jeho potreby v ERP systémoch obecne aj konkrétne, a výsledky využíva v popise návrhu a vývoja novej funkcionality v účtovníckej oblasti systému idempiere. iv
Kľúčové slová idempiere, ERP, podnikový systém, účtovníctvo, účtovný záznam, účtovný denník v
Obsah 1. Úvod... 1 2. ERP systémy... 3 2.1 História a vývoj ERP systémov... 3 2.2 Charakteristika ERP systému... 4 2.2.1 Výhody a nevýhody ERP systému... 5 2.2.2 Modularita ERP systémov... 5 2.2.3 Rozdelenie ERP systémov... 5 2.2.4 Možnosť úprav ERP systému podľa požiadaviek zákazníka (Customizácia)... 6 3. Účtovníctvo... 7 3.1 Účtovníctvo a jeho história... 7 3.2 Úloha účtovníctva v podniku... 8 3.3 Delenie účtovníctva... 9 3.4 Rysy účtovníctva... 10 3.5 Funkcia účtovníctva... 10 3.5.1 Informačná funkcia... 11 3.5.2 Registračná funkcia... 11 3.5.3 Dokumentačná funkcia... 11 3.5.4 Dispozičná funkcia... 11 3.5.5 Kontrolná funkcia... 12 3.6 Právna úprava účtovníctva... 12 3.7 Aktíva a pasíva... 12 3.7.1 Aktíva... 13 3.7.2 Pasíva... 13 3.7.3 Rozvaha... 14 3.8 Základné prvky účtovníctva... 14 3.8.1 Účet, sústava a rozdelenie účtov... 14 3.8.2 Účtovné knihy... 16 3.8.3 Denník... 16 3.8.4 Hlavná kniha... 16 3.8.5 Knihy analytických účtov... 17 3.8.6 Kniha podrozvahových účtov... 17 4. idempiere... 18 4.1 Práca so systémom... 18 4.2 Užívateľské rozhranie... 19 4.2.1 Java klient... 19 4.2.2 Webové rozhranie... 19 4.3 Nastavenie a úpravy systému... 20 vi
4.4 Nedostatky systému... 22 5. Analýza funkčnosti ERP v podniku a jeho potrieb... 24 5.1 Podnik... 24 5.2 Funkčnosť ERP v podniku... 24 5.2.1 Nákup... 24 5.2.2 Výroba... 25 5.2.3 Predaj... 25 5.2.4 Financie... 25 5.2.5 Ľudské zdroje... 26 5.3 Podnikové procesy a ich obsiahnutie v ERP systéme... 26 5.4 Analýza potrieb u účtovníctva v podniku vo vzťahu k ERP systémom... 27 5.5 Analýza účtovníctva v ERP systémoch... 28 5.5.1 Money S3... 29 5.5.2 Abra G2... 29 5.5.3 OpenERP... 30 5.5.4 idempiere... 31 5.5.5 Nájdenie problému... 32 6. Zobrazenie Účet - Denník... 33 6.1 Návrh... 33 6.1.1 Konečný stav účtu... 34 6.1.2 Účet... 36 6.1.3 Mesačne... 37 6.1.4 Operácia... 40 6.1.5 Denník... 41 6.1.6 Účtovná operácia... 43 6.2 Obmedzenia a ich riešenia... 45 6.3 Prínos, výhody a nevýhody... 46 7. Záver... 47 Literatúra... 49 Prílohy... 51 Elektronické prílohy... 52 vii
1. Úvod V súčasnej ére modernej informačnej spoločnosti je prakticky nemožné vyhnúť sa informačným technológiám. Mnohí ich nevedomky využívajú u služieb, ktoré boli pôvodne analógové, dokiaľ ich nepohltil rozmach digitalizácie. Najmä mladá a stredná generácia ich používa vedome, či už pre zábavu alebo uľahčenie práce. Možnosti, ktoré informačné technológie ponúkajú, sú nesmierne. Pri vyhľadávaní informácii použijeme webové prehliadače, pre komunikáciu využívame Voip služby či textové služby, pre zábavu rôzne platené portály umožňujúce získať takmer akýkoľvek obsah za dostupnú cenu v krátkom čase. V biznis sfére sa tento rozmach prejavil hľadaním možností, ako zjednodušiť spravovanie podnikov. Výsledkom snahy je tzv. ERP systém (Enterprise resource planning), ktorý integruje rôzne procesy v podniku pre rôzne oddelenia (výroba, sales, správa zákazníkov atď.) do jedného celku. Pri správnom využití v podniku dochádza k zvýšeniu transparentnosti dát naprieč organizáciou a optimalizácii procesov na základe realtime dostupnosti dát. V konečnom dôsledku umožňuje vykonávať kritické rozhodnutia presnejšie a rýchlejšie, vylepšiť efektivitu podniku a schopnosť flexibilne reagovať na zmeny na trhu. Na trhu existuje široká škála ERP systémov, z ktorých každý je primárne určený pre určité spektrum zákazníkov na základe rôznych faktorov. V súčasnej dobe sa veľký podnik bez ERP systému už nezaobíde, keďže zvládať organizáciu a transfer dát medzi všetkými firemnými procesmi by zabralo neúmerné množstvo času a vo väčšine prípadov by to fyzicky nebolo možné. Obstaranie komerčného ERP systému býva pre podnik zvyčajne veľkou finančnou záťažou. Na základe tohto faktu vznikol nápad na vytvorenie open-source ERP systému, a niekoľko systémov tohto druhu vzniklo. Jedným z nich je idempiere. Jeho výhodou sú nulové licenčné poplatky a jeho štruktúra nebráni vytváraniu nových funkcii a zlepšovania úrovne už vytvorených. Systém prechádza dynamickým vývojom, no súčasne vývojom prechádza aj biznis sféra, na ktorú sa orientuje. Preto je žiadúce vykonávať potrebné úpravy a pridávať potrebnú funkcionalitu tak, aby držal krok 1
s konkurenčnými ERP systémami a podľa možností udával trend na trhu. Cieľom tejto práce je spolupracovať so spoločnosťou, ktorá systém idempiere poskytuje tretím stranám, na návrhu a vytvorení funkcionality, ktorú systém zatiaľ neobsahuje. Podľa možností by malo ísť o funkcionalitu, ktorú neobsahujú ani konkurečné ERP systémy. Súčasťou tohto cieľa je popis oblasti riadenia podniku, ktorej sa nová funkcionalita týka, popis idempiere a vytvorenie dokumentácie funkcionality, ako k implementácii do idempiere, tak k jej využívaniu. Práca sa skladá so siedmich kapitol a v mnohých ohľadoch vychádza z prác Igora Krnáča (1) a Silvie Petrovej (2) týkajúcich sa systému ADempiere. Kapitola 2 sa venuje ERP systémom kvoli vytvoreniu obecného prehľadu. Kapitola 3 je venovaná základnému prehľadu účtovníctva, keďže funkcionalita, ktorá je cieľom práce, sa prioritne týkala tejto oblasti. Okrem iného obsahuje princípy a zásady, ktorými sa účtovníctvo riadi a na ktorých je založené, a umožňuje tým lepšie pochopiť prínos novej funkcionality; zároveň vysvetľuje základné účtovnícke pojmy, ktoré budú v ďalších kapitolách využívané. Vzhľadom na to, že spolupráca prebiehala s firmou, ktorá idempiere zavádza do ďalších podnikov, je v kapitole 4 poskytnutý prehľad systému idempiere, jeho prostredia a základov práce v ňom. Kapitola 5 popisuje analýzu postavenú na skúmaní účtovníckych modulov konkurenčných ERP systémov a jej výsledok. Predposledná kapitola popisuje samotný návrh funkcionality a jej implementáciu. V poslednej kapitole je zhrnutý prínos pre autora a zhrnutie práce. 2
2. ERP systémy ERP je skratkou anglického názvu Enterprise Resource Planning, ktorý je možné obecne preložiť ako plánovanie podnikových zdrojov. Pokiaľ vezmeme do úvahy všetky možnosti, ktoré súčasné ERP systémy poskytujú, je zjavné, že názov ERP je používaný hlavne kvôli historickým súvislostiam. Moderný ERP systém môžeme obecne definovať ako software umožňujúci plánovanie a riadenie všetkých hlavných podnikových procesov používaním štandardizovaných prístupov. Štandardizované prístupy sú zobecnené prístupy s overenou funkčnosťou u mnohých organizácii. (3) 2.1 História a vývoj ERP systémov Pôvod ERP systémov pochádza zo šesťdesiatych rokov 20. storočia. U niektorých veľkých podniky (Toyota, IBM) došlo k rozhodnutiu zlepšiť kontrolu zásob za pomoci informačných systémov. Dôležitým míľníkom vo vývoji ERP sa stal systém MRP I (Material Requirements Planning) vyvinutý IBM, ktorý riešil dostupnosť materiálov pre produkciu a výrobkov pre zákazníka, udržiavanie minimálnej hladiny zásob a produktov, a plánovanie aktivít vo výrobnom procese a dodávok produktov. O dekádu neskôr bol vyvinutý MRP II (Manufacturing Resources Planning), ktorý bol nadstavbou MRP zahrňujúcou naviac všetky aspekty výrovného procesu, riešiacou financie a pracovníkov. Na prelome 80. a 90. rokov začali na trh prichádzať ERP systémy. Zahŕňali väčšinu podnikových procesov a automatizáciu niektorých z nich, ktoré boli dovtedy vykonávané ľudskou silou. Tieto systémy už neboli vyvíjané podnikmi výlučne pre interné potreby, ale ponúkané iným podnikom ako komerčný produkt a boli po analýze podnikových procesov prispôsobené podnikom priamo na mieru, čím zvyčajne markantne vzrástla efektivita chodu organizácie a ERP systém tak pre firmu získal konkurenčnú výhodu. Výhodou systému všetko v jednom balíku bola integrita dát umožňujúca rýchle a presné rozhodovanie vo všetkých podnikových oblastiach v reálnom čase. Oproti predchádzajúcim systémom, ktoré zahŕňali len niektoré podnikové procesy, bol spravený veľký pokrok. 3
Pred prelomom tisícročí trh ERP systémov markantne vzrástol. Tento rast bol spôsobený Y2K problémom u starších ERP, ktoré nepočítali s rokom začínajúcim na číslovku 2 a na jeho určenie používali len posledné dvojčíslie. U podnikov vzrastali obavy z možných problémov vyplývajúcich z digitálneho návratu o sto rokov späť, do roku 1900. ERP systémy používajúce systém dvoch číslic pre záznam roku museli byť preto nahradené. Vzhľadom na veľký dopyt vznikla bublina, ktorá po úspešnom prekonaná Y2K problému spľasla a mnoho spoločností vyvíjajúcich ERP systémy skrachovalo. (4) 2.2 Charakteristika ERP systému Keďže definícii ERP systému existuje mnoho, uvediem iba niekoľko z nich. Podľa Shieldsa (5) súčasný ERP systém charakterizujú tieto typické znaky: integrovaný systém, ktorý pracuje v reálnom čase, prípade v skoro reálnom čase, bez toho, bez nutnosti pravidelných aktualizácii dát, spoločná databáza pre všetky aplikácie systému, konzistentný výzor a ovládanie u všetkých modulov, inštalácia systému prebehne bez komplikovanej integrácie aplikácií a dát za predpokladu, že je implementácia vykonávaná vcelku a nie postupne. Basl (6) za ERP systém považuje jednak aplikácie, ktoré predstavujú softwarové riešenie používané na riadenie podnikových dát a pomáhajúce plánovať celý logistický reťazec od nákupu cez sklady až po výdaj materiálu, riadenie obchodných zákaziek od ich prijatia až po expedíciu vrátane plánovania vlastnej výroby a s tym spojené finančné a nákladové účtovníctvo a riadenie ľudských zdrojov. ERP ovplyvňuje podnikové procesy, ktoré podporuje a v mnohých prípadoch automatizuje a je tiež úzko spojený s reengineringom podnikových procesov a s projektom kvality ISO. Vymětal definguje ERP ako integrovaný softwarový systém, ktorý podporuje plánovanie a riadenie všetkých hlavných procesov v podniku. (3) 4
2.2.1 Výhody a nevýhody ERP systému Implementácia ERP systému do podniku so sebou prináša radu dôležitých výhod, ale zároveň existuje risk v podobe negatívnych efektov na chod podniku. Výhody: zlepšenie predvídateľnosti výkonu podniku, maximalizácia potenciálu ľudských zdrojov, flexibilita a prispôsobiteľnosť pri zmenách, sprehľadnenie a optimalizácia podnikových procesov. Nevýhody: nákladnosť implementácie ERP, zlý výber ERP, častokrát nutnosť zmeny podnikových procesov vedúca k zníženiu výkonu podniku. 2.2.2 Modularita ERP systémov Väčšina ERP systémov nepredstavuje jeden komplexný systém bez možnosti tzv. customizácie, ale je modulárna. Modularita umožňuje sprístupniť len určité moduly v zmysle funkcii systému. Niektoré moduly, ako napr. financie, sú zvyčajne súčasťou inštalovaných ERP systémov, pretože takmer neexistuje podnik, ktorý by ich nevyužil. Iné moduly sú inštalované špecificky podľa typu podniku, napr. modul slúžiaci pre riadenie výroby nie je potrebný pre podnik ponúkajúci služby. Modularita sa týmto stáva benefitom pre podniky z hľadiska cenovej dostupnosti a náročnosti integrácie ERP systému. 2.2.3 Rozdelenie ERP systémov ERP systémy sa dajú rozdeľovať na základe nepreberného množstva kritérii. Pri posudzovaní systému sa berie do úvahy rada faktorov: referencie na systém, jeho výrobcu a cenu, zoznam a úroveň funkcii, vzájomná integrácia modulov, 5
možnosti úprav systému na mieru podniku, kvalitu podpory atď. Medzi rozdelenia často brané do úvahy patria: rozdelenie podľa veľkosti podniku rozdelenie podľa odvetvia podniku 2.2.4 Možnosť úprav ERP systému podľa požiadaviek zákazníka (Customizácia) Napriek širokej škále ERP systémov na trhu sa stáva, že riešenie stopercentne vyhovúce potrebám podniku vďaka obrovskej rozsiahlosti súčasných odvetví skrátka neexistuje. Dôvodom je, že ERP systémy sú vyvíjané podľa tzv. Najlepších praktík (Best practices), definovaných ako štandardných metodík a techník, ktoré sa používajú v širokom spektre organizácii a konzistentne vykazujú lepšie výsledky než ostatné metódy a techniky. (7) Podnik má v tomto prípade dve možnosti. Prvou je upraviť zavedené procesy tak, aby zodpovedali systému v jeho pôvodnej podobe, alebo upraviť systém tak, aby zodpovedal zavedeným procesom bez potreby ich zmien. Druhá možnosť sa nazýva customizácia. Je voliteľná a odlišuje sa od konfigurácie, pod ktorou sa rozumie nastavenie implementovaných možností systému podľa požiadaviek podniku bez nutnosti jeho softwarových úprav. 6
3. Účtovníctvo 3.1 Účtovníctvo a jeho história Cieľom tejto kapitoly je vysvetliť, čo je to účtovníctvo, ako vzniklo, aká je jeho filozofia a ktoré sú jeho primárne a sekundárne úlohy v podniku. Taktiež poskytne zdroj informácii pre účelné pochopenie vzniku náhľadu, ktorým sa práca zaoberá. Súčasné účtovníctvo je založené na reforme uskutočnenej po transformácii z plánovaného hospodárstva na trhové hospodárstvo prebiehajúcej po Nežnej revolúcii. Nový systém si vyžadoval radikálne zmeny obsahovej aj metodickej stránky hospodárstva, kde došlo k zmene jeho filozifie, úloh a postupov. Nový koncept bol vytvorený na základe všeobecne uznávaných účtovných zásad, ktoré pôvodne boli vydané formou smerníc v krajinách Európskej únie a dlhodobo boli v týchto trhových ekonomikách preverované. Taktiež v tvorbe nového spôsobu účtovníctva boli využité medzinárodne doporučované účtovné štandardy a účtovné výkazy, ktoré boli vytvorené na základe direktív EU. Tieto sú uspôsobené tak, aby účtovníctvo mohlo byť používané pre účelné zobrazenie účtovných informácii a ich porovnateľnosť. Cieľom účtovníctva v súčasnej dobe je zaistiť verné a poctivé zobrazovanie reality pre potreby finančného riadenia podniku a zabezpečenie zrovnateľnosti výstupných účtovných informácii ako v národnom, tak v nadnárodnom meradle. Priblížil sa tým k takzvanému kontinentálnemu systému účtovníctva. Verné a poctivé zobrazenie je najvyšším účtovným princípom. Vedenie účtovníctva musí byť také, aby účtovná uzávierka založená na jeho základe podávala verný a poctivý obraz predmetu účtovníctva a finančnej situácie podniku. Vernosť zobrazenia je dodržaná, ak obsah položiek účtovnej uzávierky zodpovedá skutočnému stavu. Poctivosť je dodržaná, ak sú účtovné metódy použité splsobom vedúcim k dosiahnutiu vernosti. (8) 7
3.2 Úloha účtovníctva v podniku Ako bolo spomenuté, transformácia hospodárstva na trhové odštartovala legislatívnu zmenu účtovného systému, kde vstúpil do platnosti zákon č. 563/1991 Zb. o účtovníctve. Vyústením celej transformácie je národný systém účtovníctva vstúpivší v platnosť od r. 1993. Jeho funkcie sú nasledovné (8): poskytovať všetkým užívateľom spoľahlivé informácie o tom, ako je daná obchodná spoločnosť ekonomicky zdatná, vypovedať o majetkovej a finančnej situácii podniku k určitému dátumu vypovedať o výsledku hospodárenia za určité obdobie vypovedať o miere úspešnosti managementu vo finančnom riadení, ukázať, či managment zaisťuje dlhodobú stabilitu podniku ukázať, či je dosiahnutá priemerná výnosnosť vloženého kapitálu doložiť, či je podnik schopný priebežne platiť svoje dlhy. Pred vstupom do Európskej únie bolo nutné vykonať určitý stupeň harmonizácie práva, čo sa dotklo aj účtovníctva. Keďže právo EÚ oddeľuje účtovníctvo od daňového systému, začiatkom roku 2004 bola zrušená možnosť viesť jednoduché účtovníctvo u podnikateľských subjektov. Podnikateľom, ktorí nefigurujú ako účtovná jednotka, umožňuje platná právna úprava viesť daňovú evidenciu. Pokiaľ podnikateľ nevykazuje náklady na základe zákona o daniach z príjmu, uplatní ich pomocou percentnej sadzby z dosiahnutých príjmov a nie je povinný viesť daňovú evidenciu. Nové pravidlá určujú každej účtovnej jednotke určujú viesť podvojné účtovníctvo. Hlavným účelom podvojného účtovníctva je účtovanie o stave a pohyboch majetku a záväzkov účtovnej jednotky a ich rozdielov. Taktiež účtuje náklady a výnosy, a zobrazuje výsledok hospodárenia. Klasickým znakom podvojného účtovníctva je tzv. princíp podvojnosti, kde sa každá hospodárska operácia odzrkadlí na dvoch rôznych súvzťažných účtoch. Zjednodušene je teda možné tento zápis vnímať ako presun danej hodnoty, kde v závislosti od charakteru účtovnej operácie účtovníctvo zobrazí, kde hodnota pribudla a kde ubudla. (8) 8
Podľa 1 odst. 2 zákona o účtovníctve (9) sa za účtovné jednotky považujú: a) právnické osoby, ktoré majú sídlo na území Českej republiky, b) zahraničné osoby, pokiaľ na území Českej republiky podnikajú alebo vykonávajú inú činnosť podľa zvláštnych právnych predpisov, c) organizačné zložky štátu podľa zvláštneho právneho predpisu, d) fyzické osoby, ktoré sú ako podnikatelia zapísaní v obchodnom registri, e) ostatné fyzické osoby, ktoré sú podnikateľmi, pokiaľ ich obrat podľa zákona o dani z pridanej hodnoty presiahol za bezprostredne predchádzajúci kalendárny rok čiastku 25 mil. Kč, a to od prvého dňa kalendárneho roku, f) ostatné fyzické osoby, ktoré vedú účtovníctvo na základe svojho rozhodnutia, g) ostatné fyzické osoby, ktoré sú podnikateľmi a sú účastníkmi združení bez právnej subjektivity podľa zvláštneho právneho predpisu, pokiaľ aspoň jeden z účastníkov tohto združenia je osobou uvedenou v bodoch a) až f) alebo h), alebo h) ostatné fyzické osoby, ktorým povinnosť vedenia účtovníctva ukladá zvláštny predpis. 3.3 Delenie účtovníctva Účtovníctvo podniku sa delí na dva druhy (8): Finančné účtovníctvo zisťuje informácie, ktoré vyjadrujú vzťaj k vonkajšiemu okoliu podniku a majú finančnú povahu. Je regulované právnymi predpismi. Vnútropodnikové účtovníctvo poskytuje managementu informácie k vnútorným vzťahom podniku, predovšetkým nákladom a výnosom. Je možné sa stretnúť aj s názvom manažérske účtovníctvo, či nákladové účtovníctvo. Tieto dva druhy účtovníctiev spolu súvisia a su do istej miery na seba naviazané. Je teda možné ich zobrazovať viacerými spôsobmi. Tieto spôsoby sa nazývajú sústavy a delia sa nasledovne (8): 9
Jednookruhová sústava spája oba druhy účtovníctiev do jedného účtovného systému. Dvojokruhová sústava tvorí viacmenej samostatný okruh pre každé z účtovníctiev. 3.4 Rysy účtovníctva Primárnou úlohou účtovníctva je verne a pravdivo zobraziť hospodárske dianie v podniku, jeho reálnu majetkovú, finančnú, príjmovú a výdajovú situáciu. (8) Z uvedeného vyplýva, že zobrazovanie spomenutých informácii sa musí preukazovať nasledujúcimi rysmi: záznam v účtovníctve preukazuje presne definované hospodárske javy, ktoré musia zahŕňať stav a pohyb majetku a záväzkov, kde je príkladom transfer finančných prostriedkov, ale už nie uzavretie zmluvy, na základe ktorej bol vykonaný, evidencia hospodárskych javov sa vedie za dané časové obdobie (v Českej republike sa používa výraz hospodársky rok. Tento má trvanie 12 po sebe idúcich kalendárnych mesiacov a nemusí zákonite korešpondovať s kalendárnym rokom.), zisťuje sa skutočný výsledok hospodárenia (zisk alebo strata) a skutočný stav a pohyb záväzkov a majetku, hospodárske javy sú evidované jednotlivo, písomne za pomoci účtovných zápisov a zásadne na základe účtovných dokladov, hospodárske javy sa evidujú v peňažných jednotkách, v niektorých prípadoch je potrebné ich evidovať naviac aj v hmotných jednotkách, hospodárske javy sa zaznamenávajú úplne, nepretržite a sústavne. 3.5 Funkcia účtovníctva Aby bolo možné pokryť nároky, ktoré sú na účtovníctvo kladené, musí účtovníctvo plniť určitý súbor funkcii. (8) Za ich pomoci sa orientuje na hospodárske dianie v podniku, ako minulé, tak aj ako zdroj relevantných informácii pri stanovovaní cieľov podniku a smerovaní jeho vývoja. 10
informačná, registračná, dokumentačná, dispozičná, kontrolná. 3.5.1 Informačná funkcia Informačná funkcia má za úlohu poskytovať informácie užívateľom o ekonomickej situácii podniku. Účtovníctvo z pohľadu tejto funkcie slúži napríklad na to, aby vlastník podniku mohol presne zistiť, ako management podniku nakladá s jeho majetkom, a aká veľka je úspešnosť daného nakladania, management používa údaje z účtovníctva pre zistenie a zhodnotenie majetkových a finančných pomerov v podniku, zamestnanci sa zaujímajú o finančnú stabilitu podniku a jeho schopnosť uhrádzať ich mzdy, zákazníci s dlhodobými obchodnými záväzkami a tým pádom s určitou závislosťou na podniku, sa zaujímajú o jeho prosperitu a pod. (8) 3.5.2 Registračná funkcia Registračná funkcia má za úlohu vedenie sústavných zápisov o hospodárskych javoch. (8) 3.5.3 Dokumentačná funkcia Dokumentačná funkcia účtovníctva slúži k uchovaniu všetkého hospodárskeho diania v podniku. Využíva sa jednak pri vymeraní daňovej povinnosti a taktiež ako dôkazný prostriedok v sporoch, primárne pri uznaní práv plynúcich zo vzťahu veriteľ-dlžník. (8) 3.5.4 Dispozičná funkcia Účtovníctvo plní dispozičnú funkciu primárne pri riadení podniku, kde management nevyhnutne potrebuje získať dostatok podkladov pre riadenie podniku. Funkcia využíva primárne manažérske (vnútropodnikové) účtovníctvo a jeho nástroje v podobe finančnej analýzy, matematicko-štatistických metód a pod. (8) 11
3.5.5 Kontrolná funkcia Táto funkcia umožňuje overenie správnosti evidovaných údajov, kontrolu stavu majetku a hospodárenia. (8) 3.6 Právna úprava účtovníctva Ako bolo vyššie spomenuté, účtovníctvo sa delí na dva druhy finančné a vnútropodnikové. Rozdiel medzi nimi nájdeme aj v právnej úprave. Pokým vnútropodnikové účtovníctvo nie je nijako právne špecifikované a jeho forma je plne závislá na rozhodnutí predstaviteľov podniku, finančné účtovníctvo je plne právne regulované. Právnu úpravu tvoria nasledujúce činitele: Obchodný zákonník 1, Zákon o účtovníctve 2, ostatné predpisy, zdravotné predpisy. Právna úprava samozrejme nedokáže zahrnúť spôsoby vedenia účtovníctva tak, aby to vyhovovalo podnikom odlišujúcim sa na základe trhového odvetvia, spôsobu riadenia atď., preto je umožnené podnikom vytvoriť si interné predpisy k vedeniu účtovníctva. Tieto musia byť samozrejme v súlade s vonkajšími predpismi. (8) 3.7 Aktíva a pasíva Pri zakladaní podniku musia spoločníci investovať tzv. vlastný kapitál. Tento slúži na zabezpečenie prostriedkov potrebných pre podnikanie. Tieto prostriedky inak nazývame majetok podniku, a chápeme ich ako aktíva. Kapitál potrebný pre ich zabezpečenie nazývame pasíva. Prehľad je zobrazovaný pomocou rozvahy, kde na ľavej strane je zobrazený všetok majetkok, a na pravej kapitál. (8) 1 Zákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník 2 Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví 12
3.7.1 Aktíva Aktívum môžeme definovať ako položky majetku s nasledujúcimi vlastnosťami: predstavujú pre podnik budúci ekonomický úžitok a tento úžitok patrí výhradne jemu, očakávanie budúceho úžitku musí byť dostatočne spoľahlivé a preukázateľné, aktívum je dôsledkom hospodárskych operácii uskutočnených v minulosti, aktívum musí byť s dostatočnou mierou spoľahlivo oceniteľné v peniazoch. (8) Aktíva rozdeľujeme na: Stále aktíva majetok, ktorého spotreba neprebieha naraz, ale postupne, napríklad vo forme odpisov. Jedná sa napríklad o vozidlá alebo budovy. Stále aktíva sa ďalej delia na dlhodobý hmotný majetok, dlhodobý nehmotný majetok a dlhodobý finančný majetok. Obežné aktíva majetok, ktorého spotreba prebieha naraz, do maximálnej doby 1 rok. Je súčasťou prevádzkového cyklu podniku, kde sa obežné aktíva transformujú na rôzne formy. Príkladom môžu byť finančné prostriedky, ktoré budú transformované na materiál. Tento slúži k výrobe výrobkov, ktoré budú nasledne vymenené za pohľadávku. Inkasom pohľadávky prebehne jej transformácia na peňažné prostriedky. 3.7.2 Pasíva Pasívum definujeme ako záväzok podniku k prevodu alebo použitiu aktív, ktoré spravuje, s nasledujúcimi vlastnosťami: existuje záväzok, ktorého plnenie aj v budúcnosti vyvolá zníženie aktív podniku (napr. dodanie tovaru), hospodárska operácia vyvolávajúca súčasný záväzok už prebehla v minulosti, 13
je s dostatočnou spoľahlivosťou známa doba splatnosti dlhu a jeho výška vyjadrená v peniazoch, je známy veriteľ, voči ktorému záväzok existuje. (8) Pasíva delíme na: Vlastný kapitál zobrazuje nárok vlastníkov na aktíva v správe podniku. Tento nárok z pohľadu účtovnej jednotky bude uspokojený v budúcnosti. Zvyčajne je tvorený základným kaptálom, kapitálovými fondami, fondami zo zisku a výsledkom hospodárenia za minulé hospodárske obdobia. Cudzie zdroje zobrazuje nároky veriteľov. Za cudzie zdroje podnik zvyčajne platí poplatky súvisiace s ich získaním. Pod cudzími zdrojmi rozmumieme rezervy, dlhodobé a krátkodobe záväzky a bankové úvery. 3.7.3 Rozvaha Rozvaha je bianciou aktív a pasív k určitému dňu. Základom pre jej zostavenie je rovnica Aktíva = Pasíva. Okrem rozvahy vytváranej ku koncu hospodárskeho obdobia je nutné vytvoriť zahajovaciu rozvahu pri vzniku podniku. V špecifických prípadoch, ako napr. konkurz, je vytvorená mimoriadna rozvaha. V rozvahe je možné sledovať každú hospodársku operáciu, a to tým, že sa zmení stav ako na strane aktív, tak na strane pasív. (8) 3.8 Základné prvky účtovníctva Účtovníctvo podniku je ucelený systém. Jeho stavebným prvkom sú účtovné záznamy. Môžu byť na základe ich predmetu zoskupované celkov nesúcich komplexnú informáciu. Týmito celkami môžu byť účtovné doklady, účtovné zápisy, účtovné knihy atď. 3.8.1 Účet, sústava a rozdelenie účtov Pre podrobný záznam pohybov u aktív a pasív je používaný účet. Je základným triediacim znakom účtovníctva. Je jedným so základných metodických prvkov účtovníctva, ostatnými sú účtovné knihy, 14
účtovné doklady, účtovné zápisy, kontrolný systém a inventarizácia. (8) V podvojnom účtovníctve je účet využívaný na tieto operácie: triedenie údajov o operáciách zachytených v účtovných dokladoch, sledovanie daného zdroja alebo prostriedku, zjednodušenie príjmu informácii u užívateľa, zachytenie dvojstrannosti pri triedení údajov, tredenie a sumarizácia údajov z dokladov na základe vzájomných súvislostí. Schematické zachytenie účtu vyzerá ako veľké T. Nad ním je uvedené číslo a názov účtu, jednotlivé strany schémy sú nazvané Dal a Má Dáti. Aby mohol užívateľ so schémou pracovať, je nutné, aby poznal, na ktorej strane má účet zostatok. (8) Podľa charakteru informácie delíme účty na: Rozvahové zachycujú stav a pohyb aktív a pasív. Výsledkové evidujú náklady a výnosy. Uzávierkové za ich pomoci sa uzatvárajú a znovu otvárajú účtovné knihy. Vyššie vymenované druhy účtov nazývame syntetickými účtami. Na ich základe môžu existovať ešte tzv. analytické účty, ktoré sú podúčtami syntetických účtov. Slúžia na podrobnejšie triedenie hospodárskych javov, pričom rozdelenie je na rozhodnutí podniku. Príkladmi skutočností, ktoré nie sú zohľadnené v syntetických účtoch, je napríklad členenie majetku podľa druhu, lokality, alebo dodávky podľa zákazníkov a pod. Vzhľadom na charakter českých účtovných štandardov, ktoré sa pomocou syntetických účtov snažia zachytiť čo najšpecifickejšie spektrum účtovných operácii, je kvôli prehľadu potrebná ich sumarizácia. Túto v českom účtovnom systéme nájdeme v podobe Účtovej osnovy. Účtová osnova obsahuje 10 rozličných účtovných tried, ktoré sa následne delia do účtových skupín. Jej používanie upravuje zákon o účtovníctve. V súčasnosti účtová osnova už neobsahuje čísla syntetických účtov, avšak mnoho podnikov ich stále používa kvôli prehľadnosti podľa starších verzii. 15
3.8.2 Účtovné knihy Triedenie účtovných prípadov (8) je možné zachytiť buď z hľadiska časového, ktoré zobrazuje všetky účtovné operácie za určité obdobie, alebo vecného, ktoré zobrazuje všetky účtovné operácie s určitým účtom. Na základe vyššie uvedených hľadísk delíme účtovné knihy na nasledujúce: denník, hlavná kniha, kniha analytických účtov, kniha podrozvahových účtov. 3.8.3 Denník Denník predstavuje chronologický záznam účtovných zápisov o účtovných operáciách. Na jeho základe je možné preukázať, že v danom účtovnom období boli zaúčtované všetky účtovné prípady. Takisto slúži na logické spájanie účtovných dokladov s ostatnými účtovnými knihami. (8) Základným overením správnosti denníka je fakt, že celková čiastka za dané obdobie sa musí zhodovať so súčtom obratu strán Dal a Má Dáti zo všetkých syntetických účtov za to isté obdobie. 3.8.4 Hlavná kniha Hlavná kniha je súborom všetkých syntetických účtov. (8) Je otvorená k začiatku a uzavretá ku koncu hospodárskeho obdobia. Jej údaje sú vedené podľa kalendárnych mesiacov a členia sa minimálne na nasledujúce: zostatky účtov ku dňu otvorenia hlavnej knihy, tzv. počiatočné stavy, sumy obratov Dal a Má Dáti za každý kalendárny mesiac, 16
zostatky účtov ku dňu uzavretia hlavnej knihy, ktoré sú následne odovzdané ako počiatočné stavy ku otvoreniu novej hlavnej knihy. 3.8.5 Knihy analytických účtov V predchádzajúcej kapitole je popísaná funkcia analytických účtov ako, zjednodušene povedané, podúčtov syntetických účtov. Kniha analytických účtov tak rozširuje a dopĺňa informácie poskytované hlavnou knihou. (8) 3.8.6 Kniha podrozvahových účtov Táto kniha slúži na zachycovanie účtovných zápisov, ktoré sú dôležité pre zistenie majetkových pomerov podniku, ale nie su zachytené ani jednou z predchádzajúcich účtovných kníh. (8) 17
4. idempiere idempiere je open source ERP systém. Zprvoti sa vyvíjal ako systém Compiere, v r. 2006 sa oddelil a bol nazvaný ADempiere. Len nedávno bol spojený s frameworkom OSGi a premenovaný na idempiere. (1) Systém je modulárny, tzn. je možné jeho jednoduché rozšírenie. Takisto je široko konfigurovateľný, takže mnoho zmien je možné nastaviť priamo v klientovi a nie je pri nich nutné upravovať kód. V nasledujúcich podkapitolách je popísané nastavenie systému pre správnu funkčnosť a samotná práca s ním, či už vo webovom rozhraní, alebo pomocou java klienta. Vychádzajú primárne z ADempiere Wiki 1, pretože dokumentácia systému je na pomerne nízkej úrovni. Pri tvorení práce bolo zistené, že mnoho modulov a funkcii systému zdokumentovaných vôbec nie je a bolo nutné kontaktovať priamo programátorov systému. Naopak, inštalácia systému bola popísana prehľadne a nevznikol pri nej väčší problém. 4.1 Práca so systémom idempiere je vyvíjaný vo vývojovom nástroji Eclipse. V minulosti bolo u systému Adempiere nutné rebuildovať celú aplikáciu, avšak vzhľadom na postavenie systému na framework OSGi 2 táto nutnosť odpadla. OSGi je platforma pre Java aplikácie vytvorená tak, aby aplikácie mohli byť inštalované, štartované, ukončované, updatované a odinštalované bez potreby rebootu. Pre prácu s idempiere je možné využiť dve možnosti. Jednou z nich je webové rozhranie, druhou JRE klient. Znamená to, že po inštalácii samotnej aplikácie už nie je potrebné inštalovať klienta, pokiaľ je spúšťaná zo stroja, na ktorom je systém nainštalovaný. Z iných pracovných staníc je možný prístup cez webové rozhranie, k využívaniu Java klienta je potrebné stiahnuť spúšťacie súbory. Inštalácia nie je potrebná. 1 http://www.adempiere.com/ 2 http://www.osgi.org/ 18
4.2 Užívateľské rozhranie Či už užívateľ preferuje prácu cez webové rozhranie alebo Java klienta, v oboch rozhraniach sa stretne s veľmi podobnou štruktúrou. Rozhranie do istej miery pripomína rozhrania iných ERP systémov. Je vytvorená adresárová štruktúra, ku ktorej ale chýba akýkoľvek popis, takže je náročné sa v nej zorientovať. Po určitom kontakte so systémom je však možné si naňho zvyknúť. Pri snahe nastavovať systém je mnohokrát veľmi náročné prísť na to, kde sa správna položka na vykonanie úpravy nachádza. Dokumentácia systému je tu žiaľ veľmi málo nápomocná, keď mnohokrát ani nie je vytvorená a tak je možné len odhadovať, čo jednotlivé položky znamenajú. V iných prípadoch je vytvorená pre staršie verzie programu, a tak popis položiek kvôli rozšíreniu funkcionality nie je kompletný. Pri práci vznikol pokus využívať český preklad. Tento je nekompletný a tak jeho nastavením vzniklo dvojjazyčné prostredie, kde nebolo zriedkavým javom nájsť menu zčasti v češtine a zvyšok v angličtine. V súčasnosti je práca v originále rozhodne príjemnejšia z hľadiska prehľadnosti, avšak pre využívanie v praxi by bolo prospešné dokončenie prekladov a ich profesionálna korektúra vzhľadom na to, že sa jedná o odborné názvoslovie. 4.2.1 Java klient Keďže práca s klientom prebiehala len na počítači, na ktorom je nainštalovaný server, je možné ho posúdiť len z tohto pohľadu. Po spustení v Eclipse klient nabiehal necelú minútu. Po spustení boli jeho reakcie rýchle a bezproblémové. Klient nefunguje na báze vnorených okien, ale každý modul sa spúšťa v osobitnom okne. Takto je možné prepínať moduly v lište, čo je časovo efektívnejšie a pohodlnejšie. Adresárová štruktúra zostáva v hlavnom navigačnom okne. 4.2.2 Webové rozhranie Webové rozhranie je na pohľad prispôsobené koncovým užívateľom. Jeho funkcionalita je takmer totožná s Java klientom, no niektoré nastavenia sa v ňom nedajú vykonať. Rozloženie ovládacích prvkov 19
je podobné Java klientovi, jednotlivé moduly sa otvárajú v tom istom okne prehliadača. 4.3 Nastavenie a úpravy systému V tejto kapitole bude zhrnuté, aké nastavenia je potrebné vykonať pre správne fungovanie systému. Postup je zdokumentovaný na ADempiere Wiki (10) a pre jednoduchšiu orientáciu je zhrnutý do nasledujúcej osnovy: Zber dát Vytvorenie tabuľky účtov Vytvorenie klienta Vytvorenie organizácii, rolí a kľúčových užívateľov Import/vytvorenie kľúčových dát o Obchodní parteri o Produkty a cenníky o Import počiatočnej rozvahy o Import otvorených faktúr a nepriradených platieb o Import skladových zásob Vytvorenie reportov a formulárov o Finančné výkazy o Objednávky, faktúry a platby o Reporty pre management Definovanie výkonových metrík Prvým krokom je zber dát, čo zahŕňa jednak všetky podnikové údaje, ktoré do systému potrebujeme dostať, a jednak požiadavky firmy na prispôsobenie systému. Ďalším krokom je vytvorenie dokumentu zvaného tabuľka účtov (Chart of Accounts). Jedná sa o dokument vo formáte CSV 1 (Comma Separated Value) obsahujúci kompletnú účtovú osnovu podľa lokálnych účtovných štandardov, ktorá bola bližšie popísana v kapitole Účtovníctvo. Mnoho lokalizovaných verzii účtovej osnovy vrátane českej je dostupných v inštalácii idempiere, prípadne je možné ich stiahnuť 2. 1 http://tools.ietf.org/html/rfc4180 2 http://www.adempiere.cz/ 20
Nasleduje vytvorenie klienta, pod ktorým sa v systéme považuje podnik ako účtovná jednotka. Čistá inštalácia systému obsahuje rolu System Administrator, cez ktorú je možné vytvoriť nového klienta. idempiere obsahuje proces nazvaný Initial Client Setup Process. Po spustení zobrazí okno obsahujúce potrebné položky, medzi iným užívateľské meno administrátora a bežného užívateľa. V tomto okne je nutné systému poskytnúť dokument obsahujúci účtovnú osnovu. Heslo je po vytvorení klienta totožné s užívateľským menom a nie je možné ho pri vytváraní klienta meniť. Po vytvorení klienta je možné ďalšie nastavenia vykonávať aj pod užívateľským kontom jeho administrátora. Vytvorenie organizácii, chápaných ako jednotlivé pobočky, dokáže pokryť štruktúru podniku. Nasleduje vytvorenie rolí, ktoré budú následne prideľované užívateľom. Role poskytujú naozaj široké možnosti špecifických nastavení zahŕňajúcich prístup k oknám, procesom, formám, informáciám, workflow, úlohám a dokumentom. Všetkých možností je nepreberné množstvo a keďže je potrebné nastaviť každú zvlášť, možnosť označiť alebo odznačiť všetky položky naraz by bola určite vítanou možnosťou pre administrátorov. Prepínanie všetkých možností môže zabrať neúmerne veľa času, obzvlášť pri podnikoch s potrebou širšieho spektra rôl. Pri zavádzaní idempiere do podniku, a obzvlášť pri prechode z iného ERP systému, je veľmi vhodné pred samotným udelením práv vhodné zistiť funkcie modulov a zvážiť, ktoré z nich sú nutné pre výkon práce tej ktorej role. Nadbytočným priradením práv môže byť užívateľ zmätený, v horšom prípade vytvoriť nevhodným použitím nepotrebného modulu zbytočný chaos, naopak nedostatočné práva môžu u užívateľa spôsobiť znížený alebo žiadny výkon práce. Po nastavení rôl je potrebné vytvoriť užívateľov. I keď je nastavení u užívateľa podstatne menej, než u rôl, pri zavedených spoločnostiach s väčším počtom zamestnancov by bola vhodná možnosť nahrať ich zoznam do systému v dokumente, podobne, ako u tabuľky účtov, a ostatné nastavenia doplniť priamo v klientovi. Podmienkou pre správne fungovanie užívateľa je priradenie aspoň jednej role, v opačnom prípade nebude možné sa pod týmto užívateľským menom prihlásiť do systému. V tejto fáze implementácie systému do podniku je z hľadiska bezpečnosti potrebné urobiť finálne overenie nastavení. Jediným spôsobom, ako ho otestovať v praxi, je prihlásiť sa ako každý 21
užívateľ a priamo v systéme overiť, že sú mu prístupne práve časti systému potrebné pre jeho prácu. (2) Ďalším krokom je import alebo vytvorenie kľúčových dát podniku. Pre už existujúci podnik so súborom dát bude vhodnejší import, pre ktorý je nutné poskytnúť idempiere CSV dokument. Výhodou importu je jednak jeho záber, kde je možné importovať širokú škálu dát (biznis partneri, cenníky, platby, účtovný denník atď.), a jednak spôsob s dôrazom na konzistenciu dát. Nenačítavajú sa totiž priamo do tabuľky dát využívaných systémom, ale do tabuľky vytvorenej pre import. Ich správnosť je tak možné overiť v systéme pred ich vložením do tabuľky, ktorú systém využíva v reálnej prevádzke. U nového podniku bude postup jednoduchší, pretože potrebných dát existuje minimum. Dialógové okná pre vloženie jednotlivých položiek obsahujú mnoho polí, čo na jednej strane znamená zdĺhavejšie vkladanie, na druhej možnosť veľmi presného popisu položky. Vytvorenie potrebných dokumentov môže byť opäť zdĺhavé. Výhodou je, že v idempiere je predvytvorených mnoho reportov s potrebnou funkcionalitou. Po splnení všetkých prechádzajúcich krokov by mal byť systém schopný ostrej prevádzky. V závislosti od požiadaviek firmy môže byť systém ľubovoľne upravovaný, čo sa z hľadiska prispôsobenia považuje za veľkú výhodu. Každú časť systému je možné takpovediac ušiť na mieru. Prekážkou v tomto prístupe je v súčasnosti veľmi nedostatočne spracovaná dokumentácia. Odpovede na niektoré otázky je možné nájsť na fórach, avšak kvôli nie príliš veľkému rozšíreniu systému je ich počet obmedzený. Pre riešenia mnohých problémov je niekedy nutné kontaktovať priamo hlavných vývojárov projektu. Mnoho jednoduchších úprav je však možné uskutočniť v réžii podniku. 4.4 Nedostatky systému Ako každý systém, aj idempiere má pozitíva a negatíva. Pokým určite pozitívnym faktom sú možnosti rozšírenia a customizácie a zároveň nulové licenčné poplatky, z negatív sa žiada spomenúť dve. Prvou je nekompletnosť dokumentácie. Autorom sa nedá uprieť snaha o vytvorenie komplexného návodu v podobe ADempiere Wiki. Popisy k mnohým funkciám, modulom či chybám, ktoré systém občas vypíše, však stránka obsahuje v limitovanej forme, prípadne vôbec. 22
Ako pozitívum môže byť v tomto prípade brané, že nie je problém kontaktovať priamo vývojárov, ktorí dokážu poradiť s drvivou väčšinou problémov. Druhým nedostatkom, ktorý sa dá ale v mnohých prípadoch považovať zároveň za veľkú výhodu systému, je jeho uklikanosť. Pre vysvetlenie na jednej strane má systém naozaj mnoho možností customizácie a konfigurácie bez potreby programovať, na druhej je vďaka nedokonalej dokumentácii mnohokrát neprehľadný a nie je úplne jasné, na čo dané pole slúži. Navyše je aj pri jednoduchom požiadavku nutné vykonať mnoho nadbytočných úkonov. Príkladom môže byť požadované označenie mnohých checkbox 1 polí. U idempiere je nutné označovať polia naraz, čo môže byť mnohokrát unavujúce a zvyšujúce časovú náročnosť na úpravu. 1 http://en.wikipedia.org/wiki/checkbox 23
5. Analýza funkčnosti ERP v podniku a jeho potrieb 5.1 Podnik Táto práca zahŕňa riešenie pre spoločnosť Multimage s.r.o. 1 sídliaca v Bratislave. Jej primárnym zameraním je implementácia ERP systému idempiere s WMS 2 (warehouse management system) do väčších podnikov. Pre účely práce teda za podnik považovať spoločnosť, ktorej predmet podnikania vyžaduje riadenie skladu. 5.2 Funkčnosť ERP v podniku Z vyššie uvedených definícii musí ERP systém umožňovať riadenie mnohých podnikových procesov. Jeho funkčné časti je možné rozdeliť (6) na: nákup, výroba, predaj, financie, ľudské zdroje. 5.2.1 Nákup Prvou z dôležitých oblastí je nákup. Spoločnosť so skladmi, ktorá dokáže využiť prídavný modul pre riadenie skladu, sa môže venovať rôznym oblastiam podnikania. U výrobných spoločností je nutnosťou zabezpečiť prísun materiálu od rôznych dodávateľov na základe súčasných požiadaviek podniku, u predajcov tovaru tretích strán zase vytváranie a riadenie objednávok. Všetky podniky potrebujú spravovať množstvo informácii o dodávateľoch a skladových zásobách maetriálu. 1 http://www.multimageconsult.com/ 2 http://en.wikipedia.org/wiki/warehouse_management_system 24
5.2.2 Výroba Rôznym distribučným, logistickým a iným nevýrobným podnikom bude riadenie výroby nadbytočnou súčasťou ERP, naopak pre podnik s produkciou vlastných výrobkov je potrebné udržiavať si prehľad o dizajne výrobkoch, spravovať výrobný proces a jeho zmeny, plánovať kapacitu výroby a jej osciláciu podľa podnikovej stratégie a odbytu, zabezpečiť kontrolu kvality a spravovať zariadenie produkčného centra. 5.2.3 Predaj Keďže bez odbytu výrobkov až na výnimky žiadna spoločnosť nedokáže z dlhodobého hľadiska prežiť, možnosti spravovania predaja v ERP využije ich drvivá väčšina. Pre podnik je nutné sledovať skladové zásoby hotových výrobkov, analyzovať predaj z rôznych hľadísk a poskytovať potrebné údaje výrobnej časti. Vzhľadom na to, že predaj výrobkov málokedy prebieha v priestoroch v dosahu výroby, je potrebné riadiť logistiku výrobkov k predajným miestam. V súčasnej dobe je na globalizovanom trhu na výber mnoho výrobkov podobného druhu, kde zákazník vyberá nielen podľa parametrov a kvality, ale aj podľa znalosti značky, čím vzniká nutnosť vytvoriť a riadiť marketingové oddelenie a stratégiu a udržiavať značku v povedomí zákazníkov. V prípade spoločností, ktoré figurujú ako dodávatelia, je dôležité mať prehľad zákazníkov a zhromažďovať o nich informácie o prebiehajúcom biznise a aj o samotných kontaktoch, ktoré v budúcnosti môžu pomôcť rozšíriť obchodné styky. V súčasnej dobe najmä u koncových predajcov rozličného tovaru, vzhľadom na množstvo a neľahkú identifikáciu cieľových skupín, nastáva trend identifikovať cieľového zákazníka ako osobu zvyčajne pomocou zľavových kariet, sledovať jeho nákupné zvyklosti, poskytovať cielené zľavy a využívať analýzy týchto zvyklostí od mnohých zákazníkov na presnejšie informácie pre nákup tovaru. 5.2.4 Financie Bez oblastí financii sa žiadny podnik nezaobíde. Slúži ako chrbtová kosť pre oblasť nákupu, výroby aj predaja, pretože eviduje všetky 25
hospodárske javy za pomoci účtovných záznamov. Využíva metódy manažérskeho účtovníctva na to, aby poskytlo dôležité analýzy managementu, bez ktorých nie je možné profesionálne riadenie podniku. Zaznamenáva príjmy, výdaje, zisky a straty, umožňuje kontrolu investícii a riadenie portfólia. 5.2.5 Ľudské zdroje Jednou z najväčších hodnôt každého podniku sú jeho zamestnanci, inak povedané ľudské zdroje. Plánovanie ich vyťaženia, zmien, voľna a potenciálna evidencia uchádzačov o zamestnanie je nutnou podmienkou pre správny chod podniku, záznamy o ich výkonoch, rozvoji a platových podmienkach zase potrebné pre správne využitie zamestnanca a jeho možný kariérny postup. 5.3 Podnikové procesy a ich obsiahnutie v ERP systéme Proces je v literatúre definovaný mnohými spôsobmi: podľa Hammera (11) je proces súbor činností, ktorý vyžaduje jeden alebo viacero druhov vstupov a tvorí výstup, ktorý má pre zákazníka hodnotu, podľa Basla, Tůmu a Glasla (12) sa dá proces taktiež chápať ako transformačnú jednotku vzťahovanú na pracovný tok, ktorý sa z týchto jednotiek skladá a začína vo firme externými dodávateľmi a končí externými zákazníkmi. Pozdĺž tejto cesty je v každom kroku pridaná hodnota prostredníctvom transformácii vyžadujúcich spotrebu zdrojov v priebehu pevne stanoveného, riadeného a na pravidlách založeného rámca. Zjednodušene povedané, proces je postupnosť činností s definovaným začiatkom a koncom, a vyžadovanými vstupmi, ktoré premieňa na výstupy. Podľa Biedny Consulting (13) medzi 7 základných firemných procesov, ktoré musia existovať v každom podniku, patria: prieskum trhu, vývoj produktu, 26
marketing, predaj, distribúcia, starostlivosť o zákazníkov, financie. V predchádzajúcich podkapitolách boli rozvedené základné funkčné časti ERP systémov spolu s vybranými procesmi, ktoré v podnikoch prebiehajú. Pri podrobnejšom preskúmaní funkcii idempiere je zjavné, že systém obsahuje pre každú definovanú funkčnú časť niekoľko modulov, ktoré pokrývajú možné firemné procesy. Niektoré z vymenovaných procesov nie je možné priamo riadiť či zvýšiť ich efektivitu pomocou využívania ERP systému. Z tých, u ktorých to možné aspoň zčasti je, sú predaj, distribúcia, starostlivosť o zákazníkov a financie. Keďže sa práca zameriava na spoločnosť Multimage, ktorá implementuje systém idempiere do ďalších podnikov, nie je možné sa zamerať konkrétne na riešenie, ktoré by bolo ušite na mieru konkrétnemu podniku. Z požiadavku spoločnosti vyplynul záujem o nájdenie problému, ktorý predstavuje úzke hrdlo v určitej fáze procesu financii, konkrétne účtovníctva. Spoločnosť preferuje, ak by daným riešením získalo výhodu oproti ostatným ERP systémom na trhu, čím sa hľadanie obmedzenia nasmerovalo skôr na hľadanie riešenia zefektívňujúceho účtovníctvo, ktoré ostatné ERP systémy neobsahujú. Je teda potrebné zanalyzovať, aké sú potreby u zamestnancov, ktorých pracovná náplň súvisí s účtovníctvom, porovnať ju so súborom modulov účtovníctva u idempiere a vybraných konkurenčných ERP systémov, a vytvoriť ideu pre zlepšenie. 5.4 Analýza potrieb u účtovníctva v podniku vo vzťahu k ERP systémom V podniku je za správne vedenie účtovníctva zodpovedné účtovnícke oddelenie, ktoré pozostáva primárne z účtovníkov. Je tak možné povedať, že primárnym užívateľom bude účtovník. Za čiastkových užívateľov je možné považovať interných auditorov a kontrolórov, nie je však možné stanoviť, do akého rozsahu by nové riešenie mohli 27
využiť. Pre účely práce bude teda postačujúce, ak sa bude za jediného užívateľa považovať už spomenutý účtovník. Podľa Projobs.sk (14) môže finančný učtovník v podniku vykonávať nasledujúce činnosti: vykonávanie pravidelných kontrol, spracovávanie účtovných dokladov, zostavovanie účtovných výkazov, oceňovanie majetku, koordinácia činností v účtárni, vedenie daňovej evidencie alebo účtovníctva, komunikácia s úradmi a inými inštitúciami, výpočet zrážok a odvodov, zhromažďovanie vstupných dát, vedenie evidencie, kontrola správnosti faktúr. Z uvedeného zoznamu vyplýva, že účtovník sa v podniku so zavedeným ERP systémom zameriava prioritne na zadávanie dát do systému a ich kontrolu tak, aby z definície účtovníctvo zobrazovalo skutočnosť verne a poctivo. Preto je veľmi dôležité, aby ERP systém dokázal zadané dáta zobraziť v podobe, ktorá umožní ich overenie podľa zadaného parametra. V účtovníctve je každý pohyb majetku zaznamenaný ako hospodársky jav. V spoločnostiach, ktoré dokážu využiť systém na riadenie skladu, je predpoklad, že hospodárske javy pri nákupe materiálu, jeho transformácie na výrobky a samotnom predaji budú prebiehať denne vo veľkých množstvách. Majoritnou úlohou účtovníka bude tieto hospodárske javy zadávať do systému a overovať ich správnosť tak, aby dosiahli verný obraz skutočnosti. 5.5 Analýza účtovníctva v ERP systémoch Táto kapitola sa venuje prehľadu účtovných modulov vo viacerych ERP systémoch a ich porovnaniu s účtovným modulom v idempiere. Následne je vyhodnotené, kde sa úzke hrdlo z pohľadu účtovníka nachádza a akú funkčnosť by bolo pre jeho odstránenie do aplikácie vhodné pridať. 28
Keďže účtovník využíva pre evidenciu a kontrolu hospodárskych javov tri základné druhy účtovných zápisov, ktorými sú hlavná kniha, denník a kniha analytických účtov, popis a porovnanie sa budú týkať predovšetkým týmto zápisom. 5.5.1 Money S3 Money S3 1 od firmy Cígler Software je komerčným ERP systémom pre malé a stredné firmy. Je zameraná na český a slovenský trh. V účtovnom module je hneď po spustení zobrazený účtovný denník. Zobrazuje všetky základné informácie potrebné ku overeniu hospodárskeho javu, ako dátum, čísla účtov na stranách Má Dáti a Dal podľa účtovnej osnovy, sumu atď. V možnostiach je ponúknutý filter a jeho možnosti sú veľmi široké, čím veľmi uľahčuje vyhľadanie účtovného záznamu, ktorý je obrazom konkrétneho hospodárskeho javu. Po kliknutí na účtovný záznam sa zobrazí dialógové okno so záznamom a menším výberom jeho položiek. Tieto sú upravovateľné, takže priamo v denníku je možné zmeniť čísla účtov, dátum účtovného prípadu a párovací symbol. Napriek tomu, že je možné meniť účty, nie je možné zmeniť čiastku. V prípade chybne zadanej sumy je tak nutné záznam zmazať a vytvoriť kompletne znova. Hlavná kniha sa v menu modulu vôbec nenachádza a pre jej objavenie bolo nutné použiť vyhľadávanie. Systém ju ale ponúka len v tlačenej forme ako report, v rámci ERP systému sa nedokáže zobraziť v aktívnej ani neaktívnej forme. Pre report je možné nastaviť základné filtrovanie. Knihu analytických účtov sa nepodarilo nájsť ani cez vyhľadávanie v programe a filtráciu cez ne denník nepodporuje. 5.5.2 Abra G2 Abra G2 2 je systémom od rovnomennej spoločnosti a je vhodným systémom pre malé a stredne veľké spoločnosti. Jedná sa o druhý z komerčných ERP systémov zameriavajúci sa na český a slovenský trh. K účtovníctvu je možné dostať sa cez menu Agendy. Po jeho spustení systém ponúka na výber priamo denník, hlavnú knihu a dve 1 http://www.money.cz/money-s3/ 2 http://www.abra.sk/informacne-systemy/abra-g2 29