Halaman: 1/12 1.0 TUJUAN Prosedur ini disediakan untuk menerangkan tatacara pinjaman/pembiayaan kenderaan dan komputer bagi staf UPM. 2.0 SKOP Merangkumi semua jenis pembayaran pinjaman/pembiayaan kenderaan dan komputer untuk staf tetap dan kontrak. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Rujuk laman sesawang http://bursar.upm.edu.my/ Rujuk laman sesawang http://bursar.upm.edu.my/ Kertas Lembaga: LPU 69/98 Tajuk Dokumen Laman Web e-hakmilik (http://www.fis.com.my/) Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa. Surat Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa. Minit mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti dan Jawatankuasa Tetap Kewangan yang memberi kelulusan pembiayaan komputer kepada staf kontrak (Petikan Minit Mesyuarat ke- 4; Lembaga Pengarah Universiti pada 28/11/98) 4.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN Kenderaan : Merangkumi van, motosikal, kereta dan pacuan empat roda Komputer : Pembelian komputer termasuk perkakasan dan perisiannya atau pembelian perkakasan dan perisian bagi tujuan peningkatan komputer B : Bendahari PK : Pegawai Kewangan yang bergred W41 sehingga gred Jusa C di bawah Skim Perkhidmatan SSM PA : Penolong Akauntan : Pembantu Tadbir Kewangan
Halaman: 2/12 JPJ : Jabatan Pengangkutan Jalan JPJ K3 : Borang penyata pertukaran milikan kenderaan motor secara sukarela oleh pemunya berdaftar daripada Jabatan Pengangkutan Jalan JKR : Jabatan Kerja Raya PUSPAKOM : Pusat Pemeriksaan Kenderaan Berkomputer SAGA : Standard Accounting for Government Agencies IHRMS : Intergrated Human Resources Management System 5.0 TANGGUNGJAWAB Semua yang terlibat adalah bertanggungjawab dalam menentukan prosedur ini dipatuhi dan dilaksanakan.
Halaman: 3/12 6.0 CARTA ALIR Mula 7.1 Hantar Borang Permohonan 7.2 Terima Borang Permohonan 7.3 Rekod Di Dalam Buku Daftar Pinjaman / Pembiayaan Semak Maklumat Permohonan Dan Kelayakkan? Lengkap / Layak Pengesahan Maklumat Permohonan dan Kelayakan Kelulusan Penyediaan / Penyerahan Surat Kelulusan Pinjaman / Pembiayaan Sedia Fail Peminjam Terima Jawapan Penyediaan / Penyerahan Surat Perjanjian Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan 7.5 7.4 7.6 7.7 7.8 7.9 7.10 7.11 Tidak Lengkap / tidak layak Terima Surat Perjanjian Daripada Pemohon 7.12 Tandatangan surat perjanjian 7.13 Setem surat perjanjian 7.14 Penyediaan Baucar Bayaran 7.15 Penyediaan / Pengedaran cek 7.16 Kemaskini Fail Peminjam 7.17 Tamat 7.18
Halaman: 4/12 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Hantar Borang Permohonan 7.2.1 Lengkapkan borang permohonan pinjaman / pembiayaan seperti berikut:- a) Borang Permohonan Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan Bagi Pegawai UPM (SOK/KEW/BR032/BYR ) atau b) Borang Permohonan Pembiayaan Komputer Bagi Pegawai UPM (SOK/KEW/BR019/BYR) 7.2.2 Dapatkan sokongan / pengesahan daripada Ketua Pusat Tanggungjawab dan hantar borang berkenaan ke Pejabat Bendahari 7.3 Terima Borang Permohonan Pemohon 7.3.1 Terima dan cop tarikh terima pada borang permohonan pinjaman / pembiayaan yang berkenaan 7.3.2 Serah pengakuan penerimaan permohonan pinjaman / pembiayaan yang berkenaan kepada pemohon mengikut format di Lampiran A pada borang permohonan berkenaan. 7.4 Rekod Di Dalam Buku Daftar Pinjaman / Pembiayaan 7.4.1 Rekod penerimaan borang permohonan yang diterima ke dalam Buku Daftar Pinjaman / Pembiayaan berpandukan Garis Panduan Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (OPR/BEN/GP011/BYR) atau Garis Panduan
Halaman: 5/12 Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/GP012/BYR) 7.5 Semak Maklumat Permohonan Dan Kelayakkan 7.5.1 Semak borang permohonan berpandukan Garis Panduan Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (OPR/BEN/GP011/BYR) atau Garis Panduan Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/GP012/BYR) 7.5.2 Bagi permohonan yang lengkap dan layak, teruskan ke langkah 7.6 7.5.3 Bagi permohonan yang tidak lengkap / tidak layak, kembalikan kepada pemohon dengan menggunakan Memo Pemulangan Borang Permohonan Pinjaman / Pembiayaan (OPR/BEN/DF048/BYR) untuk tindakan pembetulan 7.6 Pengesahan Maklumat Permohonan dan Kelayakan 7.6.1 Dapatkan pengesahan maklumat permohonan dan kelayakan permohonan daripada pegawai yang bertanggungjawab 7.7 Kelulusan 7.7.1 Dapatkan kelulusan permohonan daripada Bendahari atau pegawai yang diberikuasa. BENDAHARI 7.7.2 Semua permohonan yang lengkap dan layak akan diluluskan dalam tempoh 14 hari daripada tarikh terima borang permohonan 7.8 Penyediaan / Penyerahan Surat Kelulusan Pinjaman / Pembiayaan 7.8.1 Sediakan surat kelulusan pinjaman / pembiayaan berpandukan Garis Panduan Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (OPR/BEN/GP011/BYR) atau Garis Panduan Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/GP012/BYR).
Halaman: 6/12 7.8.2 Serah surat kelulusan beserta Jawapan Tawaran Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan dan Komputer (OPR/BEN /DF038/BYR) kepada pemohon 7.9 Sedia Fail Peminjam 7.9.1 Sediakan fail peminjam setelah surat kelulusan dan tawaran pinjaman/pembiayaan dikeluarkan kepada peminjam 7.9.2 Dokumen-dokumen yang perlu ada didalam fail peminjam adalah seperti berikut:- 7.10 Terima Jawapan a) Senarai Semak Dokumen Fail Individu Bagi Pinjaman/Pembiayaan kenderaan (OPR/BEN/SS003/BYR); atau b) Senarai Semak Dokumen Fail Peminjam Bagi Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/SS004/BYR) 7.10.1 Terima jawapan tawaran melalui Jawapan Tawaran Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan dan Komputer (OPR/BEN/DF038/BYR) 7.10.2 Bagi pembelian / pembiayaan kenderaan baru dan komputer, teruskan ke langkah 7.11 7.10.3 Bagi pembelian kenderaan terpakai, pastikan pemohon mengemukakan dokumen-dokumen seperti didalam Jawapan Tawaran Pinjaman / Pembiayan Kenderaan dan Komputer (OPR/BEN/DF038/BYR) 7.11 Penyediaan / Penyerahan Surat Perjanjian Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan
Halaman: 7/12 7.11.1 Sediakan surat perjanjian pinjaman / pembiayaan berpandukan Garis Panduan Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (OPR/BEN/GP011/BYR) atau Garis Panduan Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/GP012/BYR). 7.11.2 Serah surat perjanjian pinjaman/ pembiayaan kepada pemohon untuk dilengkapkan. 7.12 Terima Surat Perjanjian Daripada Pemohon 7.12.1 Bagi surat perjanjian yang telah lengkap, teruskan ke langkah 7.13 7.12.2 Bagi surat perjanjian yang tidak lengkap, kembalikan kepada pemohon untuk dilengkapkan. 7.13 Tandatangan surat perjanjian 7.13.1 Tandatangani surat perjanjian yang telah dilengkapkan oleh pemohon. 7.13.2 Serah surat perjanjian yang telah ditandatangani kepada pemohon. 7.14 Setem surat perjanjian Pegawai Yang Diberi Kuasa 7.14.1 Setem Surat Perjanjian yang lengkap berdasarkan Garis Panduan Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (OPR/BEN/GP011/BYR) atau Garis Panduan Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/GP012/BYR). Pemohon 7.14.2 Kembalikan Surat Perjanjian yang telah di setemkan ke Pejabat Bendahari. 7.15 Penyediaan Baucar Bayaran 7.15.1 Semua permohonan pinjaman / pembiayaan kenderaan yang diluluskan hendaklah di bayar dalam tempoh 7 hari bekerja dari tarikh terima surat perjanjian yang telah
Halaman: 8/12 disetemkan. 7.15.2 Sedia dan proses baucar bayaran untuk pinjaman/ pembiayaan berdasarkan Prosedur Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (UPM/SOK/KEW-BYR/P009) dan Manual Penyediaan Baucar Bayaran Pinjaman Kenderaan/ Pembiayaan Komputer Melalui Modul Staf Loan (M015). 7.16 Penyediaan / Pengedaran cek 7.16.1 Rujuk prosedur Pengurusan Cek (UPM/OPR/BEN- AKN/P005) untuk tatacara penyediaan dan pengedaran cek. 7.16.2 Cek diserahkan kepada peminjam beserta Daftar Format Penyerahan Cek Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (OPR/BEN/DF052/BYR) atau Daftar Format Penyerahan Cek Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/DF057/BYR) 7.17 Kemaskini Fail Peminjam 7.17.1 Kemaskini Fail peminjam mengikut Garis Panduan Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (OPR/BEN/GP011/BYR) atau Garis Panduan Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/GP012/BYR). Seksyen Kewangan Perakaunan 7.18 Tamat
Halaman: 9/12 8.0 REKOD KUALITI Bil 1. 2. 3. 4. 5. Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Buku Daftar Batching Baucar/Jernal (Baucar Pembayaran Asal) (Salinan Baucar Pembayaran) Salinan Multiple Jernal (asal) UPM/SKS/IC/KDK@KDM/TAHUN -BIL MENGIKUT TAHUN Fail Pinjaman Individu SOK/KEW/BR032/BYR Borang Permohonan Pinjaman/Pembiayaan Kenderaan Bagi Pegawai UPM OPR/BEN/DF050/BYR Surat Kelulusan Pembiayaan Pembelian Kenderaan Secara Islam (Al-Bai Bithamin Ajil) atau OPR/BEN/DF051/BYR Surat Kelulusan Pinjaman Kenderaan Secara Biasa (konvensional) OPR/BEN/DF038/BYR Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Seksyen Kewangan Perakaunan Tanggungjaw ab Menyelengga ra Tempat dan Tempoh Simpanan Pejabat Bendahari 1 tahun Pejabat Bendahari 7 tahun Pejabat Bendahari 2 tahun Pejabat Bendahari 25 tahun Pejabat Bendahari Tidak kurang daripada 2 tahun selepas pinjaman selesai Kuasa Melupus PK Arkib Negara PK/Ketua Seksyen Jawatankuas a Pelupusan Arkib Negara
Halaman: 10/12 6. Jawapan Tawaran Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan Dan komputer OPR/BEN/DF039/BYR Perjanjian Pinjaman kenderaan atau OPR/BEN/DF040/BYR Perjanjian Al-Bai Bithaman Ajil Untuk Skim Pembiayaan kenderaan Kakitangan UPM OPR/BEN/DF052/BYR Penyerahan Cek Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan OPR/BEN/DF037/BYR Arahan Potongan Gaji Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan/Komputer OPR/BEN/DF053/BYR Peringatan Penyerahan Dokumen-Dokumen Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan UPM/SKS/IC / COMTAHUN-BIL MENGIKUT TAHUN Pejabat Bendahari Tidak kurang daripada 2 tahun selepas pinjaman selesai Arkib Negara SOK/KEW/BR019/BYR Borang Permohonan Pembiayaan Komputer Bagi Pegawai UPM OPR/BEN/DF046/BYR Surat Kelulusan Dan Tawaran Pembiayaan Komputer OPR/BEN/DF038/BYR Jawapan Tawaran Pinjaman / Pembiayaan
Halaman: 11/12 Kenderaan Dan komputer OPR/BEN/DF041/BYR Memorandum Penerimaan / Perjanjian Skim Pembiayaan Komputer Bagi Pegawai Universiti Putra Malaysia OPR/BEN/DF057/BYR Penyerahan Cek Pembiayaan Komputer OPR/BEN/DF037/BYR Arahan Potongan Gaji Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan/Komputer OPR/BEN/DF056/BYR Peringatan Penyerahan Dokumen-Dokumen Pembiayaan Komputer
Halaman: 12/12 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00 - Kelulusan Mesyuarat Disediakan dan Disemak Diluluskan/ Diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa Keluaran Pertama Untuk Satu Persijilan Bendahari WP 03/01/2011 02 01 OPR (10032) 02/2011 Mesyuarat Pengurusan kali ke-5/2011 Bendahari WP 22/08/2011