SISTEM PENGURUSAN JAWATANKUASA MAHASISWA KOLEJ 9, UTM BERASASKAN WEB NILAM NUR BINTI AMIR SJARIF Laporan projek ini dikemukakan sebagai memenuhi sebahagian daripada syarat penganugerahan Ijazah Sarjana Muda Sains (Sains Komputer) Fakulti Sains Komputer dan Sistem Maklumat Universiti Teknologi Malaysia JUN, 2010
ii Saya akui bahawa karya ini adalah hasil nukilan saya sendiri kecuali nukilan dan ringkasan yang setiap satunya telah saya jelaskan sumbernya.
Saya akui bahawa saya telah membaca karya ini dan pada pandangan saya karya ini adalah memadai dari segi skop dan kualiti untuk tujuan penganugerahan ijazah Sarjana Muda Sains Komputer
iii PENGHARGAAN Dengan nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Penyayang Alhamdulillah bersyukur saya ke hadrat Illahi kerana dengan limpah dan kurnianya, akhirnya dapat saya menyiapkan laporan Projek Sarjana Muda ini. Dikesempatan ini, saya ingin mengucapkan setinggi-tinggi terima kasih dan penghargaan buat penyelia projek saya iaitu Dr. Ismail Bin Mat Amin, di atas segala sokongan dan dorongan yang telah diberikan oleh beliau dalam membantu saya menyiapkan laporan ini. Buat kedua ibu bapa dan keluarga, terutama sekali ayahandaku Amir Sjarif Bin Hj Chairani dan ibundaku Zaima Binti Abu Bakar, yang sentiasa mendoakan kejayaan anakanda, memberi sokongan dan bantuan. Terima kasih yang tidak terhingga anakanda ucapkan. Tidak dilupakan juga, buat rakan karibku yang tersayang terutama sekali Dzidatul Akma Dzulkafli, Farhana Fauzi dan Nurul Ain Ariffin, terima kasih yang tidak terhingga ku ucapkan kerana sentiasa memberikan semangat, dorongan dan sentiasa menghulurkan bantuan disaat diriku memerlukan kalian. Dikesempatan ini juga ku ingin ucapkan terima kasih kepada sahabat-sahabat Dunia SCS yang sentiasa bersamaku sepanjang ku berada di sini Semusim Bersama, Selamanya Terasa. Akhir sekali, sekalung penghargaan diucapkan kepada mereka yang terlibat dalam membantu saya menyiapkan projek ini sama ada secara langsung atau tidak langsung. Budi dan jasa kalian amatlah dihargai. Semoga kalian semua sentiasa memperolehi rahmat darinya buat selamanya. Wassalam.
iv ABSTRAK Projek yang dibangunkan ini ialah Sistem Pengurusan JawatanKuasa Mahasiswa Kolej 9, UTM (SPJKM-Online). Objektif projek ini adalah untuk memudahkan pihak pengetua dan pihak JawataKuasa Mahasiswa Kolej 9 (JKMK9) terutamanya ketua biro atau persatuan kolej dalam menguruskan kertas kerja aktiviti pelajar dan juga urusan mesyuarat secara atas talian. Masalah utama yang dihadapi oleh sistem semasa ialah kekangan masa bagi Ketua Biro untuk berulang alik ke pejabat kolej bagi proses membuat permohonan dan proses kelulusan kertas kerja. Sistem yang dibangunkan ini juga penting bagi memudahkan pengurusan segala maklumat aktiviti pelajar dan memproses maklumat yang berkaitan dengan sesuatu mesyuarat. Sistem ini ditambah dengan satu lagi teknologi baru iaitu perkhidmatan pesanan ringkas (SMS) yang membolehkan Alert mesej dihantar sebelum memulakan mesyuarat. Metodologi yang digunakan adalah berorientasikan objek manakala skop kajian yang utama meliputi proses permohonan kertas kerja, pendaftaran aktiviti dan urusan mesyuarat secara atas talian. Sistem ini dibangunkan dengan menggunakan bahasa pengaturcaraan PHP bersama pangkalan data MySQL. Perisian Macromedia Dreamweaver CS3 digunakan sebagai perisian aplikasi di dalam pembangunan sistem. Kesimpulannya, Sistem Pengurusan JawatanKuasa Mahasiswa Kolej 9, UTM ini dapat digunakan bagi menggantikan sistem semasa supaya menjadi lebih cekap dan efektif untuk digunakan pada bila bila masa.
v ABSTRACT This project is about the development of a Student Committee Management System of College 9, UTM. The objective of this project is to provide services in monitoring and managing the meeting and student online activity. The inefficiency of the current process of paperwork submission and approval has been the main problem for both the student and college headmaster. To cope with this problem, this system is vital to alleviate problem and ease the management of student activities and ease the management of student meeting. In addition, this system also includes the Short Message Service technology to enable the student committee to send the Alert message to their members before the meeting start. The methodology used in this project is in Object Oriented, while the scope of this project is to develop a paperwork approval system, activity registration and student meeting management. This system is develop using PHP as the programming language and MySQL as the database. Macromedia Dreamweaver CS3 is used for application software system development. As a conclusion, this system will be applied to replace the manual system, also to make the management of student activities and management of the meeting more efficient which supports online application vitually at any time.
vi KANDUNGAN BAB PERKARA MUKA SURAT JUDUL PENGAKUAN PENGHARGAAN ABSTRAK ABSTRACT KANDUNGAN SENARAI JADUAL SENARAI RAJAH SENARAI SINGKATAN SENARAI ISTILAH SENARAI LAMPIRAN i ii iii iv v vi xiv xv xvii xx xxii 1 PENGENALAN PROJEK 1 1.1 Pendahuluan 1.2 Pernyataan Masalah 1.2.1 Pengurusan Maklumat Aktiviti Kertas Kerja 1.2.2 Pengurusan Mesyuarat 1.3 Matlamat 1.4 Objektif Projek 1 2 3 4 5 5
vii 1.5 Skop Projek 1.5.1 Skop Sistem 1.5.2 Skop Pentadbir/Pengguna 1.6 Justifikasi / Kepentingan Projek 1.7 Perancangan Projek 6 6 7 7 8 2 KAJIAN LITERATUR 9 2.1 Pendahuluan 2.2 Latar Belakang Organisasi Kajian 2.3 Sistem Pengurusan Secara Manual 2.3.1 Pengurusan Kertas Kerja Aktiviti Secara Manual 2.3.2 Proses Permohonan Kertas Kerja Aktiviti Pelajar Oleh Ketua Biro Dalam Sistem Semasa 2.3.3 Proses Pengurusan Mesyuarat Dalam Sistem Semasa 2.3.4 Pengurusan Rekod Laporan Mesyuarat Dan Kertas Kerja 2.4 Analisa Masalah Terhadap Sistem Sedia Ada 2.4.1 Kelemahan Sistem Sedia Ada 2.5 Pengenalan Sistem Maklumat Pengurusan (SMP) 2.5.1 Ciri Ciri Sistem Maklumat Pengurusan (SMP) 2.6 Sistem Bantuan Keputusan (SBK) 2.6.1 Kebaikan Model Sistem Bantuan Keputusan (SBK) 9 10 10 11 13 13 13 14 14 15 16 17 17
viii 2.7 Kajian Perbandingan Terhadap Perisian Lain Yang Berkaitan. 2.7.1 Kajian Kes 1 : Sistem Urusan Mesyuarat dan Pinjaman Kerajaan Fakulti Sains Komputer dan Sistem Maklumat (Roslaily B. Arjo,1997) 2.7.1.1 Kajian Kes 1 Masalah Yang Cuba Diselesaikan 2.7.2 Kajian Kes 2 Sistem Pengurusan Mesyuarat Universiti Teknologi Malaysia,Skudai 2.7.2.1 Kajian Kes 2 Masalah Yang Cuba Diselesaikan 2.8 Cadangan Penyelesaian 2.9 Kajian Ke Atas Teknologi, Peralatan Dan Teknik Untuk Menyelesaikan Masalah 2.9.1 Kajian Terhadap Teknologi Internet Dan World Wide Web (www) 2.9.2 Kajian Terhadap Aplikasi Web 2.9.2.1 Aplikasi Web Java 2.9.2.2 Teknologi Java Server Pages (JSP) 2.9.3 Kajian Terhadap Teknologi Short Message Service (SMS) 2.9.3.1 Kebaikan SMS 2.9.3.2 SMS Gateway 2.9.3.3 NowSMS 2.9.4 Kajian terhadap Perisian dalam Pembangunan Sistem 2.9.4.1 Kajian Penggunaan Macromedia 17 18 18 19 20 20 21 21 22 22 23 23 24 24 25 25 25
ix Dreamweaver CS3 2.9.4.2 Kajian Penggunaan Microsoft Project 2003 2.9.4.3 Kajian Penggunaan Rational Rose 2000 2.9.4.4 Kajian Penggunaan XAMPP 2.9.4.5 Kajian Penggunaan Adobe Photoshop CS3 2.9.5 Kajian Terhadap Bahasa Pengaturcaraan 2.9.5.1 Hypertext Preprocessor (PHP) 2.9.5.2 Active Server Page (ASP) 2.9.5.3 JavaScript 2.9.5.4 Kajian Perbandingan Antara PHP dan ASP 2.9.6 Kajian Terhadap Pangkalan Data 2.9.6.1 MySQL 2.9.6.2 Microsoft Access 2007 2.9.6.3 Kajian perbandingan Terhadap MySQL Dan Microsoft Access 2007 2.9.7 Kajian terhadap Perisian Pelayan Web 2.9.7.1 Apache Web Server 2.9.7.2 Microsoft Internet Information System (IIS) 2.9.8 Teknik Temubual 2.9.9 Kajian terhadap Perkakasan 26 26 27 27 27 27 28 28 29 31 31 31 32 33 33 34 34 35 3 METODOLOGI PEMBANGUNAN 36
x 3.1 Pendahuluan 3.2 Kajian Ke Atas Metodologi 3.2.1 Model Air Terjun 3.2.2 Model RUP (Rational Unified Process) 3.2.3 Model Prototaip 3.2.4 Model Spiral 3.3 Kajian Perbandingan 3.4 Metodologi Pembangunan Perisian 3.4.1 Struktur Model RUP 3.4.2 Panduan Panduan Proses Kitar Hayat Didalam Pembangunan Perisian 3.4.2.1 Proses Pembangunan secara Berulang 3.4.2.2 Pengurusan Keperluan 3.4.2.3 Menggunakan Rekabentuk Dan Senibina Berasaskan Komponen 3.4.2.4 Menggambarkan Permodelan (UML) 3.4.2.5 Pengesahan Terhadap Kualiti 3.4.2.6 Mengenalpasti Keperluan 3.4.2.7 Pengurusan Perubahan 3.5 Kajian Metodologi Yang Dipilih Secara Terperinci 3.5.1 Fasa Fasa Model Rational Unified Process (RUP) 3.5.2 Kelebihan Rational Unified Process (RUP) 3.6 Analisa Keperluan Sistem 3.6.1 Justifikasi Perkakasan 36 37 37 38 38 39 39 40 41 41 41 42 42 42 42 43 43 44 44 45 46 46
xi 4 HASIL ANALISIS DAN REKABENTUK 48 4.1 Pendahuluan 4.2 Aliran Kerja Fasa Keperluan 4.2.1 Keperluan Sistem 4.2.1.1 Keperluan Kefungsian 4.2.1.2 Keperluan Bukan Kefungsian 4.2.1.3 Keperluan Teknikal 4.2.2 Permodelan Kes Guna 4.2.2.1 Keterangan Aktor 4.2.2.2 Keterangan Kes Guna 4.2.3 Gambarajah Aktiviti 4.3 Aliran Kerja Fasa Analisa 4.3.1 Rajah Jujukan (Sequence Diagram) 4.3.2 Rajah Kelas (Class Diagram) 4.4 Aliran Kerja Fasa Rekabentuk 4.4.1 Rekabentuk Senibina 4.4.2 Rekabentuk Pangkalan Data 4.4.3 Rekabentuk Antaramuka 4.4.4 Rekabentuk Input 4.4.5 Rekabentuk Output 4.5 Aliran Kerja Fasa Pengujian 4.6 Rumusan 48 48 49 49 50 50 50 53 54 54 54 55 55 55 56 58 58 60 61 61 61 5 PERLAKSANAAN DAN HASIL 63 5.1 Pengenalan 5.2 Persekitaran Pembangunan 5.2.1 Pemasangan XAMPP 63 64 64
xii 5.2.2 Pemasangan NowSMS 5.3 Pengekodan 5.3.1 Hubungan Dengan Pangkalan Data 5.3.2 Penggunaan Cookies Dalam Fungsi Log Masuk 5.3.3 Fungsi Masukkan Maklumat Pengguna 5.3.4 Fungsi Semakan Proses Kelulusan Kertas Kerja 5.3.5 Fungsi Hantar Mesej 5.3.6 Menghapuskan Data dalam Pangkalan Data 5.4 Fasa Pengujian 5.4.1 Pengujian Kotak Putih 5.4.2 Pengujian Kotak Hitam 5.4.3 Pengujian Input 5.4.4 Jangkaan Output 5.5 Hasil Pembangunan 5.6 Ringkasan Hasil 64 65 65 67 69 73 74 76 77 78 78 78 80 81 82 6 PERBINCANGAN DAN KESIMPULAN 83 6.1 Pendahuluan 6.2 Hasil dan Pencapaian Projek 6.3 Masalah Yang Dihadapi 6.4 Kelebihan Sistem 6.5 Kelemahan Sistem 6.6 Cadangan Pembaikan 6.7 Ringkasan 83 84 84 85 86 87 88
xiii RUJUKAN 89 LAMPIRAN 91
xiv SENARAI JADUAL NO. JADUAL TAJUK MUKA SURAT 2.1 Perbandingan Antara PHP dan ASP 29 2.2 Perbandingan Antara MySQL dan Microsoft 32 Access 2007 2.3 Keperluan Minimum Perkakasan Komputer 35 3.1 Kajian Perbandingan Metodologi 39 3.2 Fasa Fasa Model Rational Unified Process 44 (RUP) 4.1 Keterangan Ringkas Bagi Setiap Aktor 53
xv SENARAI RAJAH NO. RAJAH TAJUK MUKA SURAT 2.1 Contoh Antaramuka Laman Web Sistem 19 Pengurusan Mesyuarat 4.1 Rajah Kes Guna Keseluruhan SPJKM-Online 51 4.2 Rajah Kes Guna bagi Pengetua 51 4.3 Rajah Kes Guna bagi Ketua Biro 52 4.4 Rajah Kes Guna bagi Pelajar 52 4.5 Contoh antaramuka Laman Utama bagi Ketua 59 Biro 4.6 Contoh Antaramuka Senarai Profil Ketua Biro 59 4.7 Contoh Antaramuka Proses Kelulusan Kertas 60 Kerja 5.1 Localhost bagi SPJKM-Online 66 5.1a Keratan Aturcara Capaian Pangkalan Data. 66 5.2 Antaramuka Log Masuk 67 5.2a Keratan Aturcara Log Masuk. 69 5.3 Antaramuka Masukkan Maklumat Pengguna 70 Ketua Biro 5.3a Keratan Aturcara Masukkan Maklumat 72 Pengguna 5.4 Antaramuka Semakan Proses Kelulusan Kertas Kerja 74
xvi 5.4a Keratan Aturcara Semakan Proses Kelulusan 74 Kertas Kerja 5.5 Antaramuka Hantar Mesej 75 5.5a Keratan Aturcara Hantar Mesej 76 5.6 Keratan Aturcara Hapus Data Pengguna 77 5.7 Mesej ralat dari Pengguna yang cuba menekan 79 Butang Login tanpa ID Pengguna dan Katalaluan. 5.8 Mesej ralat bagi ID Pengguna atau Katalaluan 79 yang Salah 5.9 Paparan carian bagi Laporan Kertas Kerja 80
xvii SENARAI SINGKATAN SINGKATAN MAKSUD API - Aplication Program Interface API - Application Program Interface ARPANET - US Defense Advanced Research Projects Agency ASP - Active Server Page CGI - Common Gateway Interface CICT - Center of Information Communication Technology CIMD - Computer Interface to Message Distribution COM - Component Object Mode CSS - Cascading Style Sheet DBMS - Database Management System EUA - External User Application FSKSM - Fakulti Sains Komputer dan Sistem Maklumat GIF - Graphics Interchange Format GPRS - General Packet Radio Service GSM - Global System for Mobile Communications HEP - Hal Ehwal Pelajar HTML - Hypertext Markup Languange HTTP - Hypertext Transfer Protocol IBM - International Business Machine ICT - Teknologi Maklumat dan Komunikasi IIS - Microsoft Internet Information Server
xviii JKM - JawatanKuasa Mahasiswa JKMK9 - JawatanKuasa Mahasiswa Kolej 9 JSDK - Java Servlet Development Kit JSP - Java Server Pages K9 - Kolej 9 MMS - Multimedia Messaging Service MMSC - Multimedia Mesagging Center MySQL - Microsoft SQL Server PDA - Personal Digital Assistants PHP - Hypertext Preprocessor PSM I - Projek Sarjana Muda I PSM II Projek Sarjana Muda II RAD - Rapid Application Development RUP - Rational Unified Process SBK - Sistem Bantuan Keputusan SDD - System Design Document SDLC - System Development Life Cycle SMP - Sistem Maklumat Pengurusan SMS - Short Message Service SMSC - Short Message Service Center SPJKM - Sistem Pengurusan JawatanKuasa Mahasiswa SQL - Structured Query Language SRS - Software Requirements Specification SSL - Secure Socket Layer SUTD - Software Unit Testing Document TCP/IP - Transmission Control Protocol / Internet Protokol UML - Unified Modelling Language UTM - Universiti Teknologi Malaysia WAP - Wireless Application Protocol Window 7 - Window 7
xix WML - Wireless Markup Languag www - World Wide Web WYSIWYG - What You See Is What You Get XAMPP - X (for the four operating system supported) A (Apache) M (MySQL) P (PHP) P (Perl). XML - extension Markup Language
xx SENARAI ISTILAH BAHASA MALAYSIA BAHASA INGGERIS Aktor - Actor Carta Gantt - Gantt Chart Keperluan Bukan kefungsian - Non-Functional Requiremet Keperluan Kefungsian - Functional Requirement Lelaran - Iteration Model Air Terjun - Waterfall Model Model Prototaip - Prototyping Model Muat Naik - Upload Muat Turun - Download Pangkalan Data - Database Pelanggan - Client Pelantar Window - Platform Window Pelayan Web - Web Server Pelayan - Server Pelayan-Pelanggan - Client-Server Pelayar - Browser Pemasangan - Installation Pembina web - Webmaster Pengguna - User Rajah jujukan - Sequence Diagram Rajah Kes Guna - Use Case Diagram
xxi Sistem Pengoperasian - Operating System Rajah Kelas - Class Diagram Rajah Aktiviti - Activity Diagram
xxii SENARAI LAMPIRAN LAMPIRAN TAJUK MUKA SURAT A Carta Gantt Projek Sarjana Muda I 91 B Carta Gantt Projek Sarjana Muda II 93 C Struktur Organisasi JKM Kolej 9 (2009/2010) 95 D Biodata Responden Dan Set Soalan Temubual 97 E Carta Alir Penyediaan Kertas Kerja Aktiviti Pelajar 102 F G H Carta Alir Proses Permohonan Aktiviti Pelajar Oleh Ketua Biro Dalam Sistem Semasa Carta Aliran Proses Pengurusan Mesyuarat Dalam Sistem Semasa Dan Carta Aliran Bagi Proses Penyimpanan Rekod Laporan Dan Kertas Kerja Dalam Sistem Semasa Contoh Model Sistem Maklumat Pengurusan (SMP), Konsep Asas Senibina Sistem Bantuan Keputusan Dan Contoh Pepohon Keputusan 105 107 110 I Carta Aliran SMS 114 J Model Pembangunan Sistem 116 K Dokumen Spesifikasi Keperluan Sistem Perisian (SRS) 122 L Dokumen Rekabentuk Perisian (SDD) 165 M Manual Pemasangan Perisian 177
xxiii N Dokumen Pengujian Unit Perisian (STUD) 186 O Manual Pengguna 221
BAB 1 PENGENALAN PROJEK 1.1 Pendahuluan Pada masa kini, banyak penggunaan dan penguasaan dalam bidang ICT membantu mempermudahkan tugas tugas harian dalam sesebuah organisasi. ICT merupakan satu pelajaran bagi teknologi mengendalikan informasi dan pertolongan dalam komunikasi. Perkembangan tersebut mendorong kepada perkembangan sistem yang berinteraktif dan berinformasi. JawatanKuasa Mahasiswa (JKM) merupakan satu organisasi yang terdapat di dalam setiap kolej kediaman di dalam Universiti Teknologi Malaysia (UTM). Mereka ini menjadi saluran dan penyambung atau perantara antara warga kolej dengan pihak atasan. JKM menjalankan aktiviti yang menitikberatkan pembelajaran dan kecemerlangan akademik.
2 Fokus penulisan tesis ini adalah untuk membangunkan sebuah projek yang berasaskan aplikasi web iaitu Sistem Pengurusan JawatanKuasa Mahasiswa Kolej 9, UTM (SPJKM-Online). Sistem ini dapat memberi kemudahan kepada pihak JKM dalam menguruskan segala urusan terutamanya yang melibatkan mesyuarat dan kertas kerja. SPJKM-Online memudahkan pengurusan maklumat aktiviti-aktiviti pelajar dengan memberi kelebihan kepada ketua-ketua biro dan persatuan kolej menghantar permohonan kertas kerja aktiviti pelajar secara atas talian untuk kelulusan daripada pengetua kolej dan menguruskan sendiri proses memapar dan mengemaskini maklumat aktiviti biro atau persatuan. Dengan adanya sistem yang dibangunkan ini, diharapkan dapat membantu pihak JKM menguruskan satu sistem pengurusan kertas kerja aktiviti pelajar dan mesyuarat yang cekap, mudah dan sistematik. Ia juga dapat membantu menyelesaikan masalah yang kerapkali dihadapi oleh pihak JKM ini. Sistem ini juga dapat menyimpan rekod laporan mengenai mesyuarat dan kertas kerja dengan sistematik. Dan dengan ini, ia dapat meminimumkan beban kerja yang dilakukan oleh pihak JKMK9. 1.2 Pernyataan Masalah Berdasarkan beberapa pemerhatian dan kajian terhadap sistem sedia ada serta perbincangan dengan pihak JKM, beberapa perkara telah dikenalpasti.
3 1.2.1 Pengurusan Maklumat Aktiviti Kertas Kerja i. Masalah berkaitan status permohonan Proses untuk mengetahui status permohonan samada berjaya atau tidak masih memerlukan pelajar berulang alik ke pejabat untuk bertemu dengan pengetua. Kekangan masa kuliah pelajar yang padat menyukarkan pelajar untuk memperuntukkan sejumlah masa yang agak banyak untuk berulang alik ke pejabat kolej. ii. Kesukaran menganalisa permohonan aktiviti Masalah untuk menganalisa permohonan aktiviti aktiviti oleh ketua biro dan persatuan. Ini kerana penganalisaan masih dilakukan secara manual untuk menyesuaikan bilangan aktiviti aktiviti yang boleh diluluskan dengan peruntukan yang ada. iii. Maklumat peribadi pelajar yang menyertai akitiviti tidak dikawal dengan baik Proses mengikuti aktiviti pelajar hanya dilakukan secara manual pada borang- borang yang ditampal disekeliling kolej pelajar. iv. Masalah berkaitan dengan fail Kertas kerja yang telah diluluskan akan disimpan di dalam fail- fail yang berlainan dan disusun di dalam rak rak. Ini menyukarkan mereka untuk membuat rujukan kerana perlu mencari satu persatu fail kertas kerja yang ingin dirujuk. Ini terdedah kepada kesukaran untuk mencari fail kerana fail yang disimpan terlalu banyak.
4 v. Hebahan secara manual Ketua Biro hanya akan menampal informasi mengenai aktiviti tersebut disekitar kolej pelajar. Keadaan ini kurang sesuai diaplikasikan kerana risiko kehilangan sumber informasi seperti poster adalah tinggi. 1.2.2 Pengurusan Mesyuarat i. Masalah yang berkaitan dengan masa Surat panggilan tidak dapat diserahkan kepada penerima kerana faktor masa yang tidak sesuai. Untuk membolehkan mereka mengetahui mesyuarat yang akan diadakan, mereka akan menghantar mesej kepada seseorang dan penerima mesej itu akan forward mesej tersebut kepada yang lain. ii. Masalah yang berkaitan dengan minit mesyuarat Pengurusan dalam menyediakan minit mesyuarat dan kertas kerja masih menggunakan sistem manual dengan menggunakan Microsft Excel dan Microsoft Word. Minit mesyuarat akan ditaip dan dicetak serta diedarkan kepada ahli mesyuarat. iii. Masalah berkaitan dengan fail Mereka perlu mengisi buku rekod mengenai masa penggunaan bilik mesyuarat. Dari segi minit mesyuarat dan memo panggilan mesyuarat pula akan disimpan didalam fail serta diletakkan di rak rak yang telah disediakan. Ini terdedah kepada risiko kehilangan, kesilapan, kerosakan dan capaian maklumat yang lambat.
5 1.3 Matlamat Membangunkan satu sistem pengurusan maklumat aktiviti kertas kerja pelajar dan mesyuarat secara aplikasi web yang lebih sistematik dan efektif serta menggunakan perkhidmatan pesanan ringkas (SMS) yang dapat membantu pengguna mendapat informasi dengan lebih cepat dan mudah. 1.4 Objektif Projek Sesebuah projek atau aktiviti yang dilaksanakan mempunyai objektif utama yang tersendiri supaya setiap aktiviti yang dijalankan mempunyai matlamat yang jelas untuk dicapai. Diantara objektif yang ditentukan bagi projek ini adalah: i. Menganalisa masalah dalam pengurusan maklumat aktiviti kertas kerja dan mesyuarat JawatanKuasa Mahasiswa kolej 9. ii. Mengkaji tentang metodologi dan teknologi yang sesuai untuk di aplikasikan di dalam sistem ini. iii. Merekabentuk dan membangun sebuah Sistem Pengurusan berasaskan web. iv. Menguji sebuah Sistem Pengurusan yang telah siap di bangunkan.
6 1.5 Skop Projek Bagi memastikan objektif objektif projek dapat dicapai dan memudahkan lagi pemahaman dan pengendalian projek, skop kajian dibahagikan kepada skop sistem dan skop pengguna. 1.5.1 Skop Sistem i. Menghasilkan kertas kerja yang membolehkan permohonan secara atas talian dilakukan oleh ketua biro. ii. Membantu pengetua dalam membuat keputusan mengenai aktiviti yang wajar diluluskan. iii. Sistem ini membolehkan pengguna menjalankan aktiviti-akitviti urusan mesyuarat secara atas talian. iv. Menghasilkan sebuah sistem yang dapat menempatkan semua maklumat aktiviti kolej secara berpusat dan sistematik. v. Sistem ini akan menyenaraikan pengumuman dan program terkini yang dirancang oleh pihak JKM Kolej 9, UTM. vi. Sistem ini membenarkan mesej dihantar kepada ahli ahli JKM sebelum mesyuarat diadakan melalui perkhidmatan pesanan ringkas (SMS).
7 1.5.2 Skop Pentadbir/Pengguna Sistem ini akan digunakan oleh Pengetua Kolej, Ketua Biro iaitu sebagai pengguna utama dan para pelajar kolej. 1.6 Justifikasi / Kepentingan Projek Secara keseluruhannya sistem ini dibangunkan untuk pihak JKM Kolej 9 dalam menguruskan segala yang berkaitan dengan pengurusan maklumat aktiviti kertas kerja pelajar dan mesyuarat. Pembangunan sistem bertujuan menggantikan pengurusan mesyuarat dan permohonan kertas kerja aktiviti yang sebelum ini diuruskan secara manual. Dengan menggunakan sistem ini, ia akan dapat membantu pihak JKM dalam melakukan proses-proses seperti merangka, mengemaskini, menyemak, merekod dan mengesahkan dengan lebih berkesan, mudah dan cepat pada tahap yang optimum. Dengan adanya sistem ini kelak pihak JKM mampu melakukan tugas dengan lebih cepat dan efektif menggantikan sistem manual yang sedia ada. Sistem ini juga mampu menjimatkan kos dan penggunaan tenaga kerja.
8 1.7 Perancangan Projek Perancangan Projek Sarjana Muda 1(PSM I) dilaksanakan sepanjang semester I sesi 20092010. Manakala, bagi Projek Sarjana Muda II (PSM II) pula dilaksanakan di sepanjang semester II sesi 20092010.Pembangunan sistem dijalankan sepanjang semester sehingga sistem siap dibangunkan. Perancangan projek bagi PSM I pada carta gantt dalam Lampiran A dan PSM II ditunjukkan dalam carta gantt di Lampiran B.