1.0 TUJUAN Prosedur ini disediakan untuk menerangkan tatacara pinjaman/pembiayaan kenderaan dan komputer bagi staf UPM. 2.0 SKOP Merangkumi semua jenis pembayaran pinjaman/pembiayaan kenderaan dan komputer untuk staf tetap 3.0 TANGGUNGJAWAB Naib Canselor, Wakil Pengurusan dan Timbalan Wakil Pengurusan bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Rujuk laman sesawang http://bursar.upm.edu.my/ Rujuk laman sesawang http://bursar.upm.edu.my/ Tajuk Dokumen Laman Web e-hakmilik (http://www.fis.com.my/) Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa. Surat Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa.
5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN Kenderaan : Merangkumi van, motosikal, kereta dan pacuan empat roda Komputer : Pembelian komputer termasuk perkakasan dan perisiannya pembelian perkakasan dan perisian bagi tujuan peningkatan komputer B : Bursar PK : Pegawai Kewangan yang bergred W41 sehingga gred Jusa C di bawah Skim Perkhidmatan SSM PA : Penolong Akauntan : Pembantu Tadbir Kewangan JPJ : Jabatan Pengangkutan Jalan JPJ K3 : Borang penyata pertukaran milikan kenderaan motor secara sukarela oleh pemunya berdaftar daripada Jabatan Pengangkutan Jalan JKR : Jabatan Kerja Raya PUSPAKOM : Pusat Pemeriksaan Kenderaan Berkomputer SAGA : Standard Accounting for Government Agencies IHRMS : Intergrated Human Resources Management System
6.0 PROSES TERPERINCI A. Tindakan Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula Pemohon 6.2.1 Lengkapkan borang permohonan pinjaman / 6.2 Hantar Borang pembiayaan seperti berikut:- Permohonan a) Borang Permohonan Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan Bagi Pegawai UPM (SOK/KEW/BR032/BYR ) b) Borang Permohonan Pembiayaan Komputer Pegawai UPM (SOK/KEW/BR019/BYR) Bagi 6.2.2 Dapatkan sokongan / pengesahan daripada Ketua Pusat Tanggungjawab dan hantar borang berkenaan ke PA/ 6.3.1 Terima dan cop tarikh terima pada borang 6.3 Terima Borang permohonan pinjaman / pembiayaan yang berkenaan Permohonan Tidak Lengkap / tidak layak 6.3.2 Serah pengakuan penerimaan permohonan pinjaman / pembiayaan yang berkenaan kepada pemohon mengikut format di Lampiran A pada borang permohonan berkenaan. PA/ 6.4 Rekod Di Dalam Buku 6.4.1 Rekod penerimaan borang permohonan yang Daftar Pinjaman / diterima ke dalam Buku Daftar Pinjaman / Pembiayaan Pembiayaan berpandukan Garis Panduan Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (OPR/BEN/GP011/BYR) Garis Panduan Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/GP012/BYR) PA/ 6.5.1 6.5 Semak Maklumat Permohonan Dan Kelayakan 6.5.2 Semak borang permohonan berpandukan Garis Panduan Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (OPR/BEN/GP011/BYR) Garis Panduan Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/GP012/BYR) Bagi permohonan yang lengkap dan layak, teruskan ke langkah 6.6 A 6.5.3 Bagi permohonan yang tidak lengkap / tidak layak, kembalikan kepada pemohon dengan menggunakan Memo Pemulangan Borang Permohonan Pinjaman / Pembiayaan (OPR/BEN/DF048/BYR) untuk tindakan pembetulan
PA/ 6.6.1 Dapatkan pengesahan maklumat permohonan dan kelayakan permohonan daripada pegawai yang A bertanggungjawab 6.6 Pengesahan Maklumat Permohonan dan Kelayakan Bursar 6.7.1 Dapatkan kelulusan permohonan daripada Bursar 6.7 Kelulusan pegawai yang diberikuasa. 6.7.2 Semua permohonan yang lengkap dan layak akan diluluskan dalam tempoh 14 hari daripada tarikh terima borang permohonan PK/PA 6.8.1 6.8 Penyediaan / Penyerahan Surat Kelulusan Pinjaman / Pembiayaan 6.8.2 a) Sediakan surat kelulusan pinjaman / pembiayaan berpandukan Garis Panduan Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (OPR/BEN/GP011/BYR) Garis Panduan Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/GP012/BYR). Serah kepada peminjam surat kelulusan pinjaman/pembiayaan kenderaan (OPR/BEN /DF050/BYR) @ (OPR/BEN /DF051/BYR) dan Surat Kelulusan dan Tawaran Pembiayaan Komputer (OPR/BEN /DF046/BYR) (beserta dokumen berikut:- Jawapan Tawaran Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (OPR/BEN /DF038/BYR) dan Perjanjian Pinjaman Kenderaan (OPR/BEN /DF039/BYR) dan (OPR/BEN /DF039/BYR) @ (OPR/BEN /DF040/BYR) PA/ 6.9.1 6.9 Sedia Fail Peminjam b) Memorandum Penerimaan/Perjanjian Skim Pembiayaan Komputer (OPR/BEN /DF041/BYR) Sediakan fail peminjam setelah surat kelulusan, tawaran pinjaman/pembiayaan kenderaan dan Perjanjian Kenderan & komputer dikeluarkan kepada peminjam 6.9.2 Dokumen-dokumen yang perlu ada didalam fail peminjam adalah seperti berikut:- B a) Senarai Semak Dokumen Fail Individu Bagi Pinjaman/Pembiayaan kenderaan (OPR/BEN/SS003/BYR);
B b) Senarai Semak Dokumen Fail Peminjam Bagi Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/SS004/BYR) PA/ 6.10.1 6.10 Terima Jawapan & Surat Perjanjian Daripada Pemohon Terima jawapan tawaran melalui Jawapan Tawaran Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (OPR/BEN/DF038/BYR) dan Perjanjian Pinjaman Kenderaan (OPR/BEN /DF039/BYR) @ (OPR/BEN /DF040/BYR) Memorandum Penerimaan/Perjanjian Skim Pembiayaan Komputer (OPR/BEN /DF041/BYR) 6.10.2 6.10.3 Bagi surat perjanjian yang telah lengkap, teruskan ke langkah 6.11 Bagi surat perjanjian yang tidak lengkap, kembalikan kepada pemohon untuk dilengkapkan. Pegawai Yang Diberi Kuasa 6.11 Tandatangan Surat Perjanjian 6.11.1 Tandatangani surat perjanjian yang telah dilengkapkan oleh pemohon 6.11.2 Serah surat perjanjian yang telah ditandatangani kepada pemohon PK 6.12 Setem Surat 6.12.1 Perjanjian 6.12.2 PA/ 6.13 Penyediaan Baucer 6.13.1 Bayaran Setem Surat Perjanjian yang lengkap berdasarkan Garis Panduan Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (OPR/BEN/GP011/BYR) Garis Panduan Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/GP012/BYR) Kembalikan Surat Perjanjian yang telah di setemkan ke. Semua permohonan pinjaman / pembiayaan kenderaan yang diluluskan hendaklah di bayar dalam tempoh 7 hari bekerja dari tarikh terima surat perjanjian yang telah disetemkan. 6.14 Penyediaan /Pengedaran Cek 6.13.2 Sedia dan proses baucar bayaran untuk pinjaman/ pembiayaan berdasarkan Prosedur Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (UPM/SOK/KEW-BYR/P009) dan Manual Penyediaan Baucar Bayaran Pinjaman Kenderaan/ Pembiayaan Komputer Melalui Modul Staf Loan (M015). Seksyen Kewangan Perakaunan C 6.14.1 Rujuk prosedur Pengurusan Cek (UPM/OPR/BEN- AKN/P005) untuk tatacara penyediaan dan pengedaran cek.
PA/ 6.15 Kemaskini Fail Peminjam 6.14.2 Cek diserahkan kepada peminjam beserta Daftar Format Penyerahan Cek Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (OPR/BEN/DF052/BYR) Daftar Format Penyerahan Cek Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/DF057/BYR) Kemaskini Fail peminjam mengikut Garis Panduan Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (OPR/BEN/GP011/BYR) Garis Panduan Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/GP012/BYR). Tamat
7.0 REKOD KUALITI Bil 1. Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Buku Daftar Batching Baucar/Jernal Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan 1 tahun Kuasa Melupus PK 2. 3. 4. 5. OPR/BEN/DF064/BYR (Baucar Pembayaran Asal) OPR/BEN/DF064/BYR (Salinan Baucar Pembayaran) Salinan Multiple Jernal (asal) UPM/SKS/IC/KDK@KDM/TAHUN-BIL MENGIKUT TAHUN Fail Pinjaman Individu Seksyen Kewangan Perakaunan 7 tahun 2 tahun 25 tahun Tidak kurang daripada 2 tahun selepas pinjaman selesai Arkib Negara PK/Ketua Seksyen Jawatankuasa Pelupusan Arkib Negara SOK/KEW/BR032/BYR Borang Permohonan Pinjaman/Pembiayaan Kenderaan Bagi Pegawai UPM OPR/BEN/DF050/BYR Surat Kelulusan Pembiayaan Pembelian Kenderaan Secara Islam (Al-Bai Bithamin Ajil) OPR/BEN/DF051/BYR Surat Kelulusan Pinjaman Kenderaan Secara Biasa (konvensional) OPR/BEN/DF038/BYR Jawapan Tawaran Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan Dan komputer OPR/BEN/DF039/BYR Perjanjian Pinjaman kenderaan OPR/BEN/DF040/BYR Perjanjian Al-Bai Bithaman Ajil Untuk Skim Pembiayaan kenderaan Kakitangan UPM OPR/BEN/DF052/BYR Penyerahan Cek Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan OPR/BEN/DF037/BYR Arahan Potongan Gaji Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan/Komputer OPR/BEN/DF053/BYR Peringatan Penyerahan Dokumen- Dokumen Pinjaman / Pembiayaan Tidak kurang
6. Kenderaan UPM/SKS/IC / COMTAHUN-BIL MENGIKUT TAHUN daripada 2 tahun selepas pinjaman selesai Arkib Negara SOK/KEW/BR019/BYR Borang Permohonan Pembiayaan Komputer Bagi Pegawai UPM OPR/BEN/DF046/BYR Surat Kelulusan Dan Tawaran Pembiayaan Komputer OPR/BEN/DF038/BYR Jawapan Tawaran Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan Dan komputer OPR/BEN/DF041/BYR Memorandum Penerimaan / Perjanjian Skim Pembiayaan Komputer Bagi Pegawai Universiti Putra Malaysia OPR/BEN/DF057/BYR Penyerahan Cek Pembiayaan Komputer OPR/BEN/DF037/BYR Arahan Potongan Gaji Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan/Komputer OPR/BEN/DF056/BYR Peringatan Penyerahan Dokumen- Dokumen Pembiayaan Komputer
8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. Seksyen 02 00 - Huraian Pindaan Disemak Oleh Disahkan Oleh Tarikh Kuatkuasa Keluaran Pertama Untuk Satu Persijilan Bursar WP 03/01/2011 02 01 02 02 OPR (10032)0 2/2011 OPR (10032) 02/2016 Mesyuarat Pengurusan kali ke-5/2011 Bursar WP 22/08/2011 Mesyuarat Pengurusan Kali ke-6/2016 TPKD TWP 18/8/2016