CADANGAN MEMBEKAL, MENGHANTAR, MEMASANG, MENGUJILARI DAN MENYELENGGARA KOMPUTER DESKTOP SECARA SEWAAN KE UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA DAN KAMPUS KAMPUS UiTM (TERMASUK SABAH DAN SARAWAK) SYARAT SYARAT KHAS TENDER SIRI 7 1
1 PENGENALAN (UiTM) bercadang untuk menyewa komputer desktop di seluruh Malaysia, termasuk di Sabah dan Sarawak.selama 48 bulan untuk 20,000 unit. 1.1. Komputer desktop ini akan digunakan untuk menjalankan aplikasi multimedia dan aplikasi lain bagi tujuan akademik dan pengurusan. 1.2. Spesifikasi item terperinci disediakan di bahagian akhir dokumen tender ini. Walau bagaimanapun, perlu diberi perhatian bahawa komputer desktop ini adalah untuk kerja yang premium dan pembida harus menawarkan produk yang mematuhi semua keperluan yang dinyatakan dalam halaman ini dan halaman lain yang berkaitan. Komputer desktop mestilah mempunyai pendekatan reka bentuk yang holistik, proses kawalan mutu komponen utama sebelum dan selepas pemasangan. Sebarang komponen pihak ketiga atau OEM mesti dinyatakan dengan jelas dalam bentuk yang mewakili spesifikasi teknikal terperinci dalam dokumen tender ini. 1.3. Pembida boleh mencadangkan komputer desktop model perniagaan sama ada Intel atau AMD berdasarkan jumlah yang dinyatakan dalam dokumen spesifikasi teknikal dan Ringkasan Harga. 1.4. Penghantaran dan pembayaran untuk komputer desktop ini akan dibuat secara berperingkat mengikut jadual yang disediakan oleh Jabatan Infostruktur, UiTM. komputer desktop mestilah dihantar dan dipasang di kampus induk UiTM Shah Alam dan UiTM cawangan yang lain. 1.5. Pembida yang berjaya mesti menyediakan komputer desktop ini mengikut konsep penggantian teknologi sepanjang tempoh kontrak. 1.6. Pembida adalah dinasihatkan untuk berkomunikasi dengan Pejabat Infostruktur sekiranya perlu mendapatkan maklumat lebih jelas mengenai spesifikasi atau untuk lebih memahami persekitaran dan keperluan UiTM sebelum mengemukakan sebarang cadangan. Butiran pegawai pentadbiran yang bertanggungjawab terhadap projek ini adalah: Shariza Mohd Said Pegawai Teknologi Maklumat Kanan Pejabat Infostruktur Telephone : Email : 03 5544 2602 shariza@uitm.edu.my Siti Sarah Binti Mohamad Khalil Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Pejabat Infostruktur Telephone : 03 5544 2169 Email : sarah@uitm.edu.my 1.7. Pembida boleh dipanggil pada bila bila masa untuk membekalkan sebuah komputer desktop bagi tujuan proof of concept (POC) dan penandaarasan selaras dengan cadangan yang kemukakan. 1.8. Pembida diminta untuk memberikan penerangan yang jelas dalam cadangan yang dikemukakan dan memasukkan dokumentasi / gambarajah penting yang berkaitan. Ini termasuk pecahan semua komponen, kerja yang dilaksanakan, kos penyelenggaraan yang dijangka dan lain lain kos yang berkaitan. 2
1.9. Pembida mesti memberi surat pengesahan sebagai AUTHORISED RESELLER(S) dan AUTHORISED SERVICE PARTNER. Surat berkenaan mesti dilampirkan bersama perolehan Dokumen Tawaran Harga dan BUKANNYA dalam Dokumen Tawaran Teknikal. 1.10. Perlu diberi perhatian bahawa dokumentasi yang disediakan adalah reflek keperluan yang ditawarkan dan pembida boleh mencadangkan keperluan penyelesaian nilai tambah. Penyelesaian nilai tambah ini boleh dikemukakan sebagai pilihan dan ianya akan dinilai oleh Jawatankuasa Teknikal. 1.11. Semua perkakasan dan perisian, termasuk sistem pengoperasian mesti mematuhi dokumen Y2K British Standards Institute, DISC PD2000 1, atau diperakui oleh NSTL atau organisasi yang setaraf. 1.12. Ambil maklum bahawa UiTM melanggan Microsoft Campus 3 Subscription Enrolment for Microsoft Product di bawah program M.U.S.E (Managing University Software as an Enterprise), Kementerian Pengajian Tinggi. 2. TEKNOLOGI TERKINI 2.1. Melalui pendekatan ini pembida yang berjaya mesti memastikan sebarang perkembangan atau perubahan teknologi seterusnya dimasukkan ke dalam produk yang akan dihantar selama tempoh kontrak, tertakluk kepada harga komputer yang tidak berubah. 2.2. Contohnya,pembida yang berjaya dapat menawarkan processor yang di naik taraf beberapa bulan selepas tempoh kontrak telah bermula (contoh Untuk Intel Core i5 3.5 GHz, berbanding 3.2 GHz). Satu lagi contoh adalah di mana konfigurasi yang dipertingkatkan dengan meningkatkan saiz memori (contohnya dari 8 GB RAM hingga 9 GB RAM). Sebagai alternatif, cakera keras saiz yang lebih besar boleh ditawarkan. 2.3. Adalah dititikberatkan bahawa harga sewaan per unit komputer desktop akan kekal tidak berubah walaupun terdapat penaik tarafan mengikut tren pasaran dan perkembangan teknologi. 2.4. Keputusan untuk menaik taraf peralatan hanya boleh dibuat selepas perbincangan antara vendor dan wakil yang berjaya dipilih oleh Jawatankuasa Pembangunan Projek IT (JPPIT) dan Pejabat Infostruktur, UiTM (jawatankuasa teknikal yang bertanggungjawab untuk menyediakan spesifikasi dan penilaian teknikal). 3. KEPERLUAN SOKONGAN PERKHIDMATAN PENYELENGGARAAN 3.1. Penyelenggaraan diperlukan semasa tempoh sewaan. Pembida mestilah memberikan butiran alamat pusat perkhidmatan pada Borang Lokasi Pusat Servis pada Dokumen Tawaran Harga untuk kerja kerja penyelenggaraan komputer desktop semasa tempoh sewaan. Pembida perlu memastikan Pusat Servis ini mesti berada di setiap negeri seluruh Malaysia. 3.2. Sekiranya lokasi Pusat Servis tidak terletak di setiap negeri, pembida harus memastikan Pusat Servis perlu berada dalam lingkungan 100 km dari kampus UiTM yang terlibat. 3.3. Sekiranya perlu, pembida boleh bekerjasama dengan pemilik produk (principle) untuk perkhidmatan Joint Maintenance Support atau sebagai Authorize Service Centre. Bagi kerjasama tersebut, pemilik produk (principle) MESTI memberikan kepada UiTM satu dokumen yang mengesahkan terdapatnya perkhidmatan yang ditawarkan atau persetujuan di antara pemilik produk (principle) dan pembida terpilih. Maklumat mengenai perkara 3
tersebut mesti dinyatakan dalam perolehan "Dokumen Tawaran Harga" dan BUKAN "Dokumen Tawaran Teknikal". 3.4. Perlu diingatkan bahawa UiTM berhak untuk menyewa kurang daripada jumlah kuantiti bergantung kepada ketersediaan dana. 4. PENYELESAIAN ALTERNATIF Maklumat yang diberikan dalam dokumen ini merupakan cadangan oleh Jawatankuasa Teknikal yang bertanggungjawab ke atas projek ini. Walau bagaimanapun, pembida boleh memberikan penyelesaian alternatif yang mematuhi atau melebihi spesifikasi fungsian dan teknikal. Cadangan alternatif mestilah secara terperinci dan mempunyai maklumat yang mencukupi mengenai teknologi yang digunakan, sistem pengendalian, kos penyelenggaraan dan lain lain. 5. KRITERIAN PENILAIAN Cadangan tender akan dinilai menggunakan kriteria berikut: 5.1. Kesesuaian dengan spesifikasi dan keperluan Pejabat Bendahari 5.2. Kesesuaian teknikal spesifikasi dan fungsi spesifikasi (penyelesaian alternatif yang ditawarkan oleh pembida akan dipertimbangkan). termasuk semua dokumen sokongan seperti brosur, pamplet dan risalah. 5.3. Kedudukan ujian penanda aras (produk yang terpilih akan dijadikan sebagai tanda aras standard dengan mengunakan perisian penanda aras standart terhadap skor minima yang ditentukan oleh Jawatankuasa Pembangunan Projek IT JPPIT) 5.4. Reka bentuk parameter 5.5. Kos produk 5.6. Pengalaman penawar dalam melaksanakan sistem atau projek yang sama. 5.7. Jaminan dan sokongan perkhidmatan yang ditawarkan dalam cadangan tender 5.8. Mana mana kriteria lain yang dianggap penting oleh Pejabat Bendahari atau Jawatankuasa Pembangunan Projek IT (JPPIT) 6. SKOP KONTRAK 6.1. Pembekal dikehendaki mengambil maklum dan memahami keseluruhan skop kontrak seperti berikut : 6.1.1. Membekal komputer desktop secara sewaan kepada UiTM dan kampus kampus UiTM di seluruh Malaysia, termasuk di Sabah dan Sarawak pada sepanjang tempoh kontrak. 6.1.2. Menghantar, memasang, mengujilari dan mentauliah komputer desktop ke semua lokasi pembekalan yang diarahkan oleh UiTM seperti yang dinyatakan pada Perkara 6. 6.1.3. Menyediakan pangkalan data yang boleh diakses oleh pihak UiTM bagi semua rekod inventori komputer desktop yang dibekalkan kepada UiTM pada sepanjang tempoh kontrak. 6.1.4. Memastikan komputer desktop yang dibekalkan sentiasa berada pada tahap keboleh operasian (operability) yang memuaskan dan mencapai tahap prestasi optimum berdasarkan kepada spesifikasi teknikal yang telah ditetapkan/yang terkini oleh UiTM pada sepanjang tempoh sewaan. 6.1.5. Menggunakan perkhidmatan meja bantuan (helpdesk) yang disediakan oleh UiTM dalam memberi khidmat nasihat dan bantuan teknikal kepada pengguna di UiTM pada sepanjang tempoh kontrak. 6.1.6. Menyediakan perkhidmatan penyelenggaraan pembaikan (corrective maintenance) bagi komputer desktop yang dibekalkan pada sepanjang tempoh sewaan mengikut Service Level yang ditetapkan. 6.1.7. Membuat pertukaran lokasi komputer desktop yang telah dibekalkan jika ada keperluan pertukaran lokasi pengguna. 4
6.1.8. Membuat sesi perkembangan teknologi terkini sebanyak empat (4) kali iaitu sekali bagi setiap dua tahun, kepada staf teknikal IT UiTM. 7. TEMPOH KONTRAK 7.1. Tempoh kontrak adalah selama lapan (8) tahun. 7.2. Tarikh mula dan tamat kontrak akan ditetapkan oleh UiTM. 8. TEMPOH SEWAAN 8.1. Tempoh sewaan bagi komputer desktop yang dibekalkan adalah selama empat puluh lapan (48) bulan. 8.2. Pembekal dikehendaki mengemukakan tempoh bernafas (grace period) sekurang kurangnya tiga puluh hari (30) hari selepas tempoh sewaan tamat bagi membolehkan operasi perkomputeran di UiTM tidak terganggu. 8.3. UiTM tidak akan membayar sebarang kos sewaan kepada pembekal pada sepanjang tempoh bernafas (grace period) berkenaan. 8.4. Tempoh sewaan bagi setiap pesanan jabatan bermula apabila semua komputer desktop telah siap dibekal, dihantar, dipasang, diujilari dan ditauliah kepada pengguna UiTM seperti yang dinyatakan pada Perkara 12 serta berpandukan kepada tatacara yang ditetapkan oleh UiTM. 8.5. Tarikh mula dan tamat bagi tempoh sewaan adalah berbeza bagi setiap pesanan jabatan yang berasingan. 8.6. Pembekal dikehendaki memberi notis sekurang kurangnya 3 bulan sebelum tempoh sewaan tamat seperti berikut: 8.6.1. Notis Pertama : 3 Bulan sebelum tempoh sewaan tamat 8.6.2. Notis Kedua : 2 Bulan sebelum tempoh sewaan tamat 8.6.3. Notis Ketiga : 1 Bulan sebelum tempoh sewaan tamat 8.7. Sekiranya tiada notis yang dikemukakan oleh pembekal sehingga tempoh sewaan tamat, UiTM berhak untuk menggunakan komputer desktop tanpa membayar sebarang kos sewaan untuk tempoh 3 bulan terakhir setelah tempoh sewaan tamat. 8.8. Pembekal dikehendaki memenuhi semua arahan dan syarat yang telah ditetapkan oleh UiTM pada sepanjang tempoh sewaan. 9. JAMINAN PENGGUNAAN 9.1. Pembekal bertanggungjawab memastikan komputer desktop yang dibekalkan sentiasa berada pada tahap keboleh operasian (operability) yang memuaskan dan mencapai tahap prestasi optimum berdasarkan kepada spesifikasi teknikal yang telah ditetapkan oleh UiTM pada sepanjang tempoh sewaan. 9.2. UiTM mentafsirkan tahap keboleh operasian (operability) komputer desktop yang dibekalkan adalah seperti berikut : 9.2.1. Komputer berkenaan hendaklah boleh beroperasi pada tahap yang memuaskan 9.2.2. Memenuhi semua spesifikasi seperti yang telah ditetapkan dalam dokumen spesifikasi teknikal 9.2.3. Pengguna UiTM boleh mencapai aplikasi intranet dan internet sekiranya mempunyai sambungan kepada sistem rangkaian UiTM 9.2.4. Memenuhi semua aspek keselamatan pengguna 9.3. Sebarang kos melibatkan penyelenggaraan pembaikan (corrective maintenance) dan penyediaan gantian bagi komputer desktop yang dibekalkan pada sepanjang tempoh sewaan adalah merupakan tanggungjawab pembekal seperti yang dinyatakan pada Perkara 8.1. 5
9.4. Pembekal bertanggungjawab memastikan komputer desktop yang dibekalkan diinsuranskan dengan syarikat insurans yang berdaftar berdasarkan kepada skop perlindungan seperti yang dinyatakan pada Perkara 16.2. 9.5. Sebarang kos insurans komputer desktop yang dibekalkan adalah merupakan tanggungjawab pembekal seperti yang dinyatakan pada Perkara 8.1. 9.6. Peralatan komputer desktop yang disewa di dalam kontrak ini mestilah bebas daripada tuntutan oleh pihak ketiga. 10. LOKASI PEMBEKALAN 10.1. Kontrak ini meliputi pembekalan komputer desktop kepada semua lokasi di seluruh Malaysia, termasuk di Sabah dan Sarawak seperti yang diarahkan oleh UiTM. 10.2. Sebarang kos pembekalan komputer desktop yang dibekalkan ke sebarang lokasi pembekalan yang berkenaan adalah merupakan tanggungjawab pembekal seperti yang dinyatakan pada Perkara 8.1. 11. KUANTITI PEMBEKALAN 11.1. Kuantiti pembekalan bagi komputer desktop yang dinyatakan dalam kontrak ini adalah mengikut keperluan UiTM sahaja. 11.2. UiTM tidak menjamin walau dalam apa cara sekalipun bahawa kuantiti pembekalan yang dinyatakan dalam kontrak ini akan dipesan kesemuanya, tetapi pembekal dikehendaki membekalkan semua komputer desktop yang dipesan oleh UiTM melalui kontrak ini. 11.3. Pembekal dikehendaki membekalkan komputer desktop yang dipesan oleh UiTM melalui kontrak ini dalam apa jua kuantiti yang dipesan tetapi tidak melebihi daripada jumlah keseluruhan yang dipersetujui. 12. HARGA SEWAAN 12.1. Harga sewaan setiap komputer desktop yang dibekalkan di bawah kontrak ini adalah harga bersih termasuk : 12.1.1. Kos sewaan komputer desktop yang dibekalkan pada sepanjang tempoh sewaan. 12.1.2. Kos penghantaran komputer desktop ke semua lokasi pembekalan yang diarahkan oleh UiTM seperti yang dinyatakan pada Perkara 6.1. 12.1.3. Kos pemasangan, pengujilarian dan pentauliahan bagi komputer desktop yang dibekalkan di lokasi pembekalan. 12.1.4. Kos penyelenggaraan pembaikan (corrective maintenance) apabila berlaku sebarang kerosakan pada komputer desktop yang dibekalkan pada sepanjang tempoh sewaan. 12.1.5. Kos penggantian seperti yang dinyatakan pada Perkara 15.3. 12.1.6. Kos insurans komputer desktop yang dibekalkan pada sepanjang tempoh sewaan. 12.1.7. Kos perpindahan komputer sepanjang tempoh sewaan jika ada keperluan perpindahan lokasi terhadap komputer yang telah dihantar. 12.1.8. Lain lain kos yang diperlukan, sekiranya ada. 12.2. UiTM tidak akan membayar sebarang kos tambahan kepada pembekal selain daripada harga sewaan yang dinyatakan. 13. HAK MILIK PERALATAN ICT 13.1. Semua komputer desktop yang dibekalkan adalah merupakan hak milik pembekal pada sepanjang tempoh sewaan. 6
14. PESANAN JABATAN 14.1. Semua pesanan jabatan kepada pembekal hanya boleh dibuat secara bertulis oleh Pejabat Bendahari UiTM dengan menggunakan borang pesanan rasmi UiTM yang lengkap. 14.2. Kuantiti pesanan adalah tertakluk kepada setiap pesanan berdasarkan kepada keperluan semasa UiTM tertakluk kepada prosedur semasa yang berkuatkuasa seperti yang dinyatakan pada Perkara 7. 14.3. Bagi tujuan penyelarasan dan memudahkan pentadbiran kontrak ini, UiTM boleh mengadakan sesuatu tarikh atau tempoh tertentu bagi membuat pesanan, contohnya pada setiap suku tahun atau setiap setengah tahun. Tarikh atau tempoh berkenaan hendaklah dipersetujui oleh pembekal. 14.4. Penghantaran borang pesanan tersebut boleh dilakukan melalui : a. Pesanan bercetak secara serahan tangan, atau b. Pesanan bercetak secara surat berdaftar, pos laju atau perkhidmatan courier, atau c. Lain lain kaedah pesanan yang dipersetujui di dalam kontrak ini. 14.5. Tarikh akhir untuk mengeluarkan pesanan jabatan adalah tiga puluh (30) hari sebelum akhir tahun ke empat (4) kontrak ini. 15. TEMPOH SERAHAN 15.1. Tempoh serahan adalah seperti yang dinyatakan dalam dokumen tender. 15.2. UiTM berhak mengubah tempoh serahan kepada sesuatu tempoh lain tertakluk kepada syarat syarat berikut : 15.2.1. Perubahan dibuat dengan persetujuan bertulis antara UiTM dan pembekal. 15.2.2. Perubahan dimaklumkan kepada pembekal dengan notis tidak kurang daripada tujuh (7) hari selepas Pesanan Jabatan dibuat. 15.2.3. Perubahan dilaksanakan oleh pembekal tanpa sebarang tambahan kos. 15.3. Sekiranya UiTM telah mematuhi Perkara 11.1 dan 11.2 tetapi pembekal gagal membuat penyerahan komputer desktop dalam tempoh masa yang ditetapkan, UiTM berhak membatalkan pesanan jabatan berkenaan dan pembekal akan dikenakan denda seperti yang ditetapkan dalam kontrak. 15.4. UiTM berhak menangguh atau menolak sebarang pembayaran sekiranya pembekal gagal memenuhi mana mana arahan atau syarat yang telah ditetapkan oleh UiTM. 16. PENGHANTARAN, PENERIMAAN, PEMASANGAN DAN PENTAULIAHAN 16.1. Pembekal dikehendaki menghantar komputer desktop berdasarkan kepada pesanan jabatan yang dikeluarkan oleh UiTM ke mana mana lokasi pembekalan seperti yang dinyatakan pada Perkara 6.1. 16.2. Sebarang kos penghantaran komputer desktop yang dibekalkan adalah merupakan tanggungjawab pembekal seperti yang dinyatakan pada Perkara 8.1. 16.3. UiTM akan melantik pegawai penyelaras bagi urusan penerimaan komputer desktop berdasarkan kepada pesanan jabatan yang dikeluarkan. Pegawai penyelaras yang dilantik adalah bertanggungjawab bagi menerima, memeriksa, memperaku dan mengesahkan penerimaan komputer desktop yang dihantar. Maklumat berkenaan pegawai penyelaras yang dilantik akan dikemukakan kepada pembekal. 16.4. Pembekal bertanggungjawab untuk menghubungi pegawai penyelaras yang dilantik oleh UiTM bagi urusan penghantaran dan penerimaan. 16.5. Penghantaran komputer desktop hendaklah dilakukan pada waktu pejabat UiTM sahaja. UiTM berhak menangguh atau menolak sebarang penghantaran yang tidak menepati masa seperti yang telah ditetapkan oleh UiTM. 16.6. Pembekal dikehendaki mengemukakan maklumat lengkap berkenaan penghantaran komputer desktop berkenaan tarikh dan masa penghantaran, syarikat pengangkutan yang 7
digunakan, wakil yang boleh dihubungi serta lain lain maklumat yang berkaitan kepada pegawai penyelaras yang dilantik oleh UiTM. 16.7. Pembekal dikehendaki mengemukakan dokumen dokumen yang lengkap semasa membuat penghantaran. Sekiranya terdapat format tertentu yang ditetapkan oleh UiTM, pembekal dikehendaki mengemukakan dokumen dokumen yang berkaitan mengikut format berkenaan. 16.8. Pembekal bertanggungjawab membungkus komputer desktop mengikut piawaian pembungkusan dan dipastikan selamat untuk tujuan penghantaran. 16.9. Pegawai penyelaras UiTM bertanggungjawab untuk memeriksa komputer desktop yang diterima adalah sama bilangan kuantiti dan spesifikasi teknikal seperti yang dinyatakan pada pesanan jabatan. 16.10. Sekiranya didapati komputer desktop yang dihantar tidak menepati kuantiti dan spesifikasi teknikal seperti yang dinyatakan pada pesanan jabatan, pembekal dikehendaki membuat gantian dalam tempoh satu (1) hari tanpa sebarang tambahan kos. 16.11. UiTM berhak menangguh atau menolak sebarang komputer desktop yang dihantar sekiranya ia didapati tidak menepati kuantiti dan spesifikasi teknikal seperti yang dinyatakan pada pesanan jabatan. 16.12. Pegawai penyelaras UiTM bertanggungjawab untuk memeriksa komputer desktop yang diterima adalah sempurna dan tidak rosak akibat daripada pembungkusan yang tidak sempurna atau kecuaian pembekal semasa mengendalikan urusan penghantaran. Semua komputer yang dibekalkan perlu melaksanakan ujian penerimaan pengguna (UAT) bagi memastikan komputer yang dibekalkan adalah sempurna, baik dan boleh digunakan. 16.13. Sekiranya didapati komputer desktop yang dihantar tidak sempurna atau rosak akibat daripada pembungkusan yang tidak sempurna atau kecuaian pembekal semasa mengendalikan urusan penghantaran, pembekal dikehendaki membuat gantian dalam tempoh satu (1) hari tanpa sebarang tambahan kos. 16.14. UiTM berhak menangguh atau menolak sebarang komputer desktop yang dihantar sekiranya ia didapati tidak sempurna atau rosak akibat daripada pembungkusan yang tidak sempurna atau kecuaian pembekal semasa mengendalikan urusan penghantaran. 16.15. Pembekal bertanggungjawab untuk memasang dan mengujilari komputer desktop yang dibekalkan di lokasi pembekalan bagi memastikan ia berfungsi dengan baik. 16.16. Pegawai penyelaras UiTM bertanggungjawab untuk memeriksa dan mentauliahkan komputer desktop yang dibekalkan. 16.17. Sekiranya didapati komputer desktop yang dibekalkan tidak berfungsi dengan baik, pembekal dikehendaki membuat gantian dalam tempoh satu (1) hari tanpa sebarang tambahan kos. 16.18. UiTM berhak menangguh atau menolak sebarang komputer desktop yang dipasang sekiranya ia didapati tidak berfungsi dengan baik. 16.19. Sekiranya pembekal lewat atau gagal memenuhi sebarang pesanan atas sebab tertentu, UiTM berhak untuk membuat perolehan daripada pembekal lain dengan spesifikasi yang sama atau lebih baik, pada harga dan terma terma yang sama. 16.20. Sekiranya pengeluar lewat atau gagal memenuhi sebarang pesanan atas sebab tertentu, UiTM berhak untuk membuat perolehan daripada pengeluar lain dengan spesifikasi yang sama atau lebih baik, pada harga dan terma terma yang sama. 17. PEMULANGAN 17.1. Pembekal dikehendaki mengemukakan dokumen dokumen yang lengkap semasa membuat pengambilan komputer desktop. Sekiranya terdapat format tertentu yang ditetapkan oleh UiTM, pembekal dikehendaki mengemukakan dokumen dokumen yang berkaitan mengikut format berkenaan. 8
17.2. Pembekal perlu mengemaskini inventori komputer desktop tiga (3 )bulan sebelum tamat tempoh sewaan. 17.3. Kegagalan pembekal mengambil semula komputer desktop selepas 30 hari tempoh penangguhan (End Grace Period) akan dekenakan penalti yang akan oleh pihak UiTM. 18. PEMBAYARAN 18.1. Harga sewaan setiap komputer desktop yang dibekalkan akan dibayar secara bulanan mengikut pesanan jabatan yang dikeluarkan sehingga tempoh sewaan tamat seperti yang dinyatakan pada Perkara 4. 18.2. Sebarang permohonan perubahan kepada kaedah pembayaran hanya boleh dibuat secara bertulis oleh pembekal dan hanya dengan persetujuan oleh UITM. 18.3. UiTM berhak mengenakan caj penalti mengikut jumlah yang telah ditetapkan atas kegagalan pembekal dalam melaksanakan kontrak ini. 18.4. UiTM berhak menangguh atau menolak sebarang pembayaran tanpa kos sekiranya pembekal gagal memenuhi mana mana arahan atau syarat yang telah ditetapkan oleh UiTM. 19. PERKHIDMATAN MEJA BANTUAN (HELPDESK) 19.1. Pembekal bertanggungjawab menyediakan perkhidmatan meja bantuan (helpdesk) yang mampu memberi khidmat nasihat dan bantuan teknikal kepada pengguna di UiTM pada sepanjang tempoh kontrak. 19.2. Pembekal bertanggungjawab menyediakan perkhidmatan sokongan teknikal dengan bilangan kakitangan yang mencukupi agar sentiasa boleh dihubungi dan beroperasi pada waktu pejabat UiTM bermula dari jam 8.30 pagi hingga 5.30 petang pada setiap hari bekerja UiTM. 19.3. Perkhidmatan sokongan teknikal dikehendaki menggunakan service management application system atau mana mana sistem aplikasi yang ditetapkan oleh UiTM, yang dikendalikan oleh UiTM bagi melaksanakan tanggungjawab berikut: a. Mengesahkan tiket aduan. b. Memberi khidmat nasihat dan bantuan teknikal. c. Menghubungi wakil wakil servis dilantik untuk membaiki kerosakan secara on site sekiranya aduan tidak dapat diselesaikan. d. Memastikan perkhidmatan diberikan dalam tempoh masa yang ditetapkan seperti mana yang dinyatakan pada 15.2 dan 15.3. 19.4. UiTM berhak menangguh atau menolak sebarang pembayaran sekiranya pembekal gagal memenuhi mana mana arahan atau syarat yang telah ditetapkan oleh UiTM. 20. PERKHIDMATAN PENYELENGGARAAN 20.1. Pembekal bertanggungjawab memastikan komputer desktop yang dibekalkan sentiasa berada pada tahap keboleh operasian (operability) yang memuaskan dan mencapai tahap prestasi optimum berdasarkan kepada spesifikasi teknikal yang telah ditetapkan oleh UiTM pada sepanjang tempoh sewaan. 20.2. Pembekal bertanggungjawab menyediakan perkhidmatan penyelenggaraan pembaikan (corrective maintenance) bagi komputer desktop yang dibekalkan pada sepanjang tempoh sewaan. Pembekal dikehendaki : 20.2.1.Melaksanakan penyelenggaraan berdasarkan kepada aduan yang direkodkan melalui service management application system seperti yang dinyatakan pada Perkara 14.1, 14.2 dan 14.3. 20.2.2.Memberi maklum balas/berhubung dengan pengguna terhadap aduan yang dibuat dalam tempoh 1 jam setelah aduan direkodkan. 9
20.2.3. Memberi bantuan on site kepada aduan pengguna UiTM dalam tempoh masa empat (4) jam dari masa setiap aduan direkodkan melalui service management application system. 20.3. Sekiranya aduan tidak dapat diselesaikan dalam tempoh masa 24 jam dari masa aduan direkodkan, pembekal bertanggungjawab menyediakan komputer desktop gantian dengan spesifikasi teknikal yang setaraf atau lebih, tanpa sebarang tambahan kos. 20.4. UiTM berhak mengenakan caj penalti mengikut jumlah yang telah ditetapkan sekiranya pembekal gagal mematuhi masa yang ditetapkan dan menyediakan komputer desktop gantian dalam tempoh masa berkenaan, tertakluk kepada prosedur semasa yang berkuatkuasa. 20.5. Sebarang kos penyelenggaraan komputer desktop yang dibekalkan adalah merupakan tanggungjawab pembekal seperti yang dinyatakan pada Perkara 8.1. 20.6. UiTM berhak menangguh atau menolak sebarang pembayaran sekiranya pembekal gagal memenuhi mana mana arahan atau syarat yang telah ditetapkan oleh UiTM. 21. PERLINDUNGAN INSURANS 21.1. Pembekal bertanggungjawab memastikan komputer desktop yang dibekalkan diinsuranskan dengan syarikat insurans yang berdaftar. 21.2. Perlindungan insurans hendaklah meliputi skop berikut : 21.2.1.Kerugian atau kerosakan kepada komputer desktop yang dibekalkan akibat tindakan yang tidak disengajakan. 21.2.2.Kerugian atau kerosakan kepada komputer desktop yang dibekalkan akibat kebakaran atau kilat. 21.2.3.Kecurian kepada komputer desktop yang dibekalkan. 21.2.4.Kecederaan fizikal akibat seperti yang dinyatakan pada Perkara 16.2.1, 16.2.2 dan 16.2.3. 21.2.5.Kerugian atau kerosakan harta benda akibat seperti yang dinyatakan pada Perkara 16.2.1, 16.2.2 dan 16.2.3. 21.3. Sebarang kos insurans komputer desktop yang dibekalkan adalah merupakan tanggungjawab pembekal. 22. PENGGUNAAN KONTRAK 22.1. Pembekalan komputer desktop melalui kontrak ini adalah terhad kepada perolehan secara sewaan sahaja. 22.2. UiTM tidak terikat untuk membuat perolehan komputer desktop hanya melalui kontrak ini sahaja pada sepanjang tempoh kontrak ini berlangsung. 22.3. UiTM berhak untuk membuat perolehan komputer desktop daripada punca dan kaedah perolehan selain daripada kontrak ini pada sepanjang tempoh kontrak ini berlangsung. 23. PENGURUSAN PROJEK 23.1. UiTM akan melantik pengurus projek bagi mengendalikan segala urusan berkenaan kontrak ini. 23.2. Pembekal dikehendaki menyediakan kumpulan pengurusan projek khusus bagi mengendalikan segala urusan berkenaan kontrak ini yang melibatkan : 23.2.1.Menyediakan Carta Gantt dalam hardcopy dan softcopy pelaksanaan projek ini untuk diserahkan kepada pihak UiTM. 23.2.2.Pengurusan kontrak, bil dan tuntutan pembayaran. 23.2.3.Dokumentasi kontrak termasuk laporan laporan kemajuan kontrak. 23.2.4.Pengendalian dan pengurusan rekod (asset management) komputer desktop yang dibekalkan. 10
23.2.5. Pengurusan penghantaran, pemasangan, pengujilarian dan pentauliahan komputer desktop yang dibekalkan. 23.2.6. Pengurusan perkhidmatan meja bantuan (helpdesk) dan penyelenggaraan komputer desktop yang dibekalkan. 23.2.7. Segala urusan lain yang berkaitan dengan kontrak ini. 23.3. Pembekal dikehendaki menyediakan pangkalan data yang boleh diakses oleh pihak UiTM bagi semua rekod inventori komputer desktop yang dibekalkan kepada UiTM pada sepanjang tempoh kontrak. 24. SESI PERKEMBANGAN TEKNOLOGI 24.1. Pembekal perlu membuat sesi perkembangan teknologi kepada pihak staf teknikal IT dua tahun sekali (16 jam). Maka untuk lapan tahun tempoh kontrak perlu ada empat kali sesi perkembangan teknologi. 24.2. Kos penganjuran adalah ditanggung sepenuhnya oleh pihak pembekal 24.3. Lokasi adalah ditentukan oleh pihak pembekal 11