Úvod do hospodárskej informatiky (prednáška 7) František Babič

Úvod do hospodárskej informatiky (prednáška 7) František Babič

2 Osnova Proces a podnikové procesy Procesná analýza BPMN Procesné riadenie Optimalizácia procesov Reinžiniering

3 Proces (1) Súhrn činností, ktorý transformuje súbor vstupov na súbor výstupov pre iných ľudí alebo procesy za využitia pracovnej sily a nástrojov (Řepa, 2007). Množina na seba nadväzujúcich činností, ktoré z definovaných vstupov vytvárajú požadovaný výstup, viažu na seba zdroje (ľudia, technológie, materiál, financie, čas) a majú merateľné charakteristiky (Gála a kol., 2005).

4 Proces (2) Vlastník procesu zodpovedná osoba, ktorá daný proces vytvorila, aby priniesol organizácii pridanú hodnotu. Môže proces riadiť, nemusí vykonávať jednotlivé činnosti. Zákazník procesu vlastník procesu, ktorý nadväzuje na daný proces, využíva jeho výsledok. Zdroje (merateľné vstupy do procesu), ktoré sa transformujú na pridanú hodnotu.

5 Podnikové procesy - hlavné Hlavný proces slúži na tvorbu produktov alebo služieb, ktoré sú určené pre externých zákazníkov danej organizácie. Je riadený výkonovo, pridáva hodnotu pre organizáciu, prebieha cez organizáciu, generuje zisk. Tu môžeme medzi príklady takéhoto procesu zaradiť napr. vývoj, výrobu, marketing, predaj, či fakturáciu.

6 Podnikové procesy - riadiace Predstavujú opatrenia alebo činnosti, ktoré manažéri vykonávajú na podporu hlavných i podporných procesov. Sú riadené nákladovo, nepridávajú hodnotu organizácii, prebiehajú cez organizáciu, negenerujú zisk. Dobrým príkladom je operatívne plánovanie, definícia cieľov, či opätovná kontrola.

7 Podnikové procesy - podporné Tvoria produkty alebo služby, ktoré sú však na rozdiel od hlavných procesov pre zákazníka neviditeľné, ale samotnú organizáciu nevyhnutné. Sú riadené výkonovo, je možné ich outsorcovať, pridávajú hodnotu pre organizáciu, neprebiehajú cez organizáciu a negenerujú zisk. Tu patrí napr. plánovanie, financie, nákup, školenia, či riadenie informačných technológií.

PROCESNÁ ANALÝZA 8

9 Procesná analýza Analyzuje tok práce od jedného človeka k druhému, pričom jasnejšie popisuje vstupy, výstupy, jednotlivé kroky a prípadne tiež spotrebu jednotlivých zdrojov. Analýza konkrétneho procesu alebo komplexná analýza všetkých procesov v organizácii. Je východiskom (základom) pre následnú optimalizáciu (úprava) alebo reinžiniering (radikálna rekonštrukcia podnikových procesov).

10 Procesná analýza - postup 1. Vypracovanie zoznamu procesov (vytvorenie procesných máp), 2. Rozdelenie procesov podľa typu (hlavné, podporné a riadiace), 3. Určenie vlastníka, priority a hraníc jednotlivých procesov, 4. Identifikácia jednotlivých činností procesu, 5. Meranie, vyhodnotenie a zlepšovanie procesov. Závadský, K. (2005) Systémové pojednání o procesním řízení.

11 Procesná analýza - metodika BPMN (Business Process Modeling Notation) UML (Unified Modeling Language) ARIS (Architecture of Integrated Information Systems) PDT (The Workflow Process Definition Tool) Process Flowchart diagram

12 Procesná analýza - výsledok Procesný model ako reálny obraz procesov, ktoré v organizácii prebiehajú. Tento model zohľadňuje všetky fakty, napr. kto, čo robí, aké technológie sú pri tom použité, aké dáta pri tom vznikajú a pod. Procesný model = detailnejší popis jedného konkrétneho procesu. Procesná mapa = prehľadne popisuje všetky procesy a činnosti v podniku.

13 Procesná mapa - príklad Teplická, K. (2004) Základná charakteristika procesov v oblasti manažérstva kvality

14 BPMN Primárnym cieľom BPMN je poskytnúť notáciu, ktorá je jednoduchá na pochopenie pre všetkých používateľov (od analytikov, vývojárov až po riadiacich firemných pracovníkov). BPMN definuje množinu grafických prvkov: Tokové objekty (Flow Objects), Spojovacie objekty (Connecting Objects), Artefakty (Artifacts), Plavecké dráhy (Swimlanes).

PROCESNÉ RIADENIE 15

16 Procesné riadenie Ponúka jednoduchý a prehľadný pohľad na tok práce a materiálu v podniku. Prostredníctvom vytvorených procesných modelov je možné merať výkonnosť podniku a plánovať potrebné nielen materiálne ale aj ľudské zdroje. Prechod od funkčného riadenia => k procesnému.

17 Funkčné vs. procesné riadenie Funkčné riadenie Oddelenia vo firme fungujú autonómne Optimalizácia len v rámci oddelenia (lokálna) Ekonomické ukazovatele ako kritéria úspešnosti Zamerané na následky vzniknutých javov a situácií Komunikácia je komplikovaná, prebieha cez nadriadených Rigidná štruktúra Procesné riadenie Oddelenia sú integrované, činnosti prebiehajú aj medzi nimi Optimalizácia procesu, čiže cez všetky zapojené oddelenia Pridaná hodnota pre zákazníka ako kritérium úspešnosti Zamerané na príčiny vzniknutých javov a situácií Umožňuje jednoduchšiu komunikáciu a zdieľanie znalostí Vyššia pružnosť

18 Kedy sú procesy riadené? (1) Existuje prehľad všetkých procesov vo firme? Existuje ich detailný popis? Je priebežne aktualizovaný? Má každý proces definovaného vlastníka? Má každý proces definovaný svoj cieľ, ktorý je v súlade so strategickými cieľmi firmy? Je procesný model súčasťou základnej internej dokumentácie?

19 Kedy sú procesy riadené? (2) Sú definované väzby medzi procesným modelom a organizačnou štruktúrou? Sú definované väzby medzi procesným modelom a IT? Sú definované kritéria výkonnosti procesov? Existuje pravidelný monitoring hodnôt týchto kritérií? Je plnenie týchto kritérií používané ako podklad pre odmeňovanie pracovníkov?

20 Kedy sú procesy riadené? (3) Je procesný model dostupný pre všetkých pracovníkov? Je tento model využívaný pri implementácií projektov? Existuje samostatné oddelenie zodpovedné za koncepciu neustáleho zlepšovania procesného modelu?

OPTIMALIZÁCIA PROCESOV 21

22 Optimalizácia procesov Analýza existujúcich procesov, hľadanie príčin ich neefektívnosti, prípadne nízkej kvality výstupu, a následnými krokmi smerujúcimi k celkovému zlepšeniu účinnosti procesov. Cieľ = proces, ktorý dosiahne výsledok bez nadbytočnej práce. Dva spôsoby optimalizácie: Priebežná optimalizácia (prirodzený procesný prístup). Skokové zlepšenie (reengineering).

23 Reinžiniering procesov (1) Začína od nového začiatku. Cieľom nie je vylepšiť existujúci proces, ale hľadá sa nový pohľad naň. Často sa rieši otázka, či nie je efektívnejšie tento proces kúpiť ako službu u externého dodávateľa (outsourcing). Je zameraný na externých zákazníkov a ich potreby.

24 Reinžiniering procesov (2) Namiesto vstupov sa zameriava na výstupy. Cieľom je vytvorenie kreatívneho pracovného prostredia.

25 Reinžiniering postup (1) Plánovanie a spustenie projektu (definícia cieľov, výber metodiky, stanovenie harmonogramu, vytvorenie tímu, výber externých konzultantov). Analýza a zhodnotenie súčasného stavu (vytvorenie modelov existujúcich procesov, benchmarking, identifikácia požiadaviek, technologické zabezpečenie). Kubiš J. (2007) Procesy podniku a ich modelovanie. Řepa V. (2006) Podnikové procesy. Procesní řízení a modelování.

26 Reinžiniering postup (2) Globálny návrh procesov (návrh štruktúry procesov a ich technickej podpory). Pilotný príklad navrhovanej zmeny (náklady, prínosy) = prezentácia vedeniu organizácie. Detailný návrh systému procesov (detailný popis nových procesov, návrh plánu implementácie a nasadenia, návrh podporného IKT riešenia, skúšobná prevádzka). Kubiš J. (2007) Procesy podniku a ich modelovanie. Řepa V. (2006) Podnikové procesy. Procesní řízení a modelování.

27 Reinžiniering postup (3) Implementácia a nasadenia navrhovaného systému procesov (meranie KPI). Postupné zlepšovanie nasadeného systému procesov (kontinuálne, zamerané nielen na procesy, ale aj podporné IKT). Kubiš J. (2007) Procesy podniku a ich modelovanie. Řepa V. (2006) Podnikové procesy. Procesní řízení a modelování.

28 Simulácia procesov Cieľ = napodobniť činnosť komplikovaného reálneho podnikového systému pomocou počítačového modelu a následne pri experimentovaní s modelom sledovať správanie systému. Čím zložitejší modelovaný systém je, tým výraznejšie vyniknú prednosti simulácie.

29 Simulácia procesov - model Model procesu sa tvorí zadávaním kritických prevádzkových parametrov reálneho procesu do simulačného programu. Ponúka výstupy vo forme používateľom definovaného súboru ukazovateľov, ktoré boli získané pri simulácii analyzovaného podnikového procesu. Napr.: grafy využitia zdrojov v čase, celkové doba trvania procesu.

30 Simulácia procesov - postup 1. Definícia, analýza problému a určenie cieľov. 2. Zber a spracovanie údajov. 3. Návrh konceptuálneho modelu. 4. Návrh simulačného modelu. 5. Overenie a validácia modelu. 6. Vykonanie experimentov a analýza výsledkov. 7. Implementácia modelu.

31 Simulácia procesov - výsledok

32 Reinžiniering najčastejšie chyby (1) Chýbajúca podpora vedenia firmy a zdroje. Priebežná optimalizácia procesu namiesto jeho úplnej zmeny. Ignorovanie názorov vlastníkov procesu a ostatných participujúcich zamestnancov. Chýbajúce znalosti ako správne reengineering realizovať.

33 Reinžiniering najčastejšie chyby (2) Odmietanie služieb externej konzultačnej spoločnosti. Priebežná optimalizácia procesu namiesto jeho úplnej zmeny.

34 Ďakujem za pozornosť http://people.tuke.sk/jan.paralic/uhi.html