E-Government na Slovensku

Transcription

1

2 Názov: E-Government na Slovensku Autor: kolektív autorov Zodpovedný redaktor: Tomáš Petraško Vydavateľ: Družba Slovensko Ukrajina, n.o. Tlač: Michal Vaško VYDAVATEĽSTVO Vydanie: 1. Rok vydania: 2017 Názov projektu: Družba Slovensko - Ukrajina SLOVAKIA - UKRAINE: COOPERATION ACROSS THE BORDER Slovensko - Ukrajina: Spolupráca naprieč hranicou Financované z grantu Nórskeho kráľovstva prostredníctvom Nórskeho finančného mechanizmu a spolufinancované zo štátneho rozpočtu Slovenskej republiky v rámci Programu SK08 Cezhraničná spolupráca Slovensko Ukrajina: Spolupráca naprieč hranicou. Výška grantu , celkový rozpočet projektu: Viac informácií na: www. norwaygrants.sk a

3 E-GOVERNMENT NA SLOVENSKU E-GOVERNMENT IN SLOVAKIA POVINNÁ AKTIVÁCIA ELEKTRONICKÝCH SCHRÁNOK PRÁVNICKÝCH OSÔB ELEKTRONICKÉ DORUČOVANIE KVALIFIKOVANÝ ELEKTRONICKÝ PODPIS MANDATORY ACTIVATION OF ELECTRONIC MAILBOXES OF LEGAL ENTITIES ELECTRONIC DELIVERY QUALIFIED ELECTRONIC SIGNATURE 2017

4 OBSAH 1. Čo je e-government a ako funguje 1.1. Ústredný portál verejnej správy 2. Elektronické schránky 2.1. Čo je to elektronická schránka 2.2. Proces povinnej aktivácie elektronických schránok 2.3. Aktivácia elektronickej schránky 3. Elektronický preukaz s čipom (eid karta) 3.1. Občiansky preukaz 3.2. Doklad o prechodnom pobyte 3.3. Alternatívny autentifikátor Osoby oprávnené na prístup a disponovanie s elektronickou schránkou Používanie elektronickej schránky Prihlásenie do elektronickej schránky Práca s elektronickou schránkou Organizačné usporiadanie elektronickej schránky Spravovanie elektronickej schránky Operácie s priečinkami Nastavenie notifikácií pre jednotlivé priečinky Návrat na úvodnú stránku a odhlásenie z elektronickej schránky Zrušenie a deaktivácia elektronickej schránky Sprístupnenie obsahu elektronickej schránky po ukončení podnikania Elektronická komunikácia a doručovanie Obyčajné doručovanie elektronických úradných dokumentov Doručovanie elektronických úradných dokumentov do vlastných rúk Kvalifikovaný elektronický podpis Čo je kvalifikovaný elektronický podpis? Vytvorenie kvalifikovaného elektronického podpisu prostredníctvom komerčnej aplikácie Súkromný kľúč pre vytvorenie KEP Verejný kľúč pre overenie KEP Kvalifikovaný certifikát pre vytvorenie KEP Uznávanie zahraničných kvalifikovaných certifikátov Časová pečiatka Akreditovaná certifikačná autorita Vytvorenie kvalifikovaného elektronického podpisu prostredníctvom občianskeho preukazu s elektronickým čipom Bezpečnostné kódy PIN a PUK Kvalifikovaný certifikát Softvérové vybavenie pre elektronické podpisovanie a prezeranie dokumentov aplikácia D.Signer/ /XAdES. a aplikácia D.Viewer Ako urobiť elektronické podanie s využitím KEP Elektronické podanie pri službe Všeobecná agenda Autorizácia príloh elektronického podania Autorizácia prostredníctvom komerčnej aplikácie Zaručená konverzia dokumentov 8. Výhody e-governmentu 8.1. Prehľad najvyužívanejších elektronických služieb 8.2. Porovnanie správnych a súdnych poplatkov pri klasických a elektronických podaniach 9. Videonávody, legislatíva a internetové zdroje 9.1. Videonávody 9.2. Prehľad súvisiacich internetových stránok 9.3. Prehľad súvisiacich právnych predpisov 10. Často kladené otázky

5 CONTENT What e-government is and how it works Central Portal of Public Administration 2. Electronic mailboxes 2.1. What is an electronic mailbox? 2.2. The process of mandatory activation of electronic mailboxes 2.3. Activation of an electronic mailbox 3. Electronic identity card with a chip (eid card) 3.1. National identity card 3.2. Document on temporary residence 3.3. Alternative authenticator Persons authorised to access and use an electronic mailbox Using an electronic mailbox Logging into an electronic mailbox Working with an electronic mailbox Organizational configuration of an electronic mailbox Administration of an electronic mailbox Operations with folders Setting notifications for individual folders Returning to the home page and logging off from an electronic mailbox Cancellation and deactivation of an electronic mailbox Accessing the content of an electronic mailbox after ceasing to do business Electronic communication and delivery Common delivery of electronic official documents Registered delivery of electronic official documents 7. Qualified electronic signature 7.1. What is a qualified electronic signature? Creation of a qualified electronic 99 signature through a commercial application Private key for creating a QES Public key for verifying a QES Qualified certificate for creating 103 a QES Recognition of foreign qualified 103 certificates Time stamp Accredited certification authority Creation of a qualified electronic 109 signature through a national identity card with an electronic chip PIN and PUK security codes Qualified certificate Software tools for electronic signing 115 and viewing of documents the applications D.Signer/XAdES. and D.Viewer 7.5. How to make an electronic 119 submission with use of a QES Electronic submissions with the 121 service General agenda Authorisation of attachments to 129 electronic submissions Authorisation via a commercial 133 application Guaranteed conversion of documents Advantages of e-government 8.1. Overview of the most commonly used electronic services 8.2. Comparison of administrative and court fees with classic and electronic submissions 9. Video instructions, legislation and Web resources 9.1. Video instructions 9.2. Overview of associated Web pages 9.3. Overview of associated legal provisions 10. Frequently asked questions

6 PREDSLOV Od 1. júla 2017 sa stane účinným na území Slovenskej republiky novelizovaný zákon č. 305/2013 Z.z. zákon o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-governmente), ktorý zavádza povinnú elektronickú komunikáciu medzi právnickými osobami a orgánmi štátnej správy prostredníctvom elektronických dátových schránok. Právnickým osobám budú po tomto dátume všetky dôležité úradné dokumenty doručované výhradne do elektronických dátových schránok. Tento zákon sa samozrejme, vzťahuje aj na subjekty s ukrajinskou účasťou, kde vo väčšine prípadov sú štatutármi ukrajinskí občania. Považujeme za nevyhnutné vypracovať k tejto problematike komplexnú analýzu s podrobným výkladom a so zreteľom na to, že štatutárom je osoba z tretej krajiny, t.j. mimo územia členského štátu Európskej únie alebo členského štátu Organizácie pre hospodársku spoluprácu a rozvoj, a následný preklad analýzy do ukrajinského jazyka. Tento dokument by mal ukrajinské subjekty uviesť do problematiky fungovania e-governmentu, predovšetkým ich oboznámiť s používaním elektronických dátových schránok a elektronickým doručovaním, vysvetliť im nevyhnutnosť zabezpečiť si doklad s čipom ako aj jeho samotné používanie vrátane práce s kvalifikovaným elektronickým podpisom.

7 FOREWARD From 1 July 2017 amended Act No. 305/2013 Coll. on the Electronic Form of Governance Conducted by Public Authorities and on amendments and supplements to other acts (the Act on e-government), which establishes mandatory electronic communication between legal entities and authorities of state administration by means of electronic data mailboxes, comes into force in the Slovak Republic. After this date all important official documents will be delivered to legal entities exclusively to electronic data mailboxes. This act is also obviously related to subjects with Ukrainian participation, where in the majority of cases Ukrainian citizens are the statutory authorities. We consider as essential to elaborate a thorough analysis with detailed commentary on this issue and in regard to the fact that a statutory authority is a person from a third-party country, i.e. one outside the territory of a European Union member state or a member state of the Organization for Economic Cooperation and Development, and the subsequent translation of such an analysis into the Ukrainian language. This document should introduce Ukrainian subjects to the issue of the functioning of e-government, primarily to familiarize them with the use of electronic data mailboxes and electronic delivery and to explain to them the necessity of securing a document with a chip as well as its actual use, including working with qualified electronic signatures.

8 01. ČO JE E-GOVERNMENT A AKO FUNGUJE E-Government možno definovať ako elektronickú formu výkonu verejnej správy prostredníctvom informačno-komunikačných technológií (IKT), najmä internetovej siete. Cieľom zavedenia elektronických služieb verejnej správy (e-governmentu) je zefektívnenie a skvalitnenie poskytovania verejných služieb pre občanov a podnikateľov a ich jednoduchšia komunikácia s orgánmi verejnej správy. Vďaka e-governmentu môžu občania a podnikatelia jednoduchšie, takpovediac z pohodlia domova či kancelárie, komunikovať s úradmi, zasielať im svoje pripomienky, otázky, podnety a žiadosti, ktoré by inak museli vybaviť osobne priamo na úrade, čo býva častokrát spojené s niekoľkohodinovým čakaním, pričom sú obmedzení úradnými hodinami. V zásade ide o on-line komunikáciu na rôznych úrovniach verejnej správy, a to: G2A (Government to Administration) verejná správa a administratíva G2B (Government to Businesses) verejná správa a podnikateľská sféra G2C (Government to Citizens) verejná správa k občanovi G2E (Government to Employees) verejná správa a jej zamestnanci G2G (Government to Governments) medzi inštitúciami verejnej správy C2G (Citizens to Governments) občania k verejnej správe Zavedením a postupným rozširovaním služieb e-governmentu dochádza k interakcii verejnej správy s občanmi a podnikateľskými subjektmi vo všetkých jej oblastiach, a to na centrálnej, regionálnej aj miestnej úrovni. Tento proces sa nazýva tiež informatizácia alebo elektronizácia verejnej správy. 8 ČO JE E-GOVERNMENT A AKO FUNGUJE

9 01. WHAT E-GOVERNMENT IS AND HOW IT WORKS E-Government can be defined as an electronic form of operating public administration by means of information-communications technologies (ICT), especially via the Internet. The goal of introducing electronic services of public administration (e-government) is to make the provision of public services more efficient for citizens and businesses while improving their quality and making communication with public administration authorities simpler. Thanks to e-government citizens and businesses can more easily, from the comforts of home or the office as it were, communicate with offices, send them comments, questions, suggestions and requests, which they would otherwise have to handle personally at an office, which is often associated with several hours of waiting, as office hours are limited. In principle this involves online communication on different levels of public administration, namely: G2A Government to Administration G2B Government to Businesses G2C Government to Citizens G2E Government to Employees G2G Government to Governments C2G Citizens to Governments The introducing and gradual expansion of e-government services leads to interaction of public administration with citizens and business subjects in all of its areas, namely on the central, regional and local levels. This process is also called the informatization or electronization of public administration. WHAT E-GOVERNMENT IS AND HOW IT WORKS 9

10 Počiatky e-governmentu sa objavili v roku 1995 s prijatím zákona č. 261/1995 Z.z. o informačných systémoch verejnej správy, ktorý bol neskôr zrušený a nahradený zákonom č. 275/2006 Z.z. o informačných systémoch verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov. Urýchlenie rozvoja a rozširovania služieb e-governmentu na Slovensku podporuje svojou činnosťou Národná agentúra pre sieťové a elektronické služby (NASES). Jej hlavnou úlohou a predmetom činnosti je správa, prevádzka a rozvoj vládnej dátovej siete GOVNET a prevádzka a rozvoj služieb Ústredného portálu verejnej správy, ako základných nástrojov informatizácie verejnej správy na Slovensku. NASES taktiež zabezpečuje zriadenie a prevádzku elektronických schránok ako aj sprístupnenie ich obsahu po skončení podnikania ÚSTREDNÝ PORTÁL VEREJNEJ SPRÁVY Ústredný portál verejnej správy je prevádzkovaný na webovom sídle Správcom portálu je Úrad vlády Slovenskej republiky. Častokrát sa stávalo, že informácie o službách orgánov verejnej správy boli roztrieštené v informačných systémoch jednotlivých orgánov. Cieľom Ústredného portálu verejnej správy je centralizácia týchto informácií na jednom mieste, čím sa zabezpečila ich jednotnosť, prehľadnosť, jednoduchší prístup a rýchlejšie získanie hľadaných informácií. Úlohou Ústredného portálu verejnej správy je teda nasmerovať jeho užívateľa na využitie konkrétnej elektronickej služby verejnej správy. Stránky portálu sú optimalizované na rozlíšenie 1024 x 768. Na portál je možné sa prihlásiť prostredníctvom operačného systému Windows (XP, 7, 8, 10), MAC OSX (10.x.x), Linux (Mint, Ubuntu, Debian). V hornej časti portálu sú umiestnené odkazy na základné stránky portálu, ako sú úvodná stránka, všeobecné informácie o portáli, ďalej sekcia pomoc kde sa nachádza elektronický kontaktný formulár pre účely nahlasovania problémov, pripomienok alebo podnetov, používateľské príručky, manuály, inštalačné prvky a ovládače potrebné pre správne fungovanie aplikácií na portáli a ďalšie; a nakoniec sekcia kontakty. 10 ČO JE E-GOVERNMENT A AKO FUNGUJE

11 The beginnings of e-government go back to 1995 with the ratification of Act No. 261/1995 Coll. on Information Systems of Public Administration, which was later cancelled and replaced by Act No. 275/2006 Coll. on Information Systems of Public Administration, and on changes and supplements to certain acts. Speeding up the development and expansion of e-government services in Slovakia is supported by the activities of the National Agency for Network and Electronic Services (Slovak acronym: NASES). Its main task and the subject of its activities is the administration, operation and development of the government data network GOVNET and operation and development of the services of the Central Portal of Public Administration, as basic instruments of informatization of public administration in Slovakia. NASES likewise ensures the establishing and operation of electronic mailboxes as well as making their contents accessible after the cessation of doing business CENTRAL PORTAL OF PUBLIC ADMINISTRATION The Central Portal of Public Administration is operated on the Web site The administrator of the portal is the Government Office of the Slovak Republic. Often it occurs that information on the services of public administration authorities is fragmented in the information systems of individual authorities. The objective of the Central Portal of Public Administration is the centralization of this information into one location, thus ensuring its unity, clarity, easier access and the more rapid acquisition of sought out information. The role of the Central Portal of Public Administration is thus to direct its user to the use of a specific electronic service of public administration. The pages of the portal are optimized for a screen resolution of 1024 x 768. It is possible to enter the site through the operating systems Windows (XP, 7, 8, 10), MAC OSX (10.x.x), Linux (Mint, Ubuntu, Debian). In the upper part of the portal are links to the basic pages of the portal, such as the home page, general information about the portal and the Help section, where an electronic contact form is located for the purpose of reporting problems, comments or suggestions as well as user manuals, manuals, installation elements and the drivers necessary for correct functioning of applications on the portal and other items; finally, there is a Contacts section. WHAT E-GOVERNMENT IS AND HOW IT WORKS 11

12 Pre zahraničných návštevníkov portálu je v pravom hornom rohu možné zvoliť si tiež anglickú verzia stránky. Jednotlivé informácie a elektronické služby na portáli sú logicky členené najskôr podľa cieľovej skupiny, teda podľa toho, či je užívateľom občan, podnikateľ alebo orgán verejnej správy. V rámci týchto kategórií sú následne abecedne usporiadané jednotlivé elektronické služby podľa okruhu situácií, na ktoré sa viažu. V sekcii OBČAN možno nájsť informácie a služby týkajúce sa nasledujúcich oblastí: bývanie, cestovanie, doprava, financie, kultúra, občan a štát, ochrana a bezpečnosť, rodina a vzťahy, vzdelanie a šport, zamestnanie, zdravie, životné prostredie. Uvádzame niekoľko elektronic- 12 ČO JE E-GOVERNMENT A AKO FUNGUJE

13 For foreign visitors to the portal it is possible to also select the English language version of the pages in the upper right-hand corner. The individual information and electronic services on the portal are logically divided, first according to the target group, that is according to whether the user is a citizen, business person or public administration authority. In the scope of these categories the individual electronic services are subsequently arranged alphabetically according to the circle of situations to which they are linked. In the section CITIZEN it is possible to find information and services relating to the following areas: housing, travel, transport, finance, culture, citizen and state, defence and security, family and relation- WHAT E-GOVERNMENT IS AND HOW IT WORKS 13

14 kých služieb poskytovaných v rámci uvedených oblastí. V sekcii bývanie môže fyzická osoba využiť napríklad službu prihlásenie na prechodný pobyt a odhlásenie z prechodného pobytu, v sekcii cestovanie je to napr. vybavenie náhradných dokladov, v sekcii doprava sú to služby ako dohodnutie termínu na dopravnom inšpektoráte či vyradenie vozidla z evidencie, prostredníctvom sekcie občan a štát možno nahlásiť stratu alebo odcudzenie občianskeho preukazu, požiadať o výpis a odpis z registra trestov, v sekcii zdravotníctvo môže občan požiadať o poskytnutie údajov z osobného účtu poistenca v elektronickej podobe, a množstvo ďalších služieb. V sekcii PODNIKATEĽ možno nájsť informácie a služby týkajúce sa nasledujúcich oblastí: administratívny a ekonomický chod podniku; duševné vlastníctvo; podnikanie; podpora podnikania; ukončenie podnikania; veda, výskum a inovácie; začatie podnikania; zodpovedné podnikanie. Opäť len napríklad vyberáme niekoľko najbežnejších elektronických služieb poskytovaných v rámci uvedených oblastí, napríklad v sekcii začatie podnikania možno podať návrh na zápis, zmenu a výmaz údajov v obchodnom registri, požiadať o výpis z obchodného registra v tlačenej alebo elektronickej podobe, alebo prostredníctvom služieb živnostenského registra podať žiadosť o vydanie živnostenského oprávnenie. V časti administratívny a ekonomický chod podniku portál poskytuje podnikateľovi možnosť podať daňové priznanie k dani z príjmov či dani z pridanej hodnoty, registrovať sa na portáli finančnej správy a i. Každý orgán verejnej moci, bez ohľadu na jeho oblasť pôsobnosti, ktorý má na portáli zriadenú elektronickú schránku, má automaticky pridelenú službu Všeobecná agenda. Prostredníctvom tejto služby je možné takémuto orgánu poslať elektronické podanie napr. žiadosť, sťažnosť, námet alebo podnet, a to vyplnením na to určeného formulára. Takto urobené podanie má rovnaké účinky ako keby bolo úradu zaslané alebo osobne podané v podateľni úradu v listinnej forme. K vyššie uvedeným elektronickým službám má prístup iba prihlásený užívateľ portálu. Prihlasovací panel je umiestnený v pravej hornej časti stránky portálu. Po kliknutí na políčko Prihlásiť sa na portál systém užívateľa automaticky presmeruje na prihlasovanie prostredníctvom elektronického preukazu s čipom a následne mu sprístupní ďalšie moduly a funkcie portálu, ako napr. elektronická schránka alebo môj profil, či ďalšie služby a elektronické podania na jednotlivé úrady a inštitúcie. Akým konkrétnym spôsobom je možné sa prihlásiť a čo je k tomu potrebné bude podrobnejšie vysvetlené neskôr, v časti týkajúcej sa aktivácie a používania elektronických schránok. 14 ČO JE E-GOVERNMENT A AKO FUNGUJE

15 ships, education and sport, employment, health, environment. We will mention several electronic services provided in the scope of the mentioned areas. In the housing section, for example, a natural person may use the service registration of a temporary residence and cancellation of temporary residence ; in the section on travelling there is, for example, arranging replacement documents ; in the transport section are services such as agreeing on a time for the transport inspectorate or deletion of a vehicle from the records ; through the citizen and state section it is possible to report the loss or theft of a national identity card, to request a statement and duplicate from the criminal registry ; in the section healthcare a citizen may request the provision of data from the personal account of a policy-holder in electronic form ; and many other services. In the section ENTREPRENEUR it is possible to find information and services related to the following areas: administrative and economic running of a business; intellectual property; doing business; support for business; termination of a business; science, research and innovation; starting a business; doing business responsibly. Again only as an example we select several of the most common electronic services in the scope of the mentioned areas, for example in the section starting a business it is possible to submit a proposal for an entry, change and deletion of data in the commercial register, to request a statement from the commercial register in printed or electronic form, or through services of the trade license registry to submit an application on trade license authorisation. In the section administrative and economic running of a business the portal provides an entrepreneur with the opportunity to submit a tax declaration regarding income taxes or value-added taxes, to register on the financial administration portal and others. Each public authority, without regard to its sphere of operation, which has an electronic mailbox established on the portal automatically has a General Agenda service assigned. Through this service it is possible to send electronic submissions to this authority, for example, a request, a complaint, an idea or suggestion, and to do so by filling out the necessary form. A submission thus made has the same force as if it were sent to the office or delivered in person to the relevant office in paper form. Only a logged in user of the portal has access to the above-mentioned electronic services. The login panel is located in the upper right-hand part of the portal page. After clicking on the box Login to the portal the system automatically directs the user to login through WHAT E-GOVERNMENT IS AND HOW IT WORKS 15

16 Základné informácie týkajúce sa organizačnej štruktúry verejnej správy, aktuálne oznamy, užitočné linky, často kladené otázky či kontaktné údaje sú k dispozícii všetkým návštevníkom portálu, bez potreby prihlásenia, prostredníctvom funkcie vyhľadávanie na úvodnej stránke portálu. V prípade akýchkoľvek otázok sa možno obrátiť na operátorov Ústredného kontaktného centra, buď prostredníctvom kontaktného formulára na stránke priamo na telefónnom čísle , v pracovných dňoch od 8.00 hod. do hod., v stredu od 8.00 hod. do hod. Ústredné kontaktné centrum poskytuje informácie týkajúce sa elektronických služieb portálu, služieb elektronickej schránky alebo informácií uvedených na Ústrednom portáli verejnej správy. Možno sa naň obrátiť, ak návštevník portálu potrebuje nahlásiť problém, ak má akúkoľvek pripomienku, otázku či podnet. 16 ČO JE E-GOVERNMENT A AKO FUNGUJE

17 electronic identification with a chip and subsequently allows access to additional modules and functions of the portal, such as, e.g. electronic mailbox or my profile or other services and electronic submissions to individual offices and institutes. The specific ways it is possible to log in and what is necessary in order to do so will be explained in more detail later, in the section related to activation and use of electronic mailboxes. Basic information relating to the organizational structure of public administration, current announcements, useful links, frequently asked questions or contact data are available to all visitors to the portal, without the need to login, through the function search on the home page of the portal. In the event of any questions it is possible to turn to the operators of the Central Contact Centre, either through the contact form on the page or directly at the telephone number , on working days from 8:00 to 18:00 hours, on Wednesday from 8:00 to 21:00 hours. The Central Contact Centre provides information relating to the electronic services of the portal, services of an electronic mailbox or information presented on the Central Portal of Public Administration. It is also possible to turn to it if a visitor to the portal needs to report a problem or if he or she has any comments, questions or suggestions. WHAT E-GOVERNMENT IS AND HOW IT WORKS 17

18 02. ELEKTRONICKÉ SCHRÁNKY 2.1. ČO JE TO ELEKTRONICKÁ SCHRÁNKA Elektronická schránka funguje ako elektronické úložisko, v ktorom sú uchovávané elektronické správy a notifikácie. V zásade sa dá prirovnať ku klasickej ovej schránke. Elektronické schránky zriaďuje Úrad vlády Slovenskej republiky automaticky pre: fyzické osoby nepodnikateľov (t.j. automaticky pre občanov Slovenskej republiky, ktorí dovŕšili 18. rok života), fyzické osoby podnikateľov, právnické osoby, orgány verejnej moci, subjekty medzinárodného práva. Úrad vlády Slovenskej republiky zriadi elektronickú schránku bezodkladne po tom, ako sa dozvie o vzniku právnickej osoby, o vzniku zapísanej organizačnej zložky, o vzniku oprávnenia na podnikanie fyzickej osoby (živnostníka), alebo v deň, keď fyzická osoba, ktorá je občanom Slovenskej republiky, dosiahne18. rok veku; podľa toho, ktorému z týchto subjektov má byť elektronická schránka zriadená. Na základe žiadosti Úrad vlády Slovenskej republiky do 5 pracovných dní zriadi elektronickú schránku aj: subjektu medzinárodného práva, právnickej osobe, ktorá nemá sídlo na území Slovenskej republiky, 18 ELEKTRONICKÉ SCHRÁNKY

19 02. ELECTRONIC MAILBOXES 2.1. WHAT IS AN ELECTRONIC MAILBOX? An electronic mailbox functions as an electronic storage site in which electronic messages and notifications are stored. In principle it can be compared to a classic mailbox. Electronic mailboxes are automatically established by the Government Office of the Slovak Republic for: natural persons non-entrepreneurs (i.e. automatically for citizens of the Slovak Republic who have reached 18 years of age), natural persons entrepreneurs, legal entities, public authorities, subjects of international law. The Government Office of the Slovak Republic establishes an electronic mailbox immediately after it learns of the origin of a legal entity, the origin of an organizational element, the origin of authorisation for doing business granted to a natural person (a trade-license holder), or on the day when a natural person who is a citizen of the Slovak Republic reaches the age of 18 years old; according to which of these subjects an electronic mailbox should be established for. On the basis of a request, the Government Office of the Slovak Republic will within 5 working days also establish an electronic mailbox for: subjects of international law, a legal entity, which does not have its seat in the Slovak Republic, ELECTRONIC MAILBOXES 19

20 fyzickej osobe, ktorá nie je štátnym občanom Slovenskej republiky (To znamená, že takáto osoba musí požiadať o zriadenie elektronickej schránky iba pre právne postavenie fyzickej osoby, avšak pre právne postavenie fyzickej osoby podnikateľa jej bude schránka zriadená automaticky bezodkladne po získaní živnostenského oprávnenia, bez ohľadu na jej štátne občianstvo). Každému je možné zriadiť len jednu elektronickú schránku pre jedno právne postavenie. Pokiaľ je ale majiteľ elektronickej schránky súčasne osobou vo viacerých právnych postaveniach, zriaďuje sa mu elektronická schránka pre každé z týchto právnych postavení. V praxi to môže vyzerať nasledovne: Pán Peter má 35 rokov, je občanom Slovenskej republiky a teda je fyzickou osobou. Pre toto právne postavenie mu bude zriadená elektronická schránka ako fyzickej osobe. Pán Peter je zároveň podnikateľom a pôsobí ako jediný konateľ v spoločnosti Alfa s.r.o.. Pre toto právne postavenie mu bude zriadená ďalšia elektronická schránka ako podnikateľovi, teda právnickej osobe. Hoci fyzicky sa jedná o tú istú osobu, z právneho hľadiska pôjde o dva rôzne subjekty, Peter ako fyzická osoba so svojou elektronickou schránkou a Peter ako konateľ právnickej osoby Alfa s.r.o., so svojou elektronickou schránkou. Obe schránky budú zriadené a využívané nezávisle od seba a do každej z týchto schránok sa bude prihlasovať osobitne. To isté platí aj pre fyzické osoby podnikateľov, t.j. živnostníkov, ktorí budú mať taktiež zriadenú elektronickú schránku pre právne postavenie fyzickej osoby a osobitnú elektronickú schránku pre právne postavenie živnostníka. Zriadenie elektronickej schránky je bezplatné. Každý, komu bola elektronická schránka zriadená, sa stáva jej majiteľom PROCES POVINNEJ AKTIVÁCIE ELEKTRONICKÝCH SCHRÁNOK Na to, aby užívateľ Ústredný portál verejnej správy mohol využívať jednotlivé elektronické služby príp. len prijímať elektronické úradné dokumenty od orgánov verejnej správy, musí mať zriadenú tzv. elektronickú schránku. Pre právnické osoby bude aktivácia elektronických schránok dokonca povinná. Zriadenie elektronických schránok upravuje zákon č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-governmente), ktorý dopĺňa vyhláška č. 8/2014 Z.z. ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o e-governmente. 20 ELEKTRONICKÉ SCHRÁNKY

21 a natural person who is not a state citizen of the Slovak Republic (This means that such a person must request the establishment of an electronic mailbox only for the legal position of a natural person; however, for the legal position of a natural person entrepreneur an electronic mailbox will be established automatically immediately after obtaining trade-license authorisation, without regard to the person's state citizenship). For an individual it is possible to establish only one electronic mailbox for one legal position. But if the owner of an electronic mailbox is at the same time a person in several legal positions, an electronic mailbox is set up for him for each of these legal standings. In practice this may appear as follows: Peter is 35 years old, is a citizen of the Slovak Republic and is a natural person. For this legal standing an electronic mailbox will be established for him as a natural person. Peter is at the same time an entrepreneur and operates as the only agent in the company Alfa s.r.o. For this legal standing another electronic mailbox will be established for him as an entrepreneur, thus as a legal entity. Although physically this is the same person, from a legal point of view this is two different subjects, Peter as a natural person with his own electronic mailbox and Peter as the agent of the legal entity Alfa s.r.o. with its own electronic mailbox. Both mailboxes will be established and used independently of one another, and each of these mailboxes will be logged into separately. The same also applies for natural persons entrepreneurs, i.e. trade-license holders who will also have an electronic mailbox established for the legal standing of a natural person and a special electronic mailbox for the legal standing of a trade-license holder. The establishing of an electronic mailbox is free of charge. Every one for whom an electronic mailbox was established then becomes its owner THE PROCESS OF MANDATORY ACTIVATION OF ELECTRONIC MAILBOXES In order for a user of the Central Portal of Public Administration to be able to use the individual electronic services or only to receive electronic official documents from public administration authorities, he or she must have established a so-called electronic mailbox. For legal entities activation of electronic mailboxes will ultimately be mandatory. The establishing of electronic mailboxes is arranged by Act No. 305/2013 Coll. on the Electronic Form of Governance Conducted by Public Authorities and on amendments and supplements to other acts (the ELECTRONIC MAILBOXES 21

22 Povinná aktivácia elektronických schránok sa týka právnických osôb a ich organizačných zložiek zapísaných v obchodnom registri. Zapísanou organizačnou zložkou sa rozumie podnikateľ, ktorý nie je právnickou osobou a ani fyzickou osobou. Týmto osobám boli k 1. augustu 2016 automaticky zriadené elektronické schránky, zatiaľ im však neboli aktivované na doručovanie. O ich aktiváciu mohli takéto subjekty doposiaľ požiadať dobrovoľne. Proces povinnej aktivácie elektronických schránok sa začal 1. augusta 2016 a bude prebiehať postupne až do 30. júna 2017, a to nasledovne: obdobie od 1. augusta 2016 do 30. júna 2017 je tzv. prechodným obdobím, to znamená, že subjektom, ktorým bola elektronická schránka zriadená, sa táto aktivuje na doručovanie, a to momentom prvého prístupu (prvého prihlásenia) osoby oprávnenej pristupovať a disponovať za právnickú osobu alebo zapísanú organizačnú zložku s elektronickou schránkou do elektronickej schránky. Nezáleží na tom, či sa oprávnená osoba do elektronickej schránky prihlásila už pred 1. augustom 2016, na aktiváciu schránky sa musí prihlásiť znova aj po tomto dátume. Od tohto momentu môžu teda orgány verejnej moci doručovať úradné rozhodnutia do aktívnych elektronických schránok. Uvedené pravidlo sa ale nebude týkať zásielok zo súdov, pre ktoré platí osobitný režim a preto tieto zásielky budú doručované do aktívnych elektronických schránok až od 1. novembra najneskôr 1. júla 2017 budú aktivované na doručovanie automaticky všetky elektronické schránky právnických osôb a organizačných zložiek, teda aj tie, do ktorých nebolo počas prechodného obdobia vstúpené pre právnické osoby, ktoré nie sú zapísané do obchodného registra, t.j. občianske združenia, nadácie, neziskové organizácie a podobne, sa termín povinnej aktivácie elektronických schránok posúva na 1. máj Tieto subjekty si budú môcť do uvedeného termínu svoje elektronické schránky aktivovať na doručovanie úradných rozhodnutí dobrovoľne. 22 ELEKTRONICKÉ SCHRÁNKY

23 Act on e-government), which supplements Decree No. 8/2014 Coll. by which some provisions of the Act on e-government are executed. Mandatory activation of electronic mailboxes relates to legal entities and their organizational elements recorded in a commercial register. A recorded organizational element is understood to be an entrepreneur who is not a legal entity and not a natural person. Electronic mailboxes as of 1 August 2016 were automatically established for such persons; however, they were not yet activated for delivery. Such subjects could thus far optionally request their activation. The process of mandatory activation of electronic mailboxes began on 1 August 2016 and will run gradually up to 30 June 2017, namely as follows: the period from 1 August 2016 to 30 June 2017 is the so-called transition period; this means that subjects for which an electronic mailbox was established activate it for delivery and do so from the moment of first access (of the first login) to the electronic mailbox of a person authorised to access it and act for the person or recorded organizational element with an electronic mailbox. It does not matter whether the authorised person logged into the electronic mailbox before 1 August 2016; for activation of a mailbox he or she must again login after this date. Thus, from this moment public authorities may deliver official decisions to active electronic mailboxes. However, the mentioned rule will not relate to a package from courts, for which a special regime applies, and therefore these packages will be delivered to active electronic mailboxes only from 1 November at the latest on 1 July 2017 all electronic mailboxes of legal entities and organizational elements will be activated for delivery automatically, that is, including those which were not accessed during the transition period for legal entities, which are not entered into a commercial register, i.e. civic associations, foundations, non-profit organizations and the like, the deadline for mandatory activation electronic mailboxes is moved to 1 May These subjects will be able to activate their electronic mailboxes for the delivery of official decisions optionally up to the mentioned deadline. ELECTRONIC MAILBOXES 23

24 Pôvodný termín povinnej aktivácie elektronických schránok, ktorý mal ukončiť tzv. prechodné obdobie, bol stanovený na 1. januára Posun termínu povinnej aktivácie elektronických schránok právnických osôb a organizačných zložiek z 1. januára 2017 na 1. júl 2017 vychádza z vládneho návrhu zákona, ktorý bol v Zbierke zákonov Slovenskej republiky publikovaný ako zákon č. 374/2016 Z.z. ktorým sa mení a dopĺňa zákon č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-governmente), ktorý schválila národná rada Slovenskej republiky 7. decembra O predĺženie pôvodnej lehoty požiadala v mene podnikateľov Slovenská obchodná a priemyselná komora. Dôvodom odkladu termínu spustenia povinnej aktivácie elektronických schránok bola najmä skutočnosť, že z vyše podnikateľov, ktorí by mali disponovať elektronickým preukazom s čipom, tzv. eid kartou, a bezpečnostným osobným kódom, túto povinnosť ku koncu prechodného obdobia spĺňalo len 25 % z nich. Druhou novinkou, ktorú táto novela zaviedla je tzv. pravidlo desiatich dní. To znamená, že po tom, ako sa na strane správcu modulu elektronických schránok urobí úkon k tomu, aby sa do schránky dalo doručovať, začne plynúť lehota 10 dní, v rámci ktorej má majiteľ schránky čas na organizačné zabezpečenie preberania elektronických správ. Povinná aktivácia elektronických schránok sa nevzťahuje na fyzické osoby a fyzické osoby podnikateľov, ktorí si môžu aktivovať svoje schránky kedykoľvek dobrovoľne na portáli AKTIVÁCIA ELEKTRONICKEJ SCHRÁNKY Na to, aby mohla byť elektronická schránka využívaná na elektronické doručovanie, musí byť aktivovaná na doručovanie. Aktivácia je úkon, ktorým sa schránka sprístupní na doručovanie elektronických úradných dokumentov od orgánov verejnej moci. Povinná aktivácia elektronických schránok právnických osôb na doručovanie priamo nevynucuje povinnosť právnickej osoby komunikovať elektronicky s orgánmi verejnej moci. Aj po aktivácii bude naďalej možné robiť všetky právne úkony (návrhy, žiadosti, sťažnosti, vyjadrenia a pod.) v listinnej forme tak ako doposiaľ. Avšak aj v takomto prípade, ak bolo orgánu verejnej moci zaslané písomné podanie, môže tento orgán začať doručovať písomnosti do elektronickej schránky. 24 ELEKTRONICKÉ SCHRÁNKY

25 The original deadline for mandatory activation of electronic mailboxes, which was to end the so-called transition period, was set for 1 January The shift of the deadline for mandatory activation of the electronic mailboxes of legal entities and organizational elements from 1 January 2017 to 1 July 2017 comes from a government proposal of an act which was published in the Code of Laws of the Slovak Republic as Act No. 374/2016 Coll. by which Act No. 305/2013 Coll. on the Electronic Form of Governance Conducted by Public Authorities and on amendments and supplements to other acts (Act on e-government) is changed and supplemented, which was ratified by the National Council of the Slovak Republic on 7 December The Slovak Chamber of Commerce requested an extension of the original deadline on behalf of entrepreneurs. The reason for delaying the deadline for launching the mandatory activation of electronic mailboxes was in particular the fact that out of more than 230,000 entrepreneurs who should have had an electronic identification with a chip, or a so-called eid card, and a personal security code available, only 25 % of them had fulfilled this obligation by the end of the transition period. The second new item which this amendment introduced is the so-called ten-day rule. This means that after an act is done on the side of the administrator of the electronic mailboxes module so that it is possible to deliver to a mailbox, a 10-day deadline begins to pass, in the scope of which the owner of the mailbox has time for securing organizationally the receiving of electronic messages. Mandatory activation of electronic mailboxes does not relate to natural persons and natural persons entrepreneurs, who may activate their mailboxes at any time optionally on the portal ACTIVATION OF AN ELECTRONIC MAILBOX In order for an electronic mailbox to be used for electronic delivery, it must be first activated for delivery. Activation is an act by which the mailbox is made available for delivery of electronic official documents from public authorities. Mandatory activation of the electronic mailboxes of legal entities for delivery directly does not necessitate the obligation of a legal entity to communicate electronically with public authorities. Even after activation it will be further possible to perform all legal acts (proposals, requests, complaints, statements and the like) in paper form the same as up to ELECTRONIC MAILBOXES 25

26 Aktivácia sa v prípade právnických osôb vykoná prvým prihlásením do schránky v prechodnom období (od 1. augusta 2016 do 30. júna 2017) alebo automaticky od 1. júla V prípade osôb, ktorých sa povinná aktivácia netýka, ich elektronická schránka bude aktivovaná na základe žiadosti. Do elektronickej schránky sa prihlasuje na stránke Na prihlásenie a vstup do elektronickej schránky, sú potrebné: Osobný doklad s elektronickým čipom, tzv. eid karta bezpečnostný osobný kód BOK čítačka kariet stiahnutie ovládačov na čítačku stiahnutie aplikácie eid klient Ako začať? V prvom rade je potrebné vybaviť si osobný doklad(občiansky preukaz, doklad o prechodnom pobyte alebo alternatívny autentifikátor) s elektronickým čipom spolu s čítačkou kariet. Tomuto kroku sa budeme venovať neskôr v osobitnej časti. Následne si majiteľ schránky musí inštalovať potrebný softvér zahŕňajúci aplikáciu na prihlasovanie do schránky a ovládače k čítačke kariet. Pred inštaláciou je vhodné si preveriť, či váš počítač spĺňa minimálne systémové požiadavky. Pokiaľ to neviete, môžete si váš operačný systém zistiť priamo na portáli, na stránke prípadne sa obrátiť priamo na operátorov Kontaktného centra, buď prostredníctvom kontaktného formulára na stránke alebo priamo na telefónnom čísle , v pracovných dňoch od 8.00 hod. do hod., v stredu od 8.00 hod. do hod. Na prihlasovanie do elektronickej schránky slúži aplikácia eid klient. Táto aplikácia slúži na prihlasovanie a overovanie elektronickej totožnosti majiteľa schránky resp. osoby oprávnenej na prihlasovanie sa do schránky a disponovanie s ňou, ako aj na zmeny bezpečnostných kódov. Aplikácia je vytvorená pre platformu: Windows XP/7/8/10, Mac OS X 10.8 /10.9/ / /10.11, pre Linux Mint 13/17 32-bit, Mint 13/17 64-bit, Ubuntu 12.04/ bit, Ubuntu 12.04/ bit, Debian bit, Debian bit.Verzie Mac OS X a nie sú podporované, je potrebné zmeniť svoj Mac OS na novšiu verziu. Príslušný inštalátor vrátane užívateľskej príručky s pokynmi je možné stiahnuť na stránke download/. 26 ELEKTRONICKÉ SCHRÁNKY

27 now. However, even in such a case, if a written submission was sent to a public authority, this authority may begin to deliver documents to the electronic mailbox. Activation in the case of legal entities is done upon first logging into the mailbox in the transition period (from 1 August 2016 to 30 June 2017) or automatically from 1 July In the case of persons who are not affected by mandatory activation, their electronic mailbox will be activated on the basis of a request. A person logs into an electronic mailbox on the Web page For logging into and accessing an electronic mailbox, the following are necessary: Personal document with an electronic chip, a so-called eid card personal security code, or PSC card reader downloading drivers for the reader downloading the application eid client How to begin? First of all it is necessary to arrange a personal document (a national identity card, a document on temporary residence or an alternative authenticator) with an electronic chip together with a card reader. We will devote ourselves to this step later in a special section. Subsequently, the owner of the mailbox must install the necessary software, including the application for logging into the mailbox and the drivers for the card reader. Before installation it is advantageous to verify whether your computer satisfies the minimal system requirements. If you don't know, you can find out about your operating system directly on the portal, on the Web page or turn directly to the operators of the Contact Centre, either through the contact form on the Web page or directly at the telephone number , on working days from 8:00 to 18:00 hrs., on Wednesday from 8:00 to 21:00 hrs. The application eid client serves for logging into an electronic mailbox. This application serves for logging in and verification of the electronic identity of the owner of a mailbox or a person authorised for logging into the mailbox and accessing it, as well as for changes of security ELECTRONIC MAILBOXES 27

28 Takzvaná eid karta je čipovou kartou, ktorú je možné používať spolu s počítačom len prostredníctvom čítačky čipových kariet. Pred začatím používania čítačky je potrebné najskôr inštalovať príslušný ovládač na čítačku kariet. Podobne ako pre aplikáciu eid klient aj ovládače pre čítačku kariet sú vytvorené osobitne pre jednotlivé operačné systémy. Čítačka kariet IDBridge CT30 je podporovaná pre operačné systémy: Windows XP/7/8 32-bit, Windows XP/7/8 64-bit, Linux / Mac OS X. Inštalácia je rýchla a jednoduchá. Príslušný inštalátor vrátane užívateľskej príručky s pokynmi je možné stiahnuť na stránke Service/download/. Po zvolení príslušného ovládača sa tento uloží v počítači, následne po stiahnutí sa dvojklikom na stiahnutý súbor spustí sprievodca inštaláciou programu GemPcCCID. Užívateľ postupne prechádza jednotlivými krokmi, najskôr zaklikne políčko Prijímam podmienky uvedené v licenčnej zmluve na znak súhlasu s licenčnými podmienkami, ktoré si priamo v tomto kroku môže prečítať. V ďalšom kroku sa spustí samotná inštalácia. Po skočení procesu inštalácie je potrebné program ukončiť kliknutím na tlačidlo dokončiť. Týmto je inštalácia ovládača pre čítačku kariet hotová a čítačka je pripravená na používanie. Konektor čítačky je potrebné zapojiť do voľného USB portu v počítači. Na dôkaz toho, že inštalácia bola prevedená úspešne a čítačka je pripravená pracovať s čipovou kartou, bude po zapojení na čítačke blikať zelená LED dióda. Pri práci s eid kartou možno v zásade používať akúkoľvek čítačku, pokiaľ spĺňa nasledujúce parametre: 28 ELEKTRONICKÉ SCHRÁNKY

29 codes. The application is created for the following platforms: Windows XP/7/8/10, Mac OS X 10.8/10.9/ / /10.11, for Linux Mint 13/17 32-bit, Mint 13/17 64-bit, Ubuntu 12.04/ bit, Ubuntu 12.04/ bit, Debian bit, Debian bit. The versions Mac OS X and are not supported, thus it is necessary to change your Mac OS to a newer version. The relevant installers, including a user manual with instructions, can be downloaded on the Web page minv.sk/tctokenservice/ download/. A so-called eid card is a chip card which can only be used together with a computer through chip-card readers. Before beginning to use a reader it is necessary to first install the relevant drivers for the card reader. Similarly as for the eid client application, the drivers for the card reader are created especially for the individual operating system. The card reader IDBridge CT30 is supported for the operating systems: Windows XP/7/8 32-bit, Windows XP/7/8 64-bit and Linux / Mac OS X. Installation is fast and easy. The relevant installer, including the user manual with instructions, can be downloaded from the Web page sk/tctokenservice/download/. After selecting the relevant driver, this is stored in the computer, and subsequently, after downloading by double-clicking on the downloaded file, the accompanying installation program GemPcCCID is launched. The user gradually passes through the individual steps and first clicks on the item I accept the terms given in the licensing agreement as a sign of consent with the licensing terms, which the user may also read in this step. In the next step the installation itself is launched. After finishing the process of installation it is necessary to finish the process by clicking on the button finish. In this way the installation of the driver for the card reader is ready and the card reader is prepared for use. The connector of the reader needs to be connected to any USB port on the computer. In order to show that the installation was performed successfully and the reader is prepared to work with a chip card, a green LED diode will begin to blink after connecting the reader. When working with an eid card it is possible in principle to use any card reader so long as the following parameters are satisfied: ELECTRONIC MAILBOXES 29

30 Štandard ISO 7816 Rozhranie do PC Napájanie Protokol komunikácie s čipom Veľkosť karty Rýchlosť komunikácie s čipom Frekvencia hodín čipu USB CCID Z USB T=0, T=1 ID-1 Čítačka musí podporovať rýchlosť 115,2 kbaud Čítačka musí podporovať frekvenciu 3,5 MHz Typy čipových kariet 5V, 3V a 1.8V (ISO 7816 Class A, B and C) Rozhranie PC / SC pre OS PC / SC Windows XP/Vista/7/8, Linux, Mac OS X (32/64 bit) Väčšina v súčasnosti predávaných čítačiek uvedené parametre spĺňa. Ideálne je, aby čítačka mala tiež certifikáty konformity a bezpečnosti, napr.: Konformita a certifikáty Bezpečnosť zariadenia Microsoft WHQL, EMV 2000 Level 1, ISO 7816, HBCI4, USB 2.0 (kompatibilita s USB 1.1), CCID, GSA FIPS 201 approvedproduct list CE, WEEE, FCC, UL, VCCI, MIC, RoHS V prípade ak užívateľ medzičasom zmení operačný systém v počítači, má kedykoľvek možnosť ovládač na čítačku jednoducho preinštalovať. Najskôr je potrebné odinštalovať pôvodný ovládač a následne inštalovať nový ovládač. Postup pre odinštalovanie a novú inštaláciu je rovnaký ako pri prvotnej inštalácii. Podrobnejšie pokyny je možné nájsť v už vyššie spomínanej užívateľskej príručke pre inštaláciu ovládačov pre čítačku kariet. Po vykonaní vyššie uvedených inštalácií je elektronická schránka pripravená na prihlásenie a začatie používania. Po dokončení inštalácie programov je potrebné počítač reštartovať. 30 ELEKTRONICKÉ SCHRÁNKY

31 Standard ISO 7816 PC interface Powering Protocol of communication with the chip Card size Speed of communication with the chip Frequency of clocks with the chip USB CCID from the USB T=0, T=1 ID-1 The reader must support the speed kbaud The reader must support the frequency 3.5 MHz Types of chip cards 5V, 3V and 1.8V (ISO 7816 Class A, B and C) Interface PC / SC for OS PC / SC Windows XP/Vista/7/8, Linux, Mac OS X (32/64 bit) The majority of readers currently sold satisfy these parameters. Ideally the reader will also have certificates of conformity and security, e.g.: Conformity and certificates Safety of the apparatus Microsoft WHQL, EMV 2000 Level 1, ISO 7816, HBCI4, USB 2.0 (compatible with USB 1.1), CCID, GSA FIPS 201 approved product list CE, WEEE, FCC, UL, VCCI, MIC, RoHS If user in the meantime changes the operating system in the computer, he or she has at any time the option of simply reinstalling the reader driver. First it is necessary to uninstall the original driver and subsequently to install the new driver. The process for uninstalling and a new installation is the same as with the first installation. More detailed instructions can be found in the already mentioned user manual for installation of the card reader drivers. After performing the above-mentioned installation the electronic mailbox is prepared for logging in and beginning to use. After completion of installation of the programs it is necessary to restart the computer. ELECTRONIC MAILBOXES 31

32 Na stránke je možné nájsť videonávody, ktoré jednoduchým spôsobom zobrazujú vyššie uvedený postup pri prvotnej inštalácii programov a aplikácií, podrobne popisujú ako začať, ako si jednotlivé programy stiahnuť či ako môže užívateľ zistiť typ operačného systému vo svojom počítači. Na stránke sú tiež umiestnené videonávody pre štandardné situácie, ktoré môžu nastať a úkony, ktoré užívatelia najčastejšie vykonávajú pri práci s ústredným portálom a elektronickou schránkou, napr. ako urobiť základné elektronické podanie, ako potvrdiť prijatie úradného rozhodnutia, ako si nastaviť notifikácie na alebo cez SMS. 32 ELEKTRONICKÉ SCHRÁNKY

33 On the Web page it is possible to find video instructions, which depict in a simple way the above-stated process with elemental installation of programs and applications, describes in detail how to begin, how to download individual programs or how a user may determine the type of operating system on his or her computer. On the page there are also video instructions for standard situations which may occur and actions which users most often perform when working with the central portal and an electronic mailbox, e.g. how to make a basic electronic submission, how to confirm receipt of an official decision, how to set up a notification for or through an SMS. ELECTRONIC MAILBOXES 33

34 03. ELEKTRONICKÝ PREUKAZ S ČIPOM (EID KARTA) Ako už bolo uvedené vyššie jednou zo základných podmienok, ktoré užívateľ musí spĺňať, aby mu boli umožnené prihlásenie a vstup do elektronickej schránky, je povinnosť vlastniť elektronický preukaz s čipom, tzv. eid kartu. Základnou a nevyhnutnou požiadavkou na prístup k elektronickým službám je totiž jednoznačná identifikácia prihlasujúcej sa osoby a jej následná autentifikácia. Práve táto sa uskutočňuje prostredníctvom eid karty a osobného bezpečnostného kódu BOK. Elektronická identifikačná karta plní funkciu akéhosi úložiska elektronickej identity jej držiteľa. Zjednodušene povedané, prostredníctvom eid karty bude pre jej držiteľa možné preukazovať totožnosť nielen v osobnom styku s úradmi a inštitúciami ale aj v elektronickom prostredí. Elektronická identita je podľa zákona o e-governmente súbor znakov, ktoré sú zaznamenané v elektronickej podobe a ktoré jednoznačne odlišujú jednu osobu od inej osoby najmä na účely prístupu k informačnému systému alebo na účely elektronickej komunikácie. Na preukázanie elektronickej identity osoby slúži elektronická identifikácia osoby a autentifikácia zas na jej overenie. Identifikácia osoby sa preukazuje menom a priezviskom osoby v kombinácií s jej rodným číslom, ktoré slúži ako identifikátor tejto osoby. Autentifikácia znamená proces overenia identity osoby orgánom verejnej moci, podstatou ktorého je vlastne overenie pravdivosti údajov tvoriacich identitu osoby. Autentifikácia sa vykonáva prostredníctvom preukazu s elektronickým čipom, eidkarty, ktorý slúži ako úradný autentifikátor osoby a bezpečnostného osobného kódu (BOK). 34 ELEKTRONICKÝ PREUKAZ S ČIPOM (EID KARTA)

35 03. ELECTRONIC IDENTITY CARD WITH A CHIP (EID CARD) As has already been mentioned above one of the basic conditions which a user must satisfy in order to enable access and entering an electronic mailbox is the obligation to own an electronic identity card with a chip, a so-called eid card. A fundamental and essential requirement for access to electronic services is namely the clear identification of the person logging on and the person's subsequent authentication. It is this that is carried out via an eid card and a personal security code, or PSC. An electronic identification card satisfies the function of a kind of storage site for the electronic identity of its holder. Simply stated, through eid cards it will be possible for its holder to demonstrate identity not only in personal communication with offices and institutes but also in the electronic environment. An electronic identity is according to the Act on e-government a set of symbols which are recorded in electronic form and which unambiguously differentiate one person from another, especially for the purpose of accessing an information system or for the purpose of electronic communication. The electronic identification of a person serves for demonstrating the electronic identity of that person and authentication again for its verification. Identification of a person is demonstrated by the name and surname of the person in combination with the person s birth identification number, which serves as the identifier of this person. Authentication means the process of verifying the identity of a person by a public authority, the essence of which is actually the verification of the correctness of data creating the identity of the person. Authentication is done through an identification card with an electronic chip, an eid card, which serves as an official authenticator of the person and a personal security code (PSC). ELECTRONIC IDENTITY CARD WITH A CHIP (EID CARD) 35

36 Existujú tri rôzne autentifikátory v závislosti od druhu subjektu, ktorý je osobou oprávnenou na vstup a používanie elektronickej schránky, a to: občiansky preukaz doklad o prechodnom pobyte alternatívny autentifikátor 3.1. OBČIANSKY PREUKAZ Elektronická identifikačná karta je novým typom občianskeho preukazu vytvoreným práve z dôvodov postupnej informatizácie verejnej správy. S vydávaním elektronických identifikačných kariet začali orgány od 1. decembra Elektronický občiansky preukaz pozostáva z polykarbonátovej karty, do ktorej je laserom vygravírovaná podoba tváre a osobné údaje občana. Elektronická identifikačná karta, rovnako ako dovtedy vydávané občianske preukazy bez elektronického čipu, bude aj naďalej obsahovať povinné údaje držiteľa preukazu v rozsahu: meno, priezvisko, rodné priezvisko, pohlavie, štátne občianstvo, dátum a miesto narodenia, rodné číslo a adresu trvalého pobytu občana, dátum vydania a dátum skončenia platnosti občianskeho preukazu, miesto vydania preukazu. Rovnako zostáva nezmenená aj zákonom stanovená doba platnosti nového občianskeho preukazu, t.j. 10 rokov od jeho vydania. Držitelia starých občianskych preukazov, ktorých platnosť k 1. decembru 2013 ešte nevypršala, môžu ich aj naďalej používať v úradnom styku až do uplynutia platnosti týchto preukazov. Ak by mali aj napriek tomu záujem o nový elektronický občiansky preukaz, môžu o jeho vydanie požiadať na príslušnom orgáne. To však neplatí pre subjekty, ktorých sa týka povinná aktivácia elektronických schránok a ktorých štatutári nemajú takúto možnosť voľby. Títo sú povinní disponovať elektronickými preukazmi na účely prihlasovania sa do elektronickej schránky a na účely elektronickej komunikácie. Elektronický občiansky preukaz tvorí polykarbonátová karta, do ktorej je laserom vygravírovaná podoba tváre a osobné údaje občana. Po novom je už súčasťou každého občianskeho preukazu aj elektronický čip nachádzajúci sa na zadnej strane preukazu. Elektronický čip obsahuje údaje, ktoré sú zapísané do občianskeho preukazu, vrátane nepovinných údajov, ktoré na žiadosť občana do preukazu možno zapísať (napr. akademický titul, krvná skupina, údaje o závažných chorobách, ktoré si vyžadujú okamžité podanie lieku alebo poskytnutie špeciálnej prvej 36 ELEKTRONICKÝ PREUKAZ S ČIPOM (EID KARTA)

37 Three different authenticators exist, depending on the type of subject, which is a person authorised for access and use of an electronic mailbox, namely: national identity card document on temporary residence alternative authenticator 3.1. NATIONAL IDENTITY CARD An electronic identification card is a new type of national identity card created specifically for reasons of gradual informatization of public administration. The issuing of electronic identification cards by authorities began from 1 December An electronic national identity card consists of a polycarbonate card, onto which the form of the face and personal data of the citizen is engraved by a laser. An electronic identification card, the same national identity cards issued before, without an electronic chip, will also further contain mandatory data of the holder of the identity card in the range of: name, surname, maiden name, sex, state citizenship, date and place of birth, birth identification number and address of permanent residence of the citizen, date of issue and date of ending of validity of the national identity card, and the place of issuing the card. Equally, the period of validity of a new national identity card as stipulated by law remains unchanged, i.e. 10 years from its issue. Holders of old national identity cards whose validity had still not ended as of 1 December 2013 may further use them in official communication up to the end of their validity. If despite this they are interested in acquiring a new electronic national identity card, they may request the issuing of one from the relevant authority. This, however, does not apply for subjects to which mandatory activation of electronic mailboxes is related and whose statutories do not have the choice of such a possibility. These persons are obligated to have electronic identity cards available for the purpose of logging into an electronic mailbox and for the purpose of electronic communication. An electronic national identity card consists of a polycarbonate card, onto which the form of the face and personal data of the citizen is engraved by a laser. Again, a component of each national identity card is now an electronic chip located on the back side of the identity card. The electronic chip contains information which is recorded onto the nation- ELECTRONIC IDENTITY CARD WITH A CHIP (EID CARD) 37

38 pomoci).taktiež môže obsahovať údaje potrebné pre vytváranie kvalifikovaného elektronického podpisu (KEP), ktorému sa budeme venovať neskôr v osobitnej časti. Čip je rôznymi bezpečnostnými mechanizmami účinne chránený proti pozmeňovaniu údajov v ňom uložených, proti ich kopírovaniu, klonovaniu resp. zneužitiu v prípade krádeže alebo straty preukazu. Okrem toho je ochrana údajov zabezpečená tzv. bezpečnostným osobným kódom (BOK). BOK je tvorený kombináciou viacerých číslic (minimálne 6a maximálne 10), ktoré si držiteľ preukazu pri jeho vydaní zvolí. Základným účelom BOK je najmä potvrdenie totožnosti držiteľa preukazu pri elektronickej komunikácii. Ochrana údajov je zabezpečená aj tým, že BOK je možné zadať maximálne päťkrát, pričom po piatom nesprávnom zadaní kódu sa preukaz automaticky zablokovať. Odblokovať ho možno jedine na pracovisku oddelenia dokladov Okresného riaditeľstva Policajného zboru, na ktoré je možné sa obrátiť tiež v prípade ak držiteľ preukazu zabudne svoj BOK. Po dobu platnosti občianskeho preukazu môže držiteľ svoj BOK kedykoľvek zmeniť. Taktiež v prípade, ak držiteľ občianskeho preukazu zabudne svoj BOK, je možné požiadať o zadanie nového kódu na ktoromkoľvek Okresnom riaditeľstve Policajného zboru, kde po overení totožnosti žiadateľa, bude žiadateľovi sprístupnená možnosť zadať nový kód. Princíp ako vlastne prebieha proces autentifikácie je nasledovný. Držiteľ občianskeho preukazu (prípadne iného autentifikátora) sa prihlási na stránke Ústredného portálu verejnej správy ( Stránka portálu ho po zakliknutí voľby prihlásenie presmeruje na prihlasovací systém (tzv.eid autentifikačný systém), ktorý sa cez bezpečný šifrovaný kanál pripojí na občiansky preukaz. Následne bude držiteľ vyzvaný zadať bezpečnostný osobný kód. Po zadaní kódu eid autentifikačný systém overí pomocou bezpečných šifrovacích algoritmov, že použitý preukaz je platný (t.j. že nebol stratený, odcudzený, klonovaný a jeho údaje neboli pozmenené) a prečíta z nej držiteľovu identitu. Systém potom vystaví dočasné potvrdenie o vykonaní elektronickej identifikácie, ktoré zašle na portál. Toto potvrdenie je takisto zabezpečené šifrovacími prostriedkami pred zneužitím. Portál z potvrdenia o elektronickej identifikácii zistí identitu držiteľa a umožní mu prístup k poskytovaným elektronickým službám. 38 ELEKTRONICKÝ PREUKAZ S ČIPOM (EID KARTA)

39 al identity card, including non-mandatory data, which can be recorded onto the identity card on the request of the citizen (e.g. an academic title, blood group, data on serious illnesses which require immediate giving of medicine or the provision of special first aid). Likewise, it may contain data necessary for the creation of a qualified electronic signature (QES), to which we will later devote ourselves in a special section. The chip is effectively protected against the fraudulent alteration of data stored on it by different security mechanisms, against their being copied, cloned or misused in the case of theft or loss of the identity card. In addition, the protection of data is secured by a so-called personal security code (PSC). A PSC is made up of a combination of several numbers (minimally 6 and maximally 10), which the holder of the identity card selects upon its issue. The basic purpose of a PSC is in particular confirmation of the identity of the holder of the identity card during electronic communication. Protection of data is also ensured by the fact that it is possible to enter the PSC maximally five times, and after the fifth incorrect entry of the code the identity card is automatically blocked. It can then only be unblocked at the Documents Department of the District Directorate of the Police Force, where it is also possible to turn if the holder of an identity card forgets his or her own PSC. During the period of validity of the national identity card the holder may at any time change his or her PSC. Likewise, if the holder of a national identity card forgets his or her own PSC, it is possible to request the entering of a new code at any District Directorate of the Police Force, where after verification of the identity of the applicant, the possibility of entering a new code will be made available to the applicant. The principles of how the process of authentication actually runs are as follows. The holder of a national identity card (or another authenticator) logs into the Web page of the Central Portal of Public Administration ( After clicking the choice login the page of the portal will direct the user to the system login (the so-called eid authentication system), which connects to the national identity card through a secure encrypted channel. The holder will subsequently be asked to enter a personal security code. After entering of the code of the eid the authentication the system verifies it using the secure encryption algorithms, that the used identification card is valid (i.e. that it wasn't lost, stolen or cloned and its data was not altered) and reads the holder s identity from it. The system then shows a temporary confirmation on the performed electronic identification, which it sends to the portal. This confirmation is likewise secured from misuse by encryption. The portal determines ELECTRONIC IDENTITY CARD WITH A CHIP (EID CARD) 39

40 Osoby, ktoré doposiaľ elektronickým preukazom nedisponujú a ktorých sa týka povinná aktivácia elektronických schránok, sú povinné včas si eid kartu zabezpečiť, najneskôr do 1. júla O vydanie elektronického preukazu spolu s čítačkou kariet je možné požiadať na ktoromkoľvek pracovisku oddelenia dokladov Okresného riaditeľstva Policajného zboru. Poplatok za vydanie preukazu je 4,50 EUR, čítačka kariet je zdarma. Občiansky preukaz bude vyhotovený najneskôr do 30 dní od podania žiadosti. Možno tiež požiadať o jeho urýchlene vydanie, a to do dvoch pracovných dní za poplatok 20 EUR k čomu sa priráta ešte suma základného poplatku 4,50 EUR, teda spolu 24,50 EUR DOKLAD O PRECHODNOM POBYTE Čoraz častejšou sa stáva situácia, kedy je štatutárnym orgánom právnickej osoby so sídlom na území Slovenskej republiky práve zahraničný subjekt, inými slovami štátny príslušník tretej krajiny. Štátnym príslušníkom tretej krajiny sa rozumie každý, kto nie je štátnym občanom Slovenskej republiky ani občanom členského štátu Európskej únie alebo občanom členského štátu Organizácie pre hospodársku spoluprácu a rozvoj. Do tejto kategórie spadajú napr. aj ukrajinskí štátni príslušníci. Takýto subjekt logicky nedisponuje občianskym preukazom vydaným na území Slovenskej republiky, čo sa na prvý pohľad môže javiť ako prekážka prístupu do elektronickej schránky právnickej osoby. Riešením je v prípade týchto zahraničných osôb osobitný typ autentifikátora, a to Doklad o prechodnom pobyte. Nevyhnutnosť vlastniť doklad o prechodnom pobyte vyplýva pre tieto osoby aj z Vyhlášky Ministerstva spravodlivosti Slovenskej republiky č. 25/2004 Z.z. ktorou sa ustanovujú vzory tlačív na podávanie návrhov na zápis do obchodného registra a zoznam listín, ktoré je potrebné k návrhu na zápis priložiť. Podľa tejto vyhlášky v prípade, ak sa ako štatutárny orgán alebo člen štatutárneho orgánu podnikateľa navrhuje zapísať zahraničná fyzická osoba, k návrhu na zápis údajov do obchodného registra sa prikladá, okrem iného, aj doklad o povolení na pobyt tejto osoby v Slovenskej republike. 40 ELEKTRONICKÝ PREUKAZ S ČIPOM (EID KARTA)

41 the identity of the holder from the confirmation on the electronic identification and enables the person to access the offered electronic services. Persons who up to now do not have an electronic identification card and to whom the obligatory activation of electronic mailboxes relates are obligated to secure an eid card on time, no later than to 1 July It is possible to request the issuing of an electronic identification card together with a card reader at any Documents Department of the District Directorate of the Police Force. The fee for the issuing of an identity card is 4.50 EUR, and the card reader is free. A national identity card will be executed no later than within 30 days from the submitting of a request. It is also possible to request the faster issuing of one, namely to within two working days, for a fee of 20 EUR to which the basic fee of 4.50 EUR is also added, thus together EUR DOCUMENT ON TEMPORARY RESIDENCE More and more often the situation occurs when the statutory authority of a legal entity with its seat in the Slovak Republic is legally a foreign subject, in other words a state citizen from a third-party country. A citizen of a third-party country is understood to be any person who is not a citizen of the Slovak Republic nor a citizen of a member state of the European Union or a citizen of a member state of the Organization for Economic Cooperation and Development. For example, citizens of Ukraine fall into this category. Such a subject logically does not have a national identity card issued within the Slovak Republic available, which at first glance may appear as a barrier to accessing the electronic mailbox of a legal entity. The solution in the case of such foreign persons a special type of authenticator, namely a document on temporary residence. The necessity to own a document on temporary residence follows for these persons also from Decree of the Ministry of Justice of the Slovak Republic No. 25/2004 Coll. by which sample forms for the submitting of proposals for entry into the commercial register are provisioned and a list of documents which are necessary to submit for proposal of such entry. According to this decree, if a foreign natural person, as the statutory authority or a member of the statutory authority of an enterprise, a foreign person proposes entry, then along with the proposal for the entry of data to the commercial register a document is submitted, among others, on permission for residence of this person in the Slovak Republic. ELECTRONIC IDENTITY CARD WITH A CHIP (EID CARD) 41

42 Povinnosť zahraničnej osoby vlastniť doklad o prechodnom pobyte teda nie je len predpokladom prihlásenia do elektronickej schránky a disponovania s ňou, ale aj nevyhnutnou podmienkou pre začatie podnikania príslušníka tretej krajiny na území Slovenskej republiky. Vydávanie dokladov o prechodnom pobyte zahraničnej osoby na území Slovenskej republiky upravuje zákon č. 404/2011 Z.z. o pobyte cudzincov a o zmene a doplnení niektorých zákonov. Prechodný pobyt možno podľa tohto zákona udeliť iba na jeden konkrétny účel, a to: na účel podnikania, na účel zamestnania, na účel štúdia, na účel osobitnej činnosti, na účel výskumu a vývoja, na účel zlúčenia rodiny, na účel plnenia služobných povinností civilnými zložkami ozbrojených síl taktiež príslušníkovi tretej krajiny, ktorý má priznané postavenie Slováka žijúceho v zahraničí alebo príslušníkovi tretej krajiny, ktorý má priznané postavenie osoby s dlhodobým pobytom v inom členskom štáte. Prechodný pobyt na účel podnikania udelí príslušný orgán tomu príslušníkovi tretej krajiny, ktorý podniká alebo bude podnikať na území Slovenskej republiky ako fyzická osoba, alebo ktorý koná alebo bude konať v mene obchodnej spoločnosti prípadne družstva ako štatutárny orgán a zároveň nie je v pracovnoprávnom vzťahu. Prechodný pobyt na účely podnikania sa udeľuje na predpokladaný čas podnikania, najviac však na tri roky. Žiadosť o udelenie prechodného pobytu podáva štátny príslušník tretej krajiny osobne v zahraničí na zastupiteľskom úrade akreditovanom pre štát, ktorý mu vydal cestovný doklad alebo štát, v ktorom má bydlisko. Žiadosť o udelenie prechodného pobytu môže štátny príslušník tretej krajiny podať osobne aj na policajnom útvare t.j. Oddelenie cudzineckej polície PZ, ak sa na území Slovenskej republiky zdržiava oprávnene. 42 ELEKTRONICKÝ PREUKAZ S ČIPOM (EID KARTA)

43 The obligation of a foreign person to own a document on temporary residence is thus not only a prerequisite for logging into and having access to an electronic mailbox, but it is also a necessary condition for the citizen of a third-party country to start to do business on the territory of the Slovak Republic. The issuing of documents on temporary residence of a foreign person in the Slovak Republic is arranged by Act No. 404/2011 Coll. on the Residence of Foreigners and on changes and supplements to certain acts. It is possible according to this act to grant temporary residence only for one specific purpose, namely: for the purpose of doing business, for the purpose of employment, for the purpose of studying, for the purpose of special activities, for the purpose of research and development, for the purpose of consolidation of a family, for the purpose of fulfilling service obligations to civil elements of the armed forces likewise to a citizen of a third-party country which has the position of a Slovak living abroad recognized or to a citizen of a third-party country which has the position of a person with long-term residence in another member state recognized. Temporary residence for the purpose of doing business is granted by the relevant authority to a citizen of a third-party country who does business or will do business in the Slovak Republic as a natural person, or who acts or will act on behalf of a commercial company or cooperative as a statutory authority and at the same time is not in a legally binding relation. Temporary residence for the purpose of doing business is granted for the anticipated time of doing business, at most however, for three years. A citizen of a third-party country submits an application on the granting of temporary residence personally abroad at a representative office accredited for the country which issued the person a travel document or the country in which the person has residence. A resident of a third-party country may also submit an application on the granting of temporary ELECTRONIC IDENTITY CARD WITH A CHIP (EID CARD) 43

44 Žiadosť možno podať na oddelení cudzineckej polície príslušnom podľa miesta pobytu na území Slovenskej republiky (to neplatí, ak ide o držiteľa tolerovaného pobytu z dôvodu, že jeho vycestovanie nie je možné a zaistenie nie je účelné a žiadateľa o azyl): Oddelenie cudzineckej polície PZ Bratislava Oddelenie cudzineckej polície PZ Dunajská Streda Oddelenie cudzineckej polície PZ Trnava Oddelenie cudzineckej polície PZ Nitra Oddelenie cudzineckej polície PZ Nové Zámky Oddelenie cudzineckej polície PZ Trenčín Oddelenie cudzineckej polície PZ Banská Bystrica Oddelenie cudzineckej polície PZ Rimavská Sobota Oddelenie cudzineckej polície PZ Žilina Oddelenie cudzineckej polície PZ Košice Oddelenie cudzineckej polície PZ Michalovce Oddelenie cudzineckej polície PZ Prešov Policajný útvar rozhodne o žiadosti o udelenie prechodného pobytu na účely podnikania do 90 dní od doručenia žiadosti. Policajný útvar vydá štátnemu príslušníkovi tretej krajiny doklad o pobyte do 30 dní od udelenia pobytu (ak si podal žiadosť o udelenie pobytu na policajnom útvare) prípadne od podania žiadosti o vydanie dokladu o pobyte. Doklad o prechodnom pobyte má obdobne ako občiansky preukaz na rubovej strane umiestnený elektronický čip, na ktorom sú uložené údaje o držiteľovi dokladu. Prostredníctvom tohto dokladu sa môže prihlasovať a vstupovať do elektronickej schránky a vykonávať všetky úkony s tým súvisiace, a to rovnakým spôsobom a za rovnakých podmienok ako držiteľ občianskeho preukazu, tak ako to bolo popísané vyššie. K dokladu o pobyte sa tak ako v prípade občianskeho preukazu pripája aj bezpečnostný osobný kód, ktorý slúži na potvrdenie totožnosti držiteľa pri elektronickej komunikácii s informačnými systémami orgánov verejnej správy alebo s inými fyzickými osobami alebo právnickými osobami. Aj v tomto prípade je BOK tvorený kombináciou najmenej šiestich a najviac desiatich číslic, ktorú si zvolí cudzinec pri podaní žiadosti o vydanie dokladu o pobyte alebo neskôr na policajnom útvare. Počas platnosti dokladu o pobyte môže držiteľ svoj BOK kedykoľvek zmeniť na príslušnom policajnom útvare. 44 ELEKTRONICKÝ PREUKAZ S ČIPOM (EID KARTA)

45 residence personally at a police unit i.e. the Department of the Foreign Police if the person is authorized to be in the Slovak Republic. It is possible to submit a request at a Department of Foreign Police relevant according to the place of residence in the Slovak Republic (this does not apply, if this is a holder of tolerated residence for reason that his departure is not possible and assurance is not expedient and an applicant for asylum): Department of the Foreign Police Bratislava Department of the Foreign Police Dunajská Streda Department of the Foreign Police Trnava Department of the Foreign Police Nitra Department of the Foreign Police Nové Zámky Department of the Foreign Police Trenčín Department of the Foreign Police Banská Bystrica Department of the Foreign Police Rimavská Sobota Department of the Foreign Police Žilina Department of the Foreign Police Košice Department of the Foreign Police Michalovce Department of the Foreign Police Prešov The police unit decides on the application for the granting of temporary residence for the purpose of doing business within 90 days of delivery of the application. The police unit issues to the citizen of a third-party country a document on residence within 30 days of the granting of residency (if the application for granting of residency is submitted at a police unit) or from the issuing of an application on the issuing of a document on residence. A document on temporary residence, similarly as a national identity card, has an electronic chip located on the back side on which data about the holder of the document is stored. By means of this document one can login to and access an electronic mailbox and perform all actions associated with this and do so in the same way and under the same conditions as the holder of a national identity card, as was described above. As in the case of a national identity card, a personal security code is linked to a document on residence which serves for confirmation of the identity of the holder during electronic communication with the infor- ELECTRONIC IDENTITY CARD WITH A CHIP (EID CARD) 45

46 Ak držiteľ dokladu o pobyte pri elektronickej komunikácii päťkrát po sebe chybne uvedie BOK, ďalšia možnosť jeho elektronickej komunikácie sa zablokuje. Odblokovanie môže vykonať jedine policajný útvar na žiadosť držiteľa dokladu o pobyte ALTERNATÍVNY AUTENTIFIKÁTOR Dňa 21. februára 2017 vstúpila do platnosti Vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 29/2017 Z.z. ktorou sa ustanovujú podrobnosti o alternatívnom autentifikátore, ktorá nadobudla účinnosť dňa 1. marca Touto vyhláškou sa zaviedol tretí typ autentifikátora pre osoby, ktoré z určitých dôvodov nemôžu byť držiteľom úradného autentifikátora, t.j. občianskeho preukazu s elektronickým čipom alebo dokladu o pobyte s elektronickým čipom. Alternatívny autentifikátor sa preto bude týkať fyzickej osoby, ktorá je štatutárnym orgánom alebo členom štatutárneho orgánu právnickej osoby so sídlom na území Slovenskej republiky zapísanej v Obchodnom registri Slovenskej republiky alebo je vedúcim jej organizačnej zložky, a ktorá: síce je slovenským štátnym občanom, ale žijúcim v zahraničí, teda nemá trvalý pobyt na území Slovenskej republiky, nie je slovenským štátnym občanom, a teda ani nemá trvalý pobyt na území Slovenskej republiky (v tomto prípade pôjde o občanov členského štátu Európskej únie alebo občanov členského štátu Organizácie pre hospodársku spoluprácu a rozvoj) Alternatívny autentifikátor má, rovnako ako predchádzajúce dva úradné autentifikátory, formu karty s elektronickým čipom. Ochrana údajov je takisto zabezpečená minimálne šesťmiestnym bezpečnostným osobným kódom (BOK). Vydanie alternatívneho autentifikátora nie je spoplatnené a doba platnosti tohto autentifikátora je 3 roky. 46 ELEKTRONICKÝ PREUKAZ S ČIPOM (EID KARTA)

47 mation systems of public administration authorities or with other natural persons or legal entities. And in this case the PSC is created by a combination of at least six and at most ten digits, which the foreigner selects upon the submitting of an application on the issuing of a document on residence or later at the police unit. During the validity of a document on residence the holder may change his or her own PSC at any time at the relevant police unit. If the holder of a document on residence during electronic communication enters the PSC wrongly five times in a row, an addition opportunity for its electronic communication is blocked. Only a police unit may perform unblocking on the request of the holder of the document on residence ALTERNATIVE AUTHENTICATOR On 21 February 2017 Decree of the Ministry of Interior of the Slovak Republic No. 29/2017 Coll. by which details on alternative authenticators are provisioned, which acquired force on 1 March 2017 entered into validity. This decree introduced a third type of authenticator for persons who for certain reasons cannot be holders of an official authenticator, i.e. a national identity card with an electronic chip or document on residence with an electronic chip. An alternative authenticator will therefore relate to a natural person who is a statutory authority or a member of a statutory authority of a legal entity with a seat in the Slovak Republic recorded in the Commercial Register of the Slovak Republic or is led by its organizational element, and which: is a Slovak state citizen but living abroad, that is the person does not have permanent residence in the Slovak Republic, is not a Slovak state citizen and thus does not have even permanent residence in the Slovak Republic (in this case, this is a citizen of a member state of the European Union or a citizen of a member state of the Organization for Economic Cooperation and Development) An alternative authenticator, like the preceding two official authenticators, has formucards with an electronic chip. The protection of data is likewise secured minimally by a six-digit personal security code (PSC). The issuing of an alternative authenticator is paid for and the period of validity of this authenticator is 3 years. ELECTRONIC IDENTITY CARD WITH A CHIP (EID CARD) 47

48 Doklad sa vydáva na žiadosť fyzickej osoby, ktorú podáva osobne. Žiadosť musí obsahovať kontaktné údaje žiadateľa v rozsahu: meno a priezvisko, dátum narodenia, štátna príslušnosť, štát a adresa miesta pobytu, BOK (ktorý si žiadateľ ľubovoľne zvolí). Žiadosť ďalej obsahuje údaje právnickej osoby v mene ktorej bude žiadateľ oprávnený konať na účely elektronickej komunikácie, a to obchodné meno, adresu sídla právnickej osoby zapísanej v Obchodnom registri Slovenskej republiky a podpis žiadateľa. Spolu so žiadosťou je žiadateľ povinný predložiť pracovníkovi príslušného oddelenia aj platný doklad totožnosti, t.j. cestovný pas, príp. zahraničný občiansky preukaz, za účelom overenia hodnovernosti údajov ktoré sa majú zapísať. Doklad bude žiadateľovi zaslaný priamo na kontaktnú adresu, ktorú v žiadosti uviedol, v prípade ak sa mu doklad nepodarí doručiť, môže si ho prevziať priamo na pracovisku, ktoré doklad vydalo. Fyzická osoba podáva žiadosť na príslušnom pracovisku Policajného zboru. Osoby, ktoré sú občanmi Slovenskej republiky ale nemajú pobyt na území Slovenskej republiky, môžu žiadať o vydanie alternatívneho autentifikátora na ktoromkoľvek z nasledujúcich oddelení dokladov v krajských mestách Slovenskej republiky: Oddelenie dokladov OPP OR PZ Bratislava I (klientske centrum) Okresné riaditeľstvo Policajného zboru v Bratislave II., oddelenie dokladov Okresné riaditeľstvo PZ v Trnave, oddelenie dokladov (klientske centrum), Okresné riaditeľstvo PZ v Nitre, oddelenie dokladov Okresné riaditeľstvo PZ v Trenčíne, oddelenie dokladov Okresné riaditeľstvo PZ v Banskej Bystrici, oddelenie dokladov, Okresné riaditeľstvo PZ v Žiline, oddelenie dokladov Oddelenie dokladov OPP OR PZ Prešov (klientske centrum), Oddelenie dokladov OPP OR PZ Košice (klientske centrum), 48 ELEKTRONICKÝ PREUKAZ S ČIPOM (EID KARTA)

49 A document is issued on the application of a natural person, who submits it personally. The application must contain the contact information of the applicant in this range: name and surname, date of birth, country of citizenship, country and address of place of residence, PSC (which the applicant selects optionally). The application further contains the data of the legal entity on behalf of which the applicant is authorised to act for the purpose of electronic communication, namely the commercial name, address of the seat of the legal entity recorded in the Commercial Register of the Slovak Republic and the signature of the applicant. Together with the application the applicant is also obligated to submit to a worker of the relevant department a valid identification document, i.e. a passport or a foreign national identity card, for the purpose of verifying the trustworthiness of the data which is to be recorded. The document will be sent to the applicant directly at the contact dress which the applicant stated in the application; if the document cannot be delivered to the applicant, the applicant may pick it up directly at the workplace where it was issued. A natural person submits an application at the relevant workplace of the Police Force. Persons who are citizens of the Slovak Republic but who do not have residence in the Slovak Republic may apply for the issuing of an alternative authenticator at any of the following document departments in the regional capitals of the Slovak Republic: Documents Department OPP OR PZ Bratislava I (client centre) District Directorate of the Police Force in Bratislava II., Documents Department District Directorate of the Police Force in Trnava, Documents Department (client centre), District Directorate of the Police Force in Nitra, Documents Department District Directorate of the Police Force in Trenčín, Documents Department District Directorate of the Police Force in Banská Bystrica, Documents Department, District Directorate of the Police Force in Žilina, Documents Department Documents Department OPP OR PZ Prešov (client centre), Documents Department OPP OR PZ Košice (client centre), ELECTRONIC IDENTITY CARD WITH A CHIP (EID CARD) 49

50 Osoby, ktoré nie sú občanmi Slovenskej republiky a nemajú na území Slovenskej republiky povolený pobyt, môžu žiadať o vydanie alternatívneho autentifikátora na ktoromkoľvek z oddelení cudzineckej polície: Oddelenie cudzineckej polície PZ Bratislava Oddelenie cudzineckej polície PZ Dunajská Streda Oddelenie cudzineckej polície PZ Trnava Oddelenie cudzineckej polície PZ Nitra Oddelenie cudzineckej polície PZ Nové Zámky Oddelenie cudzineckej polície PZ Trenčín Oddelenie cudzineckej polície PZ Banská Bystrica Oddelenie cudzineckej polície PZ Rimavská Sobota Oddelenie cudzineckej polície PZ Žilina Oddelenie cudzineckej polície PZ Košice Oddelenie cudzineckej polície PZ Michalovce Oddelenie cudzineckej polície PZ Prešov Rovnaký postup sa uplatňuje aj v prípade straty, odcudzenia, poškodenia, zničenia, či zneužitia dokladu alebo pri zmene údajov v ňom uvedených. 50 ELEKTRONICKÝ PREUKAZ S ČIPOM (EID KARTA)

51 Persons who are not citizens of the Slovak Republic and who do not have a residence permit for the Slovak Republic, may request the issuing of an alternative authenticator at any of the Departments of the Foreign Police : Department of the Foreign Police Bratislava Department of the Foreign Police Dunajská Streda Department of the Foreign Police Trnava Department of the Foreign Police Nitra Department of the Foreign Police Nové Zámky Department of the Foreign Police Trenčín Department of the Foreign Police Banská Bystrica Department of the Foreign Police Rimavská Sobota Department of the Foreign Police Žilina Department of the Foreign Police Košice Department of the Foreign Police Michalovce Department of the Foreign Police Prešov The same process also applies in the case of loss, theft, damage, destruction, or misuse of a document or with a change of data located on it. ELECTRONIC IDENTITY CARD WITH A CHIP (EID CARD) 51

52 04. OSOBY OPRÁVNENÉ NA PRÍSTUP A DISPONOVANIE S ELEKTRONICKOU SCHRÁNKOU Do elektronickej schránky má samozrejme prístup jej majiteľ, a to prostredníctvom svojho štatutárneho orgánu. Okrem majiteľa schránky je oprávnená na prístup a disponovanie so schránkou ktorákoľvek ďalšia osoba, ktorej majiteľ na tento účel udelí plnomocenstvo. Samozrejme aj táto osoba, rovnako ako štatutár, musí disponovať občianskym preukazom s elektronickým čipom, prípadne iným autentifikátorom, vrátane BOK. Oprávnenie na prístup do elektronickej schránky možno udeliť neobmedzenému počtu osôb. Takéto plnomocenstvo možno udeliť fyzickej osobe ako aj právnickej osobe. Splnomocnená osoba by mala byť dôveryhodná, nakoľko bude mať prístup k úradným dokumentom a bude môcť konať v mene splnomocniteľa. Takouto osobou môže byť napr. asistentka, iný poverený zamestnanec alebo advokátska kancelária. Oprávnenie možno udeliť dvojakým spôsobom, buď elektronicky alebo v listinnej podobe. Taktiež možno zvoliť typ prístupu oprávnenej osoby do elektronickej schránky, a to úplný alebo čiastočný. Úplným prístupom sa rozumie možnosť oprávnenej osoby plne disponovať so všetkými priečinkami schránky, čítať a zmazať správy, presúvať a nahrávať správy, vytvárať a zmazať podpriečinky a nastavovať v nich určité pravidlá. Čiastočný prístup umožňuje oprávnenej osobe prístup len ku konkrétnym funkciám, ktoré jej majiteľ schránky určí pri udelení oprávnenia. Pokiaľ majiteľ schránky disponuje príslušným autentifikátorom a BOK, teda má prístup do elektronickej schránky, môže určenej osobe udeliť plnomocenstvo prostredníctvom žiadosti o Udelenie oprávnenia osobe na zastupovanie subjektu, ktorá je sprístupnená priamo v elektronickej schránke. Žiadosť možno nájsť v nastaveniach po kliknutí na ikonku ozubeného kolieska v pravom hornom rohu úvodnej strán- 52 OSOBY OPRÁVNENÉ NA PRÍSTUP A DISPONOVANIE S ELEKTRONICKOU SCHRÁNKOU

53 04. PERSONS AUTHORISED TO ACCESS AND USE AN ELECTRONIC MAILBOX The owner of an electronic mailbox obviously has access to it, namely through his or her statutory authority. In addition to the owner of the mailbox, any other person to whom the owner assigned power-of-attorney for this purpose is authorised to access and use the mailbox. Obviously, this person, equally as the statutory, must have a national identity card with an electronic chip available, or another authenticator, including a PSC. Authorisation for access to an electronic mailbox can be assigned to an unlimited number of persons. Such power-of-attorney can be assigned to a natural person as well as a legal entity. The empowered person should be credible, because he or she will have access to official documents and will be able to act on behalf of the principal. Such person may be, e.g. an assistant, another entrusted employee or an attorney's office. Authorisation may be granted in a double way, either electronically or in document form. Likewise it is possible to choose the type of access of the authorised person to the electronic mailbox and to do so fully or partially. Full access is understood to be the possibility of the authorised person to fully use all the folders of the mailbox, to read and delete messages, to move and to record messages, to create and delete sub-folders and to set certain rules in them. Partial access enables the authorised person access only to specific functions which the owner of the mailbox determines when assigning the authorisation. If the owner of the mailbox has available a relevant authenticator and a PSC, then he or she has access to the electronic mailbox, may assign to a determined person power-of-attorney through an application on granting of authorisation to a person for representation of the subject, which is available directly in the electronic mailbox. The applica- PERSONS AUTHORISED TO ACCESS AND USE AN ELECTRONIC MAILBOX 53

54 ky, následne v hornej lište zvoliť sekciu vytvorenie žiadosti a v rámci nej si zvoliť príslušný formulár na udelenie oprávnenia fyzickej alebo právnickej osobe. V tejto sekcii možno nájsť aj formulár na zrušenie oprávnenia na zastupovanie. Formulár pre udelenie oprávnenia je veľmi stručný, splnomocniteľ v ňom zadá iba identifikačné údaje oprávnenej osoby (napríklad pri fyzickej osobe je to meno, priezvisko a rodné číslo), typ a číslo jej autentifikátora, typ prístupu (úplný alebo čiastočný) a dobu platnosti udeleného oprávnenia. V prípade oprávnenia na úplný prístup je možné vyznačiť tiež možnosť postúpiť oprávnenie, ktorá umožní oprávnenej osobe delegovať toto oprávnenie v rovnakom rozsahu ďalej na inú osobu. Po vyplnení potrebných údajov sa žiadosť jednoducho odošle, pričom o úspešnom udelení oprávnenia bude žiadateľ informovaný notifikačnou správou, ktorá mu bude doručená priamo do schránky. V prípade ak bol oprávnenej osobe na základe elektronickej žiadosti udelený čiastočný prístup na disponovanie so schránkou, rozsah jednotlivých právomocí urči splnomocniteľ (majiteľ schránky) osobitne potom, ako mu bude doručená notifikačná správa o úspešnom udelení oprávnenia. Urobiť tak môže v časti Detail schránky cez záložku Pridelenie oprávnení (viď. podkapitolu Spravovanie elektronickej schránky) Druhý spôsob ako udeliť plnomocenstvo určitej osobe je listinnou formou. Tento spôsob udelenia oprávnenia je vhodný a dostupný najmä pre tých, ktorí nemajú potrebný autentifikátor a BOK, napr. zahraničný, ale aj slovenský štatutár, ktorý zatiaľ nedisponuje príslušným autentifikátorom, ale do momentu kým si ho zaobstará, už chce využívať služby elektronickej schránky. Tlačivo žiadosti o udelenie oprávnenia je možné stiahnuť na stránke Formulár listinnej žiadosti je podrobnejší ako pri elektronickej žiadosti. Aj v tomto prípade sa vyplnia údaje žiadateľa (majiteľa schránky) a údaje oprávnenej osoby. Narozdiel od elektronickej žiadosti však žiadateľ už priamo vo formulári vymedzí rozsah právomocí udelených oprávnenej osobe, pokiaľ jej udeľuje čiastočný prístup do schránky. Oprávnenie splnomocnenej osoby možno obmedziť na jednu alebo viacero funkcií, napr. len na čítanie správ, alebo na čítanie správ a spravovanie priečinkov a pod.. Priamo v elektronickej schránke už tieto nastavenia vykoná správca elektronických schránok, čiže žiadateľ po odoslaní formulára nie je povinný vykonať ďalšie nastavenia aj v časti detail schránky tak ako sa to vyžaduje pri elektronickej žiadosti. Vyplnenú žiadosť podáva majiteľ schránky, pričom podpis na žiadosti musí byť úradne overený. V prípade overovania podpisu mimo územia Slovenskej republiky musí byť žiadosť doplnená o apostillu alebo superlegalizáciu, s výnimkou úze- 54 OSOBY OPRÁVNENÉ NA PRÍSTUP A DISPONOVANIE S ELEKTRONICKOU SCHRÁNKOU

55 tion can be found in the section settings after clicking on the cogged wheel icon in the upper right-hand corner of the home page; subsequently, in the upper bar select the section creation of a request and in the scope of this choose the relevant form for assigning authorisation to a natural person or legal entity. In this section it is also possible to find a form for cancellation of authorisation for representation. The form for granting authorisation is very brief; the principal fills in only the identification data of the authorised person (for example, with a natural person this is the name, surname and birth ID number), the type and number of the person s authenticator, the type of access (full or partial) and the period of validity of the granted authorisation. In the case of authorisation for full access it is also possible to indicate the possibility of forward authorisation, which enables the authorised person to delegate this authorisation in the same range forward to another person. After the necessary data is filled in, the application is simply sent, and the applicant will be informed about the successful granting of authorisation with a notification, which will be delivered to him or her directly to the mailbox. If only partial access for working with a mailbox was granted to the authorised person on the basis of an electronic application, the range of the individual warrant is specially set by the principal (owner of the mailbox) after the notification message on the successful granting of authorisation is delivered. This can be done in the Detail section of the mailbox through the tab Assigning of authorisation (see sub-chapter Administration of an electronic mailbox) The second method of granting power-of-attorney to a certain person is in paper form. This method of granting authorisation is suitable and available especially for those who do not have the necessary authenticator and a PSC, e.g. a foreign, but also a Slovak statutory, who thus far does not have a relevant authenticator, but up to the moment that he or she acquires one wants to use the services of an electronic mailbox. A print application on granting authorisation can be downloaded on the Web page The paper application form is in more detail than the electronic application. And in this case, too, data on the applicant (the owner of a mailbox) is filled in as is data on the authorised person. However, unlike the electronic application, the applicant can directly set in the form the limits of the range of warrant granted to the authorised person, if only partial access to the mailbox is being granted. Authorisation of an empowered person can be limited to one or several functions, e.g. for only the reading of messages, or for the reading of messages and administration of folders and the like. The administrator PERSONS AUTHORISED TO ACCESS AND USE AN ELECTRONIC MAILBOX 55

56 mia Českej republiky. Žiadosť je potrebné zaslať na adresu: Úrad vlády Slovenskej republiky, P. O. BOX 11, Námestie slobody 1, Bratislava 15. Úrad vlády Slovenskej republiky je povinný žiadosť vybaviť v lehote 10 dní odo dňa jej doručenia. Otázkou ostáva, ako postupovať v prípade, ak má právnická osoba viacerých štatutárnych zástupcov. Bez ohľadu na spôsob konania štatutárnych zástupcov má každý jeden z nich rovnaké práva na prístup a disponovanie s elektronickou schránkou právnickej osoby. Nezáleží teda na tom, či sú štatutári oprávnení konať v mene právnickej osoby výlučne spoločne alebo každý samostatne, ich prístup a možnosti disponovania s elektronickou schránkou budú rovnaké pre každého z nich. Každý štatutár bude mať možnosť prihlásiť sa do schránky samostatne, pomocou vlastného občianskeho preukazu s čipom (alebo iného autentifikátora) s aktivovanou Online funkciou, pričom po zadaní bezpečnostného osobného kódu si na nasledujúcej obrazovke vyberú z daných možností prihlásenie ako právnická osoba (IČO). Pre zhrnutie, existujú teda tri formy žiadostí, a to: Žiadosť o udelenie oprávnenia na prístup a disponovanie s elektronickou schránkou fyzickej osoby podnikateľa a právnickej osoby Žiadosť o zmenu oprávnenia na prístup a disponovanie s elektronickou schránkou fyzickej osoby podnikateľa a právnickej osoby Žiadosť o zrušenie oprávnenia na prístup a disponovanie s elektronickou schránkou fyzickej osoby podnikateľa a právnickej osoby ktoré možno podať v elektronickej podobe priamo prostredníctvom elektronickej schránky, alebo v listinnej podobe na predpísanom tlačive. V prípade, ak je štatutárny zástupca právnickej osoby zahraničná osoba, podáva splnomocnenie na tlačive v listinnej podobe. 56 OSOBY OPRÁVNENÉ NA PRÍSTUP A DISPONOVANIE S ELEKTRONICKOU SCHRÁNKOU

57 of electronic mailboxes performs these settings directly in an electronic mailbox; that is the applicant after sending the form is not obligated to make additional settings even in the section detail of the mailbox as is required with an electronic application. The owner of the mailbox submits the filled in application and the signature on the application must be officially verified. In the event of verification of a signature outside of the Slovak Republic, with the exception of the Czech Republic, the application must be supplemented by an apostille or superlegalization. The application needs to be sent to the address: Government Office of the Slovak Republic, P. O. BOX 11, Námestie slobody 1, Bratislava 15. The Government Office of the Slovak Republic is obligated to arrange a request within 10 days from the day of its delivery. The question remains, how to proceed if a legal entity has several statutory representatives. Without regard to the method of acting of the statutory representatives each of them has the same rights for access and working with electronic mailbox of a legal entity. Thus, it doesn't matter whether the statutories are authorised to act on behalf of the legal entity exclusively together or each independently; their access and opportunity to work with an electronic mailbox will be the same for each of them. Each statutory will have the possibility of logging into the mailbox independently, using his or her own national identity card with a chip (or another authenticator) with the activated Online function, and after entering the personal security code, they select on the following display from the given options of logging on as a legal entity (company ID). For summarizing, three forms of the application thus exist, namely: Application on the granting of authorisation for access and working with electronic mailbox of a natural person entrepreneur and of a legal entity Application on a change of authorisation for access and working with electronic mailbox of a natural person entrepreneur and of a legal entity Application on cancellation of authorisation for access and working with electronic mailbox of a natural person entrepreneur and of a legal entity which can be submitted in electronic form directly through an electronic mailbox or in paper form on the prescribed printed form. If the statutory representative of a legal entity is a foreign person, power-of-attorney is submitted via a printed form. PERSONS AUTHORISED TO ACCESS AND USE AN ELECTRONIC MAILBOX 57

58 Považujeme za potrebné upozorniť tiež na nevyhnutnosť zosúladenia údajov v obchodnom registri so skutočným stavom. V prípade opomenutia tejto povinnosti môže nastať technický problém, ktorý zabráni štatutárovi, ktorý si napríklad zmenil meno alebo priezvisko, prihlásiť sa do elektronickej schránky. Obdobný problém s prihlásením môže nastať aj v situácii, kedy štatutár nemá na Ústrednom portáli verejnej správy vytvorené zastupovanie na schránku. Za účelom overenia zastupovania na vstup a disponovanie s elektronickou schránkou právnickej osoby je na portáli k dispozícii aplikácia Overenie zastupovania právnickej osoby, ktorá je dostupná na titulnej stránke portálu sk.prostredníctvom tejto aplikácie si štatutár môže overiť, či má vytvorené zastupovanie, a v prípade chyby ho táto aplikácia navedie ako má v danej situácii ďalej postupovať. 58 OSOBY OPRÁVNENÉ NA PRÍSTUP A DISPONOVANIE S ELEKTRONICKOU SCHRÁNKOU

59 We consider it necessary to also point out the necessity of harmonization of data in the commercial register with the current status. In the case of failure of this obligation a technical problem may occur which prevents a statutory who, for example, changed his or her name or surname, to log into an electronic mailbox. A similar problem with logging in may also occur in the situation when a statutory does not have representation for a mailbox created on the Central Portal of Public Administration. For the purpose of verification of representation for access and working with the electronic mailbox of a legal entity on the portal there is an application Verification of representation of a legal entity which is accessible on the home page of the portal at Using this application a statutory may verify whether he or she has representation created, and in the case of an error this application guides him or her how to further proceed in the given situation. PERSONS AUTHORISED TO ACCESS AND USE AN ELECTRONIC MAILBOX 59

60 05. POUŽÍVANIE ELEKTRONICKEJ SCHRÁNKY PRIHLÁSENIE DO ELEKTRONICKEJ SCHRÁNKY Do elektronickej schránky sa prihlasuje na titulnej stránke Ústredného portálu verejnej správy na adrese a to v pravom hornom rohu, kde je umiestnené políčko Prihlásiť sa na portál. 60 POUŽÍVANIE ELEKTRONICKEJ SCHRÁNKY

61 05. USING AN ELECTRONIC MAILBOX LOGGING INTO AN ELECTRONIC MAILBOX Login to an electronic mailbox is done on the home page of the Central Portal of Public Administration at the address namely in the upper right-hand corner, where the button Login to the portal is located. USING AN ELECTRONIC MAILBOX 61

62 Pred prihlásením je potrebné pripojiť k počítaču čítačku kariet so vsunutým autentifikátorom, v prípade ak na to užívateľ zabudne, po prihlásení bude v novom okne vyzvaný na jej pripojenie a vloženie autentifikátora. Pokiaľ tieto kroky užívateľ portálu úspešne absolvoval, objaví sa okno informujúce užívateľa o prebiehajúcej komunikácii systému so serverom. Následne je užívateľ vyzvaný aby zadal svoj bezpečnostný osobný kód (BOK). Opätovne upozorňujeme, že po piatom nesprávnom zadaní kódu sa preukaz zablokuje. Pokiaľ je kód zadaný správne, systém dokončí autentifikáciu užívateľa a presmeruje ho na úvodnú stránku portálu. V prípade, ak má užívateľ možnosť prihlásiť sa buď ako fyzická osoba (t.j. prihlásiť sa pod dátumom narodenia) alebo ako štatutár právnickej osoby resp. fyzická osoba podnikateľ (t.j. prihlásiť sa pod IČO), pred presmerovaním na úvodnú stránku si bude musieť zvoliť subjekt, za ktorý sa chce na portál prihlásiť. 62 POUŽÍVANIE ELEKTRONICKEJ SCHRÁNKY

63 Before logging in it is necessary to connect the card reader to a computer with a slot authenticator; if a user forgets this, after logging in an appeal for its connection and inserting the authenticator will appear in a new window. So long a portal user successfully completes these steps, a window appears informing the user about the running communication of the system with the server. The user is subsequently asked to enter his or her personal security code (PSC). We again point out that after a fifth incorrect attempt at entering the code the identity is blocked. If the code is entered correctly, the system will complete the authentication of the user and direct the user to the introductory page of the portal. If a user has the opportunity to login either as a natural person (i.e. login under the date of birth) or as a statutory of a legal entity or natural person-entrepreneur (i.e. login under a company ID), before redirecting to the introductory page the user will have to select a subject that he or she wants to login to on the portal. USING AN ELECTRONIC MAILBOX 63

64 Po výbere prihlasovaného subjektu systém následne užívateľa presmeruje na úvodnú stránku portálu, kde po kliknutí na pravý horný panel označený ako Zobraziť elektronickú schránku mu bude umožnený vstup do tejto schránky a disponovanie s ňou ako aj ďalšie moduly a funkcionality portálu ako sú Môj profil či elektronické podania na úrady. Rovnaký postup bude zachovaný aj pri užívateľovi, ktorý sa prihlasuje len ako fyzická osoba (nepodnikateľ), ktorý však bude presmerovaný priamo na titulnú stránku bez možnosti voľby prihlasovaného subjektu PRÁCA S ELEKTRONICKOU SCHRÁNKOU Organizačné usporiadanie elektronickej schránky Elektronická schránka je rozdelená na niekoľko častí. Vľavo obsahuje tri hlavné priečinky (obrázok časť A ): prijaté, odoslané a rozpracované správy, s počtom správ nachádzajúcich sa v priečinku s vyznačením počtu neprečítaných správ. K týmto základným priečinkom možno podľa potreby a záujmu, v časti nastavenia, pridávať ďalšie kategórie za účelom sprehľadnenia obsahu schránky. Tieto tri hlavné priečinky nie je možné meniť, ich nastavenie je predvolené, možno ale v rámci nich vytvoriť ľubovoľný počet podriadených priečinkov (napr. priečinok obsahujúci správy od konkrétneho úradu). 64 POUŽÍVANIE ELEKTRONICKEJ SCHRÁNKY

65 After selection of a login subject the system subsequently redirects the user to the introductory page of the portal, where after clicking on the upper right-hand panel labelled as Display the electronic mailbox the user will be allowed entry to this mailbox and to work with it as well as to the other modules and functionalities of the portal, such as My profile or electronic submission to an office. The same approach will also be preserved for a user who logs on only as a natural person (a non-entrepreneur), who, however, will be redirected straight to the title page without the possibility of selecting a login subject WORKING WITH AN ELECTRONIC MAILBOX Organizational configuration of an electronic mailbox An electronic mailbox is divided into several sections. On the left are the three main folders (Figure section A ): received, sent and drafts, with the number of messages located in the folder with the number of unread messages indicated. It is possible in the settings section to add, according to needs and interests, additional categories to the basic folders for the purpose of summarizing the contents of the mailbox. These three main folders cannot be changed; their setting is pre-selected, but it is possible in the scope of them to create any number of sub-folders (e.g. a folder containing messages from a specific office). USING AN ELECTRONIC MAILBOX 65

66 Hneď pod priečinkami sa užívateľovi zobrazuje aktuálne využitie kapacity elektronickej schránky (obrázok časť B ). Kritická hranica kapacity schránky je stanovená na 80 %. V prípade dosiahnutia tejto hranice obdrží užívateľ notifikačnú správu, ktorá ho upozorní na potrebu uvoľnenia kapacity schránky. Pri opakovanom dosiahnutí príp. prekročení kritickej hranice už užívateľ nebude systémom opätovne upozorňovaní. Tzv. riziková hranica je stanovená na 90 %. Pri jej dosiahnutí sa užívateľovi zobrazí výstražné varovanie upozorňujúce na hroziace prekročenie celkovej dostupnej kapacity schránky. Pokiaľ užívateľ tieto upozornenia odignoruje, v prípade prekročenia dostupnej kapacity stránky (t.j. dosiahnutia hranice 100 %) budú najstaršie prečítané správy v schránke automaticky vymazané, aby sa kapacita stránky znova uvoľnila. Preto ak užívateľ nechce prísť o dôležité správy, je vhodné nepotrebné správy v schránke priebežne vymazávať resp. si zakúpiť vyššiu kapacitu schránky. Aj napriek prekročeniu povolenej kapacity nebude prijímanie a čítanie správ nijakým spôsobom obmedzené. V hornej časti (obrázok časť C ) je umiestnená položka menu, umožňujúca základné operácie s doručenými správami, a to úkony ako vymazanie správ alebo presunutie do iného priečinka či podpriečinka. Hneď vedľa položky menu sa nachádza vyhľadávacie okno (obrázok časť D ) umožňujúce vyhľadávanie správ v rámci vytvorených priečinkov v elektronickej schránke. Hlavná časť schránky obsahuje zoznam správ (obrázok časť E ), ktoré sú chronologicky usporiadané podľa dátumu doručenia. Ide o štandardné zobrazenie na aké môže byť užívateľ zvyknutý vo svojej ovej schránke. Jednotlivé stĺpce poskytujú údaje o odosielateľovi a príjemco- 66 POUŽÍVANIE ELEKTRONICKEJ SCHRÁNKY

67 The currently used capacity of an electronic mailbox (figure section B ) is displayed to the user immediately under the folders. The critical limit of the mailbox capacity is set at 80 %. In the case of reaching this limit the user receives a notification which points out the need to free up mailbox capacity. Upon repeated achieving or surpassing of the critical limit the user will no longer be warned by the system. The so-called risk limit is set at 90 %. Upon reaching it an alert appears to the user pointing out the danger of exceeding the total allowed capacity of the mailbox. If a user ignores these warnings, in the case of exceeding the mailbox capacity (i.e. achieving the limit of 100 %) the oldest read messages in the mailbox will be automatically deleted, so that the capacity of the mailbox is again freed up. Therefore, if a user does not want to lose important messages, it is wise to regularly delete unneeded messages from the mailbox or to purchase a mailbox with a higher capacity. Despite exceeding the permitted capacity the receiving and reading of messages will in no way be limited. In the upper part (figure section C ) is the item menu, which enables basic operations with delivered messages, namely actions such as deleting messages or moving them to another folder or sub-folder. Immediately next to the menu item is the search window (figure section D ) which enables the searching of messages within the created folders in the electronic mailbox. The main part of the mailbox contains a list of messages (figure section E ), which are arranged according to the date of delivery. This is USING AN ELECTRONIC MAILBOX 67

68 vi správy, predmete, dátume doručenia a veľkosti obsahu v kb. V prvom stĺpci umožňuje užívateľovi označiť zvolené správy a následne vykonať niektorú z hromadných operácii ako je presun správ do iného priečinku resp. podpriečinku, prípadne vymazanie správ. Obdobné zobrazenie sa týka aj odoslaných a rozpracovaných správ. V prvom riadku doručených správ má užívateľ zároveň možnosť filtrovať správy, inými slovami zobraziť si len správy týkajúce sa konkrétneho odosielateľa, s konkrétnym predmetom alebo z konkrétneho dňa. Pokiaľ chce zrušiť filtrovanie správ a opäť zobraziť priečinok v pôvodne vzhľade so všetkými doručenými správami, je potrebné kliknúť v ľavom rohu tohto riadku na ikonku lievik V spodnej časti (obrázok časť F ) nachádzajúcej sa pod zoznamom správ sa po kliknutí na konkrétnu správu zobrazí detail správy. Táto časť obsahuje predmet správy, odosielateľa príp. príjemcu, dátum a čas odoslania príp. prijatia správy, samotný text správy vrátane príloh, ktoré je možné stiahnuť a uložiť. Súčasťou tejto časti schránky je tzv. Correlation ID, ide o identifikátor, ktorý spája jednotlivé odoslané a prijaté navzájom súvisiace správy, napr. odoslanú správu s odpoveďou príjemcu na túto správu. 68 POUŽÍVANIE ELEKTRONICKEJ SCHRÁNKY

69 a standard depiction that the user may be used to from his or her own inbox. The individual columns provide data on the sender and recipient of the message, the subject, date of delivery and size of the content in kb. The first column allows the user to mark the selected message and subsequently perform certain operations, such as moving messages to another folder or sub-folder or possibly deleting messages. A similar display also relates to sent messages and drafts of messages. In the first line of delivered messages the user at the same time has the possibility of filtering messages, in other words, displaying only messages relating to a specific sender, a specific subject or a specific day. If the user wants to filter messages and again display a folder in the original view with all delivered messages, it is necessary to click on the filter icon in the left corner of this line. In the bottom part (figure section F ) located beneath the list of messages the message details will appear after clicking on a specific message. This section contains the subject of the message, the sender or recipient, the date and time of sending or receipt of the message, the text of the message itself, including attachments which can be downloaded and saved. A component of this part of the mailbox is the so-called Correlation ID, which is an identifier that links individual sent and received messages on a single thread, e.g. a sent message with a reply of the recipient to this message. USING AN ELECTRONIC MAILBOX 69

70 V jednotlivých priečinkoch možno vykonávať nasledujúce operácie so správami, ktoré sa v nich nachádzajú: uloženie správ, táto funkcia umožňuje uloženie správ v počítači alebo na inom mieste a je dostupná v časti detail správy, ktorá bola popísaná vyššie. Stiahnutý súbor sa uloží ako súbor zip., ktorý obsahuje stiahnutú prílohu vo formáte xml. zobrazenie správ, táto funkcia umožňuje zobraziť uložené správy z vybraného miesta priamo v prostredí elektronickej schránky, a to formáte zip. a xml. Cez túto operáciu je možné zobraziť aj uložené správy z inej schránky. presunutie správ, postup je podobný ako v prípade vymazania správ, užívateľ si označí ľubovoľný počet správ, následne si v časti zvolí operáciu presunúť do, vyberie si príslušný priečinok, a svoju voľbu potvrdí zakliknutím možnosti OK, následne sa na obrazovke zobrazí informácia o tom, že vybrané správy boli presunuté. Upozorňujeme, že presun správ medzi hlavnými priečinkami (doručené, odoslané, rozpracované) nie je možný. Správy možno presúvať len medzi jednotlivými podpriečinkami, ktoré sú vytvorené v rámci hlavného priečinka. Pre lepšie pochopenie uvádzame nasledujúci príklad, užívateľ si v rámci hlavného priečinka vytvorí podpriečinok s názvom dôležité, druhý podpriečinok s názvom vybavené a tretí podpriečinok s názvom archív. V pondelok mu bola doručená správa z okresného úradu, na ktorú mal odpovedať v lehote 7 dní od doručenia. V stredu na túto správu odpovedal a preto sa rozhodne presunúť ju do priečinka vybavené. Po dvoch mesiacoch je už príslušné konanie na daňovom úrade skončené a tak sa užívateľ rozhodne presunúť správu z priečinka vybavené do priečinka archív. Všetky tieto operácie sú povolené, pričom presúvať môže ľubovoľný počet správ z ktoréhokoľvek podpriečinka do iného a zase späť. Presúvať však logicky nebude môcť správy medzi hlavnými priečinkami, napr. z priečinka doručených správ do priečinka rozpracovaných. nahratie správ, táto funkcia umožňuje uloženú správu znovu nahrať do elektronickej schránky. Vedľa priečinka menu sú umiestnené políčka vymazať a nahrať správu. Po kliknutí na voľbu nahrať správu sa zobrazí okno určené na prehľadávanie, po nájdení príslušnej správy stačí kliknúť na nahrať správu a následne vybrať hlavný priečinok (doručené, odoslané, rozpracované), do ktorého sa má správa uložiť. Nahrať správy možno vo formáte zip. a xml., a to aj správy uložené z inej elektronickej schránky. 70 POUŽÍVANIE ELEKTRONICKEJ SCHRÁNKY

71 In the individual folders it is possible to perform the following operations with the messages located in them: saving of messages, this function enables the saving of messages on the computer or to another location and is available in the section message details, which was described above. The downloaded file is saved as a zip file, which contain the downloaded attachment in the xml format. displaying of messages, this function enables the displaying of saved messages from the selected place directly in the environment of the electronic mailbox and does in the formats zip and xml. Through this operation it is also possible to display saved messages from another mailbox. moving of messages, the process is similar as in the case of deleting messages; the user marks a selected number of messages and subsequently in the section chooses the operation move to, then selects the relevant folder and confirms his or her choice by clicking on OK. The information is subsequently displayed on the screen about the fact that the selected messages were moved. We herein note that moving messages between the main folders (delivered, sent, drafts) is not possible. Messages can only be moved between the individual sub-folders, which are created within the main folders. For better understanding we present the following example, a user within a main folder creates a sub-folder named important, a second sub-folder named finished and a third sub-folder named archive. On Monday a message was delivered to him from the district office, to which he had to reply within 7 days of delivery. On Wednesday he replied to this message and therefore decides to move it to the folder finished. Two months later the relevant proceeding at the tax office ends and so the user decides to move the message from the finished folder to the archive folder. All of these operations are permitted, and any number of messages may be moved from any sub-folder to another one and back. However, logically it will not be possible to move messages between the main folders, e.g. from the folder of delivered messages to the drafts folder. copying of messages, this function enables the copying of a saved message into an electronic mailbox. Next to the menu folder are the items delete and copy message. After clicking on the choice copy message a window is displayed intended for searching, and after finding the relevant message it is enough to simply click on copy message and subsequently to select the main folder USING AN ELECTRONIC MAILBOX 71

72 vymazanie správ, a to jednotlivo alebo súčasne niekoľko správ naraz, ktoré si užívateľ zvolí zaškrtnutím políčka v ľavom stĺpci, potom klikne na políčko vymazať, následne sa ho systém opýta či si skutočne želá zvolené správy vymazať, po kliknutí na možnosť OK sa na obrazovke objaví informácia o tom, že vybrané správy boli vymazané. Ak si užívateľ nepraje zvolené správy vymazať, namiesto OK klikne na voľbu zrušiť a správy aj naďalej ostanú v zozname Spravovanie elektronickej schránky Správa schránky a jej priečinkov je dostupná cez funkciu nastavenia, kliknutím na ikonku ozubeného kolieska v pravom hornom rohu. Táto časť schránky obsahuje tri základné sekcie, a to: detail schránky, správa priečinkov a vytvorenie žiadosti. detail schránky, poskytuje užívateľovi nasledujúce údaje a možnosti: 72 POUŽÍVANIE ELEKTRONICKEJ SCHRÁNKY

73 (delivered, sent, drafts) to which the message should be saved. It is possible to copy a message in the.zip and.xml formats and even do so with a message saved from another electronic mailbox. deleting of messages, this can be done individually or to several messages at once, which the user selects by marking the field in the left-hand column and then clicking the item delete ; the system will then subsequently ask whether the user truly wishes to delete the selected messages, and after clicking OK the information appears on the screen that the selected messages were indeed deleted. If a user does not wish to delete the selected messages, instead of OK he or she clicks on the choice cancel and the messages will remain in the list Administration of an electronic mailbox Administration of a mailbox and its folders is accessible through the function settings by clicking on the cogged wheel icon in the upper right-hand corner. This section of the mailbox contains three basic sections, namely: message details, administration of folders and creation of a request. message details provides the user with the following data and options: USING AN ELECTRONIC MAILBOX 73

74 základné informácie o schránke ako dátum aktivácie, kapacitu schránky atď. pridelenie oprávnení, kde má užívateľ možnosť nastaviť jednotlivé operácie, ktoré bude oprávnená vykonávať fyzická alebo právnická osoba, ktorej užívateľ predtým udelil čiastočné oprávnenie na zastupovanie, a to na základe elektronickej žiadosti (viď. časť 4. Osoby oprávnené na prístup a disponovanie s elektronickou schránkou). V hornej časti okna je automaticky vygenerovaný zoznam už udelených oprávnení, v spodnej časti možno pridať nové oprávnenie prostredníctvom predpripraveného formulára. Užívateľ si teda zvolí niektorú z oprávnených osôb v zozname a následne určí rozsah tohto oprávnenia zakliknutím jednotlivých prípadne všetkých operácií vo formulári. Oprávnenie možno udeliť pre nasledovné operácie so schránkou: čítanie správ, vymazanie správ, spravovanie podpriečinkov a nahratie správ. Osoby, ktoré majú oprávnenie na čítanie správ, budú zároveň oprávnené aj na odosielanie podaní a odpovedí na úradné rozhodnutia. To však neplatí pre správy určené do vlastných rúk, pri ktorých sa potvrdzuje (autorizuje) doručenka, po potvrdení ktorej bude adresátovi sprístupnené rozhodnutie orgánu verejnej moci určené do vlastných rúk. história oprávnení, obsahuje zoznam všetkých oprávnení, ktoré boli v minulosti udelené pre celú schránku vrátane všetkých podpriečinkov, ako aj zrušených oprávnení. história správ, obsahuje zoznam všetkých správ, ktoré boli v minulosti prijaté do schránky história prihlásení, obsahuje informácie o všetkých doposiaľ uskutočnených vstupov do schránky nastavenia IMAP/POP3 správa priečinkov, umožňuje užívateľovi vykonávať nasledujúce dispozície s priečinkami: detail priečinka, umožňuje zmeniť názov existujúceho priečinku príp. priečinok úplne vymazať, s výnimkou hlavných priečinkov pravidlá pre správy, umožňuje nastaviť pravidlá pre jednotlivé správy určujúce kedy má byť správa zaradená do konkrétneho priečinka. Pravidlá pre doručovanie a ukladanie správ sa netýkajú hlavných priečinkov pridelenie oprávnení, poskytuje, výlučne majiteľovi schránky, možnosť udeliť oprávnenie na disponovanie s konkrétnym priečinkom 74 POUŽÍVANIE ELEKTRONICKEJ SCHRÁNKY

75 basic information about a mailbox, such as the date of activation, mailbox capacity etc. grant authorisation, where the user has the possibility of setting individual operations that a natural person or legal entity, to which the user previously assigned partial authorisation for representation, will be authorised to perform, namely on the basis of an electronic request (see part 4. Persons authorised for accessing and working with an electronic mailbox). In the upper part of the window a list of granted authorisations is automatically generated, and in the lower part new authorisations can be granted through a pre-prepared form. A user then selects some of the authorised persons in a list and subsequently sets the range of authorisation by clicking on the individual or all operations in the form. Authorisation can be granted for the following operations with a mailbox: reading messages, deleting messages, administration of sub-folders and copying messages. Persons who have the authorisation to read messages will at the same time also be authorised for sending submissions and replying to official decisions. This does not apply, however, for messages intended for registered delivery to a specific person, by which delivery is confirmed (authorised) with a delivery notice, after confirmation of which a decision of a public authority intended for registered delivery to a specific person will be made available to the addressee. history of authorisations, contains a list of all authorisations which were granted in the past for the entire mailbox, including all sub-folders, as well as cancelled authorisations. history of messages, contains a list of all of messages, which were received into the mailbox in the past login history, contains information on all entries into the mailbox thus far carried out IMAP/POP3 settings administration of folders, enables the user to perform the following with folders: folder details, enables the changing of names of an existing folder or fully deleting a folder, with the exception of the main folders message rules, enables the setting of rules for individual messages determining when a message may be assigned to a specific folder. The rules for delivery and storing of messages do not apply to the main folders USING AN ELECTRONIC MAILBOX 75

76 história oprávnení, obsahuje prehľad všetkých priečinkov, ktoré boli v minulosti vytvorené alebo zrušené notifikácie, poskytuje možnosť nastaviť si zasielanie oznámení o doručení správy prípadne o presune správy do iného priečinka. vytvorenie žiadosti, táto sekcia obsahuje žiadosť o deaktiváciu schránky na doručovanie (táto bude bližšie popísaná v kapitole 5.3.) a formuláre pre udelenie oprávnení fyzickej alebo právnickej osobe na prístup a disponovanie s elektronickou schránkou Operácie s priečinkami vytvoriť priečinok Nový priečinok užívateľ vytvorí tak, že si najskôr v ľavej časti základného zobrazenia stránky, ktoré sa mu objaví po prihlásení a vstupe do nej, zvolí príslušný hlavný priečinok. Po jeho otvorení je potrebné označiť priečinok, pod ktorým bude umiestnený novovytvorený priečinok. Následne užívateľ v spodnej časti pod zoznamom všetkých priečinok zadá v okne názov nového priečinka. Vytvorenie nového priečinka v závere potvrdí kliknutí na zelené tlačidlo s pluskom napravo. upraviť priečinok Upravovať možno jediný údaj o priečinku a to jeho názov, urobiť tak možno v časti Správa priečinkov detail, ktorá bola popísaná vyššie v podkapitole vymazať priečinok Pre vymazanie priečinku je potrebné označiť vybraný priečinok (opäť s výnimkou hlavných priečinkov) a následne kliknúť na tlačidlo vymazať v časti Správa priečinkov detail. Pred úplným odstránením priečinka sa užívateľovi ešte zobrazí správa overujúca, či si užívateľ naozaj praje vymazať zvolený priečinok. Po potvrdení kliknutím na tlačidlo OK sa vybraný priečinok úplne vymaže, vrátane všetkých podpriečinkov a správ, ktoré obsahujú. 76 POUŽÍVANIE ELEKTRONICKEJ SCHRÁNKY

77 grant authorisation, provides the mailbox owner exclusively the opportunity to grant authorisation for working with specific folders history of authorisations, contains an overview of folders which were created or deleted in the past notifications, provides the option of setting the sending of notifications on delivery of messages or on the moving of a message to another folder. creation of a request, this section contains a request for deactivation of a mailbox for delivery (this will be described in detail in chapter 5.3.) and forms for granting authorisations to a natural person or legal entity for access and working with the electronic mailbox Operations with folders create a folder A user creates a new folder by first selecting the relevant main folder on the left-hand side of the basic page display that appears upon logging in. After it opens, it is necessary to mark the folder, under which the newly created folder will be located. The user subsequently in the lower part under the list of all folders enters the name of the new folder into the window. The creation of a new folder is confirmed clicking on the green button with a plus sign on the right-hand side. modify a folder It is only possible to modify data about a folder and its name; this can be done in the section Administration of folders details, which was described above in sub-chapter delete a folder For deleting a folder it is necessary to mark the selected folder (again with the exception of the main folders) and subsequently to click on the delete button in the section Administration of folders details. Before the complete removal of a folder a confirmation message will appear for the user about whether the user really wishes to delete the selected folder. After confirmation by clicking on the button OK the selected folder is completely deleted, including all of the sub-folders and messages which they contain. USING AN ELECTRONIC MAILBOX 77

78 presunúť priečinok Užívateľ môže presúvať ktorékoľvek priečinky a podpriečinky s výnimkou hlavných. Presunutie vykoná tak, že myšou uchopí vybraný priečinok v zozname priečinkov a presunie ho na požadované miesto Nastavenie notifikácií pre jednotlivé priečinky Nastavenie notifikácií je možné na dvoch miestach, buď v hlavnom menu priamo nad zoznamom priečinkov v časti nastavenie notifikácií, alebo v sekcii Správa priečinkov cez záložku notifikácie (viď. podkapitola ) Notifikácie možno nastaviť buď pre doručovanie správ do konkrétneho priečinka, alebo pri presune správ do priečinka, príp. pre obidva prípady. Notifikácie budú zasielané prostredníctvom notifikačného modulu. Podľa toho ktorú z možností užívateľ nastaví ako preferovaný kanál v sekcii Môj profil, bude notifikácia užívateľovi doručená prostredníctvom SMS správy na číslo mobilného telefónu alebo prostredníctvom u na ovú adresu (príp. viacero ových adries) Návrat na úvodnú stránku a odhlásenie z elektronickej schránky Pokiaľ užívateľ nechce ďalej meniť nastavenia elektronickej schránky, pre návrat do hlavnej časti (t.j. základné zobrazenie schránky po prihlásení) je možné po kliknutí na symbol obálky v ľavej časti 78 POUŽÍVANIE ELEKTRONICKEJ SCHRÁNKY

79 move a folder A user may move any folders and sub-folders with the exception of the main folders. Moving is done such that the selected folder is grabbed in the list of folders using the computer mouse and then moved to the desired location Setting notifications for individual folders The setting of notifications can be done in two places, either in the main menu directly above the list of folders in the section Setting notifications, or in the section Administration of folders through the item notifications (see sub-chapter ) It is possible to set notifications either for delivery of messages to a specific folder, or with the moving of messages to a folder, or for both cases. Notifications will be sent by means of a notification module. According to which of the possibilities the user sets as the preferred channel in the section My profile, a notification will be delivered the user by means of an SMS message to a mobile telephone number or via to an address (or several addresses) Returning to the home page and logging off from an electronic mailbox If a user no longer wants to change the settings of an electronic mailbox, it is possible to return to the main section (i.e. the basic display of the mailbox after logging in) by clicking on the symbol of the envelope on the left-hand side. USING AN ELECTRONIC MAILBOX 79

80 Pokiaľ chce užívateľ prácu so schránkou ukončiť, je potrebné sa zo schránky odhlásiť, a to v pravom hornom rohu v poli s menom a priezviskom zakliknutím symbolu krížik ZRUŠENIE A DEAKTIVÁCIA ELEKTRONICKEJ SCHRÁNKY Elektronickú schránku samú o sebe nemožno zrušiť, ani majiteľ sám z vlastnej vôle, ani príslušný orgán na základe jeho žiadosti. Schránka bude zrušená a jej obsah vymazaný iba v prípade smrti fyzickej osoby, zrušenia živnosti u fyzickej osoby podnikateľa, prípadne zániku právnickej osoby bez právneho nástupcu. K zániku však dôjde až po uplynutí 3 rokov od dňa, keď sa o tejto skutočnosti (smrti resp. zániku) dozvie zriaďovateľ schránky z príslušného referenčného registra (napr. Obchodný register Slovenskej republiky, Živnostenský register Slovenskej republiky, Register obyvateľov Slovenskej republiky). Je potrebné rozlišovať pojem zrušenie schránky a deaktivácia. Čo to vlastne deaktivácia je? Deaktivácia elektronickej schránky sa týka len fyzických osôb a fyzických osôb podnikateľov. Právnické osoby nemôžu z vlastnej vôle požiadať o deaktiváciu elektronickej schránky, keďže táto im bola aktivovaná automaticky z dôvodu postupného zavádzania informatizácie verejnej správy. Taktiež ani orgány verejnej moci nemô- 80 POUŽÍVANIE ELEKTRONICKEJ SCHRÁNKY

81 If a user wants to finish working with a mailbox, it is necessary to log off from the mailbox, namely in the upper right-hand corner in the field with the name and surname by clicking the X symbol CANCELLATION AND DEACTIVATION OF AN ELECTRONIC MAILBOX It is impossible to delete an electronic mailbox itself; not even the owner of his or her own will or a member of the relevant authority on the basis of the owner s request may do so. The mailbox will be cancelled and its contents deleted only in the case of death of a natural person, cancellation of a trade license of a natural person-entrepreneur or expiry of a legal entity without a legal successor. However, expiry only occurs after 3 years from the day when the director of the mailbox learns of this fact (the death or expiry) from the relevant reference register (e.g. the Commercial Register of the Slovak Republic, the Trade License Register of the Slovak Republic, the Register of Residents of the Slovak Republic). It is necessary to differentiate the concept of cancellation and deactivation. What exactly is deactivation? Deactivation of an electronic mailbox relates only to natural persons or legal entities entrepreneurs. Legal entities may not of their own volition request deactivation of an electronic mailbox, since this was activated automatically for them for USING AN ELECTRONIC MAILBOX 81

82 žu deaktivovať svoje elektronické schránky. Deaktiváciou sa zabezpečí, že elektronickú schránku viac nebude možné využívať pre doručovanie elektronických podaní a elektronických úradných dokumentov. Po deaktivácii bude prístup do elektronickej schránky aj naďalej možný, obsah schránky takisto ostáva zachovaný, ale do schránky bude možné doručovať už iba informatívne správy a notifikácie. Elektronickú schránku môže jej majiteľ jedine deaktivovať pre doručovanie, a to prostredníctvom na to určenej žiadosti sprístupnenej v elektronickej schránke v nastaveniach (ikonka ozubené koliesko) v časti Vytvorenie žiadosti. Schránka sa automaticky deaktivuje aj ku dňu: smrti fyzickej osoby (a po uplynutí 3 rokov bude zrušená) uvedenému v právoplatnom rozhodnutí o vyhlásení za mŕtveho, ktorý je súdom určený ako deň smrti fyzickej osoby, právoplatnosti rozhodnutia o pozbavení spôsobilosti na právne úkony alebo rozhodnutia o obmedzení spôsobilosti na právne úkony, ak toto obmedzenie zahŕňa aj právne úkony spojené s dispozíciou s elektronickou schránkou a doručovaním 5.4. SPRÍSTUPNENIE OBSAHU ELEKTRONICKEJ SCHRÁNKY PO UKONČENÍ PODNIKANIA Ak dôjde k zrušeniu elektronickej schránky fyzickej osoby podnikateľa z dôvodu zrušenia živnosti, alebo elektronickej schránky právnickej osoby z dôvodu jej zániku bez právneho nástupcu, a majiteľ schránky si pred jej zrušením nezálohoval údaje zo schránky, aj napriek tomu k nim môže mať v budúcnosti prístup. Za týmto účelom je potrebné podať žiadosť o sprístupnenie obsahu zrušenej elektronickej schránky. Žiadosť sa podáva Národnej agentúre pre sieťové a elektronické služby (NASES), a to výlučne elektronicky prostredníctvom elektronickej schránky fyzickej osoby občana, z dôvodu autentifikácie žiadateľa. 82 POUŽÍVANIE ELEKTRONICKEJ SCHRÁNKY

83 reason of gradual introduction of the informatization of public administration. Likewise, not even a public authority may deactivate its electronic mailboxes. Deactivation ensures that it will no longer be possible to use an electronic mailbox for the delivery of electronic submissions and electronic official documents. After deactivation access to an electronic mailbox will no longer be possible, though the contents of the mailbox will likewise remain, but it will only be possible to deliver informational messages and notifications to the mailbox. Only the owner of an electronic mailbox may deactivate it for delivery and does so by means of a request available in the electronic mailbox in the Settings section (the cogged wheel icon) in the Creation of a Request section. A mailbox is automatically deactivated on the day: of the death of a natural person (and after 3 years it will be cancelled) given in a lawful decision on a declaration of a deceased person which is determined by a court as the day of death of a natural person, of a lawful decision on deprivation of competency for legal actions or a decision on limiting of the competency for legal actions, if this restriction also includes legal actions connected with access to the electronic mailbox and deliveries 5.4. ACCESSING THE CONTENT OF AN ELECTRONIC MAILBOX AFTER CEASING TO DO BUSINESS If cancellation of the electronic mailbox of a natural person entrepreneur occurs for reason of cancellation of a trade license or the electronic mailbox of a legal entity for reason of its expiry without a legal successor, and the owner of the mailbox prior to its cancellation did not backup data from the mailbox, even despite this fact the owner may have future access to it. For this purpose it is necessary to submit an application for accessing the content of a cancelled electronic mailbox. An application is submitted to the National Agency for Network and Electronic Services (Slovak abbreviation: NASES), and done exclusively by electronic means of the USING AN ELECTRONIC MAILBOX 83

84 To znamená, že fyzická osoba, ktorá dovtedy podnikala ako živnostník, podá žiadosť prostredníctvom svojej druhej, stále existujúcej elektronickej schránky, ktorú má zriadenú ako občan, nepodnikateľ. V prípade zaniknutej právnickej osoby, podá žiadosť jej bývalý štatutár, taktiež prostredníctvom svojej druhej elektronickej schránky, ktorú má vytvorenú ako fyzická osoba (občan). Postup pre podanie žiadosti je nasledovný. Po prihlásení do svojej elektronickej schránky užívateľ klikne na položku Všeobecná agenda, následne si zvolí poskytovateľa služby, t.j., NASES. V predmete správy sa uvedie označenie žiadosti, t.j. Žiadosť o sprístupnenie údajov a v texte správy sa stručne popíše, že touto žiadosťou užívateľ žiada o sprístupnenie obsahu elektronickej schránky po ukončení podnikania. Zároveň je potrebné uviesť IČO zrušenej živnosti, alebo právnickej osoby, ktorej schránku chcete sprístupniť a nakoniec názov priečinka, ktorý NASES vytvorí v elektronickej schránke žiadateľa, a do ktorého presunie požadovaný obsah zo zrušenej elektronickej schránky. V prípade akýchkoľvek otázok a nejasností ohľadne sprístupnenia obsahu elektronickej schránky po ukončení podnikania je možné sa obrátiť priamo Ústredné kontaktné centrum, tel. č , a to v pondelok až piatok od 8.00 h do h, v stredu až do h. Mimo uvedených časov možno zaslať svoje otázky prostredníctvom kontaktného formulára, ktorý sa nachádza na stránke 84 POUŽÍVANIE ELEKTRONICKEJ SCHRÁNKY

85 electronic mailbox of a natural person citizen, for reason of authentication of the applicant. This means that a natural person who up to then did business as a trade license holder, submits an application through his second, already existing electronic mailbox, which he or she has a citizen, non-entrepreneur. In the case of an expired legal entity, its former statutory submits a request, also through a second electronic mailbox, which he or she has created as a natural person (citizen). The process for submitting an application is as follows. After logging into one s own electronic mailbox a user clicks on the item General agenda and subsequently selected the provider of the service, i.e., NAS- ES. In the subject of the message the labelling of the request is given, i.e. Application on accessing data, and in the text of the message a brief description that with this application the user is requesting access to an electronic mailbox after finishing the conducting of business. At the same time it is necessary to state the Company ID number (IČO) of the cancelled trade license or legal entity whose mailbox you wish to access and finally the name of the folder which NASES creates in the electronic mailbox of the applicant and to which it will move the requested contents of the cancelled electronic mailbox. In the case of any questions and ambiguities regarding access to the contents of an electronic mailbox after cessation of the doing of business it is possible to turn directly to the Central Contact Centre, tel. No , namely from Monday through Friday from 8:00 to 18:00 hours, on Wednesday until 21:00 hours. Outside of the given times it is possible to send one s questions by means of a contact form which is located on the Web page USING AN ELECTRONIC MAILBOX 85

86 06. ELEKTRONICKÁ KOMUNIKÁCIA A DORUČOVANIE Doručenie elektronických správ a elektronických úradných rozhodnutí jednotlivých inštitúcií a orgánov verejnej moci do aktivovanej elektronickej schránky má rovnaké právne účinky akoby boli tieto dokumenty doručované v listinnej forme. Podobne ako v klasickej listovej korešpondencii aj v rámci elektronickej komunikácie doručenie potvrdzuje elektronická doručenka zasielaná do schránky. Je preto dôležité pravidelne kontrolovať schránku a odsledovať si plynutie zákonných lehôt. Po doručení elektronickej úradnej správy zostáva táto vrátane všetkých elektronických dokumentov, ktoré obsahuje, uložená v elektronickej schránke adresáta. Ak dôjde k elektronickému doručeniu v deň štátneho sviatku alebo v deň pracovného pokoja, lehota na konanie alebo na vykonanie úkonu, ktorej začiatok je spojený s okamihom elektronického doručenia, začne plynúť najbližší nasledujúci pracovný deň. Elektronické správy a dokumenty môžu byť doručované do elektronickej schránky dvojakým spôsobom, a to buď v režime obyčajného doručovania alebo doručovania do vlastných rúk OBYČAJNÉ DORUČOVANIE ELEKTRONICKÝCH ÚRADNÝCH DOKUMENTOV Obyčajným doručovaním sa rozumie v zásade každé doručovanie, kedy sa elektronicky nedoručuje do vlastných rúk. V takomto prípade nie je stanovená úložná lehota, v ktorej je potrebné doručenie potvrdiť. Úložnou lehotou sa rozumie lehota 15 dní (pokiaľ osobitný predpis nestanovuje inú lehotu), počas ktorej sa uložená elektronická úradná správa považuje za nedoručenú, až kým nedôjde k uplynutiu tejto lehoty. Ta- 86 ELEKTRONICKÁ KOMUNIKÁCIA A DORUČOVANIE

87 06. ELECTRONIC COMMUNICATION AND DELIVERY Delivery of electronic messages and electronic official decisions of individual institutions and public authorities to an activated electronic mailbox has the same legal force as if these documents were delivered in paper form. Similarly as in classic paper correspondence in the scope of electronic communication delivery is confirmed by an electronic bill of delivery sent to the mailbox. Therefore, it is important to regularly check the mailbox and to monitor the passing of legal deadlines. After delivery of an electronic official message, the message, including all electronic documents it contains, is stored in the electronic mailbox of the addressee. If electronic delivery occurs on the day of a state holiday or on a non-working day, the deadline for acting or for performing an action, the start of which is connected to the moment of electronic delivery, begins to pass on the nearest following work day. Electronic messages and documents may be delivered to an electronic mailbox in a double way, namely either in the mode common delivery or registered delivery COMMON DELIVERY OF ELECTRONIC OFFICIAL DOCUMENTS Common delivery is understood in principle to be each delivery, when electronic registered delivery is not used. In such a case no storage deadline is set in which it is necessary to confirm the delivery. The storage deadline is understood to be a period of 15 days (so long as a special provision does not stipulate another deadline), during which the stored electronic official message is considered as undelivered, until the pas- ELECTRONIC COMMUNICATION AND DELIVERY 87

88 káto lehota plynie odo dňa nasledujúceho po dni uloženia elektronickej úradnej správy v elektronickej schránke. Keďže pri obyčajnom doručovaní úložná lehota stanovená nie je, elektronická správa sa bude automaticky považovať za doručenú v deň nasledujúci po jej doručení a uložení do elektronickej schránky. Uložením elektronickej úradnej správy sa rozumie okamih, odkedy je elektronická úradná správa objektívne dostupná prijímateľovi v elektronickej schránke adresáta. To znamená, že ak je elektronická správa fyzicky doručená do elektronickej schránky napríklad 27. marca 2017, za formálne doručenú sa bude považovať 28. marca DORUČOVANIE ELEKTRONICKÝCH ÚRADNÝCH DOKUMENTOV DO VLASTNÝCH RÚK Do vlastných rúk sa elektronicky doručujú tie elektronické dokumenty, ktoré sú z hľadiska právnych účinkov totožné s dokumentom v listinnej podobe, to znamená dokumenty ktoré by sa doručovali do vlastných rúk aj pokiaľ by boli vyhotovené v listinnej podobe (to sú najmä rozhodnutia v súdnom konaní a v správnom konaní). Doručením do vlastných rúk sa na účely elektronického doručovania rozumie doručenie, pri ktorom sa vyžaduje potvrdenie doručenia zo strany adresáta alebo osoby, ktorú splnomocnil na preberanie jeho písomností (resp. elektronických dokumentov), a to formou elektronickej doručenky odoslanej odosielateľovi. Elektronická doručenka je sama o sebe tiež elektronickým dokumentom obsahujúcim údaje o dni, hodine, minúte a sekunde elektronického doručenia, identifikátor osoby prijímateľa, identifikátor osoby odosielateľa a identifikáciu elektronickej úradnej správy a elektronických dokumentov, ktoré sa elektronicky doručujú. Ak je adresátom orgán verejnej moci, elektronickú doručenku vytvára a potvrdzuje elektronická podateľňa tohto orgánu, v ostatných prípadoch správca modulu elektronických schránok, ktorým je Úrad vlády Slovenskej republiky. Prijímateľ (majiteľ elektronickej schránky, ktorý odoslal elektronické podanie) potvrdzuje elektronickú doručenku prostredníctvom funkcie určenej na tento účel. Opätovne upozorňujeme na rozdiel medzi informáciou a doručenkou o prijatí správy (podania) na spracovanie. Pokiaľ užívateľ odošle elektronické podanie, obratom mu príde najskôr notifikačná správa o spracovaní jeho podania a až následne doručenka, potvrdzujúca, že jeho podanie bolo orgánu verejnej moci prípadne inej inštitúcii definitívne doručené do elektronickej schránky. 88 ELEKTRONICKÁ KOMUNIKÁCIA A DORUČOVANIE

89 sage of this deadline occurs. Such a deadline passes from the day following the day of storage of an electronic official message in an electronic mailbox. Since with common delivery no storage deadline is set, an electronic message will automatically be considered as delivered on the day follow its delivery and storage into an electronic mailbox. Storage of an electronic official message is understood to be the moment when an electronic official message is objectively accessible to the recipient in the electronic mailbox of the addressee. This means that if an electronic message is physically delivered to an electronic mailbox, for example, on 27 March 2017, then 28 March 2017 will be considered as the formal delivery date REGISTERED DELIVERY OF ELECTRONIC OFFICIAL DOCUMENTS Documents which are from the viewpoint of legal effects identical with documents in paper form are delivered by registered delivery; this means documents which would be delivered by registered delivery even if they were made out in paper form (these are in particular decisions in court proceedings and in legal proceedings). Registered delivery for the purpose of electronic delivery is understood to be delivery for which confirmation of delivery from the side of the addressee or the person legally empowered for the receiving of the addressee s documents (or electronic documents) is required, namely in the form of an electronic bill of delivery sent to the sender. An electronic bill of delivery is itself also an electronic document containing data about the day, hour, minute and second of electronic delivery, the identifier of the recipient, the identifier of the sender and the identification of the electronic official message and electronic documents, which are delivered electronically. If the addressee is a public administration authority, the electronic bill of delivery is created and confirmed by the electronic filing department of this authority, in other cases the administrator of the electronic mailboxes module, which is the Government Office of the Slovak Republic. The recipient (the owner of the electronic mailbox, which sent the electronic submission) confirms an electronic bill of delivery through a function intended for this person. We again point out the difference between information and a bill of delivery on the receiving of a message (submission) for processing. If a user sends an electronic submission, he or she will first receive a no- ELECTRONIC COMMUNICATION AND DELIVERY 89

90 V prípade doručovania do vlastných rúk sa správa považuje za doručenú ak: adresát potvrdí doručenku, pričom za deň doručenia sa považuje deň a čas, ktorý je v doručenke uvedený, alebo márnym uplynutím úložnej lehoty 15 dní odo dňa nasledujúceho po dni uloženia správy do schránky, v takom prípade nastane tzv. fikciu doručenia. To znamená, že pokiaľ adresát v lehote 15 dní odo dňa doručenia doručenky do jeho elektronickej schránky správu neotvorí a nepotvrdí jej prijatie podľa bodu a), po márnom uplynutí tejto 15 dňovej lehoty platí fikcia doručenia, teda má sa za to akoby takéto potvrdenie urobil. Správa sa teda bude považovať za doručenú podľa toho, ktorá z vyššie uvedených dvoch skutočností nastane skôr, a to aj vtedy, ak sa adresát o doručení nedozvedel (napr. z dôvodu, že si dlhšie nekontroloval elektronickú schránku). Ak sa správa doručuje bez fikcie doručenia, v prípade nepotvrdenia doručenky a po uplynutí 15-dňovej úložnej lehoty sa správa považuje za nedoručenú. V praxi to znamená, že ak napríklad súd zašle rozhodnutie alebo výzvu do aktivovanej elektronickej schránky, bude to mať rovnaké účinky, ako keby ho adresátovi doručil v obálke do klasickej poštovej schránky. Keď príde do elektronickej schránky rozsudok, momentom prečítania správy alebo márnym uplynutím lehoty uloženia začína plynúť lehota na podanie opravného prostriedku, ako keby bol adresátovi doručený poštou. Okrem toho, ak súd už raz doručí písomnosť do elektronickej schránky, nemá povinnosť doručiť ju aj do poštovej schránky. Súdy majú povinnosť od 1. novembra 2016 doručovať elektronicky len, ak je elektronická schránka aktivovaná, od 1. júla 2017 budú orgány verejnej správy vrátane súdov zasielať svoje rozhodnutia majiteľom elektronických schránok výlučne elektronicky. 90 ELEKTRONICKÁ KOMUNIKÁCIA A DORUČOVANIE

91 tification message on the processing of his or her submission and only subsequently a bill of delivery confirming that the submission was definitively delivered to the electronic mailbox of a public authority or another institution. In the case of registered delivery the message is considered as delivered if: the addressee confirms the bill of delivery, and the day and time which are stated on the bill of delivery is considered as the day of delivery, or fruitless passage of the storage deadline of 15 days from the day following the day of arrival of the message in the mailbox, in such a case a so-called fictitious delivery occurs. This means that the addressee in the time period of 15 days from the day of delivery of the bill of delivery to his or her electronic mailbox did not open the message and did not confirm its receipt according to point a); after fruitless passage of the 15-day deadline, the fictitious delivery applies, that is it is as if such confirmation was in fact made. A message will thus be considered as delivered according to which of the above-mentioned two facts occurs first, and is so considered even if the addressee did not learn of the delivery (e.g. for reason that he or she did not check the electronic mailbox for a long time). If a message is delivered without a fictitious delivery, in the case of non-confirmation of a bill of delivery and after passage of the 15-day deadline, the message will be considered as undelivered. In practice this means that if, for example, a court sends a decision or an appeal to an activated electronic mailbox, this will have the same force as if it were delivered it to the addressed in an envelope via a classic postal mailbox. When a decision comes to an electronic mailbox, at the moment of reading the message or fruitless passage of the storage deadline, the deadline for submitting a corrective measure begins to pass, as if it had been delivered by postal mail to the addressee. In addition, if a court has already delivered a document once to an electronic mailbox, it has no obligation to deliver it to a postal mailbox. Courts have the obligation from 1 November 2016 to deliver electronically only if an electronic mailbox is activated, from 1 July 2017 public administration authorities including courts will send their decisions to owners of electronic mailboxes exclusively electronically. ELECTRONIC COMMUNICATION AND DELIVERY 91

92 V tejto súvislosti odkazujeme na kapitolu 5.2. Práca s elektronickou schránkou, kde je bližšie vysvetlený postup pri nastavení notifikácií o doručení správ do elektronickej schránky, buď v podobe SMS správy alebo u. Nastavenie notifikácií je efektívnym spôsobom ako zaistiť, aby majiteľ elektronickej schránky nemusel neustále kontrolovať, či mu v elektronickej schránke nepribudli písomnosti, pri ktorých hrozí uplynutie dôležitej lehoty, napr. lehota na podanie odvolania voči rozsudku, ktorý bol majiteľovi doručený do jeho elektronickej schránky. Ak si adresát zvolil možnosť zasielania notifikácií, bezodkladne po uložení elektronickej úradnej správy je mu zaslaná notifikácia o uložení tejto správy. Notifikácia obsahuje meno a priezvisko alebo obchodné meno resp. názov odosielateľa aj adresáta a deň uplynutia úložnej lehoty. Upozorňujeme tiež, že pri doručovaní do vlastných rúk sa obsah elektronickej správy (vrátane príloh) sprístupní až po potvrdení doručenia správy prostredníctvom doručenky, a to kliknutím na tlačidlo Potvrdenie prevzatia v pravom hornom rohu doručenej správy a zadaním BOK kódu. 92 ELEKTRONICKÁ KOMUNIKÁCIA A DORUČOVANIE

93 In this context we reference chapter 5.2. Working with an Electronic Mailbox, where the process when setting notifications about the delivery of messages to an electronic mailbox either in the form of an SMS message or an is explained in more detail. Setting notifications is an effective method for ensuring that the owner of an electronic mailbox does not have to constantly check whether a document has been added to an electronic mailbox, that an important deadline is in danger of passing, e.g. a deadline for submitting an appeal against a decision which was delivered to the owner to his or her electronic mailbox. If the addressee selected the option of sending notifications, immediately after storing of an electronic official message a notification is sent to him about the storage of such a message. The notification contains the name and surname or commercial name or name of the sender and the addressee and the day of passage of the storage deadline. We also point out that upon registered delivery the contents of an electronic message (including attachments) are available only after confirmation of delivery through a bill of delivery, namely by clicking on the button Confirmation of Receipt in the upper right-hand corner of the delivered message and by entering a PSC code. ELECTRONIC COMMUNICATION AND DELIVERY 93

94 07. KVALIFIKOVANÝ ELEKTRONICKÝ PODPIS 7.1. ČO JE KVALIFIKOVANÝ ELEKTRONICKÝ PODPIS? Pokiaľ by majiteľ elektronickej schránky chcel využívať elektronickú schránku aj na odosielanie elektronických dokumentov, vyžaduje sa aby tieto boli podpísané tzv. kvalifikovaným elektronickým podpisom. Podmienky vyhotovovania a používania elektronického podpisu, práva a povinnosti fyzických a právnických osôb pri používaní elektronického podpisu ako aj hodnovernosť a ochranu takto podpísaných elektronických dokumentov upravuje zákon č. 215/2002 Z. z. o elektronickom podpise a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení zákona č. 76/2009 Z.z., ktorým bolo vyhlásené úplné znenie zákona č. 215/2002 Z. z. o elektronickom podpise a o zmene a doplnení niektorých zákonov. V dôsledku prijatia zákona č.272/2016 Z. z. o dôveryhodných službách pre elektronické transakcie na vnútornom trhu a o zmene a doplnení niektorých zákonov došlo ale k terminologickej zmene a dovtedajší termín zaručený elektronický podpis (ZEP) bol nahradený novým pojmom, kvalifikovaný elektronický podpis(kep). Zákon o elektronickom podpise rozlišuje dva druhy podpisov: obyčajný elektronický podpis kvalifikovaný elektronický podpis Technika ich vytvorenia je v zásade rovnaká, ich vzájomná odlišnosť však spočíva v použitých prostriedkoch, úrovni bezpečnosti, no najmä v právnej sile oboch podpisov. Rozdiel medzi obyčajným a kvalifikovaným elektronickým podpisom možno prirovnať k rozdielu medzi úradne overeným a neovereným vlastnoručným podpisom. Štandardný elektronický podpis umožňuje síce jednoznačne identifikovať osobu, ktorá 94 KVALIFIKOVANÝ ELEKTRONICKÝ PODPIS

95 07. QUALIFIED ELECTRONIC SIGNATURE 7.1. WHAT IS A QUALIFIED ELECTRONIC SIGNATURE? If the owner of an electronic mailbox would also like to use the electronic mailbox for sending electronic documents, it is required that these be signed with a so-called qualified electronic signature. Conditions for preparing and using an electronic signature, the rights and obligations of natural persons and legal entities when using electronic signature as well as the authenticity and protection of such signed electronic documents is arranged by Act No. 215/2002 Coll. on Electronic Signatures and on changes and supplements to certain acts in the wording of Act No. 76/2009 Coll., by which the complete wording of Act No. 215/2002 Coll. on Electronic Signatures and on changes and supplements to certain acts was declared. In consequence of ratification of Act No. 272/2016 Coll. on Trust Services for Electronic Transactions in the Internal Market and on changes and supplements to certain acts, a terminological change took place and the previous term guaranteed electronic signature (GES) was replaced by a new concept, qualified electronic signature (QES). The act on Electronic Signatures differentiates two types of signatures: a common electronic signature a qualified electronic signature Technically their creation is in principle the same; their difference, however, consists in the resources used, the level of security but especially in the legal force of both signatures. The difference between a common and a qualified electronic signature can be compared to the difference between an officially verified and unverified written signature. A common electronic signature enables a person who signed a document to QUALIFIED ELECTRONIC SIGNATURE 95

96 dokument podpísala, ale nezaručuje pravosť podpisu ani podpisovaného elektronického dokumentu. Túto garanciu poskytuje až KEP. KEP slúži na digitálne podpisovanie dokumentov (napr. scan zmluvy, čestné vyhlásenie, formuláre pre zápis do obchodného registra a pod.), ktoré takýmto overením prostredníctvom KEP nadobudnú právnu vážnosť, a môžu byť použité v úradnom styku (napr. komunikácia so súdmi, okresnými úradmi, exekútorskými úradmi a pod). V jednoduchosti povedané, KEP preukazuje, že podpisujúci je skutočne osobou, za ktorú sa vydáva a súhlasí s obsahom podpisovaného dokumentu. KEP je rovnocenným ekvivalentom klasického vlastnoručného podpisu na listinách. KEP si možno predstaviť ako informáciu spojenú s elektronickým dokumentom, ktorá umožňuje spoľahlivo a jednoznačne identifikovať autora podpisu. KEP okrem toho, že zabezpečuje autenticitu (pravosť podpisu), je tiež zárukou integrity (pravosť dokumentu). Inými slovami, prostredníctvom KEP možno preukázať, že po podpísaní dokumentu nedošlo k žiadnej zmene jeho obsahu, či už úmyselnej alebo neúmyselnej, a teda dokument tak ako bol adresátovi doručený (napr. úradu), zodpovedá stavu, v akom bol v čase jeho podpisovania. V porovnaní s klasickým vlastnoručným podpisom má KEP výhodu v tom, že osobám a orgánom verejnej moci, ktorým sa dokument dostane do rúk, zaisťuje väčšiu bezpečnosť a istotu, že dokument bol skutočne podpísaný konkrétnou osobou. Pri listinách túto istotu garantuje jedine úradné overenie pravosti podpisu. Totožnosť autora KEP (podpisovateľa) je teda jednoznačne a preukázateľne identifikovateľná, pričom z právneho hľadiska je KEP postavený na úroveň úradne overeného podpisu. Ďalšou výhodou je, že elektronické podpisovanie dokumentov možno vykonať priamo v pohodlí domova alebo v kancelárii, teda nie je potrebný osobný kontakt s druhou stranou, príjemcom dokumentu (napr. orgán verejnej moci, druhá zmluvná strana). Taktiež nemožno opomenúť nižšie náklady na správne poplatky za elektronické podania v porovnaní s klasickými listinnými podaniami, ako aj časovú efektivitu. Podrobnému popísaniu jednotlivých výhod elektronickej komunikácie a elektronického podpisovania dokumentov, vrátane porovnania poplatkov za listinné a elektronické podania, sa budeme venovať neskôr v 8. časti. 96 KVALIFIKOVANÝ ELEKTRONICKÝ PODPIS

97 be clearly identified but does not guarantee the correctness of the signature or even the signed electronic document. Only a QES offers this guarantee. A QES serves for the digital signing of documents (e.g. a scan of a contract, a declaration on oath, a form for entry to the commercial register etc.), which acquire through such a verified QES legal reputability and may be used in official communications (e.g. communication with courts, district offices, executor s offices etc). Simply stated, a QES demonstrates that the person signing is the real person who issues and consents with the contents of the signed document. A QES is a matched equivalent of a classic hand-signed signature on paper documents. A QES can be represented as information connected with an electronic document, which enables identifying the author of the signature reliably and unambiguously. In addition, the fact that a QES ensures authenticity (the correctness of the signature) is also a guarantee of integrity (the correctness of the document). In other words, through a QES it is possible to demonstrate that after the signing of the document no change occurred in its content, whether intentionally or unintentionally, and thus the document is as it was delivered to the addressee (e.g. an office); it corresponds to the state in which it was at the time of its signing. In comparison with classic hand-written signatures a QES has the advantage in the fact that for persons and public authorities who get such documents into their hands, it ensures greater security and certainty that a document was truly signed by a specific person. With paper documents this guarantee is provided only by an official verification of the correctness of a signature. The identity of the author of a QES (the signatory) is thus unambiguously and demonstrably identifiable, and from a legal point of view the QES is set on the level of an officially verified signature. Another advantage is that the electronic signing of documents can be done directly in the comfort of the home or office; thus, no personal contact is necessary with the other side, the recipient of the document (e.g. a public authority, the other contracting party). Likewise, it is impossible to neglect to mention the lower costs for administration fees for electronic submissions in comparison with classic paper document submissions, as well as time efficiency. Later, in the 8th section we will devote ourselves to a detailed description of the individual advantages of electron- QUALIFIED ELECTRONIC SIGNATURE 97

98 Vďaka KEP majú takto autorizované dokumenty (t.j. podpísané prostredníctvom KEP) rovnakú váhu ako štandardné listinné dokumenty podpísané rukou. Elektronický podpis sú iba elektronické dáta, takže narozdiel od vlastnoručného podpisu, nebude na elektronickom dokumente priamo viditeľný. Preto v prípade, ak by bol takto podpísaný dokument vytlačený, stráca platnosť podpísaného dokumentu. Elektronicky podpísaný dokument preto bude možné použiť výlučne v elektronickej forme v rámci elektronickej komunikácie. Na podpísanie elektronického dokumentu musí mať podpisujúca osoba k dispozícii nasledujúce nástroje: súkromný kľúč, uložený na bezpečnom zariadení, verejný kľúč, patriaci k súkromnému kľúču, na ktorý bol vydaný akreditovanou certifikačnou autoritou kvalifikovaný certifikát, Kvalifikovaný certifikát, prostriedok na vyhotovenie elektronického podpisu certifikovaný Národným bezpečnostným úradom Slovenskej republiky Časová pečiatka Súkromný a verejný kľúč sa zvyknú označovať aj pojmom kryptografické kľúče. Sú dve možnosti ako získať tieto prostriedky na vytvorenie KEP, a to buď zakúpením komerčnej aplikácie od niektorého zo schválených poskytovateľov, tzv. akreditovanej certifikačnej autority alebo priamo pri vydaní občianskeho preukazu s elektronickým čipom (e-id karty)resp. kedykoľvek po jeho vydaní VYTVORENIE KVALIFIKOVANÉHO ELEKTRONICKÉHO PODPISU PROSTREDNÍCTVOM KOMERČNEJ APLIKÁCIE V porovnaní s vytvorením KEP na základe kvalifikovaného certifikátu vydaného spolu s občianskym preukazom má elektronické podpisovanie dokumentov prostredníctvom komerčnej aplikácie podstatne širšie využitie. Zakúpením komerčnej aplikácie pre vytvorenie KEP má podpisovateľ v podstate neobmedzené možnosti podpisovania. To znamená, že po dobu trvania platnosti vydaného certifikátu môže podpisovať akékoľvek dokumenty (samozrejme len pri dodržaní technických predpokladov ako je napr. predpísaný formát súboru a pod.), bez ohľadu na 98 KVALIFIKOVANÝ ELEKTRONICKÝ PODPIS

99 ic communication and the electronic signing of documents, including a comparison of fees for paper documents and electronic submissions. Thanks to a QES documents thus authorised (i.e. signed through a QES) have the same weight as standard paper documents signed by hand. An electronic signature consists only of electronic data, so that unlike a hand-written signature, it will not be visible on the electronic document. Therefore, if a document thus signed were to be printed out, it would lose the validity of a signed document. An electronically signed document therefore can be used only exclusively in electronic form in the scope of electronic communication. For the signing of an electronic document the person signing must have the following tools available: private key, stored on a secure device, public key, belonging to a private key for which a qualified certificate was issued by an accredited certification authority, Qualified certificate, a means for preparing an electronic signature certified by the National Security Authority of the Slovak Republic Time stamp A private and public key are usually labelled with the concept of cryptographic keys. There are two possibilities for obtaining the resources for creating a QES, namely either by purchasing a commercial application from one of the approved providers, a so-called accredited certification authority, or directly with the issuing of a national identity card with an electronic chip (an e-id card) or at any time after its being issued CREATION OF A QUALIFIED ELECTRONIC SIGNATURE THROUGH A COMMERCIAL APPLICATION In comparison with creation of a QES on the basis of a qualified certificate issued together with a national identity card, the electronic signing of documents through a commercial application has significantly broader use. By purchasing a commercial application for the creation of a QES the signatory has essentially unlimited possibilities for signing. QUALIFIED ELECTRONIC SIGNATURE 99

100 to, o aký dokument ide a komu bude v rámci elektronickej komunikácie doručený. Podpisovateľ tak okrem úradných podaní a predpísaných formulárov na Ústrednom portáli verejnej správy bude môcť opatriť kvalifikovaným elektronickým podpisom aj iné dokumenty určené na použitie na súkromné účely (napríklad kúpna zmluva, čestné vyhlásenie, plnomocenstvo a pod.). To v prípade vytvorenia KEP výlučne s využitím občianskeho preukazu bez komerčnej aplikácie nie je možné. Ako vytvoriť KEP prostredníctvom občianskeho preukazu a v akých situáciách ho možno využiť bude bližšie popísané v kapitole Súkromný kľúč pre vytvorenie KEP Súkromný, tzv. podpisovací kľúč je jedinečný kód, ktorý vlastní iba podpisovateľ. Tento kľúč je bezpečne uložený na špeciálnom technickom zariadení a proti zneužitiu je chránený zadaním hesla PIN. Týmto bezpečnostným zariadením je buď token alebo čipová karta (napr. Občiansky preukaz s čipom). Pre vytvorenie KEP sa najskôr s využitím matematickej funkcie vyhotoví akýsi odtlačok dokumentu, prostredníctvom ktorého sa s pomocou súkromného kľúča a druhej (podpisovacej) matematickej funkcie vypočíta finálny elektronický podpis. Vďaka tomuto postupu bude elektronický podpis na príslušnom dokumente vždy rovnaký, bez ohľadu na to, koľkokrát príslušný (nepodpísaný) dokument nanovo podpíšete, pokiaľ ho budete podpisovať pomocou toho istého súkromného kľúča. Ak by sa ktokoľvek pokúsil podpísať totožný dokument prostredníctvom vlastného súkromného kľúča, nikdy ním nevytvorí rovnaký elektronický podpis. Práve týmto spôsobom sa zabezpečuje autenticita podpisu a nepopierateľnosť podpisovateľa Verejný kľúč pre overenie KEP Verejný, tzv. Overovací kľúč slúži na overenie platnosti resp. správnosti vytvoreného podpisu. Je uložený v kvalifikovanom certifikáte a dostupný komukoľvek za účelom overenia už vytvorených podpisov. Aj napriek tomu, z neho ale nie je možné vypočítať súkromný kľúč, takže bezpečnosť podpisovateľa ostáva zachovaná. Ku každému súkromnému podpisovaciemu kľúču existuje práve jeden verejný overovací, dohromady tak tvoria jedinečný kľúčový pár. 100 KVALIFIKOVANÝ ELEKTRONICKÝ PODPIS

101 This means that for the duration of validity of the issued certificate he or she may sign any documents (obviously only when observing the technical prerequisites, such as e.g. the prescribed file format etc.), without regard to the kind of document and to whom it will be delivered in the scope of electronic communication. The signatory thus, aside from official submissions and prescribed forms on the Central Portal of Public Administration, will be able to procure qualified electronic signatures and other documents intended for use for private purposes (for example, a purchase price, declaration on oath, power-of-attorney etc.). This is not possible in the case of creation of a QES exclusively with use of a national identity card without a commercial application. How a QES is created by means of a national identity card and in what situations it can be used will be described in detail in chapter Private key for creating a QES A private, so-called signing key is a unique code which is owned by only one signatory. This key is securely stored on a special technical device and protected against use by entering a PIN code. The security device is either a token or a chip card (e.g. a national identity card with a chip). For creation of a QES a kind of impression of a document is first prepared with use of a mathematical function, by means of which a second (signing) mathematical function calculates the final electronic signature using a private key. Thanks to this process the electronic signature on the relevant document will always be the same without regard to how many times you again sign the relevant (unsigned) document, so long as you sign it with the same private key. If anyone were to attempt to sign the same document through his or her own private key, the same electronic signature is never created by it. It is this that ensures the authenticity of a signature and the incontestability of the signatory Public key for verifying a QES A public so-called verification key serves for verification of the validity or correctness of a created signature. It is stored in a qualified certificate and accessible to anyone for the purpose of verification of created signatures. But even despite the fact that it is not possible to calculate a private key from it, the security of the signatory remains preserved. Only one public verification exists for each private signing key, thus together they form a unique key pair. QUALIFIED ELECTRONIC SIGNATURE 101

102 Kvalifikovaný certifikát pre vytvorenie KEP Kvalifikovaný certifikát je elektronický dokument, ktorým vydavateľ certifikátu potvrdzuje, že verejný kľúč uvedený v certifikáte skutočne patrí osobe, ktorej bol tento certifikát vydaný, teda držiteľovi certifikátu. Tento certifikát je určený výlučne pre potreby vytvárania a overovania KEP a možno ho vydať len pre fyzickú osobu. Certifikát musí byť vydaný a uložený na bezpečnom zariadení (SSCD - Secure Signature Creation Device) ktoré musí byť certifikované Národným bezpečnostným úradom Slovenskej republiky. Pozor, platnosť kvalifikovaného certifikátu elektronického podpisu je časovo obmedzená, preto pokiaľ chce fyzická osoba aj v budúcnosti podpisovať elektronické dokumenty prostredníctvom KEP, je nevyhnutné si platnosť prolongovať resp. obnoviť. Existujú dve možnosti ako získať kvalifikovaný certifikát, buď prostredníctvom akreditovanej certifikačnej autority (viď. kapitolu 6.3.) alebo spolu s občianskym preukazom s elektronickým čipom, buď pri jeho vydaní alebo kedykoľvek potom Uznávanie zahraničných kvalifikovaných certifikátov Zákon o elektronickom podpise upravuje tiež pravidlá pre uznávanie zahraničných certifikátov resp. zahraničných kvalifikovaných certifikátov. S tým súvisí aj rozhodnutie Európskej komisie 2009/767/ES, ktorým sa ustanovujú opatrenia na uľahčenie postupov elektronickými spôsobmi prostredníctvom miest jednotného kontaktu podľa smernice Európskeho parlamentu a Rady 2006/123/ES o službách na vnútornom trhu, ktoré nadobudlo účinnosť dňa 28. decembra Počnúc týmto dňom sú orgány verejnej moci povinné automaticky uznávať aj kvalifikované certifikáty vydané zahraničnými poskytovateľmi certifikačných služieb (akreditovanými certifikačnými autoritami), pokiaľ ide o poskytovateľov z členských krajín EÚ, a to za predpokladu, že príslušná členská krajina zverejnila národný zoznam dôveryhodných poskytovateľov, tzv. Trusted List TL, a vydavateľ kvalifikovaného certifikátu je v tomto zozname uvedený. Kvalifikovaný certifikát vydaný takýmto poskytovateľom sa stáva rovnoprávnym certifikátu vydanému v Slovenskej republike, to znamená, že bude mať rovnakú právnu účinnosť. 102 KVALIFIKOVANÝ ELEKTRONICKÝ PODPIS

103 Qualified certificate for creating a QES A qualified certificate is an electronic document through which the issuer of a certificate confirms that the public key stated in the certificate really belongs to the person to whom this certificate was issued, that is to the holder of the certificate. This certificate is intended exclusively for the needs of creating and verifying a QES and can be issued only for a natural person. A certificate must be issued and stored on a security device (an SSCD Secure Signature Creation Device) which must be certified by the National Security Authority of the Slovak Republic. Beware, the validity of a qualified certificate of an electronic signature is time limited; therefore, if a natural person wants to also sign electronic documents in the future through the QES, it is necessary to prolong or renew the validity. Two possibilities exist for how to obtain a qualified certificate, either through an accredited certification authority (see chapter 6.3.) or together with a national identity card with an electronic chip, either upon its issue or anytime afterward Recognition of foreign qualified certificates The Act on Electronic Signatures also arranges the rules for recognition of foreign certificates or foreign qualified certificates. Associated with this is the decision of the European Commission 2009/767/EC, which provisions measures for easing processes of electronic methods through unified contact points according to Directive of the European Parliament and of the Council 2006/123/EC on Services in the Internal Market, which acquired force on 28 December Beginning on this day public authorities are obligated to also automatically recognize qualified certificates issued by foreign providers of certification services (accredited certification authorities), if they are providers from EU member countries, and do so under the assumption that the relevant member country published a national list of trustworthy providers, a so-called Trusted List TL, and the issuer of a qualified certificate is on this list. A qualified certificate issued by such providers become coequal to a certificate issued in the Slovak Republic, which means that it will have the same legal force. QUALIFIED ELECTRONIC SIGNATURE 103

104 Európska komisia zverejňuje vlastný zoznam odkazov na všetky publikované národné zoznamy dôveryhodných poskytovateľov členských krajín EÚ na stránke: a v strojovo čitateľnej forme na stránke: Časová pečiatka Časovú pečiatku nemožno stotožňovať s dobou platnosti kvalifikovaného certifikátu. Časová pečiatka predstavuje časový údaj o tom, kedy bol KEP na konkrétnom dokumente vytvorený. Časová pečiatka musí byť vyhotovená dôveryhodným zdrojom času, tzv. serverom časových pečiatok, ktorý garantuje, že bola vytvorená s použitím presného času. Preto nestačí, aby na vyhotovenie časovej pečiatky bol použitý systémový čas počítača podpisovateľa. Ak podpis neobsahuje časovú pečiatku, v takom prípade sa overuje k systémovému času počítača. Táto pečiatka sa nemusí povinne vkladať do každého dokumentu, v niektorých prípadoch ju do dokumentu vloží priamo konajúci orgán verejnej moci, napr. pri návrhoch na zápis, zmenu alebo výmaz údajov v Obchodnom registri Slovenskej republiky, tento časový údaj vloží do dokumentu priamo registrový súd po tom, čo bol súdu uhradený príslušný súdny poplatok. Avšak aj v takom prípade je nevyhnutné, aby mal podpisovateľ dokumentu platný kvalifikovaný certifikát nielen v čase podpísania dokumentu, ale aj v čase vloženia časovej pečiatky orgánom verejnej moci. Opačným prípadom sú súdne podania, pri ktorých je vloženie časovej pečiatky povinné. Tieto dokumenty sa môžu použiť aj po skončení platnosti kvalifikovaného certifikátu. Platnosť certifikátu je umelo nahradená práve vloženou časovou pečiatkou, ktorá garantuje platnosť podpisu aj po skončení platnosti certifikátu, bez ohľadu na to, či si následne podpisovateľ platnosť certifikátu obnoví alebo nie. 104 KVALIFIKOVANÝ ELEKTRONICKÝ PODPIS

105 The European Commission publishes its own list of references to all published national lists of trusted providers of EU member countries on the Web page: and in machine-readable form on the Web page: Time stamp It is impossible for a time stamp to be identical with the period of validity of a qualified certificate. A time stamp represents time data about when a QES was created for a specific document. A time stamp must be prepared by a trustworthy source of time, by a so-called server time stamp, which guarantees that it was created with the use of the exact time. Therefore, it is not sufficient that the system time of the computer of the signatory is used for preparing a time stamp. If a signature does not contain a time stamp, it is verified to the system time of the computer. This stamp does not have to be mandatorily inserted into each document; in some cases the public authority inserts it directly into a document, e.g. with proposals for an entry, change or deletion in the Commercial Register of the Slovak Republic; the registering court inserts this time data into a document directly after the court is paid the relevant court fee. However, even in this case it is necessary that the signatory of the document has a valid qualified certificate not only at the time of signing the document, but also the time of inserting the time stamp by the public authority. Opposite cases are court submissions, with which it is mandatory to insert a time stamp. These documents may be used even after the end of the validity of the qualified certificate. The validity of a certificate is artificially replaced by an inserted time stamp, which guarantees the validity of the signature even after the ending of the validity of the certificate, without regard to whether the signatory subsequently renews the validity of a certificate or not. QUALIFIED ELECTRONIC SIGNATURE 105

106 7.3. AKREDITOVANÁ CERTIFIKAČNÁ AUTORITA Vydavateľom kvalifikovaného certifikátu môže byť len na to určená a schválená certifikačná autorita. Najvyššou, tzv. koreňovou certifikačnou autoritou, je Národný bezpečnostný úrad Slovenskej republiky, ktorý je oprávnený udeliť akreditáciu (certifikát) na vydávanie kvalifikovaných certifikátov ďalším akreditovaným certifikačným autoritám. Tieto na základe udelenej akreditácie môžu vydávať kvalifikovaný certifikát a súkromný podpisovací kľúč fyzickým osobám, ktoré o to majú záujem. Táto postupnosť sa nazýva certifikačná cesta a iba elektronický podpis získaný od takejto akreditovanej certifikačnej autority má atribúty kvalifikovaného elektronického podpisu. V opačnom prípade, t.j. ak fyzická osoba nadobudne príslušné nástroje na podpisovanie od inej, než akreditovanej certifikačnej autority, išlo by len o obyčajný elektronický podpis, t.j. bez prívlastku kvalifikovaný. Takýto podpis by nemal potrebnú právnu vážnosť a pri elektronických podaniach by orgánmi verejnej moci nebol akceptovaný. Na digitálne podpisovanie kvalifikovaným elektronickým podpisom (KEP) je možné používať rôzne aplikácie od rôznych poskytovateľov (akreditovaných certifikačných autorít). Ich zoznam vrátane ponúkaných produktov (aplikácií pre podpisovanie) je možné nájsť na stránke Národného bezpečnostného úradu Slovenskej republiky, nbusr.sk/doveryhodne-sluzby/certifikacia-produktov/certifikovane-produkty/aplikacie-pre-podpis-a-pecat/index.html. Jedným z týchto poskytovateľov je napr. spoločnosť: Ardaco, a.s., Polianky 5, Bratislava, poskytujúca podpisovacie služby cez produkt Qsign. Viac informácií možno nájsť na stránkach: alebo Aplikácie jednotlivých poskytovateľov podporujú rôzne formáty elektronických dokumentov, v závislosti od konkrétneho poskytovateľa. Väčšinou sú to súbory vo formáte TXT, RTF PDF, XML, TIFF, PNG a iné. Pokiaľ teda podpisovateľ chce elektronický dokument opatriť kvalifikovaným elektronickým podpisom, je potrebné aby bol tento dokument uložený v požadovanom formáte, v závislosti od používaného produktu prípadne aj požiadaviek konkrétneho orgánu verejnej moci alebo inštitúcie. 106 KVALIFIKOVANÝ ELEKTRONICKÝ PODPIS

107 7.3. ACCREDITED CERTIFICATION AUTHORITY Only a certification authority designated and approved for this may be the issuer of a qualified certificate. The highest, so-called root certification authority, is the National Security Authority of the Slovak Republic, which is authorised to grant accreditation (certificates) for the issuing of qualified certificates to other accredited certification authorities. These on the basis of granted accreditation may issue qualified certificates and private signing keys to natural persons who are interested in obtaining them. This sequence is called the certification path and only an electronic signature obtained from such an accredited certification authority has the attributes of a qualified electronic signature. In the opposite case, i.e. if a natural person acquires the relevant tool for signing from someone other than an accredited certification authority, this would only be a common electronic signature, i.e. without the attribute qualified. Such a signature does not have the necessary legal reputability and with electronic submission public authorities would not accept them. For digital signing with a qualified electronic signature (QES) different applications from different providers (accredited certification authorities) can be used. A list of them, including the offered products (applications for signing), can be found on the Web page of the National Security Authority of the Slovak Republic, One of these providers is, e.g. the company: Ardaco, a.s., Polianky 5, Bratislava, offering signing services through the product Qsign. More information can be found on the pages at: or The applications of individual providers support various formats of electronic documents, depending on the specific provider. The majority are files in the formats TXT, RTF PDF, XML, TIFF, PNG and others. Thus if a signatory wants to secure an electronic document with a qualified electronic signature, it is necessary that this document be stored in a required format, depending on the product used or the requirements of the specific public authority or institution. QUALIFIED ELECTRONIC SIGNATURE 107

108 7.4. VYTVORENIE KVALIFIKOVANÉHO ELEKTRONICKÉHO PODPISU PROSTREDNÍCTVOM OBČIANSKEHO PREUKAZU S ELEKTRONICKÝM ČIPOM O vydanie resp. nahratie kvalifikovaného certifikátu môže občan požiadať už priamo pri vydaní občianskeho preukazu s elektronickým čipom (eid karty), ale aj dodatočne, kedykoľvek počas trvania platnosti tohto dokladu. O nahratie kvalifikovaného certifikátu možno požiadať na ktoromkoľvek Okresnom riaditeľstve policajného zboru, oddelenie dokladov, teda aj mimo miesta trvalého bydliska. Po vyžiadaní mu budú na jeho občiansky preukaz nahraté kryptografické kľúče a vydaný kvalifikovaný certifikát. Vydanie certifikátu bude bezplatné s platnosťou na 5 rokov. Každý kto si na občiansky preukaz nechá nahrať kryptografické kľúče a certifikát k tvorbe KEP obdrží k nim aj jednu čítačku kariet. Z technického hľadiska sa tieto kryptografické kľúče a kvalifikovaný certifikát nelíšia od prostriedkov pre vytvorenie KEP prostredníctvom zakúpeného komerčného produktu (napr. Qsign). Rozdiel je, ako už bolo spomenuté, predovšetkým v možnostiach jeho využitia. Pre používanie občianskeho preukazu na vytvorenie KEP je ďalej potrebné zvoliť si svoj bezpečnostný osobný kód BOK (viď. kapitola 3.1. Občiansky preukaz), PIN kód a PUK kód. BOK, ako už bolo vysvetlené v predchádzajúcich častiach, bude slúžiť na prihlásenie do elektronickej schránky a overenie identity podpisovateľa. Na samotné podpísanie dokumentu je už ale potrebné zadať svoj PIN kód Bezpečnostné kódy PIN a PUK Jedným z bezpečnostných prostriedkov pri elektronickom podpisovaní dokumentov je dvojfaktorová autentizácia. Tá spočíva v tom, že podpisovateľ jednak vlastní občiansky preukaz s elektronickým čipom, na ktorom sú nahraté kryptografické kľúče a jednak pozná svoj PIN kód, bez ktorého vytvorenie KEP nie je možné. Práve PIN kód podpisovateľa, podobne ako v iných situáciách kedy sa z hľadiska bezpečnosti využíva zadanie osobného PIN kódu, zaisťuje ochranu občianskeho preukazu pred vytvorením KEP neoprávnenou osobou. Ďalšou bezpečnostnou ochranou vytvárania KEP prostredníctvom občianskeho preukazu je limitovaný počet nesprávne zadanej hodnoty PIN kódu, ktorá je stanovená na tri pokusy. Po treťom nesprávnom zadaní PIN 108 KVALIFIKOVANÝ ELEKTRONICKÝ PODPIS

109 7.4. CREATION OF A QUALIFIED ELECTRONIC SIGNATURE THROUGH A NATIONAL IDENTITY CARD WITH AN ELECTRONIC CHIP A citizen may request the issuing or recording of a qualified certificate directly with the issuing of a national identity card with an electronic chip (an eid card), but also at any time during the period of validity of this document. A citizen may request the recording of a qualified certificate at any District Directorate of the Police Force, Documents Department, and may do so even outside the place of permanent residence. After such a request a cryptographic key will be copied onto his or her national identity card and a qualified certificate issued. Issuing of a certificate will be free of charge with validity for 5 years. Each person who has a cryptographic key put on their national identity card and a certificate for the creation of a QES will receive one card reader along with it. From a technical point of view these cryptographic keys and qualified certificates do not differ from the resources for creating a QES through a purchased commercial product (e.g. Qsign). This difference is, as has already been mentioned, mainly in the possibilities of its use. For using a national identity card for the creation of a QES it is additionally necessary to select one's own personal security code (PSC) (see chapter 3.1. National Identity Card), PIN code and PUK code. A PSC, as has already been explained in previous sections, will serve for logging into an electronic mailbox and verifying the identity of the signatory. But for the signing of a document itself it is already necessary to enter one's own PIN code PIN and PUK security codes One of the security resources with electronically signed documents is two-factor authentication. This means that the signatory owns a national identity card with an electronic chip on which a cryptographic key is recorded and also knows his or her own PIN code, without which the creation of a QES is not possible. The PIN code of the signatory, similarly as in other situations, when from a security point of view entering a personal PIN code is used, ensures protection of the national identity card before the creation of a QES by an unauthorised person. Another security protection of creating a QES through a national identity card is the limited number of incorrect entries of a PIN code, which QUALIFIED ELECTRONIC SIGNATURE 109

110 kódu sa zablokuje funkcionalita vytvárania KEP (teda súkromný kľúč). Na jeho odblokovanie slúži práve PUK kód, ktorého zadanie je takisto limitované, a to desiatimi pokusmi. Počet nesprávne zadaných hodnôt sa ukladá priamo do karty, preto vytiahnutie karty z čítačky ani vypnutie počítača nemá na odblokovanie súkromného kľúča nijaký vplyv. Vynulovanie počítadla nesprávne zadaných hodnôt (pokusov) je možné len zadaním správnej hodnoty, čo po treťom nesprávne zadanom PIN kóde už nie je možné, preto je podpisovateľovi k dispozícii PUK kód. PIN kód a PUK kód si občan volí pri preberaní občianskeho preukazu na Okresnom riaditeľstve Policajného zboru. PIN kód je tvorený šiestimi číselnými znakmi, PUK kód ôsmimi číselnými znakmi. Pokiaľ si podpisovateľ nechce zvoliť alebo pamätať toľko rôznych číselných kombinácií, nie je vylúčené, aby si pre BOK a PIN kód zvolil rovnakú kombináciu číselných znakov. Úplným zablokovaniu PIN kódu dôjde k nevratnému zablokovaniu časti karty, v ktorej sú uložené kryptografické kľúče a kvalifikovaný certifikát. Odblokovať ho môže sám majiteľ občianskeho preukazu prostredníctvom PUK kódu. Po desiatom nesprávnom zadaní PUK dôjde aj k jeho zablokovaniu, v dôsledku čoho už nebude viac možné použiť kryptografické kľúče uložené na e-id karte. Jediným riešením je v takom prípade obnova celej oblasti karty, ktorá ma za následok stratu dovtedy používaných kľúčov. Preto pokiaľ došlo aj k zablokovaniu tohto PUK kódu alebo si občan PUK kód pri preberaní svojho občianskeho preukazu nezvolil, o odblokovanie možno požiadať len na Okresnom riaditeľstve Policajného zboru. Odblokovanie sa vykoná jedine vydaním nového kvalifikovaného certifikátu PIN kód a PUK kód si možno kedykoľvek zmeniť vo svojej elektronickej schránke, a to prostredníctvom na to určenej aplikácie, t.j. PIN manažment ZEP/EP kariet, ktorá je súčasťou aplikácie eid klient (viď. kapitolu 2.3.) Kvalifikovaný certifikát Kvalifikovaný certifikát vydaný spolu s občianskym preukazom, príp. dodatočne po jeho vydaní, je elektronický dokument, ktorým vydavateľ certifikátu potvrdzuje, že verejný kľúč uvedený v tomto certifikáte skutočne patrí držiteľovi certifikátu, teda osobe, ktorej bol certifikát vydaný. V princípe sa technicky nijako nelíši od kvalifikovaného certifikátu vydaného akreditovanou certifikačnou autoritou v rámci komerčného balíka služieb pre KEP. 110 KVALIFIKOVANÝ ELEKTRONICKÝ PODPIS

111 is set at three attempts. After the third consecutive incorrect entry of the PIN code the functionality of creating a QES (that is the private) is blocked. A PUK code serves for unblocking it, the entering of which is also limited, namely to ten attempts. The number of incorrectly entered values is placed directly onto the card; therefore pulling the card from the reader or even switching off the computer has not impact on unblocking a private key. Zeroing out of the counter of incorrectly entered values (attempts) is possible only by entering the correct value, which after the third incorrect entry of the PIN code is no longer possible; therefore the PUK code is available to the signatory. A citizen selects a PIN code and a PUK code when picking up a national identity card at the District Directorate of the Police Force. A PIN code is made up of six numerical symbols, a PUK code with eight numerical symbols. If the signatory does not wish to select or remember so many different number combinations, it is not excluded that he or she selects the same combination of numbers for a PSC and a PIN code. Complete blocking of a PIN code leads to the irreversible blocking of the part of the card on which the cryptographic keys and qualified certificate are stored. The owner of a national identity card may unblock it him or herself through a PUK code. After the tenth incorrect entry of the PUK code, the card is again blocked, in consequence of which it will no longer be possible to use the cryptographic keys stored on the e-id card. The only solution is in such a case renewal of the entire area of the card, which has as a consequence the loss of the keys used up to that point. Therefore, if this PUK code is also blocked or if a citizen when picking up his or her national identity card did not select the PUK code, it is only possible to request unblocking at a District Directorate of the Police Force. Unblocking is done only by issuing a new qualified certificate. A PIN code and a PUK code can be changed at any time in one's own electronic mailbox, and can be done through an application intended for this, i.e. a PIN management ZEP/EP card, which is a component of the eid client application (see chapter 2.3.) Qualified certificate A qualified certificate issued together with a national identity card, or additionally after its issue, is an electronic document, by which the issuer of the certificate confirms that the public key stated in this certificate actually belongs to the holder of the certificate, that is, to the person to whom the certificate was issued. In principle the technology does not QUALIFIED ELECTRONIC SIGNATURE 111

112 Existuje tiež možnosť zrušiť kvalifikovaný certifikát, najmä pre prípad straty či krádeže eid karty, ak má jej majiteľ podozrenie, že niekto iný má k dispozícii jeho eid kartu, a tak môže zneužiť jeho identitu a v jeho mene si môže vytvoriť KEP, pravdaže iba za predpokladu, že dotyčná osoba pozná príslušné bezpečnostné kódy (BOK, PIN) majiteľa tohto občianskeho preukazu. Bez znalosti týchto bezpečnostných kódov zneužitie čipu na občianskom preukaze pre účely vytvorenia KEP nie je možné. Stratu alebo odcudzenie je potrebné okamžite nahlásiť na najbližšom Okresnom riaditeľstve Policajného zboru, ktoré na základe tohto oznámenia pre daný doklad automaticky zruší možnosť elektronickej identifikácie pri internetovej komunikácii s verejnou správou. Pri zaevidovaní straty alebo odcudzenia občianskeho preukazu bude automaticky zablokovaný BOK. V prípade, že je na občianskom preukaze s čipom uložený kvalifikovaný certifikát, o jeho zrušenie možno v prípade straty či odcudzenia občianskeho preukazu požiadať len osobne na ktoromkoľvek Okresnom riaditeľstve Policajného zboru, oddelení dokladov. Pokiaľ ide o kvalifikovaný certifikát vydaný akreditovanou certifikačnou autoritou po zakúpení komerčného balíka služieb pre elektronické podpisovanie prostredníctvom KEP, o zrušenie tohto certifikátu je potrebné požiadať certifikačnú autoritu, ktorá príslušný certifikát vydala. V budúcnosti by mala byť dostupná tiež možnosť požiadať o zrušenie certifikátu elektronicky, prostredníctvom príslušnej služby e-government dostupnej v elektronickej schránke. Možnosť elektronickej žiadosti prichádza do úvahy napríklad v prípadoch ak fyzická osoba nepodnikateľ nemá záujem ďalej využívať občiansky preukaz na elektronické podpisovanie dokumentov, alebo ak ide o fyzickú osobu, ktorá využívala občiansky preukaz pri výkone funkcie štatutárneho orgánu, a táto funkcia jej zanikla. Z hľadiska bezpečnosti je preto vhodné mať svoj preukaz dôkladne uložený mimo dosahu iných osôb. Neumožniť cudzím osobám nakladať s týmto preukazom a už vôbec im neprezrádzať svoje bezpečnostné kódy, ani keď o to požiadajú. Opätovne zdôrazňujeme, že bezpečnostné kódy slúžia na overenie identity konkrétnej osoby, t.j. majiteľa preukazu, preto nie je dôvod, aby tieto kódy poznal niekto ďalší. Pokiaľ je potrebné si kódy zapísať, nie je vhodné mať pomôcku s týmito informáciami uschovanú spolu s dokladom, keďže v prípade straty, či odcudzenia by takto ľahko mohlo dôjsť k ich zneužitiu. 112 KVALIFIKOVANÝ ELEKTRONICKÝ PODPIS

113 differ from a qualified certificate issued by an accredited certification authority in the scope of a commercial package of services for a QES. The possibility of cancelling a qualified certificate also exists, especially for cases of loss or theft of an eid card, if its owner has the suspicion that someone else has his or her eid card accessible and thus may misuse his or her identity and may create a QES in his or her name, naturally only under the assumption that concerned person knows the relevant security codes (PSC, PIN) of the owner of this national identity card. Without knowledge of these security codes the misuse of the chip on the national identity card for the purpose of creating a QES is not possible. It is necessary to report such loss or theft at the nearest District Directorate of the Police Force, which on the basis of this notification will automatically cancel the possibility of electronic identification for the given document during Internet communication with public administration. Upon the recording the loss or theft of a national identity card the PSC will automatically be blocked. In the case that a qualified certificate is stored on a national identity card with a chip, it is possible in the case of loss or theft of the national identity card to request cancellation in person only at any District Directorate of the Police Force, Documents Department. If this involves a qualified certificate issued by an accredited certification authority after the purchase of a commercial package of services for electronic signing through a QES, it is necessary to request the certification authority which issued the relevant certification about cancellation of the certificate. In the future the opportunity should also be available to request cancellation of a certificate electronically, through the relevant e-government service accessible in an electronic mailbox. The possibility of an electronic request comes into consideration, for example, in cases if a natural person non-entrepreneur is not interested in further using the national identity card for electronic signing of documents, or if he or she is a natural person who used a national identity card when performing the function of a statutory authority and this function has expired. From the viewpoint of security it is therefore suitable to have one's own identity card properly stored out of reach of other persons. Do not let strangers handle this identity card and never tell anyone your security code, not even if they ask you to do so. We again emphasise that security codes serve for verification of the identity of a specific person, i.e. the owner of an identity card; therefore there is no reason, that these codes should be known to someone else. If it is necessary to write down the code somewhere, it is not suitable to have the aid with this information QUALIFIED ELECTRONIC SIGNATURE 113

114 Softvérové vybavenie pre elektronické podpisovanie a prezeranie dokumentov aplikácia D.Signer/XAdES. a aplikácia D.Viewer Pre zhrnutie ešte raz uvádzame, že na elektronické podpisovanie dokumentov prostredníctvom občianskeho preukazu v rámci využívania elektronických služieb na Ústrednom portáli verejnej správy je potrebné: vlastniť občiansky preukaz vybavený elektronickým čipom a kompatibilnú čítačku kariet požiadať o nahratie kryptografických kľúčov a vydanie kvalifikovaného certifikátu zvoliť si bezpečnostné kódy (BOK, PIN, PUK) nainštalovať si aplikáciu eid klient Po absolvovaní týchto krokov je na účely vytvorenia KEP potrebné stiahnuť si ešte balíček aplikácií pre tvorbu KEP, najmä aplikáciu pre podpisovanie prostredníctvom KEP (D.Signer/XadES) a aplikáciu pre prezeranie elektronických dokumentov opatrených kvalifikovaným elektronickým podpisom (D.Viewer). Klientské aplikácie pre tvorbu KEP a autorizáciu elektronických podaní sú dostupné v dvoch verziách, a to pre platformu JAVA alebo platformu.net. Obe aplikácie ponúkajú rovnakú funkčnosť avšak pri niektorých starších špecializovaných portáloch orgánov verejnej správy sa môže stať, že budú podporovať iba verziu.net. Portál plne podporuje obe dostupné verzie. Pre prácu vo webových prehliadačoch, ktoré nepodporujú technológie NPAPI, ako je napríklad prehliadač Google Chrome, je nevyhnutné si inštalovať aplikáciu D.Launcher. Aplikácia D.Viewer slúži na prezeranie dátových štruktúr slúžiacich na elektronickú výmenu dát, inými slovami na otváranie a prezeranie elektronických podaní alebo rozhodnutí vrátane príloh podpísaných KEP. Pokiaľ majiteľ elektronickej schránky nemá inštalovanú túto aplikáciu, nebude schopný otvárať dokumenty podpísané KEP, ktoré tvoria prílohu jednotlivých správ doručených do elektronickej schránky (napr. súdne a úradné rozhodnutia, výzvy a i.), ako ani dokumenty, ktoré sám podpísal prostredníctvom KEP. 114 KVALIFIKOVANÝ ELEKTRONICKÝ PODPIS

115 stored together with the document, since in the case of loss or theft it could be easy to lead to its misuse Software tools for electronic signing and viewing of documents the applications D.Signer/XAdES. and D.Viewer For summarizing once more we state that for electronic signing of documents through a national identity card in the scope of using the electronic services on the Central Portal of Public Administration the following are needed: to own a national identity card equipped with an electronic chip and a compatible card reader to request the recording of cryptographic keys and the issuing of a qualified of certificate to select security codes (PSC, PIN, PUK) to install the eid client application After absolving these steps it is still necessary for the purpose of creation of a QES to download a package of applications for the creation of a QES, especially an application for signing through a QES (D.Signer/XadES) and application looking over electronic documents equipped with qualified electronic signatures (D.Viewer). Client applications for the creation of a QES and authorisation of electronic submissions are available in two versions, namely for the platform JAVA or the platform.net. Both applications offer the same functionality; however, with some older specialized portals of public administration authorities it can occur that only the.net will be supported. The portal fully supports both available versions. For work in Web browsers which do not support NPAPI technology, such as, for example, the browser Google Chrome, it is necessary to install the application D.Launcher. The application D.Viewer serves for looking over data structures serving for the electronic exchange of data, in other words for opening and looking over an electronic submission or decision including attachments signed by a QES. If the owner of an electronic mailbox does not have this application installed, he or she will not be capable of opening of documents signed with a QES which are attachments to individual messages delivered to an electronic mailbox (e.g. court and official decisions, ap- QUALIFIED ELECTRONIC SIGNATURE 115

116 Aplikácia D.Signer/XadES je určená na vytváranie KEP vo formáte XAdES, ktorý slúži na autorizáciu elektronických podaní a elektronických úradných dokumentov. Táto aplikácia je certifikovaná Národným bezpečnostným úradom Slovenskej republiky a pri tvorbe KEP využíva bezpečné zariadenie pre vyhotovovanie elektronického podpisu tzv. SSCD Secure Signature Creatine Device, ktorým je občiansky preukaz s čipom (eid karta) ale aj iné schválené čipové karty ako Starcos a pod., ktorých zoznam možno nájsť na stránke Aplikácia D.Launcher umožňuje vytvárať KEP v internetových prehliadačoch Google Chrome (prípadne Chromium), Opera, Mozilla Firefox, Safari (len na Mac OS X) a MS Edge (teda v prehliadačoch nepodporujúcich technológie NPAPI, resp. ActiveX).Aplikácia D.Launcher zabezpečí vytvorenie prepojenia a zabezpečenie komunikácie medzi webstránkou prehliadača a dostupnými aplikáciami pre KEP. Pre jednoduchú a bezproblémovú tvorbu elektronických podaní a ich autorizáciu prostredníctvom KEP preto odporúčame využívať internetový prehliadač Internet Explorer v aktuálnej verzii. Aplikácia D.Signer Tools obsahuje komponenty určené na vytváranie nadstavbových dátových štruktúr obsahujúcich KEP, a to: komponent D.SigXAdES Extender, ktorý slúži na vytváranie nadstavbových dátových štruktúr obsahujúcich KEP od zložených podpisov až po štruktúry elektronických podaní, komponent ASiCFactory určený na podporu vytvárania a spracovania ASIC kontajnera v baseline profile, ktorý slúži pre spojenie štruktúr elektronických podpisov a podpísaných dátových objektov. Klientske aplikácie pre KEP (D.Signer/XAdES, D.Viewer, D.SignerTools) sú k dispozícii pre operačné systémy MS Windows (.NET aj Java), GNU/Linux (len Java) a Mac OS X (len Java). Aplikácia D.Launcher je k dispozícii pre všetky uvedené operačné systémy. Operačné systémy pre smartfóny a tablety (napr. Android alebo ios) nie sú podporované, keďže v súčasnosti nie sú k dispozícii potrebné knižnice a certifikované bezpečné zariadenia pre vyhotovovanie KEP (SSCD Secure Signature Creatine Device), ktoré by umožňovali implementáciu podpisovania KEP na takýchto operačných systémoch v súlade s požiadavkami platnej legislatívy. 116 KVALIFIKOVANÝ ELEKTRONICKÝ PODPIS

117 peals and others), not even documents which he or she signed through a QES. The application D.Signer/XadES is intended for the creating of a QES in the format XAdES, which serves for authorisation of electronic submissions and electronic official documents. This application is certified by the National Security Authority of the Slovak Republic, and with the creation of a QES security equipment is used for preparing an electronic signature, a so-called SSCD Secure Signature Creation Device, which is a national identity card with a chip (eid card) but also other approved chip cards, such as Starcos etc., a list of which can be found on the Web page: certifikovane-produkty/zariadenia-pre-podpis-a-pecat-qscd/index.html. The application D.Launcher enables the creation of a QES in the Web browsers Google Chrome (or Chromium), Opera, Mozilla Firefox, Safari (only on Mac OS X) and MS Edge (that is in browsers not supporting NPA- PI technology, resp. ActiveX). The application D.Launcher ensures the creation of a connection and the provision of communication between a Web page of a browser and available applications for a QES. Therefore, for simple and problem-free creation of electronic submissions and their authorisation through a QES we recommend using the Web browser Internet Explorer in the latest version. The application D.SignerTools contains components intended for the creation of configurational data structures containing a QES, namely: the component D.SigXAdESExtender, which serves for the creation of configurational data structures containing a QES from the composed signatures up through structures of electronic submissions, the ASiCFactory component intended for support of creating and processing an ASIC container in the baseline profile, which serves for connecting structures of electronic signatures and signed data objects. Client applications for a QES (D.Signer/XAdES, D.Viewer, D.Signer- Tools) are available for the operating systems MS Windows (.NET and Java), GNU/Linux (only Java) and Mac OS X (only Java).The application D.Launcher is available for all the mentioned operation systems. Operating systems for smartphones and tablets (e.g. Android or ios) are not supported, since at present the necessary libraries and certified secu- QUALIFIED ELECTRONIC SIGNATURE 117

118 Potrebné softvérové vybavenie a príslušné ovládače sú spravidla dostupné na internetových stránkach príslušnej akreditovanej certifikačnej autority, ktorá užívateľovi vydala kvalifikovaný certifikát. Aplikácie k občianskemu preukazu s čipom je možné stiahnuť bezplatne na stránke: alebo sk/tctokenservice/download/ 7.5. AKO UROBIŤ ELEKTRONICKÉ PODANIE S VYUŽITÍM KEP Pokiaľ užívateľ absolvoval celý doposiaľ uvedený postup, t.j. disponuje občianskym preukazom s čipom a čítačkou kariet, má vydaný kvalifikovaný certifikát na podpisovanie prostredníctvom KEP a nahraté kryptografické kľúče, má stiahnuté a nainštalované potrebné aplikácie, môže začať s elektronickým podpisovaním dokumentov. Pre základnú orientáciu a pochopenie uvádzame ako príklad postup pri najbežnejšom elektronickom podaní v rámci elektronickej služby Všeobecná agenda, pri ktorom sa vyžaduje povinná autorizácia prostredníctvom KEP. Služba všeobecnej agendy predstavuje podanie, ktoré nie je možné urobiť anonymne, práve z dôvodu jeho povinnej autorizácie prostredníctvom KEP. Umožňuje vytvoriť podanie vyplnením na to určeného formulára, ktoré podávajúci odošle zvolenému orgánu verejnej moci. Službu všeobecnej agendy možno v súčasnosti využiť pri každom orgáne verejnej moci, ktorý má zriadenú elektronickú schránku. Prostredníctvom tejto služby možno na príslušný orgán podať napr. žiadosť, sťažnosť, podnet a i. Opätovne zdôrazňujeme, že pri elektronických podaniach dostupných na portáli ktoré vyžadujú autorizáciu prostredníctvom KEP postačuje mať inštalovanú aplikáciu D.Signer/XAdES. Pozor si treba dávať pri podaniach na obchodný register a podpisovaní príloh pri elektronických službách jednotných kontaktných miest, ktorých úlohu plnia Okresné úrady, odbory živnostenského podnikania. Pri elektronickej komunikácii s uvedenými orgánmi je na vytvorenie KEP nevyhnutná komerčná aplikácia požadovaná Ministerstvom spravodlivosti Slovenskej republiky a Ministerstvom vnútra Slovenskej republiky, t.j. napr. produkt Qsign. 118 KVALIFIKOVANÝ ELEKTRONICKÝ PODPIS

119 rity equipment for preparing a QES (SSCD Secure Signature Creation Device), which would enable implementation of signing with a QES on these operating systems in line with the requirements of valid legislation, are not available. The necessary software tools and relevant drivers are usually available on the Web pages of the relevant accredited certification authority, which issued a qualified certificate to the user. Applications for a national identity card with a chip can be downloaded for free on the Web page: or HOW TO MAKE AN ELECTRONIC SUBMISSION WITH USE OF A QES If a user has completed the entire process so far, i.e. has available a national identity card with a chip and a card reader, has a qualified certificate for signing by means of a QES issued and cryptographic keys recorded, has the necessary applications downloaded and installed, he or she may begin the electronic signing of documents. For basic orientation and understanding we present as an example the process with the most common electronic submissions in the scope of the electronic services General agenda, with which mandatory authorisation through a QES is required. The general agenda service represents a submission which cannot be made anonymously, and for this reason authorization via a QES is mandatory. It enables the creation of a submission by filling out the intended form, which the submitting individual then sends to the selected public authority. The general agenda service can at present be used with each public authority which has an electronic mailbox established. Through this service it is possible to submit e.g. an application, a complaint, a suggestion, etc. to the relevant authority. We again emphasise that with electronic submissions available on the portal which require authorisation through a QES, it is sufficient to have the application D.Signer/XadES installed. It is necessary to pay attention with submissions to the commercial register and the signing of attachments with electronic services of individual contact points, the role of which fulfils District Offices, the Department of Trade Licensing. During electronic communication with the mentioned authorities a commercial application for creation of a QES required by the QUALIFIED ELECTRONIC SIGNATURE 119

120 Elektronické podanie pri službe Všeobecná agenda Postup pri podaní je nasledovný. Po prihlásení do elektronickej schránky je potrebné nájsť príslušnú elektronickú službu, a to v menu v pravej časti úvodnej stránky Ústredného portálu verejnej správy, kliknutím na políčko nájsť službu. V prípade všeobecnej agendy je možné kliknúť priamo na políčko všeobecná agenda umiestnené o úroveň vyššie, následne si zvoliť poskytovateľa a prejsť priamo na službu, alebo postupovať tak ako pri vyhľadaní ostatných elektronických služieb, teda cez funkciu nájsť službu. Ďalej užívateľ zadá názov elektronickej služby, v tomto prípade Všeobecná agenda (po zadaní úvodných znakov sa užívateľovi zobrazí ponuka služieb obsahujúcich v názve zadané znaky príp. slovo, z ktorých si užívateľ môže vybrať konkrétnu službu a nemusí zadávať ani si pamätať presný názov konkrétnej služby) a názov inštitúcie alebo úradu, ktorému je podanie určené (napr. Okresný úrad Košice, pričom po zadaní úvodných znakov sa užívateľovi opäť rozbalí ponuka so zoznamom príslušných orgánov). 120 KVALIFIKOVANÝ ELEKTRONICKÝ PODPIS

121 Ministry of Justice of the Slovak Republic and the Ministry of Interior of the Slovak Republic, e.g. the product Qsign, is essential Electronic submissions with the service General agenda The process when submitting is as follows. After logging into an electronic mailbox it is necessary to find the relevant electronic service, namely in the menu in the upper right-hand corner of the Central Portal of Public Administration, by clicking on the field find a service. In the case of the general agenda it is possible to click directly on the field general agenda located a level higher, then subsequently select the provider and pass directly to the service, or proceed as with the searching of other electronic services, that is through the function find a service. The user next enters the name of the electronic service, in this case General agenda (after entering the introductory symbols the offer of services containing the entered symbols or word in the name is displayed to the user, from which a user may select a specific service and does not have to enter even from memory the exact name of the specific service) and the name of the institution or office to which the submission is intended (e.g. District Office Košice, and after entry of the introductory symbols the user again unpacks the offer with a list of relevant authorities). QUALIFIED ELECTRONIC SIGNATURE 121

122 Vyhľadanie konkrétnej služby je možné aj prostredníctvom životnej situácie (napr. administratívny a ekonomický chod podniku daň z pridanej hodnoty) alebo územnej pôsobnosti inštitúcie či úradu (v poradí kraj okres mesto príp. mestská časť), podľa toho aký filter sa užívateľ rozhodne využiť. Po zadaní potrebných údajov vo filtri stačí kliknúť na vyhľadať a prejsť na konkrétnu službu, ktorá sa objaví v dolnej časti obrazovky. 122 KVALIFIKOVANÝ ELEKTRONICKÝ PODPIS

123 Searching for a specific service is also possible through the living situation (e.g. administrative and economic running of an enterprise value added tax) or territorial competency of the institution or office (in order regions district town or city borough), according to what kind of filter the user decided to use. After entering the necessary data in the filters, one has to simply click on search and to pass to the specific service, which is found in the lower part of the screen. QUALIFIED ELECTRONIC SIGNATURE 123

124 Užívateľ bude následne presmerovaný prostredníctvom aplikácie eid klient na formulár Všeobecnej agendy, kde vyplní príslušné polia ako predmet a text správy a potom klikne na políčko podpísať. Pred finálnym podpísaním sa užívateľovi zobrazí okno obsahujúce informácie o podaní, t.j. názov podania (služby), predmet a text. V ľavom hornom rohu bude umiestnené upozornenie zvýraznené červenou farbou. oznamujúce že dokument nie je podpísaný. Po kliknutí na políčko podpísať sa zobrazí okno, v ktorom systém automaticky ponúkne užívateľovi vybraný kvalifikovaný certifikát, ktorý len potvrdí kliknutím na tlačidlo OK. 124 KVALIFIKOVANÝ ELEKTRONICKÝ PODPIS

125 A user will subsequently be directed through the application eid client to the General Agenda form, where he or she fills in the relevant fields, such as the subject and text of the message and then clicks on the field sign. Before the final signing, a window is displayed to the user containing information about the submission, i.e. the name of the submission (service), the subject and the text. An alert highlighted by red colour will be located in the upper left-hand corner announcing that the document is not signed. After clicking on the field to sign a window is displayed in which the system automatically offers the user the selected qualified certificate, which the user only confirms by clicking on the OK button. QUALIFIED ELECTRONIC SIGNATURE 125

126 Následne bude vyzvaný na zadanie bezpečnostného kódu PIN, ktorý si zvolil. Kód je možné naťukať priamo na klávesnici počítača a potvrdiť klávesou enter alebo ho naťukať na obrazovke pomocou myši a potvrdiť zeleným tlačidlom OK. Opäť sa zobrazí okno s informáciami o podaní, pričom nápis v ľavom hornom rohu bude zvýraznený zelenou farbou a informovať o tom, že Dokument bol podpísaný. Následne sa zobrazí okno s informáciou o tom, že podanie bolo úspešne podpísané. Výhodou služby všeobecná agenda je, že pri tomto podaní užívateľ nemusí mať elektronickú schránku aktivovanú na doručovanie. V takom prípade bude ale spätná komunikácia s úradom prebiehať dvojako. V praxi to vyzerá tak, že do elektronickej schránky bude odosielateľovi doručená iba systémom automaticky vygenerovaná odpoveď potvrdzujúca prijatie správy (podania)na spracovanie príslušným orgánom. Odosielateľom tejto správy (odpovede)ešte nie je orgán verejnej moci, ktorému bolo podanie adresované, ale správca modulu elektronických schránok, t.j. Úrad vlády Slovenskej republiky, ktorý touto správou iba predbežne deklaruje odoslanie podania a jeho spracovanie po technickej stránke. Preto si túto správu netreba zamieňať s potvrdením o doručení tohto podania adresátovi, t.j. konkrétnemu orgánu či inštitúcii. Správa obsahuje iba stručné údaje o odosielateľovi a prijímateľovi, dátum a čas prijatia správy na spracovanie, údaje o podaní a doručovaných dokumentoch a identifikátor správy (podania), prostredníctvom ktorého možno overiť zhodu medzi odoslaným a doručeným podaním do schránky. 126 KVALIFIKOVANÝ ELEKTRONICKÝ PODPIS

127 The user will subsequently be asked to enter the security PIN code, which he or she selected. It is possible to enter the code directly on a computer keyboard and confirm with the enter key or tap it on the screen using a mouse and confirming with the green OK button. Again a window is displayed with information about the submission and the inscription in the upper left-hand corner will be highlighted by green colour and inform about the fact that the Document was signed. Subsequently a window is displayed with information that the submission was successfully signed. The advantage of the service general agenda is that with this submission the user does not have to have an electronic mailbox activated for delivery. But in such a case a reply communication with the office will run double. In practice, this means that only a reply automatically generated by the system confirming receipt message (submission) for processing by the relevant authority will be sent to the electronic mailbox of the sender. The sender of this message (reply) is still not the public authority to which the submission was addressed, but the administrator of the electronic mailboxes module, i.e. the Government Office of the Slovak Republic, which with this message only preliminarily reports that the submission was sent and it is being processed on the technical side. Therefore, it is not necessary to replace this message with a confirmation of delivery of this submission to the addressee, i.e. the specific authority of institution. The message contains only brief data about the sender and recipient, date and time of receipt of the message for processing, data on QUALIFIED ELECTRONIC SIGNATURE 127

128 Samotné rozhodnutie resp. iná odpoveď príslušného orgánu, ktorému bolo podanie zaslané, už bude odosielateľovi doručené v listinnej podobe. Pokiaľ by ale užívateľ mal elektronickú schránku aktivovanú na doručovanie, prebehne celá komunikácia s orgánom verejnej moci výlučne v elektronickej podobe. Pokiaľ je podanie spoplatnené, bezodkladne bude odosielateľovi doručená aj správa s údajmi potrebnými pre zaplatenie správneho (resp. súdneho) poplatku. Poplatok je potrebné zaplatiť podľa inštrukcií v správe, v prípade, že poplatok nebude zaplatený podľa uvedených platobných informácií, platbu nebude možné spárovať s podaním, čo môže mať za následok nevybavenie odoslaného podania Autorizácia príloh elektronického podania Pokiaľ sú súčasťou elektronického podania prílohy obsahujúce naskenované listinné dokumenty, je vhodné skenovať ich ako text v rozlíšení 200 DPI a ukladať ich do formátu PDF, TIFF alebo RTF (príp. iného formátu požadovaného konkrétnou inštitúciou či úradom, to platí aj pre súbory vytvorené priamo v počítači, teda nie skeny). V opačnom prípade tieto prílohy alebo aj celé podanie nemusia byť aplikáciou podpísané resp. ani akceptované príslušným orgánom verejnej moci, ktorému je podanie určené. Pokiaľ prílohy neobsahujú dokumenty, pri ktorých sa vyžaduje ich povinná autorizácia prostredníctvom KEP, môžu byť uložené v ľubovoľnom formáte. Z hľadiska technickej vybavenosti orgánov verejnej moci je aj napriek tomu vhodné dodržiavať predpísané formáty súborov, aby konkrétny orgán mohol jednotlivé doručené dokumenty v prílohe bez problémov zobraziť a oboznámiť sa s ich obsahom. Upozorňujeme tiež, že maximálna povolená veľkosť podania je stanovená na 50MB vrátane príloh. Nahratie a autorizácia príloh sa vykonáva po presmerovaní do konkrétnej elektronickej služby, priamo pri vypĺňaní príslušného formulára, v našom prípade formulára všeobecnej agendy. V dolnej časti formulára sa nachádza sekcia Prílohy. Prostredníctvom tlačidla prehľadávať si užívateľ vyhľadá príslušný dokument a nahrá ho do formulára zakliknutím tlačidla nahrať prílohu na server. V prípade ak je dokumentov (príloh) viac, tieto je možné priložiť prostredníctvom možnosti pridať a vyššie uvedený postup zopakovať pri každej ďalšej prílohe. 128 KVALIFIKOVANÝ ELEKTRONICKÝ PODPIS

129 the submitted and delivered documents and the message (submission) identified, through which it is possible to verify the conformity between the sent and delivered submission to the mailbox. The decision or other reply of the relevant authority to which the submission was sent will then be delivered to the sender in paper form. But if the user had an electronic mailbox activated for delivery, the entire communication with the public authority runs exclusively in electronic form. If a submission is to be paid for, a message will be immediately delivered to the sender with the data necessary for payment of the administrative (or court) fee. It is necessary to pay the fee according to the instructions in the message; in the event that the fee is not paid according to the given payment information, it will not be possible to link the payment with the relevant submission, which may have as a consequence the non-processing of the sent submission Authorisation of attachments to electronic submissions If attachments containing scanned documents are a part of an electronic submission, it is suitable to scan them as text in a resolution of 200 DPI and to store them into the format PDF, TIFF or RTF (or another format required by the specific institution or office; this also applies for files created directly on a computer, that is not scans). In the opposite case these attachments or also the entire submission does not have to be signed with an application or even accepted by the relevant public authority to which the submission is intended. If attachments do not contain documents, with which their mandatory authorisation through QES is required, they may be stored in the format of choice. From the viewpoint of technical equipping of public authorities it is, despite this fact, suitable to observe the prescribed file formats, so that the specific authority can open the individual delivered documents in attachments without problems and become familiar with their content. We also point out that the maximum permitted size of a submission is set at 50MB, including attachments. Recording and authorisation of attachments is done after redirecting to a specific electronic service, directly by filling in the relevant form, in our case the general agenda form. In the lower part of the form is a section for Attachments. By clicking the browse button the user searches for the relevant document and attaches it to the form by clicking the record attachment on the server button. If there are more documents QUALIFIED ELECTRONIC SIGNATURE 129

130 Nahraté prílohy sa objavia vyššie v zozname príloh spolu s možnosťami: a) zmazať, b) podpísať, c) odobrať podpis, a to osobitne pre každú prílohu. Postup pre podpísanie jednotlivých príloh je rovnaký ako pri autorizácii celého formulára, tak ako bolo uvedené vyššie. Teda najskôr sa zobrazí okno s informáciami o prílohe, po kliknutí na tlačidlo podpísať sa následne zobrazí okno s kvalifikovaným certifikátom, po ktorého potvrdení kliknutím na tlačidlo OK a po následnom zadaní PIN kódu sa príloha podpíše, o čom sa užívateľ môže presvedčiť v nasledujúcom okne s informáciou o podpísanom dokumente. Podpísané prílohy možno zobraziť jedine v aplikácii D.Viewer, a to kliknutím na konkrétnu prílohu pravým tlačidlom myši, a následne v zobrazenej ponuke zvolením možnosti otvoriť aplikáciou DViewer sa príslušný súbor bude dať otvoriť a zobraziť v tejto aplikácii. Priečinok Podpísaná zložka obsahuje informácie o podpísanom súbore, parametre KEP, informácie o kvalifikovanom certifikáte podpísaného dokumentu a časovej pečiatky. 130 KVALIFIKOVANÝ ELEKTRONICKÝ PODPIS

131 (attachments), it is possible to attach these through the option add and the above-mentioned process is repeated with each additional attachment. Recorded attachments are found higher in the list of attachments together with the options: a) delete, b) sign, c) withdraw signature, especially for each attachment. The process for signing of individual attachments is the same as with authorisation of the entire form, as was stated above. Thus, first a window is displayed with information about the attachment, and after clicking on the button sign, a window is subsequently displayed with the qualified certificate, after which confirmation is made by clicking on the button OK and after subsequent entering of the PIN code the attachment is signed, which the user can then check in the following window with information about the signed document. Signed attachments can be displayed only in the D.Viewer application, namely by clicking on the specific attachment with the right mouse button and subsequently upon selecting in the displayed offer the possibility open Dviewer application the relevant file will be opened and displayed in this application. The folder Signed item contains information about the signed file, the parameters of the QES, information about a qualified certificate of the signed document and the time stamp. QUALIFIED ELECTRONIC SIGNATURE 131

132 Pokiaľ je formulár vrátane všetkých príloh vyplnený a podpísaný, pre zavŕšenie celého postupu je potrebné kliknúť na tlačidlo odoslať správu. Po odoslaní sa užívateľovi zobrazí potvrdzujúca správa s informáciou o tom, že správa bola odoslaná Autorizácia prostredníctvom komerčnej aplikácie Autorizácia elektronických dokumentov prostredníctvom komerčnej aplikácie Qsign je veľmi podobná vyššie uvedenému postupu. Užívateľ sa rovnakým spôsobom ako bolo vysvetlené v predchádzajúcom texte najskôr prihlási do svojej elektronickej schránky, zvolí si konkrétnu službu, vyplní zodpovedajúci elektronický formulár a prejde k jeho podpísaniu. Výhodou komerčnej aplikácie je možnosť osobitne vopred podpísať jednotlivé prílohy, ktoré sú súčasťou formulára, teda ešte pred vyplnením samotného formulára a v závere ich už len priložiť k podaniu. Postup pri podpisovaní je jednoduchý. Pokiaľ má užívateľ vo svojom počítači inštalovaný produkt Qsign, stačí si aplikáciu otvoriť a vložiť súbor, ktorý chce podpísať. Po vložení sa obsah súboru zobrazí priamo v aplikácii. Následne stačí kliknúť na políčko podpísať a zvoliť si miesto (priečinok v počítači), kam bude podpísaný súbor uložený. Na rozlíšenie pôvodných (nepodpísaných) súborov od súborov autorizovaných prostredníctvom KEP slúži prípona súboru, ktorá je pri autorizovaných dokumentoch označená ako.zepx. 132 KVALIFIKOVANÝ ELEKTRONICKÝ PODPIS

133 If the form, including all attachments, is filled out and signed, for concluding the entire process it is necessary to click on the button send message. After sending, a confirmation message is displayed to the user with information that the message has been sent Authorisation via a commercial application Authorisation of electronic documents by means of the commercial application Qsign is very similar to the process given above. The user in the same way as was explained in the preceding text first logs into his or her electronic mailbox, selects the specific service, fills in the corresponding electronic form and passes to its signing. The advantage of a commercial application is the opportunity to sign individual attachments which are a part of a form individually in advance, thus even before filling out the form itself, and at the end to merely attach them to the submission. The signing process is simple. If a user has the product Qsign installed on his or her computer, it is enough to simply open the application and insert the file which you want to sign. After inserting, the content of the file is displayed directly in the application. Subsequently, it is enough to simply click on the button sign and select the location (folder on the computer), where the signed file is to be stored. For differentiating the originals (unsigned) files from those authorised through the QES a suffix is affixed to the file which is with authorised documents labelled as.zepx. QUALIFIED ELECTRONIC SIGNATURE 133