Tvorba informačného web portálu pre malú a strednú firmu pomocou konkrétneho CMS systému

Transcription

1 Bankovní institut vysoká škola Praha zahraničná vysoká škola Banská Bystrica Katedra kvantitatívnych metód a informatiky Tvorba informačného web portálu pre malú a strednú firmu pomocou konkrétneho CMS systému Creating an information web portal for small and medium businesses using a specific CMS Diplomová práca Autor: Bc. Vladimír Puchý Informační technologie a management Vedúci práce: PaedDr. Peter Polakovič, PhD. Banská Bystrica Apríl 2015

2 Vyhlásenie Vyhlasujem, že som diplomovú prácu spracoval samostatne a s použitím uvedenej literatúry. Svojím podpisom potvrdzujem, že odovzdaná elektronická verzia práce je identická s jej tlačenou verziou a som oboznámený so skutočnosťou, že sa práca bude archivovať v knižnici BIVŠ a ďalej bude sprístupnená tretím osobám prostredníctvom internej databázy elektronických vysokoškolských prác. V Banskej Bystrici, Bc. Vladimír Puchý

3 Poďakovanie Touto cestou sa chcem poďakovať vedúcemu diplomovej práce PaedDr. Petrovi Polakovičovi, PhD za odbornú pomoc a cenné rady, ktoré mi poskytol pri vypracovaní diplomovej práce. Osobitné poďakovanie patrí mojej rodine a hlavne manželke za ich trpezlivosť, podporu a pochopenie. V Banskej Bystrici dňa

4 Anotácia PUCHÝ, Vladimír: Tvorba informačného web portálu pre malú a strednú firmu pomocou konkrétneho CMS systému. [Diplomová práca]. Bankovní institut vysoká škola Praha, zahraničná vysoká škola Banská Bystrica. Katedra kvantitatívnych metód a informatiky. Vedúci práce: PaedDr. Peter Polakovič, PhD. Rok obhajoby: Počet strán: 77. Diplomová práca sa zaoberá vytvorením informačného web portálu pre malú a strednú firmu pomocou konkrétneho CMS systému. Prvá kapitola vymedzuje pojmy v predmetnej oblasti. Druhá kapitola sa venuje definícii informačného portálu, špecifikácii požiadaviek, analýzy dostupných komponentov SharePoint a systémovej analýze budúceho informačného web portálu. Tretia kapitola pojednáva o použitých vývojových nástrojoch a vytvorení samotného informačného web portálu pomocou CMS systému SharePoint. Kľúčové slová: informačný web portál, intranet, MSP, CMS, SharePoint

5 Annotation PUCHÝ, Vladimír: Creating an information web portal for small and medium businesses using a specific CMS. [Diploma's thesis]. Bankovní institut vysoká škola Praha, zahraničná vysoká škola Banská Bystrica. Department of Quantitative Methods and Computer Science. Supervisor: PaedDr. Peter Polakovič, PhD. Year of defense: the 2015 th. Number of pages: 77. The diploma thesis deals with development of the information web portal for small and medium business company using CMS system. First chapter is focused on determinate the terms in subjected sphere. Second chapter defines the information portal, describes requirements, analyse available SharePoint components and system analyses of future information web portal. Third chapter deals with used development tools and realisation of information web portal using SharePoint CMS system Keywords: information web portal, intranet, SMB, CMS, SharePoint

6 Obsah 1 VYMEDZENIE POJMOV V PREDMETNEJ OBLASTI Informačný web portál Dáta, informácie a znalosti Funkcia portálov Intranet (Podnikový web portál) Vývoj intranetu Budúcnosť intranetu Malý a stredný podnik CMS systém Kedy je potrebný CMS Rozloženie komplexnosti obsahu Vyhodnotenie komplexnosti obsahu SharePoint Vlastnosti Administrácia Riadenie prístupu Použité technológie a architektúra Dostupné edície História vývoja ANALYTICKÁ ČASŤ Definícia informačného web portálu Špecifikácia požiadaviek Nefunkčné požiadavky (NP) Funkčné požiadavky (FP) Analýza SharePoint zoznamov a knižníc Dostupné zoznamy a knižnice Dostupné pohľady pre Web aplikácie Systémová analýza Návrh matice použitých Web aplikácií a mapy portálu Špecifikácia Web aplikácií a ich pohľadov Špecifikácia relačných väzieb medzi Web aplikáciami Špecifikácia prístupových práv

7 3 REALIZAČNÁ ČASŤ Použité vývojové nástroje Prostredie SharePoint Online SharePoint Designer (SPD) Microsoft InfoPath Návrh užívateľského rozhrania Nastavenie vzhľadu portálu Rozvrhnutie Obsahových stránok Opis vytvorenia stránky Projekty Vytvorenie menu stránok Záver Zoznam použitej literatúry Zoznam tabuliek Zoznam obrázkov Zoznam grafov Zoznam vzorcov

8 Úvod Cieľom diplomovej práce je vytvorenie informačného systému web portálu z využitím konkrétneho CMS systému pre malú a strenú firmu. Informačný web portál má slúžiť na výmenu informácii v rámci firmy a bude spracované ako intranet pomocou ktorého je možné zdielať informácie horizontálnym (medzi zamestnancami) aj vertikálnym (medzi vedením podniku a jeho podriadenými zamestnancami) smerom. Prínosom diplomovej práce bude vytvorenie tohto intranetového portálu a jeho technicko-ekonomické zhodnotenie, kde ako CMS systém som si vybral produkt SharePoint Online od firmy Microsoft. Samotná práca je rozdelená do troch kapitol kde prvá kapitola vymedzuje pojmy v predmetnej oblasti. Druhá kapitola sa venuje definícii informačného portálu, špecifikácii požiadaviek, analýzy dostupných komponentov SharePoint a systémovej analýze samotného informačného portálu. Tretia kapitola pojednáva o použitých vývojových nástrojoch a vytvorení samotného informačného portálu pomocou CMS systému SharePoint. 8

9 1 VYMEDZENIE POJMOV V PREDMETNEJ OBLASTI V tejto kapitole si vymedzíme základné pojmy v predmetnej oblasti, týkajúce sa informačného web portálu, intranetu, definície malej a strednej firmy, ako aj vysvetlenie pojmu CMS (Content management system / Systém správy obsahu). 1.1 Informačný web portál Tak, ako uvádza na svojej webovej stránke Krea, informačný portál je: Webový portál je internetová stránka, ktorá funguje ako prístupový bod k informáciám na internete. Internetové portály môžeme ďalej rozčleniť na dve základné skupiny, a to na: všeobecné portály (tiež známe ako horizontálne), špecializované portály (tiež známe ako vertikálne). Všeobecné portály poskytujú široké spektrum informácií a pokrývajú mnoho odvetví a kategórií. Dobrými príkladmi sú svetové portály ako Yahoo!, AOL alebo AltaVista, spomedzi domácich môžeme uviesť Zoznam alebo Azet. Špecializované portály sa zameriavajú na špecifickú skupinu informácií a predstavujú vstupnú bránu k zdrojom z tejto vybranej kategórie. Ponúkajú prístup k aktuálnym správam, novinkám a digitálnym publikáciám vo svojej oblasti. Špecializované internetové portály môžeme v zásade rozdeliť na nasledovné typy: osobné portály ponúkajúce možnosť personalizácie, prezentácie a výberu informácií pre svojich užívateľov (napríklad sociálne siete a podobne), regionálne portály, spravodajské portály, vládne portály, obchodné a biznis portály, podnikové portály (často slúžiace aj ako intranet). Okrem zberu a prezentácie informácií z internetu zvyknú portály ponúkať svojim užívateľom dodatočné služby, ako napríklad mailové schránky, vyhľadávanie, správy do 9

10 mailu, informácie o počasí, diskusné fórum, chat, kalendár podujatí, katalóg zdrojov alebo internetový obchod (KREA SK s.r.o.). Webový portál je odlišný od bežnej internetovej stránky, s ktorými sa bežne stretávame pri prehliadaní web stránok na internete. Je to forma internetovej stránky, umožňujúca prispôsobenie si danej stránky užívateľov pomocou prihlásenia sa na daný webový portál vlastným prihlasovacím menom a heslom. Webový portál je stránka, ktorá umožňuje užívateľovi prispôsobiť si obsah domovskej stránky pomocou ťahaj a pusť komponentov na nej. Tento prístup umožňuje užívateľovi kontrolu nad obsahom, ktorý vidí na domovskej stránke, kde na tejto stránke chce daný obsah vidieť a ako s ním chce konverzovať. (ZABIR, 2008 s. 2) Dáta, informácie a znalosti Dáta Dáta reprezentujú špecifické vlastnosti objektov (entít a udalostí v reálnom svete). Dáta sú množinou popisujúcou objekt bez kontextu. Dáta sa stávajú informáciami, keď ich vhodne spracujeme (štrukturujeme) a dodáme za určitým účelom. Dáta v kontexte sú informácie a informácie, ktoré sú použité sú znalosti, tzn., že skúsenosti transformujú informácie na znalosti. (POUR, et al., 2009 s. 61) Údaj Údaj reprezentuje zachytený fakt o nejakom objekte reality. Kolekciou údajov označujeme pojem dáta. Informácia je význam prisúdený dátam. (POUR, et al., 2009 s. 61) Metadáta Metadáta sú dáta popisujúce dáta iných. Prostredníctvom nich sa dá na dáta dotazovať, sme schopný dáta doplňovať, konsolidovať ich, vzájomne ich synchronizovať a integrovať. (POUR, et al., 2009 s. 62) Informácia Informácia je správa o nestálom jave, ktorý u nás príjemcov znižuje mieru neznalosti o tomto jave. (POUR, et al., 2009 s. 22) 10

11 Bellingerova definícia doplňuje definíciu dát, informácií, znalostí a múdrosti podľa Poura nasledovne: Množina dát nie je informácia; Množina informácií nie je znalosť; Množina znalostí nie je múdrosť; Množina múdrostí nie je pravda; Myšlienka je, že informácia, znalosť a múdrosť sú jednoducho viac ako len množiny. Správnejšie v celku reprezentujú viac, ako zhrnutie ich častí a má svoju vlastnú synergiu. (BELLINGER, 2004) Obrázok 1 opisuje transformáciu dát na informácie, znalosti a múdrosť. Obrázok 1 Transformácia dát na informácie, znalosti a múdrosť Zdroj: vlastné spracovanie podľa (BELLINGER, 2004) Vzhľadom na mieru automatizovaného spracovania dát a možnosti zachytiť ich štruktúru delíme dáta na: Štruktúrované dáta Sme pre sledovaný objekt schopný presne popísať ich štruktúru, tzn., sme schopný dáta popísať exaktnou formálnou schémou a stanoviť pre každý údaj vhodné metadáta; 11

12 Neštruktúrované dáta Nie je možné u nich popísať ich štruktúru pomocou metadát, a teda počítačový systém nie je bez človeka schopný stanoviť význam jednotlivých častí. Semištruktúrované dáta Ak sa podarí do neštruktúrovaných dát zahrnúť aspoň nejakú voľnu štruktúru.(pour, et al., 2009 s. 65) Funkcia portálov Portál je množina technológií a aplikácií tvoriaca univerzálne rozhranie, ktorého prostredníctvom je každému, koho sa dotýkajú činnosti organizácie (zákazník, dodávateľ, zamestnanec, a podobne), umožnené zúčastniť sa procesov organizácie, pristupovať ku všetkým relevantným informáciám, komunikovať s ostatnými kooperujúcimi pracovníkmi a realizovať adekvátne aktivity spojené s podnikovými procesmi (POUR, et al., 2009 s. 138). Na portáloch sú sprístupňované len také aplikácie a dáta, ktoré vytvárajú hodnotu pre danú oblasť riadenia podniku. Typické aplikácie sú znázornené na Obrázok 2 Obrázok 2 Portál sprístupňujúci rôzne dáta a aplikácie Zdroj: vlastné spracovanie podľa (POUR, et al., 2009 s. 138) 12

13 1.2 Intranet (Podnikový web portál) Myšlienkou intranetu je poskytnúť podnikom platformu pre zdielanie informácií medzi zamestnancami. Toto bolo tradične robené manuálne, výmenou fyzických dokumentov, telefónnymi konverzáciami a osobnými stretnutiami. Po tom, ako podniky začali používať výpočtovú techniku, zdielanie informácií sa stalo digitálne a zamestnanci mohli používať a zdielané adresáre na vykonávanie rovnakých úloh oveľa efektívnejšie. Použitím World Wide Web umožnili podnikom umiestniť webové stránky interne a toto umožnilo informácie distribuovať oveľa rýchlejšie a jednoduchšie ako kedykoľvek predtým (INTRANET CONNECTIONS, 2015). Definícia intranetu ako podnikového web portálu je veľmi dobre opísaná nasledovne: Intranet je pomenovanie používané vtedy, keď technológia internetu slúži na interné potreby organizácie. (AWAD, 2010 s. 294) Vývoj intranetu Vývoj intranetu od svojho vzniku prešiel evolúciou a zaznamenal obrovský progres. Začiatky informačných web portálov Prvé intranetové softvérové riešenia boli jednoduché statické webové stránky, ktoré umožňovali zamestnancom pristupovať k informáciám v centrálnej lokácii, s použitím iba internetového prehliadača. V roku 1996, Frontier Technologies uviedol na trh produkt nazvaný Intranet Genie, ktorý bol balík aplikácií, podporujúci zdielanie dokumentov, diskusie zamestnancov, elektronickú poštu a rôzne nástroje navrhnuté na uľahčenie komunikácie (INTRANET CONNECTIONS, 2013). Technológie intranetu používané v jeho začiatkoch sú v súčasnosti nazývané aj ako Intranet 1.0. Intranet a Web2.0 Niekedy okolo roku 2005, výraz Web 2.0 bol popularizovaný Timom O Reillym, vzhľadom na nový typ webovej stránky, ktorá bola oveľa viac interaktívna. Výraz Web 2.0 symbolizoval zmenu web stránok, ktoré boli primárne navrhnuté na získavanie informácií na web stránky, ktoré dovoľovali užívateľovi vytvárať, ukladať a získavať obsah v jednotnej lokácii. 13

14 Intranety čoskoro nasledovali toto s funkcionalitami, ktoré dovoľujú individuálnym užívateľom vybudovať webové stránky a vytvárať prispôsobené formuláre. Výsledkom boli intranetové produkty, poskytujúce podnikom, úsekom a individuálnym užívateľom pridávať konkrétny obsah podľa ich potrieb (INTRANET CONNECTIONS, 2013). Éra sociálneho intranetu So sociálnymi médiami ako sú Facebook, Twitter a LinkedIn sa vývoj intranetového softvéru znovu posunul ďalej. Nová éra začala s integráciou sociálnych čŕt do intranetového softvéru. Intranet od toho okamihu už nebol viac len miesto pre obchod, ale miesto pre jednoduchú a rýchlu komunikáciu. Výsledkom popularity sociálnych sietí, sa intranet vyvinul do Podnikových Sociálnych sietí (Enterprise Social Networks), ktoré poskytujú jednoduchú komunikáciu medzi zamestnancami v rámci organizácie, rovnako ako napomáhajú obchodným procesom (INTRANET CONNECTIONS, 2015 s. 4). Moderný intranet Moderný intranet poskytuje funkcionality, ktoré zvyšujú angažovanosť zamestnancov, ich spoluprácu, vnútornú komunikáciu a efektivitu zamestnancov. To poskytuje zamestnancom pracovať účine a efektívne, umožňujúc im jednoduchosť komunikácie a zdieľania informácii jednoduchým a intuitívnym spôsobom. Moderný intranet zaisťuje, aby sa nemrhalo časom pri hľadaní dôležitých informácií a komplexných obchodných procesoch a tiež, že pracovné postupy sú vždy dodržané. Intranet sa stal nástrojom, podporujúcim korporatívnu kultúru a má schopnosť zosúladiť podnikovú značku a imidž (INTRANET CONNECTIONS, 2015 s. 5) Budúcnosť intranetu Intranet sa neustále vyvíja a v budúcnosti sa predpokladá, že internet a jeho funkcionalita bude rásť a poskytovať čoraz komplexnejšie služby a bude nazývaný ako Digital workplaces alebo Digitálne prostredie. Už dnes je zrejmý posun v myslení a prístupe podnikov k používaným technológiám a to od tradičného IT, kde podnik spravuje kompletnú infraštruktúru sám vo vlastnej réžii, k poskytovaniu Infraštruktúry ako služby (IaaS), Platformy ako služby (PaaS) alebo Softvéru ako služby (SaaS). Obrázok 3 14

15 poskytuje priblíženie pojmu Digital workplaces a vysvetľuje rozdiel vo funkcionalite medzi: tradičným intranetom, čiže Intranet 1.0, pokročilým intranetom, opisujúcim Intranet používajúci technológie Web 2.0, digitálnym prostredím, ktoré je budúcnosťou intranetu. Obrázok 3 Model zrelosti Digitálneho prostredia Zdroj: vlastné spracovanie podľa (VAN LEEMPUT, 2012 p. 15) 1.3 Malý a stredný podnik Neexistuje jednotná definícia Malého a Stredného podniku (MSP), ktorá by sa dala aplikovať univerzálne pre všetky krajiny sveta. Jednotlivé krajiny majú rozdielne definície a tieto definície môžu byť závislé na zvolenom priemyselnom odvetví. Ďalej si v tejto kapitole popíšeme, ako sú definované niektoré zo svetových ekonomík. Zvolené ekonomiky sú krajiny na prvých 5. miestach podľa Hrubého Domáceho Produktu (HDP), ich poradie a objem HDP je zobrazené v Tabuľka 1. 15

16 Okrem definícií krajín zobrazených v Tabuľka 1 je ďalej opísaná definícia podľa Európskej komisie, ktorá je platná pre krajiny Európskej únie a tiež definícia podľa Gartnera. Tabuľka 1 Poradie ekonomík sveta podľa HDP, 1-5 miesto Poradie Krajina HDP (v miliónoch USD) 1 Spojené Štáty Americké Čína Japonsko Nemecko Francúzko Zdroj: vlastné spracovanie podľa (THE WORLD BANK) Definícia v Spojených Štátoch Amerických V Spojených Štátoch Amerických je definícia MSP rozdelená podľa priemyselných odvetví a jednotlivé odvetvia musia spĺňať rôzne podmienky. Kritéria odvetvia služieb, do ktorého spadá počítačové programovanie, spracovanie dát a systémový návrh, je obrat pod 25milionov USD (IFC,WORLD BANK GROUP s. 128). Definícia v Číne V Čínskej ľudovej republike je definícia MSP delená podľa odvetví a zároveň je potrebné splniť kritéria uvedené v Tabuľka 2. Tabuľka 2 Kritéria MSP v Číne Počet Podnik Odvetvie Celkové aktíva Obchodný obrat zamestnancov Malý Priemysel < 300 < 40mil. < 30mil. Stavebníctvo < 600 < 40mil. < 30mil. Veľkoobchod < 100 < 30mil. Maloobchod < 100 < 10mil. Doprava < 500 < 30mil. Pošta < 400 < 30mil. Hotely a reštaurácie < 400 < 30mil. 16

17 Počet Podnik Odvetvie Celkové aktíva Obchodný obrat zamestnancov Stredný Priemysel mil. 400mil. 30mil. 300mil. Stavebníctvo mil. 400mil. 30mil. 300mil. Veľkoobchod mil. 300mil. Maloobchod mil. 150mil. Doprava mil. 300mil. Pošta mil. 300mil. Hotely a reštaurácie mil. 150mil. Zdroj: vlastné spracovanie podľa (IFC,WORLD BANK GROUP s. 34) Definícia v Japonsku V Japonsku je definícia MSP delená podľa odvetvia a zároveň podľa objemu kapitálu a počtu zamestnancov, podľa kritérií zobrazených v Tabuľka 3. Odvetvie Výroba, Stavebníctvo, Doprava a iný priemysel Tabuľka 3 Kritéria MSP v Japonsku Malý a stredný podnik (musí spĺňať jedno alebo viac nasledovných kritérií) Počet Kapitál zamestnancov < 300mil. < 300 < 20 Veľkoobchod < 100mil. < 100 < 5 Služby < 50mil. < 100 < 5 Maloobchod < 50mil. < 50 < 5 Z ktorých malý podnik Počet zamestnancov Zdroj: vlastné spracovanie podľa (IFC,WORLD BANK GROUP s. 63) Definícia v Nemecku a Francúzku Definícia MSP v Nemecku a Francúzku je zhodná s definíciou podľa Európskej komisie, ktorá je popísaná v nasledujúcej časti. Definícia podľa Európskej komisie Mikro, malé a stredné podniky (MSP) zohrávajú v európskom hospodárstve ústrednú úlohu. Sú hlavným zdrojom podnikateľských schopností, inovácie a zamestnanosti. V rozšírenej Európskej únii, ktorú tvorí 25 krajín, približne 23 miliónov malých a stredných 17

18 podnikov, poskytuje okolo 75 miliónov pracovných miest a predstavuje 99 % všetkých podnikov (EURÓPSKA KOMISIA, 2006 s. 5). Podľa metodiky Európskej komisie je MSP definovaný podľa nasledovných kritérií počet pracovníkov ročný obrat ročná bilančná suma Obrázok 4 opisuje hraničné hodnoty pre definovanie kategórie podniku podľa nastavených kritérií. Tieto hodnoty sú platné pre všetky krajiny Európskej únie. Obrázok 4 Hraničné hodnoty pre definovanie kategórie podniku Zdroj: vlastné spracovanie podľa (EURÓPSKA KOMISIA, 2006 s. 14) Definícia podľa Gartnera Gartner, Inc. je svetový líder vo výskume informačných technológií, a taktiež poradenská spoločnosť, ktorá poskytuje svojim klientom technologicky orientovaný náhľad, potrebný pre každodenné správne rozhodnutia. Podľa ich výkladového slovníka je definícia MSP vysvetlená nasledovne: Malý a stredný podnik (MSP) je podnik, ktorý vzhľadom na svoju veľkosť, má rozdielne IT požiadavky a často je vystavovaný iným IT výzvam ako veľké podniky, a ktorých IT zdroje (obvykle rozpočet a zamestnanci) sú zvyčajne vysoko viazané. Za účelom svojho výskumu Gartner definuje MSP pomocou počtu ich zamestnancov a dosiahnutých ročných výnosov. Najčastejšie používaným atribútom je počet zamestnancov, malé podniky sú obvykle definované ako organizácie s menej ako 100 zamestnancami, stredné podniky sú organizácie zo 100 až 999 zamestnancami. Druhý 18

19 najpopulárnejší atribút na definovanie MSP je ročný výnos: malý podnik je obvykle definovaný ako organizácia s ročným výnosom menej ako 50 miliónov USD, stredný podnik je definovaný ako organizácia, ktorá vytvorí ročný výnos viac ako 50 miliónov USD, ale menej ako 1 miliardu USD (GARTNER). 1.4 CMS systém Správa obsahu je o získavaní kontroly nad vytváraním a distribúciou informácií a funkcionality. Je to o znalosti akú hodnotu je potrebné poskytnúť, kto potrebuje tie časti informáci, a ako majú byť tie dodané. Poznaním tohto je možné vytvoriť CMS, ktorá pomôže dostať správne informácie, správnym ľuďom, správnym spôsobom. (BOIKO, 2005 s. 65) CMS (Content Management System), číže Systém správy obsahu je rozšírením a nadstavbou systému pre správu dokumentov. Tak, ako vo svojej knihe Podniková informatika uvádza : (POUR, et al., 2009 s ) Ich rozvoj je založený na: Rozvoji služieb internetu a na požiadavkách jednoduchým spôsobom publikovať informácie z rôznych dátových skladov priamo autormi, bez znalosti technológie internetu. V súvislosti s internetom sa stretávame aj s ďalšími označeniami tejto kategórie aplikácií (napr.: redakčný systém, publikačný systém alebo Web Content Management WCM). Zdokonaľovaní prostriedkov na uloženie dát, ktoré umožňujú vzájomne prepojovať a spoločne ukladať dáta rôznych formátov. Požiadavke vygenerovať dáta dynamicky do nových štruktúr umožňujúcich organizovať, zhromažďovať a publikovať jednotlivé obsahové objekty, ako jednu štruktúru bez kopírovania a presúvania pôvodných objektov. 19

20 Obrázok 5 Štandardné komponenty CMS Zdroj: vlastné spracovanie podľa (POUR, et al., 2009 s. 148) Obrázok 5 zobrazuje štandardné komponenty CMS, hlavné súčasti CMS systému sú popísané nižšie Content Manager Je jadrom celého systému. Jeho úlohou je zabezpečiť publikovanie obsahu v rôznych formátoch a efektívne opätovné využívanie obsahu, ako aj z toho vyplývajúca jeho väčšia prehľadnosť. Client Connector Jeho úlohu je poskytnúť užívateľom pracovné prostredie, v ktorom môžu obsah lepšie pripraviť. Content Porter Používa sa v prípadoch, keď je potrebné načítať obsah z iných autoringových systémov do systému CMS. Business Connector Umožňuje vytvoriť prepojenie na ďalšie podnikové systémy, ako sú aplikácie ERP, CRM a existujúce systémy správy dokumentov (DMS) a použiť ich obsah. 20

21 Content Distributor Umožňuje šíriť obsah na akúkoľvek cieľovú platformu, napríklad: webové a aplikačné servery, portály, atď. Čoraz častejšie sa v súvislosti z CMS objavuje aj výraz WCMS (Webový Systém správy obsahu) alebo WCM (Webová správa obsahu), vysvetlenie rozdielu poskytuje na svojej webovej stránke CMS REPORT (NEVIL, 2013): CMS systém je v skutočnosti aplikácia, ktorá pomáha vytvárať, upravovať a riadiť digitálny obsah alebo média. Tiež napomáha pri opätovnom hľadaní pomocou podpory vyhľadávania a zverejňovania obsahu a médií. WCMS alebo WCM v skutočnosti podporuje to isté, ale podporuje užívateľov v riadení web stránok relatívne jednoduchým spôsobom, WCMS toto umožňuje aj bez znalosti programovania HTML, nevyhnutnej k údržbe komplexných web stránok, čo je výhodné pre MSP podniky, ktoré nedisponujú takýmito znalosťami, alebo rozpočtom na takéto činnosti. 1.5 Kedy je potrebný CMS Zváženie a potrebu implementácie CMS veľmi dobre popisuje vo svojej knihe Content Management Bible, ktorý dáva aj návod na vyhodnotenie potreby zavádzania CMS. (BOIKO, 2005 s ) Každá organizácia, ktorá vytvára publikácie, vykonáva nejakú formu správy obsahu. Aj v prípade jedného majiteľa, si tento organizuje súbory na pevnom disku a pokúša sa udržať si sledovateľnosť svojho obsahu. Jediný majiteľ má samozrejme malú potrebu, ale keď jediný majiteľ sa zmení na organizáciu typu MSP, a potom veľká organizácia súborových systémov a zdieľanie neformálneho obsahu začína byť príliš nákladná a bude trvať príliš dlho. Je potrebný CMS, aj kolekcia, manažment, a procesy vydávania sú príliš komplexné na neformálne riadenie Rozloženie komplexnosti obsahu Komplexnosť môže byť meraná pomocou nasledovného návodu. Tabuľka 4 determinuje oblasti záujmu. 21

22 Tabuľka 4 Rozloženie komplexnosti obsahu do štyroch oblastí záujmu 1. Príliš veľa obsahu 1.1. Obsahové položky 1.2. Obsahové typy 3. Príliš veľa zmien 3.1. Obsahové priechody 3.2. Dizajnové zmeny 2. Príliš veľa prispievateľov 2.1. Rozmanitý autori 2.2. Komplexné zdroje 4. Príliš veľa publikácií 4.1. Obsahové kanály 4.2. Personalizácia Zdroj: vlastné spracovanie podľa (BOIKO, 2005 s. 114) Jednotlivé oblasti záujmu sú vysvetlené nižšie: Množstvo obsahu Toto množstvo obsahuje nielen počet položiek, ale tiež počet typov položiek, ktoré sa majú riadiť. Množstvo príspevkov Netreba brať do úvahy len počet prispievateľov, ale aj ich vzťah k podniku, a taktiež aj komplexnosť existujúceho obsahu, ktorý bude získaný. Množstvo zmien očakávaných v obsahu Zmena môže vzniknúť v množstve obsahu pridaného alebo odobraného zo systému, alebo v počte dizajnových zmien, u ktorých je zamýšľané podporiť ich. Počet plánovaných publikácií Komplexnosť v publikáciách závisí od počtu rozdielnych publikácií, ktoré sú zamýšľané vytvoriť, ako aj úroveň personalizácie plánovanej implementovať Vyhodnotenie komplexnosti obsahu Správa obsahu nie je exaktná veda, nemá regulačné rovnice ani zákony. Komplexnosť môže byt posúdená subjektívne, na základe faktorov, popísaných v kapitole Rozloženie komplexnosti obsahu. Napriek tomu je možné použiť rovnicu, ktorá síce nie je smerodajná, ale napriek tomu môže byť použitá pre prognózovanie potreby CMS systému. Rovnica poskytne hodnotu komplexnosti: 22

23 Vzorec 1 Hodnota komplexnosti riadenia obsahu ž á á Zdroj: vlastné spracovanie podľa (BOIKO, 2005 s. 121) Hodnoty činiteľov Tabuľka 5 použité v rovnici sú naviazané na Tabuľka 4 determinujúcu počty vzhľadom na jednotlivé oblasti záujmu. Tabuľka 5 Činitele komplexnosti Činiteľ Popis Hodnota Autori Počet autorov Ak 20 = 1 Ak > 20 = počet autorov / 20 Zdroje Počet komplexných Ak 1 alebo 0 = 1 zdrojov Ak 2 = počet zdrojov / 2 Položky Počet položiek (alebo stránok ak nie je možné počítať položky) v systéme na počiatku Typy Počet typov položiek v systéme, rátané ako v stĺpci Hodnota Priechody Počet položiek vytvorených alebo modifikovaných za týždeň plus počet archivovaných alebo vymazaných položiek Publikácie Celkový počet rozdielnych publikácií ktoré systém musí vytvoriť Ak 1 až 500 = 0.5 Ak 501 až 1000 = 1 Ak > 1000 = počet položiek / 1000 Ak 1 až 3 = 0.5 Ak 4 až 5 = 1 Ak > 5 = počet typov / 5 Ak 0 až 25 = 0.5 Ak 26 až 50 = 1 Ak > 50 = počet položiek / 50 = počet publikácií 23

24 Činiteľ Popis Hodnota Personalizácia Úroveň personalizácie určená pre publikácie Zmeny Počet významnejších zmien rozloženia, vzhľadu alebo navigácie plánované vykonať počas roka Žiadna personalizácia = 1 Malý počet veľkých užívateľských segmentov = 2 Veľký počet malých užívateľských segmentov = 3 Personalizácia pre každého užívateľa = 4 (vo všetkých prípadoch, personalizácia znamená viac ako len meno užívateľa na stránke) Ak 1 až 2 = 1 Ak > 2 = počet zmien / 2 Zdroj: vlastné spracovanie podľa (BOIKO, 2005 s. 122) Vyhodnotenie vypočítanej hodnoty komplexnosti a zhodnotenie potreby CMS systému poskytuje Tabuľka 6. Hodnoty komplexnosti sú vypočítané pomocou Vzorec 1. Tabuľka 6 Vyhodnotenie komplexnosti potreby CMS systému Komplexnosť Potreba CMS systému < 0.25 Nízka potreba až 0.5 Môže sa začať uvažovať o systéme ak existuje dôvera že potreba môže narastať. 0.5 až 0.75 Malo by sa začať uvažovať o systéme ak existuje dôvera že potreba pravdepodobne narastie až 1.0 Tento rozsah je začiatok šedej zóny medzi nepotrebou a potrebou. V tomto rozsahu 1.0 až 10 Tento rozsah je stále v šedej zóne. Avšak je viac pravdepodobné že systém je potrebný ako nepotrebný. Aj v prípade že nie je očakávaný rast komplexnosti, malý systém môže ušetriť viac ako je jeho cena. 10 až 100 Systém je doporučený. Je možné pravdepodobne začať pomaly alebo pokryť činitele ktoré majú najväčšiu hodnotu, poprípade je možné implementovať systém. 24

25 Komplexnosť Potreba CMS systému > 100 Systém je nevyhnutný. Pravdepodobne sú skúsenosti s problematickým riadením obsahu. Ak je komplexnosť viac ako 100 a stále stúpa, malo by sa postupovať rýchlo tak aby sa dal kontrolovať rast komplexity alebo implementovať časť systému ktorý zmierni najväčšie napätie. Ak komplexita narastie na hodnotu oveľa väčšiu ako 100 (napr.: 1000 alebo viac) potreba sa stáva akútnou. Zdroj: vlastné spracovanie podľa (BOIKO, 2005 s. 128) 1.6 SharePoint SharePoint je softvérový produkt, vyvinutý firmou Microsoft. SharePoint je definovaný ako WCM (Web Content Management) platforma, dostupná v rôznych edíciách. SharePoint je jedna z vedúcich portálových technológií. Veľa organizácií implementuje SharePoint na uspokojenie potrieb organizácie. Ako súčasť rodiny Microsoft Office, SharePoint poskytuje prispôsobiteľné, rozšíriteľné, a upraviteľné portálové riešenie pre organizácie každej veľkosti. SharePoint pozostáva z nástrojov a technológií, ktoré podporujú spoluprácu a zdieľanie informácií v rámci tímu, naprieč podnikom a na webe. Celkový balík je platforma, na ktorej je možné postaviť biznis aplikácie, umožňujúce lepšie uložiť, zdielať, a riadiť digitálne informácie v rámci organizácie. Nakoľko je možné budovať s alebo bez kódovania, balík oprávňuje priemerného biznis užívateľa k vytvoreniu, šíreniu, a riadeniu tímových web stránok, bez závislosti na odborných zdrojoch, ako systémoví administrátori alebo vývojári. Požitím zoznamov, knižníc, a Web súčastí je možne transformovať web stránky tímu na podnikové aplikácie, postavené špecificky za účelom urobenia podnikových procesov vašej organizácie viac efektívnejšími (PERRAN, et al., 2013 s. 3-4) Vlastnosti Základný opis SharePoint a jeho funkcionalít je veľmi dobre spracovaný v knihe SharePoint 2013 For Dummies (WITHEE, 2013 s ). 25

26 Microsoft sám definuje SharePoint 2013 ako podnikovú kolaboračnú platformu pre podnikové a web prostredie. SharePoint je platforma, ktorá umožňuje podnikom dosiahnuť ich rozdielne potreby v nasledovných oblastiach: Kolaborácia Použitie SharePoint kolaboračných stránok pre aktivity, ako riadene projektov alebo koordinovanie a požadovanie návrhov. Sociálne siete Ak pracujete vo veľkom podniku, je možné použiť SharePoint ako sociálnu sieť pre zdieľanie podnikových skúseností, nasledovanie spolupracovníkov a vyhľadanie ľudí v sieťach odborných znalostí. Informačné portály a verejné web stránky Vzhľadom na správu web obsahu (WCM) SharePointu je možné samoobslužne vytvárať užitočné interné portály a intranety, alebo je možné vytvoriť vizuálne pôsobivé web stránky, ktoré sú v podstate jednoduché pre udržiavanie podnikovými používateľmi. Riadenie podnikového obsahu SharePoint poskytuje excelentné schopnosti pre riadenie dokumentov a záznamov, vrátane rozsiahlej podpory pre metadata a prispôsobené rozšírené vyhľadávanie. Biznis inteligencia (BI) SharePoint je ideálna platforma pre poskytovanie hlavného prehľadu pre obchodné aktíva organizácie. Je možné použiť prehľadový panel, umožňujúci hlboký pohľad, ktorý poskytne užívateľovi veľký prehľad na prvý pohľad a zároveň pohľad na nižšie úrovne a detaily. Podnikové aplikácie Použitie SharePoint na hosťovanie sofistikovaných podnikových aplikácií, integrovanie obchodných a podnikových procesov, koncových databáz a SharePoint obsahu, alebo jednoducho použitím SharePoint, ako prostriedok na prístup k terajším aplikáciám. 26

27 O SharePoint sa dá uvažovať, ako o rôznych moduloch. Podľa použitia rozoznávame nasledovné: Produkt SharePoint je produkt s množstvom rysov, dokonca aj v SharePoint Foundation verzii. Preskúmanie fungovania SharePoint, bez akýchkoľvek zákazníckych úprav, keď sa rozhoduje o nasadení riešenia, a potom rozhodnúť, či je potrebná zákaznícka úprava podľa špecifických potrieb. Platforma SharePoint poskytuje všetko, čo je potrebné k dodaniu róbustného podnikového riešenia. Poskytuje infraštruktúru požadovanú k dodaniu webového riešenia Toolkit Nakoniec, SharePoint je set komponentov a riadiacich prvkov, ktoré je možné mixovať a prispôsobiť k dosiahnutiu riešenia. Je možné vytvoriť stránky a aplikácie, všetky bez opustenia komfortu webového prehliadača Administrácia SharePoint má rôzne úrovne jeho správy a každý požaduje rozdielnu úroveň technických schopností. Napríklad, ak komfortne pracujete so softvérom, ako Microsoft Word a Excel, potom nebudete mať žiadne problémy spravovať SharePoint stránku. Na úrovni vývojárov sú správcovia SharePoint infraštruktúry. Na správu SharePointu, na úrovni infraštruktúry, spadá táto rola priamo do oblasti IT špecialistov (WITHEE, 2013 s. 12). Obrázok 6 opisuje správu SharePointu, vzhľadom na rôzne úrovne použitia a úroveň správy jednotlivých úrovní. 27

28 Obrázok 6 Správa SharePoint sekcií Zdroj: vlastné spracovanie podľa (GOTZ, 2012 s. 88) Tabuľka 7 opisuje jednotlivé sekcie SharePointu zobrazené na Obrázok 6 a priraďuje k nim jednotlivé charakteristiky a vlastníkov daných sekcií. Tabuľka 7 Charakteristika správy SharePoint sekcií Sekcie Charakteristika Vlastníci Centrálny portál Strediskové portlety Permanentné Kontrolované, pevne spravované Posúvanie informácií užívateľom Dashboardy, biznis inteligencia, BPM Aplikácie, obsah Permanentné Kontrolované, pevne spravované Posúvanie informácií užívateľom Všetky verejné stránky obsahom sú divízne informácie Dashboardy, biznis inteligencia, BPM Aplikácie, obsah Správcovia portálu Zainteresované strany Správcovia portálu Vlastníci divízií 28

29 Sekcie Charakteristika Vlastníci Strediská Projekty a Pracovné miesta Moje stránky Permanentné a Dočasné Zdieľanie informácií (posúvanie a získavanie) Spolupráca Vytvorené pre tento účel Uvoľnená kontrola Krátkodobé, časom exspirujúce Spolupráca Vytvorené pre daný účel Uvoľnená kontrola Permanentné Osobné informácie Získavanie informácií Vytvorené pre tento účel Uvoľnená kontrola Vlastníci divízií Vlastníci stredísk Vlastníci stredísk Správcovia portálu Zamestnanci Zdroj: vlastné spracovanie podľa (GOTZ, 2012 s ) S administráciou a správou SharePointu je úzko spojené aj riadenie prístupu na rôznych úrovniach hierarchie stránok. Viac o riadení prístupu je opísané v kapitole Riadenie prístupu. SharePoint je platforma, takže organizácia a definícia užívateľských rolí je závislá na danej organizácii samotnej. Nižšie sú príklady možných užívateľských rolí, popisuje SharePoint 2013 For Dummies (WITHEE, 2013 s ): Anonymný návštevník Osoba prehliadajúca si web stránku, ktorá používa SharePoint platformu. Anonymný užívateľ vníma SharePoint ako web stránku, nič viac. SharePoint návštevník Osoba prehliadajúca stránky, ktorá je autentifikovaná, takže SharePoint vie, kto daná osoba je. Návštevník môže stále vidieť SharePoint stránky, ako hociktorú inú web stránku, s výnimkou hlásenia jeho mena v pravomhornom rohu obrazovky a vedomosti, že sa musí prihlásiť na to, aby sa dostal k stránke. Návštevníci nemusia používať vlastnosti SharePointu, avšak môžu prehliadať informácie, zobrazené na web stránkach. 29

30 SharePoint príležitostný užívateľ Osoba, ktorá vie, že všetky podnikové dokumenty sú uložené na SharePointe a vie, že môže nahrať svoje vlastné dokumenty na osobnú SharePoint stránku. Príležitostný užívateľ si môže uvedomovať, že používa SharePoint, alebo môže uvažovať o platforme, ako názve, ktorý organizácia dala SharePointu. Napríklad, niektoré organizácie dávajú ich web platformám názvy ako Source alebo Smart alebo Knowledge Center. SharePoint je názov web platformového produktu od Microsoftu, ktorý je často neznámy užívateľom nástroja, postaveného na SharePoint platforme. SharePoint užívateľ Osoba, ktorá je oboznámená s SharePointom a jeho hlavnými vlastnosťami. SharePoint užívateľ často vykonáva rôzne funkcie správy, aj keď si to neuvedomuje. Napríklad, môže byť zodpovedný za časť, ktorá ukladá všetky podnikové politiky a procedúry. Z toho dôvodu je správca tejto časti. Užívateľ môže byť tiež zodpovedný za stránky pre malý pracovný tím, v tomto prípade je správca daných stránok. Ako je vidieť, užívateľ môže mať rôzne roly. SharePoint pokročilý užívateľ Pokročilý užívateľ nie je len oboznámený s hlavnými vlastnosťami a funkcionalitami SharePointu, ale ide hlbšie. Pokročilý užívateľ by mal byť oboznámený z rozdielom medzi funkcionalitami rozdielnych vlastností, smerovanie dokumentov za použitia workflow, a vytvárania hierarchií stránok. Pokročilý užívateľ tiež môže byť správcom množín a teda zodpovedný za množinu stránok. SharePoint technický správca Technický správca je niekto z úseku IT kto je zodpovedný za SharePoint. Technický správca je menej zúčastnený na používaní SharePointu pre podnik a je viac zameraný na zaistenie dostupnosti a odozvu platformy. Správca môže mať veľa rôznych rolí. Napríklad, správca farmy je zodpovedný za všetky servery, ktoré robia SharePoint, ako web servery, aplikačné servery a databázové servery. Špecializovaný správcovia databáz sa zameriavajú na databázové komponenty. Sú tam aj role správcov pre špecifické služby, ako služby vyhľadávania alebo služba užívateľského profilu. V závislosti na rozsahu implementácie SharePointu, tieto role technického správcu môžu byť naplnené jednou preťaženou osobou alebo tímom s vysoko špecializovanými vedomosťami. 30

31 1.6.3 Riadenie prístupu SharePoint je založený na riadení prístupu pomocou rolí. Pridelenie roli má tri hlavné komponenty, viď Obrázok 7. Túto oblasť veľmi dobre opisuje (MOLNAR, 2014). Obrázok 7 SharePoint Riadenie prístupu Zdroj: vlastné spracovanie podľa (MOLNAR, 2014) Používateľ alebo Skupina Je to osoba alebo skupina osôb, ktorá dostane pridelenú rolu. Objekt ochrany Položka, komponent Úroveň prístupu Úroveň prístupu, ktorá je pridelená užívateľovi alebo skupine pre daný objekt ochrany. SharePoint pozná 10 rozdielnych úrovní prístupu Tabuľka 8. 31

32 Tabuľka 8 SharePoint Úrovne prístupu Úroveň prístupu Pridané práva Štandardne priradená SharePoint skupina Full Control Kompletné administrátorské práva Site Owners Design Zmena vzhľadu stránok Designers Edit Pridávanie, Editovanie, a mazanie blokov ako aj položiek a dokumentov obsiahnutých v blokoch Contribute Pridávanie a modifikovanie obsahu Site Members Read Zobrazenie celého obsahu, vrátane Site Visitors histórie Limited Access Otvorenie (rovnako ak prístup hosťa) Quick Deploy Users View Only Zobrazenie položiek a stránok Viewers Approve Schválenie obsahu Approvers Manage Hierarchy Riadenie štruktúry stránok a prístupu Hierarchy Managers (toto je dostupné len v site collection keď vlastnosť SharePoint Server Publishing Infrastructure je aktivovaná) Restricted Read Zobrazenie a Otvorenie Restricted Readers Restricted Interfaces Otvorenie blokov a použitie vzdialených Restricted Interfaces for Translation rozhraní for Translation Zdroj: vlastné spracovanie podľa (WITHEE, 2013 s ) SharePoint ma niekoľko dostupných úrovní objektovej ochrany. Tieto sú organizované do hierarchickej štruktúry a z tohto dôvodu je tu veľmi jasné dedenie nastavené automaticky. Všetky nastavenia úrovne prístupu sú dedené z rodičovskej úrovne na úroveň podradenú Obrázok 8. (MOLNAR, 2014) Úrovne sú nasledovné: Stránka Zoznam alebo Knižnica Adresár Dokument alebo položka 32

33 Obrázok 8 SharePoint Dedenie priradených rolí Zdroj: vlastné spracovanie podľa (MOLNAR, 2014) Samozrejme, je možné toto dedenie rolí prerušiť pomocou definovania vlastného priradenia role na každej úrovni. Na Obrázok 9 automatické nastavenie role je na úrovni stránky (voliteľné nastavené alebo zdedené z vyššej úrovne). Na úrovni adresára je vytvorené voliteľné nastavenie ktoré je dedené na podradené úrovne. (MOLNAR, 2014) Obrázok 9 SharePoint Prerušenie dedenia priradených rolí Zdroj: vlastné spracovanie podľa (MOLNAR, 2014) Použité technológie a architektúra SharePoint je platforma založené na webe. Aby platforma správne fungovala, je potrebné niekoľko technológií. A zároveň porozumenie architektúre platformy. 33

34 Použité technológie Každá technológia je postavená na vrstve pod ňou. Vrstvenie technológií SharePointu začína so serverovým počítačom, na ktorom beží operačný systém Microsoft Windows Server. Nad Windows Serverom sú dodatočné technológie, požadované SharePointom. Predovšetkým SharePoint potrebuje databázu a web server Microsoft SQL Server a Microsoft Internet Information Services (IIS). Len keď je takto kompletné vrstvenie technológie dostupné, je možné inštalovať SharePoint, tak ako je zobrazené na Obrázok 10. Obrázok 10 SharePoint vrstvenie technológií Zdroj: vlastné spracovanie podľa (WITHEE, 2013 s. 16) SharePoint bude pracovať len s Microsoft technológiami. Napríklad, nie je možné zmeniť za Oracle databázu alebo otvorený softvér Apache web server. SharePoint jednoducho zamietne inštaláciu (WITHEE, 2013 s ). Architektúra platformy Každé rozhodnutie o architektúre v SharePointe sa priamo alebo nepriamo točí okolo SharePoint stránok. Je to preto, že SharePoint stránky sú podstatou SharePointu a jeho schopností. SharePoint stránky sú vstupný bod pre užívateľov na vytváranie a interakciu s podnikovým obsahom. Tie sú základnou častou SharePointu a stratégie životného cyklu informácií. Takže, čo robí SharePoint stránku takou podstatnou a najdôležitejšou v nasedení SharePointu spolu s riadením podnikového obsahu? Odpoveď leží v architektúre stránky, a tiež v hierarchii kontajnerov v SharePointe (GOODYEAR, 2013 s. 29). 34

35 Hierarchia kontajnerov je zobrazená na Obrázok 11. Obrázok 11 Hierarchia SharePoint kontajnerov Zdroj: vlastné spracovanie podľa (GOODYEAR, 2013 s. 30) Dostupné edície Platforma SharePoint 2013 je dostupná v rôznych edíciách. Popisované funkcionality sú dodávané v dvoch edíciách produktov a jednej on-line cloudovej službe. Tabuľka 9 porovnáva rozdiely medzi jednotlivými edíciami.. SharePoint Foundation 2013 Je podriadený softvérovej platforme, ktorá poskytuje všetky funkcionality stavebných blokov SharePointu. To zahŕňa aplikácie, web stránky a upozornenia. SharePoint Foundation je licencovaný ako Windows Server komponent. Inak povedané, ako súčasť správne licencovaného Windows Servera, sú tiež dostupné funkcionality SharePoint Foundation SharePoint Server 2013 Je to súbor aplikácií, ktoré používajú stavebné bloky SharePoint Foundation 2013 na poskytnutie všetkých funkcionalít a vlastností popísaných v Vlastnosti. Ak sa používa SharePoint interne, je dostupná minimálne Standard licencia, ktorá povoľuje prístup 35

36 k vyhľadávaniu, portálom, sociálnym sieťam, a niektorým vlastnostiam riadenia obsahu. Bude potrebná Enterprise licencia, ak je plánované použiť SharePoint pokročilé riadenie obsahu, biznis inteligenci a vlastnosti biznis aplikácií. SharePoint Online Je cloudová služba poskytovaná Microsoftom, ktorá dovoľuje vytvoriť rovnaký SharePoint, ako keď je SharePoint nainštalovaný na lokálnom serveri, ale bez potreby inštalácie a údržby. Môže byť spojený do balíka s mesačným predplatným Office 365, poskytujúci prístup k u, kalendárom, a konferenciám s Microsoft Exchange a Microsoft Lync, alebo je možné mesačne predplatiť len SharePoint Online. Dodatočné licencovanie je požadované k použitiu SharePointu v scenároch, kde je zamýšľané použiť Internet, pokiaľ nie je dostupný SharePoint Online, ktorý prichádza so vstavaným Internetovým rozhraním (WITHEE, 2013 s ). Okrem platformy SharePoint 2013 je k dispozícii SharePoint Designer SharePoint Designer 2013 je klientská aplikácia, pomocou ktorej sa pripája k SharePoint stránke a vytvárajú sa workflows (a tiež aj iné úkony) Tabuľka 9 SharePoint Prehľad dostupných edícií SharePoint Server Standard Enterprise SharePoint Online Plán 1 Plán 2 Aplikácie Katalóg aplikácií a Marketplace Nová funkcia Nová funkcia Nová funkcia Nová funkcia Spolupráca Tímové lokality Áno Áno Áno Áno Spravovanie pracovných úloh Nová funkcia Nová funkcia Nová funkcia Nová funkcia Externé zdieľanie Nová funkcia Nová funkcia Vyhľadávanie Základné vyhľadávanie Áno Áno Áno Áno Štandardné vyhľadávanie Áno Áno Áno Áno 36

37 SharePoint Server Standard Enterprise SharePoint Online Plán 1 Plán 2 Podnikové vyhľadávanie Áno Áno Správa obsahu Správa obsahu Áno Áno Áno Áno Správa záznamov Áno Áno Áno Áno ediscovery, ACM, zabezpečenie súladu Business Intelligence Excel Services, PowerPivot, PowerView Prehľady ukazovateľov výkonu a tabule Podnikové riešenia Nová funkcia Nová funkcia Áno Nová funkcia Nová funkcia Access Services Áno Áno Áno Visio Services Áno Áno Formulárová žiadosť Áno Áno Pracovný postup SharePointu 2013 Nová funkcia Nová funkcia Nová funkcia Nová funkcia Business Connectivity Services Áno Áno Áno Zdroj: vlastné spracovanie podľa (MICROSOFT) História vývoja SharePoint produkt prešiel svojou etapou vývoja a iterácií, ktoré z neho spravili veľmi silný nástroj pre podnikové použitie. Obrázok 12 zobrazuje vývoj v časovej osi a nižšie sú opísané hlavné črty produktu, počas jeho viac ako 10 ročného vývoja. Aktuálna edícia platformy SharePoint nesie označenie 2013, uvoľnenie ďalšej revízie SharePointu je plánované na rok

38 Obrázok 12 SharePoint História vývoja Windows SharePoint Services (WSS) 3.0 Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007 SharePoint Team Services (STS) SharePoint Portal Server (SPS) 2001 SharePoint Foundation 2013 SharePoint Server Windows SharePoint Services (WSS) 2.0 SharePoint Portal Server (SPS) 2003 SharePoint Foundation 2010 SharePoint Server 2010 Zdroj: vlastné spracovanie podľa (SMITH, 2013 s. 4) Technológia Microsoft SharePointu bola po prvý krát predstavená v 2001, uvoľnením produktu SharePoint Portal Server Tento produkt poskytol niektoré základné nástroje navrhnuté, aby pomáhali užívateľom zverejňovať a hľadať dokumenty. To umožnilo vytváranie a riadenie systematiky dokumentov a reprezentuje prvý krok v poskytovaní metódy na katalogizáciu a vyhľadávanie dokumentov naprieč podnikovým prostredím. Microsoft ďalej uvoľnil SharePoint Team Services, ktoré rozšírili možnosti dokumentov a zverejňovania SharePoint Portal Server 2001 tým, že ponúka informácie o spolupráci. To dovolilo skupinám jednotlivcov pracovať spoločne na riadení dokumentov a zoznamoch informácií, vrátane zoznamu kontaktov, zoznamu udalostí a zoznamu odkazov. V 2003, Microsoft kompletne zmenil architektúru SharePointu a uvoľnil Windows SharePoint Services 2.0 a SharePoint Portal Server 2003, ako súčasť uvedenia prvého systému Microsoft Office. Zámerom týchto technológií bolo poskytnúť základy pre kolekcie aplikácií, serverov a služieb, ktoré pracujú spolu na zlepšení užívateľskej a tímovej produktivity. Tieto produkty dovolili organizácii predstaviť množstvo riešení pre biznis spoluprácu, ktoré bolo predtým obtiažné a nákladné na vytvorenie a údržbu. V 2007, Microsoft uvoľnil Windows SharePoint Services 3.0 a Microsoft Office SharePoint Server Uvoľnením týchto technológií Microsoft rozšíril ich Office víziu zahrnutím možností, ktoré podporovali vytváranie biznis riešení. Tieto schopnosti obsahujú riadenie obsahu, spolupráca, riadenie biznis informácií, workflow, intranet, extranet a podpora internetu a služby biznis integrácie. S týmto uvoľnením sa SharePoint 38

39 stal platformou pre produktivitu biznisu, s ktorými mohli byť vytvorené plnohodnotné biznis aplikácie a informácie z iných aplikácií, zdrojov dát a systémov, mohli byť zahrnuté. V 2010 bola platforma SharePoint vylepšená, aby bolo jednoduchšie vytvárať plne vybavené biznis riešenia a umožniť, aby bolo vyzdvihnuté, ako hlavná platforma organizácie pre správu dokumentov, reportovanie a správu web obsahu. Táto verzia tiež priniesla nové možnosti, vrátane plnohodnotného riadenia záznamov, nových služieb integrácie Microsoft Office, globálnych metadát, riadenie systematickosti a základné služby sociálnych sietí. S týmto uvoľnením Windows SharePoint Services bolo premenované na SharePoint Foundation. Microsoft tiež uviedol služby architektúry, dovoľujúce viac flexibilné nastavovanie a zdieľanie služieb. Platforma SharePoint 2010 poskytuje základ pre rýchle vytváranie produktívnych biznis riešení efektívnym spôsobom. S uvoľnením SharePointu 2013 Microsoft znova rozšíril SharePoint platformu. Aby napomohli organizovať a zdieľať informácie a vzájomne pôsobili s inými, zavádza nové možnosti, ako nový súbor sociálnych vlastností, synchronizáciu obsahu a nástroje zdieľania, aplikácie publikovania a zdieľania, mobilná integrácia a riadenie usporiadania. SharePoint 2013 tiež rozšíril predtým existujúce funkcionality v oblastiach riadenia dokumentov a záznamov, biznis inteligencie, vyhľadávania, riadenia web obsahu, a workflow (SMITH, 2013 s. 4). 39

40 2 ANALYTICKÁ ČASŤ V tejto kapitole sa budeme venovať najdôležitejšej fáze vývoja informačného portálu a to špecifikácií požiadaviek a ich analýze. Ďalšia časť kapitoly sa bude zameriavať na systémovú analýzu opisujúcu použité moduly vybraného CMS systému a ich prepojenia a pohľady použité na jednotlivých stránkach. Informačný web portál nie je vyvíjaný pre žiadny konkrétny podnik. Špecifikácia a definícia požiadaviek je založená na mojich osobných pracovných skúsenostiach s používaním intranetových portálov v rámci podnikovej štruktúry. 2.1 Definícia informačného web portálu Informačný web portál má slúžiť na zdieľanie a výmenu informácii medzi pracovníkmi v rámci firmy alebo taktiež s prizvanými konzultantmi z externého prostredia. Portál bude spracovaný ako intranet pomocou ktorého je možné zdielať informácie horizontálnym smerom (medzi zamestnancami, či jednotlivými úsekmi) aj vertikálnym smerom (medzi vedením podniku a jeho podriadenými zamestnancami). Cieľom je vytvoriť centrálne miesto pre všetkých pracovníkov tak, aby mali všetky potrebné informácie uložené na jednom mieste a dostupne v reálnom čase. 2.2 Špecifikácia požiadaviek Vo fáze špecifikácie získavame informácie o požiadavkách zákazníka, alebo zákazníkov na budúci systém a jeho funkcionalitu. Zvyčajne sú to používatelia sami ktorí definujú požiadavky, ďalšou rozšírenou možnosťou je re-inžiniering procesov ktorý vyúsťuje do definície nových požiadaviek na funkcionalitu budúceho systému (informačného web portálu). Preto je potrebné tejto časti venovať veľkú pozornosť nakoľko zlyhanie vo fáze špecifikácie môže mať za dôsledok navrhnutie systému ktorý nezodpovedá predstavám zákazníka či oneskorenie dokončenia z dôvodu opráv a navýšenie ceny či zníženie výnosnosti projektu. V našom prípade je špecifikácia požiadaviek založená na vlastných empirických skúsenostiach s používaním intranetového portálu. 40

41 2.2.1 Nefunkčné požiadavky (NP) Nefunkčné požiadavky (Tabuľka 10) vyjadrujú požiadavky na systém ktoré nesúvisia z jeho funkcionalitou ale opisujú podmienky alebo vlastnosti ktoré funkčnosť systému obmedzujú. Tabuľka 10 Zoznam nefunkčných požiadaviek Referencia Názov požiadavky Opis požiadavky NP-01 Dostupnosť služby Služba musí byť dostupná z internetu aby bolo možné sa pracovníkom z iných pobočiek prihlásiť sa a pracovať s portálom bez potreby byť prihlásený vo firemnej doméne NP-02 Bez potreby IT experta Pre správu a údržbu nie je potrebný (alebo len minimálny) zásah IT experta NP-03 Služba v Cloud-e Služba musí byť spustená v cloud-e aby nebola potrebná investícia do hardvérového a softvérového vybavenia pre server. NP-04 Počet užívateľov Maximálny predpokladaný počet užívateľov je 150 Zdroj: vlastné spracovanie Funkčné požiadavky (FP) Funkčné požiadavky (Tabuľka 11) sa zameriavajú na samotnú funkcionalitu systému a definujú čo má portál robiť, nezaoberajú sa však tým ako to má byt dosiahnuté alebo ako má vyzerať grafické rozhranie. Tabuľka 11 Zoznam funkčných požiadaviek Referencia Názov požiadavky Opis požiadavky FP-01 Úvodná obrazovka Úvodná obrazovka musí zobrazovať základné informácie v prehľadnej forme a) Firemné oznamy b) Firemný kalendár udalostí c) [Moje] úlohy d) Diskusné fórum 41

42 Referencia Názov požiadavky Opis požiadavky FP-02 Stránka projekty Sekcia projekty musí umožňovať a) zvoliť si požadovaný projekt b) zobraziť, pridávať a upravovať úlohy priradené danému projektu c) zobraziť, pridávať a upravovať dokumenty priradené danému projektu d) umožniť viesť diskusiu k danému projektu e) zobraziť, pridávať a upravovať linky na položky v rámci portálu alebo na externé stránky z internetu FP-03 Vytvorenie nového projektu Vytvorenie nového projektu musí byť umožnené len členom projektového manažmentu. FP-04 Stránka Systému Stránka QMS musí umožňovať riadenia kvality a) zobrazovať, pridávať a upravovať (QMS) dokumenty b) vyhľadávanie dokumentov c) vytvorenie nového dokumentu len členom QMS tímu FP-05 Stránka výrobky a Stránka výrobky musí umožňovať služby a) kategorizáciu produktov b) vyhľadávanie produktov c) mať jednoduchý prehľad o výrobkoch firmy d) viesť diskusiu k danému výrobku e) zobraziť detaily daného výrobku FP-06 Dokumenty Všetky dokumentu musia mať možnosť zobrazenie predošlých verzií FP-07 Prístupové práva Vytvorené stránky musia umožňovať priradenie rôznych úrovní prístupových práv pre rôzne funkčne vytvorené užívateľské skupiny alebo jednotlivých užívateľov. Zdroj: vlastné spracovanie 42

43 2.3 Analýza SharePoint zoznamov a knižníc Základným prvkom používaným v CMS systéme SharePoint Online sú zoznamy a knižnice ktoré sú dostupné ako priamo vstavané s možnosťou modifikácie alebo je možné vytvoriť nové prispôsobené priamo na mieru daným potrebám (Tabuľka 12) ). Pre tieto zoznamy a knižnice je možné vytvoriť aj niekoľko rôznych pohľadov (Tabuľka 13) ktoré sa ďalej používajú na stránkach pre správne zobrazenie obsahu Dostupné zoznamy a knižnice Zoznamy a knižnice sú dostupne priamo v SharePoint Online a dajú sa priamo použiť. Zoznamy a knižnice sa v SharePoint terminológii nazývajú Web aplikáciami, preto sa ďalej v texte bude objavovať tento výraz. Tabuľka 12 SharePoint Web aplikácie Ikona Názov Web aplikácie Document Library Links Popis Používa sa na ukladanie, organizovanie, synchronizáciu a zdieľanie dokumentov. Je možné použiť spoluautorstvo, vytváranie verzií Zoznam web stránok alebo iných zdrojov. Announcements Contacts Calendar Zoznam noviniek, statusov alebo iných krátkych informácií. Zoznam ľudí s ktorými spolupracuje tím, ako zákazníci alebo partneri. Zoznam kontaktov je možné synchronizovať s Microsoft Outlook alebo iným kompatibilným programom. Je kalendár nadchádzajúcich stretnutí alebo iných udalostí. Kalendár môže byt synchronizovaný s Microsoft Outlook alebo iným kompatibilným softvérom. 43

44 Ikona Názov Web aplikácie Discussion Board Popis Je miesto kde je možné mať diskusie. Diskusná tabuľa zjednodušuje riadenie diskusných vlákien a môže byť nakonfigurovaná na požadovanie schválenia pre všetky vývesky Promoted Links Umožňuje zobraziť zoznam v dlaždicovom vizuálnom štýle. hyperliniek Issue Tracking Je zoznam sledovaných problémov priradených k projektu alebo položke. Je možné k jednotlivým záznamom priradiť zodpovednú osobu, stanovovať priority a sledovať stav problému. Taskss Umožňuje vytvoriť jednotné miesto pre alebo osobné úlohy. tímové Site Mailbox Form Library Wiki Page Library Picture Library Tato aplikácia pomáha držať a dokumenty blízko pri sebe pripojením web site na Exchange mailbox. Potom je možné vidieť v SharePointe a vidieť dokumenty v Microsoft Outlook. Je miesto na správu biznis formulárov ako sú status reporty alebo objednávky. Pre prácu s Form Library je požadovaný kompatibilný XML editor, napríklad Microsoft InfoPath. Prepojený sada jednoducho editovateľných stránok ktoré obsahujú text, obrázky a webové súčasti. Umožňuje nahrávanie a zdieľaniee obrázkov. Survey Je zoznam otázok na ktoré chceme aby ľudia odpovedali. Dotazník umožňuje rýchlo vytvoriť otázky a prezentovať grafickú sumarizáciu respondentov. 44

45 Ikona Názov Web aplikácie Asset Library Data Connectionn Library Report Library Access App Import Spreadsheet Popis Je miesto pre zdieľanie, prehliadanie a riadenie obsah médií, ako sú obrázky, zvukové a video súbory. Je miesto kde je možné jednoducho zdielať súbory ktoré obsahujú informáciu o externých dátových pripojeniach. Miesto kde sa dajú jednoduchoo vytvoriť a riadiť web stránky a dokumenty ktoré sledujú metriky, ciele a informácie biznis inteligencie. Access web aplikáciaa je jednoduchý nástroj pre vytvorenie databázovej aplikácie založenej na prehliadači. Je to nový typ databázy, ktorý bude vytvorený v Access-e a potom použitý a zdieľaný s ostatnými pohľadmi a Web aplikáciami tak ako iné SharePoint Web aplikácie. Vytvorí zoznam ktorý duplikuje stĺpce a dáta z existujúceho súboru tabuľkového procesora. Pre importovanie je potrebný Microsoft Excel alebo iný kompatibilný softvér. Zdroj: vlastné spracovanie Okrem Web aplikácií ktoré sú zobrazené v Tabuľka 12 je možné vytvoriť vlastný zoznam pomocou voľby Custom List alebo ich získaním z SharePoint Store, čo je centralizované miesto (obchod) kde vývojári majú možnosť získať platené alebo bezplatné Web aplikácie použiteľné v SharePoint Online Dostupné pohľady pre Web aplikácie SharePoint poskytuje šesť základných preddefinovaných formátov pre vytvárané pohľady, pozri Tabuľka 13Chyba! Nenalezen zdroj odkazů.. Každý pohľad umožňuje ďalšie nastavenie ako výber stĺpcov, triedenie, filtrovanie, stránkovanie, zoskupovanie záznamov, nastavenia štýlu zobrazeniaa a iné. 45

46 Tabuľka 13 SharePoint dostupné pohľady Názov pohľadu Popis Standard Je základný pohľad kde názov položky je hyperlinka na formulár ktorý dovoľuje danú položku upraviť. Datasheet Je zobrazenie v editovateľnom prostredí pripomínajúcom tabuľkový procesor Calendar Zobrazuje kalendárový pohľad, je potrebné aby aspoň jedno pole bolo formátované ako dátum Gantt Zobrazuje úlohy vo formáte Ganttovho diagramu Access view Tento pohľad vytvorí Access databázu s tabuľkou pripojenou do SharePoint aplikácie. Custom View in SharePoint Designer Možnosť vytvorenia vlastného pohľadu pomocou nástroja SharePoint Designer 2013 Zdroj: vlastné spracovanie Nie všetky pohľady sú dostupne pre všetky Web aplikácie. Napríklad Ganttov diagram nie je dostupný pre Web aplikácie ktoré nemajú atribúty úlohy t.j. počiatočný dátum a dátum ukončenia. 2.4 Systémová analýza Systémová analýza sa zameriava na analýzu definovaných funkčných požiadaviek a požadovaných procesov potrebných pre správne fungovanie výsledného produktu. Výstupom z tejto analytickej časti bude matica použitých Web aplikácií, mapa portálu a detailná špecifikácia jednotlivých Web aplikácií a ich pohľadov ktoré budú použité v realizačnej fáze vytvárania podnikového informačného portálu Návrh matice použitých Web aplikácií a mapy portálu Analýzou funkčných požiadaviek (Tabuľka 10) pre bola zostrojená matica SharePoint zoznamov, knižníc a ich potrebných pohľadov ktorá vytvára prehľad o zvolených Web aplikáciách, pohľadoch a ich použití na jednotlivých stránkach portálu ( 46

47 Tabuľka 14). 47

48 Tabuľka 14 Matica SharePoint Web aplikácií a pohľadov Názov aplikácie (Web aplikácia) Firemné oznamy (Announcements) Úlohy (Tasks) Zoznam projektov (Custom list) Projektové dokumenty (Document folder) QMS dokumenty (Document folder) Zoznam výrobkov a služieb (Custom list) Kalendár (Calendar) Diskusia (projektová) (Discussion board) Všeobecná diskusia (Discussion board) Diskusia (Výrobky a Služby) (Discussion board) Linky (Links) DOMOV Home_page Home_page Project_page Východzí pohľad Stránky a pohľady PROJEKTY QMS Project_page Project_page Project_page QMS_page Východzí pohľad Project_page VÝROBKY a SERVIS PaS page PaS page Východzí pohľad Zdroj: vlastné spracovanie Obrázok 13 znázorňuje grafickú reprezentáciu návrhu matice štruktúry webových stránok a je zároveň aj mapou informačného portálu. Obrázok 13 Mapa informačného portálu Zdroj: vlastné spracovanie 48

49 2.4.2 Špecifikácia Web aplikácií a ich pohľadov V tejto časti sa budeme zaoberať detailnou špecifikáciou požadovaných web aplikácií a ich pohľadov. Špecifikácia zahŕňajú definovanie dátových polí (ak je potrebné definovať dátové polia inak ako je prednastavené v jednotlivých web aplikáciách), relačných prepojení medzi jednotlivými web aplikáciami tam kde je to požadované a definíciou pohľadov použitých na jednotlivých stránkach. V tabuľkách špecifikácií budú uvádzané aj anglické názvy nastavení, parametrov alebo dátových polí tak, ako je to nastavené v SharePoint Online prostredí. Web aplikácie budú vytvárané na základe Matice SharePoint Web aplikácií a pohľadov ( 49

50 Tabuľka 14). Pri niektorých Web aplikáciách sú dátové polia použité pri špecifikácii aplikácie typu Lookup, toto je špecifický typ pre SharePoint a vyjadruje relačne prepojenie medzi zvolenými web aplikáciami, viac o relačných prepojeniach je popísané v kapitole Špecifikácia relačných väzieb medzi Web aplikáciami. Firemne oznamy Web aplikácia Firemné oznamy bude slúžiť na zverejňovanie informácií vertikálnym smerom (od vedenia k podriadeným) Tabuľka 15 Špecifikácia Web aplikácie Firemné oznamy Názov aplikácie Firemné oznamy SharePoint web aplikácia Announcement Funkčná požiadavka FP-01.a Dátové polia (uvedené sú len tie dátové polia ktoré boli upravené alebo špeciálne vytvorené pre túto web aplikáciu) Názov Dátový typ Povinný údaj Telo oznamu Multiple lines of text Áno Úsek Choise Áno Pohľady (uvedené sú len tie pohľady ktoré poli upravené alebo špeciálne vytvorené pre túto web aplikáciu) Pohľad Parameter Home_page PaS_page Typ pohľadu Standard view Standard view Columns Názov Názov Sort Zmenené, zostupne Zmenené, zostupne Filter Žiadny Úsek = Výrobky a Služby Tabular view Áno Áno Group By Žiadne Žiadne Totals žiadne žiadne Style Newsletter Newsletter Folders Zobrazí položky v adresároch Zobrazí položky v adresároch Item Limit Limit to 7 Limit to 7 50

51 Mobile Povolené Povolené Zdroj: vlastné spracovanie Úlohy Web aplikácia Úlohy slúži na riadenie úloh v rámci projektov ako aj pre vedenie súkromných zoznamov úloh. Úlohy sú relačne prepojené na Zoznam projektov pomocou definovaného Lookup nastavanie. Tabuľka 16 Špecifikácia Web aplikácie Úlohy Názov aplikácie Úlohy SharePoint web aplikácia Tasks Funkčná požiadavka FP-01.c, FP-02.b Dátové polia (uvedené sú len tie dátové polia ktoré boli upravené alebo špeciálne vytvorené pre túto web aplikáciu) Názov Dátový typ Povinný údaj Project ID Lookup Áno Project ID:Title Lookup Áno Pohľady (uvedené sú len tie pohľady ktoré poli upravené alebo špeciálne vytvorené pre túto web aplikáciu) Pohľad Parameter Home_page Project_page Typ pohľadu Standard view Standard view Columns Príloha, Názov úlohy, Dátum ukončenia Ukončené, Priorita, Názov úlohy, Dátum ukončenia, Priradené Sort Dátum ukončenia, zostupne Dátum ukončenia, zostupne Filter Assigned to [Me] AND Completed = No Nie Tabular view Nie Nie Group By Nie Nie Totals Nie Nie Style Newsletter, Ukončené úlohy preškrtnuté, Timeline nie Default, Ukončené úlohy preškrtnuté, Timeline nie Folders Zobrazí položky v adresároch Zobrazí položky v adresároch 51

52 Item Limit Batch of 7 Batch of 100 Mobile Povolené Povolené Zdroj: vlastné spracovanie Zoznam projektov Web aplikácia Zoznam projektov je zoznam vytvorených projektov v podniku ktorý je aj základom pre relačné prepojenia projektových Web aplikácií. Tabuľka 17 Špecifikácia Web aplikácie Zoznam projektov Názov aplikácie Zoznam projektov SharePoint web aplikácia Custom list Funkčná požiadavka FP-02.a, FP-03 Dátové polia (uvedené sú len tie dátové polia ktoré boli upravené alebo špeciálne vytvorené pre túto web aplikáciu) Názov Dátový typ Povinný údaj Názov Single line of text Áno Projekt Single line of text Áno Popis Single line of text Áno Aktívny projekt Yes/No Pohľady (uvedené sú len tie pohľady ktoré poli upravené alebo špeciálne vytvorené pre túto web aplikáciu) Pohľad Parameter Typ pohľadu Project_page Standard view Columns Sort Filter Tabular view Group By Totals Style Projekt, Názov Projekt, vzostupne Aktívny projekt = Ano Projekt <> PROJ_000 Nie Nie Nie Shaded 52

53 Folders Zobrazí položky v adresároch Item Limit Batch of 30 Mobile Povolené Zdroj: vlastné spracovanie Projektové dokumenty Web aplikácia Projektové dokumenty je adresár ktorý združuje všetky dokumenty týkajúce sa projektov na jedno miesto, kategorizuje ich a je relačne prepojený zo Zoznamom projektov Tabuľka 18 Špecifikácia Web aplikácie Projektové dokumenty Názov aplikácie Projektové dokumenty SharePoint web aplikácia Document folder Funkčná požiadavka FP-02.c Dátové polia (uvedené sú len tie dátové polia ktoré boli upravené alebo špeciálne vytvorené pre túto web aplikáciu) Názov Dátový typ Povinný údaj Kategória Choise Áno ProjectID Lookup Áno ProjectID:Title Lookup Pohľady (uvedené sú len tie pohľady ktoré poli upravené alebo špeciálne vytvorené pre túto web aplikáciu) Pohľad Parameter Typ pohľadu Project_page Standard view Columns Sort Filter Tabular view Group By Totals Style Type, Name, Version Nie Nie Nie Kategória, vzostupne Nie Shaded 53

54 Folders Zobrazí položky v adresároch Item Limit Batch of 30 Mobile Povolené Zdroj: vlastné spracovanie QMS dokumenty Web aplikácia QMS dokumenty je adresár ktorý združuje všetky dokumenty týkajúce sa systému riadenia kvality na jedno miesto a kategorizuje ich. Tabuľka 19 Špecifikácia Web aplikácie QMS dokumenty Názov aplikácie QMS dokumenty SharePoint web aplikácia Document folder Funkčná požiadavka FP-04.a Dátové polia (uvedené sú len tie dátové polia ktoré boli upravené alebo špeciálne vytvorené pre túto web aplikáciu) Názov Dátový typ Povinný údaj Kategória Choise Áno Pohľady (uvedené sú len tie pohľady ktoré poli upravené alebo špeciálne vytvorené pre túto web aplikáciu) Pohľad Parameter Typ pohľadu Columns Sort QMS_page Standard view Typ, Číslo dokumentu, Súbor, Názov, Revízia Číslo dokumentu, vzostupne Filter Tabular view Group By Totals Style Folders Nie Nie Kategória, vzostupne Nie Newsletter, no lines Zobrazí položky v adresároch Item Limit Batch of 30 54

55 Mobile Povolené Zdroj: vlastné spracovanie Zoznam výrobkov a služieb Web aplikácia Zoznam výrobkov zobrazuje prehľadným spôsobom všetky výrobky ktoré firma ponúka a kategorizuje ich podľa Segmentu a Kategórie do ktorého výrobok alebo služba patrí. Tabuľka 20 Špecifikácia Web aplikácie Výrobky a Služby Názov aplikácie Výrobky a Služby SharePoint web aplikácia Custom list Funkčná požiadavka FP-05.a, FP-05.c Dátové polia (uvedené sú len tie dátové polia ktoré boli upravené alebo špeciálne vytvorené pre túto web aplikáciu) Názov Dátový typ Povinný údaj Názov Single line of text Áno Popis Multiple lines of text Áno Obrázok Hyperlink or Picture Áno Segment Choise Áno Kategória Choise Áno Cena Currency Pohľady (uvedené sú len tie pohľady ktoré poli upravené alebo špeciálne vytvorené pre túto web aplikáciu) Pohľad Parameter Typ pohľadu PaS_page Standard view Columns Sort Filter Tabular view Group By Názov, Obrázok, Cena, Popis Segment, zostupne Názov, vzostupne Nie Nie Segment, vzostupne Kategória, vzostupne 55

56 Totals Style Folders Nie Boxed, no lines Zobrazí položky v adresároch Item Limit Batch of 100 Mobile Povolené Zdroj: vlastné spracovanie 56

57 Kalendár Je Web aplikácia zobrazujúca stretnutia alebo iné udalosti typu kalendár. Tabuľka 21 Špecifikácia Web aplikácie Kalendár Názov aplikácie Kalendár SharePoint web aplikácia Calendar Funkčná požiadavka FP-01.b Dátové polia (uvedené sú len tie dátové polia ktoré boli upravené alebo špeciálne vytvorené pre túto web aplikáciu) Názov Dátový typ Povinný údaj Pohľady (uvedené sú len tie pohľady ktoré poli upravené alebo špeciálne vytvorené pre túto web aplikáciu) Pohľad Parameter Typ pohľadu Home_page Columns Sort Filter Tabular view Group By Totals Style Folders Názov, Začiatok, Ukončenie NA Ukončenie [Today] Nie NA NA Newsletter Zobrazí položky v adresároch Item Limit Limit to 7 Mobile Povolené Zdroj: vlastné spracovanie 57

58 Diskusia (projektová) Web aplikácia Diskusia (projektová) je diskusné fórum určené pre použitie vo vzťahu s projektmi a je relačne prepojený zo Zoznamom projektov Tabuľka 22 Špecifikácia Web aplikácie Diskusia (projektová) Názov aplikácie Diskusia (projektová) SharePoint web aplikácia Discussion board Funkčná požiadavka FP-02.d Dátové polia (uvedené sú len tie dátové polia ktoré boli upravené alebo špeciálne vytvorené pre túto web aplikáciu) Názov Dátový typ Povinný údaj ProjectID Lookup Áno ProjectID:Názov Lookup Zdroj: vlastné spracovanie Všeobecná diskusia Web aplikácia Všeobecná diskusia je diskusné fórum určené pre výmenu a zdieľanie informácií medzi zamestnancami firmy. Tabuľka 23 Špecifikácia Web aplikácie Všeobecná diskusia Názov aplikácie Všeobecná diskusia SharePoint web aplikácia Discussion board Funkčná požiadavka FP-01.d Dátové polia (uvedené sú len tie dátové polia ktoré boli upravené alebo špeciálne vytvorené pre túto web aplikáciu) Názov Dátový typ Povinný údaj ProjectID Lookup Áno ProjectID:Názov Lookup Zdroj: vlastné spracovanie 58

59 Diskusia (Výrobky a Služby) Web aplikácia Diskusia (Výrobky a Služby) je diskusné fórum zamerané na získanie spätnej väzby zo strany predajcov ohľadom ponúkaných výrobkov ako aj zdroj informácií medzi predajcami samotnými. V tomto prípade bola Web aplikácia použitá vo východzom nastavení bez akýchkoľvek úprav. Tabuľka 24 Špecifikácia Web aplikácie Diskusia (Výrobky a Služby) Názov aplikácie Diskusia (Výrobky a Služby) SharePoint web aplikácia Discussion board Funkčná požiadavka FP-05.d Dátové polia (uvedené sú len tie dátové polia ktoré boli upravené alebo špeciálne vytvorené pre túto web aplikáciu) Názov Dátový typ Povinný údaj Zdroj: vlastné spracovanie Linky Je Web aplikácia združujúca odkazy (hyperlinky) na stránky, dokumenty alebo zoznamy SharePoint Online portálu alebo sa odkazujú na externé web stránky z prostredia internetu. Tabuľka 25 Špecifikácia Web aplikácie Linky Názov aplikácie Linky SharePoint web aplikácia Links Funkčná požiadavka FP-02.e Dátové polia (uvedené sú len tie dátové polia ktoré boli upravené alebo špeciálne vytvorené pre túto web aplikáciu) Názov Dátový typ Povinný údaj Pohľady (uvedené sú len tie pohľady ktoré poli upravené alebo špeciálne vytvorené pre túto web aplikáciu) Pohľad Parameter Project_page 59

60 Typ pohľadu Columns Sort Filter Tabular view Group By Totals Style Folders Standard view Edit, URL adresa Nie Nie Nie Nie Nie Východzí Zobrazí položky v adresároch Item Limit Batch of 30 Mobile Povolené Zdroj: vlastné spracovanie Špecifikácia relačných väzieb medzi Web aplikáciami V niektorých prípadoch je potrebné z dôvodu správnej funkčnosti aby boli jednotlivé Web aplikácie relačne previazané. Funkčná požiadavka FP-02.a (Tabuľka 11) popisuje možnosť zvoliť si požadovaný projekt. Toto je možné realizovať previazaním požadovaných Web aplikácií. Relácie dátového modelu stránky PROJEKTY sú vyjadrené v Tabuľka 26. Tabuľka 26 Relácia dátového modelu stránky PROJEKTY Web aplikácia Kardinalita Web aplikácia Zoznam projektov 1:N Úlohy Zoznam projektov 1:N Diskusia (projektová) Zoznam projektov 1:N Projektové dokumenty Zdroj: vlastné spracovanie 60

61 2.4.4 Špecifikácia prístupových práv Špecifikácia prístupových práv zohráva dôležitú úlohu v rámci CMS systému a zabezpečuje aby daný obsah videli alebo bolo možné s ním pracovať len používateľom ktorým boli pridelené prístupové práva. Špecifikácia prístupových práv napĺňa funkčnú požiadavku FP-03 a FP-07 (Tabuľka 11). Všetky stránky obsahujú skupinu Team Site Owners ktorá priraďuje kompletné administrátorské práva. Ďalej jednotlivé stránky obsahujú špecificky vytvorené skupiny pre kontrolu prístupu pre danú stránku (Tabuľka 27). Tabuľka 27 Špecifikácia prístupových práv Stránka Priradená SharePoint skupina Úroveň prístupu Home Team Site Owners Full control Team Site Visitors Read Výrobky a Služby Team Site Owners Full control Team Site Visitors Read Marketing Members Contribute Projekty Team Site Owners Full control Projects Members Contribute Projects Owners Contribute Zoznam projektov Team Site Owners Full control Projects Owners Contribute Dokumenty Team Site Owners Full control (projektové) Projects Owners Contribute QMS Team Site Owners Full control Team Site Visitors Read QMS Members Contribute Zdroj: vlastné spracovanie Jednotlivé úrovne prístupu SharePoint Online sú opísané v Tabuľka 8. 61

62 3 REALIZAČNÁ ČASŤ V tretej kapitole sa budeme venovať samotnej realizácii čiže vytvoreniu informačného portálu pomocou CMS systému SharePoint. Opíšeme si vývojové nástroje použite pri realizácii, budeme sa venovať postupu pri vytváraní konkrétnych Web aplikácií ktoré sa budú vychádzať zo systémovej analýzy opísanej v druhej kapitole. V neposlednom rade sa zameriame na návrh grafického rozhrania stránok (GUI) a vytvoreniu prispôsobených častí portálu. 3.1 Použité vývojové nástroje Pri návrhu portálu je možné použiť rôzne vývojové nástroje. Je taktiež možné vývojové nástroje navzájom kombinovať či už z dôvodu rôzneho GUI, skúseností s prácou s daným nástrojom alebo z dôvodu technických a vývojových obmedzení Prostredie SharePoint Online Samotný SharePoint server poskytuje užívateľom webové vývojové prostredie ktoré umožňuje vytvoriť stránky, zoznamy, relačné prepojenia atď. a umožňuje aj vysokú mieru prispôsobenia priamo v prostredí SharePoint Online. Jednotlivé príkazy sú vykonávané pomocou takzvaného ribbon menu ktoré je umiestnené vo vrchnej časti stránky. Obrázok 14 SharePoint PAGE ribbon menu Zdroj: vlastné spracovanie Menu umožňuje rozdelenie stránky na jednotlivé zóny do ktorých sa následne vkladajú jednotlivé elementy a komponenty. Vkladanie prvkov typu App Part a Web Part sú ďalej vkladane zo zoznamu dostupných položiek a umiestnené do konkrétnej zóny v stránke. 62

63 Obrázok 15 Vkladanie App Part a Web Part prvkov na stránku Zdroj: vlastné spracovanie Detailné vlastnosti jednotlivých vložených položiek pokiaľ sa jedná o typ App Part alebo Web Part sa modifikujú pomocou vlastností daného prvku. Obrázok 16 Modifikovanie vlastnosti App Part a Web Part prvku Zdroj: vlastné spracovanie Vlastnosti prvkov typu App Part a Web Part sa dajú modifikovať aj mocou externého vývojového nástroja SharePoint Designer ktorý je popísaný v nasledovnej kapitole. Detailný návod na návrh SharePointu je obsiahnutý v knihe Microsoft SharePoint 2013 For Dummies. 63

64 3.1.2 SharePoint Designer (SPD) SharePoint Designer je voľne dostupný, výkonný nastroj pre Web editovanie zo špeciálnymi schopnosťami pre vytváranie riešení s SharePoint sitami. Pripojením k SharePoint stránke, SharePoint Designer môže byt použitý na správu stránky, vytváranie workflow a na prispôsobovanie stránok. (COVENTRY, 2010 s. 3) Obrázok 17 zobrazuje pracovné prostredie SharePoint Designer 2013 pripojený k informačnému portálu. SPD má načítané komponenty zo servera do svojho prostredia kde sa dajú vytvárať nové, upravovať už existujúce alebo mazať nepotrebne stránky, zoznamy alebo knižnice. Obrázok 17 Pracovné prostredie SharePoint Designer Zdroj: vlastné spracovanie Opisovať manipuláciu s jednotlivými položkami pomocou SPD by bolo veľmi obsiahle. S tohto dôvodu to nebude detailnejšie popísane v tejto práci, ovládanie SPD je veľmi dobre vysvetlene v knihe Microsoft SharePoint Designer 2010 Step by Step Microsoft InfoPath InfoPath je používaný na generovanie formulárov pre zadávanie dát pre oboje získavanie ako aj ukladanie informácií. InfoPath môže tiež pristupovať k dátam z rôznych 64

65 zdrojov, vrátane SharePointu samotného. Toto poskytuje obrovské rozšírenie a konzistenciu v poskytovaní biznis formulárov pre zadávanie dát. InfoPath formulár je štruktúrovaný dokument umožňujúci všetkým užívateľom zapísať rôzne informácie rovnakým spôsobom. Dáta zapísané do formulára môžu byť pristupované a jednané s nimi veľmi jednoducho. (MANN, 2013 s. 3) Obrázok 18 zobrazuje pracovné prostredie Microsoft InfoPath s otvoreným formulárom pre zadávanie kontaktov. Kde je jednoduchým spôsobom možné pridávať alebo odoberať dostupné dátové polia a upravovať grafické rozloženie položiek. Takto upravenú formulár sa potom spätne nahrá na SharePoint server a bude dostupný pre užívateľov. Obrázok 18 Pracovné prostredie Microsoft InfoPath Zdroj: vlastné spracovanie Práca s Microsoft InfoPath je detailne popísaná v knihe InfoPath with SharePoint 2013 HOW-TO. 65

66 3.2 Návrh užívateľského rozhrania GUI rozhranie stránky (Obrázok ( 19 informačného portálu sa skladá z Master stránky, 19) stránky zobrazená v obrázku modrou farbou a jednotlivých obsahových stránok, ktoré sa zobrazujú ako vnorená časť v Master stránke, stránke, zobrazené v obrázku obrázku červenou farbou farbou. Obrázok 19 Stránka informačného portálu Zdroj: vlastné spracovanie Master stránka Master stránka umožňuje dizajnérom a vývojárom vytvoriť konzistentný vzhľad pre všetky stránky na SharePointe. Každá stránka na SharePointe sa odkazuje na Master stránku. Keď je stránka nahratá do prehliadača, SharePoint spojí Master stránku z Obsahovou stránkou s výsledkom že užívateľovi sa vráti štylizovaná stránka. (DRISGILL, et al., (DRISGILL, al., 2013 s. 20) Obsahová stránka Sú to stránky ktoré obsahujú Web aplikačné zóny, kde Web aplikácie môžu byť umiestnené tak že zobrazujú veci ako zoznam dát, obrázkov, média alebo iné funkcionality. Každý používateľ z vhodnými 66 právami, zvyčajne používateľ

67 s prinajmenšomm právami Prispievateľaa môže vytvoriť a editovať stránky. (DRISGILL, et al., 2013 s. 23) Nastavenie vzhľadu portálu Pod pojmomm nastavenie dizajnu rozhrania mame na mysli nastavenie vizuálneho vzhľadu celého portálu. Konkrétne sa jedná o použité farby, typ písma a umiestnenie kontextového menu prípadne použitia obrázku na pozadí, ktoré je aplikované na všetky stránky informačného portálu. Toto sa dá zabezpečiť zvolením už predvoleného vzhľadu dostupného v SharePoint Online (Obrázok 20), alebo jednoduchou úpravou už zvoleného vzhľadu ktorý dovoľuje dodatočne upraviť obrázok pozadia stránok, výber farebnej schémy, usporiadanie stránok a použitý font. Obrázok 20 Dostupné vzhľady SharePointu Zdroj: vlastné spracovanie My sme sa rozhodli mat farebnú schému ladenú do modrej farby s bielou farbou pozadia bez obrázku na pozadí jednotlivých stránok a kontextové menu umiestnené vo vrchnej časti stránky. Toto sme dosiahli zvolením prednastaveného vzhľadu Office a dodatočnou úpravou usporiadania stránok zmenou na usporiadanie Oslo Rozvrhnutie Obsahových stránok Pri návrhu nášho portálu sme sa rozhodli použiť dva rozvrhnutia Obsahovýchh stránok ktoré sú si veľmi podobne a líšia sa len v počte stĺpcov. Obrázok 21 zobrazuje stránku z tromi stĺpcami a druhé rozvrhnutie stránky sa skladá z dvoch stĺpcov. 67

68 Obrázok 21 Rozvrhnutie Obsahovej stránky Zdroj: vlastné spracovanie 3.3 Opis vytvorenia stránky Projekty V tejto kapitole si opíšeme ako bola vytvorená stránka Projekty. Obdobný postup je použitý aj pri vytváraní ostatných stránok portálu. Vytváranie stránky je rozdelené do niekoľkých logických krokov popísaných nižšie. Vytvorenie a rozvrhnutie stránky V sekcii Site pages vytvoríme novu Web aplikačnú stránku s názvom Projekty a nastavíme rozvrhnutie stránky (Obrázok 22). V našom prípade bude stránka rozvrhnutá nasledovne hlavička stránky, telo stránky rozdelené do troch stĺpcov a päta stránky (Obrázok 21), stránku uložíme do knižnice dokumentov Site Assets kde sú uložené všetky vytvorené stránky. Obrázok 22 Vytvorenie stránky Zdroj: vlastné spracovanie 68

69 Vloženie Web aplikácií do stránky V tomto kroku vložíme do jednotlivých sekcií zvolené Web aplikácie. Pri vkladaní budeme vychádzať z navrhnutej matice Web aplikácií a ich pohľadov 69

70 Tabuľka 14 a do Hlavičky vložíme informačný text. Po vložením požadovaných Web aplikácií a informačnéh ho textu sme získali vytvorenú stránku (Obrázok 23). Obrázok 23 Stránka Projekty v režime úprav Zdroj: vlastné spracovanie Prepojenie jednotlivých Web aplikácií Na základe špecifikácie a návrhu požadovaných relačných väzieb stránky Projekty (Tabuľka 26) sme relačnee previazali Web aplikácie umiestnené do jednotlivých Web aplikačných zón stránky. Na nastavenie relačných prepojení sme použili SharePoint Online prostredie kde priamo na stránke použitím kontextového menu cieľovej Web aplikácie Connections/Get Filter Values From sa odkazujemee na web aplikáciu Project list v ktorej sa volí požadovaný projekt. Týmto sa nám zobrazí dialógové oknoo (Obrázokk 24) kde je možné toto relačné prepojenie nastaviť. Kľúčové polia pre nastavenie prepojenia je vo Web aplikácii Project list pole Projekt, v cieľových web aplikáciách je to pole ProjectID.. Pre správne fungovanie zobrazovania položiek na základe zvoleného projektu je ešte potrebné povoliť v cieľových web aplikáciách vlastnosť Render Server, spôsob nastavenia je opísaný v nasledujúcom kroku. 70

71 Obrázok 24 Nastavenie relačných prepojení Web aplikácií Zdroj: vlastné spracovanie Nastavenie vlastností jednotlivých Web aplikačných častí Pre dosiahnutie želaného efektu stránky je potrebné nastaviť jednotlivé web aplikačné časti tak, aby zodpovedali požiadavkám. Toto nastavíme pomocou úpravy vlastnosti daných Web aplikácií ktoré ak je to potrebné môžu byt nastavené rozdielne na rozdielnych stránkach ktoré používajú rovnakú web aplikáciu. Samotné nastavenie sa vykonáva úpravou parametrov v okne vlastností danej web aplikačnej časti, na nastavenie sa dá použiť SPD alebo SharePoint Online prostredie. V našom prípade sme použili SharePoint Online prostredie (Obrázok 16). Tabuľka 28 popisuje parametre ktoré boli upravené pre dosiahnutie požadovaného efektu stránky, parametre ktoré neboli modifikované nie sú v tabuľke zobrazene. Tabuľka 28 Nastavenie vlastnosti Web aplikačných časti stránky Projekty Stránka Zoznam Diskusia Parameter projektov (projektová) Úlohy Linky Projektové dokumenty Selected view Project page Východzí pohľad Project page Project page Project page Toolbar type No toolbar No toolbar Full Toolbar Full Toolbar Full Toolbar Show timeline NA NA Nie NA NA Server Render Nie Áno Áno Nie Áno Zdroj: vlastné spracovanie 71

72 Nastavenie prístupových práv Posledným krokom je nastavenie prístupových práv stránku. Prístupové práva sú vytvorené takým spôsobom aby bolo možné jednoduchým spôsobom tieto nastavenia spravovať. Na základe špecifikácie prístupových práv (Tabuľka 27) boli tieto vytvorené a priradené jednotlivým stránkam portálu. Na vytvorenie a priradenie prístupových práv sme použili SharePoint Designer 2013, práca s SPD je bližšie opísaná v kapitole SharePoint Designer. V SPD sme si otvorili stránku Site Groups a vytvorili sme všetky požadované skupiny (Obrázok 25). Obrázok 25 SharePoint prístupové skupiny Zdroj: vlastné spracovanie Ďalej bolo prerušené dedenie prístupových práv pre každú stránku tak aby bolo možne každej stránke nastaviť jedinečné prístupové práva. Jednotlivé skupiny boli priradené daným stránkam podľa špecifikácie prístupových práv (Tabuľka 27). 72