Zavedenie produktu do portfólia IT spoločnosti

Transcription

1 Masarykova univerzita Fakulta informatiky Zavedenie produktu do portfólia IT spoločnosti Diplomová práca Bc. Pavol Katrenčík Brno, jar 2017

2 Prehlásenie Prehlasujem, že táto diplomová práca je mojím pôvodným autorským dielom, ktoré som vypracoval samostatne. Všetky zdroje, pramene a literatúru, ktoré som pri vypracovaní používal alebo z nich čerpal, v práci riadne citujem s uvedením úplného odkazu na príslušný zdroj. Pavol Katrenčík Vedúci práce: RNDr. BcA. Tereza Pařilová, DiS., MBA

3 Poďakovanie Ďakujem Mgr. Michalovi Očkovi a RNDr. BcA. Tereze Pařilovej, DiS., MBA za vedenie tejto diplomovej práce predovšetkým za cenné rady a pripomienky. Taktiež by som chcel poďakovať aj ostatným pracovníkom spoločnosti Konica Minolta Business Solutions Czech, s ktorými som mal príležitosť spolupracovať a zapojiť sa do tohto zaujímavého projektu. V neposlednom rade by som chcel poďakovať svojej rodine, ktorá ma počas celého štúdia podporovala.

4 Zhrnutie Diplomová práca sa zaoberá možnosťou nasadenia aplikácie dokoni CASE do cloudového prostredia. V práci je popísané prečo je vhodné danú službu zaviesť do portfólia konkrétnej IT spoločnosti Konica Minolta. V rámci praktickej časti práce bolo vyšpecifikované a vytvorené prostredie v rámci dátového centra pre prevádzku tejto aplikácie. Následne je popísaný aj celkový proces zavedenia služby poskytovania infraštruktúry v cloudovom prostredí pre túto aplikáciu do štandardného predaja Konica Minolta.

5 Kľúčové slová Cloud computing, IaaS, dokoni CASE, Sharepoint, Konica Minolta, On-premise

6 Obsah 1 Úvod Motivácia Štruktúra práce Predstavenie spoločnosti Konica Minotla Czech Segment podnikania Stratégia spoločnosti Poskytovateľ IT služieb Produktové portfólio Vymedzenie problematiky a súvisiacich pojmov Systém pre správu dokumentov ECM (správa podnikového obsahu) Sharepoint Aplikácia dokoni CASE Prípady využitia Predstavenie aplikácie Spôsob fungovania Cloud computing Definícia Modely poskytovania cloudu On-premise model Aktuálna situácia dokoni CASE Doterajší priebeh predaja aplikácie dokoni CASE On-premise inštalácia dokoni CASE Viac-serverová inštalácia Jedno-serverová inštalácia Softvérové vybavenie Licencovanie Príprava prostredia v lokalite zákazníka Výhody a nevýhody On-premise modelu dokoni CASE Možnosti nasadenia aplikácie Dokoni CASE Sharepoint v rámci balíka MS Office Hybridné spojenie Sharepoint v rámci Office 365 a On-premise Sharepoint v rámci Azure... 34

7 4.3.4 Sharepoint v lokalite zákazníka (on-premise) Výber vhodnej varianty nasadenia aplikácie dokoni CASE Obchodný potenciál služby Znalosť zákazníkov Trend predaja aplikácie dokoni CASE Smerovanie Konica Minolta Nástup Cloud computingu Nové možnosti výnosov Odhad predaja služieb infraštruktúry Prínosy a negatíva infraštruktúry v cloudovom prostredí Silné stránky Slabé stránky Príležitosti Hrozby Zhrnutie SWOT analýzy Výhody a nevýhody cloudového nasadenia pre zákazníka Výhody cloudového variantu Nevýhody Realizácia zavedenia služby Výber vhodného dodávateľa služieb Analýza možností dodávky služby Výber vhodného partnera pri poskytovaní služby Návrh vhodnej cloudovej architektúry Vyšpecifikovanie požiadaviek pre testovacie prostredie Vyšpecifikovanie požiadaviek pre produkčné prostredie Technický návrh riešenia Virtuálne dátové centrum Služby IaaS pre dokoni CASE Návrh modelov Vytvorenie testovacieho prostredia Zavedenie služby Partnerská zmluva Vytvorenie produktových materiálov Nastavenie procesov Školenie obchodných zástupcov Marketingové aktivity... 66

8 6.3.6 Pilotný projekt Aktuálny stav Vízia do budúcna Porovnanie spôsobov nasadenia aplikácie Záver... 72

9 1 Úvod Spracovanie elektronických alebo papierových dokumentov a spolupráca v rámci spoločnosti sú jedným zo základných aspektov dennej rutiny vo väčšine spoločností. Niektoré dokumenty riadia a medzi sebou zdieľajú viacerí zamestnanci. Príkladom môže byť napríklad schvaľovanie faktúr, spracovanie objednávok, delegácia úloh, či iné ďalšie činnosti, s ktorými sa zamestnanci pri výkone svojej práce stretávajú. Pre firmu je dôležité, aby sa dokumenty nestrácali a bez zdržania boli doručené správnej osobe, ktorá s nimi môže ďalej pracovať. Na trhu, existuje celá rada nástrojov, ktoré ponúkajú možnosť inteligentného uloženia dokumentov, či možnosti nastavenia pracovných postupov. Jedným z takýchto produktov, ktoré svojím zákazníkom Konica Minolta ponúka, je spoľahlivé riešenie obehu dokumentov pomocou aplikácie dokoni CASE. 1.1 Motivácia Dôvodom výberu tejto diplomovej práce bolo nájdenie nového obchodné potenciálu pre aplikáciu dokoni CASE vyvinutú spoločnosťou Konica Minolta. Hoci má spoločnosť s implementáciou a nasadením aplikácie niekoľko ročné skúsenosti, v dobe výberu témy diplomovej práce, ponúkala Konica Minolta svojím klientom jedinú možnosť prevádzky aplikácie a to na serverovej infraštruktúre v lokalite zákazníka. Aplikácia dokoni CASE pre svoju prevádzku nevyhnutne potrebuje infraštruktúru, pod ktorou rozumieme jeden alebo viac fyzických alebo virtuálnych serverov a príslušné softvérové vybavenie. Klient v takom prípade musí vyhradiť výpočtové prostriedky, na ktoré technici Konica Minolta aplikáciu nainštalujú. V niektorých prípadoch sa však stáva, že zákazník nedisponuje voľnými hardvérovými kapacitami, či zakúpenými licenciami k potrebným softvérom. V prípade, že zákazník nemá voľné serverové kapacity, sa cena zákazky zvýši o nákup serverov a potrebných licencií k softvérom, ktoré sú pre prevádzku aplikácie nevyhnutné. Niektorí zákazníci sa však z rozličných dôvodov nechcú o infraštruktúru starať a vlastniť ju vo svojej lokalite. Preto požadujú alternatívny variant, kde táto infraštruktúra nebude musieť byť umiestnená v lokalite zákazníka. Vzniká tak požiadavka zo strany trhu, a teda aj príležitosť, na ktorú je nutné reagovať. Pre rozvoj spoločnosti Konica Minolta je veľmi dôležité 9

10 zaoberať sa požiadavkami svojich zákazníkov a reagovať na ich potreby. Okrem toho je dôvodom tejto práce aj rozšírenie obchodných možností v oblasti cloudových a online služieb. Z tohto dôvodu som sa rozhodol preskúmať možnosti cloudového nasadenia tejto aplikácie. Predpokladám, že zavedenie produktu infraštruktúry v cloudovom prostredí, prinesie výhody nielen zákazníkom, ale tiež nové výnosy spoločnosti Konica Minolta. 1.2 Štruktúra práce Práca sa skladá z ôsmych hlavných kapitol. V úvodných kapitolách stručne predstavím spoločnosť Konica Minolta, v rámci ktorej bola táto diplomová práca vykonávaná. Následne stručne predstavím aplikáciu dokoni CASE a popíšem aktuálnu situáciu nasadenia a predajov tejto aplikácie. V ďalších kapitolách sa budem zaoberať otázkou, či je vhodné zaviesť službu prevádzkovania aplikácie na infraštruktúre v cloudovom prostredí do štandardného predaja firmy. V kapitole č. 5 analyzujem a odhadnem potenciál predaja takejto služby prostredníctvom Konica Minolta a zhodnotím, aké sú pozitíva a rizika z pohľadu poskytovateľa a z pohľadu zákazníka. V kapitole č.6 popíšem proces zavedenia služby do štandardného portfólia spoločnosti, aby bolo možné službu opakovane predávať zákazníkom. V záverečných kapitolách porovnám modely prevádzkovania v cloudovom a on-premise prostredí podľa rôznych preferencií a odporučím, v ktorých prípadoch je vhodné využiť daný variant. 10

11 2 Predstavenie spoločnosti Konica Minotla Czech Spoločnosť Konica Minolta Business Solutions Czech, spol. s.r.o. je dcérskou spoločnosťou Konica Minolta, INC, sídliacou v Japonsku, ktorá je skupinou podnikov v 50 krajinách po celom svete [1]. V ďalších kapitolách diplomovej práce nebudem pre zjednodušenie uvádzať celý názov spoločnosti Konica Minolta Business Solutions Czech, spol. s.r.o.. Pokiaľ bude mať byť tento názov použitý, bude nahradený skrátenou verziou Konica Minolta. 2.1 Segment podnikania Konica Minolta v Českej republike pôsobí od roku 1990 [2] a je lídrom na trhu v oblasti kancelárskej techniky a popredným poskytovateľom produktov, služieb a riešení v oblasti tlače a spracovania dokumentov [3]. Okrem oblasti tlačových produktov a služieb sa spoločnosť zameriava aj na oblasti spracovania dokumentov a procesných či podnikových systémov. Zákazníci spoločnosti Konica Minolta sú vo väčšine prípadov iné podnikateľské subjekty. Obchodný vzťah medzi nimi a Konica Minolta a je z toho dôvodu založený predovšetkým na úrovni B2B 1, čo tiež znamená na úrovni podnikpodnik. Filozofia spoločnosti je byť globálnou firmou, ktorá vytvára nové hodnoty prostredníctvom inovácií. Tieto inovácie chce potom zdieľať so spoločnosťou a prispieť tak k zlepšeniu života súčasnej ale i budúcej generácie [4]. Dôkazom toho, že Konica Minolta kladie dôraz na inovácie, je aj výstavba inovačného centra v Brne, ktoré bolo slávnostne otvorené 18. marca 2015 [5]. Okrem toho Konica Minolta disponuje vlastnými vývojovými tímami, ktoré vyvíjajú inovatívne riešenia nielen pre českých zákazníkov, ale aj pre zákazníkov v ostatných krajinách strednej a východnej Európy. V rámci Českej republiky sa Konica Minolta dlhodobo udržuje na popredných pozíciách medzi ICT 2 spoločnosťami. V roku 2015 skončila v publikácii TOP 100 ICT společností v České republice, ktorý vydáva každý rok časopis CIO Business World s obratom 1,7 miliardy českých korún na 22. mieste [6]. 1 Business-to-business 2 Spoločnosti z oblasti informačných a komunikačných technológií. 11

12 2.2 Stratégia spoločnosti Dlhodobou stratégiou spoločnosti Konica Minolta je transformovať sa na spoľahlivého poskytovateľa komplexných IT služieb a pritom si v nasledujúcich rokoch udržať pozíciu lídra na trhu kancelárskych a produkčných tlačiarenský zariadení. K transformácii na komplexného dodávateľa IT služieb má napomôcť práve zavádzanie nových produktov a služieb. Jednou z takýchto služieb môže byť aj služba prevádzkovania infraštruktúry v dátovom centre, na ktorej je možné prevádzkovať okrem iných aplikácií aj aplikáciu pre správu a ukladanie dokumentov dokoni CASE. 2.3 Poskytovateľ IT služieb V rámci predaja IT služieb dosiahla Konica Minolta vo fiškálnom roku 2016, ktorý sa končí vždy v marci, tržby 350 miliónov českých korún. Z celkového obratu, však IT služby tvorili približne 21 percent [7]. Ako už bolo spomenuté v podkapitole 2.2, dlhodobým cieľom spoločnosti je aktuálne posilnenie pozície spoločnosti ako poskytovateľa komplexných IT služieb. V rámci Konica Minolta existuje samostatná divízia ECM, ktorá sa sústredí na tvorbu produktov spojených so správou firemných procesov a s obehom digitalizovaných dokumentov. Medzi takéto produkty patrí aj aplikácia dokoni CASE. 2.4 Produktové portfólio Na to aby bola spoločnosť úspešná, potrebuje mať portfólio produktov s rozličnou mierou rastu a s rozličným podielom na trhu. Vysoký rast produktov vyžaduje vstup finančnej investície preto, aby sa zvýšil ich podiel na trhu. Produkty z nižšou mierou rastu by mali generovať peňažné rezervy. Pre správne určenie stratégie spoločnosti ako alokovať finančné zdroje medzi jednotlivé oblasti biznisu môže poslúžiť Matica miery rastu a podielu na trhu 3 od americkej spoločnosti Boston Consulting Group z roku Spoločnosť kategorizuje produkty do štyroch oblastí biznisu, podľa toho, aký majú podiel na trhu. 3 Slovenský preklad autora. Originálny anglický názov Growth-share matrix 12

13 Jednotlivé oblasti biznisu sú rozdelené nasledovne: Dojné kravy (Cash cows) Produkty (služby) s vysokým trhovým podielom a s malým tempom rastu. Tieto generujú veľké množstvo finančných zdrojov, ktoré je možné využiť na reinvestovanie do ďalších produktov k zvýšeniu alebo udržaniu podielu na trhu. Psy (Pets) Produkty s nízkou mierou rastu a s nízkym trhovým podielom. Môžu generovať určitý zisk, ale ten musí byť reinvestovaný do udržania trhového podielu. Produkty negenerujú ďalšie finančné zdroje. Takýto produkt je zo strategického pohľadu pre firmu bezcenný a treba zvážiť, ako dlho je v záujmu spoločnosti ho na trhu udržiavať. Otázniky (Question marks) Produkty s nízkym trhovým podielom a vysokou mierou rastu. Vyžadujú takmer vždy viac finančných zdrojov, ako dokážu sami generovať. Pokiaľ nie sú finančne dotované, zväčša upadnú do zabudnutia. Pokiaľ však sú dotované a je investované do toho, aby sa zvýšil ich podiel na trhu, môžu sa stať lídrom. Hviezdy (Stars) Produkty s vysokým podielom trhu a vysokou mierou rastu. Takmer vždy vykazujú zisky, avšak môže, ale nemusí sa jednať o ich vlastný profit. Pokiaľ sa podarí udržať si pozíciu lídra aj po spomalení tempa rastu, tak sa hviezdy stanú dojnými kravami, ktoré sa stanú stabilným generátorom ziskov, a ktoré je možné využiť na investíciu v iných oblastiach. Každá spoločnosť potrebuje produkty, ktoré vyžadujú finančné investície, ale aj produkty ktoré generujú zisky. V podstate každý produkt by mal byť generátorom zisku, inak je pre firmu bezvýznamný. Jedine spoločnosti s diverzifikovaným a vyváženým portfóliom môžu využiť svoje silné stránky a využiť tak príležitosť na rast. Takéto spoločnosti vo svojom portfóliu majú hviezdy s vysokým podielom na trhu a rýchlym tempom rastu, ktoré zaisťujú budúcnosť. Okrem toho majú dojné kravy, ktoré investíciami podporujú budúci rast otáznikov, ktoré sa snažia prerásť vo hviezdy [8]. 13

14 Konica Minolta má dostatočne diverzifikované portfólio produktov a služieb. Na obrázku č.1 je znázornená BCG 4 matica, ktorá znázorňuje diverzifikáciu produktového portfólia. V Konica Minolta vznikla v roku 2016 divízia ITS, ktorá má strategický smer posilniť pozíciu na trhu práve v oblasti produktov a služieb z oblasti IT, dokumentových riešení, správy dokumentov, procesných a podnikových systémov, či služieb infraštruktúry. ITS divízia tak pomáha naplňovať celofiremnú stratégiu uvedenú v podkapitole 2.2. Na obrázku č.1 sú zaradené jednotlivé kategórie produktov a služieb Konica Minolta do BCG matice. Obrázok 1 Konica Minolta BCG matrix [Autor] 4 Boston Consulting Group 14

15 3 Vymedzenie problematiky a súvisiacich pojmov V tejto kapitole bude stručne predstavená aplikácia dokoni CASE a súvisiace pojmy, ktoré sú v súvislosti s ňou spomenuté a považujem za vhodné ich vysvetliť. Táto kapitola predovšetkým slúži k zasadeniu problematiky do širšieho kontextu. Keďže cieľom tejto práce je preskúmať možnosti nasadenia aplikácie v cloudovom prostredí, okrem samotnej aplikácie aj definujem pojem cloud a predstavím možné formy jeho využitia. 3.1 Systém pre správu dokumentov Systém pre správu dokumentov, je systém, ktorý kontroluje životný cyklus elektronických dokumentov. To zahrňuje vytváranie dokumentov, ich uchovávanie, jednoduché vyhľadávanie a dostupnosť. Typické prvky systému pre správu dokumentov sú indexovanie dokumentov, tok dokumentov (workflows), kontrolné záznamy či vytváranie verzií dokumentov [9]. Na českom trhu sa pomerne často stretávame aj s anglickou alternatívou tohto pojmu a to document management system (DMS). 3.2 ECM (správa podnikového obsahu) Enterprise Content Management alebo skrátene ECM sú nástroje, stratégie a procesy, ktoré slúžia k získavaniu, uchovávaniu, riadeniu a doručovaniu obsahu či dokumentov. Obsahom v tomto prípade nemusia byť iba elektronické dokumenty, ale akékoľvek štruktúrované, či neštruktúrované dáta. V praxi sa môžeme stretnúť aj s prekladom správa podnikového obsahu, ktorý je tiež bežne používaný a vystihuje podstatu anglického originálu [10]. Pre lepšie vysvetlenie je vhodné doplniť, že DMS systém tvorí základné jadro ECM systému. DMS umožňuje spoločnostiam organizovať, uchovávať a bezpečne zaobchádzať s firemnými dokumentami. ECM preto zahrňuje prvky vynikajúceho DMS systému, pričom ho rozširuje o schopnosť zvládať alternatívne médiá a efektívne pracovať s neštruktúrovanými dátami, ako napríklad videá, fotografie, y, obrázky a podobne [9]. 15

16 V súvislosti s touto diplomovou prácou môže byť jednoduchým príkladom ECM riešenia platforma Microsoft SharePoint, pričom základná aplikácia dokoni CASE v tomto prípade plní funkciu DMS systému. Na obrázku č.2 si môžeme všimnúť využitie daných aplikácií v jednotlivých segmentov podnikania. Číslo v zátvorke udáva počet zamestnancov. Obrázok 2 Zaradenie dokoni CASE a Sharepoint podľa segmentov podnikania [Konica Minolta] 3.3 Sharepoint Sharepoint je platforma pre webové aplikácie od spoločnosti Microsoft, ktorá podporuje širokú škálu projektov. MS Sharepoint je využívaný ako nástroj pre správu dokumentov, správu obsahu, správu pracovných postupov, vytváranie intranetových alebo extranetových stránok, či firemné úložisko aplikácií [11]. Výhodou Sharepoint je to, že natívne podporuje integráciu formátov z MS Office. Sharepoint je primárne predávaný ako systém pre správu a ukladanie dokumentov, ale je vysoko konfigurovateľný a jeho použitie sa medzi jednotlivými organizáciami môže líšiť. Štatistiky Microsoftu uvádzajú, že Sharepoint v roku 2015 používalo viac ako organizácií s počtom približne 160 miliónov používateľov [12]. 16

17 3.4 Aplikácia dokoni CASE Prípady využitia Spracovanie elektronických alebo papierových dokumentov a spolupráca v rámci spoločnosti sú jedným zo základných aspektov dennej rutiny vo väčšine spoločností. Niektoré dokumenty riadia a medzi sebou zdieľajú viacerí zamestnanci. Príkladom môže byť napríklad schvaľovanie faktúr, spracovanie objednávok, delegácia úloh, či iné ďalšie činnosti, s ktorými sa zamestnanci pri výkone svojej práce stretávajú. Pre firmu je dôležité, aby sa dokumenty nestrácali a bez zdržania boli doručené správnej osobe, ktorá s nimi môže ďalej pracovať. Na trhu, existuje niekoľko nástrojov, ktoré ponúkajú možnosť inteligentného uloženia dokumentov, či možnosti nastavenia pracovných postupov. Môže sa napríklad jednať o schvaľovanie dokumentov, ale tiež možnosť jednotlivé dokumenty vyhľadávať. Poriadok v dokumentoch a správny systém ich triedenia a vyhľadávania podľa určitých parametrov, prináša firmám pridanú hodnotu. Jedným z takýchto nástrojov je aj aplikácia dokoni CASE od spoločnosti Konica Minolta Predstavenie aplikácie Aplikácia dokoni CASE je aplikácia, ktorá slúži na správu elektronických dokumentov. Je postavená na platforme Microsoft SharePoint 2013, pričom rozširuje funkčnosť a limity tejto platformy. Je určená pre spracovanie digitalizovaných dokumentov a môže slúžiť ako inteligentné úložisko dokumentov so vstavanou podporou definovaných pracovných postupov. Aplikáciu je možné prepojiť s inými podnikovými systémami, ako sú ERP 5 systémy, alebo CRM 6 systémy [13]. 5 Enterprise resource planning systémy informačné podnikové systémy pre správu a koordináciu všetkých zdrojov v rámci spoločnosti 6 Customer relationship management systémy systémy slúžiace k riadeniu vzťahov so zákazníkmi 17

18 3.4.3 Spôsob fungovania Na obrázku č.3 je graficky znázornený spôsob fungovania aplikácie dokoni CASE. V rámci aplikácie je možné nastaviť takzvané pracovné postupy (workflows) pre rozličné typy dokumentov. Jednotlivé spôsoby spracovania dokumentu sa môžu líšiť podľa prednastavených pracovných postupov. Pre každý typ dokumentu môže byť nastavený iný pracovný postup. Napríklad pri objednávkach môže byť nastavené schvaľovanie nadriadeným pracovníkom, faktúra môže byť uložená do archívu až po zaúčtovaní ekonomickým oddelením a podobne. Obrázok 3 Spôsob fungovania aplikácie dokoni CASE [Autor] Dokumenty môžu do aplikácie dokoni CASE vstupovať viacerými spôsobmi: naskenovaním dokumentu z multifunkčného zariadenia zaslaním dokumentu v prílohe u na určenú ovú adresu vložením elektronického súboru priamo do aplikácie vo webovom prehliadači integráciou z iného systému Po vstupe dokumentu do aplikácie sa dokument uloží do predvoleného priečinka. Pre názornosť to môže byť odoslaná faktúra, ktorú naskenoval používateľ z multifunkčného zariadenia. Po naskenovaní sa dokument (faktúra) odošle do prednastaveného priečinka s názvom Faktúry. K dokumentu sa 18

19 automaticky pridajú údaje (metadáta) ako dátum vytvorenia či vlastník dokumentu. Dokument môže byť spracovaný ešte pred vstupom do priečinka takzvaným OCR 7 softvérom, ktorý nad dokumentom vytvorí textovú vrstvu, prípadne automaticky vyplní aj požadované metadáta. Náhľad formulára, v ktorom sú vyplnené metadáta je možné vidieť na obrázku č.4. Obrázok 4 Náhľad formulára spracovanej faktúry v aplikácii Dokoni CASE [Konica Minolta] Aplikácia dokoni CASE umožňuje indexovať dokumenty aj priamo používateľom. Používateľ doplní pre každý dokument jednotlivé metadáta, na základe ktorých môže neskôr dokumenty vyhľadávať a jednoducho filtrovať. Niektoré údaje môžu byť priradené k dokumentu aj automaticky. V aplikácii je možné zostaviť pohľady podľa indexov a typov dokumentov, ale tiež je možné využiť fulltextové vyhľadávanie. Na tejto indexácii pridávaní metadát sa môžu podieľať používatelia v niekoľkých krokoch. Používateľ môže zmeniť vlastníka dokumentu, napríklad nechať schváliť faktúru, ktorá je vyššia ako CZK svojmu nadriadenému. Jeho nadriadený môže odsúhlasiť schválenie a takúto schválenú faktúru odoslať na zaúčtovanie priamo na účtovné oddelenie. Po vyplnení všetkých povinných metadát sa kompletný dokument po vyúčtovaní odošle do archívu, kde je kedykoľvek dispozícii. Takýto dokument sa nestratí a navyše sa v ňom dá jednoducho vyhľadávať. 7 Optical character recognition 19

20 Niektoré indexy sú povinné pre určitý stav dokumentu (nie je možné presunúť dokument do ďalšieho stavu). Aplikácia dokoni CASE štandardne obsahuje takzvané ad hoc pracovné postupy, ktoré sú definované na základe práv. To znamená, že niektorí užívatelia majú právo previesť dokument do určitého stavu, alebo majú právo doplniť jednotlivý index [13]. Obrázok 5 Ukážka aplikácie dokoni CASE [Konica Minolta] 3.5 Cloud computing Pre správne porozumenie tejto diplomovej práce je dôležité zoznámiť čitateľa s pojmom cloud computing. Neskôr budem s týmto pojmom pracovať a pre zjednodušenie požívať pojem cloud, v rôznych gramatických úpravách Definícia Hoci sa pojem cloud computing vyskytuje v komunikácii či písanom prejave pomerne často 8, neexistuje jednotná definícia tohto pojmu. Viaceré spoločnosti majú vlastné definície pojmu cloud computing (Google, Microsoft, 8 Približný počet výsledkov pre cloud computing vo vyhľadávači Google bol ( ) 20

21 Cisco, Gartner,...), avšak pre potreby tejto diplomovej práce sa stotožňujem s definíciou od NIST: 9 Cloud computing je model umožňujúci ľahko prístupný, jednoduchý a podľa potreby dostupný sieťový prístup k zdieľanému zhluku konfigurovateľných výpočtových zdrojov, ktoré môžu byť ihneď poskytnuté a uvoľnené s minimálnym úsilím alebo interakcie od poskytovateľa služieb 10 [14] Modely poskytovania cloudu Definícia cloud computingu definuje tri servisné modely poskytovania cloudových služieb, ktoré priamo ovplyvňujú úroveň kontroly, ktoré má používateľ nad prostredím: Software as a Service (SaaS) Softvér ako služba je servisný model, kde používateľ využíva poskytovanú aplikáciu, ktorá je plne spravovaná poskytovateľom služieb a používateľ nemá žiadnu kontrolu nad prostredím aplikácie s výnimkou nastavení, ktoré umožňuje aplikácia samotná [16]. Používateľ si tak prenajíma softvér namiesto toho, aby ho musel zaplatiť dopredu a inštalovať vo svojom prostredí [17]. Známym príkladom takýchto služieb môžu byť služby Gmail, Microsoft Office 365, Salesforce alebo iné. Platform as a Service (PaaS) Platforma ako služba je servisný model, v ktorom poskytovateľ služieb poskytuje výpočtovú platformu pre používateľov, ktorí sa zaoberajú vývojom vlastných alebo získaných aplikácií, využitím programovacích jazykov, knižníc, služieb či nástrojov poskytovaných poskytovateľom služby. Používateľ vyvíja aplikácie bez potreby spravovania hardvéru a softvérových vrstiev, ktoré k vývoju potrebuje [18]. Používateľ tak neriadi základnú cloudovú infraštruktúru, vrátane sietí, serverov, operačných systémov alebo úložísk, ale má kontrolu nad vyvíjanými aplikáciami a ich konfiguračnými nastaveniami [14]. Známe príklady PaaS sú napríklad Google App Engine alebo Microsoft Azure Websites. 9 National Institute of Standards and Technology 10 Slovenský preklad prevzatý od J. Kúdela [15] 21

22 Infrastructure as a Service (IaaS) Infraštruktúra ako služba je servisný model, v ktorom používateľ využíva služby prenájmu počítačovej infraštruktúry, ktoré môžu zahrňovať výpočtový výkon, diskový priestor, sieťovú infraštruktúru a ďalšie výpočtové zdroje, na ktorých je používateľ služby schopný prevádzkovať ľubovoľný softvér, vrátane operačného systému a aplikácií. Používateľ služby sa nestará o údržbu ani neriadi základnú cloudovú infraštruktúru, ale má plnú kontrolu nad operačnými systémami, úložiskami a nasadenými aplikáciami [14]. 3.6 On-premise model On-premise model je výpočtový model, pri ktorom podniky kontrolujú ich infraštruktúru a platformy v ľubovoľnom čase. On-premise inštaláciou rozumieme inštaláciu softvéru na infraštruktúru, ktorá sa fyzicky nachádza v lokalite firmy a zákazník má nad jednotlivými prvkami infraštruktúry plnú kontrolu. Opakom on-premise modelu je cloud computing model popísaný v podkapitole 3.5, kde je umožnený vzdialený prístup k aplikácii, ktorá je umiestnená napríklad v dátovom centre. 22

23 4 Aktuálna situácia dokoni CASE V tejto kapitole predstavím súčasnú situáciu predaja aplikácie dokoni CASE a k nej potrebnej infraštruktúry. Okrem toho predstavím architektúru aplikácie, vrátane hardvérových a softvérových požiadaviek a analyzujem nové možnosti technického prevádzkovania aplikácie na iných typoch infraštruktúry. 4.1 Doterajší priebeh predaja aplikácie dokoni CASE V doterajšom priebehu obchodných prípadov aplikácie dokoni CASE bola serverová infraštruktúra, ktorú pre svoju prevádzku aplikácia potrebuje, umiestnená vždy v lokalite zákazníka. Klient v takom prípade musel vyhradiť časť infraštruktúry, na ktorej mohla byť aplikácia prevádzkovaná. V prípade, že klient nedisponoval voľnými hardvérovými kapacitami alebo licenciami, sa cena obchodného prípadu zvýšila ešte o cenu tejto infraštruktúry a potrebných softvérových licencií, ktoré boli dodávané prostredníctvom Konica Minolta. Na grafe č.1 je znázornený počet inštalácií aplikácie dokoni CASE v minulých obdobiach. Skratka FY pred jednotlivým rokom znamená, že sa jedná o fiškálny rok, ktorý v Konica Minolta začína v apríli a končí v marci. Z grafu vyplýva, že počet inštalácií každým rokom stúpa a počet predajov tejto aplikácie medziročne rastie. Z dôvodu prevencie úniku citlivých informácií a zachovania konkurenčnej výhody, nie je možné zverejniť konkrétne obraty za jednotlivé obdobia. Pre predstavu však môže čitateľovi poslúžiť aj pomerové grafické znázornenie na grafe č.2. 23

24 Graf 1 Počet inštalácií dokoni CASE v jednotlivých obdobiach[konica Minolta] Graf 2 Celkový percentuálny nárast obratu dokoni CASE od roku 2013 [Konica Minolta] V rámci predaja infraštruktúry k aplikácii dokoni CASE rozumieme pod pojmom infraštruktúra potrebné servery, softvérové vybavenie (SQL server, Windows server, zálohovací softvér, Sharepoint,...) a úložný priestor. Na grafe č.3 si môžeme všimnúť, že obraty aplikácie a k nej dodanej infraštruktúry v jednotlivých rokoch tiež stúpajú. Obrat za infraštruktúru k aplikácii dokoni CASE tvorí približne polovicu jej obratu. 24

25 Graf 3 Obrat za aplikáciu dokoni CASE vrátane dodanej infraštruktúry[konica Minolta] 4.2 On-premise inštalácia dokoni CASE V doterajšom priebehu predaja aplikácie dokoni CASE bola zákazníkom vo všetkých prípadoch inštalovaná táto aplikácia v zákazníckej lokalite. Zákazník buď vlastnil voľné hardvérové prostriedky, ktoré uvoľnil pre inštaláciu aplikácie, alebo mu infraštruktúra a potrebné licencie potrebné pre prevádzku aplikácie boli poskytnuté prostredníctvom Konica Minolta. Aplikácia dokoni CASE k svojej prevádzke potrebuje fyzický alebo virtuálny server, prípadne niekoľko serverov, ktoré musia spĺňať požadovanú konfiguráciu. Ako už bolo spomenuté v podkapitole 3.4.2, aplikácia dokoni CASE je postavená na platforme Sharepoint Z hľadiska architektúry Sharepoint Server 2013 je možných viacero typov inštalácií a to buď jedno serverovú, alebo viac serverovú inštaláciu. Pre inštaláciu dokoni CASE je odporúčané využitie viac serverovej farmy. V niektorých prípadoch je možné využiť aj jedno serverovú inštanciu, ktorá však nie je pre produkčné prostredie odporúčaná. Je však možné využiť ju v testovacom prostredí, alebo v prípade malého počtu užívateľov [13]. 25

26 4.2.1 Viac-serverová inštalácia Viac-serverová inštalácia umožňuje rozdelenie jednotlivých rolí a inštaláciu produktov medzi viac fyzických alebo virtuálnych strojov. Výhodou je vyššia dostupnosť, jednoduchá rozšíriteľnosť a jednoduchšia obnova dát v prípade problému. Nevýhodou je vyššia cena licencií. Takzvaných rolí serveru existuje niekoľko a je možné ich deliť alebo zlučovať podľa potrieb zákazníka. V praxi sa väčšinou stretávame u zákazníkov s viac serverovou inštaláciu niekoľkých virtuálnych serverov. Najnáročnejší na konfiguráciu je SQL server a vyplatí sa pre neho vyčleniť samostatný server. Najmenej nárokov má webový Front-End server, ktorý obsluhuje požiadavky používateľov (zobrazuje požadované stránky) a môže byť bez problémov spojený s Aplikačnou rolou. K overeniu používateľov môže byť využitý AD/LDAP server, pokiaľ ním zákazník disponuje [19] Vo väčšine prípadov sa preto stretávame s viac serverovou konfiguráciou, ktorú môžeme vidieť na obrázku č. 6. Obrázok 6 Architektúra dokoni CASE on-premise [Autor] 26

27 V tabuľke č.1 a tabuľke č.2 sú uvedené doporučené hardvérové požiadavky dvoj-serverovej inštalácie. Predpokladá sa, že zákazník už disponuje vlastným Active Directory doménovým radičom. Tabuľka 1 Hardvérové požiadavky aplikačného a webového servera [Konica Minolta] Tabuľka 2 Hardvérové požiadavky databázového servera [Konica Minolta] Jedno-serverová inštalácia Tento typ inštalácie vyžaduje prípravu iba jedného fyzického alebo virtuálneho stroja. Výhodou môže byť nižšie množstvo licencií a tým pádom aj menšie množstvo vynaložených finančných prostriedkov. Na druhej strane nesie tento typ inštalácie so sebou vyššie riziko straty dostupnosti systému problém akejkoľvek časti vo vnútri servera, môže spôsobiť výpadok celého systému. Tabuľka 3 Minimálne odporúčané hardvérové požiadavky jedno serverovej inštalácie Sharepoint Foundation 2013 [Microsoft] V tabuľke č.3 je možné vidieť minimálnu konfiguráciu jedno-serverovej inštalácie aplikácie dokoni CASE. Je nutné zdôrazniť, že špecifikácia je vytvorená pre aplikáciu Sharepoint Foundation 2013, na ktorej je dokoni CASE posta- 27

28 vená [20]. Dátový priestor 80 GB, ktorý slúži ako systémový disk pre inštaláciu systému Sharepoint, neslúži na ukladanie dát. Preto je nutné k serveru pripojiť ešte ďalší úložný priestor, ktorý bude slúžiť k uchovávaniu dokumentov. Potrebnú veľkosť úložného priestoru je nutné určiť na základe plánovaného objemu dát Softvérové vybavenie Na obrázku č.7 si môžeme všimnúť aké softvérové komponenty v jednotlivých verziách aplikácia dokoni CASE k svojej prevádzke potrebuje. Nevyhnutnou súčasťou je operačný systém Windows server, databázový systém SQL Server, Sharepoint a samotná aplikácia dokoni CASE. Vďaka tomu, že základ aplikácie je postavený na platforme Sharepoint, je možné v aplikácii využívať aj externé aplikácie tretích strán. Aplikáciu je zákazníkovi možné dodať v základnej konfigurácii so základnými typmi dokumentov, alebo upraviť na mieru podľa požiadaviek zákazníka. Závisí to predovšetkým od typov spracovávaných dokumentov a definovania pracovných postupov. V prípade prispôsobenia a úpravy jednotlivých pracovných postupov priamo na mieru pre zákazníka, hovoríme o takzvanej customizácii alebo úprave na mieru. Obrázok 7 Softvérové komponenty aplikácie dokoni CASE [Konica Minolta] Licencovanie V predchádzajúcej podkapitole boli spomenuté softvérové komponenty, ktoré aplikácia dokoni CASE pre svoju prevádzku nevyhnutne potrebuje. Z hľadiska licencovania týchto softvérov existuje niekoľko licenčných politík a modelov, ktoré však svojim rozsahom prekračujú zameranie tejto práce. 28

29 Z tohto dôvodu stručne okomentujem a zdôrazním iba základné a dôležité informácie k licencovaniu jednotlivých softvérov. Je nevyhnutné, aby zákazník vlastnil nasledujúce typy softvérových licencií: dokoni CASE Samostatná licencia aplikácie, ktorú si zákazník zakúpi priamo od Konica Minolta. Licencia sa vydáva na základe počtu modulov, ktoré chce zákazník využívať. Modul môže byť napríklad spracovanie faktúr, spracovanie zmlúv, hlásenie neprítomnosti alebo kniha pošty. SharePoint 2013 V rámci licencovania platformy SharePoint 2013 má zákazník na výber z niekoľkých variant. Zákazník môže pri on-premise inštalácii aplikácie dokoni CASE využiť verziu SharePoint 2013 Foundation alebo môže využiť verziu SharePoint 2013 Server. Z hľadiska funkcionality nemá verzia SharePoint 2013 na aplikáciu dokoni CASE žiadny funkčný vplyv. To znamená, že zákazník má k dispozícii v oboch prípadoch rovnakú funkcionalitu aplikácie, či už využíva verziu Server alebo Foundation. Z cenového hľadiska, je však pre zákazníka vhodnejšie využiť verziu Foundation, ktorá je na rozdiel od verzie Server zdarma. Pokiaľ zákazník nedisponuje licenciami k Sharepoint 2013, tak je mu štandardne s aplikáciou dokoni CASE inštalovaná voľne dostupná verzia Foundation. SQL Server Aplikácia dokoni CASE využíva k ukladaniu a indexovaniu súborov databázu SQL. Preto potrebuje zákazník licencie aj k databázovému systému, ktorým v tomto prípade môže byť MS SQL Server. Podporované sú verzie SQL Server 2008 a novší vo všetkých edíciách a to Express, Standard a Enterprise. Edícia SQL Express je k dispozícii zdarma, ale je nutné počítať s jej technickými obmedzeniami. Má obmedzený výkon (maximálne 1 procesor), obmedzenie úložného priestoru (maximálne 10 GB) a v neposlednom rade obmedzenie operačnej pamäte RAM (maximálne 1 GB). Túto licenciu je vhodné využiť na testovacie prostredie, alebo v prípade spracovania veľmi malého množstva dokumentov a malého počtu používateľov. Licencie SQL servera vo verzii Standard alebo Enterprise sú spoplatnené a licencované podľa politiky spoločnosti Microsoft. Windows Server V rámci infraštruktúry dokoni CASE potrebuje každý fyzický alebo virtuálny server licenciu k operačnému systému Windows 29

30 Server. Podporované verzie sú Windows Server 2008 SP1 R2 a novšie. Licencie sú spoplatnené a riadia sa licenčnou politikou spoločnosti Microsoft. Existuje viac možných variant ako licencovať produkt Windows Server. Cieľom tejto práce nie je hlbšie predstavovať rozličné varianty, avšak Konica Minolta poskytuje svojim zákazníkom v mnohých prípadoch licencie vo forme SPLA 11. V prípade, že zákazník nevlastní alebo nepožaduje iný typ licencie Príprava prostredia v lokalite zákazníka Príprava prostredia pre aplikáciu dokoni CASE môže prebiehať v rôznych režimoch. Vždy to závisí od preferencií zákazníka a skúseností jeho IT oddelenia. Zo skúseností je možné spomenúť dva najčastejšie scenáre, s ktorými sa pri príprave prostredia Konica Minolta stretáva, v závislosti od toho, kto je zodpovedný za prípravu prostredia: Príprava prostredia zákazníkom - V tomto prípade zabezpečuje prípravu prostredia poverený IT pracovník zákazníka. Zákazník môže využiť licencie a infraštruktúru, ktorú už vlastní a tak znížiť celkové náklady spojené s implementáciou DMS. Poverený IT špecialista Konica Minolta v takomto prípade potom iba vzdialene nainštaluje a nakonfiguruje aplikáciu dokoni CASE a prípadne nastaví prepojenie z panelu multifunkčného zariadenia. Trvanie tohoto procesu je závislé od kooperácie IT pracovníkov zákazníka. Zodpovednosť za správne fungovanie infraštruktúry je v takomto prípade v réžii IT oddelenia zákazníka. Konica Minolta v zodpovedá za správne fungovanie DMS systému. Príprava prostredia prostredníctvom Konica Minolta V prípade, že zákazník požaduje kompletné poskytnutie DMS spoločne s infraštruktúrou a potrebnými licenciami, Konica Minolta zabezpečí kompletné dodanie DMS systému vrátane infraštruktúry a potrebných licencií. Aj v tomto prípade, je však dôležitá spolupráca a komunikácia s IT 11 Service provider level agreement 30

31 oddelením zákazníka, ktorý má znalosť o firemnej sieťovej infraštruktúre. Jedná sa o zásah do infraštruktúry zákazníka, kde musia byť dodržané bezpečnostné politiky. Trvanie takéhoto procesu závisí od času dodania serverov od dodávateľa a vyťaženia kapacít IT špecialistov. Zodpovednosť za prostredie preberá buď zákazník alebo Konica Minolta, v závislosti od poskytovanej úrovne služieb. Príprava prostredia k aplikácii dokoni CASE pozostáva z nasledujúcich fáz: Príprava fyzického alebo virtuálneho servera/ serverov Inštalácia operačného systému/ systémov Inštalácia Sharepoint 2013 Inštalácia a konfigurácia SQL Servera Inštalácia a konfigurácia aplikácie dokoni CASE Customizácia aplikácie dokoni CASE (voliteľne) Prepojenie panelu multifunkčného zariadenia Konica Minolta s aplikáciou dokoni CASE Výhody a nevýhody On-premise modelu dokoni CASE V tejto kapitole autor poukáže na najčastejšie výhody a nevýhody, ktoré zákazník vníma pri správe infraštruktúry dokoni CASE. Z pohľadu zákazníka sú dôležitými atribútmi predovšetkým cena a funkcionalita dodaného systému. Výhody: Dostupnosť aplikácie nezávislá na konektivite Plná kontrola nad aplikáciou a jej súčasťami Možné využitie vlastných licencií (Share Point, SQL Server, Windows Server) Príprava prostredia povereným IT pracovníkom žiadne cudzie zásahy do firemnej infraštruktúry Spoločnosť vlastní infraštruktúru a môže ju prípadne využiť aj na iné aplikácie 31

32 Nevýhody: Vysoká jednorazová investícia na začiatku do nákupu licencií a serverov Správa, napájanie infraštruktúry, chladenie, zálohovanie sú na zodpovednosti zákazníka Nutné vyčleňovať kapacity IT pracovníkov v prípade poruchy Možné nedostatočné/chýbajúce skúsenosti IT oddelenia so správou databáz či SharePointu Typy prostredí sa líšia od zákazníkovi k zákazníkovi (nie je jednotné prostredie) Zálohovanie môže vyžadovať ďalšie náklady na licencie a úložný priestor, prípadne zálohovacie médiá 4.3 Možnosti nasadenia aplikácie Dokoni CASE V predchádzajúcich kapitolách bola popísaná súčasná situácia, kde je pri inštalácii dokoni CASE využité prostredie zákazníka. Cieľom tejto diplomovej práce je okrem on-premise inštalácie preskúmať aj iné možnosti nasadenia tejto aplikácie. Ako bolo spomenuté v podkapitole 3.4.2, aplikácia dokoni CASE je postavená na platforme Sharepoint Preto budú možnosti nasadenia a výber architektúry závisieť od možností prevádzkovania Sharepoint Microsoft uvádza celkom štyri možnosti nasadenia tejto platformy v rôznych typoch prostredí Sharepoint v rámci balíka MS Office 365 Prvou možnosťou je využitie Sharepoint Online, ktorý zákazník môže využívať v rámci predplatného balíka Office 365. Zákazník v rámci tejto služby využíva na základe predplatného balíka aplikácie MS Office, Skype, Exchange, OneDrive ale aj online verziu MS Sharepoint [21]. V takomto prípade hovoríme o poskytovaní softvéru ako služby (SaaS). Výhodou tohto variantu je jednoduchý obchodný model, kde zákazník platí na mesačnej báze licencie pre každého používateľa služby. V tomto modeli zákazník nepotrebuje žiadne serverové vybavenie ani dodatočné licencie k SQL alebo Windows serveru. Ďalšou výhodou je aj možnosť integrácie medzi Active Directory v prostredí zákazníka a s inštanciou Active Directory v prostredí Microsoft 32

33 Azure 12. Tá zahrňuje synchronizáciu hesiel a mien v užívateľských účtoch. Kľúčovou nevýhodou však je, že Sharepoint online má oproti on-premise verzii obmedzenú možnosť úprav (customizácií) aplikácií a ich integrácie s inými systémami [22]. Keďže aplikácia dokoni CASE je založená na prispôsobovaní a úpravách Sharepoint v on-premise verzii, nie je možné ju v aktuálnej podobe využiť v rámci Sharepoint Online. Na obrázku č.8 je znázornené, ako môže vyzerať architektúra v takomto modeli. Obrázok 8 Sharepoint v rámci balíka Office 365 [Microsoft] Hybridné spojenie Sharepoint v rámci Office 365 a on-premise Ďalším spôsobom, ako je možné prevádzkovať MS Sharepoint je hybridné riešenie, kde zákazník využíva výhody balíka Office 365 a on-premise riešenia. Výhodou tohto modelu je kombinácia benefitov oboch variant. Používatelia môžu napríklad vidieť výsledky z obidvoch prostredí. Používatelia extranetových stránok sa môžu prihlasovať vzdialene pod prihlasovacími účtami z Active Directory. Nevýhodou tohoto riešenia je však jeho licenčný model. Zákazník okrem predplatného balíka Office 365 potrebuje aj licencie a servery pre on-premises inštaláciu [21]. Z pohľadu aplikácie dokoni CASE sa naráža na podobný problém ako pri predchádzajúcej verzii a to je aktuálne obmedzenie rôznych úprav v Sharepoint online. 12 Vytvorí sa takzvaný Directory tenant 33

34 Obrázok 9 Hybridné nasadenie SharePoint [Microsoft] Sharepoint v rámci Azure Microsoft Azure je platforma, ktorá poskytuje infraštruktúru, aplikácie a služby potrebné k prevádzke Sharepoint Tento model prináša zákazníkom možnosť využívať výhody cloudového prostredia s tým, že umožňuje plnú kontrolu nad prostredím a možnosť využívať všetky vlastnosti Sharepoint Odpadá tak starostlivosť o infraštruktúru v lokalite zákazníka. Je však nutné dokúpiť licencie k SQL serveru a Sharepoint. Výhodou je možnosť prispôsobiť výpočtové zdroje, ktoré sú pripravené takmer okamžite. Infraštruktúru je možné prepojiť s Active Directory v lokalite zákazníka, ktorá sa replikuje do infraštruktúry v MS Azure a to pomocou obojstranne šifrovaného VPN tunelu. Používatelia sa však môžu pripájať k Sharepoint aj prostredníctvom webového prehliadača pomocou štandardných protokolov http a https. Ďalšou výhodou je možnosť úpravy Sharepoint aplikácií, podobne ako pri on-premise verzii, na rozdiel od variantu Sharepoint online [21]. 34

35 Obrázok 10 SharePoint v rámci MS Azure [Microsoft] Sharepoint v lokalite zákazníka (on-premise) Spôsob nasadenia platformy MS Sharepoint v lokalite zákazníka sa tiež nazýva aj on-premise variant. Znamená to, že celá infraštruktúra potrebná k prevádzkovaniu tejto platformy sa nachádza v lokalite klienta. Klient sa stará o webové i aplikačné servery, databázy a tiež si zabezpečuje licencie k operačnému systému, samotnému Sharepoint a SQL databáze. Okrem toho sa musí starať o zálohovanie, inštaláciu či nastavenie systému. Výhodou je neobmedzená možnosť úprav (customizácií) aplikácie v prostredí Sharepoint. Manažment a správa dát je plne pod kontrolou organizácie [23]. V prípade zákazníkov, ktorí si zakúpili aplikáciu dokoni CASE bol tento model, jediný možný model nasadenie aplikácie. 35

36 Obrázok 11 SharePoint On-premise [Microsoft] 4.4 Výber vhodnej varianty nasadenia aplikácie dokoni CASE V predchádzajúcej podkapitole 4.3 boli predstavené štyri modely nasadenia SharePoint Hoci dokoni CASE pre svoju prevádzku Sharepoint nevyhnutne potrebuje, nie všetky modely SharePoint je možné využiť pre správne fungovanie tejto aplikácie. Aplikáciu dokoni CASE nie je možné využiť napríklad v prípade Sharepoint Online, kvôli obmedzeným možnostiam úprav. Z toho istého dôvodu nie je preto možné využiť aplikáciu a čerpať benefity hybridného modelu. Ostávajú tak možnosti nasadenia aplikácie s verziou Sharepoint Server. Vo všetkých doterajších obchodných prípadoch prebehla inštalácia aplikácie priamo v zákazníckej lokalite. Z požiadaviek zákazníkov je možné predpokladať, že nie všetci zákazníci chcú mať infraštruktúru vo svojom prostredí a z rôznych dôvodov požadujú alternatívny variant. Aplikáciu dokoni CASE je možné prevádzkovať aj v prostredí dátového centra, ako je rozpísané v podkapitole Infraštruktúra je v tomto prípade umiestnená v rámci MS Azure a zákazník sa k aplikácii pripojuje so svojej lokálnej siete, alebo prostredníctvom webového prehliadača. Môže tak využívať benefity cloudového variantu a pritom mať plnú správu nad aplikáciou. Platforma MS Azure nie je podmienkou, aby aplikácie mohla byť prevádzkovaná v dátovom centre. Môžeme sa stretnúť aj s prevádzkovaním 36

37 Sharepointu 2013 v iných dátovom centrách. Príkladom môžu byť služby AWS 13 v dátových centrách spoločnosti Amazon. Z tohto dôvodu sa v ďalšej časti práce autor zameria a bude venovať modelu, kde je infraštruktúra a prostredie pre beh aplikácie prevádzkované v prostredí dátového centra. Autor analyzuje, či sa z obchodného hľadiska vyplatí zavádzať alternatívu k on-premise variantu, a prípadne aké možnosti by pre Konica Minolta a jej zákazníkov takýto spôsob nasadenia aplikácie priniesol. 13 Amazon Web Services 37

38 5 Obchodný potenciál služby Dôležitým aspektom pri získavaní odhadu predaja nového produktu alebo služby, je analýza trhu a prognóza obchodného potenciálu produktu. Získanie správnych informácií tvorí základ pre rozhodovanie pri zavedení služby, alebo produktu do predaja a v ďalšej fáze je neskôr dôležité pri určovaní marketingovej stratégie [24]. V tejto kapitole sa zameriame na trhový potenciál nasadenia aplikácie dokoni CASE v cloudovom prostredí. Zaoberáme sa predovšetkým sa otázkami: Prečo by Konica Minolta mala mať vo svojom portfóliu aj službu poskytovania infraštruktúry v prostredí cloudu pre prevádzku tejto aplikácie? Má zmysel sa danou službou zaoberať? Čo môže takáto služba priniesť Konica Minolta a jej zákazníkom? V nasledujúcich podkapitolách je popísané, prečo je možné predpokladať, že spustenie predaja tejto služby má potenciál uspieť na trhu a priniesť spoločnosti Konica Minolta a jej zákazníkom pridanú hodnotu. 5.1 Znalosť zákazníkov Konica Minolta má široké portfólio zákazníkov, ktorým poskytuje služby predovšetkým v oblasti kancelárskej a produkčnej tlače. Znalosť zákazníkov je v tomto ohľade veľmi dôležitá, pretože prináša nové možnosti a podnety k tomu, aby mohla spoločnosť zákazníkom lepšie porozumieť a poskytnúť im služby, ktoré budú mať pre zákazníkov pridanú hodnotu a to nielen v oblastiach tlače, ale napríklad aj v oblasti IT služieb. Znalosť toho, či sú zákazníci schopní investovať napríklad do DMS, koľko zo zákazníkov disponuje takýmto systémom, ako sa v spoločnostiach rieši spracovanie elektronických dokumentov, koľko vlastní zákazník serverov je možné zistiť z rôznych prieskumov. Na druhej strane Konica Minolta disponuje pomerne početným obchodným tímom, ktorý pozná svojich zákazníkov a tieto informácie má priamo k dispozícii. 38

39 Vo väčšine spoločností riešia zákazníci otázku toho, ako sa vysporiadať s narastajúcim počtom dát a teda aj elektronických dokumentov. Na obrázku č.12 si môžeme všimnúť, že počet dát sa približne každé dva roky zdvojnásobuje. Z toho dôvodu budú musieť spoločnosti tieto dáta (dokumenty) niekam ukladať, jednoducho a rýchlo v nich vyhľadávať. Spoločnosti preto hľadajú možnosti, ako s týmito dokumentami ďalej pracovať a jednoducho sa v nich orientovať. Z informácií o tom, ktorí zákazníci systém pre správu dokumentov ešte nevyužívajú, je možné vyvodiť trhový potenciál danej služby. Tento potenciál v oblasti DMS prípadne ECM existuje a preto sa Konica Minolta zameriava práve na takéto spoločnosti. Z pohľadu Konica Minolta má najväčší dopad na rast tejto oblasti segment menších a stredných firiem, ktoré vo veľkom začínajú riešiť problematiku automatizácie a elektronického spracovania dokumentov[ 14 ]., generálny riaditeľ Konica Minolta Pavel Čurda [25]. Obrázok 12 Celkový objem dát na internete [26] 14 Preklad autora 39

40 5.2 Trend predaja aplikácie dokoni CASE V podkapitole 4.1 si môžeme všimnúť krivku predaja aplikácie dokoni CASE za posledné štyri predchádzajúce fiškálne roky, počínajúc od Obrat aj počet inštalácií sa za posledné dva roky približne zdvojnásobil. Z toho dôvodu je preto možné predpokladať, že trend nárastu inštalácií aplikácie bude pokračovať aj v nasledujúcom období. Samozrejme to bude závisieť od mnohých faktorov, ktoré sa môžu časom meniť. Pokiaľ bude však stúpať celkový počet inštalácií, tak je pravdepodobné, že viac zákazníkov bude k aplikácii dokoni CASE využívať aj služby infraštruktúry v prostredí dátového centra. 5.3 Smerovanie Konica Minolta Ako už bolo spomenuté v podkapitole 2.2 dlhodobou stratégiou spoločnosti Konica Minolta je transformovať sa na spoľahlivého poskytovateľa komplexných IT služieb. K tejto transformácii má napomôcť práve zavádzanie nových produktov a služieb z oblasti IT. Jednou z takýchto služieb môže byť aj služba prevádzkovania infraštruktúry v dátovom centre, na ktorej je možné prevádzkovať okrem iného aj aplikáciu dokoni CASE. Na českom trhu chce Konica Minolta do roku 2020 zdvojnásobiť tržby za IT služby a dosiahnuť tak obratu vo výške 840 miliónov korún. V rámci Konica Minolta existuje samostatne stojaca divízia ECM, ktorá sa predovšetkým sústredí na tvorbu produktov a riešení spojených so správou firemných procesov a obeh digitalizovaných dokumentov. Medzi takéto produkty patrí aj produkt dokoni CASE. Okrem toho však vznikla aj divízia ITS, ktorá zastrešuje ECM divíziu, ale venuje sa širšiemu portfóliu produktov IT, napríklad digitalizácii a vyťažovaniu, cloudovým službám, správe zákazníckej infraštruktúry a iným. Na obrázku č.1 v podkapitole 2.4 si môžeme všimnúť aké má Konica Minolta vo svojom portfóliu IT produkty a služby a aká je ich aktuálna pozícia v rámci portfólia. 5.4 Nástup Cloud computingu Cloud computing je v posledných rokoch jedným z najrýchlejšie rastúcich technologických sektorov. Výhodou je predovšetkým to, že je ho možné využiť vo všetkých odvetviach biznisu. Predpovede, ktoré vykonávajú rôzne 40

41 agentúry naznačujú, že na európskom trhu bude možné vnímať nárast trhovej hodnoty u služieb cloud computingu. Predpokladá sa, že sektor cloudových služieb (cloud computingu) v roku 2020 dosiahne v Európe hodnotu približne miliónov eur. V porovnaní s rokom 2015, kde dosiala hodnota ,7 miliónov eur, je to predpokladaný nárast až o % [27]. V rámci Českej republiky sa predpokladá relatívne silný nárast predaja IT služieb a softvéru. Podľa štúdie BMI bude hrať významnú rolu dopyt podnikov a verejného sektoru po IT outsourcingu a cloudových službách. Naopak predpokladaný rast predaja v segmente IT hardvéru bude pomalší. V segmente IT služieb dosiahne predpokladaná hodnota predaja v roku 2020 odhadovaných 38,1 miliardy českých korún, oproti predpokladaným 29,8 miliardy v roku Obrázok č.13 ukazuje predpokladaný predaj v jednotlivých segmentoch v miliónoch českých korún (CZK) [28]. Na obrázku č.13 sú znázornené predpokladané tržby v jednotlivých segmentoch IT. Predpokladá sa, že na českom trhu v roku 2016 dosiahne celková predpokladaná suma predajov softvéru a IT služieb hodnotu približne 50 miliárd českých korún. Do týchto IT služieb spadajú aj obraty za cloudové a online služby. Predpokladaný plán Konica Minolta na predaj softvérov a IT služieb vo fiškálnom roku 2017 je približne 440 miliónov českých korún. Pokiaľ sa tento plán podarí splniť, Konica Minolta stále nedosiahne ani 1 % z celkového potenciálu na trhu. Z toho dôvodu je na českom trhu stále veľký potenciál, ktorý je možné využiť. 41

42 50 miliárd Kč Obrázok 13 Odhad tržieb v jednotlivých segmentoch IT v Českej republike [28] 5.5 Nové možnosti výnosov Predaj IT služieb dosahuje oproti predávaniu masovo vyrábaných IT produktov, omnoho vyššiu ziskovosť. Zisky za služby sú percentuálne vyššie, ako zisk z predaja hardvérových produktov. Navyše sú služby viac chránené voči cenovej erózii a viac odlišujú poskytovateľa od jeho konkurencie. Z obchodného hľadiska je cieľom znížiť náklady na celkovú implementáciu DMS, a naviac poskytovať komplexné služby spojené s prevádzkou infraštruktúry. Zákazník sa tak nebude musieť o nič starať a aplikácia aj s prostredím, v ktorom služba funguje bude v plnej zodpovednosti Konica Minolta. Zákazníkovi tak odpadne nutnosť napájania serverov, chladenia a ich celkovej správy. Konica Minolta tak nebude k DMS ponúkať iba hardvér a softvérové vybavenie, ktoré si zákazník môže umiestniť v rámci svojej lokality, ale tiež aj iné služby spojené so správu prostredia ako sú zálohovanie, správa operačných systémov, správa databáz, migrácia dát či iné ďalšie služby, ktoré je možné v rámci dátového centra poskytovať. 5.6 Odhad predaja služieb infraštruktúry Pri zavádzaní nového produktu alebo služby je vhodné pripraviť stratégiu s dlhodobou perspektívou. Cieľom firmy je okrem prinášaniu hodnoty pre 42

43 zákazníka tiež prinášať zisk. V rámci zvažovania toho, či je službu vôbec vhodné zaviesť do portfólia firmy, je potrebné v jednom z krokov odhadnúť predpoveď predaja služby v nasledujúcich obdobiach na základe dostupných dát a informácií. V doterajšom priebehu predaja dokoni CASE, bola infraštruktúra, ktorá je potrebná pre správne fungovanie aplikácie, dodávaná prostredníctvom Konica Minolta približne v 60 % obchodných prípadov. V ostatných prípadoch (40 %) využil zákazník časť infraštruktúry, ktorú už vlastnil, alebo si ju zabezpečil samostatne. Vo všetkých doterajších prípadoch boli servery s inštalovanou aplikáciou umiestnené v lokalite zákazníka. Infraštuktúra dodávaná k aplikácii dokoni CASE 40% 60% Infraštruktúra dodaná prostredníctvom KM Infraštruktúra zabezpečená zákazníkom Graf 4 Infraštruktúra pre dokoni CASE v zákazníckej lokalite(fy2013-fy2016) [Autor] Odhadovaný počet nasadení aplikácie v nasledujúcich obdobiach predpokladá okrem možnosti infraštruktúry v zákazníckej lokalite(on-premise) aj alternatívnu možnosť nasadenia aplikácie v prostredí dátového centra vo forme IaaS. Na grafe č.5 je znázornený odhadovaný počet inštalácií dokoni CASE pre obdobie nasledujúcich štyroch fiškálnych rokov 15. Odhad vychádza z predchádzajúcich predajov aplikácie dokoni CASE, ktoré sú znázornené na grafe č.1 v podkapitole 4.1. Predpokladá sa, že celkový počet predajov aplikácie bude mať vzostupný trend. Okrem toho sa predpokladá, že dopyt 15 Fiškálny rok je časovo ohraničeným obdobím, za ktoré sa vykonáva uzavretie hospodárskeho výsledku Konica Minolta. Označuje sa skratkou FY a v Konica Minolta začína v apríli a končí v marci. 43

44 IT outsourcingu a cloudových službách zo strany podnikov zapríčiní zvýšenie záujmu o cloudový variant. Z toho dôvodu je teda možné v nasledujúcich rokoch predpokladať aj zvyšujúci sa počet nasadení aplikácie vo forme IaaS. Vyššie zisky a jednoduchšiu správu aplikácie zo strany Konica Minolta by v ďalších rokoch mohlo priniesť nasadenie aplikácie dokoni CASE vo forme SaaS. Uvoľnenie dokoni CASE vo forme SaaS je plánované na druhú polovicu FY 2018, kde je predpoklad nasadenia tejto služby u niekoľkých pilotných zákazníkov. Odhadované počty jednotlivých inštalácie je možné vidieť na grafe č.5. Graf 5 Odhad počtu inštalácií dokoni CASE v rôznych typoch prostredí(fy2016-fy2020) [Autor] V prípade správneho odhadu budú celkové tržby za predaj infraštruktúry potrebnej pre prevádzku dokoni CASE v nasledujúcich fiškálnych rokoch stúpať ako znázorňuje graf č.6. Celkové tržby sú na grafe č.6 znázornené nad jednotlivými stĺpcami. Na grafe nie je možné z dôvodu citlivých informácií zverejniť konkrétne čísla, avšak pre vytvorenie predstavy postačuje aj znázornenie percentuálnych podielov jednotlivých tržieb. Je však nutné podotknúť, že v grafe č.6 sú do jednotlivých rokov započítané všetky splátky, ktoré by zákazník mal zaplatiť za celú dobu trvania kontraktu, hoci sa v danom roku bude fakturovať iba určitá časť. Teda pokiaľ si zákazník objedná služby 44

45 na začiatku FY17 tak všetky tržby, aj tie, ktoré zákazník zaplatí v nasledujúcich rokoch v rámci mesačných splátok budú započítané do FY17. Z grafu vyplýva, že obraty za celkové cloudové služby, či už vo forme IaaS alebo PaaS budú niekoľkonásobne vyššie a to pri približne rovnakom počte inštalácií aplikácie dokonicase. Graf 6 Odhad celkového obratu za predaj infraštruktúry k dokoni CASE [Autor] 5.7 Prínosy a negatíva infraštruktúry v cloudovom prostredí Na prínosy a negatíva služby infraštruktúry aplikácie dokoni CASE v cloudovom prostredí je možné nahliadať dvoma spôsobmi z pohľadu zákazníka a z pohľadu poskytovateľa služby. V tomto prípade je poskytovateľ služby Konica Minolta, ktorá svojim zákazníkom chce ponúkať služby poskytovania infraštruktúry v cloudovom prostredí. Kvalitný marketingový výskum môže pri analýze trhového potenciálu produktu alebo služby trvať relatívne dlhú dobu a byť finančne a časovo veľmi náročný. Pokiaľ sa spoločnosť chce rozhodnúť rýchlo, nemusí mať aktuálne podklady ihneď k dispozícii. V takomto prípade je možné využiť SWOT analýzu, ktorá podklady pre rozhodovanie získava na základe skúseností. 45

46 SWOT analýza je základným nástrojom, ktorý sa používa na vyhodnotenie súčasného stavu z rôznych hľadísk, a to z hľadiska silných a slabých stránok, príležitostí a ohrození. Zároveň načrtáva možné alternatívy budúceho vývoja, možnosti na ich využitie, prípadne ich riešenie [29]. Pri analýze zavedenia služby poskytovania infraštruktúry v dátovom centre slúžila SWOT analýza ako jednoduchý nástroj pre vyhodnotenie a zváženie toho, čo môže priniesť zavedenie tejto služby v súvislosti s Konica Minolta. V nasledujúcich podkapitolách sú stručne popísané silné a slabé stránky pre poskytovanie infraštruktúry v prostredí dátového centra pre aplikáciu dokoni CASE. Okrem toho sú tiež stručne popísané príležitosti a hrozby, ktoré by zavedením produktu do portfólia spoločnosti mohli nastať Silné stránky Služba prenájmu infraštruktúry pre aplikáciu dokoni CASE prevádzkovaná v dátovom centre má z pohľadu spoločnosti Konica Minolta niekoľko silných stránok. Konica Minolta je silná nadnárodná spoločnosť, ktorá má na českom trhu široké portfólio zákazníkov, ktorí využívajú služby z oblasti tlače. Konica Minolta sa so svojimi zákazníkmi snaží udržiavať blízky vzťah a riešiť ich potreby aj v iných oblastiach. Z toho dôvodu môže naviazať na tento obchodný vzťah a zákazníkom ponúknuť aj dodanie iných služieb z oblasti IT. Zavedením tejto služby Konica Minolta získa možnosť prevádzkovať aplikáciu dokoni CASE aj na inom type prostredia ako je on-premise. Svojim zákazníkom dokáže vďaka výhodnejšej licenčnej politike dátových centier poskytnúť výhodnejšie modely licencovania SQL serverov a Windows Serverov. Okrem toho si spoločnosť zaistí pravidelný zdroj príjmov, založený na mesačnej fakturácii služby. Tým, že sa aplikácia dokoni CASE bude inštalovať a konfigurovať na jednotnom type prostredí, nebudú nastávať problémy s rôznymi verziami operačného systému a nekompatibilnými zariadeniami v architektúre zákazníka. Predkonfigurované typy prostredia prispejú k urýchleniu celého inštalačného procesu, a tým pádom ušetria zákazníkom finančné prostriedky. Predpripravené virtuálne servery so základnými nastaveniami, ktoré je nutné v on-premise variante nastaviť u každého zákazníka separátne, je možné jednoducho skopírovať a využívať ako základnú infraštruktúru pre každého nového zákazníka. Tým sa výrazne zníži čas 46

47 a celková cena implementácie. Naviac môže Konica Minolta svojim zákazníkom ponúknuť flexibilitu navyšovania alebo znižovania výpočtového výkonu, odvíjajúc sa od počtu používateľov a spracovávaných dokumentov, vyššiu dostupnosť služieb, kompletnú správu celého prostredia či iné služby dátového centra Slabé stránky Poskytovateľ cloudových služieb potrebuje pre poskytovanie výkonné dátové centrum, ktoré dokáže poskytovať a garantovať zákazníkom vysokú kvalitu služieb. Konica Minolta aktuálne nevlastní dátové centrum, ktoré by mohla na tento účel využívať a preto by bolo nevyhnutné poskytovať takéto služby v spolupráci s partnerom, ktorý takýmto dátovým centrom disponuje. V prípade predaja služby infraštruktúry v prostredí dátového centra je nutné, aby sa na začiatku nastavili interné procesy a systémy, ktoré doteraz neboli prispôsobené na predaj takéhoto typu služieb. Môže sa napríklad jednať o pay-as-you-go model, kde zákazník platí toľko finančných prostriedkov, koľko zdrojov v danom mesiaci využíval. Okrem toho je nutné zaškoliť tím obchodných zástupcov, ktorý doposiaľ nemali s predávaním cloudových služieb v rámci Konica Minolta žiadne skúsenosti. Na druhej strane je nutné, aby si Konica Minolta získala dôveru zákazníkov aj pri poskytovaní služieb online infraštruktúry. To je možné docieliť napríklad rôznymi certifikátmi v oblasti bezpečnosti či dostupnosti služieb ale tiež SLA 16 zmluvou, ktorá dokáže garantovať požadovanú úroveň služby Príležitosti Zavedením služby infraštruktúry pre aplikáciu dokoni CASE môže spoločnosť Konica Minolta profitovať vo viacerých oblastiach. Ako je popísané v podkapitole 5.4 v nasledujúcich rokoch je možné predpokladať nárast celkového obratu v oblasti cloudových služieb. Zavedením takýchto služieb do predaja spoločnosti vzniká pre Konica Minolta príležitosť nových výnosov, ako je popísané v podkapitole 5.5. Okrem toho Konica Minolta môže mimo poskytovania infraštruktúry pre aplikáciu dokoni CASE poskytovať aj infra- 16 Service level agreement 47

48 štruktúru pre iné typy aplikácií, či iných typov služieb. Vlastníctvom infraštruktúry zákazníka, na ktorej sú prevádzkové aplikácie, získa poskytovateľ väčší prehľad nad prostredím zákazníka oproti variantu on-premise. Okrem toho mu v rámci cloudovej infraštruktúry poskytuje aj služby zálohovania, monitoringu, kompletnej správy, migrácií či iných služieb. Vďaka tomu si zákazník vytvára väčšiu závislosť na dodávateľovi takýchto služieb Hrozby Ako je spomenuté v podkapitole Konica Minolta nemá k dispozícii vlastné dátové centrum, ktoré by mohla využiť pri poskytovaní cloudovej infraštruktúry. Z toho dôvodu je nevyhnutné nájsť správneho partnera pre poskytovanie takejto služby, kde je potrebné zvážiť možné riziká tohto variantu. V prípade problémov s poskytovateľom by mohla spoločnosť prísť o dobrú povesť. Pri výbere poskytovateľa je preto vhodné na začiatku definovať práva a povinnosti vo vzájomnej partnerskej zmluve a vyšpecifikovať podmienky vzájomnej spolupráce. Okrem toho je nutné sa vysporiadať s tým, že nie všetci zákazníci dôverujú cloudovému variantu. Ich obavy môžu vychádzať z rizika straty dát alebo narušenia bezpečnosti dátové centra. Z toho dôvodu je nevyhnutné pri výbere dodávateľa prihliadať aj na tieto riziká a vyžadovať potrebné bezpečnostné prvky a certifikáty, ktoré sú garanciou určitej úrovne záruky. Vďaka precíznej duplikácii všetkých prvkov, novým technológiám, pravidelným zálohám je riziko straty dát minimálne. Existuje však psychologická hrozba, ktorá môže zákazníkov odradiť. Na druhej strane môže zákazník požadovať infraštruktúru pre aplikáciu dokoni CASE v dátovom centre, ale z dôvodu nespoľahlivej konektivity, nebude možné využiť garantovanú dostupnosť na infraštruktúru. V prípade dokoni CASE nemusí byť konektivita až takým závažným problémom, avšak pri kritických aplikáciách, napríklad ERP systémoch, bude nevyhnutné mať stabilné internetové pripojenie. Nastať však môžu aj politické alebo legislatívne zmeny, ktoré by mohli ovplyvniť spôsob poskytovania takýchto služieb. 48

49 5.7.5 Zhrnutie SWOT analýzy V tabuľke č.4 sú znázornené jednotlivé kvadranty SWOT analýzy poskytovania infraštruktúry pre aplikáciu dokoni CASE v dátovom centre z pohľadu Konica Minolta. Silné stránky Slabé stránky Alternatívny spôsob posky- KM nedisponuje vlastným tovania infraštruktúry pre dátovým centrom daný produkt Nedostatočne prispôsobené Výhodnejšie formy licencií interné systémy SQL serverov a Windows Získanie dôvery zákazníkov serverov Doposiaľ nezaškolený ob- Jednotné prostredie u kaž- chodný tím dého zákazníka Závislosť aplikácie na ko- Nižšie náklady vďaka pred- nektivite pripravenej základnej inštalácii Pravidelné príjmy z prenájmu služieb Stabilná nadnárodná spoločnosť Široké portfólio zákazníkov Príležitosti Hrozby Rastúci trend cloudových Stabilita dodávateľa služieb Nedôvera zákazníkov v cloudové Nové možnosti výnosov riešenie Nárast tržieb s poskytovaním nových služieb Nespoľahlivá konektivita vs. garancia dostupnosti Rozšírenie portfólia a možnosť Strata a únik dát poskytovať aj ako sa- mostatnú službu Legislatívne a politické zmeny Silnejšia väzba so zákazníkom Tabuľka 4 SWOT analýza z pohľadu Konica Minolta pri zavádzaní služby IaaS [Autor] 49

50 5.8 Výhody a nevýhody cloudového nasadenia pre zákazníka Z pohľadu zákazníka môže mať prevádzkovanie aplikácie dokoni CASE v cloudovom prostredí rôzne typy pridanej hodnoty. Nie je jednoduché jednoznačne určiť, aký typ inštalácie dokoni CASE je pre zákazníka výhodnejší. Závisí to od viacerých faktorov a pre zákazníka je dôležité zvážiť tie, ktoré sú pre neho kľúčové. Nemusí sa pritom jednať len o finančnú stránku daného riešenia, hoci tá býva spolu s funkcionalitou a bezpečnosťou dodaného systému jedným z kľúčových rozhodovacích faktorov Výhody cloudového variantu Flexibilita - Maximálna flexibilita pri zvyšovaní a znižovaní potrebnej výpočtovej kapacity výpočtový výkon, pamäť, úložný priestor je možné prispôsobiť podľa aktuálnych potrieb. Finančné náklady Finančné náklady sú rozložené do mesačných splátok. Zákazník je schopný presunúť kapitálové výdaje do operatívnych a lepšie tak riadiť financie. Odpadá nutnosť vysokej jednorazovej investície na začiatku projektu, ako to býva v prípade on-premise inštalácie. Cloudový variant nemusí byť vždy cenovo najvýhodnejší a to najmä v prípade, pokiaľ by zákazník už vlastnil licencie alebo hardvér, ktorý by mohol využiť v rámci aktuálnej infraštruktúry. Pokiaľ však zákazník musí zabezpečiť novú infraštruktúru vrátane licencií, hardvéru, pravidelných záloh, konektivity a celkovej správy prostredia, sú celkové náklady cloudového variantu nižšie 17. Do celkovej ceny za infraštruktúru potrebnú k dokoni CASE je nutné započítať okrem ceny virtuálnych serverov aj cenu za elektrickú energiu (napájanie a chladenie serverov), licencie k SQL serveru, licencie k Windows serveru, licenciu Sharepoint, licenciu k zálohovaciemu softvéru, IT špecialistov, ktorí sa o prostredie starajú, implementačné práce, softvérovú údržbu, či SLA. 17 Platí pre celkové náklady vlastníctva(tco) prepočítané na 48 mesiacov 50

51 Automatické zálohovanie a obnova dát V rámci služby infraštruktúry dokoni CASE sú všetky dáta automaticky zálohované a replikované aj na geograficky oddelené úložisko. Zákazník sa nemusí o nič starať a všetko prebieha podľa nastavených zálohovacích politík. V prípade poruchy, je možné dáta jednoducho obnoviť. Bezpečnosť Pokiaľ by chcel zákazník dosiahnuť úroveň bezpečnosti ako je schopný dosiahnuť certifikovaný TIER III dodávateľ, musel by vynaložiť obrovské množstvo finančných prostriedkov. Nejedná sa iba o fyzickú, ale tiež o aplikačnú bezpečnosť. Dátové centrum využíva najmodernejšie Enterprise technológie a bezpečnostné nástroje, ktoré dokážu zabezpečiť stupeň najvyššej ochrany. Mimo toho vlastní dátové centrum certifikáty na systém riadenia bezpečnosti informácií ISO Rýchlosť implementácie Tým, že je prostredie pod správou poskytovateľa, je možné pripraviť a kopírovať virtuálne servery, ktorých časť je už predpripravená (Windows Server, SQL server, Sharepoint, dokoni CASE) a tým výrazne znížiť trvanie a cenu oproti on-premise inštalácii. Odpadá nutnosť čakania na dodanie hardvéru, inštaláciu operačných systémov a databáz. Dostupnosť v rámci poskytovania infraštruktúry k dokoni CASE je možné zákazníkovi garantovať dostupnosť až 99,982 %. To znamená, že doba výpadku nebude za rok viac ako 95 minút. Štandardne sa však v rámci SLA garantuje dostupnosť infraštruktúry pre dokoni CASE 99,95 %, kvôli nižšej cene pre zákazníka. Maximálna doba výpadku za týždeň pri tejto dostupnosti je približne 5 minút, čo zákazníka nijako kriticky neovplyvní. Presunutie zodpovednosti Pri využívaní infraštruktúry pre dokoni CASE nesie plnú zodpovednosť za dostupnosť a zálohu firemných dát poskytovateľ služby. Zákazník sa nemusí o nič starať a môže sa sústrediť na svoj hlavný podnikateľský zámer. Odborná obsluha Certifikovaní IT odborníci sa postarajú o bezproblémovú realizáciu projektu dokoni CASE vo všetkých jeho fázach a úrovniach, o následnú podporu a prevádzku bez výpadkov. Zákazník tak nemusí vyčleňovať svoje IT kapacity, pokiaľ nimi disponuje, a celkovú realizáciu prenechá na Konica Minolta. 51

52 Možnosti testovania Nasadenie dokoni CASE pozostáva z niekoľkých fáz popísané v kapitole Najskôr je však nutné vytvoriť testovacie prostredie, kde sa funkcionalita aplikácie otestuje na testovacích dátach. Zriadiť takéto testovacie prostredie je v dátovom centre záležitosťou pár minút. Konica Minolta má predpripravené prostredie, ktoré dokáže preniesť 1:1 v rámci dátového centra. Následne sa prepojí toto testovacie prostredie so sieťou zákazníka. Okrem toho je pre zákazníka možnosť úpravy pracovných postupov a ich nastavenie priamo pre potreby zákazníka. Môžeme takmer okamžite meniť výpočtový výkon v závislosti od záťaže systému v testovacom móde. Technická podpora a SLA V rámci služby je zákazníkovi automaticky garantovaná aj úroveň technickej podpory. Technická podpora tejto služby je rovnaká ako jej dostupnosť a to nepretržite 24 hodín denne 7 dní v týždni. Pokiaľ teda nastane incident, ktorý je potrebné vyriešiť, zákazník nemusí čakať na odstránenie poruchy. Pre tento prípad podpisuje zákazník SLA zmluvu, v ktorej sú definované jednotlivé podmienky pri nahlásení incidentov a prípadné pokuty za nedodržanie podmienok Nevýhody Náročnosť na konektivitu Nie len prípade dokoni CASE prevádzkovaného na infraštruktúre v dátovom centre, ale všeobecne v prípade cloud computingu je konektivita úzkym hrdlom celého riešenia. Aj v prípade dostatočnej odozvy sa môže stať, že internetové pripojenie s úzkym pásmom a nevhodnou agregáciou zapríčiní nepoužiteľnosť alebo výpadky služby. V lokalitách kde nie je dostatočná konektivita, alebo sú zaznamenávané jej výpadky, je na zvážení zákazníka, či výpadok DMS systému ovplyvní chod firmy. V prípade nedostatočnej konektivity je možné zaistiť u telekomunikačného poskytovateľa dvojité nezávislé pripojenia, alebo požadovať garantovanú úroveň služieb. Kvôli samotnej aplikácii dokoni CASE by bola táto garantovaná úroveň konektivity finančné náročná, avšak so stúpajúcim počtom cloudových aplikácií sa môže vyplatiť. 52

53 Dáta mimo organizáciu z pohľadu zákazníka môže byť problémom, že dáta sú uložené mimo organizáciu. Zákazník sa tak stáva závislým na dodávateľovi služieb. V prípade špecifického prostredia u zákazníka, môže byť tiež náročnejšia integrácia DMS systému s inými systémami v lokalite zákazníka. 53

54 6 Realizácia zavedenia služby Zavedenie novej služby do portfólia Konica Minolta sa štandardne riadi vnútropodnikovými procesmi, ktoré je vhodné pri zavádzaní novej služby alebo produktu dodržiavať. Procesy sú však prispôsobené všeobecne pre produkty, ktoré sa využívajú od externých dodávateľov. Pokiaľ je potrebné službu alebo produkt vyvinúť, tak je tento vývoj riadený projektovo. V tejto kapitole je popísaná realizácia zavedenia služby infraštruktúry pre dokoni CASE do štandardného predaja Konica Minolta. 6.1 Výber vhodného dodávateľa služieb Prvým krokom zavedenia služby do portfólia Konica Minolta je schválenie zavedenia služby manažmentom spoločnosti. V rámci toho je potrebné pripraviť podklady, navrhnúť stratégiu predaja služby a odhadnúť predpokladanú estimáciu predaja. Pre zavedenie cloudovej infraštruktúry pre aplikáciu dokoni CASE je stratégia a predpokladaný obrat predaja služby popísaný v kapitole 5. Po odsúhlasení manažmentom Konica Minolta, že službu infraštruktúry pre dokoni CASE v dátovom centre je vhodné zaviesť do štandardného portfólia, bolo nutné zvážiť možnosti poskytovania tejto služby Analýza možností dodávky služby Pri rozhodovaní a obchodnom modeli bolo dôležité zvážiť, akým spôsobom budú služby poskytované koncovým zákazníkom. Prvou z možností bolo využiť dátové centrum Konica Minolta. Konica Minolta však v Českej republike nedisponuje vlastným dátovým centrom. Výstavba vlastného dátového centra by vyžadovala veľké objemy investícií a z tohto dôvodu návrh výstavby nového dátového centra nepripadal v úvahu. Druhou možnosťou bolo nájsť vhodného dodávateľa takýchto služieb. Tento variant je výhodnejší predovšetkým z hľadiska rizikovosti projektu. Pri využití dátového centra dodávateľa sa znížia počiatočné investičné náklady Konica Minolta na minimum. Návratnosť investície sa tak skráti a náklady a príjmy sa dajú dobre odhadnúť, podľa aktuálneho počtu zákazníkov. 54

55 6.1.2 Výber vhodného partnera pri poskytovaní služby Pri výbere dodávateľa služby infraštruktúry v dátovom centre zohrávalo rolu niekoľko faktorov. Predovšetkým kládla Konica Minolta dôraz na tieto faktory: Stabilita dodávateľa, garantovaná dostupnosť služieb, cena poskytovaných služieb, úroveň podpory, portfólio služieb, technologické vybavenie, konektivita, bezpečnosť, certifikácie dodávateľa. Po rozsiahlej analýze sa napokon podarilo dohodnúť sa s dodávateľom z Českej republiky, ktorý najvhodnejšie splňoval požadované parametre. Výber lokálneho dodávateľa mal niekoľko pozitívnych aspektov. Jedným je dodržanie legislatívnych pravidiel, kde legislatíve nedovoľuje určitým dátam opustiť územie Európskej únie a v niektorých prípadoch dokonca ani územie danej krajiny. Druhým faktorom uprednostnenia lokálneho dátového centra je možnosť lokálnej podpory v českom jazyku. Okrem toho dátové centrum spĺňa aj predom definované požiadavky. Mimo iného cenovú politiku, technologickú vybavenosť, ale tiež požiadavky zamerané na bezpečnosť a garantovanú dostupnosť dátových služieb. To dokazujú aj certifikáty, ktoré garantujú zákazníkom požadovanú úroveň bezpečnosti a dostupnosti poskytovaných služieb. Dátové centrum vlastní certifikáciu systému riadenia bezpečnosti informácií (Information Security Management System, ISMS) podľa ČSN ISO/IEC 27001:2013. Okrem toho je ako jeden z mála poskytovateľov cloudových služieb v Českej republike certifikované americkou spoločnosťou Uptime Institute certifikátom Tier III. V praxi to pre zákazníka znamená to, že datacentrum dokáže garantovať dostupnosť až %, ktorá môže byť garantovaná aj v rámci SLA. 6.2 Návrh vhodnej cloudovej architektúry Nasledujúca časť popisuje doporučené technické požiadavky zo strany výrobcu softvéru a zároveň konfiguračné požiadavky pre úspešnú implementáciu riešenia DMS do prostredia dátového centra. V prvom kroku bolo vytvorené testovacie prostredie, aby bolo možné aplikáciu nainštalovať a následne otestovať. Následne bolo vytvorené produkčné prostredie, ktoré je možné využiť v ostrej prevádzke. Metodika presunu aplikácie spočívala v presunutí celkovej infraštruktúry aplikácie dokoni CASE z on-premise prostredia na infraštruktúru poskytovanú z dátového centra. 55

56 6.2.1 Vyšpecifikovanie požiadaviek pre testovacie prostredie Testovacie prostredie slúži k overeniu funkcie implementovaných postupov a ich zmien pred ich aplikáciou do produkčnej prevádzky. Testovacie prostredie môže byť inštalované na jeden server so všetkými súčasťami systému pohromade, vzhľadom k nižšiemu zaťaženiu. Slúži predovšetkým pre testovanie a ladenie aplikácie pred nasadením do produkčného prostredia a pracujú v ňom jednotliví vývojári a správcovia. S výhodou je možné v tomto type prostredia využiť edíciu SQL Server Express, ktorá je zdarma, ale má obmedzený výkon databázového serveru. Maximálne dokáže využiť 1 GB RAM a má obmedzenú veľkosť databázového súboru na 10 GB. Toto prostredie nie je vhodné pre záťažové testy. Testovacie prostredie, ktoré bolo vyšpecifikované sa skladalo z jedného virtuálneho servera s vyšpecifikovanými hardvérovými a softvérovými požiadavkami uvedenými v tabuľke č.5. Tabuľka 5 Odporúčané hardvérové a softvérové požiadavky pre dokoni CASE v cloudovom prostredí [Autor] Vyšpecifikovanie požiadaviek pre produkčné prostredie Produkčné prostredie zaisťuje ostrú prevádzku systému a sú v ňom nasadené iba plne otestované a odsúhlasené zmeny. V produkčnom prostredí prevádzkovanom v dátovom centre sú komponenty rozložené na tri samostatné servery. Jeden slúži pre beh databázového serveru (MS SQL), druhý plní rolu aplikačného serveru a web front-end serveru(ms SharePoint a Dokoni CASE) a tretí server slúži ako klon Active Directory servera, ktorý sa synchronizuje s LDAP u zákazníka tzv. AD tenant [28]. V tabuľke č.6 sú definované jednotlivé hardvérové a softvérové požiadavky pre jednotlivé servery v produkčnom prostredí. Okrem toho je v rámci služby zahrnuté aj zálohovanie celého produkčného prostredia. Zálohované 56

57 sú jednotlivé dáta, celé virtuálne servery a v prípade databázového serveru je vytvorená aj aplikačná záloha, pre zaistenie aplikačne konzistentných záloh. V tabuľke č. 6 sú vyšpecifikované jednotlivé požiadavky k virtuálnym serverom v produkčnom prostredí. Tabuľka 6 Hardvérové a softvérové špecifikácie produkčného prostredia pre dokonicase [Autor] Technický návrh riešenia Architektúra infraštruktúry pre aplikáciu dokoni CASE v dátovom centre sa podobá variantu on-premise. V prostredí dátového centra sú zákazníkovi vytvorené tri samostatné virtuálne servery, ktoré sú znázornené na obrázku č.14. Medzi lokálnou sieťou zákazníka a dátovým centrom je vytvorený siteto-site IPsec 18 VPN tunel, ktorý spája tieto dve siete dohromady. V dátovom centre je vytvorený virtuálny stroj s ďalším nainštalovaným doménovým radičom Active Directory domény zákazníka. Jedná sa o kópiu Active Directory, ktorá sa nachádza v lokalite zákazníka. Následne sa do tejto domény pridá virtuálny stroj s SQL Serverom. K týmto virtuálnym strojom sa nakoniec pridaný ďalší virtuálny stroj aplikačný a webový front-end server pre SharePoint, na ktorom bude nainštalovaná aj aplikácia dokoni CASE. V dátovom centre tak prakticky budú prevádzkované tri virtuálne stroje, všetky v doméne zákazníka a dostupné z jeho lokálnej siete. 18 Internet Protocol Security 57

58 Zákaznícka lokalita Obrázok 14 Architektúra dokoni CASE v prostredí dátového centra [Autor] Virtuálne dátové centrum V rámci infraštruktúry pre aplikáciu dokoni CASE je pre každého zákazníka vytvorené virtuálne dátové centrum. Takýto koncept kladie dôraz na vysokú bezpečnosť takéhoto virtuálneho dátového centra a prináša logickú izoláciu od iných virtuálnych dátových centier. V rámci dátového centra zákazníka sú vytvorené virtuálne servery potrebné k fungovaniu aplikácie dokoni CASE spomenuté v podkapitole Služby sú vo vdc 19 chránené firewallom, ktorý bezpečne oddeľuje jednotlivé zákaznícke vdc. Akákoľvek komunikácia z jedného vdc do druhého prebieha vždy cez firewall, tak ako je znázornené na obrázku č.15 [31]. 19 virtuálne dátové centrum 58

59 Obrázok 15 Koncept virtuálneho dátového centra s architektúrou pre dokoni CASE [31] Služby IaaS pre dokoni CASE Služby, ktoré sú ponúkané v rámci infraštruktúry ako služby z dátového centra sú popísané v tabuľke č.7 a sú spravované IT špecialistami dátového centra. Dátové centrum v prípade správy infraštruktúry nezabezpečuje správu operačných systémov a databáz. Tieto služby zabezpečujú pre zákazníkov IT špecialisti Konica Minolta, ktorí sa starajú aj o bezproblémových chod aplikácie dokoni CASE v prípade, že bol so zákazníkom zjednaný SLA kontrakt. Pre zákazníka sa tak služba poskytovania infraštruktúry môže javiť 59

60 ako poskytovanie platformy ako služby (PaaS), vrátane správy a konfigurácie databáz a operačných systémov. Tabuľka 7 IaaS služby poskytované v rámci prostredia pre dokoni CASE [Autor] Návrh modelov Hoci je aplikácia dokoni CASE určená pre zákazníkov zo segmentu malých a stredných firiem, nároky na výkon aplikácie sa môžu u jednotlivých zákazníkov líšiť. Z tohto dôvodu boli vyšpecifikované typické modely serverového vybavenia pre jednotlivé prípady podľa veľkosti dodávaného riešenia. Z hľadiska funkcionality boli preto otestované tri definované modely infraštruktúry, v rámci ktorých sa líši výkon prostredia a teda aj jeho cena. Výhodou takéhoto rozdelenia potom môže byť nižšia mesačná cena u zákazníkov, ktorí spracovávajú nižšie množstvo dokumentov. Súčasťou špecifikácie bolo aj nastavenie cien pre jednotlivé varianty. Konkrétne ceny týchto modelov nie je možné zverejniť z dôvodu zachovania konkurencie schopnosti spoločnosti Konica Minolta. Pre predstavu ako sa jednotlivé ceny líšia, môže však poslúžiť graf č.7. Na grafe je znázornené aj porovnanie ceny pre on-premise prostredie s rovnakými parametrami a službami Pri porovnávaní cien vychádzal autor z predpokladu, že zákazník nevlastní žiadny dostupný HW ani licencie potrebné k prevádzke dokoni CASE 60

61 200% 174% 186% 150% 100% 50% 66% 93% 100% 119% Iaas On-premise 0% Variant 1 Variant 2 Variant 3 Graf 7 Porovnanie cien on-premise vs. IaaS vyšpecifikovaných prostredí pre dokoni CASE [Autor] Variant 1 Tento variant zahŕňa okrem vyšpecifikovaných troch virtuálnych serverov aj potrebné licencie Windows servera a SQL Express Servera. V rámci balíčku je už započítaná aj cena za zálohovanie jednotlivých serverov, zálohovacej kapacity a tiež zálohovania databázy. Výhodou pre zákazníka je nižšia cena tejto služby, avšak je potrebné počítať s limitáciami tejto varianty SQL. V prípade menších zákazníkov, môže byť alternatíva dostačujúcim riešením za výrazne nižšiu cenu oproti ďalším variantom. V rámci ceny balíčka je tiež započítaná správa a operačných systémov a databázy. Variant 2 Tento variant sa líši od prvého variantu inou verziou databázového servera, kde je namiesto SQL Express verzie využitá verzia MS SQL Enterprise. Je vhodné ju využiť tam, kde zákazníkovi už nepostačuje verzia SQL Express. Výhodou oproti on-premise variantu je, že MS SQL Enterprise licenciu je možné využiť ľubovoľný počet procesorov (jadier). Dátové centrum má možnosť využívať licenciu MS SQL Enterprise Datacenter, ktorá dovoľuje vytvorenie databázového clustra a tým pádom nemusí spĺňať podmienku, kde musí byť MS SQL vo verzii Enterprise licencovaná na minimálne štyri jadrá. Variant 3 je vylepšením predchádzajúceho variantu a to predovšetkým v zvýšenom výkone SQL servera, kde je možný využívať až 16 GB RAM. V závislosti od počtu dokumentov je možné výkon ľubovoľne navyšovať, podľa aktuálnych potrieb. V tabuľkách nižšie sú vyšpecifikované parametre jednotlivých variant. 61

62 Tabuľka 8 Špecifikácia cloudového prostredia pre dokoni CASE - variant 1 [Autor] Tabuľka 9 Špecifikácia cloudového prostredia pre dokoni CASE variant 2 [Autor] Tabuľka 10 Špecifikácia cloudového prostredia pre dokoni CASE - variant 3 [Autor] Vytvorenie testovacieho prostredia V rámci procesu zavedenie služby infraštruktúry v prostredí dátového centra do portfólia Konica Minolta bolo pre demonštračné účely vytvorené testovacie prostredie pre aplikáciu dokoni CASE. Prostredie je prevádzkované na virtualizačnej platforme Hyper-V a je dostupné prostredníctvom verejného internetového pripojenia z ľubovoľnej lokality. Prostredie obsahuje jeden virtuálny server, ktorý plní funkciu databázového, webového front-end servera aj aplikačného servera. Virtuálny server bol sprevádzkovaný pre 62

63 účely tejto diplomovej práce, avšak v prípade potreby je ho možné využiť aj pre demonštračné účely v prípade záujmu zákazníka. Takýto virtuálny server je možné relatívne jednoducho skopírovať v prostredí dátového centra a nastaviť s konkrétnymi nastaveniami priamo pre potreby testovania zákazníka. Na obrázku č 16 je možné vidieť výrez obrazovky aplikácie, prevádzkovnej na testovacom prostredí v dátovom centre. Obrázok 16 Aplikácia dokoni CASE prevádzkovaná v testovacom prostredí v dátovom centre [Konica Minolta] 6.3 Zavedenie služby Po vyšpecifikovaní a otestovaní technického prevedenia služby infraštruktúry pre aplikáciu dokoni CASE som pokračoval jednotlivými krokmi v procese zavádzania novej služby, ako je znázornené na Grafe č.8. Následne boli predpripravené virtuálne servery v rámci testovacieho a produkčného prostredia, ktoré je možné jednoducho skopírovať a upraviť pre jednotlivých zákazníkov. Celý proces zavedenia služby do portfólia Konica Minolta trval približne osem týždňov, pričom marketingové aktivity sa vykonávajú priebežne v rámci propagácie tejto služby. Jednotlivé aktivity a ich časová postupnosť sú znázornené na grafe č 8. V rámci procesu zavedenia služby infraštruktúry pre dokoni CASE boli zavedené aj služby poskytovania online infraštruktúry v dátovom centre pre ľubovoľnú aplikáciu. V nasledujúcich podkapitolách popíšem zaujímavé časti, ktorými som sa okrem iného pri zavedení služby do portfólia Konica Minolta zaoberal. 63

64 Graf 8 Časový priebeh zavedenia cloudových služieb do štandardného predaja Konica Minolta[Autor] Partnerská zmluva Pri poskytovaní služieb infraštruktúry z dátového centra poskytovateľa nemá Konica Minolta nad službou priamu kontrolu. Z toho dôvodu je nevyhnutným krokom definovať práva a povinnosť medzi Konica Minolta a dodávateľom služby. Tieto práva a povinnosti sú definované v partnerskej zmluve medzi poskytovateľom cloudových služieb a Konica Minolta, kde sú okrem toho definované zodpovednosti voči zákazníkovi. Po vzájomných diskusiách a právnom doladení boli dohodnuté a v zmluve zakotvené body, ktoré definujú vzájomnú spoluprácu. Zmluva ustanovuje nákupné ceny, možné spôsoby poskytovania služieb a pokuty za nedodržanie SLA. Cieľom je poskytnúť zákazníkovi spoľahlivé a profesionálne služby, bez toho aby sa musel obávať akýchkoľvek rizík. Vytvorenie takejto zmluvy trvalo približne tri týždne, kde sa na jej vytvorení podieľal dodávateľ služieb, Konica Minolta a právni zástupcovia oboch partnerských strán. 64