SISTEM PENGURUSAN KONVOKESYEN UTM ATAS TALIAN SITI NOORSAKILA BINTI ZAKARIA

Size: px

Start display at page:

Download "SISTEM PENGURUSAN KONVOKESYEN UTM ATAS TALIAN SITI NOORSAKILA BINTI ZAKARIA"

Leon Norris
6 years ago
Views:

1 SISTEM PENGURUSAN KONVOKESYEN UTM ATAS TALIAN SITI NOORSAKILA BINTI ZAKARIA Laporan projek ini dikemukakan sebagai memenuhi sebahagian daripada syarat Penganugerahan Ijazah Sarjana Muda Sains (Sains Komputer) Fakulti Sains Komputer dan Sistem Maklumat Universiti Teknologi Malaysia MEI, 2009

5 PENGHARGAAN Dengan Nama Allah Yang Maha Pemurah Lagi Maha Penyayang Bersyukur ke hadrat Ilahi kerana dengan limpah dan kurnianya Laporan Projek Sarjana Muda 1 ini dapat disiapkan dengan jayanya. Ribuan terima kasih diucapkan kepada Dr. Mohd Murtadha Bin Mohamad selaku penyelia dalam memberi pandangan dan bimbingan sepanjang tempoh menyiapkan projek ini. Terima kasih juga diucapkan kepada pihak-pihak yang terlibat seperti Pejabat Pendaftar (Bahagian Akademik), pihak fakulti FKSM, Kelab FotoKreatif serta pihakpihak lain yag terlibat secara langsung atau tidak langsung kerana memberikan kerjasama yang sebaiknya sepanjang projek ini dijalankan. Sekalung penghargaan juga diucapkan kepada keluarga tersayang yang sentiasa memberikan semangat dan sumber kewangan dalam penghasilan projek ini. Akhir sekali tidak lupa juga jutaan terima kasih kepada rakan-rakan yang membantu dalam menyiapkan projek ini. Jasa baik pihak yang terlibat amat dihargai.

6 ABSTRAK Perkembangan teknologi maklumat dan komunikasi pada masa kini menjadikan sistem pendidikan pengajian tinggi di Malaysia melahirkan lebih ramai graduan universiti yang cemerlang, berkualiti dan celik IT. Malahan, lebih banyak sistem manual telah dilaksanakan secara atas talian. Sistem Pengurusan Konvokesyen UTM Atas Talian yang telah dibangunkan ini bertujuan untuk membaiki sistem sedia ada bagi memudahkan pra dan pasca graduan untuk menguruskan hari yang bersejarah mereka sebagai seorang graduan universiti dengan lebih sistematik. Sistem ini membenarkan graduan memohon pengijazahan, menyemak status permohonan serta membuat penempahan gambar graduan secara atas talian. Sistem ini juga menggunakan teknologi pesanan ringkas bagi menyebarkan status permohonan pengijazahan dan sesi penganugerahan kepada graduan yang layak menghadiri Majlis Konvokesyen. Teknik-teknik yang digunakan untuk menjalankan kajian terhadap sistem sedia ada termasuklah teknik temubual, pemerhatian dan analisa dokumen. Sistem ini dibangunkan dengan menggunakan perisian ASP.NET dan Microsoft SQL Server Metodologi yang digunakan ialah Model Prototaip Evolusi yang menggunakan teknik yang berorientasikan objek. Dengan perlaksanaan sistem ini, ia dapat meringankan Pihak Pengurusan Konvokesyen dan dapat melicinkan pengurusan konvokesyen pada tahun akan datang.

7 ABSTRACT Through the evolution of Communication and Information Technology nowadays, the sector of high level education in Malaysia has produced many excellent graduates with high quality and IT-savvy. Furthermore, many manual systems have been developed based on online system. The aim of this project is to develop the UTM Convocation Management Online System which will upgrade the current system to ease the pre and post graduates in systematically managing their important day as the university student. This system allows the graduates to apply the graduation, checking the status of graduation and placing the order of the graduation photo through online system. Moreover, the status of graduation and the graduation session will be informed by short messaging technology to the graduates who are qualified to attend the Convocation Ceremony. The techniques that have been used towards the current system in this study including the interview, observation and document analysis. This system has been developed using the software likes ASP.NET and Microsoft SQL Server The methodology that has been used is Evolution Prototype Model which is using the object-oriented techniques. It is hoped that this system will assist the Management of Convocation Group and the convocation management for the future year.

8 KANDUNGAN BAB PERKARA HALAMAN PENGESAHAN STATUS TESIS PENGAKUAN PENILAI JUDUL PENGAKUAN DEDIKASI PENGHARGAAN ABSTRAK ABSTRACT KANDUNGAN SENARAI JADUAL SENARAI RAJAH SENARAI SINGKATAN SENARAI ISTILAH SENARAI LAMPIRAN ii iii iv v vi vii xii xiii xv xvi xvii 1 PENGENALAN 1.1 Pendahuluan Pernyataan Masalah Matlamat Projek Objektif Projek Skop Projek Kepentingan Projek 5

9 1.7 Kesimpulan 5 2 KAJIAN LITERATUR 2.1 Pengenalan Struktur Organisasi Fungsi Organisasi Pengumpulan Maklumat Teknik Temubual Teknik Pemerhatian Teknik Analisa Dokumen Kajian Terhadap Sistem Sedia Ada Prosedur-Prosedur Permohonan Graduan Bagi Setiap Fakulti Kajian Terhadap Sistem Pengurusan Konvokesyen Utm Atas Talian Analisis Terhadap Sistem Sedia Ada Analisis Berkaitan Proses Pengurusan Konvokesyen Analisis Terhadap Individu-Individu Yang Terlibat Analisis Terhadap Proses Penyimpanan Data Analisis Masalah Terhadap Sistem Sedia Ada Permohonan Penganugerahan Secara Manual Status Permohonan Atas Talian Tetapi Tidak Menggunakan Teknologi SMS Penempahan Gambar Dan Jubah Secara Manual Kajian Terhadap Teknologi SMS SMS NowSMS Gateway Bahasa Pengaturcaraan Yang Akan Digunakan 21

10 2.7.1 ASP.NET Pangkalan Data Yang Akan Digunakan Microsoft SQL Server Kesimpulan 23 3 METODOLOGI PROJEK 3.1 Pengenalan Pengurusan Projek Microsoft Project Rational Rose Enterprise Edition Pembangunan Sistem Model Prototaip Evolusi Pelaksanaan Setiap Fasa Fasa Perancangan Fasa Analisa Fasa Rekabentuk Fasa Pembangunan Prototaip Fasa Pengujian dan Penilaian Justifikasi Pemilihan Metodologi Perancangan Kerja Perancangan: Projek I Perancangan: Projek II Spesifikasi Keperluan Spesifikasi Keperluan Perkakasan Spesifikasi Keperluan Perisian Kesimpulan 36

11 4 REKABENTUK 4.1 Pengenalan Rekabentuk Rajah Kes Guna Rajah Jujukan Rekabentuk Senibina Sistem Rekabentuk Antaramuka Pengguna Rekabentuk Pangkalan Data Kesimpulan 53 5 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM 5.1 Pengenalan Persekitaran Pembangunan Persekitaran Pembangunan Aplikasi Web dan SMS Implementasi Modul Pentadbir Sistem Modul Pentadbir Konvokesyen Modul Pentadbir Gambar Modul Graduan Fasa Pengujian Pengujian Sistem Pengujian Terhadap Submodul Penghantaran SMS Status Permohonan Pengujian Terhadap Submodul Rekod Tempahan Gambar Graduan Pengujian Terhadap Submodul Semak Status Permohonan Pengujian Terhadap Submodul Penempahan Gambar Pengujian Integrasi Modul Kesimpulan 80

12 6 PERBINCANGAN DAN KESIMPULAN 6.1 Pengenalan Kelebihan Sistem Kelemahan Sistem Kekangan Yang Dihadapi Cadangan Pembaikan Sistem Kesimpulan 84 RUJUKAN 86 LAMPIRAN A 88 LAMPIRAN B 90 LAMPIRAN C 95 LAMPIRAN D 99 LAMPIRAN E 113 LAMPIRAN F 115 LAMPIRAN G 117 LAMPIRAN H 120 LAMPIRAN I 123 LAMPIRAN J 132 LAMPIRAN K 145 LAMPIRAN L 151

13 SENARAI JADUAL NO. JADUAL TAJUK HALAMAN 3.3 Keperluan Perisian 35

14 SENARAI RAJAH NO.RAJAH TAJUK HALAMAN 2.1 Carta Alir Prosedur Permohonan Graduan (Pejabat Fakulti Sains Komputer dan Sistem Maklumat) NowSMS/MMS Gateway Proses metodologi Model Prototaip Evolusi Gambarajah Kes Guna Pentadbir Sistem Gambarajah Kes Guna Pentadbir Konvokesyen Gambarajah Kes Guna Pentadbir Gambar Gambarajah Kes Guna Graduan Aliran Senibina Sistem Pengurusan Konvokesyen UTM Atas Talian Senibina Sistem Pengurusan Konvokesyen UTM Atas Talian Antaramuka Laman Utama Sistem Pengurusan Konvokesyen UTM Atas Talian Antaramuka Daftar Pentadbir bagi Pentadbir Sistem Skrin Telefon Bimbit bagi Pentadbir Konvokesyen Selepas Klik Butang Hantar SMS Skrin Telefon Bimbit bagi Pentadbir Gambar Selepas Klik Butang Hantar SMS Antaramuka Hantar SMS Status Permohonan Pengijazahan Kepada Graduan Yang Layak bagi Pentadbir Konvokesyen Antaramuka Maklumat Akaun bagi Pentadbir Gambar Antaramuka Borang Tempahan Gambar bagi Graduan Keratan Aturcara Log Masuk bagi Pentadbir Sistem 56

15 5.2 Keratan Aturcara Kemaskini Maklumat Akaun bagi Pentadbir Sistem Keratan Aturcara Daftar Pentadbir bagi Pentadbir Sistem Keratan Aturcara Penghantaran SMS Kepada Pentadbir Yang Telah Didaftarkan oleh Pentadbir Sistem Keratan Aturcara Carian Rekod Graduan oleh Pentadbir Konvokesyen Antaramuka Carian Rekod Graduan bagi Pentadbir Konvokesyen Keratan Aturcara Hantar SMS Status Permohonan Kepada Graduan Yang Layak bagi Pentadbir Konvokesyen Antaramuka Hantar SMS Status Permohonan Kepada Graduan Yang Layak bagi Pentadbir Konvokesyen Keratan Aturcara Muatnaik Dokumen Ke Dalam Folder dan Pangkalan Data bagi Pentadbir Konvokesyen Keratan Aturcara Paparkan Dokumen Yang Telah Dimuatnaik bagi Pentadbir Konvokesyen Antaramuka Muatnaik Dokumen bagi Pentadbir Konvokesyen Antaramuka Muatnaik Dokumen Selepas Butang Muatnaik ditekan bagi Pentadbir Konvokesyen Rekod Tempahan Gambar Graduan bagi Pentadir Gambar Keratan Aturcara Rekod Tempahan Gambar Graduan bagi Pentadbir Gambar Keratan Aturcara Daftar Akaun bagi Graduan Keratan Aturcara Status Permohonan bagi Graduan Pengujian Submodul Penghantaran SMS Status Permohonan Skrin Telefon Bimbit Graduan Yang Layak Menghadiri Konvokesyen Pengujian Submodul Rekod Tempahan Gambar Graduan Kekotak Mesej Bagi Butang Kemaskini Kekotak Mesej Bagi Butang Hapus Pengujian Terhadap Submodul Semak Status Permohonan Pengujian Terhadap Submodul Penempahan Gambar 79

16 SENARAI SINGKATAN SMS - Short Message Service FSKSM - Fakulti Sains Komputer Dan Sistem Maklumat UTM - Universiti Teknologi Malaysia MSC - Multimedia Super Coridor ICT - Teknologi Maklumat dan Komunikasi UKM - Universiti Kebangsaan Malaysia UPM - Universiti Putra Malaysia HTML - HyperText Markup Language ASP - Active Server Pages SMSC - Short Message Service Center MSC - Mobile Switching Center OLAP - On-Line Analytical Processing SDLC - System Development Life Cycle UML - Unified Modeling Language PSM 1 - Projek Sarjana Muda 1 PSM 2 - Projek Sarjana Muda 2 MMSC Multimedia Messaging Centre

17 SENARAI ISTILAH ISTILAH KETERANGAN Gantt Chart - Carta Gantt Smart School - Sekolah Bestari Asynchoronous Message - Mesej Tak Segerak Store - Disimpan Forward - Dihantar Runtime Environment - Persekitaran Larian Class Library - Perpustakaan Kelas Clear - Padam Validation - Pengesahan Cancel - Batal Insert - Masukkan Delete - Hapus Updtae - Kemaskini Admin - Pentadbir Sistem Gateway - Get Laluan JavaScript - Skrip Java Folder - Tempat Simpanan Fail Browse - Melihat

18 SENARAI LAMPIRAN LAMPIRAN TAJUK HALAMAN A Carta Organisasi 88 B Soalan-Soalan Temubual 90 C Dokumen-Dokumen Berkenaan Permohonan Pengijazahan 95 D Panduan Graduan 99 E Perbandingan Sistem Sedia Ada Dan Sistem Yang Akan Dibangunkan 113 F Manual Penempahan Gambar Graduan 115 G Carta Gantt Projek H Carta Gantt Projek I Rajah Jujukan 123 J Rekabentuk Antaramuka Sistem 132 K Rekabentuk Pangkalan Data 145 L Manual Pengguna 151

19 BAB 1 PENGENALAN 1.1 Pendahuluan Perkembangan dunia teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) berupaya menjana perkhidmatan pantas dan efisien kepada masyarakat moden menggunakan medium Internet untuk memudahkan segala urusan di hujung jari sahaja. Perkembangan teknologi juga memainkan peranan penting dalam sektor pendidikan. Penyediaan MSC (Multimedia Super Coridor) adalah salah satu langkah yang telah diambil oleh pihak kerajaan untuk menjadikan Malaysia sebuah negara maju. Di bawah projek MSC, terdapat tujuh aplikasi telah diperkenalkan dan salah satunya adalah untuk meningkatkan sistem pendidikan negara dengan memperkenalkan teknologi maklumat sebagai satu komponen dalam persekitaran dan pembelajaran. Dengan sebab ini Sekolah Bestari (Smart School) yang berkonsepkan nilai bestari iaitu, memupuk pemikiran yang baharu dalam mengembangkan minda pelajar melalui pengajaran dan pembelajaran yang dapat memanfaatkan dan mempertingkatkan penglibatan dalam teknologi maklumat dalam usaha melahirkan pelajar yang berpendidikan dan berfikiran bijak, melahirkan tenaga kerja yang bermotivasi dan berdisiplin serta rakyat yang maju dan progresif (Zaid Ahmad, Ho Hui Ling, 2006). Melalui Program Sekolah Bestari ini, sekolah-sekolah dibekalkan dengan pelbagai kemudahan yang canggih seperti komputer multimedia yang dapat membantu para guru mewujudkan satu proses pengajaran dan pembelajaran yang lebih berkesan dan menarik.

20 Di samping itu, ledakan teknologi maklumat masa kini telah meringankan beban pelbagai pihak kerana maklumat hanya dapat dicapai dengan mudah. Maklumat juga mempunyai tahap keselamatan yang tinggi berbanding sistem manual. Bukan sahaja capaian atas talian malah menggunakan perkhidmatan telefon mudah alih yang kini berkembang pesat dan menjadi pusat maklumat pertama menjadikan sesuatu maklumat tersebut dapat dicapai dan diterima oleh pengguna dengan lebih sistematik. Kesan daripada penggunaan telefon mudah alih secara meluas yang merupakan keperluan utama pada masa kini, kerajaan telah mengambil langkah proaktif dengan membangunkan Gerbang SMS bagi memudahkan orang ramai. Melalui teknologi pesanan ringkas (SMS) ini, segala maklumat dapat dicapai dengan lebih mudah dan cepat. Gerbang SMS telah dilancarkan pada Persidangan CIO 2008 oleh Ketua Setiausaha Negara, Tan Sri Mohd. Sidek Hassan. Ini sejajar dengan tema persidangan yang mahu menjadikan ICT sebagai gaya hidup masyarakat hari ini. Dengan pelancaran Gerbang SMS ini kelak, ia secara tidak langsung memudahkan orang ramai untuk berurusan dengan kerajaan berbanding melalui kaunter, telefon, internet dan sebagainya ( 11 September 2008). Sistem yang akan dibangunkan adalah Sistem Pengurusan Konvokesyen UTM Atas Talian. Kaedah pengurusan ini digunakan untuk memudahkan dan mempercepatkan langkah-langkah pengurusan konvokesyen kepada pihak pentadbiran sekaligus kepada graduan. 1.2 Pernyataan Masalah Antara masalah-masalah sistem semasa yang telah dikaji adalah permohonan untuk penganugerahan Konvokesyen masih dilakukan secara manual. Pelajar perlu mendapatkan borang Audit Pengijazahan Sarjana Muda Sains (Sains Komputer) dan borang permohonan penganugerahan Ijazah serta mengembalikannya semula kepada pejabat fakulti masing-masing. Borang tersebut mestilah mendapat semakan dan

21 pengesahan daripada Penasihat Akademik. Dengan ini, pelajar terpaksa terikat dengan waktu pejabat beroperasi. Selain itu, sistem semasa hanya membenarkan pelajar menyemak status permohonan pengijazahan. Bagi pelajar yang layak, nama, kursus dan tarikh sesi penganugerahan akan dipaparkan dan set jemputan boleh dimuat turun. Selain itu, segala maklumat hanya dipaparkan di laman web tersebut. Bagi pasca graduan, mereka sukar untuk mengetahui tarikh konvokesyen berlangsung, membuat penempahan jubah dan gambar. Mereka terpaksa mengakses sistem konvokesyen yang sedia ada dan menghubungi serta meminta pertolongan daripada rakan untuk mendapatkan maklumat dan melakukan penempahan tersebut sekaligus menyusahkan pihak lain. Penempahan gambar yang dibuat secara manual menyebabkan keadaan sebelum dan semasa Hari Konvokesyen sesak dan graduan terpaksa berebut-rebut untuk membuat penempahan. Bagi pihak pengurusan konvokesyen pula, mereka perlu menyimpan borangborang permohonan tersebut. Mereka juga terpaksa mengambil masa yang lama untuk memproses borang-borang permohonan bagi menghantar surat pengesahan kehadiran dan borang-borang yang berkenaan kepada graduan yang layak. Ini dapat membebankan pihak berkenaan (Pihak Pengurusan Konvokesyen). Melalui cara ini juga, borang yang dilakukan secara manual kemungkinan terdapat kesilapan dan boleh menyebabkan pelajar tidak layak untuk menerima penganugerahan ijazah. Di samping itu, sistem sedia ada tidak menyediakan set jemputan yang dapat diisi oleh graduan secara atas talian bagi menggantikan sistem manual. 1.3 Matlamat Projek Matlamat bagi projek ini adalah untuk membangunkan satu Sistem Pengurusan Konvokesyen UTM Atas Talian dengan penambahan perkhidmatan SMS untuk menyebarkan jadual sesi pengijazahan dan status permohonan bagi pra dan

22 pasca graduan serta mempunyai fungsi pengurusan konvokesyen yang lebih sistematik. 1.4 Objektif Projek i) Mengkaji dan menganalisis proses Sistem Pengurusan Konvokesyen UTM Atas Talian. ii) iii) Merekabentuk Sistem Pengurusan Konvokesyen UTM Atas Talian berdasarkan kepada keperluan graduan, Pentadbir Konvokesyen dan Pentadbir Gambar serta Pentadbir Sistem bagi menguruskan keselamatan sistem. Membangunkan Sistem Pengurusan Konvokesyen UTM Atas Talian yang menyediakan perkhidmatan SMS bagi menyebarkan status permohonan pengijazahan kepada graduan serta menyediakan fungsi penjanaan borang permohonan pengijazahan yang boleh dicetak. 1.5 Skop Projek Skop projek ini adalah seperti berikut: i) Kajian telah dijalankan di Pejabat Pendaftar (Bahagian Pengurusan Akademik), pejabat Fakulti Sains Komputer dan Sistem Maklumat (FSKSM), Kelab FotoKreatif dan Stor Jubah di kampus induk UTM, Skudai, Johor Bahru. ii) Sistem ini meliputi pemilihan pra dan pasca graduan bagi penganugerahan Ijazah Sarjana Muda yang menghadiri Hari Konvokesyen ke-41 UTM.

23 iii) Sistem ini dikawal dengan nama pengguna dan kata laluan oleh Pentadbir Sistem, Pentadbir Konvokesyen, Pentadbir Gambar dan Graduan. 1.6 Kepentingan Projek Sistem ini telah dibangunkan bagi memperbaiki sistem manual sedia ada. Ini adalah bagi memudahkan pengurusan konvokesyen dilakukan secara sistematik, tepat dan cepat. Sistem ini juga dibangunkan untuk memperbaiki sistem semasa iaitu bagi status permohonan pengijazahan di mana akan dihantar kepada graduan yang layak menggunakan perkhidmatan pesanan ringkas. Keputusan semakan permohonan konvokesyen dapat dilaksanakan dengan mudah melalui sistem berasaskan web dan perkhidmatan pesanan ringkas ini. Segala dokumen yang berkenaan dengan konvokesyen juga dapat dicapai dengan mudah melalui sistem ini. Sistem ini juga dapat meminimumkan beban pihak pengurusan konvokesyen bagi memasukkan data pelajar di dalam sistem ini. Dengan adanya sistem ini, segala perkara berhubung dengan konvokesyen dapat dilaksanakan dengan lancar dan mudah. Segala proses pengemaskinian dan penyimpanan serta capaian maklumatmaklumat dapat dilaksanakan dengan mudah dengan wujudnya sistem berkomputer atas talian ini dengan perkhidmatan telefon mudah alih. 1.7 Kesimpulan Secara kesimpulannya, Bab 1 membincangkan pernyataan masalah, matlamat, objektif, skop dan kepentingan terhadap sistem yang akan dibangunkan iaitu Sistem Pengurusan Konvokesyen UTM Atas Talian. Dalam Bab 2 pula akan dibincangkan mengenai kajian literatur bagi mengkaji latarbelakang sistem yang akan dibangunkan dan kajian terhadap sistem manual yang sedia ada. Teknik-teknik pengumpulan maklumat iaitu teknik temubual, pemerhatian, borang soal-selidik dan analisa dokumen serta kajian terhadap teknologi SMS, bahasa pengaturcaraan dan pangkalan data yang akan digunakan juga turut dibincangkan.

24 Metodologi pembangunan akan dibincangkan dalam Bab 3. Metodologi merangkumi fasa perancangan, analisa, rekabentuk, pembangunan prototaip serta fasa pengujian dan penilaian. Pemilihan metodologi mestilah berdasarkan kepada keperluan projek bagi memastikan projek dapat dilaksanakan dengan lebih cekap dan berkesan mengikut keperluan pengguna. Bab 4 akan membincangkan aliran proses bagi setiap modul yang terlibat, rekabentuk antaramuka pengguna dan pangkalan data yang terlibat. Dalam bab 5 akan dibincangkan mengenai implementasi dan pengujian terhadap sistem yang telah dibangunkan bagi memastikan sistem yang dibangunkan memenuhi keperluan pengguna dan bebas daripada sebarang ralat. Bab 6 akan membincangkan hasil dan pencapaian, masalah atau kelemahan sistem, kekangan yang dihadapi dan cadangan pembaikan terhadap sistem yang telah dibangunkan.

Sistem Pengurusan Konvokesyen Universiti Teknologi Malaysia (UTM) Secara Online

1 Prosiding Komputeran UTM Inovasi di dalam Teknologi dan Aplikasi Komputeran Volume: 2 Year: 2017 ISBN: 978-967-0194-95-7 Sistem Pengurusan Konvokesyen Universiti Teknologi Malaysia (UTM) Secara Online