NÁSTROJE NA PODPORU PROCESNÉHO MODELOVANIA PRÁCE PODNIKATEĽSKÝCH SUBJEKTOV

Transcription

1 NATIONAL AND REGIONAL ECONOMICS IX. NÁSTROJE NA PODPORU PROCESNÉHO MODELOVANIA PRÁCE PODNIKATEĽSKÝCH SUBJEKTOV Daniela PALAŠČÁKOVÁ, Gabriela KOĽVEKOVÁ Technická univerzita v Košiciach, Ekonomická fakulta Daniela.Palascakova@tuke.sk, Gabriela.Kolvekova@tuke.sk Abstrakt Procesné modelovanie práce podnikateľských subjektov býva v znalostnej ekonomike podporované programovými, technologickými a inovatívnymi riešeniami. Zámerom príspevku bolo poskytnúť prehľad nástrojov modelovania dostupných na slovenskom trhu. Text si kládol za cieľ ukázať na vybranom príklade modelovacieho nástroja jeho možnosti, výhody a obmedzenia jednotlivých funkcií. Hlavným kritériom pre hodnotenie výhod a nevýhod nástroja modelovania bola stanovená cieľová skupina užívateľov, vysokoškolsky vzdelaných osôb neekonomických smerov. Doplňujúcim kritériom bolo zlaďovanie kľúčových podnikateľských kompetencií a programových riešení. V závere príspevok prináša zhrnutie niektorých výraznejších poznatkov získaných v priebehu riešenia projektu KEGA s názvom Vybudovanie multimediálnej učebne na podporu dištančných foriem vzdelávania v oblasti kľúčových kompetencií s dôrazom na podnikateľské zručnosti. a registračným číslom projektu 035TUKE-4/2012. Kľúčové slová: kompetencie, modelovanie, proces, podnikateľ, zručnosti 1 ÚVOD Stali sme sa svedkami neobvyklého nárastu záujmu o nové informácie, znalosti a schopnosti, ako nehmotných súčastí znalostného kapitálu rozhodujúceho o úspešnosti jednotlivca, spoločnosti či štátu. Znalostná ekonomika je nerozlučne spätá so svetom informačných technológií. A práve vo svete informačných systémov a informačných technológií sme neustále vyzývaní k inováciám a zmenám oproti minulým postupom. Je zrejmé, že hlavné impulzy pre inovácie a zmeny vyplývajú z rozširovania globálneho sveta a globálnej konkurencie. Každá spoločnosť rieši problémy spojené so zvyšovaním vlastnej efektivity a konkurencieschopnosti ako zrýchliť vybavovanie požiadaviek zákazníkov, eliminovať prestoje, automatizovať procesy a pod. Významnú rolu pri návrhu a realizácii zmien hrá dokonalé porozumenie procesov, ktoré v 341

2 Nástroje napodporu procesného modelovania práce podnikateľských subjektov organizácii prebiehajú a dobrý návrh ich optimalizácie. Ani dokonalý systém neprinesie požadovaný efekt pokiaľ procesy, ktoré má podporiť, nie sú optimálne. V dnešnej dobe sa na trhu objavuje stále viac a viac nástrojov na modelovanie procesov. Voľba toho najvhodnejšieho kvalitného nástroja je niekedy zbytočne náročná, zdĺhavá a nie vždy správna. Rôzne nástroje podporujú často rôzne notácie a v niektorých prípadoch notácia nie je podporovaná v plnom rozsahu. Na trhu sú dostupné niektoré voľne (open source), ale aj rôzne komerčné nástroje, ktoré bývajú často predražené, čo môže byt' problémom pre bežného potenciálneho užívateľa programu (software), ale naopak pre firmy nie. Pri výbere je teda dôležité brať ohľad aj na to, pre akú skupinu používateľov má byt' software určený. (Řepa, 2007) Určitou pomôckou v tomto rozhodnutí by mohol byt' aj tento príspevok vypracovaný pre skvalitnenie výsledkov žiadaných v rámci kurzu pripravovaného v projekte KEGA 1. Tento text má za cieľ oboznámiť čitateľov o dostupných nástrojoch na podporu procesného modelovania podnikateľských procesov, v oblasti manažérskych metód a techník v sociálno-ekonomických procesoch v slovenskom a svetovom kontexte. Aby vedeli vhodne zvoliť, v závislosti od účelu použitia, správnu notáciu procesného modelu a dokázali s vytvoreným modelom ďalej pracovať. Keďže na trhu je ich veľké množstvo, práca je zameraná len na tie, ktoré podporujú notáciu BPMN (Business Process Modeling Notation). Na základe toho na vybranom príklade modelovacieho nástroja ukážeme jeho možnosti, výhody a obmedzenia jednotlivých funkcií. Procesné riadenie je zamerané na zladenie všetkých aspektov organizácie s požiadavkami klientov. V našom prípade bola stanovená cieľová skupina klientov, ktorou sú vysokoškolsky vzdelaní ľudia neekonomických smerov, predovšetkým v regióne východné Slovensko. 2 MODERNÉ NÁSTROJE PRE MODELOVANIE PODNIKOVÝCH PROCESOV Procesné riadenie a Business Process Management (BPM) patria v aktívnom podnikovom a IT svete medzi frekventované pojmy. Procesné riadenie je prirodzený a komplexný manažérsky prístup k realizácii podnikania, vytvárajúci predpoklady pre vysoko efektívnu, agilnú, inovatívnu a prispôsobivú organizáciu, ktorá ďaleko presahuje možnosti dosiahnuteľné tradičným manažérskym prístupom. Uvedená definícia, akokoľvek je dobrá, je príliš všeobecná na definovanie prvkov a technológií, ktoré ju majú podporovať. V praxi sa preto u zákazníkov, manažérov a analytikov stretávame s rôznym chápaním pojmov procesné riadenie, procesná analýza a proces. BPM riešenia umožňujú rýchlu zmenu IT infraštruktúry súvisiacej s modelovaním podnikových procesov. BPM riešenia umožňujú v jednej skupine nástrojov zachytiť 1 KEGA s názvom Vybudovanie multimediálnej učebne na podporu dištančných foriem vzdelávania v oblasti kľúčových kompetencií s dôrazom na podnikateľské zručnosti. a registračným číslom projektu 035TUKE-4/2012. Projekt má akronym MUZOP. 342

3 NATIONAL AND REGIONAL ECONOMICS IX. procesy z obchodnej perspektívy a následne ich prepojiť s IT aplikáciami, ktoré sú nevyhnutné na ich vykonávanie. (Horváth, 2007) Procesným modelom by mali byť najprv popísané hlavné procesy zákazníka, ako fungujú, aby sa následne identifikovali tie časti procesov, ktoré majú byť podporované novým informačným systémom (IS). Pritom sa od procesov prechádza na jednotlivé činnosti, ktoré majú byť vykonávané s podporou IS. Z nich sa odvádzajú funkčné požiadavky, ako aj požiadavky na používateľské rozhranie. Veľmi často z analýzy vyplynie aj návrh na zmenu existujúcich procesov (tiež Process Reengineering) tak, aby bolo dosiahnuté čo najefektívnejšie fungovanie spoločnosti, následne podporené IS. (Weske, 2007) V súčasnosti existuje na trhu mnoho softwarových nástrojov, vytvorených špeciálne pre mapovanie procesov. Väčšina týchto nástrojov popisuje proces a jeho aktivity pomocou grafických symbolov. Ku každému procesu či aktivite môžu byť pripojené ich charakteristiky. Väčšina týchto nástrojov taktiež ponúka analýzy typu ABC (Activity Based Costing), alebo tiež simulačné analýzy, čo záleží na prepracovanosti metodológie, ktorú softwarové nástroje pre mapovanie procesov podporujú. Cieľom príspevku nie je jednotlivé nástroje porovnávať, alebo hodnotiť, zámerom bolo poskytnúť prehľad nástrojov modelovania dostupných na slovenskom trhu pre oblasť podnikateľského prostredia. V literatúre je uvedených niekoľko nástrojov, my sme vybrali iba niekoľko z nich: ( Adonis nástroj pre BPM, ktorý pomáha zefektívniť podnikové procesy a reštrukturalizovať organizáciu; AllFusionR Process Modeler - nástroj na detailné mapovanie procesov, ktorý uľahčuje vývoj a udržiavanie; ARIS Toolset - líder na trhu BPR nástrojov podporujúci modelovanie aj implementáciu; Corporate Modeler 10 - nástroj na analýzu, simuláciu a optimalizáciu podnikových procesov; Designer - nástroj na modelovanie a simuláciu podnikových procesov; Enterprise Modeller v3.0 - integrovaný nástroj modelovania podnikových procesov; Envision - nástroj pre BPM; Holocentric Modeler - nástroj na modelovanie podnikových procesov a definovanie vzťahov vo všetkých organizačných zložkách; igrafx - nástroj na analýzu, optimalizáciu a riadenie podnikových procesov; MEGA Suite - nástroj na analýzu a modelovanie podnikových procesov MooD Transformation Toolset - nástroj na modelovanie, dynamickú simuláciu a analýzu podnikových procesov; Power Designer - nástroj pre obchodne orientovanú procesnú analýzu, ktorá umožní identifikovať kľúčové miesta a funkcie podniku a ponúka tiež 343

4 Nástroje napodporu procesného modelovania práce podnikateľských subjektov integrované prostredie pre dátovú a objektovú analýzu informačných systémov; Process Simulator - nástroj na analýzu, simuláciu a reengineering procesov; Process Wizard - nástroj na definovanie podnikových procesov v súvislosti so supplychain management, customer relationship management and product lifecycle management processes; ProVision - nástroj na analýzu, modelovanie a simuláciu všetkých podnikových aspektov - stratégia, procesy, systémy a technológie; QPR Process Guide - nástroj na podporu procesného manažmentu od identifikácie, zobrazovania, simulácie, merania a zlepšovania procesov; SIMPROCES - nástroj na analýzu, modelovanie, simuláciu, reengineering podnikových procesov; WebSphere Busines Modeler - nástroj na modelovanie, simuláciu a analýzu podnikových procesov, definovanie organizácie, zdrojov a podnikateľských jednotiek. Vyššie uvedený prehľad nástrojov je spomenutý v literatúre a podľa toho ako ich uvádza Slovenská asociácia procesného riadenia (SAPRIA), 2 no nie je kompletný vzhľadom k vývoju v oblasti modelovania. Pre úplnejší náhľad do oblasti nástrojov spomenieme ďalšie nástroje: ARIS BSC ARIS Business Architect ARiS Business Designer ARIS Business Optimizer ARIS Business Publisher ARIS Defense Solution ARIS Quality Management Scout ARIS Simulation ARIS Web Publisher BEA Aqua Logic BPM Suite Casewise Best Pratisce&Compliance Accelerator Casewise BSC Accelerator igrafx Enterprise Central igrafx Process igrafx Process Central igrafx Process for Six Sigma lnfologistik GRADE Modeler 4.0 Interfacing EPC Interfacing Charter KBSI Procap KBSI Smartcost Mega Modeling Suite Meta Software Work Flow Analyzer Pallas Athena Flower Pallas Athena Photos Proactivity Enterprise Entities Proactivity Reusable Process Support Proactivity Rule Builder Proactivity Top DownDesign Proactivity web processviewer QPR Collaborative Management Suite QPR ScoreCard Savvion Business Manager Select Process Director Silverrun BPM Business Process Modeler SmartDraw Sysoft Amarco Tool Troux Metis Architect. Oblasť modelovania podnikových procesov je teda relatívne čerstvá problematika. Prirodzená nedostatočnosť štandardizácie oblasti a z toho plynúce 2 Nezávislá odborná organizácia, ktorá združuje profesionálov, inštitúcie a záujemcov v oblasti procesného riadenia a ktorej poslaním je štandardizovať, profesionalizovať a rozvíjať trh procesného riadenia na Slovensku. 344

5 NATIONAL AND REGIONAL ECONOMICS IX. problémy, ktoré sa musia riešiť, vyvolávajú tlak na vznik ďalších návrhov s rôznym štandardom a najrôznejšej kvality a šírky záberu, čo pôsobí značne problémy s ich vzájomnou porovnateľnosťou, klasifikáciou a pod. Veľmi seriózny celkový prehľad významných štandardov v oblasti modelovania podnikových procesov podáva napríklad inštitút CIMOSA Associatione. V vo svojej práci (CIMOSA, 2003). Vytvorením modelu môžeme skúmať nový systém skôr, než ho vlastne reálne zostrojíme. Spomenieme aspoň niektoré výhody: zníženie nákladov, procesné modely poskytujú lepšie vysvetlenie procesov ako slová, meranie produktivity, včasná detekcia problémov, umožňujú tímom jasne vidieť proces a identifikovať plytvanie a oblasti na zlepšovanie. Nevýhody procesného modelovania, medzi ktoré patria: vyššie počiatočné náklady, nebezpečenstvo chybne namodelovaného procesu a nesprávne komunikovanie modely nie sú len prostriedkom na komunikáciu medzi úrovňami manažmentu. Vzájomná komunikácia by sa mala stať záväzkom manažmentu. 3 VYHODNOTENIE MOŽNOSTI POUŽITIA MODELOVANIA PODNIKOVÝCH PROCESOV Pre potreby projektu KEGA boli zvažované vyššie spomenuté modelovacie nástroje pre použitie v rámci kurzu zameraného na rozvoj a podporu podnikateľských zručností a kľúčových kompetencií. Hlavným kritériom pre hodnotenie výhod a nevýhod vhodného nástroja modelovania v našom prípade bola stanovená cieľová skupina užívateľov, vysokoškolsky vzdelaných osôb neekonomických smerov. Študenti neekonomických smerov môžu pristupovať k ekonomickým otázkam s rôznymi pocitmi. Na prekonanie tých menej pozitívnych a na posilnenie tých skutočne dobrých pocitov môže poslúžiť použitie rôznych modelovacích nástrojov. Dôvodom je, že modelovacie nástroje sú technologicky podporované a transformujú ekonomické (aj humanitné) procesy do technických nástrojov. Väčšinou ide o algoritmy a synchronizáciu aktivít. Napríklad pre podnikateľov často životne dôležité splácanie úverov v čas si vyžaduje správne informácie. Postupy spracovania žiadosti a ďalších náležitostí súvisiacich s pôžičkami býva efektívne rozdeliť na kroky, diagramy a tieto zosúlaďovať s činnosťami ako je výrobný proces alebo zabezpečenie služieb, ktoré sú predmetom podnikania a financujú sa z časti pôžičkou. Takto potom možno uvažovať o prepojení na tzv. manažérske účtovníctvo. Cieľová skupina vysokoškolákov by nemala mať problém osvojiť si aj náročnejšie programy. Možno pre živnostníka tieto nebudú mať ten význam ako pre malé a stredné podnikanie. Ako je to zrejmé aj pri vedení domáceho hospodárenia. Je uspôsobené podobne, viaceré rozhodovacie procesy súvisia a ak zabudneme na niektoré súvislosti dochádza k chybám. Tieto sa tolerujú v domácnosti tak sympatiami ako aj láskou, ale v podniku znamenajú prevažne straty alebo zánik. Týmto je úžitok a prvá výhoda zrejmá. Projektom KEGA by účastníci kurzu mohli získať aspoň prvotnú informáciu o existencii takýchto riešení, aby v prípade problémov, ktoré nastanú vedeli tieto zjednodušiť do malých krokov a objaviť súvislosti, ktoré zachránia ich podnikanie. 345

6 Nástroje napodporu procesného modelovania práce podnikateľských subjektov Zároveň sa technologickou pomôckou môžu ekonómia a problémy ekonomiky, v reálnych činnostiach, stať pre absolventov neekonomických smerov motivujúcou. Motivácia k práci je druhá výhoda použitia modelovacieho nástroja. Prijatie žiadosti Overenie náležitostí Žiadať chýbajúce informácie Overiť zamestnanecký status Kontrola platobnej schopnosti Overiť likviditu aktív Vyhodnotiť žiadosť Určiť úrokovú mieru Vyžiadať oceňovacie informácie Upraviť výšku pôžičky Kontaktovať žiadateľa na schválenie Postúpiť na podpis úradníkovi pre pôžičky Postúpiť na podpis riaditeľovi Obrázok 1 Príklad modelovania procesu schvaľovania pôžičky na nehnuteľnosť upravené podľa zdroj: SUN, S.X., Dataflow Analysis and Workflow Design in Business Process Management. United States -- Arizona: The University of Arizona ProQuest Central. s. 33. Doplňujúcim kritériom bolo zlaďovanie kľúčových podnikateľských kompetencií a programových riešení. V predošlých článkoch boli špecifikované kľúčové kompetencie (Koľveková, 2012, Hrmo Turek, 2003) a definícia kľúčovej 346

7 NATIONAL AND REGIONAL ECONOMICS IX. kompetencie ako takej. Na obrázku 1 bol zvolený príklad modelovania procesu schvaľovania pôžičky na nehnuteľnosť. Príklad bol prevzatý a upravený, pretože môže slúžiť na porovnanie podobných modelov produkovaných programom ADONIS 3. V tomto programe existuje niekoľko príkladov pre rôzne skupiny modelovania: základné, podnikové mapy (manažment kvality, riadenie ľudských zdrojov), procesné modely (produkty a zdroje k ich výrobe, varianty použitia strojov a zamestnancov), zdroje. Pri komplikovaných výrobných procesoch, ale aj dlhodobých službách sa tieto prehľadné schémy môžu podnikateľom osvedčiť (ak s týmito majú aspoň základnú skúsenosť). Eventuálne v krízových situáciách umožnia nový pohľad a netradičné, resp. do daného času nevyužívané spôsoby riešení. Aj z tohto dôvodu odporúčame zaradiť aspoň krátke oboznámenie sa s existujúcimi nástrojmi modelovania podnikateľských procesov v rámci kurzov KEGA projektu. Obrázok 1 využíva bodku na označenie začiatku procesu a bodku v krúžku na označenie jeho konca. Pri modelovaní môže dochádzať k duplicite. To znamená, že proces má varianty. Proces môže mať aj viacero čiastkových úloh, pričom úlohy bývajú zobrazené v obdĺžnikoch. Kosoštvorce ako býva zaužívané v algoritme rozhodovacích diagramov označujú rozhodnutie. Ak máme tieto procesy aspoň čiastočne modelované (nemusíme mať nevyhnutne dokonalý model bez duplicít), potom môžeme uvažovať o zladení s podnikateľskými kompetenciami. Tieto boli: - kompetencia používania IKT, - podnikanie, odvaha, motivácia, - interpersonálne zručnosti, - schopnosť učiť sa. Nevýhodou je, že model len ťažko zahrnie niektoré špecifické kompetencie ako napríklad: spôsobilosť sebapoznávania a sebauvedomovania. Na druhej strane model rozvíja ovládanie princípov priebežnej kontroly, zistenie skutočného stavu a možnosť prijímať rozhodnutia, hodnotiť vlastný úspech a podobne. 4 ZÁVER Môžeme konštatovať, že procesný prístup k riadeniu organizácie je pomer nerozšíreným manažérskym modelom väčšiny podnikateľských subjektov nielen na Slovensku, ale i v celej EÚ a USA. Pre uplatnenie procesného riadenia sú dôležité nielen programové organizačné nástroje, ale taktiež práca s ľuďmi a premena ich myslenia z funkčného riadenia na riadenie procesné. To znamená, prejsť od stavu kde sa zamestnanec riadil predovšetkým príkazmi svojho nadriadeného do stavu, kedy hlavným zmyslom práce každého zamestnanca je obslúžiť proces do ktorého je zaradený. 3 Viac príkladov programov poskytne aj Slovenská Asociácia Procesného riadenia (SAPRIA, 347

8 Nástroje napodporu procesného modelovania práce podnikateľských subjektov Paradoxom je, že napriek tomu, že proces riadenia rastie na popularite a stáva sa módnym pojmom, väčšina slovenských firiem ho menej prijíma. Z viacerých publikovaných poznatkov a skúsenosti z implementácie procesnej analýzy môžeme konštatovať, že rada manažérov firiem nevie, ako ich firma v skutočnosti pracuje. Možnou cestou, ako týmto negatívnym javom predchádzať, je procesná analýza pomocou procesných máp, ktorá pomáha pochopiť a zlepšiť procesy, ktoré sú rozhodujúce pre výkonnosť firmy. Pre návrhy a riadenie podnikových procesov je stále častejšie využívaná kategória softwarových produktov BPM (Business Process Management). Aj napriek tomu, že v tejto kategórií podnikového softwaru existuje celý rad hotových riešení, ktoré obsahujú veľmi širokú škálu nástrojov a podľa vopred pripravených vzorov, zostáva vlastné pochopenie základných princípov tvorby procesných modelov sťaženým predpokladom úspechu. Jedným z hlavných doporučení pre zaistenie úspešného a hlavne použiteľného procesného riadenia je existencia jasnej podnikovej stratégie, z ktorej tento spôsob riadenia priamo plynie. Prax ukazuje, že je veľmi dôležité použitie praktických skúseností z existujúcich implementácií týchto zmien použitím externých konzultantov alebo priamym prenosom potrebných znalostí medzi podnikmi navzájom. Výborným miestom pre tieto aktivity môžu byť napr. kluby procesných manažérov a im podobné diskusné fóra. POUŽITÁ LITERATÚRA [1] ŘEPA, V. Podnikové procesy: procesní řízení a modelování. Management v informační společnosti. Vydanie 2. Grada Publishing, s. ISBN [2] HORVÁTH, J. Procesné riadenie. efocus 4/2007. [3] WESKE, M. Business Process Management: Concepts, Languages, Architectures. Springer, s. ISBN [4] Inštitút CIMOSA Association e. V [5] KOĽVEKOVÁ, G. Constantchanges and adaptation with inlabor market and education system in favor of regional development. In: SGEM th International Multidisciplinary Scientific Geo Conference: Modern Management of Mine Producing, Geology and Environmental Protection: Volume III. Informatics Geoinformatics Micro and Nano Technologies Hydrology and Water Resurces Marine and Ocean Ecosystems Education and Accreditation : Albenapp Bulgaria: STEF92 Technology Ltd., ISSN [6] HRMO, R. - TUREK, I. Návrh systému kľúčových komptencií. In: Materials Science and technology. Slovenská Technická Univerzita v Bratislave. Materiálovo technická fakulta. Trnava. 2/2003. ISSN [7] SUN, S.X., Dataflow Analysis and Workflow Design in Business Process Management. United States -- Arizona: The University of Arizona ProQuest Central. 348