UPORABA VOIP SISTEMA SKYPE V PODJETJU ALPOS, D.D.

Transcription

1 UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA DIPLOMSKO DELO UPORABA VOIP SISTEMA SKYPE V PODJETJU ALPOS, D.D. Kandidat: Ludvik Karmuzel Študent rednega študija Številka indeksa: Program: visokošolski strokovni Študijska smer: podjetništvo Mentor: redni profesor dr. Samo Bobek Maribor, september 2006

2 2 PREDGOVOR Za izdelavo diplomske naloge smo se odločili predvsem zaradi težnje po zmanjšanju stroškov, ki jih podjetja dosegajo v komunikaciji z njihovimi poslovnimi partnerji. Bralcem bi radi predstavili možnost brezplačne oziroma nizkocenovne komunikacije preko interneta. V diplomski nalogi smo preučevali sodoben način komuniciranja, ki je trenutno na voljo na trgu. Preučevali smo internetno telefonijo in se usmerili na njene značilnosti. Nato smo nadaljevali preučevanje na izbranem primeru ponudnika internetne telefonije SKYPE. Za izbranega ponudnika smo se odločili zaradi njegove globalne razširjenosti, nizkih stroškov uporabe in široke ponudbe storitev, ki jih le-ta zagotavlja. Komunikacijski program smo nato podrobneje preučili in se osredotočili na kvaliteto, varnost in verodostojnost ponudbe, ki jo podjetje zagotavlja. Skype smo nato primerjali z drugimi možnostmi, ki so na voljo na trgu. Preučevali smo prednosti in slabosti, ki jih program Skype ponuja v primerjavi z ISDN in drugimi VoIP možnostmi. V naslednjem delu smo se osredotočili na določeno podjetje, ki posluje na svetovnem trgu. Za takšno podjetje smo se odločili predvsem zaradi visokih stroškov, ki jih imajo ta podjetja pri komunikaciji s tujimi poslovnimi partnerji. Natančno smo preučili trenutne stroške telefonskih pogovor iz prejetih računov podjetja Telekom za mesec april. Nato smo opisali prednosti in slabosti ki bi jih podjetje imelo z uvedbo dodatnega komunikacijskega sistema v podjetje. Opisali smo strategijo in cilje, ki jih želimo doseči z implementacijo Skype v podjetje. Nadalje smo se usmerili v uvajanje Skype tehnologije v podjetje, ki bi zagotovila varnost in verodostojnost delovanja. Predlog implementacije smo izvedli na podlagi predhodne preučitve programa in poudarili točke, pri katerih moramo biti pozorni pri uvajanju v podjetje. Za tem smo preučili programsko in strojno tehnologijo, ki bi jo podjetje moralo dodatno priskrbeti za delovanje omenjenega komunikacijskega programa. Sledilo je predvidevanje investicijskih stroškov in določitev primernih uporabnikov v podjetju. V zadnjem delu diplomskega dela smo ocenili stroške, ki bi jih podjetje Alpos, d.d., lahko dosegalo v mesecu aprilu, če bi uporabljali dodatni komunikacijski sistem Skype. Pri diplomskem delu smo naleteli na težavo hitrega napredovanja in nadgrajevanja komunikacijskega programa Skype. V času izdelave diplomskega dela je podjetje Skype trikrat nadgradilo komunikacijski program in tako spreminjalo vsebino diplomskega dela s razširitvijo storitev, ki jih zagotavljajo v komunikaciji.

3 3 KAZALO: 1. UVOD Opredelitev oz. opis problema, ki je predmet raziskovanja Namen, cilji in osnovne trditve Namen Cilji Osnovne trditve Predpostavke in omejitve raziskave Predpostavke Omejitve raziskave Metode dela in vsebine dela KOMUNICIRANJE Zunajorganizacijsko komunikacijsko okolje Komunikacijske mreže Komunikacijski kanali Značilnosti komunikacijskih kanalov Značilnosti telefonskega poslovnega pogovora Komunikacijske ovire, ki so tehnološko pogojene STROŠKI Stroški telefonskih pogovorov VOICE OVER THE INTERNET PROTOCOL (VoIP) Komuniciranje med dvema računaloma Komuniciranje med VoIP telefoni Vpliv uvedbe VoIP v podjetju SKYPE Uporaba Skype Skype Uporaba skype stacionarni telefon ali mobilni telefon Skype OUT Skype IN Skype voice mail Zasebnost Verodostojnost Zanesljivost Elastičnost Zahteve za delovanje programa Skype Skype v primerjavi z drugimi VoIP sistemi Skype v primerjavi z ISDN paketi OPIS PODJETJA ALPOS, D.D Skupina Alpos Stroški, ki nastajajo v komunikaciji s poslovnimi parterji v podjetju Alpos, d.d Prednosti uporabe komunikacijskega sistema za podjetje Alpos, d.d., in za njegove poslovne partnerje Slabosti uporabe komunikacijskega sistema za podjetje Alpos, d.d., in za njegove poslovne partnerje... 28

4 4 7. UVEDBA DODATNEGA KOMUNIKACIJSKEGA SISTEMA V PODJETJE Ideja, strategija, cilji projekta Ideja Strategija Cilji raziskave PROGRAMSKA OPREMA DODATNA STROJNA OPREMA Slušalke z mikrofonom Skype telefoni Dodatne spletne kamere POSTOPEK UVAJANJA Začetna faza Druga faza Tretja faza Četrta faza Peta faza Šesta faza NAVODILA ZA UPORABO PROGRAMA SKYPE Vpis v komunikacijski sistem Skype Status uporabnika Dodajanje novih kontaktov Klepetanje in klici Klepetanje Klici Uporaba dodatnih možnosti programa Skype PRIMERNI UPORABNIKI V PODJETJU ALPOS, D.D STROŠKI PROJEKTA VPLIV UVEDBE NOVEGA KOMUNIKACIJSKEGA PROGRAMA NA STROŠKE SKLEP POVZETEK ABSTRACT SEZNAM TABEL IN GRAFOV SEZNAM SLIK SEZNAM LITERATURE SEZNAM VIROV... 57

5 5 1. UVOD 1.1. Opredelitev oz. opis problema, ki je predmet raziskovanja Podjetja za svoje delovanje nenehno komunicirajo in komunikacija podjetja je pogoj za uspešnost na trgu. Komunikacija poteka znotraj podjetja in tudi z okoljem. Vendar komunikacija ne poteka samo iz oči v oči, saj bi to povzročalo velike stroške. Zato podjetja večino komunikacij s poslovnimi partnerji opravi preko telefonskih pogovorov. Telefonski pogovori povzročajo podjetjem stroške, ki jih morajo plačevati ponudnikom teh storitev. Sodobna podjetja so zasičena z raznovrstnimi stroški, ki vplivajo na njihovo dobičkonosnost. Vsi stroški, ki nastajajo v podjetju, se morajo neposredno ali posredno prenesti v prodane učinke podjetja. Problem stroškov telefonskih pogovorov je zagotovo pri prenosu na prodane učinke podjetja. Poleg tega pa z rastjo podjetja in poslovanja na mednarodnih trgih stroški telefonskih pogovorov sorazmerno rastejo. Konkurenca med podjetji je vsak trenutek večja in uspešna bodo na trgu le tista podjetja, ki se bodo prilagodila okolju in njegovemu razvoju. V naši diplomski nalogi bomo predstavili temo o sodobnem komunikacijskem VoIP programu Skype, ki že nekaj let obstaja na svetovnem trgu in povzroča minimalne stroške ob komuniciranju. Predstavili smo prednosti tega komunikacijskega sistema, ki ni le v stroških njegove uporabe, ampak tudi v nizkih dodatnih stroških njegove implementacije v določen sistem. Zagotovo je velika prednost programa Skype tudi v njegovi uporabi in dodatnih možnosti v komunikaciji med subjekti. Nato bomo opisali podjetje, ki nastopa na mednarodnem trgu Alpos, d.d., in posvetili pozornost stroškom telefonskih pogovorov. Iz tega bomo nato predlagali rešitev za znižanje teh stroškov, ki nastanejo v podjetju z implementacijo programa Skype Namen, cilji in osnovne trditve Namen Namen diplomske naloge je prikaz uporabe sodobne komunikacijske tehnologije VoIP Skype, prikazati dodane vrednosti, ki jo ponuja nova komunikacijska tehnologija, ter z opisom tehnologije doseči pri podjetjih večje odobravanje pri sprejemanju novih tehnologij v podjetje. Nato je namen pričujočega dela prikazati naš pogled na implementacijo sistema Skype v podjetje, predvideti stroške, ki bi nastali ob implementaciji in uporabi nove tehnologije, in tako trditve potrditi na praktičnem primeru določenega podjetja Cilji Cilji diplomske naloge: Preučitev in analiza programa Skype Prikazati prednosti programa Skype v primerjavi z drugimi razpoložljivimi komunikacijskimi različicami Znižati stroške telefonskih pogovorov v podjetju Alpos, d.d., predvsem s tujino Predvideti stroške implementacije novega komunikacijskega sistema

6 6 Opredeliti implementacijo in postopek uvajanja sistema Skype v podjetje Alpos, d.d Osnovne trditve Uvajanje nove tehnologije lahko zniža stroške poslovanja v podjetju. Trdimo, da je ponudba podjetja Skype dovolj široka za normalno delovanje podjetja. Sodobna tehnologija je primerna za uporabo v podjetju. Sodobna tehnologija Skype je širše uporabna od sedaj razpoložljive komunikacijske tehnologije v podjetju Alpos, d.d. Obstaja zanesljiv način za uvedbo komunikacijskega programa Skype v podjetje. Preprosta implementacija in uporaba novega programa v podjetju Predpostavke in omejitve raziskave Predpostavke V diplomski nalogi izhajamo iz predpostavke, da je konkurenčnost na trgu vedno večja in iz tega sledi, da morajo podjetja nenehno obvladovati svoje stroške. Predmet, ki ga preučujemo z diplomsko nalogo, je uporaba sodobnega VoIP sistema Skype v določenem podjetju. S tem predpostavljamo, da ima program Skype zaradi razvoja tehnologije svetlo prihodnost tudi v uporabi v podjetjih. Predpostavljamo, da bi podjetje z uporabo programa lahko znižalo stroške telefonskih pogovorov. Predpostavljamo, da uporaba programa Skype prinaša tudi konkurenčne prednosti podjetju in večji ugled pri poslovnih partnerjih. Nadalje tudi predpostavljamo, da podjetje z uporabo programa Skype hitreje in lažje dosega globalizacijo, v kateri se nahajajo sodobna gospodarstva. Predpostavljamo, da je tehnologija dovolj razvita za uporabo le-te v podjetju Omejitve raziskave Pri izdelovanju diplomske naloge smo naleteli na naslednje omejitve: Podatki, ki jih potrebujem za izdelavo diplomske naloge, se nahajajo na internetu. Omejitve na področju razpoložljive literature. Nenehen razvoj in spreminjanje proučevane tehnologije, ki omejuje čas izdelave diplomske naloge. Pri analizi predstavljene tehnologije niso podrobneje raziskovane tehnične karakteristike komunikacijskega programa, saj presegajo okvire diplomskega dela. Preverjanja eksplotacije projekta v podjetju Alpos, d.d Metode dela in vsebine dela Pri pisanju diplomske naloge bom uporabil naslednje raziskovalne naloge: Metodo deskripcije (postopek proučevanja dejstev, procesov in pojavov v ekonomiji) Komparativno metodo (postopek primerjanja enakih ali podobnih dejstev, procesov in odnosov) Metodo komplikacije (postopek povzemanja, spoznanj, stališč in sklepov) Metodo sinteze in analize

7 7 2. KOMUNICIRANJE Komuniciranje je ena od dejavnosti, ki omogoča obstoj in razvoj posameznika in organizaciji. Posameznik je nenehno vpleten v komuniciranje. Komuniciranje poteka doma, v službi, na poti domov in na delo, komuniciramo v prostem času Komuniciranje spremlja podjetje skozi komunikacijo med zaposlenimi in poslovnimi partnerji. Pomeni v bistvu izmenjavanje informacij med subjekti v podjetjih ter vsebuje oddajnike in sprejemnike. Komuniciranje skratka pomeni: dvosmeren proces izmenjave informacij med oddajnikom in sprejemnikom, ki se v vlogah oddajnika in sprejemnika menjavata. Sporočevalec Sporočevalec je oseba, ki obdelane podatke oziroma informacije oblikuje v sporočilo in posreduje naprej z namenom, da bi jih sprejel prejemnik. Poročevalec (komunikator) posreduje sporočilo z namenom, da bi pri naslovniku dosegel določen učinek, komunikacijski učinek pri prejemniku sporočila. Sporočilo Sporočilo je namen, ki ga sporočevalec želi doseči pri prejemniku. Namena ne more prenesti neposredno na prejemnika, ampak mora svoj namen spremeniti v sporočilo. Prejemnik sporočila To je oseba ali skupina, na katero je naslovljeno sporočilo. Naslovljenec sporočila je predviden, možen ali zaželen uporabnik sporočila. Komunikacijsko okolje so dejavniki, ki tako ali drugače, direktno ali indirektno, dejansko vplivajo ali bi lahko vplivali na komunikacijski proces. Ločimo: Znotrajorganizacijsko ali notranje komunikacijsko okolje Zunajorganizacijsko ali zunanje komunikacijsko okolje 2.1 Zunajorganizacijsko komunikacijsko okolje Vključuje vse tiste dejavnike, ki imajo dejanski ali potencialni vpliv na komuniciranje v organizaciji in izven nje. Dejavnikov je zelo veliko, njihov vpliv pa je zelo povezan. Organizacije so življenjsko povezane s poslovnimi parterji in so tudi odvisne od okolja. Iz okolja pridobivajo inpute, jih predelajo, oblikujejo in jih nato v okolje oddajo kot svoje izdelke. Iz tega sledi, da podjetja brez okolja ne morejo obstojati. Organizacije kontrolirajo tok informacije med organizacijo in okoljem ter tako zmanjšujejo nevarnosti, ki jim pretijo iz okolja, da bi izkoristile možnosti, ki jih okolje ponuja, in s pomočjo okolja povečale svojo uspešnost.

8 8 2.2 Komunikacijske mreže Komunikacijske mreže so vzorci stikov, ki obstajajo med komunikacijskimi partnerji in nastanejo s posredovanjem in izmenjavo sporočil v času in prostoru. Poznamo več oblik: od toka medosebnih stikov do toka informacij med skupinami zaposlenih. Gre za udeležence, ki medsebojno komunicirajo in se med seboj povezujejo na podlagi skupnih vrednot. Mreže obsegajo interakcije med člani, ki potekajo po oblikovnih in ustvarjalnih vzorcih. Mrežne povezave se nastanejo, kadar nastane med posamezniki, skupinami ali organizacijami eden ali več komunikacijskih odnosov. 2.3 Komunikacijski kanali Komunikacijski kanal označujemo organizacijsko predviden in sankcioniran tok komunikacij v podjetju med organizacijo in okoljem. So komunikacijske poti, ki jih lahko, sme in mora uporabljati posameznik ali skupina v organizaciji in jih uporablja organizacija v komuniciranju z okoljem. Tako je organizaciji predpisano, kako naj posamezna oseba komunicira z drugimi in pri tem upošteva predpisani kanal. 2.4 Značilnosti komunikacijskih kanalov Gre za (fizično) sredstvo prenosa informacij od sporočevalca do sprejemnika. Pomembna značilnost komunikacijskega kanala je zmogljivost komunikacijskega kanala to je največja količina sporočila, ki jo je mogoče prenesti. Posebne značilnosti, ki se pogosto kažejo v komunikacijskem kanalu, so motnje ali šumi, zaradi katerih pride do večjih ali manjših izgub informacijske vsebine. Vrste komunikacijski kanalov: neposredno komuniciranje pomeni direkten prenos informacij z glasom od sporočevalca do prejemnika sporočila; posredno komuniciranje pa pomeni uporabo tehničnega sredstva za prenos sporočil. Značilnosti komunikacijskih kanalov: komunikacije potekajo enosmerno ali dvosmerno kanali so vir organizacijskega spomina pristojnost in odgovornost nad kanali ima management na delovanje kanala vpliva nekaj intervenirajočih spremenljivk: odločanje, kaj gre v kanal, čas posredovanja v kanal, ureditev sporočila, poenostavitev različne potrebe po informacijah 2.5 Značilnosti telefonskega poslovnega pogovora Pozitivne značilnosti telefonskega kontaktiranja med poslovnimi partnerji: Hitro vzpostavljanje zveze, Relativna priročnost vzpostavljanja zveze, Relativno nizka cena, Takojšnje povratne informacije,

9 9 Neposrednost je večja kot pri drugih posrednih, Zasebnost. Negativne značilnosti: Omejenost le na zvočne in besedne signale, Nedokumentiranost. 2.6 Komunikacijske ovire, ki so tehnološko pogojene Tehnološko pogojene so tiste ovire v komunikaciji, ki so posledica uporabljene tehnologije. Označujejo se tudi kot šumi v komunikacijskem procesu. Te ovire so se pojavljale in bile pomembne v preteklosti, ko komunikacijska tehnologija ni bila razvita. Komunikacijski procesi so bili v organizacijah določeni predvsem z razpoložljivo tehnologijo in za njo namenjena sredstva. Ta je bila počasna in draga. Da bi se lahko v največji meri izognili tehnološkim motnjam, je primerno uporabiti več kanalov za posredovanje nekega sporočila. Manjša verjetnost je, da bi šumi prizadeli vse kanale v enaki meri in istočasno. Komunikacijske ovire se lahko pojavljajo tudi v sedanjosti pri uporabi ViOP komunikacijskih sistemov, saj te tehnologije še niso na vrhu svojega razvoja. Vendar je njihov razvoj zelo hiter in odpravljanje napak hitrejše od zaznavanja njihovih uporabnikov. Zagotovo pa tehnologije, ki trenutno obstajajo bodo v prihodnosti nadgrajene, da bo možnosti za ovire in šume v komunikaciji skoraj nične.

10 10 3. STROŠKI Komunikacije poslovnega procesa potekajo znotraj organizacije in komuniciranje organizacije z okoljem. Komunikacija, ki se opravlja v podjetjih, prispeva k učinkovitosti in uspešnosti izbrane poslovne dejavnosti. Učinkovitost je izvedba stvari na pravi način in je pogoj za uspešnost na trgu. Zato vsako podjetje potrebuje izoblikovan komunikacijski proces in komunikacijske naprave za vnos ali iznos podatkov v podjetju. V največji meri uporabljajo podjetja za komuniciranje s svojimi poslovnimi partnerji telefon. Ob komuniciranju preko telefonov nastajajo v podjetju stroški telefonskih pogovorov. Dodatno pa se ti stroški povečajo od vpletenosti podjetja na mednarodnem trgu. Ponudniki za klice v mednarodno omrežje zaračunavajo več kot za klice znotraj določene države. Vendar se moramo zavedati, da brez stroškov telefonskih pogovorov ne bi bilo pridobivanja inputov in prodaje izdelkov na trgu v večini podjetij. Denarni stroški komuniciranja: So tisti stroški, ki jih je neposredno mogoče izmeriti v denarni obliki. Sem spadajo: stroški opreme za komuniciranje, oprema, ki se uporablja dalj časa strošek amortizacije potrebnih delovnih sredstev stroški komunikacijskih storitev drugih; telefonske naročnine, stroški poštnine, stroški vključitve računalniškega omrežja stroški materiala, ki ga uporabljamo v poslovnem komuniciranju stroški dela, se pravi stroški porabljenega časa zaposlenih za komuniciranje v vseh oblikah 3.1 Stroški telefonskih pogovorov Podjetje potrebuje za komuniciranje s poslovnimi partnerji telefonsko povezavo. Te povezave si podjetje ne more priskrbeti samo, ampak potrebuje storitve drugega podjetja, ki je te storitve zmožno zagotoviti. Za te zunanje storitve, ki jo podjetje porablja kot prvino poslovnega procesa, pa mora podjetje plačevati določene stroške, ki se delijo na fiksne in variabilne stroške. Poudariti je tudi potrebno, da je prenos teh stroškov, ki nastanejo s komuniciranjem, zelo težko prenesti neposredno na poslovne učinke. Težko jih pripišemo posameznem izdelku, saj med njimi ni vedno neposredne povezave med nastankom. V računovodstvu je strošek ovrednoten potrošek prvine: Strošek telefonskih pogovorov = fiksni strošek + potrošek x cena Potroški so količine prvin, ki se porabijo oziroma obrabijo v poslovnem procesu. Ponudniki telefonije zaračunavajo svoje storitve v minutah, ki jih sporočevalec naredi v pogovoru s prejemnikom. Fiksni strošek predstavlja mesečna naročnina, ki jo mora podjetje plačati, da lahko uporablja storitve. Cena enega potroška je izražena v minutah. Cene posamezne minute je odvisna od sprejemnika oziroma od geografskega položaja prejemnika. Cene posamezne minute pogovora se spreminjajo od države, v katero sporočevalec kliče svojega prejemnika sporočila.

11 11 4. VOICE OVER THE INTERNET PROTOCOL (VoIP) Voice over the internet protocol je pojem poznan tudi pod kratico VoIP in jo na kratko opisujemo kot internetna telefonija. VoIP je sistem za glasovno komunikacijo preko računalniškega omrežja. Trenutno je v svetu najbolj razširjeno neposredno komuniciranje oziroma sporazumevanje med dvema (vsaj) računalnikoma, ki sta med sabo povezana z internetom in za delovanje potrebujeta posebno programsko in strojno opremo. VoIP deluje na drugačen način kot klasična telefonska telefonija, kot jo poznamo danes. Internetna tehnologija je zasnovana na vzorcu paketnega pošiljanja podatkov. To pomeni, da se sporočilo oziroma govor med komunikacijo zabeleži in razdeli v pakete elektronske pošte, ki nato ločeno potujejo do naslovnika. Pri naslovniku se nato ponovno združijo v pravilno zaporedje podatkov, ki jih nato naprava spremeni v govor. Ravno zaradi paketnega pošiljanja podatkov oziroma govora pa nastajajo nižji stroški telefonskega pogovora. Posebnost uporabe VoIP telefonije je v tem, da zaradi pošiljanja paketnih podatkov omrežje ni nenehno zapolnjeno, saj loči govor od tišine. Torej telefona nista v nenehni povezavi, ampak le pošiljata in sprejemata podatke. Promet, ki se ustvari med komunikacijo, je zato drastično manjši, zaradi tega pa padejo tudi stroški ponudnikov teh storitev in hkrati tudi cene, ki jih ponujajo končnim porabnikom. Obstajajo dve podvrsti VoIP: Komuniciranje med dvema računaloma Komuniciranje med VoIP telefoni 4.1 Komuniciranje med dvema računaloma Je trenutno najbolj razširjena oblika internetnega komuniciranja. Komuniciranje opravljata dva subjekta s pomočjo računalnika, ki je vezano v internet omrežje. Komunikacijska naprava, ki jo potrebujeta, so slušalke z mikrofonom (slušalkasto-mikrofonski komplet). Za pretvarjanje analognega signala v digitalnega mora biti računalnik opremljen tudi z zvočno kartico. Za to vrsto komuniciranja potrebujeta dva računalnika tudi enako programsko opremo, ki omogočajo komuniciranje. Trenutno najbolj poznani programi za komunikacijo uporabljajo osebne glasovne komunikatorje, kot so Skype, Google Talk in Yahoo Messenger. Trenutno so te oblike komuniciranja brezplačne. 4.2 Komuniciranje med VoIP telefoni Primerno za uporabnike, ki ne obvladajo dela z računalnikom. Za sporazumevalno sredstvo se uporablja telefonski aparat. Poznamo dve vrsti telefonskih aparatov, ki jih lahko uporabimo v komunikaciji: Navaden analogni telefonski aparat. Navaden analogni telefon je vključen posredno preko pretvornika Analog Telephone Adapter (ATA) v vtičnico za povezavo. ATA pretvornik mora biti uporabljen kot pretvornik namesto procesorja, ki spreminja analogni signal v digitalnega, da lahko posreduje signal po kabelskem ali DSLvmesniku na internetni splet. Glavna prednost uporabe analognega telefonskega aparata z ATA je predvsem v začetnih stroških vložka, ki jih potrebuješ za investicijo.

12 12 IP telefonski aparati. Od zunaj popolna enaki kot analogni telefonski aparati, razlika je v notranji sestavi aparata. Za svoje delovanje ne potrebujejo ATA pretvornike. Se preprosto vklopijo z mrežnim vodnikom (kablom) v usmerjevalnik. Obstajajo že tudi najnovejši mobilni IP telefoni, ki združujejo navadne GSM aparate in digitalne telefone wi-fi. Delujejo popolnoma enako kot GSM aparati, vendar so povezani v omrežje preko interneta. 4.3 Vpliv uvedbe VoIP v podjetju Teoretično uvedba novega dodatnega komunikacijskega sistema na podjetje vpliva s treh ravni: 1. Organizacijska raven: Prednosti in slabosti uvedbe VoIP tehnologije za organizacijo Tveganje prehoda na novo tehnologijo in morebitni vpliv na bodoče poslovanje Zahtevnost uporabe in zanesljivost uporabe 2. Ekonomska raven: Stroški uvedbe nove tehnologije v podjetje Vpliv nove uvedene tehnologije na stroške uporabe in vzdrževanja opreme ter omrežja 3. Tehnološka raven: Kvaliteta prenosa komunikacije (govora) Zanesljivost in varnost komunikacije Implementacija nove tehnologije v podjetje (načrtovanje, izvedba, obvladovanje problemov)

13 13 5. SKYPE Skype je komunikacijski program, ki temelji na voice over the internet tehnologiji, oz. internet telefonija. Je brezplačno internetno telefonsko omrežje (VoIP), ki omogoča medsebojno komuniciranje uporabnikov. Ponuja video ali glasovni pogovor ter glasovni konferenčni pogovor do 5 uporabnikom. Program je bil razvit v podjetju Skype Technologies S.A., ki je locirano v Luksemburgu. Podjetje sta ustanovila znana podjetnika Janus Friis in Niklas Zennstrom, ki sta ustanovila svetovno znani program KaZaA. Skype je baziran na peer to peer tehnologiji in to ločuje program od tradicionalnih ponudnikov telekomunikacijskih storitev. Uporabniki postanejo s peer to peer tehnologijo popolnoma decentralizirani in razdeljeni med sabo preko»vozlov 1 «v internet. To pomeni, da telekomunikacijski ponudnik na relativno lahek način poveže v skupino veliko število uporabnikov. Skype ponuja brezplačne klice med uporabniki znotraj svojega omrežja in nižje klice za uporabnike, ki kličejo izven omrežja Skype na analogna, ISDN in mobilna omrežja. Podjetje se tudi trudi, da bi svojim uporabnikom zagotovila najvišjo kvaliteto pogovora. Ta dva stavka sta zapisana tudi v viziji podjetja in kažeta na trud, ki ga podjetje vlaga, da bi podjetje postalo glavni svetovni dobavitelj telekomunikacij. Predvsem podjetje namenja pozornost, da bi uporabniki imeli izbiro v komunikaciji in ne bi bili več vezani le na enega ponudnika. Moč Skypove mreže narašča s številom uporabnikov programa, ki opravljajo brezplačne klice po vsem svetu. Uspeh ponudbe je zagotovo v brezplačnem programu Skype, ki ga lahko prekopiramo z domače strani podjetja Skype in je v primerjavi z drugimi podobnimi programi zelo enostaven za namestitev in uporabo. Pomembna značilnost omenjenega programa je njegova razširjenost. Program je bil trenutno iz domače strani prekopiran na 150 milijonov osebnih računalnikov. V povprečju je vpisanih v omrežje okoli 6 milijonov uporabnikov. Povprečna starost uporabnikov omrežja je 29,7 let. Uporabniki so v večini locirani v Evropi 47 %, Ameriki in na Kitajskem. Zelo pomembna značilni predstavniki uporabnikov Skype pa so tudi podjetja. Podjetja po poročanju dnevnika Financial Times, izdanega 8. julija 2005, predstavljajo 30 % vseh uporabnikov telekomunikacijskega programa. Večina podjetij, ki uporabljajo program, so mala in srednje velika podjetja, ki z uporabo zmanjšujejo stroške poslovanja. 5.1 Uporaba Skype Skype Uporaba Skype Skype poteka med računalnikoma ali IP telefonoma, ki imata naloženo programsko opremo Skype. Vendar pa je uporaba računalniške različice veliko bolj široka. Omogoča klepetalnico 2, pogovore, zgodovino pogovorov, pošiljanje datotek med uporabniki programa, konferenčnih pogovorov, vsem tem pa lahko dodamo neposreden prenos slike z uporabo spletnih kamer. Klepetalnica je preprosto pošiljanje pisanega pogovora med dvema osebama. Vendar je Skype klepetalnica veliko lažja in preglednejša za uporaba v primerjavi z MSN Messenger in Google Talk. 1 Naprava, ki je povezana kot del računalniškega omrežja v internet. 2 Klepetanje: pisno sporazumevanje med dvema Skype uporabnikoma.

14 14 Velika prednost v primerjavi s klasičnimi telefonskimi pogovori je dodatek spletne kamere. Sporočevalec lahko neposredno vidi svojega naslovnika in pogovor je bolj oseben. Vendar je potrebno poudariti, da je kvaliteta slike, ki jo sprejemamo, odvisna od kakovosti kamere, ki jo uporabljata osebi v pogovoru. Zagotovo pa je velika prednost pogovora, ki jo zagotavlja program Skype, tudi v konferenčnih pogovorih. Zadeva je zelo uporabna v primeru podjetij, ki za sprejemanje določenih odločitev potrebujejo soglasje več oseb, lociranih na različnih lokacijah, in tako ni potrebno nenehno ponavljati klice za vzpostavitev konteksta med osebami. S tem lahko podjetje zagotovo prihrani na denarju in seveda tudi na času, ki je potreben za izvedbo določenih pogovorov. Vendar pa se podjetje Skype usmerja tudi v zagotavljanje svojih storitev tudi preko IP telefonov in IP mobilnikov. IP telefoni so na voljo že na slovenskem trgu in so neposredno povezani na računalnik, ki jih nato povezuje preko interneta z drugimi uporabniki. V Ameriki in Zahodni Evropi že poznajo IP mobilne telefone, ki so zelo primerni za uporabnike, ki so zelo mobilni. Vendar pa je problem omenjenih IP mobilnikov v brezžični internetni povezavi. Trenutno je mogoča normalna uporaba omenjenih mobilnikov le v večjih mestih po Evropi in Ameriki. V Sloveniji še ni ponudnika interneta, ki bi zagotavljal brezžični internet po celotni Sloveniji, da bi lahko takšen mobilni telefon sploh deloval. Kljub temu da se za komunikacijo uporablja IP telefon za klice med Skype Skype, podjetje ne zaračunava stroškov. Stroški nastajajo, šele ko uporabnik komunicira izven svojega omrežja. 5.2 Uporaba skype stacionarni telefon ali mobilni telefon Skype OUT Skype zagotavlja storitve izven svojega omrežja. Zato so v podjetju izoblikovali storitev Skype OUT, da lahko uporabniki opravljajo svoje pogovore tudi izven omrežja Skype. Skype OUT omogoča uporabnikom klice na klasične stacionarne telefone in mobilne telefone. Vendar pa ta storitev ni brezplačna. Podjetje Skype je za svoje poslovanje v Skype OUT izbrala ponudbo predplačniških paketov oziroma Skypovi krediti. Vsak uporabnik mora imeti predhodno kredit, preden lahko začne klicati. Nabava je za posameznika relativno preprosta, saj obiščete stran za prodajo Skype kreditov ( vpišete svoje uporabniško ime in geslo, označite vrednost kredita in plačate s kreditno kartico. Kupljeni kredit se vam neposredno vpiše na Skype račun. Telefonske pogovore lahko opravljate tako dolgo, dokler ne zmanjka kredita oz. 180 dni od nakupa kredita. Velika prednost kreditov je, da s ponudnikom ni potrebno sklepati dolgoročnih pogodb sodelovanja. Vezava na posameznega ponudnika na dolgoročne pogodbe lahko podjetju prinese negativne posledice, v primeru, da se na trgu pojavi nov in cenejši ponudnik. Druga prednost nabavljanja kredita je zagotovo v nabavi kreditov preko interneta, če nam kredita zmanjka. S tem zmanjšamo stroške nabavljanje, ki bi nastali v primeru klasičnega nakupa v trgovini. Za prednost lahko štejemo tudi, da je razpoložljivi kredit, ki ga ima uporabnik neprekinjeno izpisanega na levi zgornji strani programa Skype, pod nenehnim nadzorom uporabnika.

15 15 Velika slabost kreditov je v tem, da lahko uporabniku med opravljanjem pogovora zmanjka kredita. Če se to zgodi uporabniku, v trenutku prekinejo pogovor, kar pa lahko predstavlja neprijetnost, če ste na sredini pomembnega pogovora. Druga slabost uvedbe Skype OUT v podjetje je, da mora vsak posameznik paziti na kredit, ki ga ima na računu, in s tem obveščati svoje nadrejene o potrebnem novem nakupu omenjenega kredita. Kar pa lahko v podjetjih s centraliziranem vodenjem zahteva veliko časa. 5.3 Skype IN Podjetje zagotavlja svojim uporabnikom tudi možnost sprejemanja klicev na računalnik. Na računalnik lahko prejmete klice iz stacionarnih telefonov ali mobilnih telefonov. Za zagotavljanje te storitve vam podjetje Skype izda osebno številko, na katero lahko zunanji uporabniki neposredno izpostavijo kontakt z uporabnikom Skype. Prednost uporabljene storitve je v veliki meri za osebo, ki kliče v sistem Skype. Podjetje Skype izda posamezniku telefonsko številko s področno kodo države, v kateri uporabnik želi imeti telefonsko. Oseba, ki nato kliče na omenjeno Skype telefonsko številko, plača toliko, kolikor zaračuna podjetje klicalca za omenjeno področno kodo Skype uporabnika, neodvisno, kje se le-ta nahaja. Primer: če ima uporabnik Skype IN Chicago bazno številko, a se uporabnik nahaja v Parizu (oziroma tam živi), bodo klicatelji iz Chicaga plačali le toliko, kolikor njihov ponudnik komunikacij zahteva za notranje klice v Chicagu (vir: Uporabnost omenjene funkcije je zelo koristna za podjetja, ki delujejo na tujih trgih in imajo svojo komercialno funkcijo v podjetju razdeljeno po trgih prodaje. Skype IN zagotavlja do 10 različnih telefonskih številk za posameznega uporabnika in z različnimi področnimi kodami držav. Kljub temu da se podjetje nahaja v Sloveniji, ima lahko klicne številke drugih držav. Komercialist na ta način ne bo povzročal svojim strankam dodatnih telefonskih stroškov, ker je lociran v drugi državi. S tem si lahko pridobijo podjetja tudi večji ogled pri svojih strankah iz tujine, saj je prilaganje posameznim trgov še večje. Druga velika prednost je v uporabi za imetnika Skype IN storitve. Ob sprejemanju klicev se uporabniku na ekranu računalnika izpiše telefonska številka in ime shranjenega klicalca. Tako uporabnik dobi informacijo, kdo kliče. Vendar se številka vedno ne izpiše, saj je odvisna od ponudnika klicalec in zanesljivosti delovanja. Vendar ima Skype IN tudi slabosti. Ponudba klicnih številk držav je omejena na 14 držav, kar lahko predstavlja tudi problem za države, ki niso v skupini klicnih držav. Številke klicnih držav so: Združene države Amerike, Velika Britanija, Brazilija, Danska, Estonija, Finska, Francija, Nemčija, Hong Kong, Poljska, Švedska, Švica, Avstralija in Japonska. Druga negativna stran Skype IN funkcije je, da je le-ta plačljiva. Vendar so stroški, ki nastanejo na letni ravni, relativno nizki. Skype IN je torej izdana na podlagi plačanega prispevka podjetju. Za pridobitev posamezne telefonske številke uporabnik na letni ravni plača 30.

16 16 Tretja in odločilna negativna značilnost pa je opozorilo podjetja, da storitev ni popolnoma zanesljiva. Z opozorilom lahko sklepamo, da podjetje še ni doseglo vrh v razvoju Skype IN, da bo za učinkovito in zanesljivo uporabo potreben razvoj in da je trenutno podjetje še ne priporoča oziroma opozarja uporabnike o njeni zanesljivosti. 5.4 Skype voice mail Skype voice mail je uporaben v primeru, da klicanega ni ob računalniku. V ta namen je podjetje izoblikovalo funkcijo, s katero lahko klicalec odloži ustno sporočilo na Skype naslovu. Sporočilo je nato prikazano pri naslovniku v desnem zgornjem kotu v obliki rdeče zastavice, ki opozarja na nove dogodke. Storitev Skype voice mail se dodatno plačuje v vrednosti 15 letno. Če uporabnik uporablja storitve Skype IN, je Skype voice mail brezplačna, torej všteta v ceno Skype IN. 5.5 Zasebnost Postavlja se vprašanje, ali program Skype zagotavlja dovolj zasebnosti. S tem mislim predvsem na nezaželeno prisluškovanje zunanjih oseb. Glede na trditve ustvarjalcev programa Skype pred pošiljanjem sporočila kodira in razdeli sporočilo v določene pakete in jih nato pošlje po spletu (internetu). Zaradi kodiranih deležev celotnega pogovora jih je zelo težko dekodirati in razločiti. Program lahko zagotavlja zasebnost pred radovednimi prisluškovalci, vendar ne more zagotavljati zaščite pred izobraženimi in izkušenimi napadalci. Analiza poslanih paketov med uporabniki Skype kažejo, da je uporabljena registracija za vpis v komunikacijski program. Program uporablja HTTP protocol za komunikacijo s Skype serverjem»ui.skype.com«, ki opravi pregled uporabniškega imena in gesla ter vas nato neposredno vpiše v Skype usmerjevalen server. Nazadnje je uporabljen kodiran, zakonsko zaščiten program za prenos zvoka, sporočil in podatkov (vir: VoIP and Skype Security, Simson L. Garfinkel, stran 5). Skype uporablja 256-bitno AES enkripcijo, s katero podjetje zagotavlja varnost pogovorov pred prestrezanjem. Če primerjamo zasebnost pogovorov preko Skypa z analognimi in ISDN telefoni, je Skypova tehnologija veliko bolj varna s strani zasebnosti, ki jo zagotavlja (vir: VoIP and Skype Security, Simson L. Garfinkel, stran 6). Velika nevarnost za nižanje zasebnosti pogovorov so programi Spyware. To so podskupina računalniških virusov, ki se vežejo na računalnik in nadzorujejo delovanje uporabnikovega računalnika. Proti temi programi je edina obramba računalnikov s protivirusnimi programi. Zasebnost deloma zagotavlja tudi koncept»security Throught Obscurity«oziroma razloženo pomeni, da koda njihovega izdelka ni na voljo javnosti. Pomen skrite kode je, da javnost ne more preiskati njihovega izdelka in tako odkriti pomanjkljivosti v sistemu. Ob odkritju pomanjkljivosti bi lahko posamezniki izkoriščali slabosti programa in tako znižali verodostojnost v podjetje. Na Skypovi spletni strani pogostimi odgovori piše tudi:»skype encryption protect you from potential eavesdropping from malicious users«.

17 17 V pogojih uporabe Skype se nahaja tudi naslednja določba:»skype will not be liable for any dicruption, delays, Skype eavesdropping or other ommision in the VoIP sistem«. Z odgovora na domači spletni strani lahko sklepamo, da enkripcija ščiti uporabnika pred prisluškovanjem s strani zlonamernih uporabnikov. Zastavlja se vprašanje, zakaj le omejitve na zlonamerne uporabnike. To bi lahko pomenilo, da Skypova enkripcija ne ščiti pred prisluškovanjem s strani oblasti. V drugem navedenem stavku pa podjetje navaja, da ne odgovarja za prisluškovanje zunanjih oseb. Zato se lahko uporabniki vprašajo, ali Skype sploh zagotavlja zadostno varnost. Iz povedanega lahko sledimo: 1. varnost pogovorov pred prisluškovanjem sicer obstaja, vendar je slaba. Vsakdo s potrebnim znanjem in opremo lahko prisluškuje pogovorom. 2. enkripcija zagotavlja zadostno varnost pred prisluškovanjem s strani»zlonamernih«posameznikov, obstaja pa možnost prisluškovanja s strani oblasti (bodisi zaradi vgrajenih stranskih vrat, bodisi zaradi boljše opreme oblasti). (Vir: ) 5.6 Verodostojnost Verodostojnost je zelo pomembna v primeru, da komuniciramo s pravo osebo. Zelo pomembno je, da smo z iskanjem našli pravo osebo, ki jo želimo doseči. Za to ima vsak uporabnik uporabniško ime in geslo, ki je dosegljivo le posamezniku. Vsak uporabnik je registriran na podlagi elektronske pošte. Da lahko uporabnik uporablja komunikacijske storitve Skype, mora posredovati podjetju Skype svoje geslo in uporabniško ime. Če uporabnik izgubi svoje geslo, lahko od podjetja zahteva novo geslo, ki ga nato prejme na registrirano elektronsko pošto. Pristop, ki ga uporabljajo, je imenovan Based Identification and Authentication. Seveda pa imajo uporabniki tudi možnost avtomatskega vpisa v program in tako ni potrebno vsakič vstavljati kode. Vendar pa je zagotovljena verodostojnost v veliki meri odvisna od uporabnika. Kot primer lahko navedem, da določen uporabnik uporablja predvidljivo geslo, ki ga lahko kdor koli razkrije. Kot slab primer za uporabo gesla je zagotovo ime otroka, rojstni dnevi sorodnikov, telefonska številka Problem uporabe takšnih gesel je zagotovo v njihovi predvidljivosti, saj lahko zlonamerni uporabniki na zelo lahek način odkrijejo izbrano geslo. Zelo dobro je posameznika, da geslo kombinira s črkami in številkami. Takšno geslo je veliko težje predvideti in tako dosežemo večjo varnost pred vdorom v odprti Skype račun. Verodostojnost lahko posameznik tudi poveča z večkratnim menjavanjem vstopnega gesla. Če geslo uporabnik pogosto spremeni, ga je zagotovo težko odkriti.

18 Zanesljivost Postavlja se tudi vprašanje, ali Skype deluje za vse udeležence, ki so vpisani v internet; in ali lahko v nekaterih primerih Skype uporabnik neviden za druge udeležence, kljub temu da je vpisan v program in internet. Vendar pa pri danem vprašanju ne mislimo samo na zanesljivost programa Skype, ampak se daje velik poudarek tudi na zanesljivost interneta. Skype je v 100 % odvisnosti od internetne povezave, saj le-ta zagotavlja pogovore med strankama. Podjetja oziroma ponudniki internetne tehnologije posvečajo vedno več pozornosti tudi zanesljivosti internetnih storitev, večjo zanesljivost pa zagotavlja tudi nenehen razvoj v tej smeri. Zagotovo lahko trdimo, da se bodo storitve ponudnikov internetne tehnologije le izboljšale in bodo dvomi o zanesljivosti interneta kot glavnega izmed odločilnih faktorjev delovanja komunikacijskega programa le odveč. Obstaja tudi druga stran zanesljivosti Skype. Vsi Skypovi uporabniki so vezani na isti server 3 podjetja. Lahko bi se pripetilo, da bi uporabniki preobremenili server in povzročili razpad komunikacijskega sistema. Vendar lahko tudi ta dvom z lahkoto odvrnemo, saj podjetje vlaga večino znanja in kapitala v rast in razvoj svoje tehnologije, da bi na takšen način bolje delovala. Kot primer lahko navedemo, da program uporablja v povprečju okoli 6 milijonov uporabnikov in zato sem naredil poizkus ob povečanju trenutnih uporabnikov. Na dan ob 10. uri je bilo vpisanih v Skype več kot 12 milijonov uporabnikov. V tem trenutku sem sam poizkusil klicati in uporaba programa je bila identična uporabi pri 6 milijonih ljudi. Pri klicanju nisem opazil večjega potrebnega časa za vzpostavitev klica in nenazadnje tudi komunikacija med mano in drugo osebo ni bila motena. Iz tega lahko sledi, da je zanesljivost komunikacijskega programa Skype na zelo visoki ravni. 5.8 Elastičnost Elastičnost komunikacijske programa je zelo visoka v primerjavi z drugimi komunikacijskimi možnosti. Če zapustimo svoje delovno mesto, s tem tudi zapustimo stacionarni telefon. Velika prednost je elastičnost. S spreminjanjem lokacije moramo imeti le dostopnost do interneta in osebni računalnik. To pomeni, da kljub temu da smo spremenili lokacijo, smo še vedno dosegljivi na istem»naslovu«za svoje poslovne partnerje. Skype zagotavlja sistem, ki ni odvisen od lokacije, ampak le v dostopnosti do interneta. Ni važno, na katerem računalniku se nahaja, edino, kar potrebujemo za komunikacijo, je stik z internetom in nameščena programska oprema. Isti računalnik z nameščeno programsko opremo Skype lahko uporablja več oseb (ne v istem trenutku). Pomembno je poudariti, da se lahko v program vpišemo in tudi izpišemo in ni nobene potrebe po uporabi istega računalnika za dostopnost na mnogih lokacijah. Iz dejstev o elastičnosti komunikacijskega program sledi, da večjo elastičnost zagotavlja le mobilni telefoni. 3 Računalnik, ki dostavlja informacije in program za druge računalnike povezane v mrežo (Vir:

19 Zahteve za delovanje programa Skype 4 Program za delovanje potrebuje računalnik z določenimi značilnostmi, saj lahko le tako neovirano komuniciramo. Seveda mora biti v prvem koraku tudi naložena programska oprema za delovanje, ki pa je v veliki meri odvisna od strojne opreme. Strojna oprema računalnika vpliva na značilnosti same komunikacije. Za golo delovanje komunikacijskega programa Skype se zahteva: Računalnik ima v osnovni programski opremi Windows 2000 ali Windows XP 400 MHz procesor 128 MB RAM spomina na disku mora biti razpoložljivega vsaj 15 MB prostora integrirana zvočna kartica na osnovo ploščo, slušalke z mikrofonom internetno povezavo: dial-up minimalno povezavo s 33.6 Kbps modemom Vendar pa moramo poudariti, da so zgoraj napisane zahteve le minimalne in ne zagotavljajo optimalno uporabo programa Skype. Za neovirano delovanje in komuniciranje, brez motenj, je potrebno strojno opremo nadgraditi. Pri tem moramo upoštevati, da se računalniki, ki so namenjeni za komunikacijo preko programa Skype, ne uporabljajo le za to edino namembnost. Z računalniki opravljamo v podjetjih še druga opravila, za katera uporabljamo programe. Vsak izmed teh programov potrebuje za svoje delovanje določene zahteve in tako je strojna oprema bolj obremenjena, kot bi bila v primeru osamljene uporabe le programa Skype. Optimalne priporočene karakteristike za neovirano delovanje: Računalnik ima v osnovni programski opremi Windows 2000 ali Windows XP 1 GHz procesor 256 MB RAM spomina na disku mora biti razpoložljivega vsaj 30 MB prostora dodatna zvočna kartica (najbolj priporočene zvočne kartice narejene po letu 1998), slušalke z mikrofonom internetno povezavo: ADSL minimalno povezavo s 128 Kbps prenosom podatkov spletna kamera Iz optimalnih zahtev lahko sklepamo, da so zahteve relativno nizke. To pa lahko upravičim z dejstvom, da imajo programi za obvladovanje poslovanja, kot so NAVISION, enake zahteve za neovirano delovanje. Sprememb na področju uvajanja s strani strojne opreme v večini podjetij ne bi bile odločilne, saj ima večina podjetij že zdaj boljšo strojno opremo ali pa jo mora nadomestiti z novo iz drugih razlogov v kvaliteti delovanja. 4 Povzeto po:

20 Skype v primerjavi z drugimi VoIP sistemi Skype se loči od drugih VoIP komunikacijskih sistemov predvsem po: Razširjenost Skype. Je komunikacijski program, za katerega lahko trdimo, da je verjetno eden najbolj razširjenih na svetu. Iz domače internetne strani je bil prekopiran več kot v 150 milijonih in ga vsak trenutek povprečno uporablja okoli 6 milijonov uporabnikov. Brezplačna komunikacija med uporabniki Skype po celotnem svetu. Brezplačna je programska oprema in komunikacija med imetniki oziroma uporabniki programa. Program postane plačljiv, šele ko uporabniki kličejo izven omrežja Skype in tako uporabljajo Skype OUT and Skype IN. Program Skype je v primerjavi z drugimi podobnimi programi relativno preprostejši za uporabo. Relativno lahek na naložitev na računalnik. Ne potrebuje visokih zahtev glede strojne opreme. Komunikacija med osebami ima presenetljivo dober prenos zvoka v primerjavi s podobnimi programi, kot so MSN Messenger in Google Chat. Če uporabnik uporablja visok prenos interneta, se zvok še izboljša. Je širše uporaben od drugih komunikacijskih sredstev. Omogoča prenos podatkov, oblikovanje konferenc, videopogovor, lahek način za iskanje uporabnikov. Skype pošilja svoje pogovore v obliki kode. Zato je v primerjavi z drugimi komunikacijski možnostmi veliko varnejši za potencialne»zlonamerne«poslušatelje (kodiranje z 256-bitno AES enkripcijo, za katero strokovnjaki trdijo, da je ena boljših; njihovi konkurenti uporabljajo 128-bitno AES enkripcijo). Večja fleksibilnost programa v primerjavi z drugimi VoIP komunikacijskimi programi. Podjetje ne veže svojih uporabnikov z dolgoročnimi pogodbami v sodelovanju kot drugi VoIP sistem v Sloveniji (SIOL, AMIS). Vključimo ga lahko na spletno stran podjetja kot gumb za kontakt (primer že uporablja podjetje Europacific, d.o.o., ki se ukvarja s svetovno logistiko; primer na internetni strani Zgoraj našteti dejavniki oz. prednosti kažejo, da je komunikacijska mreža Skype brez dvoma ena najboljših trenutno poznanih komunikacijskih možnosti v primerjavi z drugimi poznanimi VoIP sistemi Skype v primerjavi z ISDN paketi ISDN je druga oblika digitalne komunikacijske tehnologije in je široko razpredena v Evropi in Aziji. ISDN tehnologije podobno kot VoIP tehnologija pred pošiljanjem signala naslovniku spremeni analogen signal v digitalnega in ga nato pri naslovniku ponovno pretvori iz digitalnega v analognega. Klici, ki potekajo preko Skype, se v mnogih vidikih razlikujejo od klicev, ki potekajo skozi ISDN tehnologijo: Skype kot posrednika uporablja internet, ISDN uporablja PSTN tehnologijo (PSTN tehnologija poznana tudi pod izrazom Plain Old Telephone System navadni stari telefonski sistem)

21 21 Skype pogovori so med pošiljanjem do prejema kodirani. V večini primerov ISDN komunikacija ni kodirana in je lažja za prisluškovanje. Skype pogovori znotraj svojega omrežja so brezplačni. ISDN paketi so plačljivi tudi med komuniciranjem znotraj omrežja. Skype pogovori izven svojega omrežja so v primerjavi z ISDN paketi relativno cenejši. Skype tehnologija je še razmeroma mlada v primerjavi z ISDN paketi, ki je dolgoročno preizkušena tehnologija.

22 22 6. OPIS PODJETJA ALPOS, D.D. Podjetje Alpos, d.d., je podjetje, ki se ukvarja z industrijo kovinskih izdelkov in opreme. Vodilni program podjetja sta proizvodnja in prodaja jeklenih cevi in profilov. Pomemben program v skupini Alpos predstavlja program opreme za trgovine. Proizvode proizvajajo in tržijo na področju aluminijastih izdelkov (hišne in tehnične lestve, aluminijaste zabojnike/kovčke in vrtne sušilnike za perilo) in kovinsko pohištvo (predvsem stolov in miz). 6.1 Skupina Alpos Poslovni sistem Alpos sestavlja povezana skupina podjetij v Sloveniji in tujini. Podjetja v Sloveniji: Alpos, industrija kovinskih izdelkov in opreme, d.d., Alpos Oprema, d.o.o., Alpos Mizarska proizvodnja, d.o.o., Alpos Oprema trgovin, d.o.o., Alpos Pohištvo, d.o.o., Alpos Proizvodnja orodij, d.o.o., Alpos Posebne storitve, d.o.o., Alpos Alu, d.o.o., Alpos Ekološka peč, d.o.o. Podjetje Skype poudarja, da je sistem primeren za uvedbo v mala in srednje velika podjetja. Podjetje Alpos je v Sloveniji razdeljen na hčerinska podjetja, ki so v lasti podjetja Alpos, d.d. V organizacijski strukturi je razvidno, da je podjetje razdeljeno na manjše družbe z omejeno odgovornostjo, ki bi lahko zagotavljale delovanje programa Skype in kontrolo nad zaposlenimi, ki le-ta program uporabljajo. Podjetja v tujini: Alpos Celovec Handels, Avstrija Alpos, Zagreb, Alpos SP. Z.O.O., Poljska Alpos Rohr und Metallhandel, GMBH, Nemčija, Alpos Handels GMBH, Rusija Alpos predstavništvo Sarajevo, Bosna in Hercegovina, Alpos Aleksinac, d.o.o., Srbija Unis TSC Prnjavor, AD., Bosna in Hercegovina, Alpos Handels GMBH Budimpešta, Madžarska. Iz organizacijske strukture je razvidno, da je skupina Alpos razvejano podjetje po celotni Evropi s sedežem v Sloveniji. Med domačimi in tujimi podjetji skupine Alpos nenehno poteka komunikacija za neovirano delovanje. Podjetja, ki se nahajajo v tujini, imajo poleg slovenskih podjetij zagotovljen internetni dostop in z njim tudi zaposleni v teh podjetjih. Nadaljnja prednost za uvedbo programa Skype je v lokaciji zaposlenih pri komuniciranju med skupino Alpos v Sloveniji in po Evropi. Večina komunikacij poteka med zaposlenimi, ki so locirani v pisarnah. Primerno bi bilo, da bi lahko med tujimi in domačimi podjetji

23 23 popolnoma izključili pogovore zaposlenih preko stacionarnih telefonov, za katere je potrebno plačevati stroške pogovorov. Če bi v sistema skupine Alpos v tujini in Sloveniji uvedli program Skype, bi lahko zaposleni za komunikacijskega prenosnika med podjetji uporabljali Skype. Komunikacija med uporabniki Skype Skype je brezplačna. Njegova uvedba med podjetij ne bi samo znižala stroške telefonskih klicev, ampak bi lahko vplivala tudi na kvaliteto opravljenega dela, saj zaposlenim ne bi bilo potrebno paziti na količino pogovorov, ki so jih opravili s svojimi kolegi. 6.2 Stroški, ki nastajajo v komunikaciji s poslovnimi parterji v podjetju Alpos, d.d. Skupina Alpos, d.d., je v svojem poslovanju dosegala uspehe, ki so v veliki meri odvisni od pogovorov s poslovnimi parterji. Zato podjetje izrablja storitve, ki jih zagotavlja družba Telekom Slovenije, Mobitel in Simobil. Pri naši raziskavi, s katero bi radi potrdili znižanje stroškov v podjetju, se bomo usmerili na stroške, ki jih zaračunava podjetje Telekom. Razlog za usmeritev samo na te določene stroške je v njihovi ponudbi. Ponudba, ki jo zagotavlja Telekom Slovenije, se nanaša le na stacionarne (fiksne) telefone. Stacionarni telefoni se uporabljajo samo na enem mestu oziroma v pisarnah. Zato je primerjava z nadomestno tehnologijo Skype in stacionarnim telefonom mogoča. V raziskavi je zato primerno analizirati stroške ponudnikov, ki zagotavljajo podobne lastnosti svojih storitev. V svoji analizi ne bomo vključili stroškov, ki trenutno nastajajo z amortizacijo obstoječe opreme za komunikacije, stroškov materiala, ki se porablja v poslovnem komuniciranju, ter ne bomo vključili strošek dela, ki ga zaposleni porabljajo za komuniciranje s poslovnimi partnerji. Skupina Alpos, d.d., s podjetji v Sloveniji je pri svojem poslovanju v mesecu aprilu v letu 2006 od podjetja Telekom prejela za ,38 SIT stroškov. Strošek telefonskih pogovorov je strukturno razdeljen: TABELA1: STRUKTURNA OPREDELITEV STROŠKOV V PODJETJU ALPOS ZA APRIL 2006 element vrednost v SIT naročnina + informacije o številkah naročnikov telefonov ,74 klici v notranjem prometu ,14 klici v mednarodnem prometu ,50 skupaj ,38 Vir: Dnevnik dospelih faktur v podjetju Alpos, d.d., marec 2006

24 24 GRAF 1: STRUKTURNA OPREDELITEV STROŠKOV V PODJETJU ALPOS ZA APRIL 2006 Strošek telefonskih pogovorov po prejeti storitvi za april % 40% naročnina + informacije o številkah naročnikov telefonov klici v notranjem prometu klici v mednarodnem prometu 37% Vir: Arhiv podatkov Alpos, d.d. Večinski delež stroškov nastane v podjetju s komunikacijo s poslovnimi partnerji. Visok delež predstavljajo tudi fiksni strošek naročnina in informacije o številkah naročnikov telefonov. Podjetje ustvari 60 % telefonskih stroškov s komunikacijo s poslovnimi partnerji. Stroški, ki nastajajo, so razdeljeni na klice v notranjem prometu (62 % vseh opravljenih klicev) in klice v mednarodnem prometu (38 % vseh opravljenih klicev). Strošek opravljanja mednarodnih klicev se razlikuje od cilje države, v katero kliče klicatelj. V podjetju je bilo v mesecu aprilu 2006 opravljenih več kot 98 ur klicev v tuje države, kar je skupaj predstavljalo strošek v vrednosti ,50.

25 25 TABELA 2: STROŠEK TELEFONSKIH POGOVOROV V MEDNARODNEM PROMETU V PODJETJU ALPOS, D.D., PO OBMOČJIH V APRILU 2006 območje vrednost v SIT območje ,00 območje ,00 območje ,00 območje ,00 območje ,00 klici s popustom 10 - Avstrija ,00 klici s popustom - Nemčija ,00 klici s popustom - Češka republika 6.762,00 območje 3 - mob. dod ,60 območje 2 - mob. dod ,10 območje 3 - mob. dod ,20 območje 4 - mob. dod ,40 območje 1 - mob. dod ,00 območje 1 - mob. dod ,00 območje 3 - mob. dod ,20 območje 4 - mob. dod ,40 območje 2 - mob. dod ,40 območje 2 - mob. dod ,20 območje 2 - mob. dod ,00 Skupaj ,50 Vir: Dnevnik dospelih faktur v podjetju Alpos, d.d., marec Območje 1: Avstrija, Hrvaška, Italija, Madžarska 6.Območje 2: Belgija, Danska, Finska, Francija, Grčija, Irska, Kanada, Luksemburg, Monako, Nemčija, Nizozemska, Norveška, Portugalska, San Marino, Španija, Švedska, Švica, Združene države Amerike, ZDA- Aljaska, Združeno kraljestvo. 7 Območje 3: Albanija, Bolgarija, Bosna in Hercegovina, Češka republika, Estonija, Latvija, Litva, Makedonija, Malta, Poljska, Romunija, Slovaška, Srbija, Črna gora. 8 Območje 4: Avstralija, Belorusija, Ciper, Islandija, Maroko, Ruska federacija, Tunizija, Turčija, Ukrajina. 9 Območje 6: Kitajska 10 klici s popustom: mednarodni klici za katera podjetje Alpos, d.d., prejme popust 11 Območje 3 mobilni dodatek 3: Bosna in Hercegovina, Češka republika, Estonija, Srbija, Črna gora. 12 Območje 2 - mobilni dodatek 5: Belgija, Danska, Finska, Luksemburg, Nemčija, Portugalska, Španija. 13 Območje 3 - mobilni dodatek 4: Bolgarija, Makedonija, Poljska, Romunija, Slovaška. 14 Območje 4 - mobilni dodatek 4: Avstralija. 15 Območje 1 - mobilni dodatek 6: Avstrija, Madžarska. 16 Območje 1 - mobilni dodatek 5: Hrvaška, Italija. 17 Območje 3 - mobilni dodatek 1: Albanija, Malta. 18 Območje 4 - mobilni dodatek 1: Ciper, Turčija, Ukrajina. 19 Območje 2 - mobilni dodatek 3: Irska. 20 Območje 2 - mobilni dodatek 4: Švedska, Velika Britanija 21 Območje 2 - mobilni dodatek 6: Nizozemska, Švica

26 26 GRAF 2: STROŠEK TELEFONSKIH POGOVOROV V MEDNARODNEM PROMETU V PODJETJU ALPOS, D.D., PO OBMOČJIH V APRILU 2006 Stroški telefonskih pogovorov v mednarodnem prometu po območjih za april 2006 območje 1 območje 2 območje 3 območje 4 območje 6 klici s popustom - Avstrija klici s popustom - Nemčija klici s popustom - Češka republika območje 3 - mob.dod.3 območje 2 - mob.dod.5 območje 3 - mob.dod.4 območje 4 - mob.dod.4 območje 1 - mob.dod.6 območje 1 - mob.dod.5 območje 3 - mob.dod.1 območje 4 - mob.dod.1 območje 2 - mob.dod.3 območje 2 - mob.dod.4 območje 2 - mob.dod.6 Vir: Dnevnik dospelih faktur v podjetju Alpos, d.d., marec 2006 Klici v mednarodnem omrežju predstavljajo ,50 SIT mesečnega stroška v aprilu Klici, opravljeni na stacionarne telefone v tujino, predstavljajo večino stroškov pogovorov s tujino. Stroški pogovorov s tujino se razdelijo v deležu: 71 % klici na stacionarne telefone v tujino in 29 % klicev na mobilna omrežja v tujini. Večina mednarodnih klicev je opravljenih na ciljne prodajne trge podjetja. Kot glavne klice, ki povzročajo stroške mednarodnih klicev, so: Avstrija, Bosna in Hercegovina, Češka republika, Hrvaška, Nemčija, Poljska, Slovaška in Srbija. V naši raziskavi se bomo predvsem osredotočili na stroške, ki nastajajo v pogovorih s tujino. Svojo raziskavo bomo usmerili v minimalne prihranke, ki bi jih lahko podjetje Alpos, d.d., prihranilo s pogovori s tujimi partnerji. Raziskava bo usmerjena v uporabo SkypeOUT, torej klice, ki bodo iz programa opravljeni na fiksna omrežja. V raziskavi ne bomo preučevali klice, ki bi lahko potekali med Skype-Skype in ne povzročajo stroškov.

27 Prednosti uporabe komunikacijskega sistema za podjetje Alpos, d.d., in za njegove poslovne partnerje Sodobne tehnologije so sicer na voljo, vendar se kaže, da ponavadi ostanejo neuporabljene, dokler nekdo ne prične poudarjati prednosti njihove uporabe. Mislimo, da se podjetja premalo zavedajo prednosti, ki jih zagotavlja komunikacijski sistem Skype. Povsem je jasno, da trenutno ne obstaja univerzalni komunikacijski sistem, ki bi zadovoljil vse potrebe podjetij. Komunikacijski paketi, ki jih zagotavljajo slovenska podjetja in svetovni VoIP komunikacijski sistemi, zagotovo niso popolno izdelani. Zagotovo pa lahko boljše zadovoljevanje potreb po komunikaciji s poslovnimi partnerji realiziramo z združevanjem teh dveh sistemov v podjetje. Uvedba dodatnega komunikacijskega sistema bi za podjetje in njene poslovne partnerje zagotovo prinesle pozitivne impulze na delovanje podjetja. Poudariti moramo, da bi uvedba Skype komunikacijskega sistema bila implementirana kot dodatni komunikacijski prenosnik v podjetju. Tako bi lahko podjetje še vedno izkoriščalo prednosti uporabe starega sistema in jih dopolnjevala s prednosti dodatnega sistema. Poudarek dodatnega sistema pa je odvisen od vrednosti vložka, ki bi bil potreben za njegovo implementacijo in stroške, ki bi nastajali ob uporabi dodatnega sistema. Pozitivne značilnosti uvedbe dodatnega sistema za komuniciranje v podjetje: Večja prilagojenost potrebam podjetja: Uvedba dodatnega komunikacijskega sistema lahko poveča prilagojenost potrebam zaposlenih v podjetju. V primeru, da obe stranki v pogovoru uporabljajo program: Kot dodatne možnosti, ki jih ponuja komunikacijski sistem Skype, je zagotovo uporaba spletne kamere, s katero se lahko stranki v pogovoru neposredno vidita. Prednost, ki jo zagotavlja, je tudi pošiljanje datotek preko programa Skype in tako med pogovorom ni potrebno dodatno uporabljati programe za pošiljanje elektronske pošte. Prednost, ki jo dodatno zagotavlja program, je tudi v neposrednem pisnem dopisovanju med strankama. Tako lahko pisni odgovor od naslovnika sporočevalec prejme takoj, ko je le-ta sporočilo poslal. Nižji stroški notranjih in mednarodnih klicev S komunikacijo s poslovnimi partnerji doma in po svetu lahko ustvarimo nižje stroške, kot če bi za to uporabljali storitve domačih ponudnikov. Možnost kasnejše nadgradnje komunikacijskega sistema Prednost komunikacijskega sistema Skype je tudi v nenehnem dopolnjevanju programske opreme, ki jo zagotavljajo. Podjetje Skype obvešča svoje uporabnike sistema o novostih in nadgradnjah na programski opremi. Visoko razmerje med kakovostjo in ceno Skype zagotavlja na trgu eno izmed najvišjih razmerij med ceno in kakovostjo svojih storitev. Programska oprema, ki jo potrebujemo za komunikacijo, je brezplačna in si jo lahko povlečemo iz domače strani podjetja Skype. Nizki so tudi vložki v potrebno strojno opremo, ki jo potrebujemo. Za komunikacijo ni potrebno vlagati v relativno drage

28 28 telefonske aparate, ampak lahko telefonske aparate nadomestimo z navadnimi slušalkami z mikrofonom. Konkurenčna prednost: uvedba na spletno stran Konkurenčno prednost predstavlja uvedba neposredne povezave s programom Skype na domačo internetno stran podjetja Alpos, d.d. Prednost predstavlja obveščenost obstoječih in potencialnih poslovnih partnerjev o uporabi komunikacijskega sistema v podjetju. Zagotovitev brezplačnih klicev za svoje stranke bi lahko povečalo število potencialnih kupcev. Hitra priučitev uporabe komunikacijskega programa Prednost, ki jo zagotavlja komunikacijski program Skype, je tudi v uporabi komunikacijskega programa. Program je namensko izdelan za neizkušenega uporabnika in je priučitev za upravljanje z njim skoraj takojšnja. Uporaba programa je logična za vsakogar, ki nekajkrat mesečno uporablja računalnik. Boljše rezultate v zniževanju stroškov komunikacije bi lahko zagotovili s sodelovanjem s poslovnimi partnerji. Hčerinske družbe in poslovne partnerje podjetja Alpos, d.d., bi bilo potrebno obvestiti o uvedbi dodatnega sistema v podjetju in o splošnih prednostih uporabe le-tega. Obveščanje bi maralo podjetje opravilo preko elektronske pošte, ki je brezplačna. Upravičenost uporabljanja promocije komunikacijskega sistema le preko elektronske pošte je tudi v zahtevanih značilnostih poslovnega partnerja (potencialni uporabnik komunikacijskega programa mora imeti za uvedbo dodatnega komunikacijskega sistema računalnik in internet). 6.4 Slabosti uporabe komunikacijskega sistema za podjetje Alpos, d.d., in za njegove poslovne partnerje Uporaba dodatnega sistema v podjetju bi lahko za zaposlene in poslovne partnerje pomenila določene slabosti: Zaposleni bi morali uporabo deliti svojo uporabo: na klice s stacionarnih telefonov, ki jih zagotavlja Telekom, in klice preko komunikacijskega sistema Skype. Zaposlenim bi pri delu predstavljala uporaba dveh komunikacijskih sistemov in izbira med njima v določenem primeru določene težave. V ta namen bi morali v podjetju izoblikovati navodila za izbiro določenega sistema v določenem primeru. Psihološki učinek na uporabo novega sistema. S tem mislimo predvsem na učinek, ki bi ga zaposleni doživeli z uporabo novega sistema. Lahko bi se zgodilo, da, kljub temu da so klici, ki bi jih zaposleni opravljali s storitvijo Skype OUT, cenejši, bi podražili skupne stroške pogovorov, saj bi le-ti bili časovno daljši. Zaposlene bi bilo na takšen način potrebno ozavestiti, da svojih klicev po nepotreben ne podaljšujejo. Zaposleni bi morali biti ne le obveščeni o prednostih, ki jih zagotavlja Skype, ampak tudi o namenu in cilju, ki ga želi podjetje s tem tudi doseči. Učinek pri poslovnih partnerjih podjetja: Nikoli ne moremo trditi, da bi bili poslovni partnerji, s katerimi posluje podjetje Alpos, d.d., pozitivno presenečeni s potezo podjetja. S promocijo komunikacijskega sistem bi lahko užalili kupce. Pri

29 29 kupcih bi se lahko pojavila misel, da nismo zainteresirani za opravljanje posla in da se usmerjamo le v zniževanje stroškov poslovanja. Napake pri uvajanju sistema v podjetje: Poudariti moramo, da določeni zaposleni v podjetju ne bi potrebovali dodatnega komunikacijskega sistema. Natančno bi bilo potrebno določiti bodoče uporabnike dodatnega sistema Skype in se tako izogniti nepotrebnimi dodatnimi vložki v infrastrukturo komunikacijskih naprav. Uporabnike bi določili na podlagi njihovih preteklih stroškov v komunikaciji s poslovnimi partnerji.

30 30 7. UVEDBA DODATNEGA KOMUNIKACIJSKEGA SISTEMA V PODJETJE V podjetju Alpos, d.d., uporabljajo komunikacijske storitve, ki jih zagotavljajo Telekom Slovenije, Mobitel in Simobil. Našteti sistemi skupaj zagotavljajo kvalitetnejše in racionalnejše komuniciranje s poslovnimi partnerji. Uvedba komunikacijskega sistema Skype v podjetje Alpos ne bi izključila povpraševanja po storitvah, ki jih zagotavlja Telekom Slovenije. Nov uveden sistem bi le dopolnjeval Telekomovega, s tem pa bi lahko izkoriščali prednosti obeh sistemov. Prednosti, ki bi jih lahko podjetje izkoriščalo od obeh sistemov, so naslednji: Klici telefonskih pogovorov v Sloveniji so cenejši od tistih, ki jih zaračunava podjetje Skype Klicanje v mednarodno omrežje nekaterih držav je cenejše kot uporabljati klice preko Skype Ob morebitnih težavah s komunikacijskem sistemom Skype še vedno imamo zanesljiv sistem Stroški uvedbe in delovanja dodatnega sistema so relativno nizki Skype IN še ne zagotavlja slovenskih telefonskih številk Neizkoriščene kapacitete interneta, ki so lahko uporabljene v namen komunikacije preko interneta Znižanje stroškov telefonskih pogovorov zaradi cenejših klicev preko Skype Stranke imajo rade brezplačne klice za zadovoljitev svojih potreb Uporaba internetnih konferenc in s tem prihranek na stroških potovanja 7.1 Ideja, strategija, cilji projekta Ideja Poslovna zamisel se nam je porodila ob primeru iz osebnega življenja. Med študijem v tujini nam je študentom komuniciranje z znanci iz domovine predstavljalo visok strošek, zato smo v ta namen za komuniciranje uporabljali program Skype. Osebno izkušnjo smo nato pretvorili v poslovno zamisel in jo želimo v tej diplomski nalogi tudi prikazati in dokazati Strategija Za odločitev za izvedbo projekta je poglavitni argument v zniževanju obstoječih stroškov pogovorov. Razlog je tudi v pridobitvi novih kupcev zaradi zagotavljanja brezplačnih klicev iz tujine. Preveriti je potrebno še, ali obstaja način za uvedbo komunikacijskega sistema Skype, ki bi zagotavljal varnost in verodostojnost. Na podlagi raziskave pa želimo uvesti v prihodnosti dodaten komunikacijski sistem v podjetje Cilji raziskave Dokazati znižanje stroškov telefonskih pogovorov vsaj za 5 % Določiti učinkovit postopek za uvedbo sistema v podjetje Izdelati napotke za uporabo progama Skype bodočim uporabnikom v podjetju

31 31 Predvideti stroške implementacije v podjetje Predvideti primerne bodoče uporabnike Skype v podjetju 8. PROGRAMSKA OPREMA Za delovanje komunikacijskega sistema Skype potrebujemo programsko opremo. Programska oprema nam je na voljo na domači strani podjetja Skype. Brezplačen program je dostopen na internetni strani: na računalnik pa je naložen v nekaj minutah. V trenutku, ko je program shranjen na osebni računalnik, se vklopi okence, s katerim odločite, kaj boste z zapakiranim programom Skype naredili. Nadaljnjo delo je preprosto, saj le sledite navodilom, ki vam jih prikazuje okence za nastavitev programa. Opisano delo zahteva približno 10 minut za posamezni računalnik. 9. DODATNA STROJNA OPREMA Za izvedbo komuniciranja poleg programa Skype potrebujemo tudi dodatne naprave. Podjetje lahko izbira med cenejše in dražjo obliko opreme. Možni sta dve obliki komunikacijskih naprav: 9.1 Slušalke z mikrofonom Slušalkam je dodan mikrofon, ki nam omogoča poslušanje in oddajanje zvoka do našega naslovnika. Pri nabavi je potrebno paziti na lastnosti, ki jih zagotavljajo slušalke z mikrofonom. Zelo pomembne so lastnosti prenosa govora in lastnosti, ki se nanašajo na povezavo med slušalkami in računalnikom. Osebni računalniki zagotavljajo ponavadi dve obliki povezave: Zvočna kartica 22 USB priključek 23 Računalniki v podjetjih so zelo specifični, saj niso namenjeni zabavi. Zato ponavadi ti računalniki nimajo zvočne kartice. V ta namen priporočamo nabavo slušalk z mikrofonom, ki imajo USB vtič, saj vsi računalniki USB vtičnice. S tem bomo predhodno preprečili nevšečnosti pri implementaciji sistema v podjetje. Cene za slušalke z mikrofonom se pričnejo pri SIT. 22 Zvočna kartica: pretvornik analognega zvočnega signala v digitalni signal (in obratno) 23 USB: Universal Serial Bus: standardiziran zunanji obroben vtič, namenjen za komunikacijo med računalnikom in zunanjimi napravami s prenosom preko kabla

32 32 SLIKA 1: PRIMER SLUŠALK Z MIKROFONOM Z VKLJUČKOM ZA ZVOČNE KARTICE Vir: SLIKA 2: PRIMER SLUŠALK Z MIKROFONOM Z VKLJUČKOM USB Vir:

33 Skype telefoni Skype telefoni so posebni VoIP telefoni, ki so prirejeni za delovanje komunikacijskega sistema Skype. IP telefoni so v podjetju bolj praktični in enostavnejši za uporabo, saj se uporaba ne razlikuje od uporabe pri navadnih telefonih. Vendar je denarni vložek potreben za implementacijo Skype komunikacijskega sistema v IP telefonov v primerjavi s slušalkami z mikrofonom precej dražji. Cene za IP telefone, ki podpirajo komunikacijski sistem Skype, se pričnejo pri SIT. SLIKA 3: PRIMER IP TELEFONA, KI PODPIRA KOMUNIKACIJSKI SISTEM SKYPE Vir: Dodatne spletne kamere Zaradi velikih možnosti, ki jih prinaša komunikacijski sistem Skype, bi bilo v daljšem roku primerno v komunikacijski sistem dodati v tudi spletne kamere. Pogovori, katerim je dodana tudi neposredna slika sogovornika, so bolj produktivni in učinkoviti. Predvsem dobro oblika dodatka pri komuniciranju se izkaže v utrjevanju odnosov, zaupanja in reševanja problemov s poslovnimi partnerji. Cene za spletne kamere se pričnejo pri ceni SIT.

34 34 SLIKA 4: PRIMER SPLETNE KAMERE Vir:

35 POSTOPEK UVAJANJA 10.1 Začetna faza Pri uvajanju programa v podjetje moramo paziti na določene dejavnike, da bo sistem zanesljiv in varen za uporabo. V implementaciji moramo upoštevati, da gre za razmeroma novo tehnologijo in da moramo v njo vstopati previdno. Vendar je majhen delež vstopa v uporabo nove tehnologije boljši, kot da tega koraka ne storimo in zamudimo prednosti, ki bi jih lahko imeli dalj časa. Implementacija komunikacijskega programa se prične z namestitvijo programske opreme Skype na računalnik. Delovanje programa Skype je odvisna od elektronske pošte. Za vzpostavitev sistema moramo dodatno izoblikovati tudi elektronske pošte za posameznega zaposlenega. Komunikacijski program je vezan na delovanje elektronske pošte in uporaba brez nje je nemogoča. Vendar program ne deluje na vsaki elektronski pošti. Elektronska pošta podjetja Alpos, d.d., je zavarovana pred nezaželeno pošto in pred datotekami, ki niso službene narave. V izpostavitev tega sistema bi bilo primerno oblikovati elektronsko pošto za vsakega posameznika v brezplačni ponudbi, ki jo zagotavlja podjetje Google, s ponudbo Gmail. Uporaba za podlago delovanja Skype te elektronske pošte bi zagotovila večjo varnost podjetja pred vdori in hkrati tudi večjo zanesljivost delovanja komunikacijskega programa. Že pri oblikovanju elektronske pošte bi morali paziti na oblikovanje imena in tako zagotoviti enoten sistem za imenovanje zaposlenih, da v prihodnosti ne bi prišlo do zmede pri nalaganju kontaktov na določen račun in računalnik. Primerna oblika za oblikovanje imena elektronske pošte bi bila v kombinaciji z imenom podjetja in priimkom zaposlenega. Kot primerna oblika imena bi bila: priimek.alpos@gmail.com ali alpos.priimek@gmail.com. V vsakem primeru pa mora biti sistem za oblikovanje elektronske pošte enoten in vezan na enega ponudnika brezplačne elektronske pošte. Večja varnost sistema z uporabo elektronske pošte preko Gmail-a je tudi v Gmail-ovem pregledovanju poslanih sporočil za morebitno okuženost z virusi. Pri zagotavljanju varnosti pred uvedbi in uporabi sistema bi bilo primerno naložiti še dodaten protivirusni program na posamezne računalnike uporabnikov komunikacijskega sistema. Programi primerni za zaščito pred virusi in takšne, ki jih lahko brezplačno naložimo na računalnik so: Java SE ( Pandasoftware ( Lavasoft ( Primerno je, da na računalnike uporabnikov naložimo vse tri protivirusne programe in si tako zagotovimo boljšo varnost pred virusi, ki bi lahko potencialno ustvarjali težave v delovanju ne le komunikacijskega programa, ampak tudi oviranja delovnega procesa Druga faza Po naložitvi programske opreme, ki se nahaja na internetu sledi odločitev o strojni opremi, ki jo potrebujemo za delovanje programa. S tem mislimo predvsem na odločitve ali izbrati slušalke z mikrofonom ali pravi VoIP telefon. Primerno bi bilo, da se v začetku uvedejo le slušalke z mikrofonom. Tako bi prihranili pri vrednosti investicije potrebne za implementacijo programa.

36 36 Vendar se moramo zavedati, da je uporaba slušalk z mikrofonom moteča za uporabnika storitev in bi jih bilo potrebno v daljšem času umakniti iz uporabe. Za to priporočamo podjetju, da ob prihranku na stroških telefonskih pogovorov sistem nadgradi s pravimi VoIP telefoni. Prihranek na telefonskih pogovorih bo zagotovo viden že v letu dni in takrat se lahko odločimo za nadgraditev strojne opreme ali pa jo popolnoma izključimo iz sistema. Pred uvedbo kakršne koli strojne opreme potrebne za delovanje komunikacijskega sistema Skype je priporočljivo preizkusiti več različnih slušalk z mikrofonom. Preizkus je potreben za zmanjšanje nevšečnosti z delovanjem mikrofona ali slušalk v prihodnosti Tretja faza Tretja faza uvajanja je predvsem usmerjena v imena oziroma vzdevka, ki bi si ga zaposleni izbrali. Sistem za vzdevke, ki jih moramo imeti pri uporabi programa, mora biti enoten, kakor v primeru elektronskih pošt, vezanih na program Skype. Priporočamo sistem vzdevkov, ki bi vseboval poleg priimka tudi ime podjetja. Primer za izdelavo vzdevka je mogoč: priimek-alpos ali alpos-priimek. V vsakem primeru pa mora biti sistem poenoten. Pri vpisovanju posameznikov sistem Skype je za večjo prepoznavnost in lažje iskanje posameznikov primerno vnesti v sistem tudi: Državo uporabnika (Slovenija) Mesto (Šentjur) Jezik (zelo primerno je, da vpišemo tudi tuje jezike, ki jih govori oseba. Primerno predvsem za potencialne kupce iz tujine, ki prvič prihajajo v kontakt s podjetjem. S tem bi zmanjšali neprijetnosti, ki bi se lahko dogajale pri komuniciranju s tujimi poslovnimi partnerji) Spol (ni odločujoč dejavnik, vendar ga lahko dodamo) 10.4 Četrta faza V tej fazi moramo vnašati notranje in zunanje uporabnike sistema v osebni račun, ki ga imamo odprtega v Skype. To storimo, ko delujejo že vsi Skype uporabniki. Najbolj preprost postopek za obveščanje sodelavcev o Skype uporabnikih je preko elektronske pošte. V izdelano tabelno navedemo: Ime in priimek zaposlenega Oddelek ali funkcijo, ki jo opravlja v podjetju Skype ime in vzdevek Elektronski naslov Državo in mesto uporabnika Z temi podatki bodo zaposleni lažje poiskali potrebne kontakte med uporabniki programa Skype. Zaposleni jih morajo nato sami dodajati imena v Skypeve kontakte. Poleg dodajanja kontaktov v Skype morajo zaposleni poskrbeti tudi za potrjevanje kontaktov tujih oseb. Vsak kontakt, ki je sklenjen med dvema osebama, mora biti potrjen s strani obeh strani. To zagotavlja tudi večjo varnost in verodostojnost pri uporabi programa Skype.

37 Peta faza Peta faza je usmerjena v zagotavljanje večje verodostojnosti uporabe komunikacijskega sistema Skype. Verodostojnost je usmerjena v prehodno zagotavljanje komuniciranja s pravo osebo. Lahko bi se pripetilo, da bi nekdo razbral vstopno kodo uporabnika komunikacijskega sistema Skype iz zunanjega računalnika. Za zagotavljanje večje verodostojnosti uporabnikov Skype v podjetju Alpos, d.d., bi bilo priporočljivo dodati vsakemu sliko. Dodana slika uporabnika se izriše le na Skypu enega računalnika in ni vezana na splet. Tako ni mogoče, da bi bila na tujem računalniku izrisana izbrana fotografija. Pri izbiri fotografije ali slike ni primerno izbrati le logotip podjetja, saj je le-ta lahko prekopiran s spletne strani podjetja. Primerno bi bilo izbrati unikatno fotografijo ali sliko. Priporočamo, da v podjetju poenotijo sistem dodatka fotografije. Kot zelo uspešen primer, ki se že zdaj uporablja v praksi, je osebna fotografija uporabnika. Vendar bi v našem primeru morali dodati fotografiji osebe tudi logotip podjetja, saj je uporabnik službeno vezan s tem komunikacijskem programom. SLIKA 5: PRIMERNA FOTOGRAFIJA (obdelava lastne fotografije) Pred pogovorom preko Skype je potrebno poznati tudi glas osebe. Zato je primerno, da preden prvič uporabljate glasovno komunikacijo preko programa Skype, s to osebo ali osebno komunicirate ali pa jo predhodno pokličete po stacionarnem telefonu. S tem preprečimo posredovanje informacij napačni osebi Šesta faza V podjetju Alpos je potrebno zagotoviti tudi finančna sredstva, ki so potrebna za delovanje komunikacije Skype OUT. V ta namen bi bilo potrebno v podjetja zagotoviti dostopno plačilno kartico. Seveda ni potrebno zagotoviti za vsakega posameznika plačilno kartico, vendar le za posamezna podjetja znotraj skupine, Alpos d.d. Primerna plačilna kartica v ta namen bi bila Visa, ki bi bila dostopna zaposlenim ves čas. Plačilna kartica namenjena za nabavo kreditov Skype bi morala biti izključno namenjena temu stroškom. Tako bi podjetje lažje sledilo stroškom, ki bi nastajali s komuniciranjem s poslovnimi partnerji. Namenska plačilna kartica za nabavo kreditov Skype bi tudi preprečevala neodobrene nakupe zaposlenih na internetnih straneh. Plačilna kartica bi morala biti na voljo in pod nadzorom nadrejenih v podjetju. Mesečno bi morali nadrejeni tudi preverjati porabo, ki je nastala na tej plačilni kartici, saj bi le tako lahko preprečevali zlorabe, ki bi se lahko pripetila v podjetju.

38 NAVODILA ZA UPORABO PROGRAMA SKYPE Vpis v komunikacijski sistem Skype SLIKA 6: NAVODILA ZA UPORABO 1 Zagonu programa na namizju sledi: Vpis uporabnikovega imena Skype Vpis vstopnega gesla 11.2 Status uporabnika Vsak uporabnik ima svoj Skype, s katerim kaže svojo pripravljenost za pogovor. Uporabnik si lahko v komunikacijskem programu spreminja svoj status na naslednje načine: 24 Vse fotografije preslikane iz programa Skype.

39 39 SLIKA 7: NAVODILA ZA UPORABO 2 Možnost 2: V meniju izberemo jeziček»file«in izberemo podmeni»change STATUS«Možnost 1: Klik na puščico poleg njega in izberemo želeni status Možnost 3: V nogi programa kliknemo na puščico in izberemo želeni status 11.3 Dodajanje novih kontaktov Dodajanje novih kontaktov v program je nujno potreben, saj brez njega ne moremo vzpostaviti komunikacije. Vstavljanje oziroma iskanje uporabnikov poteka na dva načina: SLIKA 8: NAVODILA ZA UPORABO 3 Klik na sliko»add CONTACT«V naslednjem okencu vpišemo ali Skype ime uporabnika, ali polno ime uporabnika, ali elektronski naslov uporabnika. Če natančnih podatkov ne poznamo:

40 40 SLIKA 9: NAVODILA ZA UPORABO 4 Klik na sliko»search«poiščemo uporabnike z bolj naprednim iskanjem, s katerim lahko izbiramo tudi: - državo, - spol - mesto, - jezik, stika - starost iskanega Rezultat iskanja Dodajanje stikov v imenik Vpis sporočila, namenjenega naslovniku, s katerim se predstavimo Poiskane uporabnike nato prenesemo v imenik Novo nastali kontakt mora biti nato še potrjen s strani vnesene osebe, da lahko vzpostavimo komunikacijo. To se zgodi z odobritvijo sporočila, ki ga avtomatsko pošlje program Skype.

41 Klepetanje in klici Vstavljene in potrjene kontakte lahko nato kličemo ali z njimi klepetamo (če je seveda kontakt dosegljiv) Klepetanje Vzpostavitev klepeta z naslovnikom lahko izvedemo na dva načina: SLIKA 10: NAVODILA ZA UPORABO 5 Na kontakt kliknemo z desnim gumbom na miški in odpre se nam podmeni, v katerem izberemo» START CHAT«. Na kontakt kliknemo z levim gumbom na miški in nato v orodni vrstici kliknemo na»chat«. Klepetalnica Izpis pogovora Klepetanje nato poteka s preprostim pisanjem sporočil v okence in pošiljanjem sporočil z tipko ENTER na tipkovnici Dodajanje stikov v konferenco

42 Klici Klici lahko potekajo med Skype-Skype ali SkypeOUT Vzpostavitev klicev med Skype-Skype: SLIKA 11: NAVODILA ZA UPORABO 4 Dvojni hitri klik na kontakt v imeniku Na kontakt kliknemo z desno gumbom na miški in odpre se nam podmeni, v katerem izberemo»start CALL«. Na kontakt kliknemo z levim gumbom na miški in nato na zeleni telefon v nogi programa. Med pogovorom se nam nato izpisuje čas, ki ga porabljamo med pogovorom Vzpostavitev klicev Skype OUT: SLIKA 12: NAVODILA ZA UPORABO 7 Za opravljanje klicev izven omrežja Skype potrebujemo predhodno kupljen kredit na Skype internetni strani Postavimo se v jeziček»dial«izberemo državo, v katero kličemo Vpišemo telefonsko številko naslovnika s področno kodo Klic

43 Uporaba dodatnih možnosti programa Skype SLIKA 13: NAVODILA ZA UPORABO 8 Vzpostavitev hitrega klicanja Povabilo na konferenco Pošiljanje SMS-ov izven omrežja Skype Pošiljanje datotek Vpogled v profil uporabnikov Pregledovanje zgodovine pogovorov Stike lahko pošljemo drugim uporabnikom Pošiljanje glasovnih poročil Preimenovanje vzdevka Odstranitev kontakta iz imenika Blokiranje komunikacije s kontaktom