Skúsenosti s verejným obstarávaním v západnej Európe

Size: px

Start display at page:

Download "Skúsenosti s verejným obstarávaním v západnej Európe"

Antonia McDaniel
5 years ago
Views:

1 Skúsenosti s verejným obstarávaním v západnej Európe Ako pripravi kvalitnú výzvu na vypracovanie ponúk (RFP) ITAPA Bratislava, Strategic Business Consulting

2 AGENDA Ú%el a obsah výzvy na vypracovanie ponúk (RFP) Zostavenie tímu pre prípravu RFP Harmonogram prác pre prípravu RFP Sumár a praktické rady 2

Dokument Výzva na vypracovanie ponúk (Request for Proposal, RFP) je kritickým medzi/lánkom medzi víziou a realizáciu obchodného/implementa/ného partnerstva Vízia spolupráce RFP Výber a dohoda s

3 Dokument Výzva na vypracovanie ponúk (Request for Proposal, RFP) je kritickým medzi/lánkom medzi víziou a realizáciu obchodného/implementa/ného partnerstva Vízia spolupráce RFP Výber a dohoda s partnerom o a Preo 1 Vízia spolupráce Kto 2 3 Ako 2 Definuje predmet a kontext spolupráce ( o a preo ). Identifikuje charakter potenciálnych partnerov ( kto ). Poskytuje východisko pre výber partnera, riadenie obstarávacieho procesu a samotnej spolupráce ( ako ). Detailizuje ciele spolupráce. Popisuje proces výberu kandidátov. Predpisuje spôsob hodnotenia schopností, skúseností a prístupu kandidátov. Hodnotenie ponúk. Výber partnera. Príprava pre spoluprácu. Realizácia partnerstva. 3

Želaný charakter spolupráce ovplyv4uje celý proces výberu a predur/uje kritériá na ktoré by mal by pri výbere kladený primárny dôraz Výber strategického partnera Zložitos a vynaložené úsilie Dôraz

4 Želaný charakter spolupráce ovplyv4uje celý proces výberu a predur/uje kritériá na ktoré by mal by pri výbere kladený primárny dôraz Výber strategického partnera Zložitos a vynaložené úsilie Dôraz Dôrazna: na: Schopnos Schopnos medzinárodných medzinárodných dodávok dodávok Základné Základnékompetencie kompetencie Znalos Znalossektora sektora Kultúrnu Kultúrnukompatibilitu Rozsah Rozsahslužieb Dôraz služieb Dôrazna: na: Cenu Cenu Metodiku Metodiku Referencie Referencie Súlad Súladso sošpecifikáciou Vhodnos Vhodnoszdrojov Obstarávanie Dlhotrvajúca spolupráca Naplnenie krátkodobých cie6ov

5 Obstarávate6 by mal vytvori vyvážené RFP s oh6adom na požadované ako aj poskytované informácie OBSAH: 1. Cie6 Výber obchodného / implementa%ného partnera 2. Poskytnuté informácie Profil spolonosti Obchodná a IT stratégia Existujúca systémová architektúra Rozsah spolupráce Detailné požiadavky Zoznam požiadaviek o ktorých sa dá, resp. nedá rokova< Výberový proces a jeho harmonogram 3. Požadované informácie Profil spolonosti Kompetencie (zamestnanci a technológie) Relevantné skúsenosti Možné zmluvné modely Implementa%ný prístup Implementa%ný harmonogram Cena Referen%ní zákazníci Zdroje Pracovné postupy Hodnotiaci proces a hodnotiace kritériá Formát a štruktúra požadovaných informácií Obsiahnuté informácie môžu by zverejnené v jednom alebo viacerých dokumentoch (RFI, RFP) v nadväznosti na preferovaný spôsob výberu partnera. 5

6 Štruktúra, rozsah a presnos požadovaných informácií u6ah/í hodnotiacu i závere/nú fázu výberového procesu Príklad štruktúry požiadaviek pre výber outsourcingového partnera pre prevádzku IT infraštruktúry PRÍKLAD Preh6ad o sú/asnej IT infraštruktúre Požiadavky na partnera Technická zdatnos Pokrytie požadovaných lokalít Dodávka náhradných dielov a inštalácií pre konkrétne typy hardvéru Údržba PC, laptopov, tla%iarní a iného HW Údržba siete Matica zodpovedností a schopností Hotline služby Calšie plánovanie rozvoja infraštruktúry Poskytovanie služby Preventívna údržba Údržba pracovných staníc / tla%iarní (max. TTR Time to repair) Údržba servera (max. TTR) Dokumentácia zmien Plánovanie odstávok Spôsob platby za služby (Service credit method) Reportovanie problémov a procedúry pre sledovanie aktuálneho stavu Pozícia / reputácia na trhu Referencie Profil partnera Technologickí partneri Vz<ahy s klientom Geografické pôsobenie spolo%nosti Kvalitatívne procedúry 6

7 Pre prípravu RFP by mal by ustanovený tím odborníkov z rozli/ných oblastí podniku Tím pre prípravu RFP Vedúci tímu Externý partner Personálne Centrálny nákup Prevádzka IT Právne Externé vzahy Výhody ustanovenia formálneho riadiaceho tímu Vlastníctvo a zodpovednos< za prípravu RFP a riadenie výberového procesu Jasná interná a externá komunikácia o%akávaní a výstupov spolupráce Konzistentné zverejjovanie informácií Efektívna prioritizácia prác Partnerský prístup 7

8 Ilenovia tímu musia ma jasne definované role a zodpovednosti Preh8ad rolí a zodpovedností PRÍKLAD Vedúci tímu Vykonanie finálnych rozhodnutí. Komunikácia s predstavenstvom. Monitorovanie postupu a riadenie vz<ahov. Schválenie a podpora pre internú a externú komunikáciu. Zabezpe%enie dostupnosti zdrojov. Komunikácia s vedúcimi pre ostatné iniciatívy a projekty v rámci spolo/nosti. Právne a Externé vzahy Prevádzka IT Personálne / Centrálny nákup Tím pre prípravu RFP (IT projekt) Zadefinovanie právneho rámca spolupráce. Právna podpora pri príprave RFP. Príprava zmluvy. Právna previerka uchádza%ov Osobné rokovanie s uchádza%mi a rokovanie o zmluve. Zber a analýza informácií pre RFP. Definovanie klú%ových ukazovatelov výkonnosti (KPIs). Definovanie SLA (Service Level Agreements). Zhodnotenie procesných zmien. Zhodnotenie rizika. Poskytnutie informácií o sú%asnom stave. Zadefinovanie funk%ných požiadaviek. Stratégia pre internú komunikáciu. Definícia a implementácia výberového procesu. Definovanie zdrojov. Definovanie plánov pre školenia. 8

9 Naplnenie RFP kvalitnými informácia je /asovo náro/ný proces a vyžaduje plánovanie a kontrolu PRÍKLAD Aktivity Týž. 1 Týž. 2 Týž. 3 Týž. 4 Týž. 5 Týž. 6 Týž. 7 Týž. 8 Týž. 9 Týž. 10 Analýza predchádzajúcich RFP Návrh osnovy RFP ( Strawmodel ) Detailné požiadavky Všeobecné informácie Požiadavky Oblas/modul 1 Požiadavky Oblas/modul 2 IT Dáta a rozhrania Právne záruky Úvod Proces a harmonogram výberu Sú/asný stav Ostatné (organiza/ná štruktúra, meranie výkonnosti, požiadavky na 6udské zdroje, atq.) Všeobecné sekcie by mali by napísané až po detailnom popise požiadaviek na spoluprácu. 9

10 Úspech celého výberového procesu a partnerstva závisí od správneho nastavenia o/akávaní na za/iatku Považujte RFP za dôležitý dokument v rámci vytvárania partnerských vz9ahov: KLú%ové komponenty partnerského vz<ahu musia by< zadefinované pred vytváraním RFP. Zabezpete dostupnos9 8udských zdrojov s potrebnými schopnos9ami a skúsenos9ami na prípravu RFP. Nájdite vhodnú rovnováhu medzi definovaním osnovy a finalizáciou obsahu RFP: ZahrJte %lenov senior manažmentu do procesu už v jeho po%iato%nej fáze. Naplánujte si adekvátny as na kontrolu RFP lenmi senior manažmentu pre jeho distribúciou. 10

11 Takujem za vašu pozornos! Helena Töröková Cap Gemini Ernst & Young Slovensko, s.r.o. Mobil:

Government Cloud. Stratégia využitia Cloud Computing-u vo Verejnej správe SR. Peter Kišša

Government Cloud. Stratégia využitia Cloud Computing-u vo Verejnej správe SR. Peter Kišša Government Cloud Stratégia využitia Cloud Computing-u vo Verejnej správe SR Peter Kišša Prečo? Aug, 2011 - Amazon launches US government cloud designed to meet the regulatory requirements of U.S. government