VYSOKÁ ŠKOLA MANAŢMENTU V TRENČÍNE VPLYV A VÝHODY POUŢITIA INFORMAČNÝCH SYSTÉMOV V ORGANIZÁCIÁCH Tomáš Zubo

Transcription

1 VYSOKÁ ŠKOLA MANAŢMENTU V TRENČÍNE VPLYV A VÝHODY POUŢITIA INFORMAČNÝCH SYSTÉMOV V ORGANIZÁCIÁCH 2010 Tomáš Zubo

2 VYSOKÁ ŠKOLA MANAŢMENTU V TRENČÍNE VPLYV A VÝHODY POUŢITIA INFORMAČNÝCH SYSTÉMOV V ORGANIZÁCIÁCH Bakalárska práca Študijný program: Pracovisko: Vedúci záverečnej práce: Konzultant: Znalostný manaţment VŠM, Bratislava Martina Česalová, M.S.C.S. Bratislava 2010 Tomáš Zubo 2

3 3

4 OBSAH Zoznam skratiek Úvod a definícia problému Prehľad literatúry Metodológie a procedúry pouţité vo výskume Výsledky Dôleţitosť informácií Moţnosti obstarania IS Obstaranie IS prostredníctvom outsoursingu Zakúpenie IS (dodávateľský spôsob) Vývoj informačného systému Informačné systémy vyuţívané v organizáciách Podnikové informačné systémy Výrobné systémy Manaţérsky informačný systém Expertné systémy Administratívne systémy Ďalšie typy systémov Informačné systémy vo verejnom sektore Bezpečnosť podnikových informačných systémov Moţné negatívne vplyvy vyuţitia IS Analýza informačného systému vybranej spoločnosti Charakteristika spoločnosti Zhodnotenie súčasného stavu IS Diskusia, Závery, Odporúčania Čestné vyhlásenie Zoznam obrázkov Zoznam tabuliek Literatúra Prílohy Abstrakt v slovenskom jazyku Abstrakt v anglickom jazyku

5 Zoznam skratiek V texte práce budú pouţívané rôzne pojmy, ktoré súvisia s oblasťou, v ktorej je práca orientovaná, teda v informačnej alebo informatickej oblasti a laikom nemusia byť tieto pojmy známe. Z dôvodu lepšej zrozumiteľnosti obsahu práce sú dané pojmy v nasledujúcom texte objasnené. K takýmto pojmom patria: - IS (informačný systém) - je počítačový systém slúţiaci na zber informácií, na ich spracovanie, triedenie a zdieľanie a je tvorený sústavou osôb, informačnej technológie, informácií atď. Existuje mnoţstvo druhov informačných systémov, ktoré majú širokú škálu pouţitia či uţ v podnikateľskej činnosti organizácií alebo v súkromnom ţivote jednotlivcov (Líška, 2007). - informačná gramotnosť - sa dá definovať ako súhrn porozumenia, znalostí, zručností potrebných pre primerané, bezpečné a produktívne pouţívanie informačných a komunikačných technológií či uţ v zamestnaní alebo v kaţdodennom ţivote. - umelá inteligencia (AI Artificial Inteligence) - je v súčasnej dobe nový a v informatických kruhoch veľmi často spomínaný pojem, ktorý má ako svojich zástancov, tak aj odporcov a mnohí ľudia očakávajú od jej implementovania určité nahradenie človeka pri zloţitých rozhodovacích a plánovacích procesoch. Ide teda o taký systém, ktorý by dokázal napodobniť uvaţovanie človeka, no otázkou zostáva či je implementácia takéhoto systému výhodná (Kuric). - ERP (Enterprise Resource Planning) - systémy na plánovanie podnikových zdrojov. - CRM (Customer Relationship Management) - systémy na riadenie vzťahov so zákazníkmi. - ECM (Enterprise Content Management) - systémy na riadenie podnikového obsahu. 5

6 1. Úvod a definícia problému Problematika zavádzania informačných systémov do činnosti organizácií je zloţitá, najmä z hľadiska ich vplyvu na celkovú činnosť organizácie, mnoţstva dostupných informačných systémov, ktoré môţu organizácie zaviesť do svojej činnosti, a taktieţ z hľadiska výhod a nevýhod, ktoré plynú z pouţívania informačných systémov pre organizácie, ktoré sa rozhodnú pre ich vyuţitie vo svojej činnosti. Implementáciou informačných systémov do podnikateľskej činnosti vznikajú pre danú organizáciu ako výhody, tak aj nevýhody, a práve preto si organizácia pred zavedením konkrétneho informačného systému musí uvedomiť či je potrebné, aby takýmto systémom disponovala, a či finančné prostriedky, ktoré do jeho implementácie vloţí, budú rentabilné, pretoţe na jeho vývoj, prípadne zakúpenie, implementáciu, no taktieţ budúcu údrţbu budú potrebné nemalé finančné a taktieţ časové investície. V súčasnej dobe, keď konkurencia neustále rastie, je potrebné, aby organizácia fungovala efektívne. Toto je moţné dosiahnuť okrem iného aj pouţitím komplexného informačné systému alebo vhodnou kombináciou čiastkových informačných systémov, ktoré zníţia čas potrebný na vykonanie určitej organizačnej činnosti alebo uľahčia túto činnosť, prípadne ušetria finančné prostriedky, ktoré môţe organizácia investovať do iných oblastí podnikania. Týmto je v podstate moţné zabezpečiť väčšiu flexibilitu spoločnosti, čím sa zvýši jej konkurencieschopnosť. Zavedením rôznych informačných systémov môţe organizácia získať nové konkurenčné výhody oproti podnikom pôsobiacim v rovnakom alebo podobnom odvetví podnikania. Práve tieto konkurenčné výhody sú nevyhnutným faktorom preţitia pre spoločnosti pôsobiace vo vysoko-konkurenčnom prostredí. Keďţe sa informačné systémy stávajú neoddeliteľnou súčasťou fungovania takmer všetkých organizácií a v súčasnosti pravdepodobne ţiadna organizácia nedokáţe fungovať bez pouţitia aspoň minimálneho mnoţstva IS, je potrebné uviesť rôzne typy systémov, ktoré moţno vyuţiť v podnikateľskej činnosti, no taktieţ je nutné spomenúť aj prínosy, respektíve potenciálne nevýhody alebo problémy, ktoré so zavádzaním a pouţívaním informačných systémov súvisia. Z tohto hľadiska by mala byť práca uţitočná ako pre organizácie, ktoré vyuţívajú informačné systémy v minimálnej miere, tak aj pre organizácie, ktoré disponujú určitým mnoţstvom informačných systémov. Cieľom práce je teda poukázať na prínosy plynúce z vyuţitia IS v činnosti organizácií, no taktieţ na moţnosti, ktoré majú organizácie pri výbere IS. 6

7 2. Prehľad literatúry Pri tvorbe práce budú pouţívané, čo moţno najaktuálnejšie dostupné kniţné publikácie, a rovnako aj internetové zdroje, súvisiace s danou témou, pričom by mali prevaţovať kniţné zdroje. Na tvorbu práce teda budú pouţívané publikácie súvisiace s problematikou informačných systémov, čiţe internetové, ale aj kniţné zdroje, ktoré obsahujú informácie týkajúce sa umelej inteligencie, metodík vývoja informačných systémov, rôznych typov informačných systémov vyuţívaných na zefektívnenie podnikateľskej činnosti vo verejnom alebo súkromnom sektore podnikania, no taktieţ o systémoch vyuţívaných v oblasti štátnej správy. Ďalším dôleţitým faktorom oblasti IT, o ktorom je taktieţ potrebné získať dostatok informácií, je bezpečnosť organizačných informácií, pretoţe v súčasnosti hrajú podnikové informácie obrovskú úlohu, čiţe sú jedným z najdôleţitejších aktív kaţdej spoločnosti, čo znamená, ţe spoločnosti by mali ich ochrane venovať značnú pozornosť. Prehľad literatúry pouţitej v práci: Publikácia Bezpečnosť a manažment informačných systémov od Strnáda popisuje proces vývoja informačného systému, potrebné vstupy pre zavádzanie nového systému do organizácie a taktieţ ţivotný cyklus IS. Ako uţ zo samotného názvu bibliografie Informačné systémy vyplýva, uvedená bibliografia obsahuje informácie týkajúce sa informačných systémov, konkrétne popisuje metodiky vývoja informačných systémov, ale taktieţ sú v nej uvedené rôzne typy informačných systémov, ktoré sú vyuţívané organizáciami vo verejnom a súkromnom sektore. GÁLA vydal kniţnú publikáciu s názvom Podniková informatika, ktorá je zdrojom informácií o systémoch typu CRM, ERP, ECM atď., ktoré sú vyuţívané podnikateľskými subjektmi pre celkové zlepšenie ich podnikateľskej činnosti. V internetovom článku s názvom Expertné systémy sú informácie potrebné k správnemu pochopeniu princípov fungovania expertných systémov. 7

8 3. Metodológie a procedúry pouţité vo výskume V práci bude pouţitá prevaţne hodnotiaca metodológia, z toho dôvodu, ţe pôjde najmä o charakterizovanie informačných systémoch, ktoré si môţu organizácie obstarať a taktieţ budú spomenuté výhody a prípadné nevýhody, ktoré plynú z ich implementácie. Pre relevantnosť a zdôvodnenie záverov a názorov sa budú vyuţívať prevaţne informácie získané z kniţných publikácií, čo moţno najaktuálnejšieho vydania, no taktieţ informácie získané z online článkov dostupných na internete a rovnako aj osobný rozhovor so zamestnancom/ zamestnankyňou vybranej organizácie, ktorý napomôţe vytvoreniu najmä praktickej časti práce. Pre doplnenie obsahu praktickej časti bude vytvorený aj dotazník s konkrétnymi otázkami týkajúcimi sa informačných systémov v rámci danej organizácie. Tento dotazník bude rozdaný vybranej skupine zamestnancov spoločnosti a jeho hlavnou úlohou bude získanie dodatočných informácií z vnútorného prostredia spoločnosti. V prípade, ţe zamestnanci vyjadria svoju nespokojnosť s pouţívanými informačnými systémami v organizácii, budú spomedzi informačných systémov uvedených v teoretickej časti navrhnuté také varianty, ktoré by daný problém aspoň čiastočne vyriešili. Taktieţ je moţné, ţe pri hodnotení dát získaných dotazníkom, bude objavené, ţe organizácia vyuţíva komplexný informačný systém, ktorý zahŕňa aj také čiastkové systémy, ktoré nie sú pre správne fungovanie spoločnosti potrebné. Prostredníctvom spomínaných informačných zdrojov bude vytvorený celkový záver týkajúci sa pouţitia informačných systémov v organizáciách. Týmto spôsobom sa teda zistí, či vyuţitie týchto systémov vplýva na činnosť organizácie pozitívne alebo negatívne. 8

9 4. Výsledky 4.1 Dôleţitosť informácií V súčasnosti dôleţitosť informácií stále viac rastie, a to najmä takých informácií, ktoré sú včasné, kvalitné, relevantné a spoľahlivé. Tak, ako boli epochy ľudskej histórie nazvané dobou kamennou, ţeleznou, bronzovou atď., tak by sme súčasnú dobu mohli nazvať dobou informačnou, pretoţe dnes by uţ pravdepodobne ţiadna spoločnosť (či uţ ľudská alebo spoločnosť v zmysle podniku) nedokázala fungovať bez dostatku informácií. Informácie hrajú dôleţitú úlohu v ţivote kaţdého človeka, organizácie alebo spoločnosti. Človek potrebuje informácie pre svoj kaţdodenný ţivot, či uţ ide o informácie, ktoré zvyšujú jeho všeobecný rozhľad alebo o informácie, ktoré sú pre neho jednoducho nevyhnutné (napríklad cestovný poriadok pre ľudí, ktorí nevlastnia automobil). Príkladom informácií, ktoré sú dôleţité pre ľudskú spoločnosť by mohli byť informácie o globálnych klimatických zmenách, najmä o príčinách vzniku týchto zmien. V prípade nezískania týchto informácií môţe dôjsť k nenávratným zmenám, ktoré ovplyvnia budúci ţivot na našej planéte, avšak ak spoločnosť disponuje takýmito informáciami, môţe podniknúť opatrenia na ich zastavenie, prípadne zvrátenie. Kaţdý podnik zase na svoje preţitie potrebuje informácie, ktoré sa bezprostredne týkajú odvetvia, v ktorom pôsobí, pričom môţe ísť o informácie týkajúce sa poţiadaviek zákazníkov, dodávateľov, konkurencie alebo rôznych ďalších oblastí podnikania. Napríklad ak by spoločnosť (podnik) nezískavala informácie o zákazníkoch, mohlo by sa veľmi ľahko stať, ţe by začala vyrábať produkty alebo poskytovať sluţby, o ktoré nebude mať nikto záujem. Toto môţe mať negatívny dopad na ďalšiu existenciu spoločnosti prípadne jej rozvoj, keďţe príde o veľké finančné prostriedky investované do výroby. Aby bol proces riadenia efektívny, je potrebné získať kvalitné informácie z viacerých oblastí, pretoţe iba na základe kvalitných a včasných informácií môţe podnik, človek alebo spoločnosť uskutočniť správne rozhodnutie. Od uskutočnenia správneho rozhodnutia totiţ väčšinou závisí ďalší vývoj situácie. Kvantita informácií má v dnešnej dobe neustále rastúcu tendenciu, avšak v súvislosti s tým je moţné si všimnúť, ţe v tomto obrovskom mnoţstve informácií prevládajú najmä také, ktoré nemajú potrebnú kvalitu, a teda vzniká problém s časom, ktorý je potrebné vynaloţiť na nájdenie tých správnych informácií, ktoré človek, 9

10 organizácia alebo spoločnosť potrebuje. Preto je potrebné aby si kaţdý zo spomínaných subjektov overil, či je daný informačný zdroj, z ktorého čerpá dôveryhodný. Manaţéri rôznych podnikov v súčasnosti minú pribliţne 30% zo svojho pracovného času na vyhľadávanie informácií potrebných pre rozhodovanie. Súčasný trend pritom vyţaduje aby boli rozhodnutia prijímané čo najrýchlejšie, a to znamená, ţe manaţéri majú stále menej času na uskutočnenie rozhodnutia (Dudinská, 1996). Otázkou však zostáva, či rozhodnutia prijaté pod tlakom a v krátkom času sú tými správnymi. Závislosť medzi riadením a informáciami (všeobecná schéma riadenia): Obr. 1 ( 34_PEVApr1obr1.JPG) Pre vykonanie správneho rozhodnutia je treba aby mal subjekt rozhodovania k dispozícii dostatok potrebných informácií. S týmto však vzniká otázka Aké mnoţstvo informácií je na uskutočnenie správneho rozhodnutia dostatočné?. Z kvantitatívneho hľadiska môţeme mať k dispozícií informácie, ktorých je nadbytok (prebytok), nedostatok alebo optimálne mnoţstvo. Nedostatok informácií logicky môţe viesť k tomu, ţe subjekt sa rozhoduje viac na základe subjektívneho presvedčenia, a teda vzniká problém s rizikom, ţe dané rozhodnutie bude nesprávne. Rovnaký dôsledok môţe mať aj nadbytok informácií, pretoţe človek nie je schopný absorbovať všetky informácie, ktoré sú k danej problematike dostupné a tak sa môţe tieţ rozhodnúť subjektívne. Bolo by mylné tvrdiť, ţe je subjektívne rozhodnutie vo všetkých prípadoch nesprávne, avšak isté riziko do úvahy brať musíme. Ideálne je, keď vlastníme optimálne mnoţstvo informácií (Dudinská, 1996). V súčasnosti vyuţívajú ľudia a taktieţ riadiaci pracovníci rôznych spoločností na zber dostatočného mnoţstva kvalitných informácií informačné systémy. 10

11 4.2 Moţnosti obstarania informačných systémov Informačné technológie sú v súčasnosti pre existenciu takmer všetkých organizácií nevyhnutným zdrojom. Viacero hospodárskych subjektov vynakladá na ich získanie, prevádzku a údrţbu obrovské finančné prostriedky a investície do tejto oblasti predstavujú pribliţne 20% z celkové objemu investícií, ktoré tieto spoločnosti vynakladajú (Kučera, 2002). Ako bolo uvedené, investície do oblasti informačných systémov predstavujú podstatnú časť finančných prostriedkov, ktoré organizácia vynakladá na rozvoj svojej činnosti, a preto by sa mala kaţdá spoločnosť, ktorá uvaţuje o zaobstaraní určitého systému, zamyslieť nad tým, akým spôsobom svoj informačný systém obstará. Organizácie si môţu vybrať z viacerých spôsobov obstarania informačného systému resp. systémov, ktoré pre svoju činnosť potrebujú. Základnými spôsobmi obstarania sú: - prostredníctvom outsoursingu, - kúpou, - vývojom vlastného informačného systému. Rozhodnutie organizácie, ktorú zo spomenutých metód si vyberie závisí od viacerých faktorov. Základnými faktormi sú cena, teda objem finančný prostriedkov, ktoré je organizácia ochotná investovať do oblasti informačných systémov, ďalej časový horizont v akom potrebuje organizácia daným systémom disponovať, no taktieţ aj to či má daná spoločnosť informačných pracovníkov, ktorí sú schopní potrebný systém vytvoriť, ale rovnako aj obsluhovať. Návrh architektúry informačného systému, realizácia jednotlivých častí tejto architektúry formou projektov, údrţba a prevádzka jednotlivých aplikácií sú činnosti, ktoré sú veľmi náročné ako na kvalifikáciu pracovníkov, tak i na celkový objem ľudských a finančných zdrojov (Kučera, 2002, str. 129). V prípade, ţe organizácia nedokáţe systém vyprodukovať vlastnými silami a zdrojmi, je potrebné pouţiť prvú alebo druhú zo spomínaných metód a teda outsoursing alebo kúpu. 11

12 4.2.1 Obstaranie informačného systému prostredníctvom outsoursingu Outsoursing informačného systému (systémov) znamená vo svojej podstate zadováţenie si systému prostredníctvom tretej osoby (spoločnosť, ktorá takýto druh systémov vyvíja), avšak dodaním systému činnosť poskytovateľa tejto sluţby nekončí, pretoţe outsoursing zahŕňa aj obsluhu a údrţbu daného systému, teda jeho celkovú správu. Obr. 2 Poskytovateľ sluţba Podnik výstup Zdroj Činnosť poskytovateľa výstup Hlavná činnosť Tento spôsob nadobudnutia určitého systému je moţné rozčleniť do dvoch kategórií, ktoré je však moţné kombinovať: a) outsoursing vývoja informačného systému - týka sa iba samotného vývoja informačného systému vybranou spoločnosťou, ktorá sa touto činnosťou zaoberá a ktorá vytvorí produkt na základe špecifikácie poţiadaviek zákazníka. Tento spôsob je u nás pravdepodobne najbeţnejší, či uţ vo verejnom alebo súkromnom sektore, v priemysle alebo poľnohospodárstve, atď. b) outsoursing prevádzky informačného systému - ide o zabezpečenie prevádzky objednaného systému, čím spoločnosť sleduje odstránenie činností a starostí súvisiacich so správou systému, no taktieţ problému ľudských zdrojov, ktoré sú na obsluhu potrebné a s ktorými sú samozrejme spojené mzdové náklady (Kučera, 2002). Dnes sa čím ďalej, tým viac vyuţíva kombinácia uvedených dvoch spôsobov, pretoţe spoločnosti, ktorých činnosť priamo nesúvisí s produkciou a spravovaním informačných technológií, nechcú svoj čas míňať na vývoj a obsluhovanie IS, ale sa chcú sústreďovať na svoju hlavnú činnosť. Z tohto dôvodu dané spoločnosti zabezpečujú vývoj a správu IS prostredníctvom externých firiem. Na území našej republiky je pojem outsoursing informačných technológií relatívne novým pojmom. V poslednej dobe však zaznamenáva tento spôsob obstarávania informačných systémov stále väčší nárast. 12

13 Podľa analytickej spoločnosti IDC, zaznamenajú sluţby informačných technológií (IT) outsourcingu v budúcnosti dynamický rast. Podľa ich predpovedí prognóza hovorí, ţe podiel na celkovom objeme IT sluţieb na Slovensku stúpne zo 7% z roku 2006 na 13,5% v roku Pre porovnanie - v západnej Európe tento podiel dnes tvorí takmer 40% všetkých IT sluţieb. (Konferencia IT Outsourcing mýty a slovenská realita definovala základné trendy vývoja tohto odvetvia na Slovensku, 2007) Ako bolo uvedené tento spôsob obstarania organizačných informačných systémov naberá u nás stále väčšiu dôleţitosť, avšak otázkou zostáva Prečo je to tak?. Odpoveď na túto otázku je v podstate jednoduchá. Ak si spoločnosť zaobstará systém touto metódou, nebude zaťaţená činnosťami a nemalými finančnými nákladmi, ktoré bezprostredne súvisia so svojpomocným zaobstaraním a správou daného systému, keďţe na jeho spravovanie je potrebné mnoţstvo ľudských zdrojov. To znamená, ţe spoločnosti odpadajú náklady na údrţbu systému, taktieţ mzdové náklady informačných pracovníkov, ktorí by v prípade vlastného spravovania systému museli byť pri jeho obsluhe prítomní a samozrejme spoločnosť ušetrí mnoţstvo času, ktorý by musela na jeho vývoj a údrţbu vynaloţiť. Dôvody vyuţitia outsoursingu sú v prípade kaţdej organizácie subjektívnymi faktormi, ktoré je potrebné dômyselne zváţiť pri výbere tejto obstarávacej metódy informačného systému. Niektoré organizácie si zaobstarávajú systémy, pretoţe sú nevyhnutné pre ich činnosť, či uţ z hľadiska zniţovanie finančných nákladov vo výrobe, alebo skrátenia času, ktorý je potrebný na vykonanie určitej činnosti, niektoré sa prostredníctvom IS snaţia získať výhody oproti konkurencii a ďalšie môţu mať ešte iné dôvody na obstaranie informačných systémov. Podľa Kučeru (2002) sú dôvody vyuţitia outsousingu rozdelené do nasledovných kategórií: - konkurenčné - ako uţ zo samotného názvu vyplýva ide o dôvody, ktorých cieľom je byť lepší ako konkurenčný podnik, takţe súvisia so získaním určitých výhod oproti konkurenčným podnikom v rovnakom alebo príbuznom odvetví - vecné - sú spojené so zlepšovaním vlastnej činnosti danej organizácie, pretoţe outsoursing umoţňuje prístup k faktorom, ktoré organizácia potrebuje aby mohla rozvíjať svoju hlavnú činnosť 13

14 - finančné - ide o logické dôvody plynúce z vyuţitia outsoursingu, a teda ide o úsporu finančných zdrojov organizácií, ktoré môţe potom daná spoločnosť investovať do inej oblasti podnikania - organizačné - táto kategória dôvodov súvisí so zjednodušením pracovnej činnosti samotných pracovníkov konkrétnej organizácie a so zvyšovaním ich špecializácie, pričom sa zniţuje organizačná štruktúra organizácie (Kučera, 2002). Kaţdá organizácia má vlastné poţiadavky na informačný systém, ktorý potrebuje pre svoju činnosť. Pre zabezpečenie správnej funkčnosti daného systému je potrebné, aby boli tieto poţiadavky špecifikované čo moţno najpodrobnejšie a taktieţ konzultované s poskytovateľom sluţby outsoursingu, pretoţe nie vţdy sa dajú poţiadavky vrcholového manaţmentu určitej spoločnosti splniť, keďţe riadiaci pracovníci sú málokedy odborníkmi v oblasti informačných technológií. V prípade, ţe bola komunikácia medzi poskytovateľom tejto sluţby a zákazníkom, teda objednávajúcou spoločnosťou efektívna, je väčšia pravdepodobnosť, ţe daný produkt (poţadovaný informačný systém) bude fungovať bez problémov a nebude potrebné vykonávať určité opravy počas jeho prevádzky. Z informácií uvedených v predchádzajúcom texte je moţné zistiť, ţe vyuţitie outsoursingu ako metódy obstarania informačného systému prináša pre organizácie určité výhody, ktorými sú: - odstránenie stále sa zvyšujúcich nákladov súvisiacich s prevádzkou a údrţbou informačného systému, - moţnosť pouţiť ušetrené finančné prostriedky na rozvoj iných činností v rámci organizácie (napr. výroba), - získanie konkurenčných výhod, - odbúranie problému súvisiaceho so zamestnaním kvalifikovaných pracovníkov na správu systému, - atď. 14

15 4.2.2 Zakúpenie informačného systému (dodávateľský spôsob) Spoločnosti pôsobiace na Slovensku, ktoré nemajú vlastných informačných pracovníkov sa v súčasnosti veľmi často zameriavajú na obstaranie systému resp. systémov, ktoré potrebujú pre svoju činnosť prostredníctvom zakúpenia od softvérových spoločností. Tieto spoločnosti sú zamerané práve na vývoj informačných systémov a v dnešnej dobe existuje uţ mnoţstvo softvérových spoločností, ktoré vyvíjajú systémy pre rôzne oblasti podnikovej činnosti (marketing, účtovníctvo, výroba, skladové hospodárstvo, atď.). Dôvodom zaobstarania si informačného systému prostredníctvom kúpy je najmä to, ţe niektoré spoločnosti chcú daný systém vlastniť, keď uţ vynaloţia veľké finančné prostriedky na jeho obstaranie. S vlastníctvom systému však nevyhnutne súvisia rôzne iné faktory. K týmto faktorom patria samozrejme ľudské zdroje, ktoré sú potrebné na jeho obsluhu, pričom nejde o zamestnancov, ktorí s daným systémom budú pracovať, avšak o vysoko kvalifikovaných zamestnancov, ktorí ho budú spravovať a udrţovať, ďalším faktorom je technické zabezpečenie, ktoré zabezpečí správnu technickú podporu systému, a ktoré je značne nákladné, no rovnako aj zvyšovanie informačnej gramotnosti zamestnancov danej spoločnosti. Veľkou nevýhodou obstarávania organizačného systému (či uţ komplexného alebo čiastkového) zakúpením od softvérových spoločností je práve fakt, ţe systémy vyvíjané týmito spoločnosťami sú veľmi všeobecné, aby spĺňali poţiadavky širokého okruhu zákazníckych firiem. To však znamená, ţe môţu obsahovať rôzne súčasti, ktoré sú pre určité spoločnosti zbytočné, a teda, ţe daná firma zaplatila nemalé finančné prostriedky za niečo, čo pri svojej činnosti nemôţe naplno vyuţiť. Samozrejme je moţné upraviť takýto softvérový produkt podľa poţiadaviek zákazníka, avšak za jeho úpravu je potrebné zaplatiť. K výhodám obstarania informačného systému touto metódou patrí najmä rýchlosť dodania takéhoto produktu, pretoţe ho nie je potrebné vyvíjať, keďţe je uţ vytvorený. Za ďalšiu výhodu by sa dalo pokladať ušetrenie finančných prostriedkov, keďţe zakúpenie hotového systému je o niečo lacnejšie ako nechať si vytvoriť systém na základe zadania podrobných poţiadaviek. 15

16 4.2.3 Vývoj informačného systému Nad spôsobom obstarania informačného systému prostredníctvom jeho vývoja vlastnými silami sa môţu zamýšľať iba také spoločnosti, ktoré majú v kolektíve pracovníkov aj odborníkov na informačné technológie. Samozrejme pre vývoj systému sa môţu rozhodnúť aj spoločnosti, ktoré nezamestnávajú informačných pracovníkov, avšak v prípade, ţe si zvolia tento spôsob obstarania, budú musieť takýchto pracovníkov zamestnať, čo podstatne zvýši náklady na vývoj IS a taktieţ na jeho budúcu prevádzku a údrţbu. Samotný proces vývoja informačného systému sa skladá z viacerých činností, ktoré je potrebné vykonať, aby tento proces prebehol úspešne a aby softvérový produkt, ktorý ide spoločnosť vyvíjať spĺňal všetky poţiadavky, ktoré naň budú v budúcnosti kladené. Ešte pred začatím projektu (vývoj informačného systému vlastnými silami organizácie je moţné nazvať projektom) je potrebné podrobne analyzovať problémovú oblasť podnikovej činnosti, teda definovať problém, ktorý chce organizácia vývojom informačného systému vyriešiť, no hlavne jeho príčiny. Tejto dalo by sa povedať predfáze vývoja systému treba venovať dostatok pozornosti, pretoţe ak bude problém resp. jeho príčina zle definovaná, môţe sa stať, ţe spoločnosť síce vyvinie IS, avšak tento systém daný problém nevyrieši a spoločnosť bude musieť hľadať iné cesty riešenia problému, s čím samozrejme súvisia ďalšie dodatočné finančné náklady. Okrem správneho definovania problému je treba, aby spoločnosť zabezpečila zdroje nevyhnutné na vývoj systému. K týmto zdrojom patria samozrejme finančné prostriedky, ľudské zdroje, no taktieţ technické prostriedky (hardware). Podľa Strnáda (2009) sa tieto prostriedky rozčleňujú nasledovne: - organizačné zaistenie - táto kategória súvisí so štruktúrou riadiacich a výkonných pracovníkov, ktorí sú zainteresovaný v projekte vývoja systému, pričom tu musia byť prítomné rôzne skupiny koncových pouţívateľov, keďţe iba prostredníctvom komunikácie s koncovými uţívateľmi je moţné dosiahnuť ich spokojnosť s finálnym produktom. V tomto bode je dôleţité definovať taktieţ hierarchiu osôb, teda nadriadenosť a podriadenosť, no taktieţ treba určiť práva a povinnosti všetkých osôb zúčastňujúcich sa na projekte. 16

17 - personálne zabezpečenie - ako uţ iste zo samotného názvu vyplýva, pôjde o zabezpečenie dostatočného mnoţstva ľudských zdrojov potrebných pre úspešné zvládnutie všetkých činností pri realizácii projektu. S personálnym zabezpečením sa logicky spája motivácia zamestnancov pracujúcich na projekte, avšak je vhodné skombinovať motiváciu peniazmi s motiváciou prostredníctvom pozitívneho slovného ohodnotenia (pochvala) dobrých výsledkov toho, ktorého pracovníka. - finančné zaistenie - ak sa podnik rozhodne vyvíjať informačný systém samostatne, musí počítať s nemalými finančnými nákladmi v priebehu celého trvania projektu a taktieţ po jeho ukončení. Medzi hlavné oblasti, do ktorých musia smerovať peniaze patrí samozrejme hardware, mzdy a odmeny pracovníkov, školenia pracovníkov na prácu s budúcim systémom, atď. Nie je dobré, ak sa spoločnosť snaţí na niektorých zo spomínaných alebo iných činnostiach ušetriť, pretoţe toto zniţovanie nákladov sa môţe nakoniec prejaviť v zlej funkčnosti výsledného systému a v konečnom dôsledku bude musieť organizácia aj tak ušetrené a moţno ešte aj ďalšie prostriedky vynaloţiť na opravu chýb, vzniknutých škrtením projektového rozpočtu. - technické zaistenie - kaţdý softvér na svoje fungovanie potrebuje určité technické prostriedky. Technické zabezpečenie, a taktieţ rôzne iné činnosti súvisiace s informačnými systémami (údrţba a správa systémov, hardwaru, atď.) sú zvyčajne obstarávané informatickým oddelením konkrétnej spoločnosti (Strnád, 2009). S vývojom IS súvisí pojem ţivotný cyklus IS. Tak, ako človek prechádza rôznymi fázami ţivota (narodenie, dospievanie, samotná dospelosť, staroba a smrť), tak aj informačný systém prechádza určitým vývojom. To znamená, ţe ţivotný cyklus IS môţe byť definovaný ako určitý súbor činností vývoja daného systému. Ţivotný cyklus vyjadruje proces zhromaţďovania a analýzy poţiadaviek na budúci IS, proces návrhu, postupu výstavby, zavedenia, prevádzky, zdokonaľovania a prípadne zrušenia IS (Líška, 2007, str. 14). Existuje viacero prístupov k ţivotnému cyklu IS, avšak najviac pouţívanými sú vodopádový a špirálový. Vo vodopádovom prístupe jednotlivé fázy ţivotného cyklu nasledujú postupne po sebe na základe logickej hierarchie. V rámci tohto prístupu sa jednotlivé fázy uvádzajú takto: - predprojektová príprava, - analýza, 17

18 - návrh, - implementácia, - zavádzanie, - prevádzka a údrţba IS (Líška, 2007). Špirálový prístup je zaloţený na tzv. prototypovaní (prototyping), pričom pod pojmom prototyp sa rozumie určitá základná verzia poţadovaného softvéru, ktorá je rýchlo vytvorená a uvedená do prevádzky. V samotnej prevádzke prototypu sa postupne zisťujú nedostatky tejto základnej verzie, ktoré by nemali byť uţ v konečnej podobe systému prítomné. To znamená, ţe pojem prototypovanie v podstate vyjadruje postupné dotváranie IS. (Líška, 2007) Znázornenie špirálového prístupu: Obr.3 (Líška, 2007, str. 17) Niekedy sa fázy ţivotného cyklu a vývoja IS môţu zhodovať, to však závisí od vybranej metodiky (súhrn určitých činností vedúcich k vytvoreniu IS). Pre nedostatok priestoru nebude venovaná väčšia pozornosť ţiadnej metodike, avšak medzi najpouţívanejšie patria Objektovo orientovaný prístup vývoja informačného systému, Procesný a údajový prístup a Participačné projektovanie. Okrem spomínaných troch metodík vývoja IS existuje v súčasnosti mnoţstvo ďalších metodík ako napríklad Rational Unified Process alebo Enterprise Unified Process a rôzne iné. 18

19 4.3 Informačné systémy vyuţívané v organizáciách V súčasnej dobe existuje mnoţstvo softvérových produktov pre všetky oblasti podnikovej činnosti (marketing, vzťahy so zákazníkmi, výroba, účtovníctvo, atď.), ktoré môţu firmy vyuţívať pre zefektívňovanie svojej činnosti. Jediným problémom je vybrať si z veľkého počtu dostupných informačných systémov, no taktieţ z mnoţstva výrobcov tohto typu produktu. Organizácie sa zvyčajne rozhodujú pri výbere najmä na základe poţiadaviek týkajúcich sa ceny a dodacej lehoty produktu. Tento spôsob výberu však nie je dostačujúci, pretoţe v prípade lacnejších systémov môţu vzniknúť rôzne problémy, ktoré bude musieť organizácia neskôr odstrániť. Tento istý problém môţe však vzniknúť aj v prípade drahších softvérových produktov, pretoţe nie vţdy je vysoká cena zárukou kvality. Najvhodnejšou cestou ako si vybrať ten najlepší produkt s primeranou cenou, je získať podrobné referencie o moţných dodávateľoch od spoločností, ktoré týchto dodávateľov uţ vyuţili pre obstaranie svojho informačného systému resp. systémov. K dôleţitým krokom pri výbere efektívneho systému patrí hlavne správne špecifikovanie podnikovej činnosti, ktorú chce organizácia obstaraním informačného systému zlepšiť. S týmto samozrejme súvisí správna definícia problému, ktorý by sa mal systémom vyriešiť. Pri výbere systému by sa mala kaţdá organizácia zaoberať aj tým či bude určitý dátový problém riešiť prostredníctvom komplexného systému, ktorý zahŕňa všetky podnikové činnosti alebo prostredníctvom viacerých čiastkových systémov. Komplexné riešenie však môţe spôsobiť, ţe niektoré časti systému nebudú vyuţité. Práve z tohto dôvodu je v niektorých prípadoch lepšie ak sa organizácia rozhodne pre vyuţitie čiastkových systémov na vyriešenie problému. Prostredníctvom vyuţívania informačných systémov sa spoločnosti často krát snaţia zjednodušiť proces rozhodovania, pričom môţe ísť o rôzne rozhodnutia, ktoré ovplyvnia budúcnosť organizácie, pričom často krát sa v spoločnostiach uskutočňuje rozhodovanie, ktorého výsledok môţe mať významný vplyv na ich ďalšiu existenciu. Vyuţitím IS je moţné zvýšiť pravdepodobnosť, ţe rozhodnutie bude správne. Kaţdý informačný systém, ktorý organizácia vyuţije vo svojej činnosti so sebou prináša určité výhody, a teda v konečnom dôsledku prispieva k celkovému zvýšeniu efektívnosť danej spoločnosti resp. organizácie. Tieto výhody môţu byť pre budúci vývoj organizáciu rozhodujúce. 19

20 4.3.1 Podnikové informačné systémy V rámci podniku majú informačné systémy širokú škálu vyuţitia, čo znamená, ţe môţu byť vyuţité prakticky vo všetkých podnikových činnostiach od výroby cez výskum a vývoj nových produktov aţ po zjednodušenie rozhodovania riadiacich pracovníkov a na všetky podnikové činnosti majú podstatný vplyv. Tento vplyv sa môţe prejaviť napríklad v redukcii času potrebného na vykonanie určitých aktivít, v objeme ľudského kapitálu, potrebného pre správny chod organizácie alebo v úspore finančného kapitálu, ktorý môţe spoločnosť vyuţiť na investovanie do rozvoja. Niektoré typy informačných systémov vyuţívaných v organizáciách: - výrobné informačné systémy, - manaţérsky informačný systém, - expertné systémy, - administratívne systémy, - ďalšie Výrobné systémy Ako uţ samotný názov tohto druhu systémov napovedá, pôjde o informačné systémy, ktorých úlohou je spracovanie údajov z výrobného procesu a ich poskytovanie koncovému pouţívateľovi. Tieto systémy slúţia na obsluhu rôznych výrobných zariadení, ktoré sú vysoko špecializované, pričom výrobné systémy zvyčajne pracujú s informáciami v reálnom čase a tieto informácie ihneď spracovávajú (napríklad informácie získané zo senzorov alebo viacerých zariadení, ktoré sú medzi sebou vzájomne prepojené) (Kučera, 2002). Základnou vlastnosťou výrobných informačných systémov je schopnosť zbierať rôzne typy údajov z rôznych zdrojov, spracovať ich a poskytnúť pouţívateľovi jasný, presný a hodnoverný pohľad do aktuálneho stavu výrobného procesu v reálnom čase. (Výrobné informačné systémy) 20

21 Manaţérsky informačný systém Takýto systém je vyuţívaný riadiacimi pracovníkmi organizácií (manaţérmi) a jeho hlavnou úlohou je podpora rozhodovania týchto pracovníkov. V podstate ide o súbor podsystémov, ktorého hlavnou úlohou je sledovanie činností podniku a vytváranie určitých strategických prognóz do budúcnosti. Z toho vyplýva, ţe manaţérsky informačný systém tvorí akási sústava viacerých informačných systémov, ktoré sú vzájomne prepojené. Kaţdý z podsystémov je však orientovaný na inú hierarchickú úroveň manaţmentu (Dudinská, 1996). V manaţérskom informačnom systéme hrá určitú úlohu aj miera neistoty, v ktorej je konkrétny pracovník nútený vykonávať rozhodnutia, pričom na kaţdom hierarchickom stupni manaţmentu (strategický manaţment, taktický manaţment a operatívny manaţment) je iná miera neistoty a ku kaţdému stupňu sa viaţe iný druh podsystému. V prípade strategického manaţmentu sú to tzv. exekutívne IS, pri taktickom manaţmente systémy na podporu rozhodovania a v prípade operatívneho manaţmentu ide o transakčné systémy. Kaţdý zo spomínaných systémov plní určité úlohy. Úlohou transakčných systémov je uskutočňovanie kaţdodenných účtovných (transakčných) operácií spoločnosti a obyčajne sa dotýkajú všetkých podnikových činností, teda zahŕňajú ako financie, tak aj dodávateľov, odberateľov a výrobu. Ich výhoda teda spočíva v tom, ţe uľahčujú vybavovanie jednotlivých objednávok, prevodov atď. Systémy na podporu rozhodovania vykonávajú rôzne analýzy, ktoré sú dobrým podkladom pre prijatie rozhodnutia a teda napomáhajú manaţérom pri uskutočňovaní rozhodnutí, čo zvyšuje efektivitu ich práce. Podstatou exekutívnych informačných systémov je zbieranie informácií z externého prostredia spoločnosti (teda informácie o konkurencii, politickej situácii, trhových podmienkach a pod.), z čoho vyplýva veľká výhoda, pretoţe ak spoločnosť disponuje týmito informáciami, dokáţe pruţne reagovať na neočakávané situácie. K spomínaným trom druhom systémov v rámci manaţérskeho informačného systému patria taktieţ tzv. informačné systémy na riadenie, ktoré sú zaloţené na ekonomických a účtovných systémoch a poskytujú mnoţstvo tlačových zostáv, ktoré môţu zamestnanci organizácie vyuţiť pri svojej práci (Dudinská, 1996). Vyuţitím manaţérskeho informačného systému môţu organizácie získať informácie, ktoré sú dôleţité pre flexibilné reagovanie na prípadné zmeny v externom prostredí spoločnosti, a bez ktorých by sa mohla organizácia dostať do váţnych problémov súvisiacich s jej ďalšou existenciou. 21

22 Expertné systémy Expertné systémy sú zaloţené na vyuţívaní prvkov umelej inteligencie a teda ich podstatou je napodobenie myslenia a správania človeka, pričom tieto systémy zvyčajne napodobujú správanie expertov z určitej oblasti. Ich úlohou je riešiť veľmi komplikované problémy rozhodovania, ktoré by dokázali vyriešiť iba odborníci na konkrétnu oblasť. Znalosti expertov sú vo vhodnej forme uloţené v tzv. báze znalostí, ktorá obsahuje všeobecné znalosti k určitej problematike. Komunikácia medzi systémom a jeho pouţívateľov funguje asi tak, ţe pouţívateľ odpovedá na otázky systému, teda zadáva určité poţiadavky alebo charakteristiky problému, prípadne vyplní dotazník zadaný expertným systémom. Jednoduchým príkladom môţe byť systém, ktorý na základe zadania charakteristík zvieraťa vygeneruje pouţívateľovi jeho názov (napr. ak pouţívateľ zadá systému, ţe dané zviera je cicavec ţijúci vo voľnej prírode, ktorý sa ţiví mäsom a jeho srsť je bielo sivej farby, potom systém odpovie, ţe zvieraťom je vlk) (Expertné systémy). Táto kategória informačných systémov je relatívne nová v odbore informačných technológií, no pre podniky môţu mať vyuţitie tohto druhu systémov veľký význam. Ako z predchádzajúcej charakteristiky logicky vyplýva, môţu byť expertné systémy pre organizácie veľmi výhodné, pretoţe nahrádzajú odborníkov na určité oblasti a teda spoločnosť nemusí takýchto pracovníkov zamestnávať, čo znamená, ţe ušetrí veľkú časť finančných prostriedkov, keďţe odborníci patria k vysoko kvalifikovanej pracovnej sile a vyţadujú finančné ohodnotenie, ktoré je primerané ich kvalifikácii. Na rozdiel od expertov systémy nevyţadujú mesačné mzdové náklady, ktoré sa časom kumulujú a narastajú do nemalých rozmerov Administratívne systémy Tieto systémy sa inak nazývajú aj kancelárske informačné systémy a sú vyuţívané na rozličné podnikové činnosti, najmä na tvorbu textových dokumentov alebo tabuliek, počítačovú grafiku, na správu elektronickej pošty alebo na komunikáciu medzi pracovníkmi prípadne oddeleniami určitej organizácie. Vyuţitie administratívnych systémov viditeľne napomáha efektívnemu chodu spoločnosti, keďţe ich vyuţitím spoločnosť nahradí staré kancelárske metódy resp. nástroje (Dudinská, 1996). 22

23 Tab.1 Nástroj Klasická kancelária Počítačové riešenie základný nástroj ceruzka, papier, písací stroj textový editor, tabuľkový procesor organizačné pomôcky kalendár, TimeManager kalendáre, plánovače, lokálne databázy správa podnikových šanóny, kartotéky, podacie databázy, MIS, prostriedky informácií denníky GROUPWARE znalostné bázy poznámky, publikácie adresáre, fultextové databázy komunikácia s okolím poštové obálky, telefón, fax elektronická pošta (Dudinská, 1996, str. 73) Ďalšie typy systémov K ďalším dôleţitým systémov, ktoré organizácie často krát vyuţívajú a ktoré vo významnej miere ovplyvňujú ich podnikovú činnosť patria ERP, ECM a CRM systémy. Hlavnou myšlienkou ERP je najmä zjednotenie všetkých čiastkových aplikácií, ktoré sú vyuţívané v organizácii do jedinej aplikácie. To znamená, ţe úlohou ERP je vytvoriť informačnú podporu organizačným činnostiam, ktorá by mala byť efektívne realizovateľná jednou aplikáciou. Výhodou tohto systému je, ţe zabezpečuje lepšiu integráciu medzi finančnými a výrobnými modulmi, čím je moţné lepšie organizovať ekonomické procesy, teda lepšie plánovať náklady, predaj, nákup atď. (Gála, 2006). Kaţdá organizácia, ktorá vlastní určitý informačný systém (ako celok) disponuje obrovským mnoţstvom informácií, ktoré sú veľmi dôleţité pre jej činnosť. Ak chce spoločnosť tento veľký objem informácií resp. dát spravovať efektívne a taktieţ zabezpečiť uţívateľom prístup k potrebným dátam, ECM je vhodným riešením. ECM je komplexným riešením, ktoré má za úlohu poskytovať potrebné dáta v čo moţno najkratšom čase človeku, ktorý ich potrebuje pre svoju pracovnú činnosť (Gála, 2006). Zákazníci hrajú v prípade kaţdej organizácie súkromného sektoru tú najdôleţitejšiu úlohu, pretoţe bez zákazníkov by nedokázala ţiadna spoločnosť vyprodukovať zisk, a teda by bola nútená ukončiť svoju činnosť. Veľkú úlohu tu teda hrá vernosť zákazníkov. Pre zabezpečenie dobrých alebo lepších vzťahov so zákazníkmi je moţné vyuţiť informačný systém s názvom CRM. Tento systém umoţňuje organizácii nastaviť podnikové procesy tak, aby bola pozornosť upriamená najmä na starostlivosť o zákazníka, no taktieţ vyuţiť informačné 23

24 a komunikačné technológie na zlepšenie moţností zákazníkov komunikovať so spoločnosťou (Gála, 2006). Organizácie majú samozrejme k dispozícií aj rôzne iné softvérové produkty, ktoré pomáhajú pracovníkom spoločnosti pri vývoji nového výrobku, alebo pri tvorbe reklamnej kampane, prípadne slúţia na komunikáciu medzi organizačnými zloţkami určitej spoločnosti. V dôsledku nedostatku priestoru však nie je moţné sa venovať všetkým moţným systémom, ktoré majú organizácie k dispozícii Informačné systémy vo verejnom sektore Systémy, ktoré vyuţívajú pracovníci vo verejnom sektore sú zaloţené na rovnakých princípoch, avšak v zásade majú odlišnú úlohu ako informačné systémy, ktoré vyuţívajú organizácie v súkromnom sektore podnikania. Hlavný rozdiel je v tom, ţe podnikové informačné systémy sú organizáciami zaobstarávané za účelom dosahovania lepších výsledkov v konkurenčnom prostredí, teda za účelom získavania väčšieho počtu zákazníkov, zvyšovania objemu výnosov atď. Naopak informačné systémy verejného sektoru síce majú za úlohu zvyšovať efektivitu pracovníkov, avšak nie za účelom dosiahnutia zisku, keďţe organizácie v tomto sektore nevyrábajú výrobky, ale poskytujú sluţby, ktoré však nie sú spoplatnené priamo (platba za sluţbu), ale prostredníctvom daní odvádzaných do štátneho rozpočtu. Typickým príkladom organizácie, ktorá pôsobí vo verejnom sektore sú Ozbrojené sily Slovenskej republiky alebo Polícia. Tieto organizácie nevyrábajú ţiadne výrobky, ale poskytuje určité sluţby (zaistenie bezpečnosti štátu, pomoc pri ţivelných pohromách, prípadne pri pohromách iného ako ţivelného charakteru), za ktoré nemusia ich vyuţívatelia priamo platiť. Všetky zloţky verejného sektoru (polícia, ministerstvá, ozbrojené sily SR,...) vyuţívajú mnoţstvo informačných systémov, ktoré pomáhajú ich pouţívateľom vykonávať svoje povinnosti efektívnejšie. V súčasnosti vyţadujú občania stále väčšiu efektivitu inštitúcií štátnej správy a preto je potrebné, aby tieto inštitúcie smerovali finančné prostriedky do obstarávania informačných technológií. V dôsledku toho vznikajú vo verejnom sektore rôzne projekty pre zabezpečenie spokojnosti občanov (elektronické voľby, elektronické podávanie prihlášok na vysoké školy, atď.). Vyuţívanie takýchto nástrojov môţe byť výhodné najmä z toho hľadiska, ţe sa ušetria finančné prostriedky, ktoré smerujú do tohto sektoru, čo znamená, ţe tieto prostriedky môţu byť pouţité na rozvoj iných oblastí (diaľnice,...). 24

25 4.4 Bezpečnosť podnikových informácií Veľký vplyv na organizáciu má aj informačná bezpečnosť, teda zabezpečenie informácií, ktoré organizácia potrebuje pre svoju činnosť, pred moţnými externými hrozbami. Do získavania informácií organizácií investujú mnoţstvo finančných, ale aj iných prostriedkov a preto je dôleţité, aby sa tieto organizácie zabezpečili proti moţnej strate alebo zneuţitiu podnikových informácií. Strata resp. zneuţitie podnikových informácií môţe mať veľmi negatívny dopad na celkové fungovanie spoločnosti. Napríklad ak spoločnosť vyvíja nový produkt a informácie o tomto produkte získa konkurenčná firma, je moţné, ţe sa tento produkt vyvíjaný jednou spoločnosťou objaví na trhu ešte predtým, ako ho spoločnosť vyvinie, pričom bude niesť značku úplne inej organizácie. To by znamenalo obrovské finančné straty a v prípade, ţe spoločnosť vynaloţila väčšinu svojich peňaţných prostriedkov na vývoj nového produktu, môţe táto situácia viesť dokonca aj k existenčným problémom spoločnosti, ktoré by mohli vyvrcholiť bankrotom. Existujú rôzne typy hrozieb, ktoré môţu negatívne pôsobiť na činnosť spoločnosti. K základným hrozbám patria prírodné a fyzické, technické, technologické a ľudské. V prípade ľudských hrozieb je moţné ich ešte rozlišovať na základe toho, či sú spôsobené úmyselne alebo neúmyselne (Gála, 2006). Z mnoţstva hrozieb, ktoré môţu organizáciu postihnúť vyplýva, ţe okrem investícií vynaloţených na získavanie informácií musia organizácie vynakladať investície aj do zabezpečenia. Tieto investície bývajú zvyčajne veľmi náročné a ich návratnosť je veľmi nízka, avšak s ohľadom na moţné dôsledky spôsobené stratou informácií sú nevyhnutné. Organizácie riešia bezpečnosť svojich informácií zvyčajne prostredníctvom tzv. bezpečnostného manaţmentu. Ide o akúsi štruktúru pracovníkov v rámci spoločnosti, pričom v tejto štruktúre sú zahrnutí pracovníci, ktorí majú na starosti riešenie bezpečnosti informácií a informačných systémov organizácie. Ich úlohou je analyzovať bezpečnostnú situáciu v podniku, teda zistiť na akej úrovni je bezpečnosť, skúmať riziká, ktoré by mohli organizáciu ohroziť a spôsobiť rozsiahle škody, vytvárať protiopatrenia proti vzniku týchto rizík a nakoniec vytvárať stratégie alebo postupy riešenia vzniknutej nebezpečnej situácie. Toto však neznamená, ţe za bezpečnosť podnikových informácií je zodpovedný len bezpečnostný manaţment, ale táto zodpovednosť pripadá na kaţdého zamestnanca danej organizácie (Rodryčová - Staša, 2000). 25

26 4.5 Moţné negatívne vplyvy vyuţitia IS Na kaţdú vec sa dá pozerať z dvoch hľadísk, a rovnako aj informačné systémy majú ako pozitívnu, tak aj negatívnu stránku. Okrem výhod, ktoré vyplývajú z ich pouţívania, a ktoré je moţné vyčítať z celého predchádzajúceho textu, súvisia s informačnými systémami aj negatívne vplyvy resp. nevýhody. Medzi hlavné nevýhody ako uţ bolo spomenuté patrí to, ţe obstaranie IS stojí organizáciu nemalé finančné prostriedky, ktoré majú však dlhodobú návratnosť. Investíciou do obstarania IS však výdavky spoločnosti nekončia a preto je potrebné si uvedomiť, ţe s jeho obstaraním a prevádzkou súvisia rôzne iné výdavky. K týmto výdavkom patria napríklad náklady na školenia, teda na zvyšovanie informačnej gramotnosti pracovníkom (koncových uţívateľov), ktorí budú daný systém pouţívať, no taktieţ peňaţné prostriedky vynaloţené na technické zabezpečenie (podporu), ktoré je potrebné pre správnu funkcionalitu obstaraného softvérového produktu. Problémom v tomto prípade je obrovská rýchlosť vývoja nových informačných technológií a taktieţ stále väčšia náročnosť systémov na technické zabezpečenie. V prípade organizácií, ktoré chcú disponovať najnovšou verziou nejakého informačného systému, avšak majú zastarané technické prostriedky, je nutné, aby tieto organizácie vynaloţili financie na získanie technických prostriedkov, ktoré dostatočne zabezpečujú podporu tohto systému. Ďalšou nevýhodu je riziko súvisiace so stratou alebo zneuţitím informácií alebo s narušením správneho chodu IS. I keď spoločnosť vynaloţí isté prostriedky na zabezpečenie svojho systému, nikto nemôţe zaručiť, ţe nedôjde k narušeniu bezpečnosti a prípadný vznik nebezpečnej situácie môţe spôsobiť obrovské škody. Moţnou nevýhodou, i keď nie pre organizácie, ktoré systémy vyuţívajú, ale pre národné hospodárstvo je pravdepodobne aj zvyšovanie nezamestnanosti v dôsledku zavádzania informačných systémov do organizačnej činnosti. Zavádzanie IS má samozrejme vplyv na zvyšovanie nezamestnanosti, keďţe informačné systémy v určitých oblastiach nahrádzajú prácu človeka. Pre organizácie je toto samozrejme výhodou, keďţe ušetria značné finančné prostriedky na mzdových nákladoch, avšak pre štátny rozpočet to znamená vyššie výdavky na podporu v nezamestnanosti a v konečnom dôsledku to môţe znamenať zvyšovanie verejného dlhu. 26

27 4.6 Analýza informačného systému vybranej spoločnosti Táto časť bude venovaná opisu vybranej spoločnosti, ktorou je akciová spoločnosť s názvom Národná diaľničná spoločnosť alebo NDS, a. s. a najmä informačnému systému, ktorým táto organizácia disponuje. Taktieţ budú rozobraté prípadné moţnosti, aké Národná diaľničná spoločnosť má v oblasti obstarania informačných systémov Charakteristika spoločnosti Národná diaľničná spoločnosť, a. s. je spoločnosťou, ktorá bola zaloţená v roku 2005 so sídlom v Bratislave, a ktorá je v rukách štátu (štát je 100% vlastníkom spoločnosti). Hlavnou úlohou je poskytovanie sluţieb týkajúcich sa správy diaľnic občanom Slovenskej republiky, čo znamená, ţe nejde o výrobný a ani ziskový podnik. Hlavné činnosti NDS: príprava, realizácia opráv a výstavba diaľnic a rýchlostných ciest na základe vládou schváleného Plánu rozvoja diaľnic a ciest SR správa, prevádzka, údrţba a opravy diaľnic, rýchlostných ciest a ich súčastí, plánovanie, realizácia a prevádzka Inteligentných dopravných systémov, zabezpečovanie výroby, distribúcie a predaja nálepiek za pouţívanie vymedzených úsekov diaľnic a rýchlostných ciest a vyberanie poplatkov za ich pouţívanie, zabezpečovanie finančných zdrojov na pokrytie potrieb NDS, prevádzkovanie a činnosť akreditovaného cestného laboratória, výkon činností stavebného dozoru, ostatné činnosti sú definované vo výpise z obchodného registra pre NDS (Národná diaľničná spoločnosť - o firme, 2005). Spoločnosť je financovaná najmä zo štátneho rozpočtu, ale taktieţ z fondov z Európskej únie, z predaja diaľničných známok, no v súčasnosti sa zdrojom financovania Národnej diaľničnej spoločnosti stal aj nový mýtny systém, ktorý bol zavedený v roku Tento systém by mal tvoriť významný zdroj financovania organizácie v ďalších rokoch jej pôsobenia. Organizačnými zloţkami spoločnosti sú - Ústredie, SSÚD, SSÚR (Strediská správy a údrţby rýchlostných ciest), Informačné strediská, Strediská výstavby diaľnic, Investičné odbory (Národná diaľničná spoločnosť - o firme, 2005). 27

28 4.6.2 Zhodnotenie súčasného stavu IS Národná diaľničná spoločnosť tak ako aj všetky ostatné spoločnosti, či uţ vo verejnom, alebo súkromnom sektore, vyuţíva pri vykonávaní svojej činnosti informačné systémy. Taktieţ sa spoločnosť snaţí o priebeţnú modernizáciu svojho informačného systému, na čo vynakladá značný objem finančných prostriedkov. Celý informačný systém tejto spoločnosti sa skladá z takých čiastkových systémov, aby bola zabezpečená efektívna činnosť, a rovnako aj poskytovanie včasných informácií účastníkom cestnej premávky na diaľničných úsekoch a rýchlostných komunikáciách. Pravdepodobne všetky činnosti súvisiace s administratívou (účtovníctvo, skladová evidencia, operatívna evidencia, správa registratúry atď.) sú rovnako vykonávané prostredníctvom vyuţívania informačných systémov, čo značne uľahčuje ich vykonanie, a teda v konečnom dôsledku skracuje čas potrebný na tieto činnosti. Informačný systém Národnej diaľničnej spoločnosti je tvorený nasledovnými čiastkovými systémami: - DATALAN - správa registratúry, - Aktion.ONE - dochádzkový systém, - IRSD - Informačný a riadiaci systém dopravy, - ekonomický softvér ORIS, - komunikačné technológie. V nasledujúcej časti budú charakterizované všetky zo spomenutých systémov, a taktieţ prostredníctvom dotazníkovej metódy zistená celková spokojnosť zamestnancov s aktuálnym informačným systémom. DATALAN - správa registratúry Ide o časť informačného systému typu ECM od spoločnosti DATALAN, pričom jeho hlavnou úlohou je správa podnikového obsahu (dokumentácie o dodávateľoch, objednávkach, atď.). Tento systém zabezpečuje evidovanie záznamov a spisov, ktoré prichádzajú do spoločnosti z externého prostredia, alebo sú vytvorené vo vnútri firmy, teda má za úlohu riadiť spracovanie záznamov, ich zaraďovanie do spisov, vybavovanie, úschovu a vyraďovanie, no rovnako poskytuje pouţívateľom informácie o priebehu vybavovania jednotlivých záznamov a kontroluje dodrţiavanie stanovených lehôt na ich vybavenie. Dodrţiavanie stanovených lehôt je zabezpečené tak, ţe softvér kontroluje tieto 28

29 lehoty automaticky a v prípade, ţe sa blíţi termín vybavenia, automaticky upozorňuje uţívateľa o nutnosti vybavenia záznamu (Správa registratúry DATALAN ECM suite, 2007). Veľkou výhodou systému je to, ţe záznamy alebo celé spisy záznamov sú neustále k dispozícii, čo umoţňuje rýchly prístup k dôleţitým informáciám, ktoré sú potrebné pre spracovanie, vybavovanie a vyraďovanie záznamov a spisov. Všetky záznamy a spisy majú pevne stanovený ţivotný cyklus (teda ich existenciu od vzniku aţ po vyradenie), ktorý je súčasťou vnútorného poriadku spoločnosti. Ďalšie moţnosti systému: - vkladanie rôznych typov záznamov, - automatické prideľovanie evidenčných čísiel záznamom, - spája záznamy podobného alebo rovnakého typu do spisov, ktoré obsahujú údaje o spracovateľovi, dátume vytvorenia a uzatvorenia atď. (príloha č.2), - umoţňuje jednoducho a prehľadne vyradiť spisy alebo záznamy, ktorých lehota uloţenia uţ vypršala, - vedie evidenciu o vypoţičaných spisoch vo fyzickej forme, o tom ktorý zamestnanec si daný spis vypoţičal a akú dlhú dobu bol spis vypoţičaný, - prostredníctvom systému je moţné vytvárať povinné tlačové zostavy, - taktieţ je moţné do systému vkladať záznamy v papierovej forme prostredníctvom skenovania, - hospodársky rok organizácie je automaticky uzatváraný (Správa registratúry DATALAN ECM suite, 2007). Súčasťou systému je tzv. registratúrna kniha (príloha č. 1), v ktorej sú uchovávané jednotlivé záznamy podľa typu a názvu, pričom kaţdému záznamu je priradené automatické číslo, dátum zaevidovania, a rovnako je pri zázname uvedený odosielateľ alebo adresát. Systém je samozrejme zabezpečený proti neoprávnenému vstupu technológiami, ktoré poskytujú vysoký stupeň ochrany, pretoţe neoprávnený vstup do softvéru môţe mať za následok zneuţitie alebo stratu dôleţitých informácií. Kaţdý oprávnený zamestnanec obdrţí prihlasovacie heslo, ktoré je nutné zadať pri spustení programu. 29

30 Obr.4 Aktion.ONE - dochádzkový systém Ide o jednoduché a finančne nenáročné riešenie evidencie dochádzky, kde je nutné zakúpiť iba potrebný hadware. Celý softvér je spravovaný externou spoločnosťou (EFG CZ spol. s r. o.) za poplatok, teda ide outsoursing informačného systému. Systém teda funguje prostredníctvom internetu, čo znamená, ţe platiacej spoločnosti odpadajú náklady spojené s jeho inštaláciou, údrţbou a správou. Obr.5 30

31 Výhody softvéru - moţnosť okamţitej prevádzky po zaplatení a inštalácii potrebného technického zabezpečenia (dochádzkové terminály, ktoré po priloţení čipovej karty zaznamenajú na server správcovskej spoločnosti príchod alebo odchod zamestnanca), - moţnosť vyuţívania na viacerých prevádzkach (prípad NDS, keďţe spoločnosť sa skladá z viacerých pracovísk po celom Slovensku), - jednoduchá montáţ a zapojenie, - verzia softvéru je aktualizovaná správcovskou spoločnosťou, - dáta sú k dispozícii 24 hodín denne, - odbúranie starostí so správou systému, - podľa potreby moţnosť jednoduchého rozšírenia (Aktion.ONE - popis systému, 2010). Systém Aktion.One bol Národnou diaľničnou spoločnosťou obstaraný v roku 2009 za účelom podrobnej evidencie dochádzky jednotlivých zamestnancov, teda jeho úlohou je sledovať, či je daný zamestnanec na pracovisku alebo nie. Tento softvér je nastavený tak, aby dokázal automaticky prevádzať dáta do iných podnikových informačných systémov ako sú napríklad mzdy alebo personalistika. Systémom sa značne zjednodušila evidencia zamestnancov a ich výkonov resp. odpracovaných hodín, keďţe tento softvér zaznamenáva čas príchodu aj odchodu konkrétneho zamestnanca, a taktieţ odpočítava čas vymedzený na obedňajšiu prestávku, čím vypočíta čistý odpracovaný čas zamestnanca za príslušný deň (príloha č. 3). Toto je výhodné najmä z toho hľadiska, ţe sa ušetria mzdové náklady, keďţe je podrobne zaznamenávaný odpracovaný čas kaţdého zamestnanca, a taktieţ sa zabezpečí povinnosť zamestnancov zdrţiavať sa na svojom pracovisku, no rovnako aj prísť do práce načas, čo znamená, ţe systém svojou činnosťou eliminuje moţnosť neprítomnosti zamestnanca, i keď je evidovaný na pracovisku. IRSD - informačný a riadiaci systém dopravy Včasné informácie v tejto oblasti sú veľmi dôleţitým faktorom pri prevencii automobilových nehôd, ktoré vznikajú na našich komunikáciách. V prípade, ţe vodič motorového vozidla získa informáciu o vzniknutej nehode, prípadne inej prekáţke na jeho trase, môţe prispôsobiť svoju jazdu tak, aby nedošlo k ďalšej nehode. Rovnako je tomu aj v prípade zamestnancov NDS, ktorí vďaka týmto informáciám dokáţu včas upravovať vozovku tak, aby bola zjazdná, a teda, aby sa zníţilo riziko nehody. 31

32 Práve IRSD je systémom, ktorý NDS zaobstarala za účelom zníţenia rizika vzniku dopravnej nehody na niektorom z diaľničných úsekov. Jeho úlohou je zaznamenávať aktuálny stav dopravnej situácie na diaľniciach po celej Slovenskej republike a získané informácie poskytovať účastníkom cestnej premávky. Týmto by mala byť zabezpečená plynulosť premávky, a rovnako aj zvýšená bezpečnosť. Potrebné informácie sú získavané zo zariadení ako meteorologické stanice, kamerový systém, merače rýchlosti, systém váţenia, pričom ich prijímateľmi sú dispečerské stanice, ktoré sú vybavené komunikačnými prostriedkami, diagnostickým systémom a obrazovkami pre vizuálnu kontrolu stavu vozovky. Na základe týchto informácií môţu byť prijaté opatrenia (výjazd vozidiel so zmesou na posypanie vozovky) alebo kroky (privolanie záchrannej sluţby k vzniknutej nehode) na odstránenie prekáţok na ceste, čím sa samozrejme zvýši bezpečnosť na diaľniciach. Výstupy systému sú prezentované buď na internete (obrázok č.6), v rozhlasovom vysielaní, alebo pomocou premenlivých dopravných značiek a pod. (Urgela, 2007). Obr.6 32